CENTRAL TELEFÓNICA VIRTUAL 8DID ofrece una aplicación extremadamente útil, potente y fácil de usar para gestionar y dirigir las llamadas entrantes. La aplicación está diseñada para dar al usuario flexibilidad, libertad y control sobre cómo manejar las llamadas a sus números virtuales. El CTV es aplicable para su uso personal y empresarial, y funciona como su propio servicio de central telefónica. La CTV le va a permitir: Recibir llamadas de uno o varios números locales; Desvío de llamadas a cualquier número de teléfono de VoIP o de destino; Reproducir mensajes grabados personalizados a los que llaman; Llamadas directas con los números de extensión; Envío de llamadas a un buzón de correo de voz; Enviar mensajes de voz a las direcciones de correo electrónico seleccionadas; Recibir faxes y reenviarlos a una dirección de correo electrónico; Llamada en conferencia. Usted puede configurar de manera rápida y fácil el desvío de llamadas a través de la Central Telefónica Virtual CTV, con simplemente arrastrar y soltar los objetos que realizan las funciones y que se conectan entre sí. Los componentes utilizados en la construcción de las aplicaciones de su CTV son los siguientes: El objeto: es un elemento que realiza las funciones que se especifican en la construcción de la aplicación de la CTV. Paleta: es el lugar donde se encuentra la lista de los objetos. Los cables: se utilizan para conectar objetos. 1
Espacio de trabajo: es un área donde los objetos se ensamblan. La papelera: se utiliza para eliminar objetos del espacio de trabajo. La pantalla inicial de configuración de la CTV consta de tres componentes: la paleta en la esquina superior izquierda, la papelera en la esquina inferior derecha y el área de trabajo del centro en el que se reunió la gestión de sistema de voz. Paleta La paleta sirve como una lista de todos los tipos de objetos que pueden ser utilizados en la creación de sistema de desvío de llamadas para el cliente. Para utilizar un objeto específico, arrástrelo desde la paleta y lo libérelo en el área de trabajo. 2
Objetos Hay diferentes tipos de objetos, cada uno realiza una función específica o un conjunto de funciones. Los objetos se pueden organizar e interconectar en una amplia variedad de combinaciones y las llamadas pueden pasarse de un objeto a otro según sea necesario. Una vez que un objeto se ha añadido al espacio de trabajo, se debe configurar. Número de Teléfono Al hacer clic en el objeto no configurado se mostrará un aviso de "Necesita configurar este componente". Para configurar el objeto, haga clic en el ícono "configurar" e introduzca la información requerida. Cada objeto contiene una o dos tomas de corriente, que se muestran como pequeñas protuberancias en los lados izquierdo y / o derecho del objeto. Estas tomas se utilizan para conectar los objetos entre sí a través de cables. Cables Los cables se utilizan para conectar lógicamente los objetos que se han colocado en la zona del área de trabajo. Para crear un cable, haga clic en la toma de corriente derecha de un objeto, y saldrá un cable que seguirá el puntero del ratón alrededor del área de trabajo. 3
Para conectar dos objetos, coloque el puntero con cable en la toma de corriente izquierda de otro objeto y haga clic en él. El uso de cables que conectan un menú de voz a otros objetos es de particular importancia. A estos cables se les asigna automáticamente un número de extensión (que se muestra con un número en un círculo en cada cable). Esto permite a los clientes definir cómo las llamadas deberán ser remitidas. Para cambiar el número de extensión, haga clic en el número del cable y escriba la información necesaria. Para eliminar un cable, coloque el puntero encima del mismo hasta que cambie de color y luego haga clic en él. Este cable ahora se convertirá en independiente y puede ser redirigido a otros objetos. Para eliminar el cable, haga clic en él una vez más. Papelera La papelera permite eliminar objetos que han sido previamente colocados en el área de trabajo. Arrastre cualquier objeto hacia la papelera y suéltelo para eliminar el elemento. Configuración de los objetos Las llamadas se pasan de un objeto a otro, cada uno realizando una función específica o un conjunto de funciones. Los objetos de la CTV satisfacen prácticamente cualquier necesidad que los clientes puedan tener en sus sistemas de telefonía. Vamos a ver las opciones de configuración para los distintos tipos de objetos. Número de teléfono El objeto de número de teléfono está configurado con un número virtual en el que se reciben llamadas entrantes. 4
Cuando se abre el objeto número de teléfono para la configuración, aparece la lista de DID no configurados, previamente adquiridos (códigos de país y área). Sólo puede ser seleccionado un único número de teléfono. Menú de voz El Objeto Menú de Voz se utiliza para la aplicación de un IVR (Interactive Voice Response) o un sistema de operadora automática. El menú de voz reproduce el mensaje grabado y permite a quien llama entrar en un número de extensión, a continuación la llamada, se pasa al objeto que esté conectado con el número de extensión correspondiente. La información que se introduce para este objeto es: El nombre del objeto de menú de voz. Una grabación de un mensaje de voz. Normalmente, en este mensaje se incluye información relativa a los números de extensión que van a ser presionados por la persona que llama, con el fin de conectar con la persona o el departamento deseado. 5
Una vez que el mensaje de voz ha sido grabado, su longitud en segundos se mostrará en el lado derecho del menú de voz configurado. Para reproducir el mensaje, haga clic en el icono de la flecha. Persona Persona es un objeto configurado con un único número de teléfono o una serie de números de teléfono para recibir las llamadas entrantes. Varios números se pueden configurar como un grupo de búsqueda, y las llamadas se envían de forma secuencial a los números telefónicos de la lista. Si el primer número de teléfono está ocupado o sigue sin respuesta por un período de tiempo configurable, la llamada pasa al siguiente número y así sucesivamente a través de la lista de extensiones. Además, las llamadas no contestadas se pueden remitir al correo de voz. La información que se introduce para este objeto es: El nombre de la persona a la que las llamadas deben ser remitidos. El método de redirección (línea fija, móvil, voz sobre IP, Skype o Google Talk). 6
Una vez que haya seleccionado una opción de redirección, es necesario completar la información necesaria para esa opción (número de teléfono, SIP URI, el nombre de Skype o dirección de correo electrónico). El Objeto Persona se puede configurar con diversos métodos de contacto haciendo clic en el signo "+". Correo de voz Correo de voz es un buzón en el que personas que llaman pueden dejar mensajes de voz, que luego son enviados a la dirección de correo electrónico especificada. La información que se introduce para este objeto es: La dirección de correo electrónico a la que debe ser enviado el correo de voz. 7
Una grabación de un mensaje de voz que va a ser escuchado por la persona que llama. Una vez que el mensaje de voz haya sido grabado, su longitud en segundos se mostrará en el lado derecho. Para reproducir el mensaje, haga clic en el icono de la flecha. Conferencia El Objeto de la Conferencia permite a múltiples llamadas participar en una conferencia telefónica. Para acceder a la sala de conferencia se debe ingresar un código PIN. Fax El Objeto de fax permite que los faxes recibidos sean enviados a la dirección de correo electrónico que usted desee. Lista Negra El Objeto de la lista negra se utiliza para bloquear las llamadas entrantes de un número específico. La información que se introduce para este objeto es: El nombre de una lista. Seleccione si se debe incluir la lista negra para el filtro. El número que debe ser incluido en la lista negra. La Lista Negra puede ser configurada con múltiples números haciendo clic en el signo "+". 8
Ejemplos de la CTV Los Objetos de la CTV se pueden conectar lógicamente en combinaciones ilimitadas. Hemos enumerado algunas configuraciones básicas que le ayudarán en la comprensión de los diversos componentes y su funcionalidad. Una combinación básica - Número de Teléfono -> Correo de voz Las llamadas entrantes al número de teléfono se conectan directamente al correo de voz. La persona que llama deja un mensaje que se envía a la dirección de correo electrónico que usted desee. Para uso personal - Número de Teléfono -> Persona -> Correo de voz Las llamadas entrantes al número de teléfono asignado se dirigen a la persona, y si la persona no contesta la llamada es redirigida al correo de voz. Por ejemplo, este objeto puede ser configurado para la siguiente lógica: Al recibir una llamada entrante repica en el número de teléfono de Mike durante 30 segundos, luego si no contesta o está ocupado repica en el teléfono móvil de Mike durante otros 30 segundos, y si tampoco contesta la llamada cae en el correo de voz. 9
Nota: el número de segundos que cada número de teléfono designado debe sonar es configurable. Para las pequeñas empresas y grupos - Teléfono -> Menú de Voz -> Persona -> Correo de Voz Las llamadas entrantes al número de teléfono asignado se dirigen al menú de voz y un mensaje personalizado grabado previamente se reproduce. Este mensaje sirve para proporcionarle a la persona que llama las opciones del IVR y los números de extensión. Normalmente, este menú de voz se utiliza para desviar las llamadas a una persona o un correo de voz. Un ejemplo típico de mensaje grabado para tal objeto sería "Pulse 1 para Soporte Técnico, 2 para Administración y 3 para ir directamente al correo de voz". Para empresas de tamaño mediano El menú de voz puede utilizarse para llamadas directas a los distintos departamentos y el personal, tanto dentro como fuera de las oficinas. Puede configurar un menú de voz que lo lleve a un segundo menú de voz por cada uno de los departamentos. Elaborado por: Fabiola Arnillas. Directora de Operaciones - Mayo 2012 10