MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION-SIG

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2 ALCALDÍA MAYOR MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION-SIG Bogotá, D.C., Versión 2, Año Página 1 de 33

3 ALCALDÍA MAYOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL Manual del Sistema Integrado de Gestión Cesar Augusto Manrique Soacha Director (a) Hernando Vargas Ache Subdirector (a) Técnico (a) Henry Humberto Villamarin Serrano Subdirector (a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario Rosa Maria Martinez González Subdirector (a) Jurídico Jhon Emerson Espitia Suárez Jefe Oficina Asesora de Planeación Ismael Martinez Guerrero Asesor (a) de Control Interno María Angélica Martínez Vergara Líder Operativo Proceso Sistema de Gestión Profesional OAP Página 2 de 33

4 ALCALDÍA MAYOR CONTENIDO CONTENIDO INTRODUCCION OBJETIVO ALCANCE POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION EXCLUSIONES CONTEXTO ESTRATEGICO MISIÓN VISIÓN MAPA DE PROCESOS SISTEMA INTEGRADO DE GESTION BENEFICIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE ROLES Y RESPONSABILIDADES COMPROMISOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE SUBSISTEMAS DEL SIG SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD (SIG) SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) SUBSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA) SUBSISTEMA DE GESTION AMBIENTAL (SGA) SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION (SGCI) SUBSISTEMA DE SEGURIDAD & SALUD OCUPACIONAL (S&SO) SUBSISTEMA DERESPONSABILIDAD SOCIAL (SRS) GESTION DE RIESGOS PLANES ESTRATEGICOS Y OPERATIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CATALOGO DE PROCESOS NORMATIVIDAD Página 3 de 33

5 1. INTRODUCCION En el marco del Sistema Integrado de Gestión -SIG, adoptado mediante Resolución 175 de 2014, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital presenta el Manual del Sistema Integrado de Gestión, el cual se encuentra armonizado con los requisitos de la norma NTD SIG 1000:2011 con el fin de aunar esfuerzos orientados a la satisfacción de los clientes y partes interesadas. El Manual detalla las características del sistema Integrado de Gestión, indicando los diferentes elementos que lo componen y busca ser un instrumento para su difusión, apropiación e implementación en todos procesos; con el objetivo de que genere armonización entre los subsistemas, se convierte en un instrumento integrador y articulador, que contribuye en la difusión y apropiación de los elementos. Como se podrá apreciar el manual describe los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión: Subsistema de Gestión de Calidad (SGC); ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2009. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA); NTC-ISO 14001:2004. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional. (S&SO); NTC OHSAS 18001:2007. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS); NTC-ISO 26000: Subsistema de Seguridad de la Información (SGSI); NTC-ISO 27001:2005, Subsistema de Control Interno (SCI) Actualización MECI decreto 943 de Subsistema de Gestión Documental y Archivo (SIGA) Ley 594 del Ley General de Archivos y Decreto 514 de Es Compromiso el trabajo permanente por parte de la Dirección, Responsables de Proceso, líderes Operativos de procesos y funcionarios en general; el éxito en la implementación, desarrollo y mejora del Sistema, el cual se garantiza con la aplicación de los principios como: enfoque hacia el cliente liderazgo, participación activa de los funcionarios, enfoque basado en procesos, mejora continua, coordinación, cooperación, articulación y la transparencia; mediante las actividades que realizan los procesos institucionales de dirección y planeación, misionales, de apoyo, de evaluación y mejora. Página 4 de 33

6 ALCALDÍA MAYOR 2. OBJETIVO Este manual del Sistema Integrado de Gestión tiene por objeto describir las disposiciones adoptadas por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital mediante resolución 175 de 2014, para la implementación, mantenimiento y mejora de la gestión, mediante la aplicación del modelo de operación por procesos y la mejora continua, así como establecer las directrices generales, alcance y exclusiones del Sistema Integrado de Gestión (SIG). 3. ALCANCE El alcance del Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital-DASCD, se encuentra inmerso, bajo los estándares normativos de : (NTCGP 1000:2009, NTD SIG 001:2011, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 26000:2010 e ISO 27001:2005, MECI : Decreto 943 de 2014 Manual Técnico del Modelo estándar de Control Interno 2014 y Ley 594 del 2000 y Decreto 514 de 2006 para Gestión Documental y Archivo), aplicada a los 15 procesos que hacen parte de la red de procesos, siendo cuatro (5) Estratégicos, tres (2) misionales, seis (7) de apoyo y uno (1) de control y seguimiento. 4. POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. La política del Sistema Integrado de Gestión del DASCD, cuya redacción final tomó elementos previstos en diferentes propuestas, argumentos, puntos de vista y observaciones realizadas por los funcionarios de la entidad en diversos ejercicios de participación tales como la encuesta de percepción y el taller de reforzamiento de conceptos SIG realizados en el primer trimestre de 2014, así como consideraciones particulares llevadas a cabo en las reuniones del Comité de Desarrollo Institucional, es la siguiente: El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital se encuentra comprometido con el desarrollo, implementación, seguimiento y evaluación de su Sistema Integrado de Gestión y para ello promoverá un ambiente de responsabilidad social, fortalecerá el desarrollo de su talento humano y la participación y satisfacción de sus usuarios, destinando los recursos necesarios para consolidar nuestra cultura de mejoramiento continuo y la sostenibilidad de nuestro SIG, comprometiéndose con la prevención de la contaminación, mitigación y/o compensación de impactos ambientales, la identificación y prevención de condiciones y factores que afecten la salud y seguridad del personal para garantizar un ambiente de trabajo adecuado, la protección de la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos de información, la administración y conservación de la documentación de su gestión y la preservación de su memoria institucional. Página 5 de 33

7 ALCALDÍA MAYOR Los objetivos que persigue el Sistema Integrado de Gestión del DASCD, se han articulado cuidadosamente con los objetivos estratégicos de la entidad, de tal forma que su ejecución y priorización se desarrolla en correspondencia con los procesos que adelanta la entidad, asunto que se evidencia tanto en los correspondientes planes de acción como en las matrices de riesgo de dichos procesos, herramientas que permiten determinar el despliegue operativo del SIG en el departamento: 1. Identificar las necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas frente a los productos y servicios que presta la entidad a través de instrumentos que permitan identificar y evaluar el impacto de la gestión del departamento bajo parámetros de calidad de tal manera que se reoriente su enfoque cada vez que los resultados lo evidencien. 2. Estandarizar la calidad en la prestación de cada servicio y/o producto a través de la caracterización y especificidad del mismo, hacer seguimiento y control y determinar su mejora y proyección. 3. Incrementar el nivel de competencias de los servidores públicos, el desarrollo del ambiente y la calidad de vida laboral en el Departamento, a través de programas de capacitación y actualización periódica, programas de bienestar y salud integral que incluyan metodologías, técnicas e instrumentos que fortalezcan la prestación de los servicios y la calidad de vida integral del servidor. 4. Hacer seguimiento y control a los riesgos en el cumplimiento de la planeación estratégica de la Entidad, la aplicación de los subsistemas por medio del control y seguimiento a la Matriz de Riesgos por subsistema y proceso, para tener en control el logro de la misión, el alcance de la visión y la modernización y proyección de la Entidad. 5. Desarrollar en la comunidad institucional los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, a través de estrategias lúdicas pedagógicas, que preserven el respeto y cumplimiento de las normas, y generen conductas de transparencia, mejora continua y respeto por el sistema de gestión de la Entidad. 6. Mantener actualizado el nivel tecnológico del DASCD para el manejo de la información y la ejecución de procesos que conduzcan a resultados oportunos, cuantificables y efectivos a través de parámetros de seguridad, confiabilidad y conservación. 7. Generar e incentivar procesos de buenas prácticas ambientales y de cultura ambiental en los servidores públicos del DASCD, articulados con el Plan de Gestión Ambiental interno y del Distrito. Página 6 de 33

8 ALCALDÍA MAYOR 5. EXCLUSIONES El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, analizó los requisitos exigidos por la Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011, teniendo en cuenta que no se afecta la capacidad o responsabilidad de la entidad para proporcionar sus servicios y que estos cumplen con los requisitos legales y del cliente que le son aplicables. El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital no identifico exclusiones aplicables conforme a la norma. 6. CONTEXTO ESTRATEGICO El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital (DASCD), es una entidad del Sector Gestión Pública de la Administración Distrital, cuya función básica es asesorar jurídica y técnicamente a las entidades del Distrito Capital en los temas de gestión pública relacionados con la Administración de Personal y el Desarrollo Organizacional, mediante acciones de capacitación, apoyo, conceptualización y asesoría a los servidores públicos del distrito en dichas materias. De conformidad con el Decreto No.459 del 2009 y el Decreto 103 del 17 de marzo del 2011, los cuales modificaron parcialmente la estructura organizacional, se establecieron las siguientes dependencias. La naturaleza jurídica del Departamento, tal como lo define el Acuerdo 257 de 2006, así como su objetivo general, permite que oriente, diseñe, evalúe y ejecute políticas y programas laborales en el Distrito Capital por ser de la esencia de una entidad técnica. Página 7 de 33

9 ALCALDÍA MAYOR De igual forma podrá orientar las políticas determinadas por el Gobierno Distrital relacionadas con los aspectos salariales, de capacitación, selección, evaluación y reconocimiento del talento humano de la administración distrital. Con la vigencia de la Ley 909 de 2004, el DASCD debe velar por la adecuada implementación de las normas relacionadas con la carrera administrativa, el empleo público, la gerencia pública y demás componentes y sistemas de ley. De esta manera, el horizonte estratégico de la entidad, se ve reflejado en el siguiente esquema: Gráfica 1. Horizonte Institucional DASCD Página 8 de 33

10 ALCALDÍA MAYOR 6.1. MISIÓN Somos la entidad distrital competente para proponer, desarrollar, soportar e implementar técnicamente políticas, planes generales, programas y proyectos distritales en materia de gestión pública y talento humano, a través del acompañamiento técnico y jurídico a todas las entidades distritales VISIÓN En el 2017, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital será conocido a nivel nacional como el referente institucional en la generación, implementación y evaluación de políticas relacionadas con el servicio civil, desarrollo organizacional, administración del talento humano, empleo y gerencia pública MAPA DE PROCESOS Los procesos se definen como el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Según su alcance, los procesos están clasificados en cuatro grandes grupos: Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación. PROCESOS ESTRATEGICOS.. Incluye los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, y en general, la orientación global de la entidad. PROCESOS MISIONALES. Gestión Integral de la Función Pública. Son aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Para el DASCD de acuerdo a sus competencias función pública se entiende como estructura organizacional del Distrito sus modificaciones y los impactos que tiene sobre la planta de empleos el manual de funciones. PROCESOS DE APOYO. Recursos de apoyo a la Gestión Incluye aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de evaluación y mejora. Página 9 de 33

11 ALCALDÍA MAYOR PROCESOS DE EVALUACION. Control y seguimiento Incluye los procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. El siguiente esquema representa el flujo de un proceso, en donde se transforma información de entrada en información de salida, empleando recursos, responsables, herramientas, instrumentos, indicadores para ser efectivas un sinnúmero de actividades que se plantean en las etapas del ciclo de planear, hacer verificar y actuar (PHVA). Para el caso del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, se ha adoptado una metodología para la caracterización de sus procesos que le permite cumplir con estándares de calidad, en el servicio y en la gestión organizacional, y que además lo configura como una herramienta de acceso y consulta permanente por parte de todos los usuarios internos y externos. Dicha metodología implicó el diseño y adopción de formatos estándar, en los cuales se debe levantar la información de todos los Procesos y Procedimientos de la entidad. En lo relacionado con los procesos, es importante precisar que la entidad definió sus procesos macro como se aprecia en el siguiente cuadro: CÓDIGO MACROPROCESO NOMBRE DEL MACROPROCESO DASCD E ESTRATÉGICO M MISIONAL Gestión Integral de la Función Pública A APOYO Recursos de Apoyo a la Gestión C EVALUACIÓN (Control Interno) Control y Seguimiento El ejercicio de caracterización de procesos permitió rediseñar el Mapa de Procesos del Departamento Administrativo del Servicio Civil, en cumplimiento de la Norma NTD-SIG , ya que se repensó una nueva forma de alcanzar resultados, estableciendo así un modelo por procesos que permite a la entidad, alinear sus actividades en una sola dirección, en cumplimiento Página 10 de 33

12 ALCALDÍA MAYOR de la misión, visión y objetivos trazados por la administración. Este mapa de procesos rediseñado fue aprobado en la reunión No. 3 del Comité Directivo llevado a cabo el 03 de abril de 2014, según consta en el acta correspondiente, y se oficializó en la reunión de sensibilización con todos los funcionarios de la entidad llevada a cabo el día 11 de junio de 2014 en las instalaciones de Compensar. A continuación el Mapa de Procesos del DASCD: Gráfica 2. Mapa de Procesos DASCD Fuente: Oficina Asesora de Planeación DASCD Estratégicos Misionales De Apoyo De Evaluación 7. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital estableció, documentó e implementó los procesos necesarios para su funcionamiento, los cuales se observan en la gráfica 2 Mapa de procesos, y se clasifican en procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, evidenciando la secuencia e interacción entre ellos. Página 11 de 33

13 La secuencia e interacción se refuerza en las caracterizaciones de proceso, en las cuales se identifican las entradas, proveedores, salidas y clientes, tanto internos como externos. Adicionalmente se evidencian los indicadores y recursos que permiten hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos trazados. Los procesos descritos anteriormente se definieron de acuerdo con la metodología PHVA (Planear- Hacer- Verificar - Actuar), considerando las entradas con sus respectivas fuentes, las salidas con sus respectivos clientes internos o externos y las actividades generales que se siguen para alcanzar los resultados de procesos. Se asegura la disponibilidad de la información necesaria para apoyar el funcionamiento y seguimiento de los procesos mediante la documentación asociada a cada proceso evidenciada en la caracterización de los procesos y el listado maestro de documentos BENEFICIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE Características de los productos con una calidad propia. Estandarizando de la forma como se presta el servicio y entrega el producto. Seguimiento y medición para mejorar continuamente. Es un sistema que permite gestionar, con calidad. La entidad se organiza por procesos y por lo tanto es operada con equipos de trabajo internacional. Permite filtrar y establecer una cadena de valor con los proveedores y clientes, pues supera la estructura por dependencia Simplifica la interacción y la comunicación entre los distintos procesos Todos, en la Organización trabajan para cumplir los requisitos del trabajo ROLES Y RESPONSABILIDADES. La implementación, desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión será responsabilidad del representante legal de la entidad, en este caso el Director(a), quien será el responsable del direccionamiento estratégico, el seguimiento al cumplimiento de los elementos que lo conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento. ROLES Responsable del SIG: - Director DASCD. Representante de la Alta Dirección: - Jefe Oficina Asesora de Planeación. Equipo Directivo: Página 12 de 33

14 - Directivos del DASCD que son los responsables de los Subsistemas y de los procesos. Equipo Operativo: - Líderes Operativos del Proceso - Analista de La Oficina Asesora de Planeación. Equipo Técnico: - Responsable de Subsistema. Equipo Evaluador: - Equipo de Control Interno - Profesionales vinculados a la entidad, capacitados y certificados para realizar las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión, actuando siempre bajo las instrucciones y lineamientos del equipo de Control Interno. RESPONSABILIDADES Alta Dirección: El representante de la alta dirección del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, para el Sistema Integrado de Gestión será el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien informará al Comité de Desarrollo Institucional sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión para la oportuna toma de decisiones, que garanticen el mejoramiento continuo del mismo y de cualquier necesidad de mejora. Así mismo, el representante de la alta dirección, además de las funciones asociadas a la secretaría técnica, tendrá la responsabilidad de liderar al equipo operativo y desarrollará las siguientes funciones: 1. Coordinar la implementación, despliegue y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 2. Mantener una comunicación clara, oportuna, completa y permanente con los integrantes de los equipos de trabajo del SIG. 3. Definir las herramientas, metodologías y lineamientos necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Gestión en la entidad. 4. Realizar seguimiento a los objetivos planteados frente al Sistema Integrado de Gestión, para detectar desviaciones y tomar las acciones correctivas necesarias. 5. Verificar el cumplimiento de la implementación de los objetivos y tareas del equipo operativo. 6. Verificar que se incluyan los temas asociados al Sistema Integrado de Gestión dentro del plan de capacitaciones de la entidad. 7. Proponer la implementación de actividades de sensibilización, inducción y reinducción frente al Sistema Integrado de Gestión, así como estrategias para la promoción de la cultura del SIG que faciliten el aprendizaje, comprensión e interiorización de los tema claves. 8. Presentar al equipo directivo los avances del plan de trabajo y decisiones tomadas por el equipo operativo. Página 13 de 33

15 Equipos de Trabajo. Para el desarrollo, implementación y cumplimiento del SIG, se requiere organizar equipos con responsabilidades de acuerdo con el nivel jerárquico y de autoridad en la entidad así: equipos técnicos, equipo operativo, equipo evaluador y servidores públicos del DASCD. - EQUIPOS TÉCNICOS DEL SIG: Con el propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo de los Subsistemas, cada directivo responsable organizará su equipo técnico para apoyar el diseño, despliegue, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Subsistema correspondiente, verificando el cumplimiento de los requisitos de la normatividad vigente asociados al desarrollo y mejoramiento continuo del subsistema, atendiendo los requerimientos y directrices impartidas por el representante de la alta dirección y/o de los analistas SIG y evaluando periódicamente el desempeño y el cumplimiento de las políticas, objetivos y planes previstos para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del subsistema designado. Funciones del Equipo Técnico: Atender los requerimientos y directrices impartidas por el directivo responsable del subsistema, el representante de la alta dirección y/o de los analistas SIG. Responder ante Directivo responsable por la información del subsistema en el aplicativo el SIG. Evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de las políticas, objetivos y planes previstos para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del subsistema designado. Las demás que le sean asignadas en el marco del desarrollo, implementación, seguimiento y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión SIG - EQUIPO OPERATIVO DEL SIG. El SIG del Departamento Administrativo del Servicio Civil, contará con un equipo operativo cuyos miembros serán designados por los directivos de la entidad que tengan procesos bajo su responsabilidad. Este equipo operativo estará conformado por dos grupos de trabajo: Líderes Operativos de cada Proceso y Analistas del SIG. Funciones del Equipo Operativo SIG: Analistas SIG: Todos los servidores públicos que conforman el equipo de trabajo de la Oficina Asesora de Planeación de la entidad. Sus funciones son: Asistir al representante de la alta dirección en la planificación estratégica y operativa para la implementación, mantenimiento y mejora continua del SIG. Página 14 de 33

16 Acompañar y prestar asistencia técnica a los equipos técnicos en el diseño de estrategias, planes y programas objeto del proceso de implementación, mantenimiento y mejora de cada uno de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con las directrices del representante de la alta dirección. Acompañar y prestar asistencia técnica a los líderes operativos de los procesos SIG, para el desarrollo de la caracterización y cumplimiento de requerimientos de los mismos. Revisar la información de la caracterización de cada proceso, así como los planes de acción, matriz de riesgos y planes de mejoramiento, formulados por los responsables de proceso y proponer ajustes y mejoras sobre los mismos. Compilar y fomentar las buenas prácticas en la implementación del Sistema Integrado de Gestión, la conceptualización, aprendizaje y fortalecimiento de la cultura de la calidad. Las demás que le sean asignadas en el marco del desarrollo, implementación, seguimiento y evaluación del SIG. Líderes Operativos de Procesos: Servidores públicos designados oficialmente por los directivos responsables de los procesos de la entidad. Sus funciones son: Trabajar en forma articulada, activa y permanente con el representante de la alta dirección en el desarrollo y la aplicación de todas las actividades designadas para el mejoramiento, implementación, mantenimiento y sostenibilidad del SIG en la entidad. Cumplir con las reuniones, tareas y obligaciones definidas por la alta dirección y los directivos responsables de procesos, que contribuya a la mejora de los procesos. Asumir el rol de facilitadores del proceso, realizando apoyo a la planeación y seguimiento al adecuado funcionamiento de los requisitos y elementos necesarios para su caracterización e implementación. Mantener actualizada la caracterización propia de cada proceso, atendiendo las orientaciones de la Oficina Asesora de Planeación y presentar propuestas de mejoramiento al directivo responsable del mismo para su evaluación y aplicación. Orientar al equipo de trabajo para revisar la pertinencia y actualizar permanentemente los procedimientos, indicadores, formatos, instructivos, manuales, riesgos, productos y servicios asociados con el proceso. Apoyar el control y seguimiento al cumplimiento de los objetivos, indicadores y de las acciones correctivas, preventivas y de mejora establecidas en el proceso, así como en la generación de instrumentos y/o herramientas de autoevaluación. Atender el programa de auditorías internas al proceso designado y garantizar el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de mejora. Consolidar, presentar y hacer seguimiento al plan de acción, matriz de riesgos y al plan de mejoramiento del proceso. Las demás que le sean asignadas en el marco del desarrollo, implementación, seguimiento y evaluación del SIG. - EQUIPO EVALUADOR DEL SIG. Conformado en primer lugar por el representante y los colaboradores del equipo de Control Interno y, en segundo lugar, por los demás profesionales Página 15 de 33

17 vinculados a la entidad, capacitados y certificados para realizar las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión, actuando siempre bajo las instrucciones y lineamientos del equipo de Control Interno. Funciones del Equipo Evaluador SIG. Formular el Plan Anual de Auditorías Integrales Internas para la medición y mejora del Sistema Integrado de Gestión y presentarlo para la aprobación del Comité Directivo del SIG. Ejecutar el Plan Anual de Auditorías Integrales Internas en todos los procesos que componen el SIG. Presentar a las áreas responsables de procesos, los resultados de las Auditorías Integrales Internas y asesorarlas en la formulación de sus respectivos planes de mejoramiento. Evaluar y aprobar los planes de mejoramiento que sean formulados por las áreas responsables de procesos, derivados de los resultados de las Auditorías Integrales Internas. Hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas incorporadas en el plan de mejoramiento suscritos por las áreas responsables de procesos, con el fin de informar a la Alta Dirección, las desviaciones o incumplimientos presentados, facilitando la toma de decisiones correspondientes en forma oportuna. Presentar para la revisión de la Alta Dirección, el informe anual de Auditorías Integrales Internas, dando cuenta, entre otros aspectos, de los resultados de no conformidades detectadas, observaciones y sugerencias para la mejora de la gestión de los procesos, así como del cierre de las acciones correctivas y preventivas formuladas en los planes de mejoramiento de procesos. Informar las deficiencias y generar las recomendaciones correspondientes, para que la Alta Dirección pueda tomar decisiones y definir las políticas necesarias para el mejoramiento del control interno, la gestión de calidad el cumplimiento de los objetivos y funciones institucionales. Las demás que le sean asignadas en el marco del proceso de evaluación del SIG. - SERVIDORES PÚBLICOS. Corresponderá a los servidores públicos del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital atender las directrices establecidas en la presente resolución, así como las demás que sean publicadas para la implementación, sostenibilidad, desarrollo y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión COMPROMISOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE. Defender y fortalecer lo Público Respetar toda forma de vida. Promover el enfoque diferencial en las actuaciones administrativas. Ser trasparente en el desarrollo de la función administrativa. Impulsar la Sostenibilidad Ambiental. Página 16 de 33

18 Promover la Utilización de la Tecnologías de la información y las Comunicaciones PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE Enfoque hacia el cliente. Liderazgo. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares. Enfoque basado en procesos. Enfoque del sistema para la Gestión. Enfoque basado en hechos y datos. Relaciones mutuamente beneficiosos con los proveedores bienes y servicios. Coordinación, cooperación y articulación Transparencia Mejora continua 8. SUBSISTEMAS DEL SIG El Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, articula y armoniza, cuatro (4) de los ocho (8) subsistemas de gestión que conforman el Sistema Integrado de Gestión Distrital, a saber: Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC), Subsistema de Gestión Ambiental (SGA), Subsistema de Conto Interno (SCI) y el Subsistema de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Por tratarse de un Sistema Integrado de Gestión, los requisitos que son comunes a los subsistemas se presentan desde los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad 8.1. SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD (SIG) Herramienta de la gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo en tales entidades. Página 17 de 33

19 Beneficios Caracterización de los productos con una calidad propia, estandarización de la forma como se presta el servicio y entrega el producto. Seguimiento y medición para mejorar continuamente. Es un sistema que permite gestionar con calidad. En la entidad se organiza por procesos y por lo tanto es operada con equipos de trabajo internacionales. Permite filtrar y establecer una cadena de valor con los proveedores y clientes, pues supera la estructura por dependencia. Simplifica la interacción y la comunicación entre distintos procesos. Todos, en la organización, trabajan para cumplir los requisitos del cliente. Principios Enfoque hacia el cliente Liderazgo Participación activa de los servidores públicos y /o particulares. Enfoque basado en procesos. Enfoque del sistema para la gestión Enfoque basado en hechos y datos. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios. Coordinación, cooperación y articulación. Transparencia Mejora continua 8.2. SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) Es un sistema integrado por el esquema de organización, conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptadas por una entidad, con el fin procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas Página 18 de 33

20 constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Dirección y la atención a las metas u objetivos previstos. Beneficios Establecer las acciones preventivas y correctivas que permitan a la entidad garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas admirativas de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. El sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables financieros, de planeación y operacionales de la respectiva entidad. Principios Autocontrol. Autogestión. Autorregulación SUBSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA) El SIGA, es un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, su actividad principal es dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, así como la asesoría, capacitación coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivos y correspondencia. Página 19 de 33

21 Beneficios Es la memoria colectiva de la Entidad. Se constituye en el medio probatorio o evidencia del sistema de gestión del Departamento. Da soporte y trazabilidad a los procesos. Proporciona la información permanente. Facilita la toma de decisiones. Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades. Da oportunidad en el servicio al cliente. Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad. En forma digitalizada propicia el ahorro propicia el ahorro de papel y por lo tanto el cuidado del ambiente. Principios Planeación. Economía. Control y Seguimiento. Oportunidad. Transparencia. Disponibilidad. Agrupación. Vinculo Archivístico. Protección del Medio Ambiente. Autoevaluación. Coordinación y acceso. Cultura archivística. Modernización. Interoperabilidad. Orientación al Ciudadano. Neutralidad tecnológica Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental SUBSISTEMA DE GESTION AMBIENTAL (SGA) Herramienta que permite a la organización formular una política y unos objetivos, teniendo en cuenta los requisitos legales y la información relativa a sus aspectos e impactos ambientales. Se define como aquella parte del sistema de gestión global de la organización que influye la Página 20 de 33

22 estructura organizativa, las actividades de planificación, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, lograr, revisar y mantener la política ambiental. Beneficios Disponer de una herramienta eficaz para mejorar continuamente el desempeño medioambiental, los resultados económicos y el acceso a nuevos mercados. Establecer procedimientos eficaces para identificar y tener acceso a la legislación ambiental, vigente, aplicable a sus aspectos e impactos ambientales; así como evaluar periódicamente el cumplimiento de dicha legislación. Integrar la gestión ambiental al sistema de gestión general de la Entidad. Minimizar la generación de residuos en las diferentes actividades productivas y de servicios mediante la adecuación de las instalaciones y de los procesos. Conformidad con los instrumentos legales entre los que incluye la legislación medioambiental general, la legislación dirigida a emplazamientos específicos y la legislación orientada a determinados productos y servicios. Principios Considerar el medio ambiente como un componente trasversal y articulador del desarrollo social económico y cultural. Reconocer el tema ambiental como interés, preocupación y atención de la Entidad. Respetar, aplicar y tener en cuenta las normas distritales y nacionales como elementos determinantes, que orientan su gestión ambiental institucional. Determinar los impactos ambientales de los productos y servicios que presta la Entidad. Desarrollar el compromiso de la alta dirección y los servicios públicos con el Subsistema y el medio ambiente. Evaluar el desempeño ambiental respecto a la política objetivos definidos para la Entidad, requisitos legales, identificación de No conformidades e implementación de acciones preventivas y correctivas. Apoya el fortalecimiento de la gestión ambiental y la conservación y uso sostenible de los recursos naturales y ecosistema de sus países accionistas, a través de los sectores públicos con el subsistema y el medio ambiente. Evaluar el desempeño ambiental respecto de la política, objetivos definidos para la Entidad, para la entidad, requisitos legales, identificación de No conformidades e implementación de acciones preventivas y correctivas. Apoya el fortalecimiento de la gestión ambiental y la conservación y uso sostenible de los recursos naturales y ecosistemas de sus países accionistas a través de los sectores públicos, privado y de la sociedad civil. Página 1 de 33

23 8.5. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION (SGCI) Un SGCI es para una organización el diseño, implantación, mantenimiento de un conjunto de procesos para gestionar eficientemente la accesibilidad de la información, buscando asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información minimizando a su vez los riesgos de seguridad de la información. El sistema de Gestión de la Seguridad de la información (SGCI) ayuda a establecer estas políticas y procedimientos en relación a los objetivos de negocio de la organización, con objeto de mantener un nivel de exposición siempre menor al nivel del riesgo que la propia organización ha decidido asumir Beneficios Preservación y confidencialidad de la información. Manejo de información con integridad y disponibilidad Control y seguridad de los sistemas implicados en el tratamiento de la información, dentro de una organización. Establecimiento de una metodología de gestión de la seguridad clara y estructurada. Reducción del riesgo de pérdida, robo o corrupción de información. Conformidad con la legislación vigente sobre información personal, propiedad intelectual y otras. Aumento de la seguridad en base a la gestión de los procesos en vez de en la compra sistemática de productos y tecnologías Principios Confidencialidad. Integridad Disponibilidad Conocer los riesgos de la seguridad de la información. Gestionar y minimizar los riesgos de la seguridad de la información. Documentar el subsistema y los riesgos de la seguridad de la información. Página 2 de 33

24 Manejar la información en forma estructurada, repetible, eficiente y adaptada a los cambios que se produzcan en los riesgos, el entorno y las tecnologías. La concienciación del empleado por la seguridad Realización de comités a distintos niveles (operativos, de dirección, etc.) con gestión continua de no conformidades, incidentes de seguridad, acciones de mejora, tratamientos de riesgos. Creación de un sistema de gestión de incidencias que recoja notificaciones continuas por parte de los usuarios (los incidentes de seguridad deben ser reportados y analizados. La seguridad absoluta no existe, se trata de reducir el riesgo a niveles asumibles. La seguridad no es un producto, es un proceso La seguridad no es un proyecto, es una actividad continua y el programa de protección requiere el soporte de la organización para tener éxito. La seguridad debe ser inherente a los procesos de información y del negocio SUBSISTEMA DE SEGURIDAD & SALUD OCUPACIONAL (S&SO) El sistema de gestión S&SO en la parte del sistema de gestión medioambiental global que facilita la gestión de riesgos laborales asociados con la misión, esto incluye la identificación de las responsabilidades y estructura de la organización, actividades de la planificación, responsabilidades, practicas, procedimientos y recursos para desarrollar, implantar, alcanzar, revisar y mantener la política de prevención de riesgos laborales de la organización. Beneficios Ayuda a cumplir la legislación con facilidad además del cumplimiento de cualquier norma a la cual la empresa desease suscribirse, como son los códigos de buenas prácticas, las normas internas de grupo, etc. Reducir costos al manejar la seguridad y salud ocupacional SISO, como sistema. Incrementan de la conciencia en donde la seguridad y el medio ambiente deben mantenerse y cuidarse. Exigencia al mercado de productos, cada vez más seguros para el usuario, sumado a la incorporación del concepto de análisis de ciclo de vida. La implantación de un buen sistema mejora la imagen de la entidad. Página 3 de 33

25 Principios Establecer manejo e investigación de accidentes, incidentes y no conformidades. Definir la responsabilidad y autoridad. Tomar acciones para mitigar cualquier consecuencia resultante de acciones incidentes, o no conformidades Revisar el sistema de gestión de Prevención Riesgos Laborales, para asegurar que continúa siendo apropiado y efectivo. Integrar la prevención en el sistema de gestión de la empresa. Establecer y mantener objetivos de seguridad y salud ocupacional documentados, en cada nivel y funciones pertinentes de la organización. Establecer y mantener procedimientos para identificación permanente de peligros, la evaluación de riesgos y la implantación de las medidas de control necesarios SUBSISTEMA DERESPONSABILIDAD SOCIAL (SRS) El sistema de Gestión en responsabilidad social (RSE) es el conjunto de políticas, procesos y estructuras que desarrolla la empresa para orientar decisiones y actuaciones frente a sus diferentes grupos de interés. Debemos partir del principio, de que la responsabilidad social no es un tema para gestionar o administrar, sino un tema que constituye al desarrollo sostenible y por ende a la sociedad, lo cual quiere decir que se pueden gestionar programas de responsabilidad social más no la responsabilidad social en sí. Beneficios Una forma distinta de entender la empresa, centrada en valores para generar valor. Un sistema de gestión integral, que compromete a la organización en todos los niveles y áreas de actuación. Una respuesta eficaz a las nuevas demandas del entorno, que ofrece soluciones consensuadas a los problemas sociales, ambientales y económicos de los grupos de interés. Responsabilidad Social: responsabilidad de una Organización ante los impactos que sus decisiones y actividades ocasionan en la sociedad y en el medio ambiente, mediante un Página 4 de 33

26 comportamiento ético y transparente que : contribuya al desarrollo sostenible incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad: tome en consideración las expectativas de sus partes interesadas, cumpla con la legislación aplicable y sea coherente con la normatividad internacional de comportamiento, y está integrada en toda la Organización y se lleve a la práctica en sus relaciones. Impacto de una Organización: Cambio positivo o negativo que se genera en la sociedad, la economía o el medio ambiente, producidos en su totalidad o parcialmente, como consecuencia de las decisiones y actividades pasadas y presentes de una Organización. Comportamiento ético: Comportamiento acorde con los principios de correcta o buena conducta aceptados en el contexto de una situación determinada y que es coherente con la normatividad internacional de comportamientos. Principios Rendición de Cuentas. Transparencia Comportamiento ético Respeto a los intereses de las partes interesadas. Respeto al principio de legalidad. Respeto a la norma internacional de comportamiento. Respeto a los derechos humanos GESTION DE RIESGOS La gestión de riesgos en un enfoque estructurado para manejar la incertidumbre relativa de una amenaza, a través de una secuencia d actividades humanas que incluyen evaluación de riesgo estrategias d desarrollo para manejarlo y mitigación del riesgo utilizando recursos gerenciales. Página 5 de 33

27 Beneficios Incrementa la posibilidad de alcanzar los objetivos trazados. Ser consciente de la necesidad de identificar y tratar el riego en todos los niveles de la organización. Mejorar la identificación de oportunidades y amenazas. Cumplir con los requisitos legales y normativos aplicables así como las normas internacionales. Mejorar la Información financiera. Mejorar la gestión empresarial. Mejorar la confianza de los grupos de interés (stakehoiders). Establecer una base fiable para la toma de decisiones y planificación. Mejorar los controles. Repartir y utilizar de forma efectiva los recursos para la gestión de los riesgos Mejorar la eficacia y la eficiencia operacional. Aumentar la seguridad y la salud. Mejorar el aprendizaje organizativo. Fomentar una gestión proactiva en la organización. Principios Crear valor. Contribuye a la consecución de objetivos. Mejora de aspecto tales como seguridad y salud laboral, cumplimiento legal y normativo protección ambiental. Estar integrada en los procesos de una organización. Forma parte de la toma de decisiones. Tratar explícitamente la incertidumbre. Es sistemática, estructurada y adecuada. Basarse en la mejor información disponible. La gestión del riego está alineada. Tener en cuenta factores humanos y culturales. Transparente e inclusiva. Dinámica, interactiva y sensible al cambio. Facilita la mejora continua de la Organización. 9. PLANES ESTRATEGICOS Y OPERATIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. De acuerdo con el Manual de Planeación Institucional, todo ejercicio de planeación institucional involucra el desarrollo de varios elementos clave como lo son: la planeación estratégica, la planeación operativa, el seguimiento y la evaluación, y la rendición de cuentas. Cuando se realiza Página 6 de 33

28 una adecuada planificación de estos elementos, es posible establecer lazos claros entre las iniciativas del pasado, del presente y del futuro, con los resultados esperados en el corto, mediano y largo plazo (Ver Manual de Planeación Institucional DASCD). De esta forma, la planeación estratégica constituye un proceso formulado de planeación a largo plazo que relaciona la misión, visión y líneas estratégicas de la entidad, con políticas y programas que permitan el desarrollo de objetivos que busquen el alcance de la misionalidad institucional, a través de la generación de productos específicos que se apoyan en actividades que requieren insumos para su puesta en marcha. La planeación operativa fija el rumbo concreto de acción, estableciendo los criterios que la orientan, la secuencia de operaciones y actividades que la materializan y las determinaciones de tiempo, roles, responsabilidades e insumos que permiten su ejecución. También establece la forma y periodicidad para medir los avances. La sumatoria de las actividades previstas en los instrumentos de la planeación operativa permitirá alcanzar los productos esperados en la planeación estratégica y, en consecuencia, incidirá sobre los efectos e impactos previstos Los principales elementos de la planeación operativa en la entidad son: Plan de Acción por proceso Matriz de Riesgos por proceso Planes de mejoramiento Planes de Acción anual por proyectos Procedimientos propios de cada proceso Para facilitar la operacionalización de estos elementos el DASCD ha implementado un aplicativo de administración documental del Sistema Integrado de Gestión SIG-, que le permite a los procesos de la entidad contar con formatos dinámicos, matrices y plantillas guía para orientar la programación de sus diferentes procedimientos y planes operativos. 10. CATALOGO DE PROCESOS Procesos Estratégicos PROCESO OBJETIVO PROCEDIMIENTO Procedimiento para la Formular y/o o Actualizar la planeación estratégica E-GES-CP-001- Administración de los Riesgos. institucional, mediante la actualización de sus componentes GERENCIA Procedimiento para la revisión de para alcanzar los objetivos estratégicos y Mantener la ESTRATEGICA la plataforma Estratégica de la coherencia Instituciona006C entidad. Página 7 de 33

29 PROCESO OBJETIVO PROCEDIMIENTO Procedimiento para la Formulación y actualización de la Planeación institucional. Procedimiento para Formulación y actualización de los proyectos institucionales. Procedimiento Seguimiento a los planes y proyectos institucionales Procedimiento de Planificación Operativa (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) E-SIG-CP-001- SISTEMAS DE GESTION E-SIG-CP-001- GESTION DEL CONOCIMIENTO E-COM-CP-001- GESTION DE LA COMUNICACIÓN E-ACI-CP-001- ATENCION AL CIUDADANO Coordinar la implementación, documentación, seguimiento, actualización y mejoramiento continuo de los Sistemas de Gestión en la Entidad, para estandarizar la prestación de servicios del Departamento de acuerdo con los Sistemas de Gestión aplicables a la Administración Pública y dar cumplimiento a las normas nacionales y distritales en la materia. Generar análisis y reportes estadísticos con la información remitida por la Entidades del Distrito, referentes del talento humano, Para la toma de decisiones generadas por parte del Departamento administrativo del Servicio Civil Distrital, Secretaria General, Como cabeza de sector Gestión Publica el propósito de aportar criterios para la decisión y la acción. Gestionar la información veraz de cada uno de los servicios del DASCD, mediante los canales de comunicación existentes para posicionar la imagen institucional frente a las entidades distritales, servidores públicos y/o ciudadanía. Recibir, radicar y hacer seguimiento de las solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, trámites y sugerencias que ingresan al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital-DASCD, provenientes de las diferentes entidades o ciudadanía en general, gestionando una respuesta oportuna y entrega efectiva de cada requerimiento a los destinatarios; así mismo, establecer métodos que me permitan obtener el grado de satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes. Procedimiento para la Administración de los Sistema de Gestión en la Entidad. Procedimiento para la Administración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) Procedimiento Mejoramiento Continuo del SIG Procedimiento de planeación para la estadística del Talento Humano Distrital. Consolidación de la Información del talento Humano Distrital. Procedimiento Elaboración Plan de Comunicaciones. Procedimiento Comunicación Externa. Procedimiento Comunicación Organización. Procedimiento Divulgación y/o Cubrimiento de Eventos Procedimiento Atención al Ciudadano Quejas y Soluciones Procedimiento de Participación Ciudadana (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011). Procesos Misionales PROCESO OBJETIVO PROCEDIMIENTO M-ODT-CP-001- ORGANIZACIÓN Definir para la Gestión Pública y del Talento Humano Distrital, políticas y directrices, así como orientar su implementación Procedimiento para la Elaboración DEL TRABAJO a través Técnico-Jurídica en materias como: Estructura del concepto Técnico Jurídico organizacional, planta de empleos, manual de funciones, Página 8 de 33