MANEJO DEL PROGRAMA SOFTWARE. Manual del Programa. Uso de las funciones del Programa

Transcripción

1 MANEJO DEL PROGRAMA SOFTWARE Manual del Programa Uso de las funciones del Programa

2 Índice Introducción 2 Módulo 1 Ingreso al Sistema 3 Módulo 2 Productos y Servicios 4 Ingreso de Proveedores 5 Ingresar Cantidades Iniciales y Compras de Mercancia 6 Módulo 3 Apertura de Jornada 8 Ingreso Vendedores 8 Ingreso Clientes 9 Realizar Facturas 10 Devolución Facturas 12 Módulo 4 Consultar Ficha Técnico del Cliente 13 Informe Cuadre de Caja 14 Reportes 16 Informe de Inventario 16 Módulo 5 Actividades 17 APOYA: 1

3 Introducción BIOESTERI Es una herramienta informática que le permitirá organizar y tener control de toda la información de las áreas de su compañía, de una forma ágil, segura, conﬁable y en tiempo real. Ademas de esto, BIOSTERI le permitirá mejorar la relación con sus clientes,distribuidores y fuerza de ventas mediante herramientas de comercio electrónico vía internet. BIOESTERI se adapta a la medida de su negocio logrando un total cubrimiento de sus necesidades actuales futuras gracias al concepto de Sistema Abierto el cual le brindará la posibilidad de hacer cambios al sistema para adaptarlo a su gusto y/o necesidad. Todo esto es posible gracias a la tecnología de punta con la que está construida la solución. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Número de Terminales Conectadas componente cantidad 1 Hasta 5 Hasta 10 servidor Servidor con 1 procesador a GHz Servidor con 2 procesador a GHz Sistema operativo servidor(es) Windows XP Professional 1 Windows 2000/2003 Server o 1 superior Sistema operativo terminales para Windows XP o superior 1 1 Unidad de grabación de CD - 1 DVD 1 2 GB RAM 1 Teclado 1 Mouse 1 resolución 1 Unidades de alamcenamiento Disco duro (40 GB) Base de Datos SQL Server Express Memoria RAM Monitor SVGA 2

4 Ingresar al Sistema Mo dulo l A. ingresamos con doble clic directamente en el icono que esta en el escritorio. B. 01 admin Inicio de sesión ingresamos el código de la empresa, por defecto es 01". Luego nos aparecerá el nombre del establecimiento, ingresamos la Clave de Acceso que por defecto es admin", ingresamos la fecha del día de trabajo. 3

5 Productos y Servicios Mo dulo 2 - Como ingresar productos o modificar servicios en el kárdex a. Para modificar o crear servicios o productos en el kárdex de inventario ingresamos a: TablasMaestras/kardexdeinventario. b. - + Abrir tabla de consultas - % para mostrar todos los datos.. En la ventana de kárdex de inventario podemos modificar información predeterminada cambiar precios o los nombres de los códigos con el ícono. Para ingresar nuevo registro utilizamos el icono y llenamos los campos Departamento, Grupo, Subgrupo, Concepto contable y al terminar para guardar en. - Ingresar productos y cantidades al inventario. a. Entrada de mercancía Compra de mercancía Para ingresar las cantidades de los productos al inventario lo podemos hacer como entrada de mercancía o compra de mercancía. 4

6 Proveedores Mo dulo 2 B. En la ventana de entradas de mercancía damos clic en nuevo luego, ingresamos la identiﬁcación del proveedor, acá el sistema nos permite crear la información del proveedor o inventario inicial. C. Escribimos los datos personales del proveedor, en este ejemplo estamos iniciando el inventario inicial, en la pestaña de clasiﬁcaciones también ingresamos sucursal 0" y luego en guardar. 5

7 Kardex de Inventario Mo dulo 6 d. En el campo de sucursal ponemos la que viene por defecto del sistema 0" y en el campo de referencia ingresamos el código del producto, nos va aparecer si deseamos crearlo, le damos clic en si. e. - + Abrir tabla de consultas - % para mostrar todos los datos. En la ventana de kárdex de inventario, nombramos el producto, seleccionamos el tipo que es producto, y llenamos los campos de Departamento, grupo, subgrupo, concepto contable y precio base de venta. 6

8 Cantidades Iniciales Mo dulo 2 f. En lote ingresamos por defecto 01" luego la cantidad y por último el valor unitario y para guardar le damos clic en. de ingresar el Inventario inicial es por: g. Otra forma OtrosDocumentos/ProcesosEspecialesdelInventario/EntradasEspeciales. Y luego repetir los pasos 4" y 6". En esta entrada no es necesario tener un PROVEEDOR y el lote por defecto sigue siendo el numero 02". Con esta entrada haremos el Inventario Inicial del Negocio. 7

9 Ingresar al POS Mo dulo 3 - Apertura de Jornada. Abrimos jornada en: Puntodeventa/AbrirJornada. Ingresamos código de vendedor que trae por defecto el sistema que es 01" y el valor de la base de devolución, y que guardamos con el ícono. Ingresamos al ícono que se encuentra en la barra de tareas de caja registradora o con la tecla F2". - Registrar un Vendedor: a. 1. En el campo de vendedor Ingresamos el código del vendedor teniendo en cuenta que ya el programa trae por defecto el 01", ingresamos un código diferente y el sistema nos permitirá la opción de crear uno nuevo y le damos clic en Si. 8

10 Clientes Mo dulo 3 b.. En la hoja de vida de vendedores ingresamos todos los datos personales y la comisión por venta por cada vendedor del servicio y luego para guardar cambios le damos clic en. - Registrar un cliente: a. En el campo de cliente ingresamos la cédula de la persona, el sistema nos permitirá crearlo directamente y le damos clic en Si para que nos lleve a la hoja de vida nueva del cliente. b. Ya en la hoja de vida de cliente llenamos la información requerida teniendo en cuenta que solo es obligatoria la identiﬁcación, el nombre o razón social, vendedor y sucursal. 9

11 Facturación Mo dulo 4 c. La sucursal predeterminadamente siempre sera 0" la podemos modificar en la pestaña de clasificación y ficha técnica. Guardamos cambios dando clic en. - Como realizar una Factura: a. Después de ya tener nuestros clientes y vendedores podemos pasar a llenar el campo de referencia donde ingresaremos el código del servicio o del producto a facturar. Para consultar el código del servicio en caso de no recordarlo digitamos la tecla + que nos abrirá a la tabla de consultas allí podemos digitar el nombre o la tecla % para que nos muestre todos los datos de la tabla y terminamos dando clic en aceptar. 10

12 Facturación Mo dulo 3 la casilla de cantidad o valor Unit. podemos modiﬁcarla con la tecla F9" y le damos b. En en aceptar. También para retirar un registro lo podemos hacer con la tecla F8". c. Para guardar cambio de factura con las teclas CTROL+G y nos lleva a la forma de pago allí ingresamos con cuánto cancela el cliente le damos ENTER y aparecerá el valor a devolver y luego enter para guardar factura. NOTA: Para cancelar transacciones CTRL+C Para terminar y salir del módulo CTRL+T. 11

13 Devolución de Facturas Mo dulo 6 - Devolución de facturas. a. clic En la barra de tareas encontramos el ícono de acceso rápido de devoluciones en ventas. b. c. En la barra de tareas buscamos la factura y con el ícono de eliminar registro le damos clic y aceptamos 12

14 Ficha Tecnica de Clientes Mo dulo 4 - Modificar información de clientes y añadir una ficha técnica. a. Para modificar en la hoja de vida de cada cliente ingresamos a: TablasMaestras/terceros/clientes. b. En la ventana de hoja de vida damos clic en modificar luego en la pestaña de clasificación y ficha técnica le damos clic en nueva ficha. c. En la primera pestaña los campos de Embarazo, prueba de sensibilidad y diabético son obligatorios; en la pestaña de observaciones pondremos las recomendaciones especiales para cada persona, y en la pestaña de fotos podemos llevar un registro fotográfico del servicio prestado. Para finalizar le damos en guardar y luego en cerrar ventana de hoja de vida de clientes. 13

15 Informes Mo dulo 4 - Crear Informes y cuadres de caja diario. a. Barra de tareas/informes/menuinformes b. Seleccionamos informes de módulo de facturación/facturas y escogemos si imprimirlo c. generar en pantalla, o generar un cuadro de exel. Seleccionamos el período del cual quiero realizar el informe y aceptamos. 14

16 Informes Mo dulo 4 d. En las condiciones para realizar el informe aceptamos las que vienen por defecto. 15

17 Formatos de Informes Formato de Informes Generales Factura 16 Mo dulo 6

18 Actividades Hola mi nombre es TOM y te ayudaré a repasar lo aprendido en esta cartilla, para que puedas sacar el mayor provecho de BIOESTERI. Orden y Disciplina. Quiero recordar los pasos para iniciar la Administración de mi negocio, para eso necesito de tu ayuda. Empecemos: Encierra en un círculo la respuesta correcta Cuáles Empresa que Apoyan éste proyecto: a. ESTERICLEAN b. IMPULSA/MIPYME c. MIN. TIC d. Todas las Anteriores Cual de los siguientes íconos corresponde al del programa BIOESTERI que aparece en el escritorio de nuestra pantalla? a. c. b. d. Cuáles de éstas funciones puedo utilizar con BIOSTERI para llevar un control de mi negocio? a. INVENTARIO b. FACTURACIÓN c. BASE DE DATOS CLIENTES d. TODAS LAS ANTERIORES Con cual de los siguientes íconos puedo ingresar al Módulo de Facturación POS a. b. c. 17 d.

19 Actividades Ayudame a encontrar la función de cada comando uniendo con unas lineas respectivamente. + Ctrl+C F8 Ctrl+T Ctrl+G F9 % F Abrir módulo POS Cancelar Transacción Abrir Tabla de Búsqueda Modificar Cant. o Valor Mostrar todos los datos Cerrar Módulo POS Guardar Factura Retirar Registro Cuál es el orden correcto para ingresar a modificar la ficha técnica de un cliente directamente en la base de datos. a. PuntodeVenta / TablasmaEstras / Clientes. b. Informes / TablasPropias / Clientes. c. TablasMaestras / Terceros / Clientes. d. Ninguna de las anteriores Cuál es el orden correcto para ingresar a modificar un Producto o Servicio directamente en la base de datos. a. PuntodeVenta / TablasmaEstras / KardexdeInventario. b. Informes / TablasPropias / KardexdeInventario. c. TablasMaestras / Terceros / KardexdeInventario. d. TablasMaestras / KardexdeInventario. Cuál es el orden correcto para ingresar a modificar la Hoja de vida de un Vendedor (estilista, barbero, cosmetóloga) directamente en la base de datos. a. TablasMaestras / Terceros / Vendedores. b. Informes / TablasPropias / Vendedores. c. PuntodeVenta / TablasmaEstras / Vendedores. d. Informes / Vendedores. 18

20 Actividades FALSO O VERDADERO BIOESTERI me permite llevar un control de mi inventario registrando entradas,salidas y ventas de mis productos. Con BIOESTERI puedo crear informes de cuadre de Caja Diario de todos los movimientos del día. Para que BIOESTERI funcione necesito tener conexión a Internet. El programa BIOESTERI no tiene ningún costo y ha sido ﬁnanciado en su totalidad por las empresas patrocinadoras. BIOESTERI NO me permite liquidar comisiones a cada vendedor registrado. Con BIOESTERI puedo crear un informe de Ventas realizadas en el Mes. 19

21 Actividades Con números ordena los pasos necesarios para realizar las siguientes actividades dentro del programa. Para crear un informe donde me muestre como liquidar las comisiones a los Vendedores debo dirigirme a: Menú de Informes. Facturas. Relación de Ventas por vendedor. Informes del Módulo de Facturación. Informes Para modificar o ingresar valores a la ficha tecnica de un cliente debo empezar por: Clientes Selecciono el cliente Tablas Maestras Clasificación y ficha técnica Terceros Nueva ficha técnica Para modificar la información y el porcentaje de comisión a cada vendedor ingresamos por: Vendedores Icono de Modificar Tablas Maestras Terceros Para Salir de BIOESTERI me dirijo a: Terminar Sesión General Si 20

22 FTIC Fortalecimiento y mejoramiento de la competitividad y conectividad de la cadena de distribución de las Mipymes que se encuentren en el sector de la BELLEZA Y LA ESTÉTICA