CORPORACiÓN CLUB SOCIAL Y DEPORTIVO ECOPETROL BOGOTÁ RESOLUCION No Aprobada el día 29 de enero del año 2014 en Acta No.

Transcripción

1 CORPORACiÓN CLUB SOCIAL Y DEPORTIVO ECOPETROL BOGOTÁ RESOLUCION No Aprobada el día 29 de enero del año 2014 en Acta No.1046 Por medio de la cual la Junta Directiva del Club, en uso de las facultades conferidas en los artículos 33 y 54 de los estatutos sociales, procede a emitir el reglamento para la Asamblea General Ordinaria de Asociados y las elecciones de miembros Junta Directiva para el período CONSIDERACIONES Primero.- Que se hace necesario reglamentar la reunión de la Asamblea General Ordinaria de Asociados. Segundo.- Que se hace necesario reglamentar las elecciones de miembro Junta Directiva para el período RESUELVE: Primero.- Reglamentar la realización de la reunión de la asamblea general de asociados, en reglamento anexo que hace parte de esta resolución. Segundo.- Reglamentar la realización de las elecciones de miembros de Junta Directiva para el período , en reglamento anexo que hace parte de esta resolución. Tercero.- Dejar sin vigencia las disposiciones anteriores al respecto de lo aquí reglamentado y dispuesto en el artículo primero de esta resolución. Cuarto.- Comunicar a los asociados de manera amplia y dentro del término previsto a efectos de suficiente información.

2 CORPORACiÓN CLUB SOCIAL Y DEPORTIVO ECOPETROL BOGOTÁ ANEXO DE LA RESOLUCION No Del reglamento Asamblea General de Asociados 1 : LISTA GENERAL DE ASOCIADOS. El Gerente General del Club emitirá a más tardar el 17 de febrero de 2014 el listado oficial de asociados, que pueden participar de la Asamblea General, con el nombre del asociado y el número de su registro. Podrán participar de la asamblea quienes se encuentren a paz y salvo y no estén cumpliendo alguna sanción. 2. DE LA PARTICIPACiÓN Todos los asociados que se encuentren a paz y salvo por todo concepto y no estén cumpliendo sanciones, tendrán derecho a asistir y deliberar en la asamblea, como también tendrán derecho otorgar poder de representación. Solo podrán votar los asociados activos que cumplan estos requisitos, de acuerdo con el artículo 29 de los estatutos vigentes. En cumplimiento del citado artículo en el parágrafo 1, para el cálculo del paz y salvo se consideran los meses de diciembre 2013 y enero Teniendo en cuenta que por estatutos, solo podrán votar los asociados activos presentes en la asamblea, en el momento del ingreso al recinto en donde se efectuara dicha reunión, se le entregará un distintivo a cada asociado activo que permitirá identificarlos al momento de las votaciones y para validar quorum para deliberar. 3 DE LOS PODERES: OTORGAMIENTO: a) Los asociados activos que se encuentren a paz y salvo y que por cualquier circunstancia no puedan asistir a la asamblea, podrán conferir poder escrito con presentación personal ante notario público.

3 b) La representación por poder expreso para tal fin en cabeza de un asociado activo no podrá ser superior a dos (2) votos delegados. e) El Club dispondrá de los formatos para diligenciamiento de poder, para representación en la asamblea. d) En caso que el asociado activo poderdante o el apoderado no se encuentren a paz y salvo o cumpliendo sanciones, el Club '" rechazará cualquier poder otorgado. REGISTRO DE PODERES: El registro de poderes para participación en la Asamblea General Ordinaria de Asociados se realizará del 21 de febrero de 2013 al 27 de febrero de 2014, en la oficina de la gerencia en las instalaciones del Club; el horario de atención será de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Los datos sobre el poderdante y el apoderado se confrontarán con las listas oficiales de asociados activos expedidas con el objetivo de verificar su exactitud. Una vez confrontados los datos, si están correctos, se expedirá un recibo original firmado por la secretaria de gerencia del Club, a la persona que los presente en donde conste el número de poderes entregados. Terminado este trámite se depositarán en lugar seguro de las oficinas del Club, junto con una copia del recibo entregado al apoderado y firmado por él. SUSTITUCiÓN Y REVOCATORIA: Los poderes sólo podrán ser sustituidos o revocados personalmente por el poderdante hasta la fecha y hora en que puedan ser recibidos. 4. ELECCiÓN PRESIDENTE DE LA ASAMBLEA. Los asociados participantes en la asamblea podrán proponer candidatos para presidir la asamblea, registrándolos ante el secretario de la Junta Directiva, una vez registrados los nombres de los candidatos, será el presidente quien obtenga el mayor número de votos entre los asambleístas presentes.

4 5. INTERVENCIONES DE LOS ASOCIADOS: El uso de la palabra la otorgará el presidente de la asamblea a los asociados previamente inscritos ante el secretario de la asamblea, según el orden de inscripción para cada asunto en discusión. "..."!f<. Las intervenciones deberán ser concretas y limitadas exclusivamente con los temas en discusión. Cada asociado podrá intervenir una vez y por un tiempo máximo de cinco (5) minutos sobre un mismo tema. No obstante, el término de duración de las intervenciones podrán ampliarse, por determinación de la asamblea, en un tiempo prudencial fijado por el presidente de la misma. Habiendo suficiente ilustración sobre un tema específico podrá el presidente de la asamblea por sí mismo o a petición de cualquier asociado dar por terminada la discusión o proceder a votación, si esta fuese prudente. También podrá el presidente de la asamblea interrumpir el uso de la palabra al participante que se aparte del tema en discusión o que entorpezca el desarrollo de la asamblea. Toda proposición deberá ser presentada por escrito al secretario y firmada por él o los proponentes. Ninguna propuesta efectuada en Asamblea General de Asociados será válida sin la presencia de por lo menos el 50% del número de asociados que iniciaron la asamblea. Las decisiones se adoptarán por la mayoría absoluta de los socios presentes o representados, excepto para aquellos casos en que se requiera una mayoría especial, de acuerdo con los estatutos. La asamblea designará una comisión de tres (3) miembros entre los asociados asistentes, para dar aprobación al acta. 6. VARIOS: VIGENCIA Febrero 03 de 2014 hasta 01 de marzo de 2014.

5 DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA ASAMBLEA DE ASOCIADOS Todos los documentos que se relacionan en este reglamento, los avisos de convocatoria a la Asamblea, los documentos que en ella se examinen, ya provengan de la administración o de los asistentes a la Asamblea, s~ guardarán junto con una copia del acta, en lugar seguro de las instalaciones del Club. Del reglamento para las elecciones de miembros de Junta Directiva período : LISTA GENERAL DE ASOCIADOS. El Gerente General del Club emitirá a más tardar el 04 de febrero de 2014 el listado oficial de asociados activos, que pueden elegir y ser elegidos como miembros de la junta directiva. Podrán elegir y ser elegidos quienes se encuentren a paz y salvo y no estén cumpliendo alguna sanción. 8. DE LA PARTICIPACiÓN. Solo podrá elegir o ser elegido quien tenga el carácter de asociado activo. Todos los asociados activos que se encuentren a paz y salvo por todo concepto y no estén cumpliendo sanciones, tendrán derecho a elegir y ser elegidos, como también tendrán derecho otorgar poder de representación para votar, de acuerdo con el artículo 31 parágrafo 2 de los estatutos vigentes. En cumplimiento del citado artículo y en concordancia con el parágrafo 1 del artículo 29, para el cálculo del paz y salvo se consideran los meses de diciembre 2013 y enero DE LOS PODERES. OTORGAMIENTO:

6 a) Los asociados activos que se encuentren a paz y salvo y que por cualquier circunstancia no puedan votar, podrán conferir poder escrito con presentación personal ante notario público. b) La representación por poder expreso para tal fin en cabeza de un asociado activo no podrá ser superior a dos (2) votos delegados. c) El Club dispondrá de los formatos para diligenciamiento de. poder,...,. para representación en la asamblea. d) En caso que el asociado activo poderdante o el apoderado no se encuentren a paz y salvo o cumpliendo sanciones, el Club rechazará cualquier poder otorgado. REGISTRO DE PODERES: El registro de poderes para ejercer el derecho al voto se realizará del 17 de febrero de 2013 al 21 de febrero de 2014, en la oficina de la gerencia en las instalaciones del Club; el horario de atención será de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Los datos sobre el poderdante y el apoderado se confrontarán con las listas oficiales de asociados activos expedidas con el objetivo de verificar su exactitud. Una vez confrontados los datos, si están correctos, se expedirá un recibo original firmado por la secretaria de gerencia del Club, a la persona que los presente en donde conste el número de poderes entregados. Terminado este trámite se depositarán en lugar seguro de las oficinas del Club, junto con una copia del recibo entregado al apoderado y firmado por él. SUSTITUCiÓN Y REVOCATORIA: Los poderes sólo podrán ser sustituidos o revocados personalmente por el poderdante hasta la fecha y hora en que puedan ser recibidos. 10. INSCRIPCION DE LISTADOS (PLANCHAS). La inscripción de planillas (planchas) se realizará entre el 08 de febrero y el 13 de febrero de El taller para aspirantes a integrar la junta directiva, mencionado en el artículo 31 parágrafo 2, se realizará el 15 de febrero de Si algún integrante del listado (plancha) no se presenta al taller estando obligado a ello, la lista no será tenida en cuenta para el tarjetón electoral.

7 Los integrantes de junta directiva serán elegidos por un período de dos años y podrán ser reelegidos hasta por un período consecutivo. 11. PERIODO DE ELECCIONES. Las elecciones se realizarán entre el 22 de febrero de 2014 y el 27 de febrero de 2014 en un horario máximo de 7:30 am a 06: 00 pm. Para las votaciones se podrá habilitar mecanismos como: voto electrónico y voto presencial en urna. La(s) urna (s) se habilitará(n) en los lugares en donde Ecopetrol S.A., tenga sedes administrativas en la ciudad de Bogotá y en las instalaciones del Club. La asamblea designará una corrusron de tres (3) miembros entre los asociados asistentes, para realizar el escrutinio de los votos. 12. VARIOS: VIGENCIA Febrero 03 de 2014 hasta 01 de marzo de DOCUMENTOS RELACIONADOS CON MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA LAS ELECCIONES Todos los documentos que se relacionan en este reglamento, los avisos de convocatoria a las elecciones, inscripción de planchas, actas y cualquier documento que provenga de la administración o de los asociados, se guardarán, en lugar seguro en las instalaciones del Club.