Oficialía Mayor Administrativa Gobierno Municipal de Tecalitlán Manual de Operaciones del Departamento de Cómputo e Informática Mayo de 2013 Página 1 de 10
Índice Contenido Página I. Introducción 3 II. Objetivo del manual 4 III. Operaciones 1. Procedimiento para respaldar la base de datos de Registro Civil 1.1. Propósito 1.2. Alcance 1.3. Referencias 1.4. Responsabilidades 1.. Definiciones 1.6. Método de trabajo 6 a) Políticas y lineamientos 6 b) Descripción de actividades 7 c) Diagramas de flujo 9 d) Formatos e instructivos 10 e) Anexos 10 Página 2 de 10
I. Introducción Dentro del marco de la normatividad vigente en el H. Ayuntamiento de Tecalitlán, Jal., Administración 2012-201, y en conformidad con los principios fundamentales de la organización empresarial, el presente manual constituye un apoyo para la ejecución de las operaciones importantes que se llevan a cabo en el Departamento de Cómputo e Informática. El presente manual está dirigido a los encargados del soporte técnico e imagen digital y desarrollo de software en Cómputo e Informática, y pretende ser implementado integral y literalmente para el funcionamiento correcto de la organización y el departamento. No obstante, el contenido de este documento puede y debe estar sujeto a revisiones continuas por parte de los implicados en su ejecución y por el Oficial Mayor Administrativo, quien es quien atiende las necesidades y asuntos emergentes del campo laboral. Por ello, las indicaciones, instructivos, colaboraciones, y demás actividades aquí contenidas no son más que sugerencias que han sido previamente aprobadas empírica y metodológicamente, demostrando que, al llevarse a cabo conforme a su descripción, garantizan que el nuevo personal y las administraciones siguientes contarán con una guía procedural eficiente que provea a la organización de un nivel deseado de seguridad operativa. Página 3 de 10
II. Objetivo del Manual Contar con una herramienta administrativa de fácil comprensión y ejecución para llevar a cabo las operaciones importantes derivadas del departamento de Cómputo e Informática y sus relaciones interdepartamentales dentro del Gobierno Municipal de Tecalitlán, Jal. Página 4 de 10
III. Operaciones 1. Procedimiento para Respaldar la Base de Datos de Registro Civil 1.1. Propósito Enviar los registros de levantamientos de actas de la base de datos de Registro Civil municipal al Departamento de Soporte Técnico del Registro Civil del Estado de Jalisco. 1.2. Alcance Este procedimiento involucra a los departamentos de Cómputo e Informática y Registro Civil del Gobierno Municipal de Tecalitlán, así como al Departamento de Soporte Técnico del Registro Civil del Estado de Jalisco. 1.3. Referencias Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, expedida por la Oficialía Mayor de la Secretaría de Relaciones Exteriores en mayo de 2004. Reglamento de Gobierno y Administración del Municipio de Tecalitlán, Jalisco. 1.4. Responsabilidades Elaboración: Departamento de Cómputo e Informática. Emisión: Oficialía Mayor Administrativa. Control: Oficialía Mayor Administrativa. Vigilancia: Departamentos de Cómputo e Informática, Registro Civil, y Oficialía Mayor Administrativa. Revisión: Departamentos de Cómputo e Informática, Registro Civil, y Oficialía Mayor Administrativa. Aprobación: Oficialía Mayor Administrativa y Presidencia. 1.. Definiciones Software: Programa de computadora instalado en los equipos de Registro Civil cuyo objetivo es el de efectuar levantamiento de actas de nacimiento, defunción, y matrimonio. Base de datos: Información estructurada que permite su lectura y escritura de forma eficiente. Ventana: Recuadro gráfico del sistema operativo Windows por medio del cual el usuario interactúa con el software. Directorio: Ubicación lógica dentro del disco duro que permite agrupar y organizar archivos dentro de sí. Página de 10
1.6. Método de Trabajo Políticas y Lineamientos Cuando, al realizar el respaldo de la base de datos, el archivo de la misma no se encuentra o resulta imposible copiarlo ya sea por infección de virus o corrupción de datos, el encargado de soporte técnico del Departamento de Cómputo e Informática deberá comunicarse con el Departamento de Soporte Técnico de Registro Civil para establecer una cita o procedimiento para la recuperación de información o corrección de los errores, ya sea en el programa, o en la base de datos. Bajo ninguna circunstancia, el encargado de soporte técnico u otro trabajador de cualquier departamento del Gobierno Municipal tendrá por qué modificar, manipular, borrar, o editar archivo alguno, e inclusive la base de datos, del software de levantamiento de actas. Una acción como tal será objeto de una llamada de atención por parte de Oficialía Mayor o de la suspensión de labores en equivalencia al grado de intromisión ejercido sobre la información del software en cuestión. Página 6 de 10
Unidad Administrativa: Oficialía Mayor Descripción de Actividades Procedimiento Procedimiento para respaldar la base de datos de Registro Civil P-CI-01 Fecha: Mayo/21/2013 Versión: 1.0 Área Responsable: Cómputo e Informática 1 Descripción de actividades Paso Responsable Actividad Registro Civil Periódicamente (cada semana) comunicarse a Cómputo e Informática para iniciar el respaldo Documento de trabajo 2 3 4 6 7 8 9 Cómputo e Informática Registro Civil Cómputo e Informática Cómputo e Informática y Registro Civil Localizar el archivo bdprueba.mdb en el directorio C:/regcivil/sile/ Enviar el archivo bdprueba.mdb mediante correo electrónico a soporte_dgrc@yahoo.com.mx Comunicarse a Soporte Técnico de Registro Civil del estado al (33) 3819 249 o 3819 2449 para confirmar el envío del archivo Esperar a la recepción de un correo electrónico de respuesta por parte del Soporte Técnico del Registro Civil estatal, conteniendo el archivo bdprueba.mdb, mismo que será una base de datos en blanco Sustituir el archivo recibido en el directorio C:/regcivil/sile/ Abrir el programa de Levantamientos e ir al menú Transferencia y luego a Transferencia a DGRC En la ventana que se abre, elegir la opción de Enviar a Base Local con la finalidad de verificar que la base de datos recibida está bien Observar los números correspondientes a nacimientos, defunciones, y matrimonios. Si estos números no están en ceros, llamar a Página 7 de 10
Soporte Técnico del Registro Civil estatal y seguir las instrucciones proporcionadas; luego regresar al paso 7. Si los números están en ceros, continuar con el paso 10 10 Checar los números consecutivos de las actas de matrimonio, nacimiento, y defunción con la información conocida (o anotada) por los trabajadores de Registro Civil. Si los números consecutivos son correctos, pasar a la actividad 11. Si los números consecutivos son incorrectos, comunicarse con Soporte Técnico del Registro Civil estatal y seguir sus instrucciones; volver al paso 7 11 Cómputo e Informática Llenar formato electrónico F-CI-01 con la información de la realización del respaldo F-CI-01 12 Fin de las actividades Página 8 de 10
Diagrama de Flujo Procedimiento P-CI-01 Unidad Administrativa: Oficialía Mayor Procedimiento para respaldar la base de datos de Registro Civil Fecha: Mayo/21/2013 Versión: 1.0 Área Responsable: Cómputo e Informática y Registro Civil Inicio 1. Periódicamente (cada semana) comunicarse a Cómputo e Informática para iniciar el respaldo 2. Localizar el archivo bdprueba.mdb en el directorio C:/regcivil/sile/ 7. Abrir el programa de Levantamientos e ir al menú Transferencia y luego a Transferencia a DGRC 8. En la ventana que se abre, elegir la opción de Enviar a Base Local con la finalidad de verificar que la base de datos recibida está bien 3. Enviar el archivo bdprueba.mdb mediante correo electrónico a soporte_dgrc@yahoo.com.mx 9. Números en ceros para registros? No 4. Comunicarse a Soporte Técnico de Registro Civil del estado al (33) 3819 249 o 3819 2449 para confirmar el envío del archivo. Esperar a la recepción de un correo electrónico de respuesta por parte del Soporte Técnico del Registro Civil estatal, conteniendo el archivo bdprueba.mdb, mismo que será una base de datos en blanco 6. Sustituir el archivo recibido en el directorio C:/regcivil/sile/ Sí 10. Números consecutivos correctos? Sí 11. Llenar formato electrónico F-CI-01 con la información de la realización del respaldo Fin 9.1. Llamar a Soporte Técnico del Registro Civil estatal No Página 9 de 10
Formatos e Instructivos Formato electrónico F-CI-01: Bitácora de respaldos Personal que efectuó el respaldo Fecha de respaldo Hora Fecha de última modificación del archivo bdprueba.mdb Observaciones Nota: Este formato ha de mantenerse en un archivo electrónico (por ejemplo en Microsoft Excel) con la finalidad de reducir el consumo de papel en la manutención de bitácoras. Anexos Consúltese el Reglamento de Gobierno y Administración Pública en la página web www.tecalitlan.gob.mx/laws.php. Para consultar la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos (de la Secretaría de Relaciones Exteriores, Mayo de 2004), solicite una copia al departamento de Cómputo e Informática o a Oficialía Mayor, comunicándose a la extensión 123 o 111, o mandando un mensaje al correo electrónico infinite@tecalitlan.gob.mx. Página 10 de 10