MANUAL DE REFERENCIA DEL SERVICIO DE MONITOREO WEB DE VENTAS
BIENVENIDO Bienvenido al módulo de monitoreo web del sistema Soft Restaurant, el sistema que le permite administrar su restaurante o bar sin perder el apetito. Este módulo tiene la finalidad de llevar el monitoreo remoto de las ventas de todas las sucursales de su franquicia que cuenten con el sistema Soft Restaurant y el módulo de monitoreo web. Igualmente esta complementado con un módulo para el control de regalías, el cual hará el cálculo del cobro de regalía de acuerdo a la configuración que este asignada al franquiciatario. Para que el módulo de monitoreo web funcione adecuadamente con el sistema Soft Restaurant, se necesita configurar la aplicación web mediante el sitio www.softrestaurant.com y el enlace del monitor web que se encarga de alimentar de información al servicio web. DEFINICION DE CONCEPTOS Antes de empezar a leer este manual es necesario aclarar los siguientes conceptos: Franquicia: Es un sistema de comercio asociado en el que se realiza un contrato entre una empresa franquiciadora y un inversor local. Administrador de Franquicia (franquiciador): Es la que se encarga de aportar una marca, procedimientos, asesoría, suministros y otros complementos al fraquiciatario. Franquiciatario (franquiciado): Es el que adquiere la marca a través de un contrato con el administrador de franquicia. Nota: cabe mencionar que el sistema aplicaría igualmente para restaurantes que no tengan el esquema de franquicias.
REGISTRANDO UNA CUENTA PARA EL SERVICIO WEB DE MONITOREO DE VENTAS Para realizar la configuración de la aplicación web es necesario entrar al sitio www.softrestaurant.com y registrar una cuenta para el servicio web, para eso realicé los siguientes pasos: 1. Ingrese al sitio www.softrestaurant.com, localice y seleccione en el menú la opción Regístrate. 2. Para el registro de un nuevo usuario es necesario aceptar los términos y condiciones del servicio web. 3. Después de aceptar los términos y condiciones se le solicitarán los datos necesarios para generar la cuenta del servicio web. Observación: Es necesario proporcionar toda la información solicitada Presionamos el botón de Finalizar, para concluir el registro de la nueva cuenta.
4. Para entrar a la nueva cuenta generada es necesaria su activación, para activar la cuenta revise la bandeja de entrada del email que proporciono al momento de registrarse, le llegará un correo electrónico de confirmación debe localizar en el correo el vinculo de activación de la cuenta.
MÓDULOS DE ADMINISTRACION DEL SERVICIO WEB DE MONITOREO DE VENTAS El servicio de monitoreo de ventas web está formado de dos módulos de administración, los cuales son: 1. Módulo de Administración De Franquicias.- Este módulo administrará a los franquiciatarios de la Franquicia, desde este módulo podemos ver las ventas actuales, mensuales o anuales de un franquiciatario, igualmente en este módulo se asignan las configuraciones para el cobro de regalías al franquiciatario. También es posible en esta sección administrar los pedidos realizados por el franquiciatario. 2. Módulo del Franquiciatario.- En este módulo se lleva a cabo el monitoreo de las ventas actuales de las sucursales del franquiciatario, además se pueden generar y administrar los pedidos de productos al administrador de franquicias. ACCEDIENDO AL MÓDULO DE ADMINISTRACION DE FRANQUICIA Para acceder al módulo de administración de franquicia, es necesario proporcionar los datos de usuario con el que se efectuó el registro al servicio web, estos datos son usuario y contraseña, es importante mencionar que cuando se registran al sitio del servicio web, el sistema de registro genera un nuevo usuario a partir del que proporcionaron en el registro de la cuenta del servicio web, y es la que se utiliza para acceder a la cuenta registrada. Nota: el RFC no se proporciona para iniciar sesión en una cuenta de tipo administración de franquicia. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE LA FRANQUICIA Este módulo es el principal para la administración de los franquiciatarios de la franquicia, en este módulo el usuario podrá monitorear las ventas de todas las sucursales de los franquiciatarios registrador por el administrador de la franquicia. Igualmente podrá sacar un reporte (concentrador) de las ventas de todas las sucursales de registradas por la franquicia. También podrá calcular el monto de las regalías de cobro al franquiciatario, al igual que administrar los pedidos realizados.
MI SESION En esta opción configura los datos de acceso al módulo de administración así como los datos personales del administrador de franquicias. Es importante recuerde que el nombre de usuario con el cual se accede siempre esta antecedido por el identificador numérico de su distribuidor de servicio. Por ejemplo supongamos que se registro con el nombre de usuario usuario puede darse cuenta que se modifica automáticamente antecedido por un digito que es el identificador del distribuidor del servicio, en el ejemplo del usuario anterior quedaría de la siguiente manera 3-usuario1, suponiendo que el identificador de su distribuidor sea 3. VISUALIZAR FRANQUICIATARIOS En este apartado se listan todos los usuarios Franquiciatarios de la franquicia, en esta sección nos permite elegir el editar o eliminar el registro de un Franquiciatario.
CREAR FRANQUICIATARIO Menú principal: Crear Franquiciatario El servicio de monitoreo permite capturar varios franquiciatarios, Datos para capturar un nuevo franquiciatario: Datos del usuario Usuario: nombre de la cuenta de acceso al Módulo del Franquiciatario Contraseña: clave de seguridad para el acceso a la cuenta del Módulo del Franquiciatario Nombre: Nombre de la persona responsable de la cuenta del servicio web. Apellidos: Apellidos de la persona responsable de la cuenta del servicio web. Correo Electrónico: Este dato es importante ponerlo ya que en este se recibirá la notificación de la cuenta del franquiciatario. País: Descripción del país del franquiciatario. Estado: Descripción del estado (ubicación) del franquiciatario. Ciudad: Descripción de la ciudad Zona horaria: Descripción de la zona horaria donde se encuentra el franquiciatario. Datos de la empresa RFC: Descripción del RFC del franquiciatario, este dato es importante para el acceso del servicio web. Nombre de la empresa: Descripción del nombre comercial de la empresa. Razón Social: Descripción razón social de la empresa. Dirección: Dirección de la empresa.
Colonia: Descripción colonia de la empresa Código postal: Descripción del código postal de la empresa. Teléfono oficinas: Número telefónico de la empresa. Configuración de sesión Actualización de las graficas: Se especifica la cantidad numérica en segundos el cual la grafica de ventas actuales se actualizara. Símbolo de moneda: simbología de la moneda que se utilizara al representar una cantidad monetaria. Habilitar sesión del usuario: Opción que habilita o deshabilita la cuenta de sesión del franquiciatario. Configuración de servicios. Servicios Disponibles del Administrador de Franquicias: Esta sección solo visualiza de manera general los totales en cantidad unitaria de los servicios disponibles de la franquicia. Asignar número de sucursales a Franquiciatario: En esta sección podemos asignar las sucursales que el franquiciatario puede tener como máximo. Número de sucursales permitidas.- Indica cuantas sucursales puede crear el franquiciatario. Número de sucursales registradas.- Indica cuantas sucursales tiene registradas el franquiciatario actualmente.
Incrementar sucursales.- con esta opción puede añadir más cantidad de sucursales permitidas al franquiciatario. Asignar servicio de renta a sucursales: En este apartado se asignan los meses de servicio que estarán activos en las sucursales registradas por el franquiciatario. Nota: para poder asignar los meses de renta es necesario primero haber generado el registro del franquiciatario para poder activar la creación de sucursales. Después es necesario dar de alta las sucursales y como último paso asignarles los meses de servicio. REGIONES Menú Edición Franquiciatario: Visualizar Franquiciatario- >editar franquiciatario-> mis regiones Este catálogo registra las diferentes ubicaciones (regiones geográficas) de los franquiciatarios. Son para identificar de manera regional un grupo de franquiciatarios. Datos para capturar una nueva región: Número región: Es el identificador con el que se enumerara la región es automático. Descripción: Nombre con el que se identificara la región. ZONAS Menú Edición Franquiciatario: Visualizar Franquiciatario- >editar franquiciatario-> Mis zonas En este catálogo se definen las zonas en la que se encuentran ubicados los franquiciatarios, cada zona debe estar ubicada en una región. Datos para capturar una nueva zona: Región: Es la descripción de la región este se saca del catalogo de regiones. Numero de zona: Es el identificador numérico de la zona Descripción: Es el nombre de la zona.
SUCURSALES: Menú Edición Franquiciatario: Visualizar Franquiciatario- >editar franquiciatario-> Mis sucursales En esta opción se dan de alta las sucursales del Franquiciatario. Se definen las opciones para la configuración del enlace monitoreo de ventas, las graficas y los datos de la sucursal. Datos para capturar una nueva sucursal: Región: Es la descripción de la región donde se encuentra ubicada la sucursal, este se tomado del catálogo de regiones. Zona: Es la descripción de la zona donde se encuentra ubicada en la sucursal, este es tomado del catalogo de zonas. Numero de sucursal: Es el identificador numérico de la sucursal. Carpeta: Es el nombre del espacio donde se alojan los datos de cliente graficas, imágenes, etc. Ruta: Es la ruta del espacio donde es alojada la información de la sucursal. Descripción: Es el nombre con el cual será identificada la sucursal. País: Descripción del país de ubicación de la sucursal. Estado: Descripción del estado de ubicación de la sucursal. Ciudad: Descripción de la ciudad de ubicación de la sucursal. Dirección: Descripción de la ubicación de la sucursal. Teléfono: Número telefónico de contacto de la sucursal.
Correo electrónico: Correo electrónico al cual se enviaran las notificaciones. Moneda: Tipo de moneda de uso, ejemplo MXN, USD, EUR. Venta mínima: Es la cantidad en venta que representa lo mínimo de ventas que debe alcanzar la sucursal, esto se ve reflejado en las graficas de venta. Venta promedio: Es la cantidad en ventas que debe alcanzar la sucursal, esto se ve reflejado en las graficas de ventas. MI CONCENTRADO Menú principal: Mi concentrado. Es el concentrado de ventas generadas por las sucursales de los franquiciatarios. Pueden visualizarse a partir de un rango especificado de fechas, por franquiciatarios o por las sucursales de los franquiciatarios. MI VENTA ACTUAL Menú principal: Mi venta actual. Esta opción muestra las ventas actuales de todas las sucursales de los franquiciatarios de la franquicia en tiempo real. Tiempo real.- El tiempo de actualización puede variar de acuerdo a cada configuración de los franquiciatarios.
MI VENTA DIARIA Menú principal: Mi venta diaria. Esta opción visualiza el total de las ventas diarias de cada sucursal registrada por el administrador de franquicia, el total diario se ve reflejado después de haber cerrado turno en el sistema Soft Restaurant. La visualización de los datos puede ser mediante graficas o general desglosado. MI VENTA MENSUAL Menú principal: Mi venta mensual En esta opción puede ver el resumen mensual de las ventas generadas por las sucursales registradas por el administrador de franquicias. La visualización de los datos puede ser mediante graficas o general desglosado.
MI VENTA ANUAL Menú principal: Mi venta anual En esta opción puede ver el resumen anual de las ventas generadas por las sucursales registradas por el administrador de franquicias. La visualización de los datos puede ser mediante graficas o general desglosado. MÓDULO DE REGALIAS El módulo de regalías está diseñado para calcular de manera automática o manual el monto de que el franquiciatario debe abonar por concepto de regalía a la franquicia. El cálculo de la regalía se realiza de acuerdo a la configuración que la franquicia le asigne al franquiciatario. CATALOGO DE COBROS DE REGALIA Menú principal: Catalogo de cobro de regalía. En esta opción creará el o los tipos de cobro de regalía que la franquicia cobrará a los franquiciatarios, estos pueden ser porcentajes o cantidad en dinero. Para crear un nuevo tipo de cobro de regalía presionamos sobre el botón nuevo tipo cobro de regalía.
Datos para capturar un nuevo tipo de regalía: Descripción: Descripción del tipo de cobro de regalía. Cuota: Cantidad monetaria a cobrar, es una cuota fija de cobro. Porcentaje: Cantidad en porcentaje para aplicar el cobro. Ambas: Esta opción puede utilizar el cobro de una cuota fija y un porcentaje especificado. CATALOGO DE IMPUESTOS Menú Principal: Catalogo de impuestos En esta opción se dan de alta los diversos impuestos que puedan afectar las operaciones del negocio. Para crear un nuevo impuesto presionamos sobre el botón Nuevo impuesto. Datos para capturar un nuevo impuesto: Descripción: Descripción del impuesto. Abreviatura: Abreviatura conocida del impuesto. Porcentaje (%): Porcentaje del impuesto CONFIGURACION DE CORTES DE REGALIA Menú principal: configuración de cortes de regalía En esta opción da de alta las configuraciones que son utilizadas para generar y/o aplicar un corte de regalía a los franquiciados de acuerdo al periodo asignado en la configuración.
Para crear una nueva configuración de corte de regalía presiona el botón Nueva configuración de regalía. Datos para capturar una nueva configuración de corte de regalía. Descripción: Descripción de la configuración del corte de regalía. Impuestos: Catalogo de impuestos que serán aplicados al total de ventas del franquiciatario. Tipo cobro regalía: tipos de cobro de regalía que serán aplicados al total de ventas del franquiciatario. Periodo de corte: Tiempo en el que se aplicara la configuración del periodo de corte de regalía. Estos pueden ser semanales, quincenales y mensuales. Fecha de vencimiento: En esta opción se especifica la cantidad en días en la que vence el periodo de pago de la regalía, una vez aplicada la regalía. Para no aplicar fecha de vencimiento de pago de corte se deja en 0 días la configuración. Recargo: Es la cantidad en dinero o porcentaje la cual se cobrara una vez excedido la fecha de vencimiento del pago del corte de regalía, si la configuración de días de vencimiento no está activa no se aplica esta configuración. ASIGNAR CONFIGURACION DE CORTE DE REGALIAS Menú Principal: Asignar configuración de corte de regalías En este módulo puede asignar la configuración de corte de regalía, el modo de corte (manual o automático) y ver los periodos del franquiciatario. Datos para asignar en la configuración del franquiciatario: Configuración de corte de regalía: Configuración de corte de regalía (esta configuración es la que se da de alta en el catalogo de configuraciones de corte de
regalía) Modo de corte: Indica si la configuración de corte de regalía se aplicara de forma automática o manual. Observación: Automática esto significa que se aplicara cada final de corte según el periodo configurado en la configuración de corte de regalía. Si es manual se tiene que acceder al apartado de periodos y ejecutar el periodo correspondiente, el modo manual no puede ejecutarse en el periodo en curso. Aplicar periodo: Ejecuta la configuración del corte de regalía del franquiciatario devolverá el corte del periodo anterior al actual. Periodos: Lista los periodos de acuerdo a la configuración del corte de regalías, desde esta opción se pueden aplicar los cortes de regalía de periodos pasados. LISTADO DE CUENTAS DE PAGO POR CORTE DE REGALIA Menú principal: cuentas de pago por corte de regalía. Este módulo lista las cuentas por pagar de los cortes de regalía generados a los franquiciatarios. Para abonar/pagar una cuenta de un corte presionamos el botón Abonar / pagar situado a la derecha de la cuenta de corte de regalía. Para realizar un abono seleccionamos la opción Nuevo abono Datos para capturar un nuevo abono: Tipo de abono: indique la operación más adecuada con la que se realizo el abono: efectivo, deposito, tarjeta de crédito, etc. Es recomendable que ingrese una referencia de pago. Fecha: Descripción de la fecha en la que se realizo el abono. Observación: Especifique información que pueda ser de ayuda por el movimiento del abono.
PEDIDOS En este módulo podrá llevar el control y administración de los pedidos de productos (presentaciones) a la franquicia realizadas por el franquiciatario. El módulo de pedidos se compone de los siguientes catálogos: catalogo de clasificaciones, catalogo de grupos, catalogo de precios y catalogo de presentaciones. Para empezar a utilizar el módulo de pedidos es necesario proporcionar información a los catálogos antes mencionados. CATALOGO DE CLASIFICACIONES Menú principal: catalogo de clasificaciones En esta opción se dan de alta las clasificaciones de los productos. Datos para capturar una nueva clasificación Clave: Descripción alfanumérica para identificar la clasificación. Descripción: Descripción de la clasificación CATALOGO DE GRUPOS Menú principal: catalogo de grupos Es el catálogo que nos permitirá dar de alta los conceptos para agrupar o clasificar presentaciones con características semejantes bajo un mismo nombre. Datos para capturar un nuevo grupo: Clave: Clave que identificar el grupo. Descripción: Es el nombre del grupo
CATALOGO DE PRECIOS Menú principal: Catalogo de precios. Este catalogo es para dar de alta los posibles precios para las presentaciones, solo se describen los tipos de precios. Datos para capturar un nuevo precio: Clave: Clave que identificara el precio Descripción: Es el nombre del precio. CATALOGO DE PRESENTACIONES Menú principal: Catalogo de presentaciones. Este catálogo es para dar de alta las presentaciones de venta del negocio. Datos para capturar una nueva presentación: Grupo: Identifica el grupo de la presentación Clave: Identificador de la presentación. Descripción: Nombre de la presentación. Precios: Asigna los precios de la presentación, este depende del catalogo de precios. Es importante asignar los precios y sus respectivos impuestos en caso de existir.
ADMINISTRAR PEDIDOS Menú principal: Administrar pedidos En este módulo se administra las solicitudes de pedido realizadas por los franquiciatarios, podemos cambiar el estado de un pedido, o podemos cancelar una solicitud de pedido. Además de confirmar los productos que fueron recibidos por el franquiciatario.
ACCEDIENDO AL MÓDULO DE ADMINISTRACION DEL FRANQUICIATARIO Para acceder al módulo de administración de franquiciatario es necesario proporcionar el nombre del usuario, la contraseña y el RFC son necesarios esos tres datos para poder realizar el acceso. Nota: el RFC no se proporciona para iniciar sesión en una cuenta de tipo administración de franquicia. MÓDULO DE ADMINISTRACION DEL FRANQUICIATARIO Este módulo es el panel de administración de franquiciatario, en este puede realizar el monitoreo de las ventas de las sucursales registradas al franquiciatario. Así como también el monitoreo de los comensales que están actualmente en el negocio. Incluye un módulo de pedidos para poder realizar pedidos en línea de productos a la franquicia. MI SESION En esta opción configura los datos de acceso al módulo de administración así como los datos personales del franquiciatario. Es importante que recuerde que el RFC es un dato solicitado al momento de acceder a la cuenta del administrador del franquiciatario.
MI VENTA ACTUAL Menú principal: Mi venta actual. Esta opción visualiza las ventas actuales de todas las sucursales en tiempo real. Tiempo real.- El tiempo de actualización puede variar de acuerdo a cada configuración de los franquiciatarios. MI VENTA DIARIA Menú principal: Mi venta diaria. Esta opción visualiza el total de las ventas diarias de cada sucursal registradas. El total diario se ve reflejado después de haber finalizado los turnos en el sistema Soft Restaurant. La visualización de los datos puede ser mediante graficas o general desglosado.
MI VENTA MENSUAL Menú principal: Mi venta mensual En esta opción puede ver el resumen mensual de las ventas generadas por las sucursales registradas. La visualización de los datos puede ser mediante graficas o general desglosado. MI VENTA ANUAL Menú principal: Mi venta anual En esta opción puede ver el resumen anual de las ventas generadas por las sucursales registradas. La visualización de los datos puede ser mediante graficas o general desglosado.
NUEVO PEDIDO Menú principal: nuevo pedido En esta opción puede generar un nuevo pedido Datos para capturar un nuevo pedido: Datos de entrega: Son los datos donde se recibirá el pedido. Sucursal entrega: Lista el catalogo de sucursales registradas, al seleccionar se cargan los datos comerciales de la sucursal. Sucursal: descripción de la sucursal a la que se entregara el pedido Dirección: dirección de la sucursal a la que se entregara el pedido País: país de la sucursal Estado: estado de la sucursal Ciudad: ciudad de la sucursal Teléfono: teléfono de contacto de la sucursal Fax: fax de contacto de la sucursal Email: correo del contacto Entregar a: nombre de la persona responsable de recibir el pedido en la sucursal. Datos de envió (por la franquicia): Estos datos son proporcionados por la franquicia. Responsable de entrega: nombre del responsable de entrega del pedido Conductor: nombre de la persona encargada de llevar el pedido Placas: descripción de las placas del transporte Hora de salida: hora de salida del transporte del pedido
Observaciones: observaciones acerca de la entrega del pedido. Productos del pedido Clave: Es la clave asignada al dar de alta la presentación Cantidad: cantidad de productos a solicitar en el pedido Costo unitario: costo del producto Impuesto: impuesto del producto Total: monto total a pagar por el producto Observaciones: observaciones del pedido ADMINISTRAR PEDIDOS Menú principal: administrar pedidos En este módulo se listan los pedidos realizados. Además se puede llevar el control de que pedidos están pendientes, cuales están procesados entre otros. Para editar un pedido se debe seleccionar de la lista de pedidos, y presionar el botón de editar y se abrirá el contenido del pedido, en el puede modificar la lista productos. El proceso de pedido tiene cuatro fases: Pendiente: En esta fase, el pedido ya está realizado y por ende el administrador de franquicias está enterado, por lo que no se necesita más que esperar al siguiente fase. En Proceso: En esta fase, la orden de pedido ya está en producción (carga del los productos). Por lo que el sistema no permitirá que se pueda modificar para anexar productos a la orden del pedido. En Ruta: Esta fase indica que el producto ya está en ruta para su distribución. Confirmar Entrega: El administrador de franquicia es el encargado de confirmar la entrega de los productos entregados.