COMISIÓN LATINOAMERICANA DE AVIACIÓN CIVIL SECRETARÍA APARTADO LIMA, PERÚ LXXVI REUNIÓN DEL COMITÉ EJECUTIVO DE LA CLAC

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1 WEB SITE: clacsec.lima.icao.int TELEFONO: (51-1) , FAX: (51-1) COMISSÃO LATINO-AMERICANA DE AVIAÇÃO CIVIL LATIN AMERICAN CIVIL AVIATION COMMISSION COMISIÓN LATINOAMERICANA DE AVIACIÓN CIVIL SECRETARÍA APARTADO LIMA, PERÚ CLAC/CE/76-NE/06 01/04/09 LXXVI REUNIÓN DEL COMITÉ EJECUTIVO DE LA CLAC (Isla de Pascua, Chile, 5 y 6 de abril de 2009) CONFIDENCIAL Cuestión 6 del Orden del Día: Gestión presupuestaria bienio (Sesión a puerta cerrada). (Nota de estudio presentada por la Secretaría) Antecedentes 1. Como se recordará, la XVIII Asamblea Ordinaria de la CLAC (Santiago, Chile, 27 al 30 de octubre de 2008) aprobó el presupuesto para el bienio , autorizando también la transferencia de fondos entre partidas, esto con el propósito de mantener un equilibrio entre ingresos y gastos. El presupuesto aprobado se acompaña como Adjunto 1. En la misma reunión, se solicitó a la Secretaría que presente al Comité Ejecutivo en su LXXVI reunión el desglose de las partidas, cuya información se acompaña como Adjunto Cabe recordar asimismo, que desde el 1ero de enero de 2007 se viene aplicando el Acuerdo de Servicios Administrativos suscrito entre la CLAC y la OACI, mediante el cual ésta última se encarga de la gestión administrativo-financiera de la Comisión. Auditoría de Gestión 3. Después de la elección de Chile como Presidente de la CLAC para el período , el Sr. José Huepe, en su calidad de Presidente, dispuso una visita de una Delegación de su Administración a las Oficinas de la Secretaría de la CLAC en Lima para realizar una auditoría de gestión y observar el desarrollo de las actividades. La Delegación estuvo presidida por el Sr. Juan González, Director de Planificación, Sra. Ana

2 CLAC/CE/76-NE/06 01/04/ María Núñez, Auditora Administrativa y Sr. Augusto Lohr, Auditor Financiero. La Delegación, entre otras cosas, observó la gestión administrativo-financiera de la Secretaría y revisó los antecedentes de gestión, el proceso de transición, los acuerdos internacionales, la estructura orgánico-funcional, el plan estratégico, los procedimiento presupuestario, los procedimiento de gasto, el programa de reuniones, la ejecución del gasto y se coordinaron otros temas. 4. Una vez terminado el trabajo de la Delegación, el Presidente de la CLAC, en base al informe que recibió de la Delegación, puso en conocimiento del Secretario que la visita realizada había permitido observar que los procedimientos administrativo-financieros y la gestión de la Secretaría se venía manejando adecuadamente. Asimismo, es necesario destacar que el Presidente de la CLAC puso a disposición de la Secretaría todo el apoyo necesario para impulsar el trabajo que ésta desarrolla. Así por ejemplo, se tiene previsto desarrollar pasantías de instrucción para el personal de apoyo de la Secretaría, asunto que se viene coordinando con el Director de Planificación de la Autoridad Aeronáutica chilena y enlace Presidencia/Secretaría. De igual manera, ha puesto a disposición de la Secretaría la infraestructura y el recurso humano de su Administración para brindar apoyo técnico cuando se requiera realizar cualquier proyecto, en cumplimiento del Plan Estratégico. Acuerdo de Prestación de Servicios con la Oficina SAM/OACI 5. Como se ha informado en todas las reuniones del Comité Ejecutivo desde el período anterior, sigue pendiente de suscripción el Acuerdo de Prestación de Servicios con la Oficina Regional Sudamericana de la OACI, no obstante, la insistencia de la Secretaría expresada en varias comunicaciones enviadas al Director de dicha Oficina. Este Acuerdo que contempla el procedimiento para el pago de algunos servicios compartidos: mantenimiento de instalaciones, arbitrios municipales y serenazgo, electricidad, mantenimiento del aire acondicionado y servicio de Internet, es de suma importancia pues permite respaldar contablemente los pagos que se hagan con cargo al presupuesto de la CLAC separándolos de los que corresponden a la Oficina Regional SAM. 6. Durante la visita de la Delegación de Chile, en oportunidad que el Sr. González mantendría una reunión con el Director de la Oficina Regional Sudamericana, se ofreció a interponer sus buenos oficios para consultar cuándo se suscribiría el Acuerdo, pues la Secretaría de la CLAC estaba imposibilitada de pagar a la Oficina SAM/OACI la parte proporcional de los servicios que les correspondía. Ante esto, el Director de la Oficina SAM/OACI había expresado que no había deuda pendiente pues los pagos se habían cargado directamente a la cuenta de la CLAC y, para sustentar lo expresado, le proporcionó un listado de los diferentes cobros realizados, los mismos que nunca fueron conocidos ni registrados contablemente en la Secretaría de la CLAC. 7. Una vez revisado el listado mencionado, se observó con sorpresa y preocupación que se habían cargado a las cuentas de la CLAC, por los conceptos señalados, varios montos desde junio de 2007, sin que la Secretaría de la CLAC se haya enterado y/o autorizado, pues nunca se recibieron facturas, recibos o documentos que sustenten las transacciones realizadas. Ante esta situación la Secretaría envío la comunicación CLAC del 04 de diciembre de 2008 (Adjunto 3), a la Dirección de Cooperación Técnica de la OACI, Organismo encargado de manejar el Proyecto RLA/06/801 y Organismo designado por el Secretario General de dicha Organización para coordinar con la Secretaría de la CLAC todo lo relacionado a la gestión administrativo-financiera, en cumplimiento al Acuerdo de Servicios Administrativos CLAC/OACI. 8. En respuesta a la comunicación señalada anteriormente, el 18 de diciembre de 2008, la Secretaría recibió por parte de la Dirección de Cooperación Técnica (Jefe de Operaciones de Las Américas) la comunicación que se acompaña como Adjunto 4, en la que, entre otras cosas, se expresa: En consecuencia la sección de Operaciones de las Américas no ha sido informada respecto a estos gastos para su revisión y/o

3 CLAC/CE/76-NE/ /04/09 aprobación estamos solicitando a la sección de Finanzas el detalle de los cargos en mención y solicitaremos que en adelante todos los cargos a las cuentas de la CLAC sean previamente autorizadas y revisadas por ustedes y por la Sección de Las Américas. 9. Mediante la comunicación CLAC /10/153 de fecha 4 de febrero de 2009, la Secretaría insistió para que esta situación se regularice de manera urgente, pues es necesario proceder a la suscripción del Acuerdo para autorizar cualquier pago y disponer de los respaldos contables necesarios. Se nos ha informado verbalmente por parte de la Dirección de Cooperación Técnica de la OACI que este asunto esta siendo revisado por la Dirección de Finanzas y se está a la espera de su respuesta para suscribir el Acuerdo. Gestión del gasto En base al Acuerdo de Servicios Administrativos CLAC/OACI, ésta última debe enviar trimestralmente los estados de cuenta concernientes a los servicios recibidos. El correspondiente al primer trimestre del presente año, todavía no se ha recibido en la Secretaría, sin embargo, en base al registro de cuentas que mantenemos se ha elaborado el resumen que se acompaña como Adjunto 5, en el que se refleja que en el primer trimestre del presente año se ha gastado la cantidad de US$ 63,940, es decir aproximadamente el 22 % del presupuesto. En ese sentido, se estima que, realizando los ajustes necesarios, no se necesitará requerir ingresos adicionales por parte de los Estados, esto teniendo en cuenta que se dispone de otros ingresos provenientes de la devolución de impuestos, intereses sobre saldos del Proyecto RLA/06/801 y eventos de capacitación. 11. No obstante lo expresado anteriormente, es necesario hacer notar que, conforme la Nota de estudio CLAC/CE-76/07 referente a las cuotas de contribución, existe una cantidad importante de fondos no recibidos por concepto de cuotas atrasadas (Aruba y Jamaica) y por la diferencia en la cuota del Estado Sede en el 2007 que inciden en la gestión presupuestaria. Motivo por el cual, es importante que el Comité Ejecutivo resuelva la medida a aplicarse respecto a las cuotas atrasadas, tal como se solicita en la Nota de estudio CLAC/CE-76/08. Medidas propuestas a la reunión 12. Se invita al Comité Ejecutivo a acoger favorablemente la información presentada.

4 CLAC/CE/76-NE/06 ADJUNTO 1 PRESUPUESTO GASTOS ESTIMADOS EN DÓLARES USA PARTIDA DESCRIPCION PRESUPUESTO 2009 PRESUPUESTO PERSONAL Personal Profesional y de Apoyo MISIONES EQUIPOS Equipo Fungible Utiles de oficina Servicios de traducción Libros y Suscripciones Equipo No Fungible Compra e instalación de muebles y equipos Operaciones y Mantenimiento de equipo Reuniones Comunicaciones Arbitrios, áreas comunes y seguridad Servicios Públicos Accesorios de mantenimiento y limpieza de oficina Mantenimiento de equipos Transporte Imprenta y Suministros Servicios varios VARIOS Gastos Varios Agasajos Correspondencia Cargos bancarios Gastos varios o imprevistos Gastos Administrativos Overhead 3.5% TOTAL US$ Nota: Autorizado remanejo de partidas por XVIII Asamblea Ordinaria para equilibrar ingreso / gasto.

5 CLAC/CE/76-NE/06 ADJUNTO 2 PRESUPUESTO 2009 GASTOS ESTIMADOS EN USA DÓLARES PART. DESCRIPCION Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic. TOTAL 10 PERSONAL Personal Profesional y de Apoyo MISIONES EQUIPOS Equipo Fungible Utiles de oficina Servicios de traducción Libros y Suscripciones Equipo No Fungible Compra e instalación de muebles y equipos Operaciones y Mantenimiento de equipo Reuniones Comunicaciones Arbitrios, áreas comunes y seguridad Servicios Públicos Accesorios de mantenimiento y limpieza de oficina Mantenimiento de equipos Transporte Imprenta y Suministros Servicios varios VARIOS Gastos Varios Agasajos Correspondencia Cargos bancarios Gastos varios o imprevistos Gastos Administrativos Overhead 3.5% TOTAL US$

6 ESTIMACION DE GASTOS EN MISIONES OFICIALES AÑO 2009 (Gastos expresados en Dólares USA) CLAC/CE/76-NE/06 ADJUNTO 2 ANEXO 1 PROGRAMA DE REUNIONES N DE Funcionario Reunión/Misión/Rubro de gastos Monto N de Monto Monto VIAJE US$ días / Total acumul. Of. Regio. estacio. US$ US$ CLAC-09 1 Funcionario Reunión Modificación del Estatuto Profesional (Río de Janeiro, Brasil - 27 y 28 de Enero, 2009) Billete de pasaje DSA Río de Janeiro SUB TOTAL CLAC-09 1 Funcionario de Reunión Modificación del Estatuto Apoyo (Río de Janeiro, Brasil - 27 y 28 de Enero, 2009) Billete de pasaje DSA Río de Janeiro SUB TOTAL TOTAL MISION CLAC-09 1 Funcionario Reunión CLAC - CEAC Profesional (Santiago de Chile, Chile - 09 y 10 de Febrero, 2009) Billete de pasaje DSA Santiago de Chile SUB TOTAL TOTAL MISION CLAC-09 1 Funcionario LXXVI Reunión del Comité Ejecutivo Profesional (Isla de Pascua/Santiago, Chile - 03 al 07 de Abril, 2009) Billete de pasaje DSA Santiago de Chile SUB TOTAL CLAC-09 1 Funcionario de LXXVI Reunión del Comité Ejecutivo Apoyo (Isla de Pascua/Santiago, Chile - 03 al 07 de Abril, 2009) Billete de pasaje DSA Santiago de Chile SUB TOTAL TOTAL MISION CLAC-09 1 Funcionario Conferencia Diplomática Profesional Convenio de Roma (Montreal, Canadá - 20 de Abril al 02 de Mayo, 2009) Billete de pasaje DSA Montreal SUB TOTAL TOTAL MISION CLAC-09 1 Funcionario GEPEJTA/22 Profesional (Panamá, Panamá - 26 al 28 de Mayo, 2009) Billete de pasaje DSA Panamá

7 SUB TOTAL CLAC-09 1 Funcionario de GEPEJTA/22 Apoyo (Panamá, Panamá - 26 al 28 de Mayo, 2009) Billete de pasaje DSA Panamá SUB TOTAL TOTAL MISION CLAC-09 1 Funcionario III Reunión del Grupo FAL/AVSEC Profesional Seminario DVLM (Asunción, Paraguay - 23 al 26 de Junio, 2009) Billete de pasaje DSA Asunción SUB TOTAL CLAC-09 1 Funcionario de III Reunión del Grupo FAL/AVSEC Apoyo Seminario DVLM (Asunción, Paraguay - 23 al 26 de Junio, 2009) Billete de pasaje DSA Asunción SUB TOTAL TOTAL MISION CLAC-09 1 Funcionario GEPEJTA / 23 Profesional (Santo Domingo, República Dominicana - 11 al 13 de Agosto, 2009) Billete de pasaje DSA Santo Domingo SUB TOTAL CLAC-09 1 Funcionario de GEPEJTA / 23 Apoyo (Santo Domingo, República Dominicana - 11 al 13 de Agosto, 2009) Billete de pasaje DSA Santo Domingo SUB TOTAL TOTAL MISION CLAC-09 1 Funcionario LXXVII Comité Ejecutivo CLAC Profesional (Buenos Aires, Argentina - 1 y 2 de Octubre, 2009) Billete de pasaje DSA Buenos Aires SUB TOTAL CLAC-09 1 Funcionario de LXXVII Comité Ejecutivo CLAC Apoyo (Buenos Aires, Argentina - 1 y 2 de Octubre, 2009) Billete de pasaje DSA Buenos Aires SUB TOTAL TOTAL MISION

8 CLAC-09 1 Funcionario Misión Adicional Profesional Billete de pasaje DSA SUB TOTAL TOTAL MISION PROGRAMA DE CAPACITACION N DE Nombre Reunión/Misión/Rubro de gastos Monto N de Monto Monto VIAJE US$ días / Total acumul. Of. Regio. estacio. US$ US$ CLAC-09 1 Funcionario Seminario "Transporte y Política Aérea" Profesional (Guatemala, Guatemala - 18 al 22 de Mayo, 2009) Billete de pasaje DSA Panamá SUB TOTAL TOTAL MISION CLAC-09 1 Funcionario Seminario de Estadística Profesional Reunión del Grupo ad hoc "Sistema Estadístico Integrado" (Río de Janeiro, Brasil - 07 al 10 de Julio, 2009) Billete de pasaje DSA Río de Janeiro SUB TOTAL TOTAL MISION CLAC-09 1 Funcionario Seminario "Manejo de Proyectos y Planificación Estratégica" Profesional (Santiago de Chile, Chile - 24 al 28 de Agosto, 2009) Billete de pasaje DSA Santiago de Chile SUB TOTAL TOTAL MISION CLAC-09 1 Funcionario Seminario Medio Ambiente (CLAC - CEAC) Profesional (Buenos Aires, Argentina - 28 al 30 de Septiembre, 2009) Billete de pasaje DSA Buenos Aires SUB TOTAL TOTAL MISION CLAC-09 1 Funcionario Seminario Administración Civil CLAC/CAAS Profesional (Buenos Aires, Argentina - 16 al 20 de Noviembre de 2009) Billete de pasaje DSA Río de Janeiro SUB TOTAL TOTAL MISION

9 WEB SITE: clacsec.lima.icao.int TELEFONO: (51-1) , FAX: (51-1) COMISSÃO LATINO-AMERICANA DE AVIAÇÃO CIVIL LATIN AMERICAN CIVIL AVIATION COMMISSION COMISIÓN LATINOAMERICANA DE AVIACIÓN CIVIL SECRETARÍA APARTADO LIMA, PERÚ CONFIDENCIAL CLAC de diciembre de 2008 Sr. R.J. Heighes-Thiessen Director de Cooperación Técnica OACI Organización de Aviación Civil Internacional Canadá Asunto: Pagos no autorizados CLAC Distinguido señor: Como es de su conocimiento la Comisión Latinoamericana de Aviación Civil (CLAC) y la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI) son dos Organismos Internacionales totalmente independientes y autónomos. Desde el 1ero de enero de 2007 se ratificó dicha autonomía rigiendo en la actualidad las relaciones de los dos Organismos, únicamente el Acuerdo de Cooperación Mutua firmado en diciembre de 2005 y el Acuerdo de Gestión de Servicios que incluye el Proyecto RLA/06/801 mediante el cual se encarga a la Dirección de Cooperación Técnica la gestión financiera del presupuesto de la CLAC. Por otro lado, de conformidad al Estatuto modificado de la CLAC corresponde al Secretario, entre otras cosas, ejercer la representación legal de la Secretaría y administrar los bienes de la Comisión. En consideración de la ubicación de las oficinas de la Secretaría de la CLAC y de la Oficina Regional Sudamericana de la OACI, sobre la base del Contrato de Comodato vigente, a principios de 2007 de común acuerdo se elaboró un Proyecto de Acuerdo para el pago de algunos servicios que deberíamos compartir las dos Organizaciones (Adjunto 1). Este documento hasta la presente fecha no se ha firmado, no obstante, la insistencia del suscrito expresada en varias comunicaciones enviadas al Director de la Oficina Sudamericana de la OACI y a la Oficial de Administración de dicha Oficina, copias de las cuales acompaño a la presente (Adjunto 2). Sobre esto también he informado al Comité Ejecutivo de la CLAC en todas las reuniones del período pues en el presupuesto de la Comisión se tiene previsto una partida para el pago de dichos servicios, los mismos que se cancelarían inmediatamente se firme el Acuerdo señalado, pues la única forma de respaldar contablemente esas transacciones es disponiendo del Acuerdo debidamente suscrito y de las facturas correspondientes para descargo de esta Secretaría.

10 Con motivo de su reciente elección, el nuevo Presidente de la CLAC, Sr. José Huepe Pérez, envió una Delegación presidida por el Sr. Juan González, Director de Planificación de la DGAC de Chile para visitar nuestra oficina y tomar conocimiento de las actividades que desarrolla esta Secretaría haciendo especial énfasis en asuntos presupuestarios y de gasto. Durante la visita la Delegación de Chile pasó revista y observó los procedimientos que se aplican para la gestión de gasto con cargo al Proyecto RLA/06/801, los mismos que se inician con el requerimiento de los fondos por parte de la Secretaría de la CLAC y los pasos que se siguen en la Dirección de Cooperación Técnica respecto a la evaluación, revisión y autorización de dichos gastos. En esta oportunidad el Sr. González (Enlace Presidencia / Secretaría CLAC), aprovechando que mantendría una reunión con el Director de la Oficina Regional Sudamericana, Sr. José Miguel Ceppi, se ofreció a interponer sus buenos oficios para consultar cuándo se suscribirían los documentos pendientes pues estábamos imposibilitados de pagar a la Oficina Regional la parte proporcional de los servicios que nos corresponde. Ante lo cual, según nos informó, el Director de la Oficina Regional le había expresado que no había deuda pendiente pues los pagos se habían cargado directamente a la cuenta de la CLAC y, para sustentar lo expresado, le entregó un detalle de los diferentes cobros realizados entre los que constan varios correspondientes a servicios que no estaban considerados en el registro contable que lleva esta Secretaría. Una vez revisada la información proporcionada, hemos observado con sorpresa y mucha preocupación que se han cargado a nuestras cuentas, por los conceptos antes mencionados, varios montos desde junio de 2007 sin que la Secretaría de la CLAC se haya enterado y/o autorizado, pues tampoco se recibieron facturas, recibos o documentos que sustenten las transacciones realizadas. En el adjunto 3 se detalla cada una de las transacciones no autorizadas por el suscrito, lo que permitirá que la Dirección a su cargo constate y verifique esta situación. Esta Secretaría considera como una arbitrariedad disponer la utilización de fondos de la CLAC sin tener competencia para ello, mucho menos considerando que los fondos corresponden a otro Organismo. Tal como lo establece el Acuerdo de Gestión de Servicios, la Dirección de Cooperación Técnica de la OACI es la encargada de manejar el Proyecto RLA/06/801 y, existiendo un procedimiento establecido, también llama la atención que tampoco ustedes nos hayan notificado algo al respecto; es por esto que, respetuosamente solicito a usted me informe si DTCB/OACI ha dispuesto el pago de estos valores, caso contrario, le quedaré muy agradecido investigar esta anomalía y adoptar las medidas que estime conveniente para aclarar esta situación. En espera de su pronta respuesta, me suscribo expresando los sentimientos de mi mayor consideración y estima. Marco Ospina Secretario de la CLAC Adjuntos C.c.: Sr. José Huepe Pérez, Presidente de la CLAC Sr. Taïeb Chérif, Secretario General de la OACI Sr. Juan González, Director de Planificación DGAC Chile Sr. Diego Martínez, TCB/OACI

11 CLAC/CE/76-NE/06 ADJUNTO 4

12 CLAC/CE/76-NE/06 ADJUNTO 5 GASTOS ESTIMADOS EN USA DÓLARES (1 de enero al 31 de marzo de 2009) PART. DESCRIPCION PRESUPUESTADO GASTADO SALDO 10 PERSONAL Personal Profesional y de Apoyo MISIONES EQUIPOS Utiles de oficina Servicios de traducción Libros y Suscripciones Compra e instalación de IME Reuniones Comunicaciones Arbitrios, áreas comunes y seguridad Servicios Públicos Acc. de manto y limpieza de oficina Mantenimiento de equipos Transporte Imprenta y Suministros Servicios varios VARIOS Agasajos Correspondencia Cargos bancarios Gastos varios o imprevistos Overhead 3.5% TOTAL US$