Registro:GMX1418/MO/CUAAIP/ Fecha de elaboración: 01/01/15 Actualización: 00/00/00 Núm. de Revisión: 00

Transcripción

1 Manual de Organización de Comunicación Municipal Enero

2 Municipal Manual de Organización de Comunicación Municipal C. ELIAS PAREDES GUTIÉRREZ C. DIEGO DANIEL GARCIA ANGELES C. LUCIA RAMIREZ GONZALEZ DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL GESTOR DE MEDIOS DIGITALES CONTROL Y GESTION DE INFORMACION C. LUIS FERNANDO ORTIZ GARCIA C. PABLO GONZALEZ ROJAS FOTOGRAFO OFICIAL VIDEOGRAFO OFICIAL 2

3 Índice Página I. Introducción 4 II. Marco Jurídico-Administrativo 5 III. Misión, Visión y Políticas de Calidad 6 IV. Estructura Orgánica 7 V. Organigrama General VI. Descripción de la 8 Organigrama de Puestos 9 Objetivo General 9 Descripción del puesto del Director de Comunicación 10 Especificaciones del Puesto 10 Descripción especifica de Funciones 10 VII. Descripción del puesto de Control y Gestión de Información 12 VIII. IX. Organigrama de Puestos 12 Objetivo General 12 Especificaciones del Puesto 13 Descripción especifica de Funciones 13 Descripción del puesto de la Unidad Técnica de Planeación y Administración de la Unidad Administrativa de Acceso a la Información Organigrama de Puestos 15 Objetivo General 15 Especificaciones del Puesto 16 Descripción especifica de Funciones 16 Descripción del puesto de Responsable Vinculación Interna y Externa de la Unidad Administrativa de Acceso a la Información Organigrama de Puestos Objetivo General Especificaciones del Puesto Descripción especifica de Funciones X. Descripción del puesto de XI. XII. Organigrama de Puestos Objetivo General Especificaciones del Puesto Descripción especifica de Funciones Directorio Conclusiones 15 3

4 I. INTRODUCCIÓN El objetivo fundamental de este documento es presentar una visión en conjunto de la estructura de la Dirección de Comunicación y precisar las funciones encomendadas a cada uno de los órganos que la integran, lo que permitirá evitar duplicidades o traslapes durante el desarrollo de las mismas, propiciando ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución de trabajos, así como el mejor aprovechamiento de los recursos con que cuenta el área. El manual de organización está dirigido a toda persona interesada en la información que contiene, pero específicamente a las y los integrantes del área, quienes podrán contar con el documento que les permita enterarse de su ubicación en la misma, así como de las funciones que deberán desempeñar dentro de ella y tiene como propósito presentar una visión de la para la ejecución de las políticas que le corresponda instrumentar. En él se precisan los antecedentes, los ordenamientos legales básicos que conforman su marco jurídico, las facultades que le confiere el reglamento interior vigente, los objetivos que pretende alcanzar, su estructura orgánica y las funciones inherentes a cada una de sus áreas, así como el personal asignado para desempeñarlas. El Manual de Organización de la deber revisarse anualmente con respecto a la fecha de autorización, o bien cada que exista una modificación a la estructura orgánica autorizada por la Presidencia Municipal o la Secretaria Particular del H. Ayuntamiento, con objeto de mantenerlo actualizado. 4

5 II. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO. Federal Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Diario Oficial de la Federación, 5 de febrero 1917 Ultima reforma del 17 de agosto de Estatal Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal Periódico Oficial del Estado de Puebla, 31 de enero de 2000 Última reforma del 09 de Febrero de Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla Periódico Oficial del Estado de Puebla, 29 de Junio de 1984 Última reforma del 5 de agosto Municipal Ley Orgánica Municipal Periódico Oficial del Estado de Puebla, 23 de Febrero 2001 Última reforma del 31 de diciembre del

6 III. MISIÓN, VISIÓN Y POLÍTICAS DE CALIDAD. MISIÓN Comunicar de manera eficaz, clara y oportuna a los habitantes de la ciudad las principales acciones del H. Ayuntamiento, con el fin de informar y generar una actitud de corresponsabilidad con las Autoridades y lograr opinión pública (respeto humano ética profesionalismo) VISIÓN Ser una dependencia generadora de una nueva cultura de comunicación social que promueva sus valores y principios, vinculando los intereses de la ciudadanía y construyendo una sociedad trascendente en pro del bien común. (innovación-tecnologías) POLÍTICAS DE CALIDAD 1. Integridad: Compromiso sincero y permanente de practicar una relación honesta y confiable. 2. Responsabilidad: Trabajar con excelencia los asuntos encomendados, velando por la efectividad personal y de equipo en el logro final de resultados. 3. Nueva actitud: En la práctica de un trabajo libre de errores y en el compromiso leal con el Ciudadano. 4. Comunicación Interna y Externa: Comunicamos todo de manera sincera, sencilla, precisa, oportuna y personalizada. (a las buenas relaciones laborales y de integración social con los demás medios de comunicación y ciudadanía) 6

7 IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA Nivel II Dirección de comunicación No. De plazas B C Dirección de comunicación 1 Director 1 Gestor de Medios Digitales 1 Control y Gestión de Información 1 Fotógrafo Oficial 1 Videógrafo Oficial 1 7

8 V. ORGANIGRAMA GENERAL Director Gestor de Medios Digitales Control y Gestión de Información Fotógrafo Oficial Videografo Oficial 8

9 VI. DESCRIPCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Organigrama de puestos Director Gestor de Medios Digitales Control y Gestión de Información Fotógrafo Oficial Videografo Oficial OBJETIVO GENERAL Abrir canales de información que contribuyan a reforzar y difundir las acciones del Gobierno Municipal, elevando en la población el sentido de corresponsabilidad que permita tejer y vertebrar las redes y estructuras sociales, para así lograr el progreso con honestidad y congruencia en beneficio de Los ciudadanos del municipio. 9

10 Descripción del puesto de Director de Comunicación Nombre del puesto: Nombre de la Dependencia: Área de Adscripción: A quien reporta: Director de Comunicación Presidencia Municipal, Secretaría General A quien supervisa: Gestor de Medios Digitales. Control y Gestión de Información. Fotógrafo Oficial Videografo Oficial Especificaciones del Puesto Escolaridad: Conocimientos: Habilidades: Licenciado en Ciencias de la Comunicación, Periodismo, Mercadotecnia, Ciencias Políticas, Derecho. Periodismo, medios de comunicación, manejo de equipo de cómputo, diseño, mercadotecnia, redacción, desarrollo organizacional, análisis político. Toma de decisiones, liderazgo, capacidad de análisis y síntesis, creatividad, facilidad de palabra, solución de problemas y manejo de conflictos. Descripción especifica de funciones Coordinar las funciones y actividades inherentes a la dirección de comunicación. 1. Conformar un sistema integral de comunicación social que difunda las actividades que lleve a cabo Presidente Municipal, las dependencias y entidades. 2. Instrumentar las acciones necesarias para informar a la población, a través de los medios de comunicación, sobre los servicios que las dependencias y entidades ofrecen a la comunidad. 10

11 3. Planear y diseñar las estrategias de comunicación social que construyan mensajes de las acciones del Ayuntamiento. 4. Establecer y ejecutar mecanismos tendientes a fomentar en la población valores culturales y sociales del municipio que fortalezcan las costumbres, raíces y tradiciones, a través de spots y programas televisivos y radiofónicos. 5. Diseñar campañas masivas de comunicación con los objetivos, metas y acciones que realizan cada una de las dependencias y entidades que conforman el Ayuntamiento. 8. Informar permanentemente al Presidente, dependencias y entidades sobre la presencia del Ayuntamiento en los medios de comunicación. 10. Dirigir las estrategias de difusión a través de procesos y canales de comunicación alternativos para dar a conocer las acciones y servicios del Ayuntamiento a la comunidad. 11. Asesorar a las dependencias en la elaboración de mensajes y estrategias de comunicación social. 12. Promover las relaciones públicas con directivos de medios de comunicación, para incentivar la colaboración de éstos en la difusión de las acciones públicas del Ayuntamiento. 13. Negociar convenios con los medios de comunicación para la difusión de las campañas publicitarias. 17. Desempeñar las comisiones que le confiera el Presidente Municipal, informándole oportunamente sobre el desarrollo de las mismas. 19. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia y las que le asigne el Presidente Municipal o las Secretarias y Cabildo. 11

12 VII. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE GESTION Y CONTROL DE INFORMACIÓN Organigrama de Puestos Director Control y Gestión de Información Fotógrafo Oficial Videografo Oficial Gestor de Medios Digitales Objetivo general Recaudar y mantener ordenadamente la información específica y veraz que ingresa y sale del departamento, así como hacer que la información se traduzcan en mensajes dirigidos a los ciudadanos. 12

13 Descripción del puesto Nombre del puesto: Nombre de la Dependencia: Área de Adscripción: A quien reporta: Gestión y Control de Información Director de Comunicación A quien supervisa: Especificaciones del Puesto Escolaridad: Licenciatura en Ciencias de la Comunicación, Periodismo, Ciencias Políticas, Mercadotecnia, Derecho. Conocimientos: Redacción periodística, computación, capacidad de análisis. Habilidades: Liderazgo, facilidad de palabra, relaciones interpersonales, creatividad, iniciativa, solución de problemas, facilidad de captura de datos. Descripción especifica de funciones 1.- Elaborar la síntesis informativa impresa reuniendo información de los diferentes periódicos de la región, esto con el objetivo de mantener informado al Presidente y las secretarías municipales. 2.- Elaborar la síntesis radiofónica extrayendo la información más importante así como las denuncias ciudadanas de los principales programas noticiosos del municipio para hacer de su conocimiento al Presidente y las secretarías municipales. 13

14 3.- Coadyuvar con el Director en la proyección de acciones y programas del Ayuntamiento así como el tratado de la información para su difusión. 4.- Convocar la cobertura mediática de giras de trabajo, eventos o actividades del Presidente Municipal y titulares de las Dependencias y Entidades. 5.- Desempeñar las funciones y comisiones que le encargue el Director e informarle el desarrollo y cumplimiento de las mismas. 6.- Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia y las que le asigne el Director. 7.- Elaborar los Boletines y Comunicados de las distintas actividades y eventos de la administración, para su posterior difusión en los medios locales y regionales. 8.- Agendar y organizar la cobertura de eventos solicitados por las Dependencias o Entidades del Ayuntamiento. 9. Realizar el registro y reporte de las actividades semanales realizadas por todos los integrantes del área, informando al Director a través de un archivo impreso y digital. 14

15 VIII. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE FOTÓGRAFO OFICIAL Organigrama de Puestos Director Control y Gestión de Información Fotógrafo Oficial Videografo Oficial Gestor de Medios Digitales Objetivo General Capturar imágenes, editar y transferir el material que resulte de la operación de las cámaras fotográficas en las sesiones y los eventos institucionales del H. Ayuntamiento de Xicotepec. 15

16 Descripción del puesto Nombre del puesto: Nombre de la Dependencia: Área de Adscripción: A quien reporta: Fotógrafo Oficial Director de Comunicación, Diseño e Imagen Institucional A quien supervisa: Especificaciones del Puesto Escolaridad: Conocimientos: Habilidades: Licenciatura en Ciencias de la Comunicación, Certificado en fotografía o curso equivalente. Operación de equipo fotográfico, de cómputo y medios electrónicos, conocimientos en técnicas fotográficas. Creatividad, responsabilidad, iniciativa, solución de problemas. Descripción especifica de funciones 1.- Operar adecuadamente el equipo requerido para la cobertura fotográfica de las actividades o eventos institucionales. 2.- Realizar la edición y reproducción del material fotográfico, mediante uso de software y demás herramientas informáticas, de acuerdo a las indicaciones del Director. 3. Clasificar y registrar el material fotográfico para la integración del archivo digital, a fin de conservar adecuadamente la memoria fotográfica de la Institución, conforme a los procedimientos establecidos. 4. Participar en la preparación, diseño y montaje de material fotográfico para exposiciones y eventos institucionales, orientados a promover y difundir actividades del Ayuntamiento. 5. Proporcionar y enviar a través de correo electrónico o algún otro medio, el material fotográfico actual o de archivo a las diferentes áreas que así lo soliciten, siempre que se utilice para uso institucional o para comprobación de actividades. 16

17 6. Verificar el buen estado del equipo, accesorios y material de trabajo, reportando las necesidades de mantenimiento, reparación y suministro, para conocimiento del Director. 7.- Desempeñar las funciones y comisiones que le encargue el Director e informarle el desarrollo y cumplimiento de las mismas. 8.- Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia y las que le asigne el Director. IX. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE VIDEÓGRAFO OFICIAL. Organigrama de Puestos Director Control y Gestión de Información Fotógrafo Oficial Videógrafo Oficial Gestor de Medios Digitales Objetivo general Capturar video, editar, archivar y distribuir el material que resulte de la operación de las cámaras de video en las sesiones y los eventos institucionales, a los diferentes medios televisivos del municipio y la región. 17

18 Descripción del puesto Nombre del puesto: Nombre de la Dependencia: Área de Adscripción: A quien reporta: Videógrafo Oficial Director de Comunicación A quien supervisa: Especificaciones del Puesto Escolaridad: Conocimientos: Habilidades: Licenciatura en Ciencias de la Comunicación, Certificado de camarógrafo o curso similar. Operación de cámaras de video y equipo de cómputo, encuadre y toma de video. Seguir instrucciones, tomar decisiones oportunas, detectar fallas técnicas de imagen, creatividad. Descripción especifica de funciones 1. Instalar y operar las cámaras fílmicas y utilizar los accesorios requeridos para una óptima cobertura los eventos del Ayuntamiento. 2. Grabar, copiar, transferir y editar el material audiovisual, operando los sistemas informáticos disponibles. 3. Distribuir los archivos de video a los diferentes medios televisivos de la región. 4. Verificar el funcionamiento del equipo electrónico, accesorios y materiales, reportando las necesidades de mantenimiento, reparación y suministro para conocimiento del Director. 6. Registrar el material videograbado en sus diferentes formatos para el adecuado manejo del archivo audiovisual en la Asamblea. 7. Clasificar e integrar el material audiovisual seleccionado para la integración del archivo historico. 18

19 7.- Producir spots para la difusión de actividades o eventos realizados por el H. Ayuntamiento. 8.- Desempeñar las funciones y comisiones que le encargue el Director e informarle el desarrollo y cumplimiento de las mismas. 9.- Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia y las que le asigne el Director. X. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE GESTOR DE MEDIOS DIGITALES Organigrama de Puestos Director Control y Gestión de Información Fotógrafo Oficial Videógrafo Oficial Gestor de Medios Digitales Objetivo General Implementar, actualizar y administrar canales digitales de difusión para contenido interno y externo a través de estrategias que garanticen la correcta segmentación y alcance de los mensajes, cuidando cada detalle en la elaboración de los contenidos publicados para generar el impacto requerido. 19

20 Descripción del puesto Nombre del puesto: Nombre de la Dependencia: Área de Adscripción: A quien reporta: Gestor de Medios Digitales Director de Comunicación A quien supervisa: Especificaciones del Puesto Escolaridad: Conocimientos: Habilidades: Licenciatura en Ciencias de la Comunicación, Mercadólogo con especialidad en Community Manager, Licenciatura en Informática con especialidad en Desarrollo Web. Diseño y programación de páginas y herramientas web (Blogs, foros, workgroups, CMS, etc.), programación y desarrollo de sistemas web, producción multimedia. Desarrollar e implantar sistemas de información y procesos de soporte para la toma de decisiones con un aprovechamiento eficiente de los Recursos digitales y virtuales. Descripción especifica de funciones 1. Garantizar la operación continua de los sistemas y recursos informáticos para la operación de la Coordinación. 2. Apoyar al Director de Comunicación Interna, Contenidos Digitales y Difusión, en la actualización de la página electrónica del Ayuntamiento y coadyuvar en la actualización del sitio de prensa de la Dirección de Prensa e Información. 4. Elaborar y actualizar los programas necesarios en materia de informática para la Dirección, vigilando su aplicación. 5. Apoyar al director, y todo el personal del área en aspectos de cómputo y comunicaciones. 20

21 6. Elaborar y supervisar los contenidos de programas, acciones y servicios en cuanto a corrección de estilo y su inserción en la página de Internet del Ayuntamiento. 7. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia y las que le asigne el Director. 8. Desarrollar estrategias de difusión del trabajo realizado por el Presidente municipal y el Ayuntamiento, a través de los medios digitales. 9. Realizar una síntesis diaria de las noticias publicadas en internet y las diferentes redes sociales referentes a temas de actividades del Ayuntamiento, para dar a conocer estas al Presidente Municipal y los Secretarios. XI. DIRECTORIO Unidad Administrativa Titular Correo electrónico Teléfono DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL ELÍAS PAREDES GUTIÉRREZ Comsocialxicotepec@hotmail.com 21