ERPII i3 (informática industrial integrada) La Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial ERPII i3 es la solución para la gestión integrada de la Empresa. Industrial El Sistema ERPII i3 es una solución modular, multiempresa, multiplataforma (MS Windows, Linux, Unix) con arquitectura cliente/servidor o de tres capas, indistintamente, cuyo objetivo es propiciar la Mejora de la Competitividad a través del alineamiento de las tecnologías de la información (TIC`s) con los objetivos del negocio. La solución se sustenta sobre: Una Base de Datos Transaccional ( Incluye Monitor de Transacciones) Un Servidor de Aplicaciones, Servidor http y Servidor de Ficheros (Para Web Services, Intranet corporativa, Transacciones XML y B2B) Un Navegador propietario además de i-explorer o Netscape (para VPN corporativa seguras) Canal IP exclusivo (Port: 690) para conexión de Delegaciones/usuarios remotos e itinerantes. Una de sus principales virtudes es su capacidad de adaptarse a las necesidades de cada cliente de manera rápida y sencilla gracias a sus amplias posibilidades de parametrización. De este modo, ERPII I3 consigue unir en un único producto las ventajas de un paquete estándar (implantación rápida, mantenimiento, nuevas versiones funcionales y tecnológicas) y el ajuste a las necesidades de los usuarios de una aplicación a medida. El Sistema ERPII i3 gestiona toda la información de la compañía a través de una sola base de datos transaccional, (Filosofía de Dato Único) con arquitectura cliente-servidor para los usuarios locales y con tecnología de tres capas (Browser+Servidor de Aplicaciones+Base de Datos) para los usuarios remotos. ERPII i3 incluye los módulos : Módulo i3 CRM (Gestión de Atención a los Clientes, Gestión Preventa, y S.A.T.) Módulo i3 Logístico y Comercial (Ordenes de Compra, Venta, Stocks, Expediciones) Módulo i3 de Producción (Planificación, Lanzamientos, Marcajes, Calidad, Costes, Mantenimeinto) Módulo i3 Financials (Contabilidad General Analítica y Presupuestaria, G. de Activos, Tesorería, Informes) Módulo i3 Web ( Diseño y Acceso a intranet corporativa segura y B2B) Módulo i3 RR.HH. ( Nóminas, S.S., P. Formación y Prevención ). Esta moderna concepción permite que ERPII i3 se implemente en redes Internet/Intranet sin problemas de congestión en las comunicaciones, decidiendo qué componentes se ejecutan en cada Ordenador Cliente, o en cada uno de los Servidores. En lo referente a Servidores y Bases de Datos, el ERPII i3 soporta servidores (Windows 2003 Server; Unix; Linux) y bases de datos: Velázquez; SQL Server, DB-2 y Oracle. ERP II i3 V 2.2. 15/12/2005 Página 1 de 16
ERPII i3 Características Generales ERPII i3 es un producto desarrollado para las empresas Industriales. Una solución innovadora, de calidad y capaz de satisfacer las necesidades de cualquier organización. Su extensa funcionalidad, una metodología probada y una completa oferta de servicios de valor añadido aseguran el éxito en cualquier instalación. Seguridad y Control de Accesos El administrador del sistema define los usuarios que pueden acceder a ERPII i3. Cada usuario pertenece a un perfil o grupo de trabajo con accesos diferenciados. En cada perfil se determina a qué información tiene acceso, qué tipo de acceso e incluso qué campos puede visualizar y/o modificar. Work-Flow y Mensajería Instantánea Cada usuario puede suscribirse a un grupo de mensajes automáticos. Por ejemplo, los cambios producidos en la ficha del cliente por el departamento comercial generan un mensaje al Director Financiero, informándole de Quién, Cuándo y Qué cambios ha realizado, pudiendo éste dar su Visto Bueno. Integración con la Ofimática El ERPII i3 también se integra y entiende perfectamente con las principales aplicaciones de mensajería como Exchange o Lotus Notes; por poner un ejemplo, la creación de hojas de cálculo y tablas dinámicas sobre ERPII i3 y, el añadirlas a los propios menús de los módulos de ERPII i3 es una sencilla operación. Informes y Listados ERPII I3 cambia el concepto clásico de los listados. A través de un potente Personalizador de Informes, todas las salidas pueden tener diferentes representaciones: Pre-visualizaciones en pantalla, impresora, páginas web, correo electrónico etc. En cada momento se decide el formato más adecuado. Los listados en ERPII i3 son completamente modificables por cada usuario, ganando en agilidad y minimizando los costes de cualquier cambio. Parametrización El ERPII i3 es un producto completamente parametrizable. ERPII i3 entiende que no todas las empresas tienen el mismo grado de complejidad. Un completo sistema de parámetros permite a ERPII i3 comportarse como un sistema sencillo de Gestión para pequeñas empresas, o soportar complejos sistemas de Producción y Planificación. En definitiva ERPII i3 es un completo sistema ERP industrial. Objetos OLE El ERPII i3 es un sistema que enlaza información mediante objetos OLE, con otras aplicaciones. ERPII i3 permite definir objetos OLE vinculados a artículos, clientes, pedidos, etc. De esta manera podemos visualizar y/o modificar el plano de una pieza, imprimirlo en el momento de la fabricación con el resto de la documentación, tener imágenes de vídeo del proceso productivo. Un completo sistema multimedia que hace más fácil la comprensión del sistema y facilita la integración entre las diferentes versiones de Ingeniería, la documentación ofimática, los correos electrónicos y las listas de materiales y procesos, coadyuvando a mantener un sistema PLF del producto o proyecto. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 2 de 16
El sistema ERP II i3 controla todas las solicitudes de compras mediante un sistema de autorizaciones. La Cartera de Compras gestiona los precios concertados con los proveedores y los niveles de calidad. Un completo sistema de Calidad informa de los controles a realizar en los productos, calculando los costes y los resultados obtenidos tanto por producto como por proveedor. Acepte solo las cantidades que cumplen el nivel de Calidad exigido y controle las facturas de los proveedores con las cantidades y precios concertados, integrándola en la Gestión Contable y de Tesorería. Gestión Compras Control de Calidad y Trazabilidad de Lotes Estructuras Proveedor / Artículo Además de definir los datos de los proveedores y de los artículos de compra, se deben de definir los artículos que se compran a cada proveedor. Por cada proveedor, sea homologado o no, se identifican los productos y sus condiciones de compra. Podemos indicar un código diferente al nuestro, una descripción diferente y en diferentes idiomas. Además indicaremos las especificaciones técnicas del producto en cualquier idioma, así como las calidades y los certificados que deben de acompañar al albarán. Podemos lanzar peticiones de oferta a nuestros proveedores y actualizar los precios sobre la base del resultado de las ofertas. De esta manera controlamos al máximo las relaciones con los proveedores y sus productos. Solicitudes / Cartera de Compras Por cada departamento de la empresa podemos definir Quién puede comprar o solicitar compras. Las solicitudes de compras pueden tener un nivel de autorización superior para poder convertirse en pedidos. Las solicitudes de compras, tanto generadas automáticamente en el sistema de Planificación, como las solicitadas directamente en el módulo de compras se pueden convertir automáticamente en pedidos de compras discriminando por diferentes criterios. Una vez generados o introducidos los pedidos de compras el sistema de recepción controla las cantidades solicitadas y las cantidades recibidas, pudiendo cancelar restos de pedidos dependiendo del % de cumplimentación indicado en parámetros. Si los productos tienen que pasar un control de Calidad se guardan en el almacén de calidad hasta que sean aceptados por el departamento de Calidad. Control de Facturas Las facturas de los proveedores se cotejan con los albaranes recibidos comprobando precios, cantidades, descuentos y las operaciones. Una vez dado el visto bueno, se recepcionan generando los apuntes contables y de tesorería para el control de los pagos. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 3 de 16
Configurador i3c ERPII I3 gestiona la fabricación de su empresa desde el inicio mediante un configurador en base a reglas, hasta la planificación de necesidades de material y de recursos. Un sistema de control total permite obtener una completa trazabilidad de productos desde la compra hasta la venta pasando por la fabricación. Un sistema de captura de datos permite obtener información en tiempo real de la producción. El configurador de producto es una potente herramienta para la fabricación bajo pedido, basada en componentes estándar. ERPII i3 define todos los productos de la empresa agrupándolos en modelos. En cada uno de ellos se definen las reglas de comportamiento: Variables: una opción escogida elimina o excluye de la lista de posibles a otras opciones. V. Dependiente: el escoger una opción lleva implícita otra, encargándose ER- PII I3 como consecuencia de activarla automáticamente. Incompatibilidad: se definen ciertos elementos del producto que son incompatibles con otros; así, una vez escogido uno, quedan desactivados los otros. Una potente herramienta de codificación, permite codificar de manera inteligente el código del producto dependiendo de las opciones escogidas. El Configurador de ERPII I3 se encargará de calcular las cantidades de cada elemento, sobre la base de las opciones activadas, calcular el precio final del producto configurado y, en definitiva, guiarnos en configurar y definir perfectamente el producto que el cliente nos ha pedido. Un potente asistente nos conduce y ayuda sin errores en todo momento. Completamente integrado, con el resto de los módulos de ERPII I3, permite generar las ofertas, los pedidos de venta, listas de material, escandallos de coste, etc. Estructuras El módulo de estructuras es un sistema gráfico, que identifica fácilmente los componentes y las operaciones de los productos de fabricación. Por cada conjunto se definen las fases, los componentes, los materiales sustitutivos, fechas de vigor y caducidad, y las cantidades necesarias. El sistema de planificación MRP-II se encarga de definir qué materiales se usarán en cada momento, utilizando la información definida en cada componente. Para cada operación o fase de producción definimos los consumos, los tiempos de preparación y de ejecución en la unidad de tiempo que queramos. Podemos definir horas, minutos, piezas/hora, ritmos, etc. En cada operación indicamos el sistema de control de calidad asociado a la misma, introduciendo las pautas de control y los sistemas de muestreos necesarios, así como los útiles o recursos restrictivos que pudieran existir. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 4 de 16
esta manera el coste de cualquier producto consta del coste de su propia mano de obra y el coste de los materiales correspondientes, sean de compra o de fabricación. El sistema ROLL UP diferencia en cada nivel separando los costes de material, mano de obra interior y mano de obra exterior. De esta manera obtenemos siempre por separado los costes de mano de obra, independiente del nivel donde se produzcan, y los costes de materiales. En este caso el coste de materiales siempre será el coste de compra. Costes Estándar Podemos calcular los costes estándar de los productos y obtener un completo escandallo de todos los costes que infieren en el producto. Con un potente Simulador de costes podemos adelantarnos a futuras variaciones de precios. Utilizando la técnica de Qué Pasa si podemos modificar los costes de los componentes, incrementando o decrementando en un determinado % o cantidad fija. Modificar las tasas horarias para la simulación y ver el resultado del nuevo coste y compararlo con el actual. El sistema de cálculo de costes emplea diferentes sistemas de cálculo: Precio Medio Ponderado Precio Standard Coste por Lote De esta manera podemos adaptar el sistema de cálculo de costes al empleado por cada empresa. El sistema FOLD IN incluye los costes de mano de obra (exterior e interior) y de materiales de niveles inferiores como costes de material para los niveles superiores. De. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 5 de 16
ERPII i3 Planificación de la Producción ERPII I3 esta basado en un potente sistema MRP-II (Manufacturing Resource Planning) para la generación de las Órdenes de Fabricación de Compras y Contratación de Trabajos Exteriores, utilizando un sistema de programación a Capacidad tanto infinita como Finita generando las necesidades en el momento que se vayan a necesitar y pudiendo optimizar tanto los tiempos de preparación como la identificación de cuellos de botella (OPT). A través de un sistema Scheduling se pueden realizar simulaciones de lanzamientos de Órdenes contemplando diferentes escenarios. Planificación El sistema de Planificación se apoya en un asistente de Planificación que ayuda a realizar el Plan Maestro de Producción (MPS). Este Plan Maestro se puede generar automáticamente desde diferentes perspectivas, dependiendo de las necesidades y el tipo de empresa. En las empresas de Fabricación Bajo Pedido, el Plan Maestro se puede generar desde los pedidos de ventas. En este caso se realizan los lanzamientos de Órdenes de Fabricación y de Compra, necesarios para cubrir las necesidades de pedidos de ventas recibidos. Este sistema permite tener un conocimiento exacto de la situación de cada pedido de nuestros clientes, independientemente de la cantidad de Órdenes de Fabricación y de Compras generadas para cada pedido. Podemos generar el MPS teniendo en cuenta no solo los pedidos pendientes, sino contemplando previsiones de venta o reposiciones de Stock. Un sistema de estimación de la demanda Permite conocer, dependiendo de las necesidades, las previsiones de consumos para los próximos periodos de planificación. En el caso de Proyectos, el planificador se apoya en el Scheduling para determinar el momento adecuado de realizar los aprovisionamientos, siempre en función del desarrollo del proyecto. Parametrizando el número de periodos, los factores de alisamiento del sistema se ajustan a cada tipo de consumo. De esta manera el sistema se adelanta a las necesidades y se obtienen unos mejores plazos de entrega. Una vez definido el Plan Maestro de Producción y establecido el horizonte de planificación, el sistema MRP-II calcula las necesidades netas de fabricación y las propuestas de compra. Se pueden definir sistemas de cálculo diferentes. En cada nivel de cálculo podemos replanificar para saturar mejor los recursos de producción y optimizar los tiempos de preparación, agrupando Ordenes de Fabricación según criterios preestablecidos: utillajes, colores, tipos de material, etc. Los cambios producidos en cada nivel de planificación quedan fijados para los siguientes niveles obteniendo un auténtico sistema JIT. Los materiales quedan secuenciados según el punto en el que se necesitan y desde el mismo momento de su generación. Durante el Cálculo de Necesidades se puede parar el sistema en cada nivel y efectuar correcciones a las necesidades generadas automáticamente. De esta manera conseguimos un mejor ajuste en tiempo real. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 6 de 16
Módulo Scheduling con representación de gráficos Gantt de Lanzamientos, Tareas y Recursos. El Módulo Scheduling es una potente herramienta gráfica que permite visualizar, modificar, replanificar, el resultado de la planificación. Es un sistema visual que permite la completa secuenciación de operaciones con recursos de Capacidad Finita. Tanto la Planificación como el Scheduling proponen una programación posible de realizar. El Scheduling complementa al sistema MRP-II, generando unas Órdenes de Fabricación perfectamente secuenciadas según la capacidad disponible de los recursos de producción, de los que dispone de calendario individual. Podemos, mediante un sistema de Escenarios de Simulación, controlar situaciones posibles o nuevas eventualidades sin que afecten a la realidad. Se definen diferentes escenarios de simulación con nuevos calendarios y turnos de trabajo, supuestas necesidades de fabricación, y todo ello sincronizado con la realidad. Con este potente sistema de simulación podemos generar cuantas situaciones supuestas queramos y obtener rápidas respuestas a preguntas como: Podemos comprometernos en tal entrega? Qué pasa si aumentamos un turno de trabajo en determinado centro de trabajo que además, es un cuello de botella? El Módulo Scheduling permite planificar mediante diferentes sistemas: Hacia atrás respetando la fecha de entrega prevista Hacia adelante respetando la fecha de inicio prevista. Hacia adelante saturando cuellos de botella y optimizando tiempos de preparación. Hacia adelante optimizando tiempos de preparación y según criterios de orden: prioridad, fechas de entrega, fechas de inicio, etc. Modificación o congelación de O. De Fabricación Solapamiento de procesos y/o Agrupaciones Un sistema de alertas nos permite conocer las operaciones de las Órdenes de Fabricación que tienen algún tipo de problema: disponibilidades de stocks por debajo de lo previsto, fechas de terminación superiores a las previstas en el MRP, tareas con tiempo insuficiente para cumplir especificaciones de ejecución, etc. En definitiva, una completa herramienta para programar la producción sin errores ni problemas y conectada con un sistema de Recogida de Datos en Planta on line que permite la integración de PLC s y Básculas para facilitar la labor de Data Collection. Estas respuestas en un sistema clásico no obtendrían respuesta. El Módulo Scheduling de ERPII I3 nos presenta el resultado comparando con la situación actual para, de esta manera, poder visualizar mejor los cambios producidos por el efecto de la simulación. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 7 de 16
ERPII I3 Shop Floor Data Collection Gestión del Curso de Fabricación Una vez planificadas las Órdenes de Fabricación, se necesita realizar el seguimiento de cada una de las Órdenes lanzadas. Es necesario un control completo de los costes reales de fabricación, del seguimiento y cumplimiento de la planificación. Lo realmente necesario será, en definitiva, adelantarse a los problemas que puedan surgir. Obra en Curso Las Órdenes de Fabricación planificadas se lanzan a fabricación en el momento de su necesidad mediante un proceso de lanzamiento con múltiples selecciones. Por cada Orden lanzada se puede imprimir la documentación necesaria para el completo seguimiento de la fabricación: Hojas de Ruta con las operaciones identificadas con códigos de barras en cualquiera de los sistemas de codificación (Code 39, EAN 13, etc.), Especificaciones de Control de Calidad, Planos. Todo tipo de objetos OLE están a nuestra entera disposición para completar la información de la Orden de Fabricación Bonos de Trabajo con las operaciones individualizadas y con código de barras. Documentos de preparación de materiales, tanto de salida como de entrada. Estos documentos se pueden utilizar para preparación de material a pie de máquina. Pautas de Control de Calidad. En las operaciones que estén marcadas como de control de Calidad o de Autocontrol, se imprimen una completa gama de pautas de control. Imputación en Tiempo Real Un sistema de captación en on line de los tiempos nos permite realizar la imputación de costes tanto de Mano de Obra como de Materiales en el mismo momento que se producen en fábrica. Este sistema permite obtener un seguimiento en tiempo real de lo que cada máquina y operario están realizando, tiempo pendiente, improductivos, rechazos, etc. No sólo el propio avance de obra sino los Costes Reales de Fabricación y las desviaciones obtenidas en cada instante. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 8 de 16
La Gestión de la Calidad es una autentica necesidad en nuestros días. No basta con fabricar y vender lo fabricado sino que además hay que hacerlo bien. El sistema ERPII i3 soporta internamente todo un sistema de Gestión del Control de Calidad, permitiendo a cualquier empresa gestionar su sistema de Calidad. ERPII i3 ayuda a obtener y gestionar todo el sistema de gestión de calidad ISO9000. Soporte al Sistema de Calidad Para cada tipo de artículo definimos el tipo de Control de Calidad que va a tener. Se indica el sistema de obtención de la muestra. Definimos en la Ficha de Calidad de cada producto si el tamaño muestral depende del proveedor o es un porcentaje directo sobre la cantidad recibida. Si el tamaño depende del proveedor, asignaremos a éste un nivel de inspección y un número de tabla a usar para el cálculo del tamaño de la muestra y el número máximo de errores permitidos. De esta manera controlaremos de diferente forma a unos proveedores y a otros, y a nuestro sistema de fabricación, aunque nos suministren los mismos productos. El sistema de calidad interactúa con los módulos de gestión correspondiente, desencadenando a través del Work Flow las acciones previstas en los procedimientos del manual elaborados. Control de Recepciones Valoración de Proveedores Consumos de lotes por O.Fabricación Rechazos / No conformidades Pautas de Control en O.Fabricación Muestreos y curvas de tendencia Status de mercancía Certificados y control nº Palet/Lote Pautas de Control Por cada artículo, grupo o familia de artículos que tengan indicado el Sistema de Control de Calidad se definen los controles que se deben realizar. Estos controles están divididos en tres grupos de importancia: Críticos, Principales y Secundarios. Cada uno de ellos tiene asignado un peso o ponderación para el cálculo del índice de calidad del proveedor y del proveedor/artículo, y de fabricación. En controles que resulten vitales podemos indicar una ponderación mayor y los errores detectados bajarán el índice del proveedor o de fabricación. Con cada recepción o fabricación los artículos con Control de Calidad se pasan al Almacén de Calidad, quedando en espera de la aceptación de Calidad. El sistema ERPII i3 lanza la documentación necesaria para realizar los controles de Calidad según las pautas de control establecidas. El departamento de calidad, una vez realizados los controles, indica el número de piezas que cumplen e introduce los rechazos y las causas de los mismos. En este momento puede tomar decisiones de rechazar todo el lote o parte de él activando las Notificaciones de No Conformidad que provocan el cambio de status del producto ( Rechazado, en cuarentena, Recuperación, Disponible etc.) ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 9 de 16
ERPII i3 Logística y Gestión de Stocks No sería posible planificar la producción si no se apoya en un exhaustivo control de las existencias. Un buen sistema de Control de Producción debe de empezar por definir y controlar bien los artículos, tanto de compra como de fabricación, materia prima y semi-elaborados. ERPII i3 trabaja con el concepto de disponible haciendo del módulo de Gestión de Stocks la base del sistema. Artículos La definición correcta de todos y cada uno de artículos consiste en definir datos de compras, cuentas contables para la correcta integración contable, datos de producción, familia, sub-familia, línea de producto, trazabilidad, bloqueos, etc. ERPII i3 es un producto configurable que permite diferentes comportamientos de artículos dependiendo de las necesidades: podemos tener una completa trazabilidad de cada uno de los artículos si así lo definimos. Se permite poder asignar Nº de Serie unitarios o por Lotes según el tipo de artículo,. Movimientos Almacén Un sistema de parámetros permite definir cuantos tipos de movimientos se necesiten. Por cada movimiento se puede definir el tipo de agrupación, el listado que puede acompañar a la realización del movimiento y la contabilización que se quiera realizar. De esta manera podemos, por ejemplo, definir un traspaso entre depósitos que genere un albarán de depósitos y contabilice automáticamente las cuentas de existencias de cada depósito. Aprovisionamientos Además de contar con múltiples consultas de existencias y de controlar las existencias disponibles, ERPII i3 dispone de un perfecto sistema de cálculo de Reaprovisionamientos. Para ayudarnos en las tomas de decisiones, podemos calcular el Stock Mínimo, los Índices de Rotación, y las Previsiones de Consumo. Con esta información y, dependiendo del tipo de artículo, contaremos con un completo sistema de cálculo de stock disponible y necesario en el tiempo. Estos sistemas de Reaprovisionamiento enlazan con los Módulos de Compras y de Planificación, generando Propuestas de Compra o Planes de Fabricación contra Stock. Inventarios Se pueden obtener todo tipo de inventarios y con diferentes criterios de valoración. No es necesario realizar cierres de mes para obtener el inventario en una determinada fecha, el sistema recompondrá automáticamente éste y con el sistema de valoración que se desee: Valor Actual, Valor Fecha de Inventario, FIFO, etc. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 10 de 16
ERPII i3 CRM y Gestión Comercial ERPII I3 contempla una Gestión Comercial completa desde la Gestión de Preventa y las Ofertas hasta la Facturación. Un potente sistema CRM se complementa con la Gestión Comercial en diferentes idiomas, monedas, con descripciones tan amplias como se necesite, comentarios en pedidos, albaranes y facturas. Desde el módulo CRM podemos realizar el seguimiento de las acciones comerciales, tramitar las consultas de nuestros clientes o conocer su evolución. Una completa e integrada gestión de todo lo relacionado al proceso fundamental de toda empresa: la satisfacción de sus Clientes. Prospectos/Ofertas / Pedidos Por cada cliente se definirá un complejo juego de precios o tarifas de venta; precios especiales por grupo, por cadena de compra, por cliente, por lotes de venta o descuentos por familias. Pueden establecerse diferentes descuentos en cascada. Un completo sistema de tarifas de precios y descuentos. No todos los clientes tienen la misma denominación de los productos que la que se usa en la empresa. Para ellos podremos definir un código específico de producto, una descripción especial, en diferente idioma, y tan amplia como cualquier descripción técnica lo requiera. Para posteriormente crear un buen sistema de estadísticas o un completo sistema EIS/DSS, podemos definir canales de venta, sectores de mercado e incluir en ellos a nuestros clientes. Hay productos que los podemos agrupar en KIT s. Elementos que vendemos en un conjunto o KIT y que también se pueden vender por separado. También podemos crear KIT s de repuestos. De esta manera podemos definir agrupaciones de artículos para vender como un solo artículo. El ERPII i3 controla la Gestión Comercial desde el inicio en la preventa, llevando un sistema de seguimiento de acciones y Ofertas completo, controlando su situación, incidencias registradas, agenda y dietario de las mismas, impresión en diferentes formatos según necesidades. Una vez aceptada la oferta se convierte en pedido de forma automática manteniendo la referencia de la oferta origen. No resulta imprescindible realizar ofertas para tener una completa cartera de pedidos. Como en el resto de ERPII i3 las líneas de los pedidos podemos configurarlas para que cada usuario según los permisos de que disponga, vea e introduzca la información precisa. Controlamos el estado de nuestros pedidos según estados, controlando el riesgo de los clientes, pudiendo bloquearlos si fuera necesario. Un sistema de simulación de pedidos a servir nos permite obtener información de qué pedidos están en disposición de ser servidos. Controlaremos las Ofertas y su situación, la Cartera de Pedidos, su valoración, pedidos retrasados, todo lo necesario para que nada quede en el olvido. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 11 de 16
Módulo de Logística y Expediciones Tan importante como controlar la captación de pedidos resulta controlar las expediciones. Podemos dejar que el propio sistema gestione las existencias sobre la base de pedidos prioritarios, u otros conceptos, y asigne las existencias a los pedidos a suministrar. Existen en ERPII i3 diferentes sistemas de realizar los albaranes de entrega. En cada caso se implementa el que mejor se adapta a las necesidades del mercado. Un sistema paramétrico de tipos de albarán nos permite definir diferentes tipos de líneas de albarán. Podemos definir líneas de albarán que se facturan, otras que no se facturan, garantías, etc. Podemos realizar diferentes contabilizaciones dependiendo de cada tipo de línea. Un completo sistema de formas y tipos de albarán. Los diseños de los albaranes son totalmente adaptados a cada necesidad pudiendo combinar idiomas y formatos según los tipos de cliente. Un completo sistema de Packing List determina la composición del envío y su composición en palets, lotes, cajas, unidades por cada caja, pesos, volúmenes, etc. Los sistemas etiquetaje permiten etiquetas con códigos de barras o enlaces con otras aplicaciones de RFID u otras etiquetas mediante uso de ficheros ASCII. Facturación Cada cliente tiene asignado un sistema de facturación, pudiendo realizar diferentes formas de facturas: por pedido, semanal, quincenal, etc. Los formatos de la factura son adaptables a cada cliente según idiomas, monedas, número de decimales, o diferentes casuísticas que el diseño deba contemplar. Una gestión de Archivo de Documentos permite guardar una imagen de los documentos de ERPII I3, albaranes, facturas, garantías, y poder repetirlas en cualquier momento. El propio sistema archiva, junto con el documento, datos como el Número de Factura, Código de Cliente, Nº de Albarán, los datos que en parámetros se definan como de archivo. Este sistema permite un archivo de cero papeles y el acceso a duplicados a través de i3 Web. Las Estadísticas de Ventas por los diferentes criterios definidos en la implantación, nos permiten conocer con exactitud las ventas por Sector de Mercado, Canal de Venta, Cliente, Familia, Artículo, cualquier nivel de ruptura que se desee. Combinando las herramientas de productividad personal con las tablas de la BB.DD. del ERPII i3 se obtienen todo tipo de gráficos y tablas dinámicas que se quiera mediante el Personalizador de Informes embebido. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 12 de 16
ERPII i3 Gestión del Servicio de Asistencia Técnica ( CRM:SAT ) En determinados tipos de empresas tan importante como llegar a una buena gestión de ventas, es un buen Servicio de Post-Venta. El módulo de SAT (Servicio de Asistencia Técnica) de ERPII i3 complementa la Gestión Comercial controlando desde la puesta en marcha de los equipos servidos hasta la gestión de los contratos de mantenimiento. Ya en la definición del Artículo se indican datos referentes a la garantía, periodo de garantía, tipo de numero de serie, si es de generación automática y unitario. De esta forma se consigue una completa integración de todos los módulos del sistema ERPII i3 implicados. Garantías Se identifica cada equipo, máquina, o instalación, con su identificación de Garantía, Nº Serie, Nº de Máquina, todos los datos necesarios para tener un correcto control de todas las instalaciones sujetas al SAT. Desde el albarán en el módulo de Gestión Comercial se generan los datos de Garantías para controlar el parque instalado. Puesta en Marcha El inicio de una correcta gestión de SAT comienza cuando se contrata la puesta en marcha o instalación del equipo vendido. Al registrar una Puesta en Marcha se indican los requisitos iniciales que debe cumplir la instalación para llevarla a cabo. Por cada puesta en marcha se pueden indicar los compromisos adquiridos con el cliente. Según avanza el proceso de instalación se registran las posibles anomalías y las soluciones adoptadas. Las soluciones adoptadas en la Puesta en Marcha se unirán a las soluciones adoptadas en las reclamaciones para obtener la Base de Datos de conocimiento Problema- Solución. Un completo conjunto de informes nos mantiene informados de la situación de cada Puesta en Marcha: puesta en marcha pendientes, fuera de plazo, según estado, control de costes, o conformidades del cliente. Una vez cerrada la puesta en marcha comienza la garantía. Reclamaciones Cualquier reclamación o llamada de avería se registra en el sistema CRM-SAT. Una vez registrada comienza su gestión, pudiendo asignar un técnico. Obtendremos un completo planning de los técnicos por cada reclamación, visitas de contratos, puestas en marcha, por cliente o zonas. El coste de las reclamaciones se imputa a Calidad para el control de los costes de No Calidad. Gestión del Mantenimiento La gestión completa de los contratos de mantenimiento, su registro, renovaciones automáticas, integración con Facturación, Cálculo de Costes, Control de visitas según periodicidad contratada, etc. Un módulo completo e integrado en el módulo i3 CRM. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 13 de 16
ERPII i3 Contabilidad y Finanzas Una Gestión Contable y Financiera multiempresa que controla los costes de los diferentes departamentos y secciones, de la empresa mediante la Contabilidad Analítica. Controlando los presupuestos y las desviaciones de diferentes departamentos o de diferentes empresas. Una completa gestión de los Activos Fijos y sus sistemas de amortización, genera las amortizaciones de cada periodo. Unos informes configurables, unos asientos predefinidos y la facilidad de integración con el resto del ERP, hacen del módulo financiero del ERPII i3 el mejor aliado del departamento económico financiero. Contabilidad General Por cada empresa se permite definir diferentes tipos de apuntes o planes contables. El periodo contable no tiene que coincidir con el año natural. Indicaremos los datos fiscales para la generación de los documentos oficiales en soporte magnético: 347, 349, 190. El sistema del Plan Contable puede ser configurable sin ninguna limitación. Podemos definir plantillas de asientos para introducir más fácilmente los apuntes repetitivos. Podemos clasificar en diferentes tipos los apuntes de Ventas, Compras, Gastos para obtener sin dificultad las operaciones Nacionales, Intra- Comunitarias, Exportación, Importación. Los clientes y proveedores relacionados con la actividad industrial son accesibles desde la contabilidad, pudiendo consultarse la Orden de Compra o de Venta y los albaranes de recepción o entrega que generaron la factura que se está contabilizando. Analítica Definidos los diferentes departamentos, proyectos, o centros de coste, se indican los porcentajes de reparto que por defecto cada departamento absorbe. En cada cuenta general se puede indicar un reparto diferente. En el momento de introducir un apunte contable se pueden variar los repartos e incluso imputar todo el importe a un solo departamento. Presupuestos Podemos establecer presupuestos por cada cuenta individual. Podemos calcular el presupuesto de un año sobre la base del presupuesto, o al realizado, de otro año. El balance presupuestario nos informa de las desviaciones y el grado de cumplimentación de los presupuestos. Inmovilizado Los Activos Fijos de la empresa deben de estar perfectamente controlados, cuantificados, con el sistema de amortización acorde. Crearemos una ficha completa con todos los datos de cada uno de los activos. El ERPII i3 permite en un mismo activo tener sucesivas ampliaciones y poder calcular las amortizaciones de todo el activo o de cada una de sus partes. Los sistemas de amortización: Lineal, Degresivo, Fijo, permiten amortizaciones de diferentes periodos. Un desarrollo de las amortizaciones de cada periodo genera los apuntes contables precisos integrándolos en el sistema contable. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 14 de 16
ERPII I3 Gestión de Tesorería La Gestión de Tesorería recibe la información de cobros y pagos desde los diferentes módulos del ERPII I3 : Gestión Comercial, Compras, Almacén, Contabilidad. Genera los cobros y pagos en los diferentes formatos para su gestión bancaria: ficheros AS- CII, disquetes, Internet, etc. Una gestión completamente adaptable al sistema de tesorería de cada empresa. Una gestión personal de la tesorería permitiendo tomar acciones de mejora con los excesos/defectos de liquidez. Cobros Diversos sistemas de Cobro están permitido en el módulo de Gestión de Tesorería del ERPII i3. Un sistema completo de parametrización define todos los tipos de cobro y las diferentes situaciones por las que puede atravesar cada cobro a lo largo de su gestión. La parametrización define los posibles cambios de situación y las contabilizaciones que en cada cambio de situación se deben realizar. El módulo económico-financiero del ERPII i3 permite tener diferentes sistemas de gestión de cobro. En el caso de la gestión bancaria de cobros se definen los Bancos y sus condiciones de negociación. De esta manera podemos controlar los gastos de las remesas y calcular los intereses y comisiones bancarias. El ERPII i3 contempla todos los tipos de cobro bancario electrónico ( Normas 19, 32, 58 CSB). Con cada remesa bancaria, controlamos los saldos reales en el Banco dependiendo de las diferentes situaciones de los efectos. Para las gestiones de cobro mediante administración, o Gestores de Cobro, se controlan los envíos en gestión de cobro, controlando el status de los efectos desde determinadas fechas, cobros realizados, cheques o pagarés recibidos, etc. En todo momento tenemos la situación de los efectos en gestión de cobro bajo control. Pagos Al igual que en los cobros se definen todos los diferentes sistemas de pago que tengamos en la empresa, sus cambios de situación y la integración contable. A los efectos generados desde el módulo de compras podemos añadir otros pagos para contemplarlos en las previsiones de pagos : alquileres, luz, nóminas, etc. Los pagos a realizar en cada momento se pueden emitir en los diferentes formatos escritos. El ERPII i3 emite cheques, cheques con una carta asociada indicando los efectos a pagar englobados en el cheque emitido, pagarés con las mismas características u órdenes de pago electrónicas según la norma 34 del CSB. Bancos Todos los efectos se mantienen en la Cartera de Cobros y Pagos. El estudio de los efectos nos permite realizar estadísticas de efectos negociados en un determinado Banco, intereses cobrados, comisiones, etc., es decir, una Cuenta de Explotación Banco/Empresa. Interface: Para satisfacer aquellos requerimientos financieros más ambiciosos, se dispone de interface de exportación hacia la aplicación CERG FINANCE internacionalmente admitida como una de las mejores disponibles actualmente. ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 15 de 16
ERPII i3 i3 Web Objetivos del Módulo i3-web: Creación sencilla de intranet/extranet corporativa. Conexión rápida y segura a tráves de internet. Gestor de contenidos con área privada. Catálogo de productos: e-portfolio. Permitir el e-commerce B2B basado en el sistema ERP. Personalizador de producto vs. Gestor de variantes. Integración delegaciones, sucursales y usuarios remotos Acceso personalizado a duplicados/copias de documentos Gestión Web de Rechazos de Clientes amparada por el ERP Integración de usuarios itinerantes y Fuerza de Ventas i3 Web ( Servidor http embebido ) Este módulo permite el diseño sencillo de una intranet/extranet corporativa donde gestionar los contenidos de empresa y publicar los documentos internos de noticias, tablón de anuncios, personal, memoria de calidad, con opción de acceso protegido a áreas privadas que leen directamente de la base de datos corporativa. Si se complementa con e-portfolio y el configurador, dispondremos de un potente sistema B2B. Características de la solución CTI i3 WEB Intranet con Gestor de Contenidos y área privada Catálogo de productos/servicios e-portfolio Servidor de Aplicaciones B2B de disponibilidad inmediata Seguridad garantizada a través de canal exclusivo Separación física y lógica de los datos corporativos Altos rendimientos de las transacciones Internet Bajo coste de comunicaciones (Tarifas Planas) Entorno tecnológico: Seguridad y Velocidad de Respuesta Utilización de lenguaje R.A.D.(Rapid Application Developer ) Arquitectura:3 capas (Application Server+B.Datos+Browser) Base de Datos Orientada a Objetos con Monitor de Transacciones Canal exclusivo y Desactivación de los Servicios de Red Microsoft Browser y Navegador propietario opcional con control de usuario Control de accesos a nivel de Presentación, de Red y de Aplicación Conexión/traspaso de datos al ERP controlado por la Aplicación ERP II i3, la Solución para la Gestión Integrada de la Empresa Industrial Página 16 de 16