SISTEMA DE ASIGNACIÓN DE CÓDIGO PERSONAL PARA ESTUDIANTES DE NIVEL MEDIO INSTRUCTIVO DE OPERACIÓN

Transcripción

1 SISTEMA DE ASIGNACIÓN DE CÓDIGO PERSONAL PARA ESTUDIANTES DE NIVEL MEDIO INSTRUCTIVO DE OPERACIÓN

2 Antes de la utilización, por favor verifique que se han cumplido todas las condiciones necesarias para su instalación, por favor lea las instrucciones de instalación. Luego de instalar la aplicación la primera pantalla que le mostrará el sistema es la mostrada en la figura 1. Figura 1: Modulo principal de la aplicación Los módulos presentados por la aplicación son principalmente dos: El de creación de nominas de alumnos (de acuerdo a los códigos de establecimientos registrados), y el de recepción y envío de los datos al MINEDUC.

3 1. REGISTRO DE ESTABLECIMIENTOS Y ALUMNOS Esta opción está marcada con el numeral 1 en la pantalla principal. Figura 2: Administración de establecimientos y alumnos 1.2 REGISTRO DE ESTABLECIMIENTOS Para crear una nomina debe registrarse un código de establecimiento en el sistema. Para ello haga clic sobre la opción agregar establecimiento, el sistema se instala con una base de datos con todos los establecimientos válidos a la fecha de descarga del software y le permite buscar y seleccionar su código propio. Figura 3: Modulo de Establecimientos: Descripción del registro de establecimientos

4 Luego que ha seleccionado el establecimiento correcto, debe hacer clic en el botón de Cargar Datos, esto habilitara al establecimiento seleccionado para registrar estudiantes en el establecimiento seleccionado. Recuerde modificar los datos del director y la clave del establecimiento. Figura 4: Reporte de establecimientos registrados en la aplicación. Por favor no olvide completar la información de su establecimiento, tales como el nombre del director, datos de la cedula del director y lo más importante: su clave o contraseña de acceso, entregada por personal del MINEDUC a cada director de cada establecimiento del país. Si usted ingresa erróneamente este campo (la clave), la actualización de datos hacia el sistema MINEDUC no se realizará, por lo que debe tener sumo cuidado con el ingreso de este valor. 1.3 CREACIÓN DE UNA NÓMINA DE ALUMNOS Para comenzar a editar o agregar datos de estudiantes, es necesario que se haga clic en la sección Insertar Listado de Alumnos del establecimiento deseado. El inciso 1 de la ilustración anterior muestra la opción que debe seleccionarse para agregar y desplegar estudiantes de un establecimiento Figura 5: Opción para ingreso de alumnos Para crear una nómina de alumnos es necesario que se sigan los siguientes pasos:

5 Figura 6: Procedimiento para ingresar estudiantes de un establecimiento. La opción dos muestra un listado ordenable de los estudiantes del establecimiento seleccionado, haga clic en el encabezado de la columna que desea ordenar. Si se desea modificar un alumno en específico de este listado, basta con hacer clic sobre el lápiz que representa la opción de edición de estudiantes. Haga clic sobre el nombre de la columna para mostrar los datos ordenados por esa columna. Figura 7: Reporte de estudiantes de un establecimiento. Para la edición específica de cada alumno (nuevo o existente) se solicitan datos generales como el nombre completo del alumno, el grado, género, fecha de nacimiento, partida de nacimiento, dirección (departamento, municipio, detalle completo de la dirección) y la persona encargada de dicho alumno (padre, madre u otro). Si el estudiante es existente (se edita un alumno del numeral 2) los campos se llenan automáticamente

6 con los valores existentes del estudiante, usted podrá completarlos. Si el estudiante es nuevo, ningún campo tendrá valor. El proceso se ilustra en el numeral 3 de la gráfica anterior. 2. MÓDULO DE RECEPCIÓN Y ENVÍO DE DATOS AL MINEDUC Este módulo se encuentra ubicado en el numeral 2 de la pantalla principal. Módulo de Exportación de Datos Módulo de Importación de Datos Figura 8: Módulo de Importación y Exportación de datos Importar: Significa que usted ha descargado un archivo con extensión.xml que contiene la información de los estudiantes de su establecimiento para almacenarlos en la aplicación y usted no deba digitar de nuevo. Exportar: Significa que usted ha terminado de modificar los datos de los estudiantes de su(s) establecimiento(s) y está listo para enviar la información al sistema Mineduc. Esta opción generará automáticamente la descarga de un archivo XML (extensión.xml) y usted deberá guardarlo en algún medio de almacenamiento (disco duro, memoria USB, Cd, disquete, etc.) y enviarlo a través de la página habilitada para dicho fin.

7 2.1 RECEPCIÓN DE DATOS DESDE EL MINEDUC (IMPORTACIÓN) Para esta opción se debe dar clic en el botón examinar y luego seleccionar el archivo que contiene la información de estudiantes y que fue enviado desde el sistema MINEDUC. Figura 9: Pantalla mostrada para la selección del archivo a importar Este archivo es enviado desde el Ministerio de Educación y posee los estudiantes existentes del último listado enviado por cada establecimiento. Es importante mencionar que solamente se podrán importar a la aplicación documentos del tipo XML. Figura 10: Botón para carga de datos desde archivo (importación) Para ingresarlo a la aplicación debe dar clic en el botón de cargar datos localmente y esperar la confirmación del archivo. Una vez que el archivo ha sido procesado con éxito, se muestra un resumen de los datos existentes en la aplicación. Figura 11: Pantalla de confirmación de la importación de un archivo

8 2.2 ENVÍO DE DATOS AL SISTEMA MINEDUC (EXPORTACIÓN) Para el envío de datos al MINEDUC es necesario que todos los datos actualizados de la aplicación se envíen a un archivo XML. Para generar dicho archivo basta con dar clic en la sección marcada como Exportar hacia un archivo que se encuentra en la sección de sincronización de datos. Figura 12: Opción para la generación de archivo XML (exportación) Esta opción generará un archivo listo para su envío al MINEDUC (requiere conexión a internet) y el usuario deberá seleccionar guardarlo en algún medio de almacenamiento para su posterior envío al sistema MINEDUC. Figura 13: Diálogo mostrado para el almacenamiento del archivo exportado. Para actualizar la información de sus estudiantes en el sistema MINEDUC, por favor siga los pasos indicados en la pantalla principal:

9 Figura 14: Instrucciones para enviar datos de estudiantes por internet. 3. PREGUNTAS E INQUIETUDES COMUNES DE LOS USUARIOS Al estar utilizando el sistema pueden surgir algunas inquietudes sobre aspectos que pudieran en la acción de ingresar y analizar los datos que están trabajando. A continuación se presentan algunos aspectos detectados y su solución. 1. La cantidad de alumnos que tengo es bastante grande y se me hace dificil localizar un alumno especifico, conforme he ingresado mas y mas alumnos el listado ha crecido. Qué puedo hacer para locarlizarlo de forma más rápida y sencilla? Solución: 1. Puede aplicar un ordenamiento sobre la columna que desea buscar, por ejemplo, puede ordenar los nombres en orden alfabético por primer apellido, segundo apellido, etc. Para lograrlo simplemente haga clic sobre el título de la columna que desea ordenar. Si el ordenamiento es de mayor a menor aparece una flecha para arriba si el ordenamiento es de menor a mayor aparece una flecha hacia abajo.

10 Figura 15: Procedimiento para ordenar listados de estudiantes. 2. Puede aplicar un filtro. Los filtros permiten delimitar el número de alumnos mostrados de tal forma que estos cumplen con determinadas características o filtros, la siguiente imagen muestra el procedimiento para aplicar un filtro. Figura 16: Procedimiento para filtrar listados de estudiantes.

11 2. Deseo asignarle una rama de enseñanza que no aparece en el listado de la aplicación, Cuál es el procedimiento que debo realizar para poder enviar la nómina de estos alumnos con la información de la carrera correcta? Solución: En la figura se muestra la sección que debe seleccionar para editar las ramas de enseñanza. Edición de Ramas de Enseñanza. Figura 17: Ubicación de la sección de ramas de enseñanza. Esto le desplegara la pantalla para ingreso de información de nuevas ramas de enseñanza. Por defecto, todas las carreras nuevas tienen el nombre: MODIFIQUE ESTE NOMBRE -----, por favor borre este valor e ingrese el nombre de la nueva rama de enseñanza.

12 Ingrese aquí el nombre de la rama de enseñanza que no encontró en el sistema. Oprima el botón Actualizar para grabar la información. Figura 18: Pantalla para edición de ramas de enseñanza. Para más información, por favor comuníquese con los encargados de soporte y ayuda de esta aplicación.