Sistema de Captura de Información mensual de las Administradoras de Fondos Manual de Usuario Superintendencia de Compañías Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones 2010 Superintendencia de Compañías Pág. 1
1.1 Alcance. Áreas de aplicación El alcance del Sistema de Captura de información mensual de las Administradoras de Fondos es nacional, en otras palabras, se encuentra instalado en todas las Administradoras de Fondos del país. 1.2 Objetivo El objetivo de este Sistema es permitir que las Administradoras de Fondos remitan la a la Superintendencia de Compañías, con periodicidad mensual, la información que determina la Ley de Mercado de Valores y sus reglamentos. 1.3 Descripción General del Sistema El Sistema responde a una arquitectura cliente servidor, la información ingresada por el usuario es almacenada en una base de datos Sybase SQL Anywhere, la misma que es local (se encuentra instalada en la misma computadora en la que se instala el Sistema) y en donde se encuentran también todos los parámetros necesarios para el funcionamiento de dicho Sistema. Una vez que la información ha sido ingresada y validada, el usuario haciendo uso del Sistema remite la información mensual a la Superintendencia de Compañías, para ello, el Sistema automáticamente utiliza un conjunto de servicios Web expuestos en un servidor de la Institución. El Sistema permite que cada Administradora de Fondos ingrese cada mes la información de si misma, de los Fondos de Inversión que administra y de los Negocios Fiduciarios que administra (inscritos y no inscritos en la Superintendencia de Compañías). En el caso de la Administradora debe ingresar la siguiente información: - Estado de Situación - Estado de Resultados - Cuentas de Orden - Flujo de Efectivo - Evolución Patrimonial - Portafolio de Inversiones de Renta Fija - Portafolio de Inversiones de Renta Variable - Portafolio de Unidades de Participación. - Comisiones recibidas de cada uno de sus Fondos de Inversión. - Comisiones recibidas de cada uno de sus Negocios Fiduciarios. Para cada uno de los Fondos de Inversión debe enviar lo siguiente: - Estado de Situación - Estado de Resultados - Cuentas de Orden Superintendencia de Compañías Pág. 2
- Flujo de Efectivo - Evolución Patrimonial - Portafolio de Inversiones de Renta Fija - Portafolio de Inversiones de Renta Variable - Comisiones pagadas a la Administradora de Fondos. - Resumen mensual (clasificado por cada día) del movimiento de partícipes y unidades. Para cada uno de los Negocios Fiduciarios inscritos en el Registro de Mercado de Valores debe enviar lo siguiente: - Estado de Situación - Estado de Resultados - Cuentas de Orden - Flujo de Efectivo (si es fideicomiso mercantil, no encargo fiduciario) - Evolución Patrimonial (si es fideicomiso mercantil, no encargo fiduciario) - Portafolio de Inversiones de Renta Fija (si el Negocio Fiduciario es de inversión) - Portafolio de Inversiones de Renta Variable (si el Negocio Fiduciario es de inversión) - Comisiones pagadas a la Administradora de Fondos. - Comisiones, honorarios, gastos. - Constituyentes - Beneficiarios. Para cada uno de los Negocios Fiduciarios NO inscritos en el Registro de Mercado de Valores debe enviar lo siguiente: - Estado de Situación - Estado de Resultados - Cuentas de Orden - Flujo de Efectivo (si es fideicomiso mercantil, no encargo fiduciario) - Evolución Patrimonial (si es fideicomiso mercantil, no encargo fiduciario) - Portafolio de Inversiones de Renta Fija (si el Negocio Fiduciario es de inversión) - Portafolio de Inversiones de Renta Variable (si el Negocio Fiduciarios es de inversión) - Comisiones pagadas a la Administradora de Fondos. - Constituyentes - Beneficiarios. El Sistema también pone a disposición del usuario un conjunto de herramientas que le permiten hacer, entre otras, lo siguiente: - Validar la consistencia de la información - Enviar la información a la Superintendencia de Compañías a través del uso de servicios Web. (si la información es consistente) - Actualizar los parámetros del Sistema a través del uso de servicios Web. - Añadir Negocios Fiduciarios no Inscritos. Superintendencia de Compañías Pág. 3
1.4 Perfiles o niveles de usuario. Descripción de cada perfil. Existe un solo perfil para todas las Administradoras de Fondos, toda vez que el Sistema es estándar para todas ellas. 1.5 Descripción de cada opción Este punto se encuentra detallado en el Anexo 1 que se encuentra más adelante en este Manual de Usuario. 1.6 Descripción de los procesos Este punto no aplica para este Sistema. Superintendencia de Compañías Pág. 4
Anexo 1 Superintendencia de Compañías Pág. 5
Índice I. Acerca de este Manual 8 II. Objetivo.. 8 III. Requisitos de Hardware y Software.. 8 IV. El archivo de configuración (captura.ini).. 9 1. Ejecución del Sistema de Captura... 10 2. Consideraciones Generales... 11 3. Ingreso de información de las Administradoras de Fondos... 13 3.1 Estado de Situación... 16 3.2 Estado de Resultados... 17 3.3 Cuentas de Orden... 18 3.4 Flujo de Efectivo 19 3.4.1 Flujo de Efectivo (Método Directo)... 19 3.4.2 Flujo de Efectivo (Método Indirecto) 20 3.5 Evolución Patrimonial... 20 3.6 Comisiones de Fondos... 21 3.7 Comisiones de Negocios Fiduciarios... 22 3.7.1 Comisiones de Negocios Fiduciarios inscritos en el R.M.V... 22 3.7.2 Comisiones de Negocios Fiduciarios no inscritos en el R.M.V... 23 3.8 Portafolio de Renta Fija... 24 3.8.1 Portafolio de Renta Fija Emisores inscritos y Títulos inscritos... 24 3.8.2 Portafolio de Renta Fija Emisores inscritos y Títulos no inscritos... 26 3.8.3 Portafolio de Renta Fija Emisores no inscritos y Títulos no inscritos... 27 3.9 Portafolio de Renta Variable... 29 3.9.1 Portafolio de Renta Variable Emisores inscritos y Títulos inscritos... 29 3.9.2 Portafolio de Renta Variable Emisores inscritos y Títulos no inscritos... 30 3.9.3 Portafolio de Renta Variable Emisores no inscritos y Títulos no inscritos... 31 3.10 Portafolio de Unidades de Participación... 33 3.11 Portafolio de Unidades de Participación en otras Administradoras de Fondos... 33 4. Ingreso de información de los Fondos de Inversión... 34 4.1 Estado de Situación... 37 4.2 Estado de Resultados... 38 4.3 Cuentas de Orden... 39 4.4 Flujo de Efectivo 40 4.4.1 Flujo de Efectivo (Método Directo)... 40 4.4.2 Flujo de Efectivo (Método Indirecto) 41 4.5 Evolución Patrimonial... 41 4.6 Portafolio de Renta Fija... 42 4.6.1 Portafolio de Renta Fija Emisores inscritos y Títulos inscritos... 42 4.6.2 Portafolio de Renta Fija Emisores inscritos y Títulos no inscritos... 44 4.6.3 Portafolio de Renta Fija Emisores no inscritos y Títulos no inscritos... 46 4.7 Portafolio de Renta Variable... 47 4.7.1 Portafolio de Renta Variable Emisores inscritos y Títulos inscritos... 47 4.7.2 Portafolio de Renta Variable Emisores inscritos y Títulos no inscritos... 48 4.7.3 Portafolio de Renta Variable Emisores no inscritos y Títulos no inscritos... 50 4.8 Suscripción y Rescate en Fondos Administrados... 51 4.9 Participación del Capital Pagado... 52 4.10 Valor de la cuota de Fondos Colectivos... 53 Superintendencia de Compañías Pág. 6
4.11 Partícipes de los Fondos Colectivos... 54 4.12 Transferencias en los Fondos Colectivos... 54 5. Ingreso de información de los Negocios Fiduciarios... 55 5.1 Estado de Situación... 60 5.2 Estado de Resultados... 60 5.3 Cuentas de Orden... 62 5.4 Flujo de Efectivo 63 5.4.1 Flujo de Efectivo (Método Directo)... 63 5.4.2 Flujo de Efectivo (Método Indirecto) 64 5.5 Evolución Patrimonial... 65 5.6 Portafolio de Renta Fija... 66 5.6.1 Portafolio de Renta Fija Emisores inscritos y Títulos inscritos... 66 5.6.2 Portafolio de Renta Fija Emisores inscritos y Títulos no inscritos... 67 5.6.3 Portafolio de Renta Fija Emisores no inscritos y Títulos no inscritos... 69 5.7 Portafolio de Renta Variable... 70 5.7.1 Portafolio de Renta Variable Emisores inscritos y Títulos inscritos... 70 5.7.2 Portafolio de Renta Variable Emisores inscritos y Títulos no inscritos... 71 5.7.3 Portafolio de Renta Variable Emisores no inscritos y Títulos no inscritos... 72 5.8 Portafolio de Unidades de Participación 74 5.9 Portafolio de Otras Inversiones.. 75 5.10 Comisiones... 76 5.11 Honorarios... 77 5.12 Gastos... 78 5.13 Constituyentes... 79 5.13.1 Negocios Fiduciarios inscritos en el R.M.V... 79 5.13.2 Negocios Fiduciarios NO inscritos en el.m.v... 80 5.14 Beneficiarios... 81 6. Consultas... 82 6.1 Listado de Emisores y Títulos inscritos en el R.M.V... 83 6.2 Listado de Emisores no inscritos en el R.M.V... 84 6.3 Listado de Títulos no inscritos en el R.M.V... 85 6.4 Listado de Títulos Genéricos... 86 6.5 Listado de Negocios Fiduciarios inscritos en el R.M.V... 87 6.6 Listado de Negocios Fiduciarios no inscritos en el R.M.V... 88 6.7 Listado de Fondos de Inversión... 89 6.8 Listado de patrimonios de Negocios Fiduciarios inscritos en el R.M.V... 90 6.9 Listado de patrimonios de Negocios Fiduciarios NO inscritos en el R.M.V... 91 7. Herramientas del Sistema... 92 7.1 Comprobar la consistencia de la información ingresada... 92 7.2 Enviar la información mensual a la Superintendencia de Compañías.. 93 7.3 Actualizar parámetros del Sistema 95 7.4 Borrar información de un mes dado.. 96 7.5 Borrar Negocios Fiduciarios NO inscritos en el R.M.V... 97 7.6 Encerar estados financieros... 98 7.7 Importar información desde archivos... 98 7.8 Importar información de otra fecha de corte. 99 7.9 Completar información de Negocios Fiduciarios NO inscritos 100 Superintendencia de Compañías Pág. 7
I. Acerca de este manual La Superintendencia de Compañías a través de la Intendencia de Tecnología de Información y Comunicaciones ha desarrollado una aplicación que permite normar el envío de la información que las Administradoras de Fondos deben presentar mensualmente a esta Superintendencia. Las personas que usen estas aplicaciones deberán tener conocimientos básicos relacionados con el manejo de computadores y del Sistema Operativo Microsoft Windows instalado en su computadora. II. Objetivo Este manual describe como usar la aplicación desarrollada por la Superintendencia de Compañías, la misma que será utilizada por las Administradoras de Fondos con la finalidad de procesar y enviar la información financiera continua mensual. III. Requisitos de Hardware y Software Para que este Sistema se ejecute de una manera adecuada, el usuario debe contar con los siguientes recursos: Un computador que cumpla al menos con las siguientes características: procesador 486 o superior, 128 MB. en RAM, 200 MB. de espacio libro en el disco duro, cualquier versión del sistema operativo Microsoft Windows con los últimos service packs. Acceso a Internet para poder cumplir con las siguientes tareas: Verificación de la versión del Sistema cada vez que este inicia su ejecución. Si la versión no es correcta, es decir, si el Sistema se encuentra desactualizado, el usuario no podrá utilizarlo hasta que proceda a actualizarlo siguiendo las instrucciones que se detallan en el mismo Sistema. Actualización de la base de datos del Sistema, la misma que contiene los parámetros para su correcto funcionamiento. Es importante señalar que previo al ingreso de la información de cada mes, el Sistema automáticamente procederá a actualizar esta base de datos. No obstante, el usuario puede realizar el proceso de actualización en cualquier momento utilizando la opción Herramientas/Actualizar información. El tiempo de duración de esta actualización depende del ancho de banda de acceso a Internet que el usuario disponga, de cualquier forma este proceso puede durar varios minutos. Superintendencia de Compañías Pág. 8
Envío de la información mensual a la Superintendencia de Compañías una vez que ha sido ingresada y validada. Cabe anotar que el tiempo que dure este envío dependerá del ancho de banda de acceso a Internet que el usuario disponga y la cantidad de información a enviar, de todos modos este proceso durará varios minutos. IV. El archivo de configuración (captura.ini) El archivo de configuración del Sistema (c:\captura\captura.ini) contiene dos secciones llamadas Database y update que contienen los parámetros necesarios para que el Sistema se conecte a las bases de datos y pueda funcionar correctamente. Adicionalmente, dentro de este archivo hay una sección llamada Proxy en la que el usuario debe ingresar los valores requeridos para conectarse a Internet, tal como se puede observar en la siguiente figura: Si no utiliza Proxy para conectarse a Internet estos valores deben quedar tal como se muestra en la figura anterior, en caso contrario, se debe ingresar los siguientes valores: Hostname La dirección IP del Proxy. Puerto El puerto utilizado al conectarse al Proxy. User El nombre del usuario para conectarse al Proxy Password La contraseña para conectarse al Proxy En caso de no requerir el envío de User y Password para conectarse al Proxy, estos dos valores deben quedar como se indica en la figura anterior. Superintendencia de Compañías Pág. 9
1. Ejecución del Sistema de Captura Para ejecutar el Sistema de Captura de Información puede seguir una de las dos alternativas siguientes: a) En el escritorio de Windows existe un icono cuyo nombre es Sistema de Captura y en el que se puede hacer doble clic para ejecutar la aplicación b) Desde el ambiente Windows, elija el menú Inicio y luego la opción Ejecutar. En la casilla Abrir escriba c:\captura\captura.exe e inmediatamente se ejecutará el programa, como lo muestra la siguiente figura: Superintendencia de Compañías Pág. 10
Una vez realizado el paso anterior, el Sistema se abre y automáticamente procede a verificar que se encuentre actualizado (versión correcta) y posteriormente se conecta a la Base de Datos que utiliza para su funcionamiento. Una vez que la aplicación se ha conectado satisfactoriamente, en la Barra de Estado se presenta un mensaje de Listo, lo que indica que la aplicación esta lista para trabajar. La siguiente figura ilustra lo que hemos mencionado. 2. Consideraciones Generales En la parte superior de cada una de las ventanas de información se encuentra una barra de herramientas conformada por un conjunto de botones, este conjunto es determinado de acuerdo a la información que se encuentra en la ventana activa, estos botones realizan las siguientes funciones: Este botón sirve para almacenar la información en la Base de Datos. Este botón sirve para cerrar la ventana. Si hubiera cambios que no hubieran sido almacenados todavía en la Base de Datos, el Sistema le preguntará al usuario si desea hacerlo en ese momento. Superintendencia de Compañías Pág. 11
Este botón sirve para cambiar al modo de presentación preliminar, es decir, para visualizar como se imprimirá la información. De la misma forma, sirve para volver al modo de edición. Este botón sirve para imprimir la información que se encuentra en la ventana activa. Este botón sirve para mostrar u ocultar las reglas de márgenes horizontal y vertical, siempre y cuando se encuentre en modo de presentación preliminar. De esa manera, se puede cambiar los márgenes antes de imprimir. Este botón sirve para acercar o alejar la información de la ventana, siempre y cuando se encuentre en modo de presentación preliminar. Este botón sirve para importar información almacenada en un archivo de texto delimitado por tabulaciones. En este caso, el Sistema presentará un cuadro de diálogo que le permite al usuario seleccionar el archivo que desea cargar. Cabe destacar que cuando el archivo que se pretende importar deba contener números en cualquiera de sus columnas, el símbolo que servirá para la separación de los decimales (punto o coma) dependerá de la configuración regional que tenga el computador en el que se encuentra instalado el Sistema, además no hace falta poner ningún símbolo separador de miles Este botón sirve para importar información almacenada en otra fecha de corte. En este caso, el Sistema presentará un cuadro de dialogo en el que el usuario debe ingresar la fecha de la cual se desea importar la información. Este botón sirve para verificar la consistencia de la información. Al hacer clic el Sistema presentará un resumen de las validaciones realizadas con sus respectivos resultados. Este botón sirve para enviar la información mensual a la Superintendencia de Compañías, para ello es necesario que el usuario tenga acceso a Internet. Este botón sirve para registrar en el Sistema un nuevo Negocio Fiduciario no inscrito en el Registro de Mercado de Valores (R.M.V.) cuando sea necesario. Este botón sirve para grabar la información que se encuentra en la ventana activa como un archivo de Excel. Superintendencia de Compañías Pág. 12
3. Ingreso de información de la Administradora de Fondos En esta sección se explica como ingresar información correspondiente a cada uno de los formularios que la Administradora de Fondos remite con periodicidad mensual a esta Superintendencia. Cada vez que la aplicación sea ejecutada y se trate de abrir el primer formulario (cualquiera que este sea: Estados Financieros, Comisiones o Portafolios) solamente una vez se presentará la ventana que se muestra en la figura que se encuentra a continuación, en la que el usuario deberá realizar los siguientes pasos: Ingresar la fecha de corte a la que pertenece la información. Seleccionar la Administradora de Fondos a la que pertenece la información. Ingresar la información general del contador de la Administradora de Fondos. Ingresar la información general del Representante Legal de la Administradora de Fondos El ingreso de esta información es obligatorio, puesto que si no lo hace no podrá continuar con el ingreso de la información financiera. Superintendencia de Compañías Pág. 13
Ahora bien, la información relacionada con la Administradora de Fondos que debe ser ingresada (según corresponda) es la siguiente: Estado de Situación. Estado de Resultados. Cuentas de Orden. Flujo de Efectivo Evolución Patrimonial Comisiones de Fondos. Comisiones de Negocios Fiduciarios. Portafolio de Renta Fija. Portafolio de Renta Variable. Portafolio de Unidades de Participación. Portafolio de Unidades de Participación en otras Administradoras. El menú que contiene las opciones para acceder a cada uno de los formularios de la Administradora se muestra en la siguiente figura: La opción relacionada con el flujo de efectivo se divide en dos opciones que son: Método directo Método indirecto. Superintendencia de Compañías Pág. 14
El menú para acceder a estas opciones se muestra a continuación: La opción relacionada con las Comisiones de los Negocios Fiduciarios a su vez se divide en dos opciones que son: Comisiones recibidas por la Administradora de los Negocios Fiduciarios inscritos en el Registro de Mercado de Valores. Comisiones recibidas por la Administradora de los Negocios Fiduciarios NO inscritos en el Registro de Mercado de Valores. El menú para acceder a estas opciones se muestra a continuación: De la misma forma, tanto el Portafolio de Renta Fija como el de Renta Variable se dividen a su vez en tres opciones, tales como se muestra en las siguientes figuras. Estas opciones son: Emisores inscritos y Títulos inscritos. Emisores inscritos y Títulos no inscritos. Emisores no inscritos y Títulos no inscritos. Superintendencia de Compañías Pág. 15
3.1 Estado de Situación La ventana del Estado de Situación se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Cabe destacar que en la parte inferior de la ventana se encuentran algunos totales importantes que permiten al usuario verificar que el Estado de Situación se encuentre cuadrado. Superintendencia de Compañías Pág. 16
Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 código de cuenta sin espacios ni puntos, ejemplo: 110101 Columna 2 valor (un número con dos decimales). 3.2 Estado de Resultados La ventana del Estado de Resultados se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Cabe destacar que en la parte inferior de la ventana se encuentran algunos totales importantes que permiten al usuario verificar que el Estado de Resultados se encuentre cuadrado. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 código de cuenta sin espacios ni puntos, ejemplo: 110101 Columna 2 valor (un número con dos decimales). Superintendencia de Compañías Pág. 17
3.3 Cuentas de Orden La ventana de las Cuentas de Orden se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Superintendencia de Compañías Pág. 18
Columna 1 código de cuenta sin espacios ni puntos, ejemplo: 110101 Columna 2 valor (un número con dos decimales). 3.4 Flujo de efectivo Este punto se divide en dos opciones: Flujo de Efectivo (Método Directo) y Flujo de Efectivo (Método Indirecto). El usuario podrá ingresar información únicamente en una de las dos opciones, es decir, si ingresó información utilizando la opción Método Directo el Sistema no le permitirá ingresar información utilizando el Método Indirecto. 3.4.1 Flujo de efectivo (Método Directo) La ventana del Flujo de Efectivo (Método Directo) se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 código de cuenta sin espacios ni puntos, ejemplo: 110101 Columna 2 valor (un número con dos decimales). Superintendencia de Compañías Pág. 19
3.4.2 Flujo de efectivo (Método Indirecto) La ventana del Flujo de Efectivo (Método Indirecto) se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 código de cuenta sin espacios ni puntos, ejemplo: 110101 Columna 2 valor (un número con dos decimales). 3.5 Evolución Patrimonial La ventana de la Evolución Patrimonial se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Superintendencia de Compañías Pág. 20
Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Cuenta (código de cuenta sin espacios ni puntos) Columna 2 Capital Social / Patrimonio Fondo. Columna 3 Aportes futura capitalización. Columna 4 Reserva Legal. Columna 5 Otras Reservas. Columna 6 Participación Minoritaria. Columna 7 Activos financieros disponibles para la venta. Columna 8 Propiedad, Planta y Equipo. Columna 9 Inmuebles y propiedades de Inversión. Columna 10 Resultados Acumulados. 3.6 Comisiones de Fondos La ventana de las Comisiones de Fondos se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario debe ingresar los valores que por concepto de administración, la Administradora ha recibido de cada uno de los Fondos de Inversión que administra. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Código del Fondo de Inversión (ver opción Consultas/Listado de Fondos para obtener el código de cada uno de los Fondos) Columna 2 Monto de la comisión recibida (un número con dos decimales). Superintendencia de Compañías Pág. 21
3.7 Comisiones de Negocios Fiduciarios Este punto se divide en dos secciones: las comisiones que recibe la Administradora de los Negocios Fiduciarios inscritos en el Registro de Mercado de Valores y aquellas que recibe de los Negocios Fiduciarios NO inscritos en éste, sea cualquiera la fuente del pago. NOTA: Se debe ingresar todas las comisiones que esta recibiendo la fiduciaria por administración de todos los encargos fiduciarios y fideicomisos mercantiles, siendo irrelevante el origen de su pago. 3.7.1 Comisiones de Negocios Fiduciarios inscritos en el R.M.V. La ventana de las Comisiones de los Negocios Fiduciarios inscritos se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario debe ingresar los valores que por concepto de administración, la Administradora ha recibido de cada uno de los Negocios Fiduciarios inscritos en el R.M.V. que administra. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Código del Negocio Fiduciario inscrito (ver opción Consultas/Listado de Fideicomisos/Inscritos para obtener el código de cada uno de los Negocios Fiduciarios inscritos) Columna 2 Monto de la comisión recibida (un número con dos decimales). Superintendencia de Compañías Pág. 22
3.7.2 Comisiones de Negocios Fiduciarios NO inscritos en el R.M.V. La ventana de las Comisiones de Negocios Fiduciarios no inscritos se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario debe ingresar los valores que por concepto de administración, la Administradora ha recibido de cada uno de los Negocios Fiduciarios NO inscritos en el R.M.V. que administra. Cabe indicar que al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el área de datos se despliega un menú que permite insertar, añadir o eliminar registros de datos, tal como se muestra en la figura que se encuentra mas adelante. También es necesario indicar que en la parte inferior de la ventana se encuentra un botón que permite ingresar un nuevo Negocio Fiduciario en caso de no encontrarse en el listado que se despliega. Al hacer clic en este botón el Sistema presenta un cuadro de diálogo en el que el usuario debe ingresar la información general del nuevo Negocio Fiduciario no inscrito que se desea registrar en el Sistema. Más adelante se explicará en detalle este proceso. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Código del Negocio Fiduciario no inscrito (ver opción Consultas/Listado de Fideicomisos/no Inscritos para obtener el código de cada uno de los Negocios Fiduciarios no inscritos segunda columna del listado) Columna 2 Monto de la comisión recibida (un número con dos decimales). Superintendencia de Compañías Pág. 23
3.8 Portafolio de Renta Fija Este punto se divide en tres secciones: emisores inscritos y títulos inscritos, emisores inscritos y títulos no inscritos, emisores no inscritos y títulos no inscritos. 3.8.1 Portafolio de Renta Fija Emisores inscritos y Títulos inscritos En esta ventana el usuario debe ingresar el detalle de todos los Valores de Renta Fija que se han adquirido, que se encuentran inscritos en el Registro de Mercado de Valores (R.M.V.) y que han sido emitidos por Emisores inscritos en el R.M.V. Superintendencia de Compañías Pág. 24
Cabe indicar que al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el área de datos se despliega un menú que permite insertar, añadir o eliminar registros de datos, tal como se muestra en la figura anterior. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Clasificación del activo financiero. Puede tener uno de los cuatro valores siguientes: 1 A valor justo por resultados 2 Disponible para la venta 3 Mantenidas hasta el vencimiento 4 Préstamos y cuentas por cobrar Columna 2 Código del Emisor (ver opción Consultas/Listado de emisores y títulos inscritos para obtener el código de cada uno de los Emisores) Columna 3 Código del Título (ver opción Consultas/Listado de emisores y títulos inscritos para obtener el código de cada uno de los Títulos) Columna 4 Código del Título Genérico (ver opción Consultas/Listado de emisores y títulos inscritos para obtener el código de cada Título Genérico para el caso en que este existe) Columna 5 Valor nominal (un número con dos decimales como máximo) Columna 6 Precio de compra (un número con cuatro decimales ejemplo: 87,5123 = 87,5123%). Columna 7 Valor de mercado / Valor Presente (un número con dos decimales como máximo). Columna 8 Tasa nominal (un número con cuatro decimales ejemplo: 98,4567 = 98,4567%). Superintendencia de Compañías Pág. 25
Columna 9 Tasa efectiva (un número con cuatro decimales ejemplo: 98,6789 = 98,6789%). Columna 10 Acrual (un número con dos decimales). Columna 11 Fecha de emision (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 12 Fecha de compra (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 13 Fecha de vencimiento (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 14 Calificación Columna 15 Mercado de negociación (B=Bursátil, E=Extrabursátil) Columna 16 Precio de mercado (un número con dos decimales) Columna 17 Fecha de inicio del cupón (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 18 Fecha final del cupón (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 19 Interés del cupón (un número con dos decimales). 3.8.2 Portafolio de Renta Fija Emisores inscritos y Títulos no inscritos En esta ventana el usuario debe ingresar el detalle de todos los Valores de Renta Fija que se han adquirido, que no se encuentran inscritos en el Registro de Mercado de Valores (R.M.V.) y que han sido emitidos por Emisores inscritos en el R.M.V. Si dentro del listado de Títulos no inscritos el usuario no encuentra el que busca, debe contactarse con la Superintendencia de Compañías para analizar la factibilidad de añadirlo y posteriormente actualizar la base de datos del Sistema de la Administradora solicitante para que dicho Título aparezca la próxima vez que el usuario entre a este. Cabe indicar que al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el área de datos se despliega un menú que permite insertar, añadir o eliminar registros de datos, tal como se muestra en la figura que se encuentra más adelante. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Clasificación del activo financiero. Puede tener uno de los cuatro valores siguientes: 1 A valor justo por resultados 2 Disponible para la venta 3 Mantenidas hasta el vencimiento 4 Préstamos y cuentas por cobrar Columna 2 Código del Emisor (ver opción Consultas/Listado de emisores y títulos inscritos para obtener el código de cada uno de los Emisores) Columna 3 Código del Título (ver opción Consultas/Listado de Títulos no inscritos para obtener el código de cada uno de los Títulos) Columna 4 Valor nominal (un número con dos decimales como máximo) Columna 5 Precio de compra (un número con cuatro decimales ejemplo: 87,5123 = 87,5123%). Columna 6 Valor de mercado / Valor Presente (un número con dos decimales como máximo). Columna 7 Tasa nominal (un número con cuatro decimales ejemplo: 98,4567 = 98,4567%). Superintendencia de Compañías Pág. 26
Columna 8 Tasa efectiva (un número con cuatro decimales ejemplo: 97,6543 = 97,6543%). Columna 9 Acrual (un número con dos decimales). Columna 10 Fecha de emision (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 11 Fecha de compra (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 12 Fecha de vencimiento (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 13 Calificación Columna 14 Mercado de negociación (B=Bursátil, E=Extrabursátil) Columna 15 Precio de mercado (un número con dos decimales). Columna 16 Fecha de inicio del cupón (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 17 Fecha final del cupón (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 18 Interés del cupón (un número con dos decimales). 3.8.3 Portafolio de Renta Fija Emisores no inscritos y Títulos no inscritos En esta ventana el usuario debe ingresar el detalle de todos los Valores de Renta Fija que se han adquirido, que no se encuentran inscritos en el Registro de Mercado de Valores (R.M.V.) y que han sido emitidos por Emisores no inscritos en el R.M.V. Si dentro del listado de Títulos no inscritos el usuario no encuentra el que busca, debe contactarse con la Superintendencia de Compañías para analizar la factibilidad de añadirlo y posteriormente actualizar la base de datos del Sistema de la Administradora solicitante para que dicho Título aparezca la próxima vez que el usuario entre a este. Cabe indicar que al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el área de datos se despliega un menú que permite insertar, añadir o eliminar registros de datos, tal como se muestra en la figura anterior. Superintendencia de Compañías Pág. 27
Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Clasificación del activo financiero. Puede tener uno de los cuatro valores siguientes: 1 A valor justo por resultados 2 Disponible para la venta 3 Mantenidas hasta el vencimiento 4 Préstamos y cuentas por cobrar Columna 2 Código del Emisor (ver opción Consultas/Listado de emisores no inscritos para obtener el código de cada uno de los Emisores) Columna 3 Código del Título (ver opción Consultas/Listado de Títulos no inscritos para obtener el código de cada uno de los Títulos) Columna 4 Valor nominal (un número con dos decimales) Columna 5 Precio de compra (un número con cuatro decimales ejemplo: 87,5123 = 87,5123%). Columna 6 Valor de mercado / Valor Presente (un número con dos decimales como máximo). Columna 7 Tasa nominal (un número con cuatro decimales ejemplo: 98,5678 = 98,5678%). Columna 8 Tasa efectiva (un número con cuatro decimales ejemplo: 97,1234 = 97,1234%). Columna 9 Acrual (un número con dos decimales). Columna 10 Fecha de emision (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 11 Fecha de compra (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 12 Fecha de vencimiento (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 13 Calificación Columna 14 Mercado de negociación (B=Bursátil, E=Extrabursátil) Columna 15 Precio de mercado (un número con dos decimales). Columna 16 Fecha de inicio del cupón (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 17 Fecha final del cupón (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 18 Interés del cupón (un número con dos decimales). Superintendencia de Compañías Pág. 28
3.9 Portafolio de Renta Variable Este punto se divide en tres secciones: emisores inscritos y títulos inscritos, emisores inscritos y títulos no inscritos, emisores no inscritos y títulos no inscritos. 3.9.1 Portafolio de Renta Variable Emisores inscritos y Títulos inscritos En esta ventana el usuario debe ingresar el detalle de todos los Valores de Renta Variable que se han adquirido, que se encuentran inscritos en el Registro de Mercado de Valores (R.M.V.) y que han sido emitidos por Emisores inscritos en el R.M.V. Cabe indicar que al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el área de datos se despliega un menú que permite insertar, añadir o eliminar registros de datos, tal como se muestra en la figura que se encuentra más adelante. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Clasificación del activo financiero. Puede tener uno de los cuatro valores siguientes: 1 A valor justo por resultados 2 Disponible para la venta Columna 2 Código del Emisor (ver opción Consultas/Listado de emisores y títulos inscritos para obtener el código de cada uno de los Emisores) Superintendencia de Compañías Pág. 29
Columna 3 Código del Título (ver opción Consultas/Listado de emisores y títulos inscritos para obtener el código de cada uno de los Títulos) Columna 4 Valor nominal (un número con dos decimales) Columna 5 Precio de compra (un número con cuatro decimales ejemplo: 87,5123 = 87,5123%). Columna 6 Número de Títulos (un número con dos decimales) Columna 7 Fecha de emision (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 8 Fecha de compra (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 9 Mercado de negociación (B=Bursátil, E=Extrabursátil) Columna 10 Precio de mercado (un número con dos decimales). 3.9.2 Portafolio de Renta Variable Emisores inscritos y Títulos no inscritos En esta ventana el usuario debe ingresar el detalle de todos los Valores de Renta Variable que se han adquirido, que no se encuentran inscritos en el Registro de Mercado de Valores (R.M.V.) y que han sido emitidos por Emisores inscritos en el R.M.V. Si dentro del listado de Títulos no inscritos el usuario no encuentra el que busca, debe contactarse con la Superintendencia de Compañías para analizar la factibilidad de añadirlo y posteriormente actualizar la base de datos del Sistema de la Administradora solicitante para que dicho Título aparezca la próxima vez que el usuario entre a este. Cabe indicar que al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el área de datos se despliega un menú que permite insertar, añadir o eliminar registros de datos, tal como se muestra en la figura que se encuentra más adelante. Superintendencia de Compañías Pág. 30
Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Clasificación del activo financiero. Puede tener uno de los cuatro valores siguientes: 1 A valor justo por resultados 2 Disponible para la venta Columna 2 Código del Emisor (ver opción Consultas/Listado de emisores y títulos inscritos para obtener el código de cada uno de los Emisores) Columna 3 Código del Título (ver opción Consultas/Listado de títulos no inscritos para obtener el código de cada uno de los Títulos) Columna 4 Valor nominal (un número con dos decimales) Columna 5 Precio de compra (un número con cuatro decimales ejemplo: 87,5123 = 87,5123%). Columna 6 Número de Títulos (un número con dos decimales) Columna 7 Fecha de emision (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 8 Fecha de compra (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 9 Mercado de negociación (B=Bursátil, E=Extrabursátil) Columna 10 Precio de mercado (un número con dos decimales). 3.9.3 Portafolio de Renta Variable Emisores no inscritos y Títulos no inscritos En esta ventana el usuario debe ingresar el detalle de todos los Valores de Renta Variable que han sido adquiridos, que no se encuentran inscritos en el Registro de Mercado de Valores (R.M.V.) y que han sido emitidos por Emisores no inscritos en el R.M.V. Superintendencia de Compañías Pág. 31
Si dentro del listado de Títulos no inscritos el usuario no encuentra el que busca, debe contactarse con la Superintendencia de Compañías para analizar la factibilidad de añadirlo y posteriormente actualizar la base de datos del Sistema de la Administradora solicitante para que dicho Título aparezca la próxima vez que el usuario entre a este. Cabe indicar que al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el área de datos se despliega un menú que permite insertar, añadir o eliminar registros de datos, tal como se muestra en la siguiente figura. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Clasificación del activo financiero. Puede tener uno de los cuatro valores siguientes: 1 A valor justo por resultados 2 Disponible para la venta Columna 2 Código del Emisor (ver opción Consultas/Listado de emisores no inscritos para obtener el código de cada uno de los Emisores) Columna 3 Código del Título (ver opción Consultas/Listado de títulos no inscritos para obtener el código de cada uno de los Títulos) Columna 4 Valor nominal (un número con dos decimales) Columna 5 Precio de compra (un número con dos decimales ejemplo: 87,5123 = 87,5123%). Columna 6 Número de Títulos (un número con dos decimales) Columna 7 Fecha de emision (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 8 Fecha de compra (una fecha con formato dd/mm/yyyy). Columna 9 Mercado de negociación (B=Bursátil, E=Extrabursátil) Columna 10 Precio de mercado (un número con dos decimales). Superintendencia de Compañías Pág. 32
3.10 Portafolio de Unidades de Participación En esta ventana se debe registrar el detalle de las Unidades de Participación o Cuotas en las que la Administradora ha invertido en sus propios Fondos de Inversión. Esta ventana se muestra a continuación: Cabe indicar que al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el área de datos se despliega un menú que permite insertar, añadir o eliminar registros de datos, tal como se muestra en la figura anterior. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Código del Fondo (ver opción Consultas/Listado de Fondos para obtener el código de cada uno de los Fondos de Inversión) Columna 2 Número de unidades o cuotas (un número con ocho decimales) Columna 3 valor de la unidad o cuota (un número con ocho decimales) 3.11 Portafolio de Unidades de Participación en otras Administradoras de Fondos En esta ventana se debe registrar el detalle de las Unidades de Participación o Cuotas en las que la Administradora ha invertido en Fondos de Inversión de otra Administradora. Cabe indicar que al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el área de datos se despliega un menú que permite insertar, añadir o eliminar registros de datos, tal como se muestra en la siguiente figura. Superintendencia de Compañías Pág. 33
4. Ingreso de información de los Fondos de Inversión En esta sección se explica como ingresar información correspondiente a cada uno de los formularios que los Fondos de Inversión deben registrar mensualmente. El primer paso consiste en seleccionar un Fondo de Inversión y para ello se debe hacer uso de la opción de menú Fondos/Seleccionar Fondo. Inmediatamente el Sistema presentará la ventana que se muestra más adelante, en la que el usuario deberá realizar las siguientes acciones: Superintendencia de Compañías Pág. 34
Ingresar la fecha de corte a la que pertenece la información. Seleccionar la Administradora de Fondos a la que pertenece el Fondo requerido. Seleccionar el Fondo de Inversión del cual se va a ingresar la información. Ingresar la información general del contador de la Administradora de Fondos, si es que no se lo ha ingresado anteriormente. Ingresar la información general del Representante Legal de la Administradora de Fondos, si es que no se lo ha ingresado anteriormente. El ingreso de esta información es obligatorio, puesto que si no lo hace no podrá continuar con el ingreso de la información financiera. Ahora bien, la información relacionada con cada Fondo de Inversión depende si este es Administrado o Colectivo, aunque hay formularios que son comunes en ambos casos. Para los Fondos Administrados la información solicitada es la siguiente: Estado de Situación. Estado de Resultados. Cuentas de Orden. Portafolio de Renta Fija. Portafolio de Renta Variable. Suscripción y Rescate en Fondos Administrados Participación del Capital Pagado Superintendencia de Compañías Pág. 35
Para los Fondos Colectivos la información solicitada es la siguiente: Estado de Situación. Estado de Resultados. Cuentas de Orden. Portafolio de Renta Fija. Portafolio de Renta Variable. Participación del Capital Pagado. Valor de la Cuota de Fondos Colectivos. Constituyentes de los Fondos Colectivos. Transferencias en los Fondos Colectivos. Tanto en los Fondos Administrados como en los Colectivos, el Portafolio de Renta Fija como el de Renta Variable se dividen a su vez en tres opciones, tales como se muestra en las siguientes figuras. Estas opciones son: Emisores inscritos y Títulos inscritos. Emisores inscritos y Títulos no inscritos. Emisores no inscritos y Títulos no inscritos. Superintendencia de Compañías Pág. 36
4.1 Estado de Situación La ventana del Estado de Situación se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Cabe destacar que en la parte inferior de la ventana se encuentran algunos totales importantes que permiten al usuario verificar que el Estado de Situación se encuentre cuadrado. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Código de cuenta sin espacios ni puntos, ejemplo: 110101 Columna 2 Valor (un número con dos decimales). Superintendencia de Compañías Pág. 37
4.2 Estado de Resultados La ventana del Estado de Resultados se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Cabe destacar que en la parte inferior de la ventana se encuentran algunos totales importantes que permiten al usuario verificar que el Estado de Resultados se encuentre cuadrado. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 código de cuenta sin espacios ni puntos, ejemplo: 110101 Columna 2 valor (un número con dos decimales). Superintendencia de Compañías Pág. 38
4.3 Cuentas de Orden La ventana de las Cuentas de Orden se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 código de cuenta sin espacios ni puntos, ejemplo: 110101 Columna 2 valor (un número con dos decimales). Superintendencia de Compañías Pág. 39
4.4 Flujo de efectivo Este punto se divide en dos opciones: Flujo de Efectivo (Método Directo) y Flujo de Efectivo (Método Indirecto). El usuario podrá ingresar información únicamente en una de las dos opciones, es decir, si ingresó información utilizando la opción Método Directo el Sistema no le permitirá ingresar información utilizando el Método Indirecto. 4.4.1 Flujo de efectivo (Método Directo) La ventana del Flujo de Efectivo (Método Directo) se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 código de cuenta sin espacios ni puntos, ejemplo: 110101 Columna 2 valor (un número con dos decimales). Superintendencia de Compañías Pág. 40
4.4.2 Flujo de efectivo (Método Indirecto) La ventana del Flujo de Efectivo (Método Indirecto) se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 código de cuenta sin espacios ni puntos, ejemplo: 110101 Columna 2 valor (un número con dos decimales). 4.5 Evolución Patrimonial La ventana de la Evolución Patrimonial se muestra en la figura que se encuentra más adelante. En ella el usuario solo podrá ingresar valores en las cuentas de movimiento, mientras que las cuentas que no permiten edición serán calculadas automáticamente por el Sistema. Superintendencia de Compañías Pág. 41
Finalmente, es necesario indicar que si desea importar información desde un archivo para cargarla en esta ventana, el archivo debe tener la siguiente estructura: Columna 1 Cuenta (código de cuenta sin espacios ni puntos) Columna 2 Capital Social / Patrimonio Fondo. Columna 3 Aportes futura capitalización. Columna 4 Reserva Legal. Columna 5 Otras Reservas. Columna 6 Participación Minoritaria. Columna 7 Activos financieros disponibles para la venta. Columna 8 Propiedad, Planta y Equipo. Columna 9 Inmuebles y propiedades de Inversión. Columna 10 Resultados Acumulados. 4.6 Portafolio de Renta Fija Este punto se divide en tres secciones: emisores inscritos y títulos inscritos, emisores inscritos y títulos no inscritos, emisores no inscritos y títulos no inscritos. 4.6.1 Portafolio de Renta Fija Emisores inscritos y Títulos inscritos En esta ventana el usuario debe ingresar el detalle de todos los Valores de Renta Fija que se han adquirido, que se encuentran inscritos en el Registro de Mercado de Valores (R.M.V.) y que han sido emitidos por Emisores inscritos en el R.M.V. Superintendencia de Compañías Pág. 42