INSTRUCTIVO DE MANEJO DE ACTIVOS FIJOS CÓDIGO: S-I-08

Transcripción

1 DE CÓDIGO: S-I-08 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

2 PÁGINA 2 DE 5 1. OBJETIVO Establecer las pautas para la adquisición, mantenimiento y control de activos fijos en Servicer Ltda. 2. ALCANCE Comienza con Adquisición de Activo Fijo y termina con Reporte de anomalías y/o novedades. 3. RESPONSABLE Asistente Administrativo y Contable 4. RECURSOS Computador, papelería, humano. 5. VOCABULARIO ACTIVO FIJO: Son bienes de propiedad de la empresa dedicados para su utilización, adquiridos por un considerable tiempo y sin el propósito de venderlos. Estos bienes son duraderos, sin embargo, presentan desgaste por el tiempo de uso y la obsolescencia. INVENTARIO: Consiste en establecer físicamente y de una forma detallada los bienes que a una fecha existen en la empresa. 6. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE Adquisición de Activo Fijo: La adquisición de los activos se realiza por medio del PROCEDIMIENTO DE COMPRAS S-P El Responsable de Gestión de Compras y Pagos, Solicitante Responsable de Gestión de quien es encargado de las compras, debe informar Compras y Pagos a Asistente Administrativo y Contable,cuando se adquiere un activo fijo, con el fin de controlar su uso.

3 PÁGINA 3 DE 5 Asignación: Por cada activo comprado se asigna un código de activo fijo para su identificación, haciendo entrega de este por medio del ACTA DE ENTREGA S-F-54, a una persona responsable de cuidar y de reportar cualquier novedad que presente el activo de manera oportuna a Asistente Administrativo y Contable Si el activo fijo ya ha estado en uso y se encuentra disponible para traslado de una oficina a otra, se debe informar al Asistente Administrativo y Contable, así mismo este se debe reportar por medio del formato de MOVIMIENTO DE ACTIVO FIJO S-F-58. Cualquier anomalía encontrada al activo cuando se realiza inventario es asignada al responsable del activo sí este no reportó la misma. Mantenimiento: Anualmente se realiza la programación del mantenimiento preventivo de los activos, diligenciando el formato de PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO S-F-53 y por cada intervención que se le realiza al activo, de naturaleza preventiva o correctiva, cuando este es un computador (Monitor, mouse, impresoras, validadoras, parlante, teclado, lector óptico, escáner, etc.) Se reporta en la Hoja de Vida PC, en los demás casos se solicita al proveedor del mantenimiento reporte de lo realizado al activo y se archiva. Control: Semestralmente, se diligencia el formato de TOMA FÍSICA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS S-F-55, con el fin de verificar que todos los activos se encuentren en el lugar y estén siendo utilizados por la persona asignada, además, se reportan las necesidades de mantenimiento correctivo y se le informa al encargado de Soporte Asistente Administrativo y contable Asistente Administrativo y contable. Responsable del punto de pago/oficina Asistente Administrativo y Contable o a quien éste delegue

4 PÁGINA 4 DE 5 5 Técnico, quien realizará la requisición de compras y esta es enviada al Responsable de Gestión de Compras y Pagos para dar trámite al mantenimiento. Reporte de anomalías y/o novedades: Se consideran anomalías y/o novedades: - falta de un activo fijo. - deterioro o daño de un activo no reportado. - cambio de lugar de activo sin previo aviso a Asistente Administrativo y Contable. Quien actualiza o diligencia el listado de activos fijos Generando una sanción para el responsable del activo fijo que es asignada por Jefe Administrativo y de Recursos (previa investigación). 7. FORMATOS RELACIONADOS Manejo De Activos Fijos S-I-08 Plan De Mantenimiento Preventivo S-F-33 Acta De Entrega De Activos Fijos S-F-54 Toma Física De Inventario De Activos Fijos S-F-55 Hoja De Vida Pc S-F-57 Movimiento De Activos Fijos S-F-58 Dar De Baja Activos Fijos S-F CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN 00 21/10/2010 CAMBIO REALIZADO Se actualizó el responsable del instructivo por Asistente Administrativo y Contable. Cambio de nombre y código de los formatos a utilizar para evidenciar las actividades. Aclaración de la adquisición de los activos fijos, por medio del procedimiento de compras.

5 PÁGINA 5 DE /11/ /04/2012 En el control de los activos fijos, se aclaró que se solicitan las actividades de mantenimiento a Asistente Administrativo por medio de correo electrónico. Se modifica el procedimiento aclarando que hace parte del Sistema de Gestión Integral. El responsable de realizar la compra de activos fijos se asigna a Responsable de Gestión de Compras y Pagos. En el punto 6. Actividad 2, se reorganizó y amplio el alcance de la asignación de los activos fijos de la empresa, y se anexo la descripción del proceso cuando el activo fijo no es nuevo. En la Actividad 3, se anexa la descripción de los accesorios que hacen parte de un computador y los cuales se deben inventariar. En la Actividad 4, se amplía el alcance del mantenimiento correctivo y los pasos que se deben realizar para poder realizarlo /12/2012 Se cambió imagen corporativa. REVISÓ: APROBÓ: Odalis Trespalacio González Asistente Administrativo y Contable Soffi Santis Martínez Gerente Comercial y Administrativo