POLÍTICAS Y CRITERIOS PARA EL INVENTARIO DE BIENES A PARTIR DE 2008

Transcripción

1 POLÍTICAS Y CRITERIOS PARA EL INVENTARIO DE BIENES A PARTIR DE 2008 C O N T E N I D O PÁGINA INTRODUCCIÓN 1 POLÍTICAS GENERALES 2 CLASIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN 2 INVENTARIO DE BIENES 2 BIENES NO EXHIBIDOS 4 BIENES ROBADOS O EXTRAVIADOS 5 POLÍTICAS ESPECÍFICAS 6 MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 6 BIENES INCORPORADOS A INMUEBLES 7 ACCESORIOS DE EQUIPOS EN GENERAL 7 POLÍTICAS INTERNAS 8 PARTICULARIDADES 8 ACTUALIZACIÓN DE VALORES 9

2 POLÍTICAS Y CRITERIOS PARA EL INVENTARIO DE BIENES A PARTIR DE 2008 INTRODUCCIÓN El Patrimonio Universitario es el conjunto de valores, bienes materiales y recursos financieros que representan el medio, el punto de apoyo y la plataforma sobre la que transitan todas las operaciones que coadyuvan a la realización de las actividades sustantivas y adjetivas de nuestra Universidad, por ello se requiere de una especial atención y una eficiente administración y control para su óptimo aprovechamiento. En el artículo 8 de la Ley de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, se enumeran los diversos bienes y valores que constituyen el patrimonio universitario y, por lo que se puede apreciar se trata de un concepto muy amplio, que no solo se limita a los bienes muebles e inmuebles, sino que incluye, además recursos financieros productos derechos y aprovechamientos. Desde el punto de vista contable, el Patrimonio se ve reflejado en los estados financieros en 3 grandes rubros; Activo Circulante, Activo Fijo y Activo Diferido. Según en el Boletín C-6 de las Normas de Información Financiera, el Activo Fijo es el conjunto de bienes tangibles que tienen por objeto el uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad y la prestación de servicios, a la entidad, a su clientela o al público en general. La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de operaciones en la entidad. 1

3 POLÍTICAS GENERALES CLASIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN 1. En la Universidad el Activo Fijo está clasificado en cuentas de activo fijo o tipo de bienes, conforme al Catálogo de cuentas establecido por la Dirección General de Contabilidad General. 2. Se considerarán bienes de activo fijo sujetos a inventariarse todos aquellos cuyo costo de adquisición con IVA incluido, sea igual o mayor a $ 1, INVENTARIO DE BIENES 3. En cumplimiento con lo establecido en la fracción XIV, la Tesorería General a través del Departamento de Patrimonio Universitario dará de alta en el Inventario general de bienes de la Universidad, los que se registren por la Dirección de Contabilidad General bajo el rubro de Activo Fijo, en virtud de que todos son sujetos de inventario. 4. Cuando un bien sea sujeto de inventario, el Departamento de Patrimonio Universitario lo dará de alta aplicando los procedimientos establecidos y realizando en términos generales lo siguiente: a. Se registra en el sistema banner asignándole un número de inventario, b. Se verifica físicamente la existencia del bien para recopilar los datos necesarios que permitan identificarlo plenamente. c. Se le coloca una etiqueta de identificación. d. Se incluye en el Resguardo de Bienes de Nueva Adquisición bajo la custodia de un Usuario Directo. 2

4 5. Con base en el articulo 70 de la Administración de Bienes que integran el Patrimonio de BUAP, que establece En caso de renuncia, cambio de adscripción, despido o jubilación de algún trabajador universitario, es obligación de los titulares de las dependencias y de los encargados del control y administración de los activos fijos, solicitar la entrega de los bienes que dichas personas tenían asignados ; deberán llenar el formato denominado Constancia de Entrega de Bienes disponible en la pagina web del Departamento de Patrimonio Universitario, enviarlo a la Oficina del Abogado General y al Departamento de Patrimonio Universitario, informando el resultado de la entrega y reasignación. 6. Existen bienes de Activo Fijo que por su tamaño, uso y ubicación, no es posible colocarles la etiqueta de identificación, sin embargo, serán registrados y resguardados; entre otros se mencionan los siguientes: a. Candiles. b. Antenas. c. Bombas sumergibles. d. Proyectores instalados en techo elevado a más de 3 metros. e. Equipos de aire acondicionado elevados a más de 3 metros. f. Extintores. g. Libros. 7. Para facilitar la realización del alta de bienes en el inventario, es importante que todas las dependencias universitarias soliciten a los proveedores que en las facturas que expidan a la Institución por la adquisición de equipo en general, indiquen con claridad las características (marca, modelo, serie, precio unitario, entre otras) de cada bien adquirido, en el caso específico de computadoras de escritorio, deberán separar el precio de cada componente (C.P.U. y Monitor) y 3

5 por la adquisición de mobiliario, desglosar el precio unitario de cada artículo, así mismo, especificar cuando se trate de servicios o renta de equipo. 8. Tratándose de adquisiciones de bienes a crédito, es importante solicitar al proveedor que especifique el costo total del bien adquirido y el número de pagos a efectuar, ya sea en el primer recibo o factura que expida o mediante una carta anexa. BIENES NO EXHIBIDOS 9. Durante el proceso de alta de bienes en el inventario que se realiza en el Departamento de Patrimonio Universitario, es obligatorio que las dependencias respectivas exhiban los bienes sujetos a inventario, en caso contrario, se generará una Relación de Bienes No Exhibidos de Nueva Adquisición P7.1,1I., dicha relación será enviada por oficio a la dependencia solicitando la colaboración para la exhibición física de los bienes respectivos, o en su caso, la aclaración correspondiente en un determinado plazo; en caso de no obtener respuesta alguna, se enviará a la Contraloría General un reporte mensual que incluye a todas las dependencias con esta situación, para conocimiento y seguimiento. 10. La Contraloría General requerirá mediante oficio a las Dependencias involucradas, la exhibición de los bienes de activo fijo o la aclaración correspondiente, y de ser necesario realizará un segundo requerimiento antes de que dicho asunto lo turne a la Oficina de la Abogada General para lo conducente, allegándose de la documentación soporte que lo avale. 11. Cada vez que en las dependencias se reciban bienes del Departamento de Adquisiciones Proveeduría e Inventarios, de los proveedores o de cualquier otra 4

6 instancia, los Responsables de la Administración y Control de los bienes, antes de firmar y sellar de recibido deberán verificar con mucho cuidado y atención que la cantidad de bienes y sus características correspondan con los consignados en el documento de entrega. BIENES ROBADOS O EXTRAVIADOS 12. En el artículo 58 del Reglamento de la Administración de los Bienes que integran el Patrimonio de la Universidad, se señala que En el caso de pérdida o robo de algún activo fijo, el usuario del mismo deberá informar inmediatamente al titular de la dependencia de adscripción, y este a su vez notificará a la Oficina del Abogado General y al Departamento de Patrimonio Universitario, de no hacerlo, el usuario será responsable de la reposición del mismo. 13. Los reportes de robo o extravío enviados por los titulares serán corroborados por la Oficina de la Abogada General mediante investigación Administrativa, para determinar si los hechos sucedieron bajo circunstancias adversas o si estos fueron generados por descuido o negligencia del responsable o usuario directo. 14. Cuando los bienes sean extraviados dentro o fuera de las instalaciones universitarias por descuido o negligencia del responsable o usuario directo, corresponderá a éste la recuperación económica parcial o total del mismo. 15. Independientemente de la clasificación, fechas y valores con que estén registrados los bienes en el Departamento de Patrimonio Universitario, estos datos serán ratificados o rectificados conjuntamente con personal de la Oficina de la Abogada General. 5

7 POLÍTICAS ESPECÍFICAS MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: 16. Todo el acervo bibliográfico destinado para cualquiera de las bibliotecas de la Universidad será sujeto de inventario, independientemente de su monto y del recurso con el que se adquiera. En este apartado también se considerará el acervo bibliográfico adquirido con recursos PROMEP y CONACYT. 17. El acervo bibliográfico destinado para oficinas administrativas adquirido con recurso estatal, fondo fijo o ingresos propios, será sujeto de inventario siempre y cuando el costo de adquisición de cada libro, colección o enciclopedia sea igual o mayor a $ 1, A D E U D U M Se adecuan los puntos 16 y 17 de estas políticas quedando en un solo punto de la siguiente manera: EL ACERVO BIBLIOGRÁFICO SERA SUJETO DE INVENTARIO SIEMPRE Y CUANDO EL COSTO DE ADQUISICIÓN DE CADA LIBRO, COLECCIÓN O ENCICLOPEDIA SEA IGUAL O MAYOR A $ ; EXCEPTO LIBROS ADQUIRIDOS CON RECURSOS PIFI. Vigente a partir del 4 de mayo de 2010, referente al oficio no. CGDCAC-355/2009 de la Contraloría General. 6

8 BIENES INCORPORADOS A INMUEBLES: Los bienes que son adquiridos para adicionarse e incorporarse a un bien inmueble se considerarán activos fijos sujetos a inventariarse, y se mencionan entre otros los siguientes: a) Candiles b) Equipos de aire acondicionado c) Bases para proyectores y para TV d) Tanques estacionarios de gas e) Muebles adquiridos o diseñados a la medida de espacios disponibles en un inmueble, empotrados a piso, muro y/o techo. ACCESORIOS DE EQUIPOS EN GENERAL: 18. Los accesorios que se adquieran para equipos que se encuentran funcionando normalmente, se considerarán activos fijos siempre y cuando no sean refacciones o componentes sustituibles que originalmente forman parte del equipo y que son necesarios para conservar su buen funcionamiento, y se registrarán dentro del rubro correspondiente (equipo de cómputo, de laboratorio, médico, audiovisual, de comunicación y de transporte), con la referencia del bien específico en el que se instalen o adicionen. No se consideran dentro de esta descripción, las refacciones o componentes sustituibles que originalmente forman parte del equipo para su funcionamiento normal. 19. Las licencias de software, deberán ser adquiridas legalmente y no serán consideradas activo fijo, solamente estarán bajo el control y responsabilidad de los titulares de cada dependencia. 7

9 20. Independientemente de lo establecido en el presente documento, los titulares de las dependencias tendrán la opción de solicitar el apoyo del Departamento de Patrimonio Universitario para inventariar y generar resguardos por algunos bienes, que aun cuando no tengan las características de ser activo fijo, a juicio de los titulares consideren necesario controlarlos internamente, sin que esto implique la inclusión de bienes consumibles y desechables, por lo que su control se llevará por separado de los registros de activo fijo. 8