Unidad 4 Diferencias Generales CURSO: Introducción LibreOffice
1 Introducción En esta unidad el alumno aprenderá las diferencias fundamentales entre LibreOffice y Microsoft Office 2003. Las versiones posteriores de MS Office (2007 y 2010) son más distantes en lo que se refiere a interfaz gráfica, si bien muchas funciones mantienen los mismos controles. El alumno aprenderá lo siguiente: Usar la ayuda Usar el zoom en los documentos Usar la autocorrección Conocer los paneles laterales Conocer la vista preliminar Conocer algunos atajos de teclado Insertar caracteres especiales en el texto Gestionar los ficheros 2 La ayuda de LibreOffice La ayuda en LibreOffice se puede activar de varias formas, a continuación repasamos cada una de ellas: Pulsando la tecla F1 en el teclado, en menos de un segundo aparece la pantalla de ayuda. En la barra de herramientas, pulsando sobre el icono Por último, pulsando en el menú ayuda, situado en la barra de menú, y posteriormente pulsando sobre Ayuda de LibreOffice.org. También podemos encontrar botones de ayuda en algunas herramientas de LibreOffice. La pantalla de ayuda es contextual al programa/herramienta que esté en primer plano de la pantalla. Sin embargo la herramienta de ayuda siempre mantiene algunos elementos comunes. LibreOffice Página 2
Comenzando por la parte superior y de izquierda a derecha: 1. Selector del programa sobre el que queremos ayuda. Por defecto mostrará seleccionado el programa sobre el que queremos ayuda. 2. Barra de herramientas de ayuda: nos permite ocultar el área de navegación retroceder y avanzar páginas, volver a la página de inicio, imprimir la página que estemos viendo, añadir un marcador a la ayuda o buscar en el contenido. 3. Área de navegación: es un área dónde muestra el contenido organizado por temas, (pestaña de contenidos), por el índice de palabras clave, buscar sobre el contenido o acceder a los marcadores que hayamos colocado en el contenido. 4. Área de contenido: muestra el tema de ayuda que estemos consultando. Para hacer la prueba, accede a la ayuda, en el área de navegación selecciona la pestaña de buscar y en la caja de texto escribe Ventana de la ayuda de LibreOffice.org y consulta la documentación de la ayuda. Una vez ahí coloca un marcador en la página principal, y navegue al tema Ayudante, Ayuda emergente y Ayuda activa. Luego usa los botones atrás y adelante. LibreOffice Página 3
3 Zoom El Zoom es una de las herramientas imprescindibles en todas las herramientas de ofimática. Trabajar con pantallas de ordenador y tamaños pequeños de fuente puede debilitar la vista y provocar dolores de cabeza además de descansar la vista desplazando el punto de atención a otros espacios de la habitación en la que nos encontremos es recomendable usar la herramienta zoom. También es posible que desee visualizar el aspecto general de un documento muy largo para comprobar que guarda coherencia, en ese caso es más fácil realizar esta tarea viendo varias páginas a la vez en un tamaño más pequeño. Cómo usar el zoom? Desde la barra de estado de cualquier programa de Office verá los botones mostrar solo una página, varias páginas o modo libro, a continuación tiene los botones y + y una barra que puede desplazar. Con todos estos controles puede realizar zoom. Por último la barra de estado le informa del zoom actual. 4 Zoom Cómo usar el zoom? Desde el menú Ver en la barra de menú, pulsando sobre la opción escala aparecerá una ventana como la siguiente: LibreOffice Página 4
Escala Óptimo: Ajusta el tamaño de la visualización al ancho del texto del documento. Ajustar ancho y alto: muestra toda una página en la pantalla. Ancho de página: ajusta el ancho de la página (ideal para el trabajo). 100%: muestra el documento a tamaño real. Variable: permite ajustar el zoom manualmente. Vista de diseño Automático: El diseño de vista automática muestra las páginas de lado a lado, tantas como el factor de escala lo permita. Toda la página: muestra las páginas una debajo de la otra (ideal). Columnas: puede ver páginas en un número establecido de columnas de lado a lado. Si dispones de un ratón con rueda, mantén pulsada la tecla Control y mueve la rueda del ratón en uno y otro sentido, comprueba lo que sucede. Podría indicar cuál es el zoom máximo y mínimo permitido? Respuesta: 599% y 20% respectivamente. 5 Autocorrección y autoformato En LibreOffice no podría faltar el corrector gramatical, cuando una palabra está mal escrita o simplemente no la reconoce, LibreOffice subrayará esa palabra en color rojo con una línea zigzagueante. LibreOffice Página 5
Abre Writer, Impress o Calc y escriba mal una palabra, por ejemplo escriba Anando, ahora sitúe el cursor del ratón sobre esa palabra y pulse el botón derecho del ratón. Aparecerá una lista de sugerencias, seleccione Andando. La marca roja desaparecerá. Otra opción para activar el corrector gramatical la puede encontrar pulsando sobre el icono Ortografía y Gramática en la barra de herramientas. También puede activarlo en el menú Herramientas de la Barra de menú, pulsando sobre la herramienta Ortografía y gramática El formato del documento Por defecto LibreOffice cuenta con formatos predeterminados para los diferentes elementos que puede contener un documento como puedan ser títulos, párrafos, tablas. Los formatos aparecen en la barra de formato. Pulsa sobre el icono Estilo y formato y aparecerá un desplegable con todos los formatos. Trabajar con formatos te permite simplificar tu trabajo. Por ejemplo, imagina que desea hacer que todos los párrafos de un documento cambien la sangría de primera línea sin afectar a los títulos de las secciones. Trabajando con formatos editaría el formato Predeterminado y esa modificación afectaría a todos los párrafos del documento. 6 Menús Hemos visto dónde se sitúa la barra de menús, en función del programa de LibreOffice que estemos usando las opciones podrían cambiar, por defecto encontramos los siguientes menús: Archivo Guardar Guarda el archive actual, mostrando un diálogo que le permitirá seleccionar la ruta y el nombre del fichero. Guardar como Guarda el actual con otro nombre. En el diálogo Archivo - Guardar, seleccione una ruta y un nombre de archivo para guardar. LibreOffice Página 6
Exportar Exporta a un documento de texto. Editar Contiene controles habituales como copiar, cortar, pegar, buscar y deshacer Insertar Contiene controles habituales, como insertar tabla, insertar imágenes y otros más avanzados como la inserción de macros y otros objetos. En el menú insertar se encuentra el encabezado y pie de página que en otros programas de ofimática se encuentra en la sección de ver. Ver En el menú ver encontrarás los ajustes para configurar qué elementos deseas ver en la zona de trabajo y cómo deseas verlos (hemos visto antes como configurar el zoom). Por ejemplo puedes seleccionar qué barras de herramientas deseas ver, o si deseas o no que se muestren las reglas. Existen otros menús y muchas más opciones, pero el objetivo de este curso es que tú te familiarices con la interfaz. 7 Barras de herramientas barra de herramientas de Impress barra de herramientas de Calc barra de herramientas de Writer La barra de herramientas de LibreOffice mantiene cierta coherencia entre los diferentes programas como se ha mostrado anteriormente. Los elementos Nuevo, Abrir, Guardar, Editar siempre aparecen en primera posición. LibreOffice Página 7
Después encontramos los elementos Guardar como PDF, Imprimir y vista previa. Seguidos de los anteriores encontramos el revisor de ortografía y gramática y el selector de revisión automática. Posteriormente aparecen los controles de edición: Cortar, copiar, pegar y copiar formato (copia el formato del texto para aplicarlo a otro texto sin modificar ni el texto de origen ni el destino) y los controles deshacer y rehacer. 8 Barras de herramientas A partir de este punto los controles cambian de orden y aparecen algunos diferentes pero podemos identificar algunos comunes que lanzan comandos sencillos: En Impress y Writer encontramos el botón de insertar tabla. En Calc y Writer encontramos el botón dibujo. En Calc e Impress encontramos el botón gráfico. En Writer y Calc encontramos insertar imagen. Buscar se encuentra en todos los programas (identificable por los prismáticos). Enlazar se encuentra disponible en todos los programas (identificable por el globo del mundo con una cadena). Ajustar la escala también aparece en todos los programas (se identifica por una lupa). La ayuda también aparece en todos los programas, hemos visto el icono en secciones anteriores. Escribe un texto con el formato Encabezado 1 en el siguiente párrafo aplica Predeterminado, luego selecciona el texto que escribiste en primer lugar y pulsa el botón copiar formato ahora selecciona el texto que escribiste con formato predeterminado y observa lo que sucede. Luego usa el botón deshacer. Observa de nuevo lo que sucede. Ahora usa el botón rehacer y comprueba lo que sucede. LibreOffice Página 8
9 Paneles y Barras En ocasiones trabajar sólo con la barra de herramientas se nos puede quedar corto, es posible que necesitemos acceder a algunas funciones que usamos mucho y que no aparecen por defecto, lo que nos roba tiempo accediendo a menús. Como ejemplo de lo anterior, vamos a ver el panel de estilo y formatos, la barra de dibujo y el navegador. Panel de estilo Pulsa sobre el botón de Estilo y Formato en la barra de herramientas, aparecerá una ventana flotante, ahora pincha con el botón izquierdo del ratón sobre el borde superior de la caja flotante, sin soltar el botón arrástrala hacia cualquiera de los laterales de la pantalla hasta que aparezca un recuadro transparente con un borde gris, en ese momento suelta el botón izquierdo del ratón. Ahora están visibles todos los estilos. Para desanclar el panel, pincha sobre la parte gris en el superior del panel con el botón izquierdo del ratón y arrástralo sin soltar el botón del ratón hacia el centro de la pantalla. Puedes cerrar el panel presionando sobre la X cuando el panel está desacoplado o volviendo a pulsar el botón Estilo y formato en la barra de herramientas. 10 El navegador El navegador nos facilita desplazarnos por el documento si hemos usado bien los formatos. Agrupa los elementos que componen el documento en categorías (por ejemplo títulos) y nos permite desplazarnos por ellos. Crea un documento con dos páginas. En la primera escribe Título 1 y darle formato Encabezado 1 en la segunda Título 2 y darle el formato Encabezado 2. Active el navegador pulsando sobre el icono con forma de brújula en la barra de herramientas. Aparecerá el panel Navegador como ventana flotante. Ahora ánclalo como has aprendido en el paso anterior. Despliega la opción encabezados pinchando sobre el + que hay al lado de encabezados. Ahora haz doble clic sobre los dos elementos que aparecen. Para finalizar cierre el panel navegador. LibreOffice Página 9
11 Barra de dibujo Pulsa sobre el icono dibujo en la barra de herramientas, si no lo has hecho antes la barra de dibujo aparece en la parte inferior de la pantalla por encima de la barra de estado. Pincha con el botón izquierdo del ratón sobre la línea gris punteada que hay en la parte izquierda de la barra de dibujo y arrastra la barra de dibujo hacia el centro de la pantalla. Las barras de herramientas, al igual que los paneles, se pueden anclar en la parte superior de la pantalla, la inferior y los dos laterales. Pero los paneles no se pueden acoplar con otras barras de herramientas. Coloque la barra de dibujo en la parte superior, justo al lado de la barra de herramientas. 12 Galería de imágenes El panel de galería aparece acoplado por defecto pulsando sobre el botón galería (al lado del botón de navegador) en la barra de herramientas. Su finalidad es facilitar la inserción de gráficos mediante gráficos por defecto, iconos, y barras de límite. Su uso en ambientes empresariales dónde existen plantillas de documentos e informes está desaconsejado. 13 Vista preliminar La vista preliminar nos permite ver el documento tal y como se va a imprimir, y realizar los ajustes necesarios para que se imprima como deseamos. La vista preliminar se activa pulsando en el icono de la barra de herramientas correspondiente, identificable por una página de papel con una lupa. LibreOffice Página 10
Aparecerá una barra de herramientas nueva, con los controles siguientes: Página anterior Página siguiente Primera página Última página Además de controles similares a los de zoom, como mostrar varias páginas, aumentar y disminuir el zoom, etc. Por último, también aparecen controles para configurar la impresión (opciones de impresión). 14 Atajos de teclado Conforme adquirimos destreza con LibreOffice aprendemos a usar algunos atajos de teclado que evitan que desplacemos el ratón por los diferentes menús y opciones ahorrando así tiempo. Vamos a explicar algunos de los atajos de teclado más útiles de LibreOffice. Combinación Ctrl+A Ctrl+F Ctrl+Y Ctrl+Z Shift+Enter Ctrl+Enter Ctrl+Fin Ctrl+Inicio Ctrl+N Ctrl+K Ctrl+S Ctrl+G Ctrl+P F1 Acción Abrir (nota en inglés Control+A es seleccionar todo) Buscar Rehacer Deshacer Salto de línea Salto de página Va al final del documento Va al inicio del documento Pone el texto en negrilla Pone el texto en cursiva Subraya el texto Guarda el documento Imprime el documento Ayuda LibreOffice Página 11
15 Caracteres especiales y símbolos Es posible que los requisitos de un documento incluyan caracteres especiales como los que simbolizan Copyright, Trademark u otros. Estos caracteres especiales pueden responder a combinaciones de teclas especiales (prueba en un documento a pulsar la combinación siguiente alt+124) que en muchas ocasiones se olvidan. Para facilitar la labor, los programas de suites ofimáticas incluyen asistentes. Ve al menú insertar y haz clic en símbolo. Aparecerá una ventana flotante con una gran cantidad de símbolo. Conforme vayas pinchando sobre cada uno de los símbolos se irá creando una cadena de símbolos, cuando termine haz click en Aceptar y aparecerán en su zona de trabajo los símbolos seleccionados. Si por el contrario haces doble clic sobre un símbolo se insertará sólo el símbolo sobre el que hayas hecho doble click. 16 Buscar y reemplazar Buscar y reemplazar se puede lanzar desde la barra de herramientas pulsando sobre el icono que aparece representado con unos prismáticos, con el método abreviado de teclado Control+F o bien desde el menú edición en la barra de menú. Probablemente sea una de las funciones de edición más habituales (como copiar, pegar y deshacer). Buscar permite localizar una palabra en el texto y reemplazar permite reemplazar esa palabra por la nueva palabra que proporcionemos. Buscar y reemplazar distingue mayúsculas de minúsculas y palabras con acento de palabras sin acento. Ahora bien hay que saber usar las casillas Coincidencia exacta y Sólo palabras completas. Solo palabras completas Significa que sólo buscará ocurrencias de palabras. Por ejemplo, si quisiéramos reemplazar la conjunción y por i y no marcáramos la casilla Sólo palabras completas sustituiríamos todas las letras y griega por i latina y los yogures se convertirían en iogures. LibreOffice Página 12
17 Corrección Gramatical Antes de hablar de corrección gramatical es necesario definir el idioma del texto. Si estamos escribiendo un texto en valenciano y estamos usando la corrección ortográfica en inglés seguramente no nos corregirá como corresponde. El idioma del texto se define desde el menú Herramientas en el apartado Idioma. Podemos definir el idioma para todo el documento, el párrafo en el que nos encontramos o el texto que hayamos seleccionado. Una vez definido el idioma, podemos proceder a la revisión gramatical de nuestro texto. Hemos visto en secciones anteriores que la corrección gramatical está en la barra de herramientas (identificada con una V ), pulsando F7 y desde Herramientas en la barra de menú. En la corrección aparecerán las palabras erróneas detectadas por LibreOffice y una serie de sugerencias para que las reemplacemos, si ninguna sugerencia es válida pulsaremos en Ignorar. ATENCIÓN: los correctores gramaticales han evolucionado mucho, pero no dejan un texto libre de fallos. LibreOffice Página 13