ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS PROCEDIMIENTO

Transcripción

1 I.PROPÓSITO: Determinar los lineamientos y actividades necesarias para implementar acciones correctivas o preventivas que eliminen o controlen las causas de las no conformidades con objeto de prevenir su nueva o potencial recurrencia del Sistema de Integral. II.ALCANCE: Desde que se detecta un problema, hasta el cierre de las acciones tomadas. III.RESPONSABLE: l IV.POLITICAS: 1. El seguimiento a la ejecución de las acciones establecidas para el análisis y la eliminación de las causas de la no conformidad, son responsabilidad del jefe del área donde se presenta el problema así como la aceptación de su resolución. Estas responsabilidades, en determinados casos, es posible que recaigan fuera del ámbito de la obra. 2. El l sistema de gestión, tendrá el control de acciones preventivas y correctivas y se las dará a conocer la Dirección General, de acuerdo con el procedimiento de Revisión por la Dirección PDG Las acciones correctivas derivadas de las auditorias del SGI son documentadas en el formato de Reporte de acciones preventivas y correctivas. 4. Las acciones preventivas pueden surgir a través de las revisiones al sistema de gestión integral por la dirección general, procedimiento de Revisión por la Dirección PDG-001, derivadas de la planeación estratégica (definición de objetivos y planificación del sistema), del análisis del Clima Laboral, de las encuestas de Satisfacción del cliente PSG-004, Indicadores de procesos (ver Cartografías de Procesos), observaciones de auditoría (Procedimiento de Auditorías Internas PSG-003), Procedimiento de Atención a Quejas (PSG-005), Diálogos con los grupos de interés (PSG-010) 1

2 V.GLOSARIO: No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación potencialmente indeseable. Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. Nota 2: La acción preventiva se toma para prevenir o evitar que algo suceda, mientas que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa raíz de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad. Nota 2: La acción correctiva se toma para prevenir o evitar que algo vuelva a producirse, mientas que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Nota 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Nota 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. Nota 2: Una corrección puede ser por ejemplo un reproceso o una reclasificación. Reincidencia: Aparición de un problema que había sido solucionado cerrado. ya SGI: integral. Grupos de interés: todas aquellas personas, entidades, empresas, organismos, etc relacionadas con la organización y que pueden o a las que se puede afectar por la actividad de la empresa. 2

3 VI.REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS: CÓDIGO PDG-001 TDG-006 PSG-003 PSG-005 PSG-010 NOMBRE DEL DOCUMENTO Revisión por la Dirección Objetivos Procedimiento de Auditorías Internas Procedimiento de Atención a Quejas Procedimiento de Diálogos con Grupos de Interés 3

4 VII.DIAGRAMA DE FLUJO: B INICIO 7. Hacer plan de trabajo 1. Detectar el problema 8. Planificar acciones de verificación si 2. Es un problema real? no 9. Dar seguimiento al plan de trabajo 3. Hacer corrección identificados 10. Verificar eficacia de las acciones A no 4. Requiere acción correctiva? no 11. La acción fue eficáz? si si 5. Identificar la causa 12. Cerrar la acción 6. definir la solución A FIN B 4

5 VIII.DESCRIPCION DE ACTIVIDADES No. ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Se detecta un problema por el responsable del área l Área 2 Se trata de un problema Real? Si: ir a la actividad 3 No: ir a la actividad 5 3 Se definen las acciones de corrección y se registran en el l Área mismo documento de origen, como por ejemplo bitácora, minutas, formatos de control, quejas, entre otros. 4 Se requiere una acción correctiva? Si: Se registra en el formato, ir a la actividad 5 No: Fin 5 Se identifica la causa, para lo cual se puede emplear alguna l Área herramienta de calidad, como por ejemplo las propuestas en los formatos FSG-007 y Se define la Solución, la cual está enfocada en resolver la l Área causa o causas identificadas. 7 Se elabora un plan de trabajo para llevar a cabo la solución l Área del problema 8 Se planifican acciones de verificación, para comprobar si las l Área acciones tomadas sfueron eficaces, por ejemplo se puede verificar en una nueva inspección, audioría, visita, revisión de expedientes, entre otros. Se trata de corroborar si el problema no se ha vuelto a presentar. DOCUMENTO DE REFERENCIA FSG-007 FSG Se da seguimiento al plan de trabajo l Área 10 Se verifica la eficacia de las acciones l sistema de 11 La acción fue eficaz? Si: ir a la actividad 12 No: ir a 5 y abrir una nueva acción, cerrando la anterior como no eficaz. 12 Se cierra la acción l sistema de gestión 5

6 IX.CONTROL DE REGISTROS CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE DE MANTENER EL REGISTRO ARCHIVO ACTIVO ARCHIVO MUERTO TIEMPO LUGAR TIEMPO RECUPERACIÒN DISPOSICIÓN FINAL FSG-005 Acciones Preventivas y Correctivas Control de acciones preventivas y correctivas 3 años Archivo 3 años Archivo FSG-007 FSG por qués Ishikawa Área Área 3 años 3 años Archivo Archivo X.BITACORA DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se documentó cuáles son los puntos críticos a analizar para generar una acción correctiva Se adecua políticas y actividades del procedimiento para hacerlo más funcional Se integra nuevo formato de Acciones Preventivas Se complementó el alcance, se actualizaron los puestos de acuerdo al nuevo organigrama, se modificó la política 2 definiendo el control de las acciones preventivas y correctivas, se hizo referencia a los documentos ligados con este procedimiento completando referencias y anexos. Se agregan conceptos de Responsabilidad Social Empresarial SUGERIDO POR: Revisión documental Auditoría interna al sistema de calidad Auditoria de seguimiento 1 y 2 de febrero de 2006 Revisión por actualización de documentos Integración de los sistemas de gestión FECHA ACTUALIZACIÓN 20 de Agosto de de Noviembre de de Febrero de de Mayo de Julio

7 l l Director General 21 de Julio de