CONSEJO DE ADMINISTRACION. ACUERDO NÚMERO 002 DE 2015 ( Febrero 15 ) REGLAMENTO PARA LA ELECCION DE DELEGADOS

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1 CONSEJO DE ADMINISTRACION ACUERDO NÚMERO 002 DE 2015 ( Febrero 15 ) REGLAMENTO PARA LA ELECCION DE DELEGADOS Por medio del cual se reglamenta la elección de Delegados para la 66ª Asamblea General Ordinaria de Asociados por la Modalidad de Delegados de la Cooperativa de Servicios Múltiples de Mogotes SERVIMCOOP El Consejo de Administración de SERVIMCOOP, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias y, CONSIDERANDO 1. Que mediante Acuerdo número 001 de febrero 15 de 2015, el Consejo de Administración de SERVIMCOOP convocó a la 66ª Asamblea General Ordinaria por la modalidad de Delegados a celebrarse el 21 de Marzo de Que de conformidad con el Artículo 57 del capítulo VII de los Estatutos vigentes de SERVIMCOOP, corresponde al Consejo de Administración reglamentar el procedimiento de elección de los delegados que participarán en las Asambleas. 3. Que el Consejo de Administración aprobó en la sesión de febrero 15 de 2015, según consta en el acta número 942 el siguiente REGLAMENTO PARA LA ELECCION DE DELEGADOS QUE APLICARÁ A PARTIR DE LA ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS DEL MES DE MARZO DE 2015: OBJETIVO DEL REGLAMENTO Y CONFORMACIÓN DE LA ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS ARTÍCULO 1 DEFINICIÓN DE DELEGADO: Corresponde al asociado que por elección democrática participará activamente en la Asamblea General de Delegados, previo cumplimiento de algunos requisitos y condiciones para aspirar a dicha denominación, que implica la responsabilidad de ser el represente de los asociados de una zona electoral. ARTÍCULO 2 OBJETIVO DEL ACUERDO: El presente Acuerdo tiene como objeto determinar el procedimiento, requisitos, criterios generales y metodología requeridas para la elección de los Delegados a la Asamblea General que se desarrollará en el mes de marzo de ARTICULO 3. CONFORMACIÓN DE LA ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS: En el contexto del presente acuerdo la elección de Delegados será como se define en el artículo 57. El número de delegados será de ochenta (80) y el Consejo de Administración reglamentará el procedimiento para su elección, que en todo caso deberá asegurar la adecuada información y participación de los asociados. Los listados serán verificados por la Junta de Vigilancia. 1

2 POSTULANTES A DELEGADOS DE LA ASAMBLEA ARTICULO 4. POSTULACIÓN DE ASPIRANTES A DELEGADOS Cualquier asociado hábil podrá postularse para aspirar a Delegado única y exclusivamente por la zona electoral en la cual se encuentra vinculado como asociado, siempre y cuando cumpla los requisitos y exigencias que posteriormente se enunciarán. Las postulaciones son individuales. ARTÍCULO 5. FECHAS PARA LA INSCRIPCION DE LOS POSTULANTES: Los asociados aspirantes a ser Delegados para la Asamblea General de Delegados podrán registrarse entre el 22 y 28 de febrero de ARTÍCULO 6. MEDIOS PARA INVITAR A LAS POSTULACIONES Y EL REGISTRO DE POSTULANTES: Los asociados que aspiren a ser Delegados podrán inscribirse entregando el formulario por correo físico o personalmente a la oficina donde esté radicada su cuenta de aportes sociales, zona electoral a la cual pertenece. El formulario estará disponible en las oficinas de la Red Servimcoop y o en la página Web. Para que existe amplio conocimiento del proceso de inscripción de postulantes, la entidad publicará la invitación en las carteleras de las oficinas y en la página Web de la entidad: de igual forma, se utilizarán medios radiales y televisión comunitaria para convocar a los aspirantes a ser delegados. El formulario de postulación establecido (Anexo No 01), consigna la declaración respectiva que el asociado cumple con los requisitos legales y estatutarios para aspirar a este cargo. Asociados hábiles.- Se consideran asociados hábiles para efectos de la elección de Delegados, los inscritos en el Registro Social que no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al día en el cumplimiento de todas las obligaciones directas e indirectas, por obligaciones de crédito o aportes sociales hasta el día 13 de febrero hasta las 4:30 de la tarde. Y los asociados vinculados hasta el 30 de junio de ARTICULO 7. LISTADO DE ASOCIADOS HÁBILES E INHABILES: La Junta de Vigilancia verificará la condición de los Asociados, definiendo la lista de Asociados hábiles e inhábiles, para ser elegidos como Delegados. La relación se publicará en cada una de las oficinas de SERVIMCOOP durante tres (3) días hábiles previos a la iniciación del proceso para la elección de Delegados. ARTICULO 8. RECLAMACIONES: Los asociados que consideren que en la publicación del listado de hábiles e inhábiles no corresponde con su situación real frente a la cooperativa podrán dentro del término previsto en el artículo anterior, exponer ante la Junta de Vigilancia las razones que les asiste con el propósito de aclarar su calificación de inhabilidad. La Junta de Vigilancia procederá a verificar las pruebas, consideraciones y fundamentos presentados antes de iniciarse el correspondiente proceso electoral. Los listados de los postulantes estarán en lugar visible de la oficina para permitir que los asociados interesados en votar, puedan seleccionar el candidato de su preferencia. 2

3 Los asociados que se postulen y sean declarados inhábiles podrán presentar sus consideraciones a través de comunicación escrita enviada a los siguientes correos electrónico info@servimcoop.com, gerencia@servimcoop.com o radicarlo en las oficinas de la Red de la Cooperativa, hasta el día 25 de febrero REQUISITOS PARA SER DELEGADO ARTICULO 9. CONDICIONES Y CALIDADES PARA ASPIRAR A DELEGADO: Los asociados que aspiren a ser elegidos Delegados a las Asambleas Generales, deberán reunir los siguientes requisitos: 1. Tener calidad de asociado hábil 2. Antigüedad como asociado, mínimo de un año. 3. No haber sido sancionado durante los dos (2) años anteriores a su nominación con suspensión temporal de derechos. 5. Tener conocimientos en cooperativismo, especialmente en cooperativas de ahorro y crédito. 6. Ser mayor de 18 años y no tener impedimentos legales. PERIODO ELECTORAL, SISTEMA Y PROCEDIMIENTO PARA ELECCIÓN. ARTICULO 10. PERÍODO ELECTORAL: Definidas las postulaciones, se llevará a cabo el proceso electoral entre los días 01 al 07 de marzo de Las votaciones se realizarán en las instalaciones de cada una de las oficinas de la Red de Servimcoop, en el horario de atención al público. ARTICULO 11. NÙMERO DE DELEGADOS: Para la Asamblea General se elegirán 80 asociados delegados principales y 5 suplentes. Para suplir ausencias temporales o definitivas de los delegados se nombrarán hasta cinco (5) delegados suplentes numéricos, de acuerdo con el número delegados que le corresponda a la zona: A continuación se resume el número de delegados por zonas electorales, teniendo como referencia el número de asociados hábiles revisado y certificado por la Junta de Vigilancia: Zona Electoral Total asociados hábiles Número de Delegados Mogotes Onzaga San Joaquín Bucaramanga Covarachía Soatá San Gil Belén Total

4 ARTICULO 12. SISTEMA DE ELECCIÓN: Los Delegados obtenida. serán elegidos por la mayor votación La votación se realizará, solo en las instalaciones de la oficina, el asociado se identificará con su documento, solicitará el formato diseñado para la votación, lo diligenciará y depositará en la urna. Una vez depositado el voto, la Directora o funcionario de oficina hará entrega de la cartilla informativa que incluye el informe de gestión y los estados financieros, con el propósito que los asociados tengan conocimiento de las actividades desarrolladas y la situación financiera y económica de la institución. Igualmente, del detalle que la Cooperativa entrega en esta fecha. Cuando un asociado no pueda hacer presencia en la oficina para ejercer el derecho al voto, lo podrá hacer mediante poder especial debidamente autenticado y con reconocimiento de texto. En todo caso, un asociado solo podrá recibir un poder. PARAGRAFO 1: En caso de presentarse empates para la elección del último delegado a elegir, principal o suplente, éste se definirá teniendo en cuenta la antigüedad de los asociados empatados; de proseguir el empate se recurrirá a la suerte. PARÁGRAFO 2: Los asociados Delegados suplentes corresponderán a los que obtengan la mayor votación posterior a la obtenida por quienes resultaron elegidos, hasta un número de cinco, por zona electoral. ARTICULO 13. DEFINICIÓN DE ZONAS ELECTORALES: Se entiende por zona electoral la agrupación de asociados que están vinculados como asociados de la Cooperativa en una oficina de la Red de Servimcoop. El asociado solo podrá votar en la oficina en la cual está asociado. ARTICULO 14. NÚMERO DE DELEGADOS POR ZONAS ELECTORALES: Servimcoop define la siguiente metodología por oficina para determinar el número de Delegados principales y suplentes: a) Se toma el número de asociados hábiles por oficina. b) Se busca la proporción o participación por oficina con relación al número total de asociados hábiles de Servimcoop. c) El resultado de la anterior se multiplica por el número de delegados establecida en el estatuto. d) Para calcular el número de asociados hábiles por oficina se aproxima la fracción decimal al entero más cercano, bien sea el entero más próximo mayor o menor. ARTÍCULO 15. ORIENTACIÓN AL SUFRAGANTE: En las oficinas se fijará en cartelera los nombres de los asociados postulados a delegados, con el propósito de facilitar la votación. ARTÍCULO 16. PROHIBICIONES DURANTE LA JORNADA ELECTORAL: A los funcionarios les queda totalmente prohibido hacer proselitismo o campaña por candidatos, la labor de los mismos será orientar al asociado para facilitar ejercer su derecho. De igual forma, está terminantemente prohibido a los candidatos o asociados desarrollar actividades proselitistas en el interior de la oficina. ARTÍCULO 17. SEGURIDADES DE LAS URNAS INSTALADAS: A las urnas que se instalen se les incorporarán sellos de seguridad que solo podrán ser retirados por la Comisión de elección y escrutinios, una vez concluido el proceso electoral. Las urnas serán custodiadas en la Dirección de la Oficina una vez concluyan la jornada laboral. 4

5 ARTÍCULO 18. CONTROL EN LA VOTACIÓN: La Dirección de la Oficina o el funcionario delegado deberá verificar la cédula del votante y registrar la firma del mismo en el listado de sufragantes, que permitirá llevar el control de las personas que voten. ARTÍCULO 19: VOTO DE ENTIDADES ASOCIADAS: Los votos a que tienen derecho las entidades asociadas a Servimcoop podrán ser depositados por el representante legal, debidamente registrado en la base de datos. COMISIÓN DE ELECCIÓN Y ESCRUTINIOS ARTICULO 20. COMISIÓN DE ELECCIÓN Y ESCRUTINIOS: Para alcanzar el resultado trazado en las elecciones, el proceso electoral de los Delegados, el Consejo de Administración nombrará e integrará en cada una de las zonas electorales una Comisión de Elecciones y Escrutinios compuesta por tres (3) miembros, así: 1- El presidente del Consejo de Administración o su delegado. 2- El presidente de la Junta de Vigilancia o su delegado. 3- El director de oficina La Comisión Central de Escrutinios tendrá por objeto supervisar el proceso electoral, verificar los resultados de las elecciones y declarar elegidos a los Delegados principales y suplentes. Una vez culminada la votación, levantar un acta de elección y escrutinios en la que conste el número de votos y sus resultados, dicha acta será enviada a la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios junto con la totalidad de los votos emitidos. ARTICULO 21. ESCRUTINIOS: Recibidas las actas y votos de cada zona electoral, la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios procederá a verificar los informes de las subcomisiones, levantará un acta suscrita por sus integrantes y expedirá las credenciales a los asociados elegidos como Delegados, principales y suplentes. DE LOS DELEGADOS SUPLENTES ARTÍCULO 22: Queda expresamente determinado en la presente reglamentación que podrán participar activamente en todas las deliberaciones y decisiones de la Asamblea, únicamente los delegados principales. Al delegado principal lo podrá reemplazar el suplente numérico en caso de ausencia debidamente justificada del asociado delegado ante la secretaría de SERVIMCOOP, informando con un mínimo de tres (3) días de anticipación a la Asamblea. ARTÍCULO 23: Cualquier duda, diferencia o vacío que se pueda presentar a la presente reglamentación, será resuelta a la luz de las normas vigentes, labor que será responsabilidad del Comité de Apelaciones. OTRAS DISPOSICIONES Y CRONOGRAMA ARTÍCULO 24. REUNIÓN DE LOS ASOCIADOS DELEGADOS: Los Delegados principales elegidos se reunirán el día 20 de marzo de 2015, para conocer sobre el informe de gestión, los estados e indicadores financieros, responsabilidades y temas que permita la mayor información para el desarrollo de la Asamblea General. 5

6 ARTICULO 25. CRONOGRAMA DE ELECCIÓN DE DELEGADOS: Se define el siguiente cronograma para la elección de Delegados para el periodo 2015 Actividad Fecha Listado de Asociados hábiles e inhábiles Febrero 18 de 2015 Postulación de Delegados Febrero 22 al 28 de 2015 Votación para delegados Marzo del 01 al 07 de 2015 Publicación de listado de Delegados Marzo 10 de 2015 Reunión de Delegados Marzo 20 de 2015 ARTICULO 26. VIGENCIA DEL PRESENTE ACUERDO.- El presente acuerdo regirá para la elección de Delegados para el proceso electoral del año 2015 y constituye el marco normativo interno para la reglamentación de elecciones posteriores. En los demás aspectos serán de vigencia permanente hasta que se produzca su modificación o derogación por otro acuerdo del mismo órgano de la administración. ARTICULO 27. DIVULGACIÓN: El presente acuerdo se dará a conocer mediante su publicación en la sede principal de la cooperativa, en las carteleras de cada una de las oficinas de la Red y publicado en la página web Teniendo en cuenta el cambio que se presenta para la elección de los Delegados, la Administración promoverá espacios adicionales en los medios de comunicación para explicar la nueva metodología que busca una mayor participación para este espacio democrático propio del sector solidario. ARTICULO 28. PERIODO DE LOS DELEGADOS: Los Delegados elegidos actuarán como tales por un período de dos (2) años y hasta tanto se realice una nueva elección. No obstante lo anterior, la calidad individual del delegado se perderá por: 1. Desvinculación de la Cooperativa 2. Aplicación de sanción de suspensión temporal de derechos o de exclusión. 3. No estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones para con Servimcoop. En estos casos se procederá a habilitar al correspondiente suplente numérico para que ocupe en propiedad el cargo del delegado principal. Asambleas Extraordinarias que se llegaren a citar hasta marzo del 2017 y hasta la expedición de las credenciales por la elección de nuevos Delegados. ARTICULO 29. REVOCATORIA DEL MANDATO DE LOS DELEGADOS Sin perjuicio de la pérdida de la calidad del delegado por las causales señaladas en el artículo 17 de este reglamento el Consejo de Administración con el voto favorable de por lo menos las dos terceras (2/3) partes de sus integrantes, podrá revocar el mandato de un delegado o de la totalidad de los mismos por las siguientes razones: 1. El no reunir las condiciones para ser elegido delegado. 2. El encontrar irregularidades en el proceso electoral. 6

7 3. La incompatibilidad para el ejercicio del cargo por representar o defender intereses personales o institucionales lesivos para la estabilidad social y/o económica de la Cooperativa. Si la revocatoria del mandato es individual, se llamará al correspondiente suplente numérico y si es general, se debe convocar a un nuevo proceso electoral para elegir los Delegados que han de completar el período de quienes se les ha revocado su elección. El presente reglamento de elección de Delegados fue aprobado por el Consejo de Administración en reunión del día 15 de febrero de Original firmado ANGEL ALONSO PELAYO OCHOA Presidente Consejo Administración original firmado ALVARO PRADA MANRIQUE secretario Consejo Administración Ad hoc 7