MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA ALCALDÍA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 1
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA ÍNDICE Pag. A Introducción 3 B. Datos Generales 3 1. Objetivo.. 3 2. Alcance.... 3 3. Base Legal.. 3 4. Aprobación y Actualización. 3 C. Procedimientos 1. Aprobación, Promulgación y Publicación de Propuestas o Proyectos a Través de Ordenanza o Acuerdo en las Sesiones de Concejo Municipal 4 2. Autorización para uso de Vacaciones del Alcalde y Encargo cíe Despacho de Alcaldía 10 3. Emisión de Cartas u Oficios de Invitación para la Participación de Eventos Organizados por la Municipalidad 15 4. Aprobación de Decretos de Alcaldía 18 Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 2
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA A. Introducción MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO El presente Manual de Procedimientos () contiene en forma ordenada, las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y guarda coherencia con la normatividad que regula el funcionamiento de la Municipalidad. El, identifica los puestos de trabajo y áreas que intervienen en cada procedimiento, precisando sus responsabilidades y participación. Asimismo incluye modelos de los formatos utilizados en cada procedimiento El esta elaborado conforme a lo dispuesto en la Directiva N 002-77- INAP/DNR Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos de las entidades de (a administración pública, aprobada por Resolución Jefatural N 059-77- INAP/DNR. B. Datos Generales 1. Objetivo El Manual de Procedimientos () tiene por objetivo formalizar los procedimientos relacionados con el cumplimiento de las funciones asignadas. 2. Alcance El ámbito de aplicación del presente comprende a la Alcaldía. 3.- Base Legal a) Ley N 27972 -Ley Orgánica de Municipalidades b) Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias. c) Texto Único Ordenado TUO - del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y de su Estructura Orgánica de la Municipalidad de Jesús María aprobado por Ordenanza N 281-MDJM, y sus modificatorias, d) Cuadro para la Asignación de Personal (CAP) de la Municipalidad Distrital de Jesús María aprobado por Ordenanza N 358-2011-MDJM e) Resolución de Alcaldía Nº - 464 2008 - MDJM/A que aprueba el MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES (MOF) de la Municipalidad Distrital de Jesús María. y las Resoluciones de Alcaldía Nª 521. 547 y 1400, del año. 2009, que las modifican Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 3
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA 4. Aprobación y Actualización El será aprobado por Resolución de Alcaldía, con la opinión técnica favorable de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto. En caso se modifique, por lo menos, un procedimiento contenido en el, el funcionario responsable será el encargado de actualizar el instrumento normativo con el asesoramiento de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto. C. Procedimientos 1. Denominación: APROBACIÓN, PROMULGACIÓN Y PUBLICACION DE PROPUESTAS O PROYECTOS A TRAVÉS DE ORDENANZAS O ACUERDO EN LAS SESIONES DE CONCEJO MUNICIPAL 1.1 Código: P-O1-A 1.2 Finalidad: Gestionar la aprobación, promulgación y publicación de propuestas o proyectos a través de Ordenanzas y Acuerdo en las sesiones de Concejo Municipal. 1.3 Base legal: a) Ley N 27972 Ley Orgánica de Municipalidades. b) Ordenanza N 208-2007- MDJM, que aprueba el Reglamento Interno del Concejo Municipal de Jesús María, con fecha 9 de enero del 2007 y publicada en el diario oficial el peruano el 19 enero del 2007 c) Texto Único Ordenado TUO- del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y la Estructura Orgánica de la Municipalidad de Jesús María, aprobado por Ordenanza Municipal N 281-2008 - MDJM, y sus modificatorias d) Resolución de Alcaldía Nº - 464 2008 - MDJM/A que aprueba el MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES (MOF) de la Municipalidad Distrital de Jesús María. y las Resoluciones de Alcaldía Nª 521. 547 y 1400, del año. 2009, que las modifican 1.4. Requisitos: a) Propuesta elaboradas por equipos de trabajo o Unidades Orgánicas Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 4
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA 1.5 Descripción: P-O1-A Órgano ó Unidad Orgánica P-1. Elabora el proyecto de Ordenanza o Acuerdo, para su aprobación. P-2. Envía proyecto o propuesta a Gerencia Municipal para su revisión. Gerencia Municipal P-3. Recibe proyecto o propuesta y lo revisa. (Tiempo: 25 minutos). Proyecto o propuesta cumple con lo necesario? Si = P-5 No = P-4 P-4. Devuelve proyecto o propuesta para su corrección. (Tiempo: 6 minutos). Fin del Procedimiento P-5. Deriva proyecto o propuesta a la Secretaria General (Tiempo:6 minutos) Secretaría General P-6. Revisa proyecto. (Tiempo: 15 minutos) Proyecto o propuesta cumple con lo necesario? Si = P-7. No = P-8. P-7. Deriva proyecto o propuesta a la Comisión del Concejo Municipal correspondiente. (Tiempo: 6 minutos) Continúa en Paso 9 P-8. Deriva proyecto o propuesta a la Gerencia Municipal. (Tiempo: 6 minutos). Continúa en Paso 4 Concejo Municipal Comisión del Concejo Municipal P-9. Revisa proyecto o propuesta en sesión de Comisión. (Tiempo: 20 minutos). Proyecto o propuesta cumple con los requerimientos? Si = P-10 No = P-11 P-10. Emiten dictamen, lo firman y lo eleva a Secretaria General. (Tiempo: 35 minutos). Continúa en Paso 12 Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 5
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA P-11. Deriva proyecto o propuesta a La Secretaría General. (Tiempo: 6 minutos). Continúa en Paso 8 Secretaria General Cargo: Secretario General P-12. Proyecta Acuerdo u Ordenanza. (Tiempo: 25 minutos) P-13. Convoca a sesión de Concejo Municipal a pedido del Alcalde, notificando a los regidores. (Tiempo: 10 minutos). Incluye en la Notificación: Antecedentes del Proyecto y proyecto de Ordenanza Agenda, fecha y hora. Concejo Municipal P-14. Los Regidores debaten el proyecto en sesión de Concejo Municipal (Alcalde y Regidores (Tiempo: 20 minutos) P-15. Se somete a votación. (Tiempo: 5 minutos) Proyecto o propuesta se aprueba? Si = P-17 No = P-16 P-16. Deriva proyecto o propuesta a la Secretaría General. (Tiempo: 06 minutos). Continúa en P-8 P-17. Proyecta Acta de Sesión de Concejo Municipal - Secretario General. (Se transcribe la grabación de la cinta magnetofónica) (Tiempo: 120 minutos) P-18. Redacta la propuesta de Ordenanza o Acuerdo aprobada. (Tiempo: 15 minutos) Secretaria General Cargo: Secretario General P-19. Deriva la propuesta de Ordenanza o Acuerdo aprobado a las Unidades Orgánicas involucradas para el Visto Bueno. (Tiempo: 30 minutos) P-20. Firma propuesta de Ordenanza o Acuerdo aprobado. (Tiempo: 10 minutos) P-21. Deriva Ordenanza o Acuerdo aprobado al Alcalde para la firma respectiva. (TIempo: 5 minutos) Alcaldía Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 6
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA Cargo: Secretaria P-22. Entrega la Ordenanza o Acuerdo aprobado. (Tiempo: 5 minutos) Cargo: Alcalde P-23. Firma la Ordenanza o Acuerdo aprobado. (Tiempo: 10 minutos) P-24. Deriva la Ordenanza o Acuerdo a la Secretaría, (Tiempo: 5 minutos) Cargo: Secretaría P-25. Deriva la Ordenanza o Acuerdo suscritos por el Alcalde a la Secretaría General. (Tiempo: 5 minutos) Secretaría General Cargo: Secretario General P-26. Coloca numeración fecha a la Ordenanza o Acuerdo. (TIempo: 5 minutos) P-27. Notifica a las Unidades Orgánicas involucradas. (Tiempo: 30 minutos) P-28. Notifica a las instituciones del Estado que correspondan dentro de los plazos que establece la Ley y la ordenanza. (Tiempo: 30 minutos) P-29. Gestiona la publicación en diario El Peruano y/o en la Página Web. (Tiempo: 10 minutos) P-30. Dispone el archivamiento de la Ordenanza o Acuerdo. (Tiempo: 5 minutos) Fin del Procedimiento 1.6. Tiempo total estimado (7 horas, 32 minutos) 1.7. Anexos a) Anexo 1: Diagrama de Flujo del Procedimiento de Aprobación, Promulgación y Publicación de Propuestas o Proyectos a través de Ordenanza o Acuerdo en las Sesiones de Concejo Municipal. Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 7
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA 2. Denominación: AUTORIZACIÓN PARA USO DE VACACIONES DEL ALCALDE Y ENCARGO DE DESPACHO DE ALCALDÍA 2.1 Código: P-02-A 2.2 Finalidad: Solicitar la autorización del uso de vacaciones del Alcalde y encargar el despacho de Alcaldía, 2.3. Base legal: a) Ley N 27972- Ley Orgánica de Municipalidades. b) Decreto Legislativo N 276, Ley de bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. c) Decreto Supremo N 005-90-PCM, Reglamento de la Carrera Administrativa. d) Texto Único Ordenado TUO- del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y la Estructura Orgánica de la Municipalidad de Jesús María, aprobado por Ordenanza Municipal N 281-2008 - MDJM, y sus modificatorias. e) Resolución de Alcaldía Nº - 464 2008 - MDJM/A que aprueba el Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) de la Municipalidad Distrital de Jesús María. y las Resoluciones de Alcaldía Nª 521. 547 y 1400, del año. 2009, que las modifican 2.4. Requisitos: a) Vacaciones programadas. 2.5. Descripción: P 02 A Alcaldía Cargo: Alcalde P-1. Solicita a la Secretaria que elabore Mamorándum solicitando vacaciones. (Tiempo: 6 minutos) Cargo: Secretaria Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 8
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA P-2. Elabora Memorándum solicitando vacaciones. (Tiempo: 6 minutos) P-3. Deriva Memorándum a la Secretaría General. (Tiempo: 5 minutos) Secretaria General Cargo: Secretario General P-4. Elabora Proyecto de Resolución de Alcaldía comunicando el uso de sus vacaciones (Tiempo: 10 minutos) P-5. Eleva Proyecto de Resolución de Alcaldía a la Gerencia Municipal. (Tiempo: 6 minutos) Gerencia Municipal P-6. Deriva Proyecto de Resolución de Alcaldía a la Subgerencia de Recursos Humanos. (Tiempo: 6 minutos) Subqerencia de Recursos Humanos P-7. Emite informe opinando por la procedencia del uso de vacaciones del Alcalde. (Tiempo: 10 minutos) P-8. Deriva el Informe y Proyecto de Resolución de Alcaldía a la Gerencia Municipal. (Tiempo: 6 minutos) Gerencia Municipal P-9. Deriva Proyecto de Resolución de Alcaldía a la Secretaría General con el informe correspondiente. (Tiempo: 6 minutos) Secretaría General Cargo: Secretario General P-10. Modifica Resolución e incluye la encargatura del despacho de la Alcaldía. (Tiempo: 10 minutos) P-11. Circula Proyecto de Resolución para los visados de la Gerencia Municipal, Gerencia de Administración y la Subgerencia de Recursos Humanos. (Tiempo: 20 minutos). P-12. Firma el Proyecto de Resolución de Alcaldía. (Tiempo: 6 minutos) P-13. Deriva Proyecto de Resolución de Alcaldía para su firma correspondiente. (Tiempo: 5 minutos) Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 9
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA Alcaldía Cargo: Alcalde P-14. Firma Resolución de Alcaldía. (Tiempo: 06 minutos) P-15. Deriva la Resolución de Alcaldía suscrita a Secretaria General. (Tiempo: 5 minutos) Secretaria General Cargo: Secretario General P-16. Enumera Resolución de Alcaldía. (Tiempo: 05 minutos) P-17. Notifica la Resolución de Alcaldía a los interesados y a las áreas correspondientes. (Tiempo: 10 minutos) P-18. Archiva la Resolución de Alcaldía. (Tiempo: 04 minutos) Fin de procedimiento 2.6. Tiempo total estimado (2 horas, 12 minutos) 2.7. Anexos a) Anexo 1: Diagrama de Flujo del procedimiento de Autorización para uso de Vacaciones del Alcalde y Encargo de Despacho de Alcaldía. Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 10
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA 3. Denominación: EMISIÓN DE CARTAS U OFICIOS DE INVITACIÓN PARA LA PARTICIPACIÓN DE EVENTOS ORGANIZADOS POR LA MUNICIPALIDAD 3.1. Código: P-03-A 3.2. Finalidad: Emitir cartas u oficios de invitación para la participación de los eventos organizados por la Municipalidad. 3.3. Base legal: a) Ley N 27972 -Ley Orgánica de Municipalidades. b) Texto Único Ordenado TUO- del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y la Estructura Orgánica de la Municipalidad de Jesús María, aprobado por Ordenanza Municipal N 281-2008 - MDJM, y sus modificatoria c) Resolución de Alcaldía Nº - 464 2008 - MDJM/A que aprueba el Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) de la Municipalidad Distrital de Jesús María. y las Resoluciones de Alcaldía Nª 521. 547 y 1400, del año. 2009, que las modifican, 3.4. Requisitos: a) Carta u oficio elaborado por el área o programa que organiza el evento. 3.5. Descripción: P 03 A Unidad Orgánica P-1. Elabora carta u oficio de invitación para la participación de eventos. P-2. Deriva carta u oficio a la Alcaldía para la firma del Alcalde. Alcaldía Cargo: Secretaria P-3. Recibe cartas u oficios de invitación. (Tiempo: 05 minutos). P-4. Entrega cartas u oficios de invitación al Alcalde para las firmas respectivas. (Tiempo: 04 minutos). Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 11
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA Cargo: Alcalde P-5. Recibe cartas u oficios de invitación, (Tiempo: 05 días) P-6. Firma cartas u oficios de invitación. (Tiempo: 04 minutos). P-7. Entrega cartas u oficios a la Secretaria (Tiempo: 04 minutos). Cargo: Secretaria P-8. Comunica a la Unidad Orgánica que las cartas u oficios ya se firmaron. (Tiempo: 10 minutos). Unidad Orgánica P-9. Recibe cartas u oficios firmados. P-10. Distribuye cartas u oficios de invitación. Cada carta tiene un cargo de entrega que es firmada por el destinatario P-11. Envía cargos de carta u oficio de invitación a la Alcaldía. Alcaldía Cargo: Secretaria P-12. Recibe cargos de cartas u oficios de invitación. (Tiempo: 04 minutos). P-13. Archiva cargos. (Tiempo: 03 minutos). Fin de procedimiento 3.6. Tiempo total estimado (5 días, 34 minutos) 3.7. Anexos a) Anexo 1: Diagrama de Flujo del Procedimiento de Emisión de Cartas u Oficios de Invitación para la Participación de Eventos Organizados por la Municipalidad. Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 12
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA 4. Denominación: APROBACIÓN DE DECRETOS DE ALCALDÍA 4.1. Código: P-04-A 4.2. Finalidad: Emitir los Decretos de Alcaldía de acuerdo a las facultades conferidas por el Art. 200 de la Ley Orgánica de las Municipalidades. 4.3. Base legal: a) Los Art. 20 inciso 6), 39 segundo párrafo, 42 y 44 de la Ley N 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. 4.4. Requisitos: a) Requerimiento formal de la Unidad Orgánica mediante la remisión del proyecto de Decreto de Alcaldía, Informe Técnico e informe Legal con opinión favorable. 4.5. Descripción: P 04 A Unidad Orgánica P-1. Elabora Informe Técnico y proyecto de Decreto de Alcaldía para su aprobación. (Tiempo: 2 horas). P-2. Envía proyecto de Decreto de Alcaldía e Informe Técnico a la Gerencia de Asesoría Jurídica para su revisión. (Tiempo: 30 minutos). Gerencia de Asesoría Jurídica P-3. Recibe proyecto de Decreto de Alcaldía e informe técnico de sustento y lo revisa. (Tiempo: Variable). Proyecto o propuesta cumple con lo necesario? No = Paso 4 Si = Paso 5 P-4. Devuelve proyecto de Decreto de alcaldía para su corrección. (Tiempo: Variable). Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 13
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA P-5. Elabora informe Legal indicando su opinión favorable. (Tiempo: Variable). P-6. Deriva proyecto de Decreto de Alcaldía visado e informes Técnico y de legal a la Gerencia Municipal. (Tiempo: Variable). Gerencia Municipal P-7. Recibe proyecto de Decreto de Alcaldía e Informes Técnico y Legal, revisa los visados en el proyecto. (Tiempo: Variable). Proyecto o propuesta cumple con lo necesario? No = P-8 Si = P-9 P-8. Devuelve proyecto de Decreto de Alcaldía para su corrección. (Tiempo: Variable). P-9. Deriva proyecto de Decreto de Alcaldía visado e Informes Técnico y Legal a la Secretaria General. (Tiempo: Variable). Secretaria General P-10. Revisa proyecto e informes de sustento. (Tiempo: 15 minutos). Proyecto o propuesta cumple con lo necesario? No = P-11 Si = P-12 P-11. Devuelve proyecto o propuesta para su corrección, (Tiempo: 5 minutos). P-12. Deriva proyecto o propuesta firmada e informes a la Alcaldía. (Tiempo: 5 minutos). Alcaldía Cargo: Secretaria P-13. Recepciona documentación recibida. (Tiempo: 5 minutos) P-14. Entrega proyecto de Decreto de alcaldía al despacho del alcalde. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Alcalde Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 14
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA Aprueba Proyecto o propuesta de Decreto de Alcaldía? No = P-15 Si = P-19 P-15. Deriva proyecto de Decreto de alcaldía a la Secretaría General con sus observaciones. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Secretaria P-16. Registra devolución de proyecto de decreto de alcaldía y lo deriva a la Secretaría General. (Tiempo: 5 minutos). Secretaría General P-17. Recibe proyecto y coordina devolución a la Unidad Orgánica responsable para su corrección o para que realice las observaciones efectuadas. (Tiempo: 5 minutos). Unidad Orgánica P-18. Recibe proyecto y realiza correcciones a fin de superar las observaciones al proyecto. (Tiempo: Variable). Retorna al paso 2. Alcaldía Cargo: Alcalde P-19. Recibe para su aprobación: Proyecto de Decreto de Alcaldía revisado por la Secretaria General Informe Técnico solicitando aprobación de Decreto de Alcaldía Informe Legal con opinión favorable, Suscribe el Decreto de Alcaldía dando su aprobación. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Secretaria P-20. Coloca sello correspondiente a la firma, y a los visados, registra la fecha de aprobación y deriva el Decreto de Alcaldía firmado y fechado a la Secretaría General. (Tiempo: 5 minutos). Secretaría General Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 15
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESUS MARIA ALCALDIA Cargo: Secretaria P-21. Recepciona Decreto de Alcaldía, (Tiempo: 5 minutos). P-22. Numera el Decreto de Alcaldía. (Tiempo: 5 minutos). P-23. Notifica a las Unidades orgánicas involucradas la aprobación del Decreto de alcaldía para el cumplimiento de lo decretado. (Tiempo: 10 minutos por cada Unidad Orgánica a notificar). P-24. Comunica a las instituciones del Estado que correspondan en tos plazos que establecen las normas legales vigentes. (Tiempo: 10 minutos). P-25. Gestiona la publicación en el diario El Peruano y/o en la Página Web de acuerdo al Art. N 44 de la ley Orgánica de las Municipalidades. (Tiempo: 10 minutos). P-26. Archiva el Decreto de Alcaldía. (Tiempo: 5 minutos). Fin del Procedimiento. 4.6. Tiempo total estimado Tiempo total estimado: (3 días, 4 horas, 35 minutos) 4.7. Anexos a) Anexo 1: Diagrame de Flujo del Procedimiento de Aprobación de Decreto de Alcaldía. Manual de Procedimiento Administrativo ALCALDIA PAG. 16
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL GERENCIA MUNICIPAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 1
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL ÍNDICE Pág. A. Introducción 3 B. Datos Generales 1. Objetivo 2. Alcance 3. Base Legal 4. Aprobación y Actualización C. Procedimientos 1. Seguimiento y Control de Implementación de las Recomendaciones Propias del Sistema Nacional de Control (Contraloría General de la República) a Través del Órgano de Control Institucional (OCI) conformante del SNC. 2. Gestión de documentos recibidos varios y Supervisión de las actividades encargadas a los Comités de Trabajo 3. Aprobación de Resoluciones de Gerencia Municipal 4. Supervisión y control del cumplimiento de documentos normativos Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 2
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO A. Introducción El presente Manual de Procedimientos () contiene en forma ordenada, [as acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y guarda coherencia con la normatividad que regula el funcionamiento de la Municipalidad. El, identifica los puestos de trabajo y áreas que intervienen en cada procedimiento, precisando sus responsabilidades y participación. Asimismo incluye modelos de los formatos utilizados en cada procedimiento. El esta elaborado conforme a lo dispuesto en la Directiva N 002-77- INAP/DNR Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos de las entidades de la administración pública, aprobada por Resolución Jefatural Nº 059-77- INAP/DNR. Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 3
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL B. Datos Generales 1. Objetivo El Manual de Procedimientos () tiene por objetivo formalizar los procedimientos relacionados con el cumplimiento de las funciones asignadas. 2. Alcance El ámbito de aplicación del presente comprende a la Gerencia Municipal. 3. Base Legal a) Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. b) Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias. c) Texto Único Ordenado TUO- del Reglamento de Organización y Funciones ROF- y la estructura orgánica; aprobado con Ordenanza Municipal N 281-2008 y demás modificatorias Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Municipalidad de Jesús María aprobado por Ordenanza Nº 281-2008-MDJM y sus modificatorias. d) Cuadro de Asignación de Personal (CAP) de la Municipalidad Distrital de Jesús María, aprobado por Ordenanza Municipal Nº 358-2011-MDJM. e) Resolución de Alcaldía Nº - 464 2008 - MDJM/A que aprueba el Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) de la Municipalidad Distrital de Jesús María. y las Resoluciones de Alcaldía Nª 521., 547 y 1400, del año. 2009, que las modifican f) Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 4
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL 4. Aprobación y Actualización El MARRO será aprobado por Resolución de Gerencia Municipal, con la opinión técnica favorable de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto. En caso se modifique, por lo menos, un procedimiento contenido en el, el funcionario responsable será el encargado de actualizar el instrumento normativo con el asesoramiento de la Gerencia de Planeamiento y presupuesto. Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 5
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL C. Procedimientos 1. Denominación: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES PROPIAS DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL (CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA) A TRAVES DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL (OCI) CONFORMANTE DEL SNC. 1.1. Código: P O1--GM 1.2. Finalidad: Realizar el seguimiento y control de la implementación de las recomendaciones formuladas por el Sistema Nacional de Control (SNC.) a través del Órgano de Control Institucional (OCI) o la Contraloría General de la República (CGR), a fin de asegurar su implementación o que se dispongan las acciones correctivas necesarias. 1.3. Base legal: a) Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. b) Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control (SNC) y de la Contraloría General de la Republica (CGR). c) Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. d) Resolución de Contraloría Nº 279-2000-CG, del 30 de Diciembre dei 2000 que aprueba la directiva: Verificación y seguimiento de implementación de recomendaciones derivadas de informes de acciones de control. Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 6
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL 1.4. Requisitos: a) Memorando del Alcalde remitiendo los documentos recibidos de la OCI b) Oficio y documento de control adjunto remitido por el Órgano de Control Institucional (OCI) o por la Contraloría General de la República (CGR). 1.5. Descripción: P-01-GM Gerencia Municipal Cargo: Oficinista P-1. Recibe de la Alcaldía el memorando, oficio y documento de control adjunto emitido por el Órgano de Control Institucional (CCI) o por la Contraloría General de la República, coloca sello de recepción, fecha, hora, número del registro correlativo de documentos recibidos y firma en el oficio recibido y en la copia de cargo, devuelve cargo sellado. Documentos de control adjunto al memorándum del alcalde: 1. Oficio de la OCI. 2. Informe de Actividades de Control de la OCI. 3. Hojas de recomendaciones de la OCI. 4. Exámenes especiales de la OCI. 5. Informes especiales de la OCl 6. Directivas de la Contraloría General de la República (CGR). (Tiempo: 5 minutos). P-2 Registra documentos recibidos en el aplicativo de registro documentario según el orden de llegada y entrega documento recibido a la secretaria. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Secretaria P-3. Recibe registra documentos recibidos en cuaderno de control y archivo informático de control de documentos recibidos y custodia documentos para su entrega al despacho de la Gerencia Municipal. (Tiempo: 5 minutos). Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 7
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL Cargo: Gerente Municipal P-4. Solicita documentos para despacho. Recibe documentos, toma conocimiento clasifica documentos recibidos, determina acción a realizar, coloca proveído en el documento recibido y entrega a la secretaria para el asesor encargado o coordina las actividades directamente con los funcionarios responsables. (Tiempo: 30 minutos). Coordina con asesor? No = P-5 Si = P-6 Unidad Orgánica Cargo: Funcionario de Unidad Orgánica P-5. Realizan las acciones indicadas por la Gerencia Municipal, coordina con otras unidades orgánicas involucradas e informa los resultados de su gestión con remisión de informe. Gerencia Municipal Cargo: Secretaria P-6. Recibe, registra destinatario en cuaderno de cargo y en el aplicativo de registro documentario y entrega al Asesor 1. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Asesor 1 P-7. Recibe documento, firma cuaderno de cargo, toma conocimiento, evalúa y propone acciones a realizar, prepara el proyecto de memorando a la unidad orgánica responsable y otras unidades orgánicas involucradas en el tema si hubieren. (Tiempo: 60 minutos). P-8. Presenta proyecto de memorando do la Gerencia Municipal. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Gerente Municipal P-9. Recibe, revisa proyecto y de ser conforme firma memorando de la Gerencia Municipal y entrega a secretaria para su distribución a las Unidades Orgánicas involucradas. (Tiempo: 30 minutos). Cargo: Asistente Secretarial Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 8
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL P-10. Recibe memorando, numera, coloca sello de la firma y registra remisión a la Unidad Orgánica en el aplicativo de registro de documentos emitidos y entrega memorando al responsable de la distribución de documentos. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Oficinista P-11. Recibe documento y entrega a las Unidades Orgánicas involucradas, retorna cargos sellados y firmados a la asistente secretarial. (Tiempo variable según ubicación de las Unidades Orgánicas: 10 minutos a 2 horas). Cargo: Asistente Secretarial P-12. Recibe, revisa sellos de recepción y firmas, archiva cargos firmados en forma correlativa. (Tiempo: 10 minutos). Cargo: Asesor 1 P-13. Registra documento de control recibido y las acciones realizadas en el Sistema de Información Documentaria para el seguimiento de las Medidas Correctivas. (Tiempo: 5 minutos). Unidad Orgánica P-14. Recepciona memorando, implementa las medidas correctivas y elabora informe dando cuenta de las acciones desarrolladas y lo remite a la Gerencia Municipal. Gerencia Municipal Cargo: Oficinista P-15. Recibe informe, coloca sello de recepción, registra fecha, hora, numeración correlativa y firma recepción en informe recibido y en la copia de cargo y entrega a la secretaria. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Secretaria P-16. Registra informe recibido en el aplicativo de registro documentario y custodia documento recibido para su entrega al despacho de la Gerencia Municipal (GM). (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Gerente Municipal Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 9
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL P-17. Solicita documentos para despacho. Recibe documentos, toma conocimiento, determina acción a realizar, coloca proveído y devuelve a la secretaria para su entrega al asesor encargado. (Tiempo: 30 minutos). Cargo: Secretaria P-18. Recibe, registra en cuaderno de cargo y en el aplicativo de registro documentario y entrega al Asesor 1. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Asesor P-19. Recibe informe de las Unidades Orgánicas involucradas, firma cuaderno de cargo, toma conocimiento, evalúa resultados informados. (Tiempo: 10 minutos). P-20. Espera remisión de informe de todas las Unidades Orgánicas involucradas. (Tiempo variable). Examen o Informe Especial? No = P-21 al P-26 y continua el procedimiento en el P-28 Si = P-27 (Examen o Informe Especial) P-21. Registra las actividades realizadas por las Unidades Orgánicas en el Sistema de Información Documentaria (Tiempo: 30 minutos). P- 22. Imprime cuadro de Verificación y Seguimiento de medidas Correctivas en el Sistema de Información Documentaria (anexo Nº 2) y Prepara el proyecto de memorando de respuesta a la OCI. y entrega a la Gerencia Municipal. (Tiempo: 30 minutos). Cargo: Gerente Municipal P-23. Recibe, revisa y de ser conforme firma memorando de respuesta a la OCI. y entrega a la secretaria para su remisión a la CCI. (Tiempo: 30 minutos). Cargo: Secretaria P-24. Recibe memorando de respuesta a la CCI., numera, coloca sello de la firma y registra remisión en el aplicativo de registro documentario y entrega comunicación escrita al responsable de la distribución de documentos. (Tiempo: 5 minutos). Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 10
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL Cargo: Oficinista ó Chofer P-25. Recibe memorando de respuesta, entrega a la CCI. y retorna cargos sellados y firmados a la secretaria. (Tiempo: 10 minutos). Cargo: Secretaria P-26. Recibe, revisa sellos de recepción y firmas, archiva cargos firmados en forma correlativa en el archivo especial del Sistema Nacional de Control (SNC). (Tiempo: 10 minutos). Continúa el procedimiento en el P-28 Gerencia Municipal Cargo: Asesor P-27. Prepara el formato Nº 4 denominado: Acciones Adoptadas por el Titular (anexo Nº 3) de acuerdo a la Resolución de Contraloría Nº 279-2000 CG para la Contraloría General de la República y lo remite al Gerente Municipal para su suscripción. (Tiempo: 30 minutos). P-28. Prepara proyecto de informe dando cuenta de lo actuado a la Alcaldía y de ser el caso proyecto de comunicación a la Contraloría General de la República (CRG) y lo remite a! Gerente Municipal. (Tiempo: 30 minutos). Cargo: Gerente Municipal P-29. Recibe y revisa el informe dando cuenta a la Alcaldía y de ser el caso el proyecto de comunicación a la Contraloría General de la República (CRG.) En caso de Informe especial o Examen especial revisa el Formato Nº 4 y de ser conforme coloca su Visto Bueno. Entrega documentos a la secretaria para su remisión a la Alcaldía. (Tiempo: 30 minutos). Cargo: Secretaria P-30. Recibe informe y documentos, numera el informe, coloca sello de la firma y registra remisión a la Alcaldía en el aplicativo de registro documentario, entrega informe y Formato Nº 4 o proyecto de comunicación a la CGR, al responsable de la distribución de documentos. (Tiempo: 5 minutos). Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 11
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL Cargo: Oficinista ó Chofer P-31. Recibe documentos, entrega a la Alcaldía y retorna cargos sellados y firmados a la secretaria de la GM. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Secretaria P-32. Recibe, revisa sellos de recepción y firmas, archiva cargos firmados en forma correlativa. (Tiempo: 10 minutos). Alcaldía Cargo: Alcalde P-33. Recibe Informe, evalúa nivel de implementación de las recomendaciones realiza seguimiento de las recomendaciones pendientes. Revisa y de ser conforme firma Formato N 4 (anexo Nº 3) o la comunicación a la CGR y dispone su entrega a la Gerencia Municipal para su remisión a la Contraloría General de la República. Gerencia Municipal Cargo: Secretaria P-34. Recibe Informe, Formato Nº 4 o la comunicación a la CGR y entrega a Oficinista Chofer. (Tiempo: 10 minutos). Cargo: Oficinista P- 35. Recibe documento y entrega a la CGR y retorna cargos sellados y firmados a la secretaria. (Tiempo: 2 horas). Cargo: Secretaria P-36. Recibe, revisa sellos y firmas de recepción, archiva cargos firmados en forma correlativa. (Tiempo: 10 minutos). Fin del procedimiento 1.6. Tiempo total estimado Tiempo Mínimo: (1 día, 1 hora, 25 minutos) Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 12
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL Tiempo Máximo: (1 día, 3 horas, 25 minutos) 1.7. Anexos a) Anexo 1: Diagrama de Flujo del procedimiento de Seguimiento y Control de Implementación de las Recomendaciones Propias del Sistema Nacional de Control (Contraloría General de la República) a través del Órgano de Control Institucional (CCI) conformante del SNC. b) Anexo 2: Cuadro de: Verificación y Seguimiento de Medidas Correctivas c) Anexo 3: Formato Nº 4, Acciones Adoptadas por el Titular de la Resolución de Contraloría Nº 279-2000 CG Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 13
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL 2. Denominación: GESTIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS VARIOS Y SUPERVISIÓN DE LAS ACTIVIDADES ENCARGADAS A LOS COMITÉS DE TRABAJO 2.1. Código: P-02-GM 2.2. Finalidad: Efectuar la gestión administrativa permanentemente de documentos recibidos varios y monitorear la labor encargada a los comités de trabajo implementados a fin de efectuar la adecuada gestión del municipio e impulsar su desarrollo. 2.3. Base legal: a) Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. 2.4. Requisitos: a) Que los comités de trabajo implementados coordinen y realicen las gestiones encomendadas informando permanentemente de sus acuerdos remitiendo el acta respectiva a la Gerencia Municipal. 2.5. Descripción: P-03-GM Gerencia Municipal Cargo: Oficinista P-1. Recibe documentos varios ( Actas de Trabajo de Comités, reclamos, quejas, pedidos, invitaciones a eventos, designación de representante, documentos técnicos, etc). Coloca sello de Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 14
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL recepción, fecha, hora y firma de recepción en el documento recibido y en la copia de cargo, devuelve cargo sellado. (Tiempo: 5 minutos). P-2. Registra documentos recibidos en el archivo informático de control de documentos y en cuaderno de control, en caso de documentos de origen externo efectúa el registro de recepción en el SID y lo entrega a la secretaria. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Secretaria P-3. Recibe y custodia documentos para su entrega al despacho de la Gerencia Municipal. (Tiempo: 5 minutos). Gerente Municipal P-4. Solicita documentos para despacho. Recibe documentos, toma conocimiento, determina acciones a realizar, coordina las actividades con los funcionarios responsables o coloca proveído en documento y determina la elaboración de memorando indicando las acciones a tomar con el asesor encargado o con la secretaria. (Tiempo: 30 minutos). Coordina con asesor? No = P-5 Si = P-6 Unidad Orgánica. Cargo: Funcionario de Unidad Orgánica P-5. Realizan las acciones indicadas por la Gerencia Municipal e informa los resultados con la remisión del informe respectivo. Fin del Procedimiento. Gerencia Municipal Cargo: Secretaría P-6. Recibe, registra destinatario en cuaderno de cargo y en aplicativo de registro documentario y entrega al Asesor 1. (Tiempo: 5 minutos) Cargo: Asesor 1 Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 15
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL P-7. Recibe informe, firma cuaderno de cargo, prepara proyecto de memorando a las Unidades Orgánicas involucradas para la implementación de las acciones correspondientes. (Tiempo: 2 horas). Cargo: Gerente Municipal P-8. Recibe, revisa y de ser conforme firma memorando y entrega a la secretaria para su remisión. (Tiempo: 20 minutos). Cargo: Secretaria P-9. Recibe y entrega a la asistente secretarial para remisión a [a Unidad Orgánica del caso. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Asistente Secretarial P-10. Recibe memorando, registra la numeración correlativa en aplicativo de registro documentario, coloca numeración, fecha en la resolución y entrega al responsable de la distribución. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Oficinista P-11. Recibe documento, entrega a las Unidades Orgánicas involucradas y retorna cargos sellados y firmados a la secretaria. (Tiempo variable según ubicación de las Unidades Orgánicas involucradas: 5 minutos a 2 horas). Cargo: Asistente Secretarial P-12. Recibe, revisa sellos de recepción y firmas, archiva cargos firmados en forma correlativa. (Tiempo: 10 minutos). Fin del Procedimiento. 2.1. Tiempo total estimado Tiempo mínimo estimado: (10 horas, 20 minutos) Tiempo máximo estimado: (12 horas, 15 minutos) Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 16
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL 2.2. Anexos a) Anexo 1: Diagrama de Flujo del procedimiento de Gestión de Documentos Recibidos Varios y Supervisión de las Actividades Encargadas a los Comités de Trabajo Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 17
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL 3. Denominación: APROBACIÓN DE RESOLUCIONES DE GERENCIA MUNICIPAL 3.1. Código: P-03-GM 3.2. Finalidad: Emitir las Resoluciones de Gerencia Municipal de acuerdo a sus facultades 3.3. Base legal: a) Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. 3.4. Requisitos: a) Requerimiento formal de la Unidad Orgánica mediante la remisión del proyecto de resolución, informe técnica e informe legal favorable. 3.5. Descripción: P-03-GM Gerencia Municipal Cargo: Oficinista P-1. Recibe Informe Técnico, Informe Legal y proyecto de resolución de Gerencia Municipal adjunto, revisa que contenga los visados y firmas de las Unidades Orgánicas que corresponden. (Tiempo: 5 minutos). Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 18
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL Visados completos y conformes? No = P-2 Si = P-3 P-2. Devuelve documentos a la unidad Orgánica. (Tiempo: 10 minutos). Fin del Procedimiento. P-3. Coloca sello de recepción, fecha, hora y firma de recepción en el informe recibido y en la copia de cargo, devuelve cargo sellado. Registra documentos recibidos en el aplicativo de registro documentos, en caso de documentos de origen externo efectúa el registro de recepción en el SID. Entrega documentos recibidos a la secretaria. (Tiempo: 1 minuto). Cargo: Secretaria P-4. Recibe y custodie documentos hasta su entrega al despacho de la Gerencia Municipal, (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Gerente Municipal P-5. Solicite documentos para despacho. Recibe documentos, toma conocimiento, revisa, decide acciones a tomar. (Tiempo: 30 minutos). Conform e? No = P-6 y 7 Si = P-8 P-6. Anota proveído indicando observaciones y devuelve a la secretaria para que la Unidad Orgánica responsable realice las correcciones indicadas. (Tiempo: 30 minutos). Cargo: Secretaria Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 19
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL P-7. Efectúa el descargo de registro de recepción en aplicativo de registro documentario y en el SID si corresponde, continúa el procedimiento en el P-2. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Gerente Municipal P-8. Aprueba resolución gerencial colocando su firma y entrega a la secretaria de la Gerencia Municipal para su registro, numeración, notificación y archivo, (Tiempo: 15 minutos). Cargo: Secretaria P-9. Recibe resolución de Gerencia Municipal, registra la numeración correlativa en el aplicativo de registro documentario de resoluciones, coloca numeración, fecha en la resolución, sello de la firma, obtiene fotocopia de cargo y entrega original y copia al responsable de la notificación de resoluciones. (Tiempo: 15 minutos). Cargo: Oficinista P-10. Notifica resolución y entrega original a la Unidad Orgánica generadora de la resolución y las copias a las Unidades Orgánicas involucradas, retorna cargos sellados y firmados a la secretaria. (Tiempo variable según la dirección legal del administrado a notificar: 10 minutos a 1 día). Cargo: Secretaria P-11. Recibe, revise sellos y firmas de recepción y firmas, archiva en forma correlativa los cargos de la resolución de Gerencia Municipal notificada. (Tiempo: 10 minutos). Fin del Procedimiento. 3.6. Tiempo total estimado Tiempo mínimo estimado: (10 horas, 20 minutos) Tiempo máximo estimado: (12 horas, 15 minutos) Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 20
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL 3.7. Anexos a) Anexo 1: Diagrama de Flujo del Procedimiento de Aprobación de Resoluciones de Gerencia Municipal. Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 21
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL 4. Denominación: SUPERVISIÓN Y CONTROL DEL CUMPLIMIENTO DE DOCUMENTOS NORMATIVOS 4.1. Código: P 05 GM 4.2. Finalidad: Supervisar y asegurar el cumplimiento de los documentos normativos por parte de las Unidades Orgánicas de la Municipalidad de Jesús María (MDJM). 4.3. Base legal: a) Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. 4.4. Requisitos: a) No aplica. 4.5. Descripción: P-04-GM Gerencia Municipal Cargo: Oficinista P-1. Recibe documentos normativos (Resolución de Alcaldía, Acuerdo de Concejo, Ordenanza, Decreto de Alcaldía o Resolución de Gerencia Municipal u otros documentos normativos). Coloca sello de recepción, fecha, hora y firma de recepción en el documento recibido y en la copia de cargo, devuelve cargo sellado. (Tiempo: 5 minutos). Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 22
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL P-2. Registra documentos recibidos en cuaderno de control y en el aplicativo de registro de documentos recibidos, en caso de documentos de origen externo efectúa el registro de recepción en el SID y lo entrega a la secretaria. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Secretaria P-3. Recibe y custodia documentos para su entrega al despacho de la Gerencia Municipal. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Gerente Municipal P-4. Solicita documentos para despacho. Recibe documento normativo, toma conocimiento, determina las acciones a realizar y los mecanismos de coordinación mas adecuados, ejecuta uno de los siguientes cursos de acción: Coordina con cada uno de los funcionarios involucrados las actividades necesarias para la implementación del documento normativo y el control de su cumplimiento en el plazo de tiempo especificado. Se reúne con los funcionarios involucrados, conforma comisiones de trabajo o comité y toma acuerdos para la implementación del documento normativo y coordina los mecanismos de control para su cumplimiento en los plazos acordados. Se reúne con el asesor y/o funcionarios de las unidades orgánicas de asesoría y diseña los mecanismos de monitoreo y control para el cumplimiento del documento normativo, que deberán ser implementados en los procedimientos de la MDJM. Coloca proveído en el documento normativo y determina la notificación con memorando a cada Unidad Orgánica involucrada para su cumplimiento y control, entrega a la secretaria para notificación. (Tiempo: Variable). Notificación con memorando a cada Unidad Orgánica? No = P-11 Si = P-5 Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 23
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL Cargo: Secretaria P-5. Recibe, prepara proyecto de memorando a las Unidades Orgánicas involucradas y entrega al Gerente Municipal. (Tiempo: 30 minutos). Cargo: Gerente Municipal P-6. Revisa memorando y de ser conforme suscribe y devuelve a la Secretaria para su notificación. (Tiempo: 30 minutos). Cargo: Secretaria P-7. Recibe memorando firmado, registra acciones realizadas en aplicativo de registro documentario y entrega a Asistente Secretarial para su notificación a las Unidades Orgánicas involucradas, (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Asistente Secretarial P-8. Recibe memorando, registra la numeración correlativa en aplicativo de registro documentario, coloca numeración, fecha, sello y entrega al Oficinista 1. (Tiempo: 5 minutos). Cargo: Oficinista 1 P-9. Recibe documento, entrega a las Unidades Orgánicas involucradas y retorna cargos sellados y firmados a la Secretaria. (Tiempo: 30 minutos). Cargo: Asistente Secretarial P-10. Recibe, revisa sellos de recepción y firmas, archiva cargos firmados en forma correlativa. (Tiempo: 10 minutos). Unidad Orgánica Cargo: Funcionario responsable P-11. Realiza las acciones indicadas por la Gerencia Municipal para el cumplimiento del documento normativo. (Tiempo: Variable). Gerencia Municipal Cargo: Gerente Municipal Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 24
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARIA GERENCIA MUNICIPAL P-12. Realiza el seguimiento de Las acciones para el cumplimiento del documento normativo con los funcionarios de las Unidades Orgánicas responsables de su cumplimiento y solicita los informes o reportes respectivos. (Tiempo: 30 minutos). Unidad Orgánica Cargo: Funcionario responsable P-13. Informa los resultados de la implementación y el cumplimiento del documento normativo. (Tiempo: Variable). Gerencia Municipal Cargo: Gerente Municipal P-14. Evalúa informes de los resultados obtenidos, determina las acciones correctivas necesarias para asegurar el cumplimiento del documento normativo y dispone la ejecución de las medidas correctivas. (Tiempo: 60 minutos). Unidad Orgánica Cargo: Funcionario responsable P-15. Implementa las medidas correctivas para el cumplimiento del documento normativo y reporta resultados obtenidos a la Gerencia Municipal para su supervisión y control. (Tiempo: Variable). Fin del Procedimiento. 4.6. Tiempo total estimado Tiempo mínimo estimado: (3 horas, 35 minutos) 4.7. Anexos a) Anexo 1: Diagrama de Flujo del Procedimiento de supervisión y control del cumplimiento de documentos normativos Manual de Procedimiento Administrativo GM PAG. 25
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARÍA PROCURADURÍA PÚBLICA MUNICIPAL PROCURADURÍA PÚBLICA MUNICIPAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de Procedimiento Administrativo PROCURADURÍA PÚBLICA MUNICIPAL- PAG. 1
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARÍA PROCURADURÍA PÚBLICA MUNICIPAL ÍNDICE Pág. A. Introducción 3 B. Datos Generales 4 1. Objetivo 4 2. Alcance 4 3. Base Legal 4 4. Aprobación y Actualización 4 C. Procedimientos 3 1. Atención de Demandas que ingresan por Mesa de Partes (Civiles, Contenciosas Administrativas, Laborales, Constitucionales) 5 2. Atención de los Informes de Gerencia Municipal para iniciar acciones judiciales (Denuncias Penales, Demandas Civiles, Contenciosas Administrativas, Constitucionales, INDECOPI, OSCE, Arbitrajes) 8 Manual de Procedimiento Administrativo PROCURADURÍA PÚBLICA MUNICIPAL- PAG. 2
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARÍA PROCURADURÍA PÚBLICA MUNICIPAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO A. Introducción El presente Manual de Procedimientos () contiene en forma ordenada, las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y guarda coherencia con la normatividad que regula el funcionamiento de la Municipalidad. El, identifica los puestos de trabajo y áreas que intervienen en cada procedimiento, precisando sus responsabilidades y participación. Asimismo incluye modelos de los formatos utilizados en cada procedimiento, El esta elaborado conforme a lo dispuesto en la Directiva N 002-77- INAP/DNR Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos de las entidades de la administración pública, aprobada por Resolución Jefatural N 059-77- INAP/DNR. Manual de Procedimiento Administrativo PROCURADURÍA PÚBLICA MUNICIPAL- PAG. 3
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARÍA PROCURADURÍA PÚBLICA MUNICIPAL B. Datos Generales 1. Objetivo El Manual de Procedimientos () tiene por objetivo formalizar los procedimientos relacionados con el cumplimiento de las funciones asignadas. 2. Alcance El ámbito de aplicación del presente comprende a la Procuraduría Pública Municipal. 3. Base Legal a) Ley N 27972 -Ley Orgánica de Municipalidades b) Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias. c) Texto Único Ordenado TUO del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y de la Estructura Orgánica de la Municipalidad de Jesús María, aprobado por Ordenanza N 281-2008 MDJM y sus modificatorias. d) Cuadro para la Asignación de Personal (CAP) de la Municipalidad de Jesús María, aprobado por Ordenanza N 358-MDJM. e) Resolución de Alcaldía Nº - 464 2008 - MDJM/A que aprueba el Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) de la Municipalidad Distrital de Jesús María. y las Resoluciones de Alcaldía Nª 521., 547 y 1400, del año. 2009, que las modifican 4. Aprobación y Actualización El será aprobado por Resolución de Gerencia Municipal, con la opinión técnica favorable de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto. En caso se modifique, por lo menos, un procedimiento contenido en el, funcionario responsable será el encargado de actualizar el instrumento normativo con el asesoramiento de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto. Manual de Procedimiento Administrativo PROCURADURÍA PÚBLICA MUNICIPAL- PAG. 4
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JESÚS MARÍA PROCURADURÍA PÚBLICA MUNICIPAL C. Procedimientos 1. Denominación: ATENCIÓN DE DEMANDAS QUE INGRESAN POR MESA DE PARTES (CIVILES, CONTENCIOSAS ADMINISTRATIVAS, LABORALES, CONSTITUCIONALES) 1.1. Código: P-O1-PPM 1.2. Finalidad: Atender las demandas ingresadas por mesa de partes y que han sido interpuestas contra la Municipalidad de Jesús María. 1.3. Base legal: a) Articulo 29 Ley N 27972 - Ley Orgánica de Municipalidades b) Decreto Legislativo N 1068-Sistema de Defensa Judicial del Estado c) Decreto Supremo N 071-2008-JUS que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N 1068 - Del sistema Jurídico del Estado. d) Texto Único Ordenado TUO- del Reglamento de Organización y Funciones ROF-y de su Estructura Orgánica aprobado con Ordenanza Municipal N 281-2008 MDJM y sus demás modificatorias. e) Resolución de Alcaldía Nº - 464 2008 - MDJM/A que aprueba el Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) de la Municipalidad Distrital de Jesús María. y las Resoluciones de Alcaldía Nª 521. 547 y 1400. del año 2009, que las modifican 1.4. Requisitos: a) Demandas ingresadas por Mesa de Partes (Civiles, Contenciosas Administrativas, Laborales, Constitucionales) 1.5. Descripción: P 01 PPM Procuraduría Pública Municipal Manual de Procedimiento Administrativo PROCURADURÍA PÚBLICA MUNICIPAL- PAG. 5