Generación Orden de Compra Febrero 2014 Guía rápida Enkontrol V9

Transcripción

1 Generación Orden de Compra Febrero 2014 Guía rápida Enkontrol V9

2 Acceso al sistema Inicio de Sesión Para iniciar la sesión en el módulo debemos dar doble click en el acceso directo que corresponde al sistema de compras: Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos solicitará los datos principales para identificarnos y abrir las bases de datos.

3 Acceso al sistema Estos datos son: Empresa: El sistema es multicompañía, debemos introducir el número de la empresa a la que deseamos acceder, para que sea abierta la base de datos correspondiente. Usuario: Corresponde al número del usuario, el cual debió haber sido registrado previamente en el sistema. Password: Esta contraseña (password) es confidencial y personal. Al teclearlo incorrectamente 3 veces tendrá que acudir a la administración de Enkontrol, al teclearlo correctamente será desplegada la pantalla principal que contiene el menú del modulo.

4 Ruta del Menú: Compras\Procesos Diarios\Ordenes de compra

5 A. Selección del centro de costo. En automático asigna el siguiente folio de orden de compra del centro de costo, mismo que se indicara a los usuario, las nomenclaturas que utilizara de acuerdo a su área y proceso. En automático despliega la fecha de la orden de compra.

6 B. Captura Datos Generales de la Orden de Compra Se selecciona el centro de costo y el estatus, no debe estar en Presupuesto Terminado, para que permita capturar la Orden de Compra. Se captura todos los datos generales de la orden de compra, como el proveedor, comprador, solicita, autoriza, visto bueno, embarque, LAB, lugar de compra, libre a bordo, tipo de orden de compra, tipo de cambio, moneda, porcentajes de IVA, selecciona de catálogos previamente capturados. Proveedor: En este campo se anota el número del proveedor al cual se hará la compra..

7 Comprador: En este campo se registra el número que identifica al empleado autorizado para realizar compras, en el centro de costo indicado. Solicitó: En este campo se introduce el número que identifica al empleado que está solicitando los insumos. Autorizó: En este campo se introduce el número del empleado que autorizará la orden de compra. VoBo: se introduce el número del empleado que dará el visto bueno a la orden de compra. Embárquese: Menú descendente donde se selecciona la dirección a la que se desea sean enviados los insumos.

8 L.A.B.: Menú descendente donde se selecciona la forma de embarque de los insumos. Lugar de Compra: Menú descendente donde se selecciona el lugar donde se compran los insumos de la Orden de compra. Tipo O.C.: Menú descendente donde se selecciona el grado de urgencia que se tiene para la orden de compra en cuestión. Moneda: Menú descendente donde se selecciona el tipo de moneda que se utilizará en la operación de compra.

9 Tipo de Cambio: En este campo se actualiza la equivalencia en moneda nacional de la moneda a utilizar. I.V.A.: En este campo se anota el porcentaje de IVA que será aplicado al monto de la compra. Adicionalmente a lado derecho del campo de captura del I.V.A., aparece el monto calculado para el porcentaje definido. Por default aparecerá el 16%, puede ser editable por el usuario.

10 El número de la obra y estimación se generan en automático cuando la orden de compra viene del modulo de precios unitarios. Los importes de sub total, IVA, retenciones, total y total final se van calculando dependiendo de la captura de insumos y retenciones. Comentarios la captura es opcional. Empleado autorización, se despliega en automático cuando autorizan la requisición.

11 Si el insumo es del tipo no inventariables, deberá seleccionar la casilla de Auto Recepcionable y dar entrada al Almacén General (No Inventariables - Virtual)

12 C. Captura de Insumos

13 Una vez que se llenaron los datos generales de la Orden de compra se agregan los insumos con el botón agrega renglón. Donde agregaras el insumo, él area cuenta, la fecha de entrega, cantidad e importe. En cada insumo se puede agregar, una descripción, en el campo de Descripción de la Partida.

14 En el caso de los insumos de INDIRECTOS DE OBRA, ADMINISTRATIVOS, PROYECTOS Y COMERCIAL se tomara como unidad PESOS y se tendrá que indicar el importe monetario en CANTIDAD y PRECIO 1.00.

15 Para agregar las retenciones se usa el botón Mostrar Retenciones. Esto en el caso que exista alguna retención por honorarios, fletes etc. etc. Hace un cambio de ventana en la sección de los insumos para capturar las retenciones.

16 Se agregan las retenciones con el botón agregar renglon Se captura el numero de la retención, cantidad o porcentaje a retener. Con el mismo botón pero ahora dice Ocultar retenciones, hace un cambio de ventana en la selección de las retenciones y regresa a los insumos.

17 D. Graba Orden de Compra. Una vez que se capturaron los insumos se debe grabar la información dando clic en el botón grabar Al pie de la ventana muestra la información, del importe y la cantidad del insumo, en el centro de costo que se está capturando, como el presupuestado, comprado, traspasado, disponible, precio, presupuesto del insumo y proveedor sugerido.

18 Una vez que se grabo la orden de compra, se indica a la persona que dará la autorización, que lo realice, para que se pueda imprimir y se haga llegar al proveedor o al departamento de cuentas por pagar. Gracias