Contraloría del estado Anzoátegui Barcelona, estado Anzoátegui

Transcripción

1 RESUMEN EJECUTIVO DE LA ACTUACIÓN CONSEJO COMUNAL EL PLACER SECTOR 4 PARROQUIA VALLE DE GUANAPE, MUNICIPIO FRANCISCO DEL CARMEN CARVAJAL, ESTADO ANZOÁTEGUI. ORIGEN: Cumplimiento del Plan Operativo. OBJETIVO: Evaluar los procedimientos establecidos por el Consejo Comunal El Placer Sector 4 para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control y rendición de cuenta del Proyecto: Continuación de Planchón de Pavicreto en el Municipio Francisco del Carmen Carvajal del estado Anzoátegui, ejecutado con recursos provenientes de la Gobernación del estado Anzoátegui, por la cantidad de Bs ,00. ALCANCE:La presente actuación estuvo dirigida a evaluar los procedimientos establecidos por el Consejo Comunal El Placer Sector 4 para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control y rendición de cuenta del Proyecto: Continuación de Planchón de Pavicreto en el Municipio Francisco del Carmen Carvajal del estado Anzoátegui, ejecutado con recursos provenientes de la Gobernación del estado Anzoátegui, por la cantidad de Bs ,00. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL OBJETO EVALUADO Proyecto: Continuación de Planchón de Pavicreto en el Municipio Francisco del Carmen Carvajal del estado Anzoátegui. Para la ejecución de la obra: Continuación de Planchón de Pavicreto en el Municipio Francisco del Carmen Carvajal del estado Anzoátegui, se estimó un plazo de dos (02) semanas, tiempo durante el cual se realizarían las actividades siguientes: Preparación de la superficie del terreno, encofrado del área que abarcará el planchón, vaciado y nivelación de la mezcla de concreto para su distribución uniforme en el área. El Consejo Comunal El Placer Sector 4 realizó la ejecución del Proyecto a través de Autogestión, para lo cual contó con la participación de diez (10) habitantes de la comunidad (dos (02) albañiles y ocho (08) obreros), que se encargaron de efectuar las mencionadas actividades. La Gobernación del estado Anzoátegui como Ente financiador del Proyecto, es el responsable, a través de la Oficina de Atención Popular, actualmente Dirección de Comunas y Poder Popular, del asesoramiento técnico en cuanto a la formulación, elaboración e inspección en la ejecución del Proyecto: Continuación de Planchón de Pavicreto en el Municipio Francisco del Carmen Carvajal del estado Anzoátegui. RESULTADOS DE LA ACTUACIÓN 1. La Gobernación del estado Anzoátegui aprobó recursos presupuestarios por la cantidad de Bs ,00 al Consejo Comunal El Placer Sector 4, sin la presentación de un Proyecto en el cual se establecieran la programación de acciones específicas, los recursos necesarios para alcanzar las metas esperadas así como el cronograma de

2 ejecución y desembolsos, para su revisión y posterior aprobación, ni se suscribió un convenio de financiamiento, en el cual se regulara la ejecución y la correcta utilización de los recursos asignados al Proyecto: Continuación de Planchón de Pavicreto en el Municipio Francisco del Carmen Carvajal del estado Anzoátegui. Al respecto, el artículo 33 del Reglamento de Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (RLOCGRSNCF), establece que la autoridad competente del órgano o entidad del Sector Público, previo al otorgamiento de subsidios, aportes, otras transferencias o incentivos fiscales, a las personas naturales o jurídicas a que se refiere el numeral 12 del artículo 9 de la Ley, deberá celebrar los respectivos convenios, contratos, negocios u otras operaciones, estableciendo, como mínimo: el destino de los recursos otorgados, la oportunidad, forma y autoridad ante la cual se informará sobre la utilización de dichos recursos. Las situaciones antes expuestas obedecen a debilidades en la orientación y acompañamiento por parte de la Oficina de Atención Popular, actualmente Anzoátegui, a los voceros del Colectivo de Coordinación Comunitaria, en cuanto a la elaboración del Proyecto, que les permitiera la correcta planificación de las actividades, recursos materiales, financieros y humanos requeridos para la ejecución de la obra; y a la falta de seguimiento y control por parte de la Gobernación del estado Anzoátegui como Ente financiador del Proyecto, en cuanto a la elaboración y suscripción, entre las partes, de un instrumento en el cual se establecieran las condiciones para ejecutar de manera adecuada, los recursos asignados al Consejo Comunal El Placer Sector 4 para el desarrollo de la obra. Situaciones que limitan garantizar que la inversión se realice conforme a lo aprobado y se asegure la efectividad y fin del Proyecto, de conformidad con los principios de transparencia, exactitud, sinceridad, legalidad, eficacia, eficiencia en la ejecución de los trabajos, así como la rendición de cuenta en la administración de los recursos del Estado. 2. No se conformó la Comisión Comunal de Contrataciones del Consejo Comunal El Placer Sector 4. Al respecto, el artículo 18 de la Ley de Contrataciones Públicas (LCP), establece que los Consejos Comunales seleccionarán en asamblea de ciudadanos y ciudadanas los miembros que formarán parte de la Comisión Comunal de Contrataciones, la cual estará conformada por un número impar de al menos cinco miembros principales con sus respectivos suplentes, igualmente se designará un secretario con derecho a voz, mas no a voto y sus decisiones serán validadas por la Asamblea, siendo regulado su funcionamiento en el Reglamento de la presente Ley. Lo anteriormente expuesto obedece a falta de orientación y acompañamiento por parte de la Oficina de Atención Popular, actualmente

3 Anzoátegui al Consejo Comunal El Placer Sector 4, y a debilidades en la aplicación de lo previsto en la LCP por parte de los Voceros del Consejo Comunal. Situación que no garantiza la transparencia en el proceso de selección de las empresas, a los fines de obtener la mejor oferta para la ejecución de la obra en beneficio de la comunidad. 3. El Colectivo de Coordinación Comunitaria, realizó un proceso de contratación bajo la modalidad de Consulta de Precios, sin que constaran en el expediente, las invitaciones a las empresas a participar en el referido proceso de selección, en las cuales se establecieran las especificaciones técnicas, condiciones de entrega, la validez de la oferta, lapso de entrega y los criterios de evaluación. Al respecto, el artículo 113 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas (RLCP), establece que las invitaciones para participar en la modalidad de consulta de precios podrán ser efectuadas mediante remisión escrita a los participantes, en todos los casos el órgano o ente contratante deberá solicitar o mantener en el expediente de contratación, constancia del envío y la recepción de las invitaciones remitidas. Igualmente las ofertas podrán ser recibidas por fax o correo electrónico, no obstante en el expediente debe incorporarse la oferta original del beneficiario de la adjudicación. Lo anteriormente expuesto obedece a falta de orientación y acompañamiento por parte de la Oficina de Atención Popular, actualmente Dirección de Comunas y Poder Popular de la Gobernación del estado Anzoátegui, a los fines de instruir al Consejo Comunal El Placer Sector 4, para que los procesos de contratación se ejecuten conforme a lo establecido en la LCP, en el sentido de que se remitiera a las empresas la invitación detallando las especificaciones técnicas, descripción de los materiales y equipos requeridos, lo que limita al Consejo Comunal asegurarse que las características de los la invitación detallando las especificaciones técnicas, descripción de los materiales y equipos requeridos, lo que limita al Consejo Comunal asegurarse que las características de los materiales y equipos establecidas en las ofertas por la contratista, correspondan a los materiales y equipos requeridos, en atención a los principios de transparencia, honestidad y eficiencia que deben observarse en todo proceso competitivo de selección. 4. La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, efectuó pago por la cantidad de Bs ,00 correspondiente a las adquisiciones de materiales y alquiler de equipos, el cual está soportado con una factura que no cumple con los requisitos exigidos en la Providencia Administrativa N 00071, emanada del SENIAT, mediante la cual se establecen las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, toda vez que no posee fecha de emisión constituida por ocho (08) dígitos. Al respecto el artículo 13 de la Providencia emitida por el

4 Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), donde se establecen las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, establece que las facturas emitidas sobre formatos o formas libres, por los contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben cumplir con los siguientes requisitos; 1. Contener la denominación de "Factura". 2. Numeración consecutiva y única. 3. Número de Control preimpreso. 4. Total de los Números de Control asignados, expresado de la siguiente manera "Desde el N. Hasta el N." 5. Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor. 6. Fecha de emisión constituida por ocho (8) dígitos. Lo antes expuesto obedece a debilidades en la orientación y acompañamiento por parte de la Anzoátegui, en cuanto a los requisitos que deben contener los documentos que soportan los pagos y que los voceros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, no establecieron controles efectivos que les permitieran constatar que las facturas utilizadas como soportes del gasto cumplieran con los requisitos exigidos en la Normativa Tributaria vigente en el Ordenamiento Jurídico Venezolano, lo que limita garantizar los principios de legalidad, transparencia y sinceridad en el manejo de los recursos asignados. (Destacado Nuestro). 5. El Consejo Comunal El Placer Sector 4 no dejó constancia en Acta o documento, del inicio y terminación de la Obra: Continuación de Planchón de Pavicreto en el Municipio Francisco del Carmen Carvajal del estado Anzoátegui. Al respecto, el numeral 1, punto 3 primera parte, Proceso Antes del Inicio de la Ejecución de Obras Civiles y el numeral 4, punto 1 segunda parte, Proceso de Ejecución Física del Modelo de Autoconstrucción del Fondo de Compensación Interterritorial, establece que se debe firmar el Acta de Inicio de la obra y finalizada ésta debe quedar por sentada la culminación de la misma, a través de un acta de terminación. Lo anteriormente expuesto obedece a debilidades en la orientación y acompañamiento por parte de la Anzoátegui, al no instruir a los miembros del Consejo Comunal, en cuanto a la elaboración del Acta de Inicio y el Acta de Terminación de la Obra, lo que trae como consecuencia que no se pueda determinar el cumplimiento de los objetivos en el tiempo establecido. 6. La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, no lleva el Libro de Transacciones Bancarias, Libro del Proyecto objeto de estudio ni Libro de Inventarios. Al respecto el artículo 30 de la Ley Orgánica de los Consejos Comunales (LOCC), establece que la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria es la instancia del consejo comunal que funciona como un ente de

5 administración, ejecución, inversión, crédito, ahorro e intermediación financiera de los recursos y fondos de los consejos comunales, de acuerdo a las decisiones y aprobaciones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, privilegiando el interés social sobre la acumulación de capital. Al respecto, el literal b del artículo 3 de las Normas Generales de Control Interno (NGCI), establece que el control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a concepto y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento, entre otros objetivos el de garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. Lo antes expuesto obedece a debilidades en la orientación y acompañamiento por parte de la Dirección de Comunas y Poder Popular Anzoátegui, a los fines de instruir a los miembros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria en cuanto a los distintos libros que deben llevar y como se deben registrar sus respectivas operaciones, lo que no garantiza los principios de sinceridad y transparencia en el manejo de los recursos por parte del Consejo Comunal. 7. La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, no ha rendido cuenta pública ante la Gobernación del estado Anzoátegui, del aporte otorgado por la cantidad de Bs ,00, para la ejecución de la Obra: Continuación de Planchón de Pavicreto en el Municipio Francisco del Carmen Carvajal del estado Anzoátegui. Al respecto, el numeral 3 del artículo 31 de la LOCC, establece que son funciones de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, entre otras la de presentar trimestralmente el informe de gestión y la rendición de cuenta pública cuando le sea requerido por la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, por el Colectivo de Coordinación Comunitaria o por cualquier otro órgano o ente del Poder Público que le haya otorgado los recursos. La situación antes mencionada se debe a debilidades en la orientación y acompañamiento por parte de la Anzoátegui, toda vez que no asesoró a la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal, en cuanto a la rendición de cuenta ante las instancias correspondientes, lo que limita al Consejo Comunal contar con nuevos recursos para el financiamiento de otros Proyectos y no garantiza los principios de legalidad, sinceridad y rendición de cuenta en la ejecución de los recursos asignados. CONCLUSIONES: Con fundamento en los resultados de la presente actuación fiscal, la cual tuvo por objeto evaluar los procedimientos

6 establecidos por el Consejo Comunal El Placer Sector 4 para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control y rendición de cuenta de la obra: Continuación de Planchón de Pavicreto en el Municipio Francisco del Carmen Carvajal del estado Anzoátegui, ejecutado con recursos provenientes de la Gobernación del estado Anzoátegui, por la cantidad de Bs ,00, se concluye que los voceros y voceras del referido Consejo Comunal no recibieron orientación y acompañamiento por parte de la de la Gobernación del estado Anzoátegui ni se asesoraron en cuanto a las funciones y competencias atribuidas en la Ley Orgánica de los Consejos Comunales, para la ejecución de los Proyectos y administración de los recursos otorgados, toda vez que, se evidenciaron debilidades en la aplicación de lo señalado en la Ley de Contrataciones Públicas, al no conformarse la Comisión Comunal de Contrataciones, así como efectuarse un proceso de contratación bajo la modalidad de Consulta de Precios, sin que constaran en el expediente, las invitaciones a las empresas a participar en el referido proceso de selección. Asimismo, se verificaron debilidades en materia de Control Interno, al aprobar recursos presupuestarios sin la suscripción de un Convenio de Financiamiento ni la elaboración de un Proyecto, no se dejó constancia del inicio y terminación de la Obra mediante las respectivas Actas, y el Consejo Comunal no rindió cuenta pública del aporte otorgado por la cantidad de Bs ,00 ante la Gobernación del estado Anzoátegui. Situaciones que afectan el normal desarrollo de las operaciones administrativas que realiza el Consejo Comunal El Placer Sector 4 y no se corresponden con los principios de honestidad, transparencia, eficacia, eficiencia y rendición de cuenta en el manejo de los recursos asignados. RECOMENDACIONES: En atención a las observaciones señaladas en el presente Informe, y con el firme propósito de que las mismas sean atendidas y subsanadas en beneficio de una sana gestión administrativa más eficiente y efectiva, que tiendan a la optimización de los recursos y la salvaguarda del patrimonio público, este Organismo Contralor recomienda a los integrantes del Consejo Comunal El Placer Sector 4 y a las Máximas Autoridades de la Dirección de Administración y Finanzas y de Comunas y Poder Popular Anzoátegui, lo siguiente: Dirección de Administración y Finanzas de la Gobernación del estado Anzoátegui 1. Con el fin de garantizar la legalidad, sinceridad y transparencia en la asignación de los recursos de conformidad con lo previsto en el artículo 33 del Reglamento de Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, la Dirección de Administración y Finanzas de la Gobernación del estado Anzoátegui deberá implementar mecanismos de coordinación y supervisión, para que antes de proceder a otorgar los recursos a los Consejos Comunales, los funcionarios responsables de aprobar y transferir los mismos, verifiquen la

7 suscripción del Convenio de Financiamiento, el cual debe establecer el destino de los recursos otorgados, la oportunidad, forma y autoridad ante la cual se informará sobre la utilización de dichos recursos y que los Proyectos a ser ejecutados, se encuentren contemplados en el Plan Comunitario de Desarrollo Integral. de la Gobernación del estado Anzoátegui 1. Establecer mecanismos perentorios para que el Área de Atención al Ciudadano, verifique que los requisitos suministrados por el Consejo Comunal para la asignación de recursos, estén conformes y de acuerdo a la normativa legal vigente. 2. Girar las instrucciones pertinentes al Área de Proyecto y Apoyo Técnico, a los fines de brindar la asistencia técnica a los voceros del Consejo Comunal, en materia de Elaboración de Proyectos, considerando la estimación del costo de construcción y lapso de ejecución de los mismos, los cuales constituyen partes de los elementos necesarios para garantizar su correcta planificación, ejecución y control. 3. Dictar los lineamientos correspondientes al Área de Promoción Comunal, para garantizar la capacitación de los voceros y voceras del Consejo Comunal El Placer Sector 4, en asuntos legales y técnicos, a los fines de obtener los aspectos siguientes: 4. Conformación de la Comisión Comunal de Contrataciones, según lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas, con el objeto de garantizar la legalidad e imparcialidad de los procedimientos de adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios. 5. Remisión a las empresas proveedoras de las invitaciones a participar en los procedimientos de contratación por la modalidad de Consulta de Precios, detallando las especificaciones técnicas, descripción de los materiales y equipos requeridos, a los fines de asegurarse de que las situaciones establecidas en las ofertas, se correspondan a las exigencias requeridas para la ejecución de los Proyectos. 6. Suscripción de las respectivas actas de inicio y terminación de la obra, que permitan llevar el control administrativo de la ejecución del Proyecto Comunitario, a los fines de poder detectar oportunamente cualquier modificación, retraso o desviación y así aplicar los correctivos necesarios. 7. Implantar efectivos mecanismos de control con el objeto de que el Área de Contraloría Social contribuya con el Consejo Comunal, en los conocimientos básicos contables y lineamientos que deben seguir para facilitar el desarrollo de las actividades llevadas a cabo, así como el adecuado manejo y registro de los recursos, de manera que los pagos estén debidamente soportados, se lleven los libros correspondientes (Libro de Proyecto y Libro de Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles) y realicen las respectivas rendiciones de cuenta, con el propósito de demostrar que los recursos otorgados se manejen con apego a los

8 principios de honestidad, ética y transparencia e informar sobre el destino dado a los mismos. Consejo Comunal El Placer Sector 4 1. Se exhorta al Colectivo de Coordinación Comunitaria a implantar mecanismos de control interno a los fines de dar cumplimiento a los aspectos siguientes: Establecer los lineamientos correspondientes a los fines de elaborar los Proyectos de las obras a ser ejecutadas, considerando en la formulación del mismo, el plazo de ejecución, identificación del Organismo Financiador, los antecedentes y justificación, memoria descriptiva, participantes en la ejecución, objetivos, estudios de viabilidad y factibilidad, cronograma de desembolsos, cronograma de ejecución y resultados esperados del Proyecto, los cuales constituyen los elementos necesarios para garantizar su correcta planificación, ejecución y control. Designar a los miembros de la Comisión Comunal de Contrataciones, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas, con el objeto de garantizar la legalidad e imparcialidad de los procedimientos de adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios. Suscribir las respectivas actas de inicio y terminación de la obra, que permitan llevar el control administrativo de la ejecución del Proyecto Comunitario, a los fines de poder detectar oportunamente cualquier modificación, retraso o desviación y así aplicar los correctivos necesarios. 2. Se insta a los voceros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, para que establezca medidas tendientes a cumplir con lo siguiente: Remitir a las empresas proveedoras de bienes y servicios la invitación a participar en los procedimientos de contratación por la modalidad de Consulta de Precios, detallando las especificaciones técnicas, descripción de los materiales y equipos requeridos, a los fines de asegurarse de que las situaciones establecidas en las ofertas, se correspondan a las exigencias requeridas para la ejecución de los Proyectos. Constatar que las facturas utilizadas como soportes del gasto, cumplan con los requisitos exigidos en la Normativa Tributaria vigente, a los fines de garantizar la legalidad de pagos efectuados. Presentar el Informe de gestión y la rendición de cuenta de los Proyectos ejecutados ante las instancias correspondientes, a los fines de demostrar que los recursos

9 otorgados se manejen con apego a los principios de legalidad, honestidad, ética y transparencia e informar sobre el destino dado a los mismos. Llevar los libros correspondientes (Libro de Proyecto y Libro de Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles) con un adecuado registro de las operaciones, con el objeto de certificar la veracidad, sinceridad y exactitud de las referidas operaciones.