ALEPH VERSION 18.01 Guia usuario Staff ítems
TABLA DE CONTENIDO 2.1 Modo navegación... 4 2.2 Modo Funciones... 6 3.1 Barra de ítems... 7 3.2 Pestaña Buscar... 9 3.3 Administrador de registros de catalogación... 9 3.4 Modo de navegación... 10 4.1 Forma del ítem... 13 4.1.1 Pestaña información general (1)... 14 4.1.2 Pestaña información general (2)... 16 4.1.3 Pestaña Información de seriadas... 18 4.1.4 Niveles de seriadas... 20 4.1.5 Registros HOL... 21 4.2 Cambios globales... 22 4.3 Historia de todos los ítems /Historia... 25 6.1 Encuadernando en ALEPH... 26 6.2 Usando software de encuadernación externo con ALEPH... 28 6.3 Informe de volúmenes completos... 29 7.1 Iniciando el inventario... 30 7.2 Realizando el inventario... 30 7.2.1 Realizando el inventario en línea... 30 7.2.2 Realizando inventario en lote... 31 7.3 Reportes resumen... 32 2
1 Introducción a ítems En ALEPH, el registro de ítem se refiere a la entidad física a la cual esta relacionado un código de barras único (identificador variable). Los registros de ítems son necesarios para las actividades de circulación y el control de las seriadas. Cada copia física en la biblioteca debe tener un registro de ítem si este va a estar en circulación, y debe tener un registro de ítem para las publicaciones seriadas. Los registros de ítem son tratados en todos los módulos del GUI. En el módulo de adquisiciones, los ítems pueden agregarse cuando un registro de una orden ha sido seleccionado. En este caso, un enlace desde el registro del ítem a la orden es creado automáticamente. En la función de Seriadas del módulo de Adquisiciones/seriadas, los registros de ítems son tratados en el contexto del manejo de seriadas. En el modulo de circulación una lista de ítems puede usarse para colocar una solicitud de reserva o fotocopias; mostrar información del préstamo; registrar que un libro en préstamo fue perdido, etc. El módulo de circulación incluye utilidades para cambiar el estado y/o ubicación del ítem (permanente o temporal) y para restaurar un ítem a su estado permanente y/o ubicación. La utilidad catalogación rápida en circulación crea un registro bibliográfico y un registro de ítem para facilitar el préstamo al instante del ítem que no ha sido registrado en el sistema. La funcionalidad más comprensiva para ítems está disponible dentro del módulo de catalogación. Este capítulo presenta el control de ítem reflejado en catalogación. Los registros de ítems son enlazados a registros ADM y no existen sin un registro ADM. Cada ítem es identificado por un número de registro ADM y un número de secuencia. Cada ítem debe tener un único identificados en el campo código de barras. Los registros de ítem puede estar enlazados a registros de HOL, a través del campo enlace HOL en el registro de ítem. Si este enlace está presente, la información de ubicación del ítem puede ser administrada por el registro HOL. Este registro contiene la ubicación del ítem, colección y sub-biblioteca. En este caso, la modificación del registro HOL también modifica la información de ubicación en el registro del ítem. Note que el Número de clasificación y la Ubicación son usadas indistintamente. Los campos del registro de HOL son copiados al registro del ítem (primer ubicación) como sigue: 852 primer indicador -> tipo de ubicación 852 b -> sub-biblioteca 852 c -> colección 852 h, etc. -> Número de clasificación 852 t -> Número de copia (si el sub-campo t contiene un único número) Los campos del registro de ítems pueden indexarse en el escenario BIB. Esto se hace adicionando el registro del ítem al registro bibliográfico en el momento de incluir un 3
índice, a través de la característica de ampliar de ALEPH (tab_expand), y definiendo los campos para la indexación (tab11_acc, tab11_word, tab11_ind). Por esta razón, siempre que DESCRIPTION, INVENTORY-NUMBER, CALL-NO-TYPE, CALL- NUMBER, CALL-NO-TYPE-2, CALL-NUMBER-2, MATERIAL, SUBLIBRARY, COLLECTION, PROCESSING STATUS o ITEM STATUS son actualizados, el registro bibliográfico es re-indizado. 2 Modos de trabajar ítems La función de ítems está dividida en dos modos de trabajo: Modo Navegación y modo funcional. Cada modo es seleccionado haciendo un clic en uno de los dos botones del panel de navegación. 2.1 Modo navegación El modo navegación muestra un árbol de registros en el sistema que están relacionados con un ítem, con detalles por cada registro. En este modo los registros pueden llevarse de un módulo o funcionalidad a otro. El modo de Navegación esta compuesto por dos paneles. El panel de navegación, el cual contiene un árbol, y el panel del registro bibliográfico. El panel de navegación muestra el árbol, con los registros en el sistema que están relacionado con un ítem. 4
Por ejemplo, este muestra el registro bibliográfico, el registro de holding y el registro administrativo. Este puede estar dividido en: ítems, suscripciones, ordenes y préstamos. Seleccionando un registro de ítem en el árbol de navegación se mostrará sus detalles en el panel de detalles. El administrador formatea estos detalles. Seleccionando un nodo de registro BIB en el árbol de navegación y haciendo clic en Catalogación transfiere el registro seleccionado al módulo de catalogación y se activará la pestaña Registros HOL en el panel inferior. La pestaña Registros HOL lista los registros de holding enlazados al registro mostrado en el editor de catalogación. Seleccionando un registro en Navegación mostrará sus detalles en el panel de detalles como sigue: Los detalles de cada registro pueden ser modificados en el módulo relevante, seleccionando uno de los siguientes botones que aparece en lado derecho del panel. Catalogación Haga clic en Catalogación para editar el registro. Items Haga clic en ítems para modificar un ítem Circulación Clic en Circulación para llevar el ítem al módulo de circulación para manejar funciones relacionar con la circulación. 5
PIB Clic en PIB para llevar el registro del ítem al módulo de PIB para editar las solicitudes asignadas a este ejemplar. Adquisiciones Clic en Adquisiciones para llevar el ítem a la lista de ordenes en el módulo de adquisiciones/seriadas. Este permitirá al usuario ver y manejar funciones relacionadas con adquisiciones. Seriadas Clic en Seriadas para llevar un ítem seleccionado a las funciones de Seriadas en el módulo de Adquisiciones/Seriadas. Este permitirá al usuario manejar funciones relacionadas con seriadas. Búsqueda Clic en Búsqueda para llevar el registro a las funciones de búsqueda. 2.2 Modo Funciones El modo de funciones proporciona acceso a varias funciones de ítem, como crear un Nuevo ítem o actualizar los detalles de un ítem existente. Además, este modo muestra varios detalles del ítem. El modo Funciones muestra el árbol del ítem, el cual está compuesto por cuatro raíces y tres nodos (los cuales muestran los paneles correspondientes cuando son seleccionados) como sigue: Lista de ítems Muestra todos los ítems asociados con un registro bibliográfico y permite el acceso a varias funciones de ítems. Historial de todos los ítems Muestra la bitácora de los cambios realizados a los registros de ítems. 6
Ítem Muestra los detalles relacionados con un ítem específico. Historia Muestra la bitácora de cambios realizados al registro del ítem seleccionado. Resumen de circulación Esta ventana muestra el resumen de circulación del ítem. La información mostrada está dividida en dos pestañas. La primera pestaña es el resumen actual. Esta contiene información de las solicitudes de reserva y fotocopia para el actual resumen de circulación. También reporte el número total de préstamos activos, solicitudes de reserva y fotocopia. La segunda pestaña es la historia contadores de los eventos para uso estadístico. Lista de objetos La lista de objetos muestra los objetos digitales enlazados a un registro bibliográfico y permite acceder a varias funciones relacionadas con objetos. Objeto Este panel muestra información detallada relacionada con un objeto digital en particular. Note que no podrá modificar los detalles. Inf. Bibliográfica Muestra los detalles bibliográficos del registro asociados. Disparadores Muestra una lista de disparadores relacionados con el registro. 3 Recuperando registros de ítems Los registros de ítems de un registro bibliográfico pueden accederse usando: Barra de ítems Pestaña Buscar Administrador de registros en catalogación Modo navegación 3.1 Barra de ítems La barra de ítem en los módulos de catalogación y circulación sirve para recuperar registros de ítems ubicados en el servidor y mostrarlos en la pestaña Lista de ítems del panel superior. Las opciones para recuperar son: Número de sistema BIB: ingrese el número de sistema del registro bibliográfico Número de sistema ADM: ingrese el número de sistema del registro administrativo Código de barras: ingrese el código de barras del registro. 7
Número de clasificación: ingrese el número de clasificación del registro Título: ingrese el título del registro Después de ingresar la información (código de barras, título, etc.), haga clic en. Una lista de ítems será mostrada en la pestaña lista de ítems. También puede recuperar ítems haciendo clic en el botón Lista. La ventana Clasificaciones será mostrada. Seleccione en número de clasificación y haga clic en Seleccionar. Una lista de ítems para el administrativo recuperado será mostrada en la pestaña Lista de ítems en el panel superior. 8
Nota Si el número de clasificación no es un número único, el sistema recuperará el primer registro de ítem que coincida con el número seleccionado. La barra de ítem contiene otras dos opciones: Limpiar ítem, para limpiar el ítem cargado, el árbol y sus paneles. Editar registro BIB, para mostrar el registro BIB del ítem en la pestaña de catalogación, modo de edición. 3.2 Pestaña Buscar La pestaña Buscar está disponible en Adquisiciones/seriadas, catalogación y circulación. La función Buscar proporciona búsquedas simples y sofisticadas para registros. Existen dos formas para encontrar registros en la pestaña Buscar. Puede buscar por cualquier llave o palabra, o escanear un índice. Cuando un registro completo es mostrado, haga clic en el botón Ejemplares del panel inferior derecho para llevarlo a la función de ítem. 3.3 Administrador de registros de catalogación El Administrador de registros de catalogación proporciona acceso a la pestaña Ejemplares del modulo de catalogación. El nodo ítems es mostrado bajo el nodo administrativo (por ejemplo, USM50). Haciendo doble clic en el nodo ítems podrá ver y/o agregar información acerca de las copias del registro actual. Será llevado automáticamente a la pestaña Ejemplares del 9
módulo de catalogación. El nodo ítems también lista los ítems disponibles para el registro actual. Haciendo doble clic en un ítem lo lleva a la pestaña de ejemplares y le permite ver información de la copia específica del ítem seleccionado. 3.4 Modo de navegación Cuando un registro es mostrado en uno de los módulos del GUI, este puede ser transferido a otro módulo o función. Esto puede hacerse cuando el panel de navegación esta en modo Navegación en los módulos de Circulación y Adquisiciones/seriadas, haciendo clic en el registro relevante sobre el árbol y haciendo clic en el botón ítems del panel derecho. 4 Lista de ítems Este capítulo incluye las siguientes secciones: Formulario del ítem Cambios globales Historia/historia de todos los ítems La lista de ítems será mostrada después de seleccionar la raíz lista de ítems en la pestaña Ejemplares. La lista de ítems, mostrada, despliega los ítems disponibles para el registro ADMinistrativo y permite acceder a varias funciones de ítems. Nota 10
En la columna préstamos, además del número de préstamos aparece un asterisco para indicar que el ítem actualmente esta prestado. Usted puede limpiar el ítem cargado de la lista, seleccionado Ejemplares/limpiar ítem del menú principal. La información mostrada para cada ítem es definida por el administrador, y puede incluir varios campos del registro del ítem, como el número de secuencia del ítem en el registro administrativo; el número del código de barras; la sub-biblioteca a la cual el ítem pertenece; una descripción del ítem y su estado de préstamo. Usted puede definir el orden en el cual los ítems aparecen en la lista de acuerdo con diferentes parámetros, como el año, volumen, sub-biblioteca. Colección, ubicación, etc. El orden se diferencia si el tipo de material es ISSUE u otro. Manualmente puede cambiar el orden de acuerdo con las opciones disponibles en el menú de selección, del campo Opciones de ordenamiento. Nota Si la rutina de orden usa campos cronológicos o de enumeración y estos están vacios, entonces el campo descripción del ítem es usado en su lugar. Para el administrador: Las diferentes opciones de orden son listadas en el menú ITEM-SORT-TYPE del escenario administrativo en la tabla pc_tab_exp_field.lng. Las opciones de ITEM-SORT-TYPE deben estar coordinadas con la columna 1 de tab_z30_sort en el escenario administrativo. La tabla tab_z30_sort determina el orden y si es ascendente o descendente, separadamente para ítems de ISSUE y otros ítems. La opción predeterminada que se usará en cada módulo es determinada en cat.ini, circ.ini y acq.ini. Por ejemplo: ItemSortType=ITEM-1. Los siguientes son los botones disponibles en esta ventana: Nuevo 11
Haga clic en Nuevo para agregar un nuevo registro de ítem. El formulario del ítem en el panel inferior se activará. Duplicar Haga clic en Duplicar para copiar el registro del ítem seleccionado. El formulario del ítem en el panel inferior será activado y mostrará los detalles para su edición. La copia será asignada a un nuevo número de secuencia. Borrar Para borrar un registro de ítem, seleccione el ítem deseado y haga clic en Borrar. Para borrar más de un ítem, presione las teclas Shift o Ctrl para seleccionar más de un ítem y luego haga clic en Borrar. Usted recibirá una solicitud pidiendo la confirmación para la eliminación, haga clic en Si. Note que si un ítem esta prestado, el registro del ítem no será borrado. Primero debe borrar la transacción del préstamo en circulación, y luego borrar el registro del ítem. No puede borrar un registro de ítem en el módulo de circulación. Sin embargo, si un ítem tiene solicitudes de reserva/fotocopia y usted intenta borrar el registro del ítem, una ventana de confirmación aparecerá, proporcionándole la fecha de finalización de la solicitud posterior o igual a la fecha actual. La ventana de confirmación contiene las siguientes opciones: Ignorar solo este registro de solicitud. Si cualquier otro ítem tiene una solicitud de reserva/fotocopia otra ventana aparecerá. Ignorar todas las solicitudes de reserve/fotocopia. Si cualquier otro ítem tiene una solicitud de reserva/fotocopia no aparecerá un mensaje Continúe con el proceso de borrado saltando este ítem- Detener el proceso de borrado. Etiqueta Para imprimir una etiqueta para el ítem, seleccione el ítem y haga clic en Etiqueta. El formulario para la etiqueta del ítem será automáticamente abierto. Usted puede imprimir la etiqueta o cerrar la ventana. En este caso, la etiqueta será automáticamente guardada bajo el directorio file. Note que también puede imprimir etiquetas en lote, usando el servicio Imprimir etiquetas de ítem (ítem-3). Cambios globales Haga clic en Cambios globales para hacer cambios sobre un juego seleccionado de ítems. La forma de Cambios globales es mostrada. Los cambios pueden hacerse en todos los ítems de la lista o a un grupo de ítems seleccionados de acuerdo con el criterio definido. Encuadernar/Cambios Si el ítem seleccionado es una seriada, usted puede ver una lista de fascículos y seleccionar los fascículos para encuadernar haciendo clic en Encuadernar. Seleccionando fascículos y haciendo clic en Encuadernar también le permite ejecutar cambios globales. Vols. completos 12
Usted puede ver o imprimir un reporte para un título, listando los volúmenes que tienen todos los fascículos recibidos. Refrescar Este botón es usado para refrescar la lista y ver los cambios que se han realizado en otros módulos de ALEPH. 4.1 Forma del ítem Cuando hace clic en los botones Nuevo o Duplicar en la lista de ítems, la forma es activada en el panel inferior. Esta forma es usada para mostrar, modificar/actualizar un registro de ítem. Esta compuesta por seis pestañas. Información general, información de seriadas, niveles de seriadas, las cuales tienen los siguientes botones: Agregar Este botón aparece si seleccionó el botón Nuevo en la lista de ítems. Haga clic en Agregar para adicionar un nuevo ítem a la lista. Actualizar El botón Actualizar guardará todos los cambios realizados al registro del ítem en la pestaña especifica, mientras los cambios se realicen dentro del límite del tiempo para edición del registro. Este botón no aparece si selecciono el botón Nuevo. Guardar predefinidos Cuando hace clic en Guardar predefinidos, la información ingresada en cualquier campo de la pestaña actual será automáticamente usada como valores predeterminados cuando se cree un nuevo registro de ítem (hasta que guarde nuevos valores). Si desea limpiar los valores predeterminados seleccione Borrar valores predefinidos del menú Abrir registros de ítems. Refrescar Para mostrar los valores que vienen del contador, haga clic en Refrescar. Los valores son: No. clasificación, código de barras y número de inventario. Predef. suscrip Este botón es usado cuando se genera un nuevo fascículo enlazado a una suscripción específica. El botón aparece en el formulario de información solo si el número de suscripción se encuentra en el campo No. de suscripción de la pestaña de información de la seriada. Cuando hace clic en el botón Predef. Suscrip, los siguientes campos del nuevo ítem generado serán llenados con los datos predeterminados derivados de la suscripción: ubicación temporal, estatus del ítem, ID de la copia, nota interna, número de la orden, estadística del ítem, almacén remoto. Cancelar Haga clic en Cancelar para suspender el trabajo en el panel inferior y regresar el panel superior. 13
4.1.1 Pestaña información general (1) Seleccione Abrir registro en ítems/borrar valores predefinidos para limpiar todos los campos predeterminados. La siguiente es la ayuda para cada campo de la pestaña Información General (1). Nota Cada ítem puede estar enlazado a un registro de holding. Si la biblioteca ha decidido controlar la ubicación a través del registro de holding, este enlace permite al sistema actualizar automáticamente la información del ítem: sub-biblioteca, colección, tipo del número de clasificación, número de clasificación. En otras palabras, el registro de holding es el registro maestro. Código de barras La información del código de barras es obligatoria. Usted puede usar el lector de código de barras para capturarlo. Alternativamente, puede dejar el campo en blanco y el sistema asignará automáticamente un número cuando haga clic en el botón Refrescar o Actualizar. Sub-biblioteca La información de la sub-biblioteca es obligatoria. Usted puede seleccionar la subbiblioteca de la lista. Las opciones disponibles en este menú son determinadas por el administrador. Note que puede agregar o actualizar un ítem solo para a la que tiene derechos. Colección La información de colección es opcional. Su biblioteca puede designar colecciones como Mapas. Usted puede seleccionar de la lista las colecciones válidas para la subbiblioteca seleccionada haciendo clic en la flecha a la derecha del campo. Número de copia Campo opcional. Este puede usarse cuando se ejecuta Cambios Globales. Nota Los siguientes tres campos son compartidos por seriadas y monografías. Para una seriada, estos campos incluyen volumen, fascículo, y descripción del fascículo; para monografías ellos son usados para trabajos de múltiples volúmenes, e incluye volumen, 14
parte, descripción. Los campos de enumeración son usados para identificar múltiples copias del mismo ítem para circulación. Nivel de enumeración 1 (A) (Vol.) Esta información es usada para trabajos con múltiples volúmenes. Si el ítem es único, deje el campo en blanco. Este puede usarse para determinar el orden de la lista de ítems, y aunque puede ingresar caracteres y números, se sugiere que use números. Para ítems ISSUE, el volumen es llenado en la forma del registro de patrones de la publicación. Nivel de enumeración 2 (B) (Número de fascículo) Esta información es usada para trabajos con múltiples volúmenes. Si el ítem es único, deje el campo en blanco. Ingrese el fascículo o número de la parte. Descripción El campo descripción es usado para proporcionar información para el usuario final acerca del volumen en particular. Para ítems ISSUE la información es copiada desde el registro de patrón de la publicación. Para monografías con múltiples volúmenes ingrese la información relevante. Tipo de material Campo obligatorio. Seleccione el tipo de material de la lista. Las opciones disponibles del menú son determinadas por el administrador. Note que el orden de la lista de ítem para ejemplares con tipo de material ISSUE (así como ISSBD para fascículos encuadernados) puede ser diferente a otros ítems. Registro HOL El campo registro HOL es opcional. Es usado para enlazar el registro del ítem al registro de holdings, en cuyo caso la información del número de clasificación (subbiblioteca, colección, tipo del número de clasificación y número de clasificación) en controlado por el campo 852 del registro de holding. Tipo 85x Si este ítem fue creado usando el método 853/853X, este campo indica si fue creado desde una etiqueta 853, 854 (suplemento) o 855 (índice), mostrando 3, 4 o 5 respectivamente. Número de enlace Si más de un par 853/853X (0 854/854X o 855/855x) fueron creados por el título, este campo indica cual de ellos fue usado para la creación de este ítem. Está basado en el contenido del sub-campo $8 de la etiqueta 853, 854 o 855 respectivamente. Tipo del número de clasificación El tipo del número de clasificación define el tipo del número de clasificación usando en los campos de clasificación. Usted puede seleccionarlo de la lista. Este campo es equivalente al primer indicador del campo 852 para MARC21. Número de clasificación El número de clasificación es un código alfanumérico que identifica la ubicación en estantería del ítem. Dependiendo de la configuración de su sistema para la función de 15
ítems, usted puede ingresar texto, seleccionarlo de la lista, o activar un contador automático ingresando? y el código del contador. En este caso, el sistema asigna automáticamente un número de clasificación al hacer clic en el botón actualizar. Si desea incluir en el número de clasificación un sub-campo, ingrese dos signos de pesos ($$) antes del código del sub-campo (por ejemplo, $$i para designar el sub-campo i para la parte del ítem). Si su biblioteca asigna solo un número de clasificación al ítem, asegúrese de llenar este campo y dejar el campo segundo número de clasificación en blanco. Segundo tipo del número de clasificación Use este campo para definir el tipo del número de clasificación del segundo número (si usa un segundo número de clasificación). Segundo número de clasificación El segundo tipo del número de clasificación es un código alfanumérico que identifica la ubicación en estantería del ítem. Dependiendo de su configuración, usted puede ingresar el texto, seleccionarlo de la lista, o activar un contador automático ingresando? y el código del contador. En este caso, el sistema asignará automáticamente un número de clasificación al hacer clic en el botón Actualizar. Si su biblioteca asigna solo un número de clasificación al ítem, asegúrese de llenar el primer campo de clasificación y deje este campo en blanco. El segundo número de clasificación no es controlado por el registro de holding. Estatus del ítem El campo estatus del ítem es obligatorio. El estatus del ítem define el estatus en circulación para el ítem. Seleccione el estatus de la lista. Las opciones disponibles en el menú son determinadas por los estatus válidos para la sub-biblioteca. Estado de proceso El campo estado de proceso es opcional. Este describe el estado de proceso actual. Ubicación temporal Una marca en la casilla Ubicación temporal indica que la información de ubicación (sub-biblioteca, colección, número de clasificación, y tipo del número de clasificación) para este registro de ítem no deberán ser actualizados desde el registro de holding). 4.1.2 Pestaña información general (2) 16
Número de inventario Opcional. Un único número de inventario puede ser asignado. Dependiendo de la configuración de su sistema en la función de ítems, usted puede ingresar un número, seleccionar un contador de un menú, o activar un contador automático ingresando? y el código del contador. En este caso, el sistema asigna automáticamente un número de inventario cuando haga clic en el botón Actualizar. Fecha de inventario Esta es la fecha en la cual el número de inventario es asignado. Si deja el campo en blanco e ingresa el número de inventario el sistema automáticamente llena la fecha del inventario cuando haga clic en el botón Actualizar. Fecha última de inventario Esta campo registra automáticamente la última fecha en la cual el reporte Inventario fue generado. El reporte de inventario es generado corriendo el servicio Reporte de estantería electrónica (ítem-04) y Lista de estantería (ítem-05). Precio Dependiendo de la configuración de su biblioteca, si el ítem es creado en el proceso de adquisiciones, el Precio es calculado por el sistema, usando la información ingresada en la forma de la Orden. El precio local es dividido por el número de unidades. Cuando la orden es cerrada, el precio del ítem es calculado nuevamente: la cantidad de todas las facturas asignadas a la orden es dividida por el número de unidades. Si el precio es modificado o el registro del ítem fue creado en un tiempo diferente, el Precio debe ser reportado manualmente. Nota OPAC Opcional. El texto ingresado aquí aparecerá en el OPAC para el usuario lector. Nota Circ. Opcional. El texto ingresado aquí puede ser mostrado cuando un ítem es prestado o devuelto (si las opciones del módulo de circulación han sido definidas para mostrar esta nota). Nota interna Opcional. El texto ingresado aquí aparecerá en este formulario y en la ventana de navegación y está prevista solo para los usuarios staff. Número de orden Opcional. Cuando el registro del ítem es creado en Adquisiciones, el número de la orden es automáticamente copiado a este campo. Usted puede usar la flecha a la derecha del campo para colocar el número de la orden a la cual el ítem esta enlazado o hacer clic en Lista para abrir la ventana Índice de órdenes, y seleccionar el número de orden para este registro de ítem. Factura 17
Opcional. La facture incluye los siguientes detalles: código del proveedor, número de la factura general y el número de secuencia de la línea del ítem asignado al número de la orden en el campo Número de orden. Para llenar este campo, use la flecha a la derecha del campo y en la ventana Lista de facturas que se abre seleccione la línea de ítem relevante. Nota sobre la factura Campo solo de lectura. En el caso que usted seleccione Factura, la nota de la línea del ítem es mostrada en este campo. Estadística Opcional. Usted puede ingresar texto hasta de 10 caracteres. Ingrese información como el departamento o colección para la cual el ítem fue adquirido. Un formulario para el campo de estadística puede mostrarse cuando haga clic en la flecha del campo, dependiendo de la configuración de su sistema. ID Almacén remoto Ingrese el ID de almacén remoto o selecciónelo de la lista. Fecha de creación La fecha de creación es la fecha en la que el ítem fue creado. La fecha es llenada automáticamente por el sistema. Fecha de actualización La fecha de actualización es la última vez en la cual el registro fue actualizado. La fecha es llenada automáticamente por el sistema. 4.1.3 Pestaña Información de seriadas Esta pestaña se refiere a los ítems que son fascículos de revistas. El contenido del campo es llenado automáticamente por el control de seriadas. No. Suscripción El número de la suscripción es el número de secuencia de la función Suscripción en seriadas. Este es llenado automáticamente por el sistema si un ítem fue abierto con la función Seriadas. Este campo puede editarse. El usuario puede seleccionar el número de la suscripción de la lista con todas las posibles suscripciones del documento. 18
Páginas Opcional. Ingrese las páginas incluidas en el fascículo. Descripción Es usado para proporcionar información al usuario final acerca del volumen en particular. Los datos en este campo pueden ingresarse manualmente. Adicionalmente, para ítems de ISSUE generados por el formato de patrones para el calendario, el campo descripción es generado desde la plantilla de descripción del calendario, y para ítems de ISSUE generados por el formato de Patrones, el campo de descripción es generado desde los títulos en los campos 85x y la enum./crono en el registro del ítem. Fecha del fascículo Esta es la fecha en la cual el fascículo fue o se espera sea publicado. Esta es automáticamente calculada por el sistema cuando el fascículo es abierto con la función de Seriadas o por el proceso en bloque. Cuando un ítem de ISSUE (tipo de material que comienza con ISS) es creado y si la fecha del fascículo es cero, la fecha del fascículo es automáticamente llenada con la fecha actual. Si, por otro lado, el estado de procesos es No (no ordenada), la fecha es dejada en ceros. Fecha esperada de recepción Esta es la fecha esperada de llegada del fascículo, tomando en cuenta la demora desde la fecha del fascículo a la fecha de recibo o primer reclamo, definido en el formulario de la suscripción. Esta es automáticamente calculada por el sistema cuando el fascículo es abierto en el módulo de seriadas o por el proceso en lote. Cuando un ítem ISSUE (tipo de material que comienza con ISS) es creado y la fecha esperada de llegada es cero, la fecha es automáticamente llenada con la fecha actual si no hay suscripción. Si, por otro lado, el estado de procesos es No (no ordenada), la fecha es dejada en ceros. Nota Si un ítem que se esperaba que llegaría en una fecha específica ha sido reclamado, esto significa que no se recibió en la fecha esperada; en consecuencia, coloque la Fecha esperada de llegada en ceros para mostrar el estado de proceso del ítem (reclamado) en la columna Fecha de vencimiento del OPAC Web. Fecha de recepción Esta es la fecha actual en la cual el ítem fue recibido. Indicador de intervalo Opcional. Puede usarse para indicar la razón por la cual un ítem que no ha llegado no ha sido recibido, y puede tomarse en cuenta cuando se construye un resumen de holding. El resumen de holdings es construido usando el estado de proceso, y el indicador de intervalo puede usarse para trazar el ítem a un estado de proceso. G indicador de intervalo (existe dudas en cuanto a la causa de que un ítem no se ha recibido) N Sin intervalo (el ítem no ha sido publicado) Blanco Irrelevante. Para el administrador: los posibles valores son definidos en pc_tab_exp_field.lng menú: ITEM-GAP-INDICATOR 19
4.1.4 Niveles de seriadas Los campos de esta pestaña normalmente son pre-llenados con los datos relevantes para el ítem de la seriada. Usted puede agregar datos o cambiar los datos existentes. Los datos están basados en los patrones de predicción de la seriada tal como se definió en los campos 853/853X del registro ADM. Nivel enum. 1 (A) (Vol.) Si esta seriada usa el año en su enumeración, y usted ingresa esta información en el patrón de la publicación, este será el número del volumen copiado desde allá. Si, por el contrario, usted agrego un nuevo fascículo, este campo estará vacio y deberá ingresar el número relevante del volumen para que el orden del fascículo sea el correcto. Nivel enum. 3 (B) (número del fascículo) Si ingresa esta información en el patrón de la publicación, este será el número del fascículo copiado desde allá. Si, por el contrario, usted agrega un nuevo fascículo, este campo estará vacio y deberá ingresar el número relevante del fascículo, para el orden del fascículo sea el correcto. Si este es un suplemento o un índice, asegúrese de que el fascículo será mostrado en la secuencia correcta agregando un punto decimal al número del fascículo. Por ejemplo, si el fascículo que actualmente está registrando es un índice publicado entre los fascículos 4 y 5, usted puede ingresar 4.1 en este campo para colocarlo en la ventana entre los fascículos 4 y 5. Nivel enum. 3 (C) (Parte) Opcional. Ingrese el número de la parte de este fascículo si la seriada está organizada de esta manera. Nivel enum. 4 (D) Si existe más de 3 niveles de enumeración para esta seriada, los datos relevantes serán mostrados en este campo, y en los campos de Enumeración E y F, si aplica. Nivel enum. 5 (E) Ver enumeración D para ayuda. Nivel enum. 6 (F) 20
Ver enumeración D para ayuda. Enum. Alt. 1 (G) Si esta seriada usa enumeración alternativa, los datos relevantes serán mostrados en este campo. Enum. Alt. 2 (H) Si esta seriada usa enumeración alternativa, los datos relevantes serán mostrados en este campo. Nivel Cron. 1 I (Año) Si este fascículo usa el año en su enumeración, y usted ingreso esta información en la ventana del calendario de la publicación, este será el año copiado de allí. Si, por el contrario, usted agrega un nuevo fascículo, este campo estará vacio y deberá ingresar el año relevante, si aplica. Nivel cron. 2 (J) Si el segundo, tercer o cuarto nivel de cronología también aplica para esta seriada (por ejemplo, meses o estaciones), los datos relevantes serán mostrados en este campo y en los campos de cronología K y L, si aplica. Nivel cron. 3 (K) Ver cronología J para la ayuda. Nivel cron.4 (L) Ver cronología J para la ayuda. Cron. Alt. (M) Si el título usa cronología alterna, los datos relevantes serán mostrados en este campo. Indice/Suplemento (O) Este campo es reservado para el texto que describe un índice o suplemento. Este esta basado en el contenido del sub-campo $o de la etiqueta 854 de MARC 21 (para suplementos) o 855 (para índices). 4.1.5 Registros HOL Desde la pestaña Registros HOL del formulario de ítem usted puede crear un nuevo registro de HOL, ligar o desligar el ítem seleccionado en la lista de ítems para un registro de holding existente, y llamar un registro de HOL para editarlo en el módulo de catalogación. El registro HOL enlazado al ítem seleccionado aparecerá en la pestaña Registros HOL con una marca en la columna Enlace. El campo Registro HOL para el ítem relevante tendrá el número HOL del registro del holding al cual el ítem esta enlazado, El campo de enlace contendrá una marca. Editar Si desea editar un registro de HOL de la lista, selecciónelo y haga clic en el botón Editar. El sistema abre el registro HOL relevante en el módulo de catalogación en donde usted podrá editarlo y enviarlo al servidor. 21
Crear nuevo Si desea crear un nuevo registro HOL para enlazarlo a un ítem, primero debe seleccionar un ítem de la lista y luego haga clic en el botón Crear Nuevo del panel inferior. Un nuevo registro de HOL será creado, basado en la información de la subbiblioteca/colección del ítem seleccionado. Enlazar Si existe un registro de HOL en el panel inferior (por ejemplo, aquellos creados para los ítems anteriores), seleccione uno de ellos, y haga clic en Enlazar; este lo enlazar al ítem seleccionado. Desenlazar Usted puede desligar el ítem seleccionado de un registro existente de HOL, seleccionando el registro de HOL y hacienda clic en Desenlazar. 4.2 Cambios globales La opción Cambios globales permite hacer cambios al juego de ítems seleccionado. El juego de ítems recuperados es determinado con los filtros de la forma. Los cambios son realizados de acuerdo con los valores definidos en la parte Cambiar a de la forma. Nota Si los ítems están enlazados a un registro de holding, los campos en el ítem que son tomados del registro de holding (sub-biblioteca, colección, tipo de clasificación, número de clasificación y número de copia) no serán cambiados por Cambios globales. En este caso, si modifica el registro del holding, los campos relacionados de los ítems enlazados son cambiados. La ventana Cambios Globales tiene dos secciones: "Seleccionar por, para ingresar los filtros de los registros de ítems que serán incluidos en el cambio global. "Cambiar a", para ingresar los nuevos valores de los campos. 22
Seleccionar por Algunos de los campos en la sección Seleccionar por estarán llenados. Ellos son tomados de los campos del ítem seleccionado. Usted puede borrar o cambiar los valores en los campos deseados. También puede ingresar en cualquier campo: * Incluye todos los valores para este campo. - Solo los ítems que no tienen un valor en este campo. blanco Ignorar este campo. Registro HOL Recupera ítems que tienen este enlace a HOL. El enlace HOL es el número de sistema del registro holding al cual el ítem esta enlazado. Número de copia Recupera ítems que tienen este número de copia. Colección Su biblioteca puede asignar colecciones como Mapas, cuarto piso. Ingrese la colección o selecciónela de la lista. Sub-biblioteca Recupera los ítems en esta sub-biblioteca. Selecciónela de la lista. Las opciones disponibles de selección en el menú son determinadas por el administrador. Estatus del ítem Recupera ítems que tengan este estatus de ítem. Seleccione el estatus de la lista. Las opciones disponibles en el menú son determinadas por el administrador. Estado de proceso Recupera ítems que tienen este estado de proceso. Ingrese el estado del proceso o selecciónelo de la lista. En la sección Seleccionar por : ingrese un asterisco (*) o deje este campo en blanco para cambiar TODOS los estados de proceso. Ingrese un guion (- ) para hacer el cambio solo si el campo estado de proceso está en blanco. En la sección Cambiar a : ingrese ZZ en el campo estado de proceso para cambiar el estado a BLANCO= No está en proceso. Deje este campo vacio si no desea hacer cambios en el estado del proceso. ID Almacén remoto Recupera ítems que tiene este ID de almacén remoto. Ingrese el ID o selecciónelo de la lista. En la sección Seleccionar por : ingrese un asterisco (*) o deje este campo en blanco para cambiar TODOS los ID del almacén remoto. Ingrese un guion (-) para hacer un cambio solo si el campo ID de almacén remoto esta en blanco. En la sección cambiar a entre ZZ para cambiar el ID a BLANCO = No hay ID de almacén remoto. Deje este campo en blanco si no desea cambiar el ID del almacén remoto. 23
Año Recupera los ítems para este año. Ingrese el año en el cual este fascículo esta publicado. Asegúrese siempre de usar cuatro dígitos para indicar el año, por ejemplo, 1997 en lugar de 97. Puede usar guiones o la barra inclinada, por ejemplo 1997/1998 (para indicar que un volumen comienza en algún punto de un año y finaliza 12 meses después en el siguiente año) o 1998-1999 (para indicar que un volumen corre desde el inicio del año hasta el final del siguiente año). Para identificar una seriada solamente por este volumen y no por su año deje el campo de año en blanco. Volumen Recupera ítems que tienen este número de volumen. Esta información está hecha para trabajo con múltiples volúmenes. Si el ítem es un trabajo único, deje el campo en blanco. Ubicación Recupera ítems que tienen esta ubicación. La pequeña casilla es el tipo de ubicación y la casilla grande es la ubicación. Tipo de material Recupera ítems que tienen este tipo de material. Seleccione el tipo de material de la lista. Las opciones disponibles son determinadas por su administrador. Fecha de recepción Recupera ítems que tienen esta fecha. En la sección Seleccionar por : Use la fecha 01/01/1900 para recuperar todos los ítems, sin importar la fecha de recepción. Use el valor 00/00/0000 para recuperar solo ítems que no tienen fecha de recepción. En la sección Cambiar a : Use la fecha 01/01/19990 para indicar no hay cambios en la fecha de recepción. Use el valor 00/00/0000 para cambiar la fecha de recepción a ceros. Número de orden Recupera ítems que tienen este número de orden. Para llenar este campo, haga clic en el botón Lista a la derecha del campo para traer la lista del índice de ordenes, y seleccionar la línea relevante, o haga clic en la flecha para ingresar el número de la orden a la cual el ítem esta enlazado. En la sección Seleccionar por : Ingrese un asterisco (*) o deje este campo en blanco para cambiar TODOS los números de ordenes. Ingrese un guion (-) para hacer un cambio solo si el campo Número de ordenes esta en blanco. En la sección Cambiar a : 24
Use ZZ para cambiar el número de orden a blanco. Deje el campo vacio si no desea cambiar este valor. No. Suscripción Recupera ítems que tienen este número de suscripción. Este es el número de secuencia en la lista de suscripciones de la función Seriadas. Cambiar a Todos los campos del filtro pueden ser cambiados, excepto para Año/Volumen. Si la ubicación es controlada por un registro de holding, este no puede cambiarse, aunque cambiando el enlace en el registro del holding, desde luego, puede cambiar la ubicación. También puede usar el campo Ubicación temporal para cambiar el estado de la ubicación temporal. 4.3 Historia de todos los ítems /Historia Seleccione el nodo Historia de todos los ítems o Historia para mostrar la bitácora de cambios realizados a los registros de ítems. Haga clic en Ver para mostrar el registro Dependiendo del tipo de cambio realizado, la versión anterior del registro del ítem puede restaurarse haciendo clic en el botón Restaurar. Clic en Borrar para borrar el historial del registro. 5 Etiqueta Vea el documento Como imprimir etiquetas versión 15 y superior. 25
6 Encuadernación Este capítulo incluye las siguientes secciones: Encuadernando en ALEPH Usando software de encuadernación externo con ALEPH Informe de volúmenes completos 6.1 Encuadernando en ALEPH Dentro de ALEPH, encuadernación esta definido como el proceso por el cual un grupo de ítems (fascículos o volúmenes) son encuadernados en un único nuevo ítem, y en consecuencia borrados del sistema (aunque todavía se mantiene en el sistema como el historial de los ítems). La forma en la cual el OPAC indica que los volúmenes han sido removidos para propósitos de encuadernación es también parte del proceso. Ingrese el código de barras o el número de clasificación en el campo Código de barras del ítem. Y haga clic en. La lista de ítems será mostrada en el panel superior. Seleccione un ítem y haga clic en Encuadernar. La ventana Ejemplares para encuadernar será mostrada: 26
Nota importante: Los ítems para incluir en la lista de ítems par encuadernar son filtrados solo por sub-biblioteca. Por lo tanto, si su biblioteca tienen más de una copia (suscripción) para este título en particular, es importante que seleccione un ítem que pertenezca a su propia sub-biblioteca. Esta ventana tiene dos secciones: en la sección izquierda, usted puede ver todos los ítems que pertenecen a la sub-biblioteca que serán encuadernados. Usted puede mezclar los ítems para encuadernar en la sección derecha, usando la flecha a la derecha. Puede usar múltiple selección en los ítems de la izquierda antes de moverlos a la sección derecha. La siguiente ventana muestra la ventana inmediatamente siguiente a la selección de los ítems relevantes y su ubicación en la sección derecha. Nota: Usted puede usar la flecha para mover los ítems hacia adelante o hacia atrás entre las secciones. Seleccione todas las entradas en la sección derecha, haga clic en Encuadernar y el formulario será mostrado: 27
Ingrese la información relacionada con el volumen a encuadernar. Si el ítem no esta enlazado a un registro patrón, cambie la información como requiera. Por ejemplo, niveles de enumeración y descripción. Si el ítem esta enlazado a un registro de patrón, cambie la información como requiera y deje el campo descripción en blanco para que automáticamente sea generada. Haciendo clic en el botón Recargar se generará un nuevo ítem con un código de barras predeterminado. Cuando termine de actualizar la información, haga clic en Actualizar y este nuevo ítem será agregado al sistema y mostrado junto a los ítems pertenecientes a este título. Note que después de hacer clic en Actualizar, los siguientes cambios ocurren: Nota 1. Un nuevo valor, ISSBD, es ingresado en el campo Tipo de Material y 2. Un nuevo valor, BD, es ingresado en el campo estado de proceso. ISSBD es un tipo de material especial automáticamente asignado por el sistema para ítems encuadernados, permitiendo entonces el orden de ítems de fascículos. BD es asignado automáticamente a ítems encuadernados para indicar al usuario OPAC que estos ítems están en encuadernación. Sin embargo, es posible para el bibliotecólogo asignar otro estado de proceso y anexar texto en una tabla. Los ítems que comprenden el nuevo volumen son automáticamente eliminados en el proceso, pero son mantenidos como un historial de registros. Para ver los ítems que comprenden un ítem encuadernado, seleccione el nodo Historial de todos los ítems y luego la pestaña Cambios en ítem. 6.2 Usando software de encuadernación externo con ALEPH La preparación de software externo para encuadernación ABLE y LINCPlus puede usarse con ALEPH. Este requiere la licencia de Ex Libris (no esta incluido en el paquete estándar del software ALEPH 500). 1. Crea volúmenes para encuadernar como se explico. 2. El código de barras es leído en el software externo. 28
3. La interfaz puede incluir datos de exportación desde ALEPH a través de Z39.50; verificación del material, cambio en el estado de proceso y verificación y el registro. 4. Verificación: cuando un ítem es enviado a encuadernación, este es verificado en una de las dos formas: Colocar el estado del proceso que refleje que el ítem fue enviado a encuadernación. Esta actividad es definida en la siguiente variable del pc_server_default: setenv ext_bind_process_status SB Prestar el item al encuadernador con la fecha de vencimiento para el préstamo definido como la fecha esperada de llegada del ítem encuadernado. Esta es activada en la siguiente variable del pc_server_default: setenv ext_perform_loan Y El encuadernador es un usuario cuyo ID de usuario es <nombre del encuadernador>. 5. Registro: cuando un ítem es recibido de un encuadernador, este es verificado en ALEPH en una de las dos formas: Restaurar el estado de proceso del ítem al estado original antes de que fuera enviado a encuadernación. Regresar el ítem que fue prestado al encuadernador. Able use un Puerto Z39.50 y LINCPlususa el puerto del pc_server. La siguiente configuración en el pc_server_defaults es necesaria para proporcionar información bibliográfica para LINCPlus. Esta definición es usada para configurar tres etiquetas del registro bibliográfico: setenv ext_bind_ref_no_1 LCNum,010,a setenv ext_bind_ref_no_2 ISBN,020,a setenv ext_bind_ref_no_3 ISSN,022,a 6.3 Informe de volúmenes completos Usted puede ver o imprimir un reporte para un título, listando los volúmenes que tienen sus fascículos recibidos. Este puede usarse para la preparación de procesos de encuadernación. Este reporte puede incluir volúmenes con fascículos que no se han recibido, de acuerdo con un parámetro definido por su administrador. Este parámetro define un número máximo de días para fascículos que llegarán después de la fecha esperada de recepción (EDA), después de lo caula el volumen contenido es considerado completo a pesar de no estar disponible en la biblioteca, y de que aparezca en el reporte. Para imprimir el reporte, abra el registro en la función Ítems, y haga clic en el botón Volúmenes completos en la pestaña Ejemplares del panel superior. 29
La ventana Volúmenes para el reporte de encuadernación es mostrada, en donde usted puede filtrar los datos por sub-biblioteca y por secuencia (copia) de la suscripción. Haga clic en Imprimir para imprimir o ver el reporte. 7 Administración del inventario La administración del inventario permite analizar el estado del inventario con respecto a los ejemplares faltantes o mal ordenados en la estantería. El análisis puede hacerse como un proceso en línea o como un proceso en lote. 7.1 Iniciando el inventario La primera etapa en el análisis de un inventario es definir un rango físico de ejemplares como inventario. En esta etapa, el límite del rango es definido con parámetros como el rango en el número de clasificación, sub-biblioteca, colección, estatus del ítem, estado de proceso y el tipo de material. El inventario verificado recibe un identificador que es usado luego para ejecutar el periodo del inventario. Este es activado corriendo el servicio Definición de inventario (ítem-01). 7.2 Realizando el inventario En esta fase, el inventario es verificado y su estado actual es comparado con el estado de la base de datos. Este puede hacerse de dos formas: Inventario en línea manual la estantería física es verificada y el cliente ALEPH es actualizado en línea con cada ítem que es escaneado. Esta paso es llamado Marca. Inventario en lote la estantería física ha sido previamente verificada, y el cliente ALEPH es actualizado usando un archivo de entrada con el código de barras del ítem. Estos dos métodos son descritos más abajo. 7.2.1 Realizando el inventario en línea Para realizar el inventario en línea (Marcando): 1. Desde el modulo de catalogación, haga clic en Abrir registro en Ítems, luego en Señal de inventario. El comando Señal de inventario abre la forma que contiene varios parámetros para ser usados por la sección de Señalización: 30
2. Al terminar de llenar la forma, haga clic en Aceptar. Este abre la casilla de señalización, en donde la marca de los ítems encontrados es hecha ingresando el código de barras del ítem: 3. Haga clic en Enviar. Este marca el ítem encontrado. Haciendo clic en Enviar también muestra el reporte de cualquier error que haya sido configurado el inicio de la sesión como solicitado para el reporte. Los errores serán reportados por cualquier mensaje emergente o un reporte impreso, también depende de la configuración de inicio de sesión. 4. Haga clic en Cerrar. Este finaliza la sesión, disparando una impresión del reporte de errores, si el informe fue solicitado al inicio de la sesión. 7.2.2 Realizando inventario en lote Usted puede realizar un inventario en lote para marcar los ítems encontrado al correr este servicio. El servicio Marcar inventario (ítem-08) recibe un archivo de entrada de códigos de barras de ítems, ubicado en el directorio data_scratch del escenario ADM, y un número de inventario (número de reporte de estantería). Además, usted puede 31