Manual de uso: Contabilidad de Costes. Sincronizacio n con el Sistema Canoa. Contenido 1 2 3 4 5 HABILITAR DATOS DE COSTES EN EL ÓRGANO GESTOR.... 2 SINCRONIZACIÓN DE DATOS DE CANOA... 2 2.1 ACCESO... 3 2.2 FUNCIONALIDAD... 5 CONSULTA DE TABLAS DE DATOS DE COSTES... 7 CAPTURA DE DATOS DE COSTES EN LOS BIENES... 11 ENVÍO DE DATOS DE COSTES A CANOA... 13 5.1 ACCESO... 13 5.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS... 14 5.3 ENVÍO DE DATOS AL SISTEMA CANOA.... 16 1 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
1 HABILITAR DATOS DE COSTES EN EL ÓRGANO GESTOR. Para poder capturar datos de costes en la Unidad Tramitadora de Inventario, es requisito imprescindible que el Órgano Gestor al que da servicio tenga habilitada la opción Datos de costes (CANOA), como muestra la siguiente Imagen. Imagen 1. Habilitar datos de costes en el Órgano Gestor. 2 SINCRONIZACIÓN DE DATOS DE CANOA Antes de comenzar a capturar datos de costes, es recomendable que realice la Sincronización de Tablas de Canoa. El proceso de sincronización, descarga y actualiza las tablas de Elementos, Centros y/o Actividades de Costes, así como la relación entre Actividades y Centros. Dicho proceso se conecta al sistema Canoa para la descarga y actualización de datos, por lo que garantiza que todos los elementos están vigentes en el momento de la sincronización. 2 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
2.1 Acceso Para acceder a la Sincronización de tablas de Canoa se puede optar por: Acceso con perfil Administrador local de Unidad tramitadora: desde la opción de menú Utilidades Contabilidad analítica Sincronización de tablas de Canoa. Imagen 2 Opción de menú Sincronización de tablas de Canoa 3 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
Acceso con perfil Usuario de Órgano gestor: desde la opción de menú Gestión de tablas Sincronización de tablas de Canoa. Imagen 3. Opción de menú Sincronización de tablas de Canoa en el Órgano Gestor Para el caso en que su perfil de acceso a Sorolla2 no le permita acceder a ninguna de las dos opciones de menú anteriores, existe una tarea programada que sincroniza las tablas de Costes una vez a la semana. Actualmente se está ejecutando todos los viernes a las 16:00 horas, se realiza únicamente para aquellos Órganos Gestores que tienen habilitada la opción Datos de costes (CANOA). 4 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
2.2 Funcionalidad Pulsando las opciones de menú anteriormente citadas, se accede a la pantalla que muestra la siguiente imagen: Imagen 4. Proceso de Sincronización. Por un lado nos encontramos con un desplegable para seleccionar el órgano gestor (Imagen 55) para el que se desea sincronizar los datos (no olvide que existen Unidades de Tramitación que dan Servicio a varios Órganos Gestores), por otro, los distintos botones para la sincronización de cada una de las tablas de Elementos, Centros y/o Actividades de Costes, además de la relación Centro/Actividad (Imagen 66). Imagen 5. Órgano Gestor Imagen 6. Procesos de Sincronización Elementos: sincroniza con el sistema Canoa la tabla que almacena los Elementos de Coste para cada órgano gestor. Centros: sincroniza con el sistema Canoa la tabla que almacena los Centros de Coste para cada órgano gestor. Actividades: sincroniza con el sistema Canoa la tabla que almacena las Actividades de Coste para cada órgano gestor. Centro/Actividad: sincroniza con el sistema Canoa la tabla que almacena la relación de Actividades por Centro de Coste para cada órgano gestor. El proceso de sincronización además comprueba lo siguiente: 5 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
Si el elemento/centro/actividad ya existe, actualiza los datos correspondientes a este registro en caso de que hayan sido modificados en el sistema de Canoa. Si el elemento/centro/actividad no existe en la tabla, inserta un nuevo registro con los datos que nos facilita el sistema de Canoa. Si el elemento/centro/actividad ha sido dado de baja en Canoa, actualizamos y ponemos de baja dicho registro. Finalmente se comprueba si existen bienes asociados elementos, centros y/o actividades, que tras la sincronización se hayan dado de baja, en caso afirmativo, se notifica al buzón del usuario con un mensaje similar al que se muestra a continuación: Imagen 7. Notificaciones al buzón. El enlace Histórico de ejecuciones, que aparece junto al desplegable de Órgano gestor, muestra la relación de las últimas 20 ejecuciones, donde se permite consultar si el proceso se lanzó manualmente (desde una opción de menú) o por la tarea programada, la fecha en la que se ejecutó y el resultado de dicha ejecución (si todo ha ido correcto o se ha producido algún error). Imagen 8. Histórico de ejecuciones de sincronización. 6 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
3 CONSULTA DE TABLAS DE DATOS DE COSTES Para consultar los Elementos, Centros, Actividades y/o la relación de Centros y Actividades de Coste, navegue a las siguientes opciones de menú: Cada una de las opciones permite realizar una búsqueda parametrizada de los datos de Coste, como muestran las siguientes imágenes (Imagen9-11). 7 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
Imagen 9 Búsqueda paramétrica de Elementos de Coste 8 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
Imagen 10 Búsqueda paramétrica de Centros de Coste 9 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
Imagen 11 Búsqueda paramétrica de la Relación Centro/Actividades de Coste Los posibles parámetros de búsqueda son: Órgano gestor: campo seleccionable que muestra el/los órgano/s gestor/es asociados a la Unidad tramitadora. Código: código del elemento/centro/actividad. Descripción: descripción del elemento/centro/actividad. Fecha inicio (en Centros y Actividades): fecha de inicio del periodo en vigor del elemento/centro/actividad. Búsqueda por rango. Fecha fin (en Centros y Actividades): fecha de fin del periodo en vigor del elemento/centro/actividad. Búsqueda por rango. Tiene hijos: indica en la búsqueda si el elemento/centro/actividad tiene hijos o no (valores Sí/No). Estado Baja: indica en la búsqueda si el elemento/centro/actividad está de baja (valores Sí/No). Para limpiar los campos de búsqueda, pulse el botón Limpiar, para llevar a cabo la búsqueda pulse el botón Buscar, obtendrá un listado de resultados como muestra la siguiente imagen: 10 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
Imagen 12 Resultados de la búsqueda de Elementos de Costes El conjunto de resultados podrá exportarse a un fichero Excel pulsando el botón Exportar. Se le abrirá un cuadro de diálogo como el que se muestra a continuación: 4 CAPTURA DE DATOS DE COSTES EN LOS BIENES Para la captura de datos de costes en los bienes existen dos posibilidades: Bien a Bien: En la pestaña de costes de la ficha de un bien amortizable. A la hora de seleccionar el elemento de coste en el desplegable asociado, se muestra todo el árbol de clasificación, sin embargo únicamente se permite seleccionar los niveles inferiores de desagregación. Para centros y/o actividades, se presenta todo el nivel de clasificación, permitiendo la selección tanto del nivel inferior de desagregación, como los niveles superiores accediendo a ellos con las fechas (fecha izquierda nivel superior) o (fecha derecha nivel inferior), siempre dentro del elemento seleccionado. 11 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
Imagen 13. Captura de datos de Costes en la ficha del bien. De forma masiva. Desde la opción de menú, Actualizaciones Masivas->Bienes, descargue, rellene la plantilla plantilla_modificaciondatoscostes.xls y pulse Cargar como muestra la siguiente imagen. Imagen 14 Actualización Masiva de datos de Costes. 12 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
5 ENVÍO DE DATOS DE COSTES A CANOA A partir de los datos obtenidos en el proceso de dotación a la amortización, se permite generar los documentos de costes y realizar el envío de dichos documentos a Canoa. 5.1 Acceso Diríjase a la opción de menú Utilidades Contabilidad analítica Descarga y envío de documentos. Imagen 15. Opción de menú Descarga y envío de documentos. Una vez selecciona la opción de menú accedemos a la siguiente pantalla: Imagen 16. Dotaciones a la amortización. 13 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
Aparecen dos desplegables: Órgano gestor: sobre el que se van a calcular los datos de costes para enviar a Canoa. Dotaciones de amortización: que muestra el periodo de las distintas dotaciones a la amortización ejecutadas en el sistema para dicho órgano gestor. 5.2 Elaboración de documentos Una vez seleccionados ambos datos, se pulsa el botón. El proceso se valida: Que las tablas de Elementos, Centros y/o Actividades de Costes estén sincronizadas a la fecha en la que desea obtener el documento y realizar el envío a Canoa, en caso de que no sea así, obtendrá el siguiente mensaje: Que todos los bienes que tienen capturados elementos, centros y/o actividades de Costes, estén en vigor, en caso contrario se impide que se genere el documento de costes, ya que Canoa lo rechazaría. Obtendrá el siguiente mensaje. Si todas las validaciones son correctas, el proceso comprueba además si ha obtenido algún documento con datos de costes para enviar a Canoa, en un periodo de tiempo solapado con el nuevo período solicitado, en cuyo caso de forma automática obtendrá un documento de baja en formato XML para comunicar a Canoa que los datos de dicho período ya no son válidos (pulse el botón [ ]titulado Descargar Bajas de Documentos para descargar el documento), y a continuación se elabora el nuevo documento de costes para el período solicitado, también en formato XML (pulse el botón [ ] titulado Descargar Documento de Costes para descargar el documento). 14 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
Imagen 17. Descarga de documentos. Imagen 18. Ejemplo documento de baja de costes de un periodo anterior. Imagen 19. Ejemplo de Documento de Costes 15 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
5.3 Envío de datos al Sistema Canoa. Si está conforme con ambos documentos y para finalizar el proceso únicamente queda realizar el envío de datos, pulsando el botón. Al terminar el proceso de envío, si todo ha ido bien, el sistema mostrará el siguiente mensaje: Imagen 20. Mensaje ejecución correcta. Si por el contrario el sistema de Canoa, devuelve respuesta por contenido erróneo en los documentos, recibirá notificación en su buzón. (Imagen 217 e Imagen 228). Imagen 21. Mensaje con errores de ejecución. 16 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta
Imagen 22. Notificaciones en el buzón. Podrá consultar el último envío de documentos a Canoa en el propio detalle del bien, en la pestaña Costes, como muestra la siguiente Imagen. Imagen 23. Histórico de envío de documentos a Canoa. 17 C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta