SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Paginación 1 de 11
SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1. Objetivo Fortalecer el informe de procedencia de solventación o no solventación de observaciones de auditoría, mediante el estudio, análisis y evaluación técnica de la información y documentación soporte comprobatoria presentada por el órgano jurisdiccional o unidad administrativa, para la solventación y seguimiento de las observaciones de auditoría. 2. Alcance Aplica al Director General de Contraloría, Director de Auditoría, Subdirector de Auditoría Administrativa y Financiera, Auditores, Titulares de los Órganos Jurisdiccionales y Unidades Administrativas del Poder Judicial del Estado de México, en su intervención, por competencia específica, en el proceso del resultado de procedencia de solventación o no solventación de observaciones derivadas de las auditorías efectuadas a los órganos jurisdiccionales y unidades administrativas. 3. Referencia normativa CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. Título Séptimo, art. 134 primer párrafo. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MÉXICO. Título Sexto, art. 129 primer párrafo. LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL ESTADO Y MUNICIPIOS. Artículo 42, fracciones I, II, III, IV, V, X, XXII, XXVII, XXXI; artcs. 73, 74 Y 75. LEY ORGÁNICA DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE MÉXICO. Capítulo Quinto, artículo 63 fracción XVIII. Título Décimo Primero, Capítulo Único, art. 169. REGLAMENTO INTERIOR DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL ESTADO DE MÉXICO. Paginación 2 de 11
SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Capítulo I, artcs. 1, 3 y 4. Capítulo XII, art. 44 fracs. VIII, X, XI y XII, art. 45 fracs. II, III, IV y VI; CÓDIGO DE ÉTICA DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE MÉXICO. MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL ESTADO DE MÉXICO. 3010601000 Dirección de Auditoría. 3010601100 Subdirección de Auditoría Administrativa y Financiera. 4. Responsabilidades La Subdirección de Auditoría Administrativa y Financiera, es la encargada de coordinar el seguimiento a las observaciones e irregularidades detectadas en cada una de las auditorías efectuadas, con la finalidad de determinar el resultado de procedencia de solventación de las observaciones. Director de Auditoría: Aprobar con su firma el resultado de procedencia de solventación o no solventación de observaciones de auditoría al control Interno de Órganos Jurisdiccionales y Unidades Administrativas. Enviar el Informe del resultado de procedencia de solventación o no solventación de observaciones de auditoría al Director General de Contraloría, para los efectos administrativos y legales correspondientes. Subdirector de Auditoría Administrativa y Financiera: Coordinar el estudio y análisis de la información de justificación o aclaración, soportes documentales, anexos, así como de la procedencia de solventación o no solventación de las observaciones de auditoría. Enviar el Informe del resultado de procedencia de solventación o no solventación de observaciones de auditoría al Director de Auditoría, para los efectos administrativos y legales procedentes. Paginación 3 de 11
SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Auditor: Realizar el estudio, análisis y evaluación técnica de la información de justificación o aclaración y documentación soporte comprobatoria anexa, determinando la procedencia de solventación o no solventación de las observaciones de auditoría, señaladas en el informe de auditoría. Elaborar el Informe del resultado de procedencia de solventación o no solventación de observaciones de auditoría y enviarlo al Subdirector de Auditoría Administrativa y Financiera. 5. Lineamientos de Operación El Titular de la Dirección de Auditoría deberá elaborar en un término no mayor de tres días hábiles un informe por escrito en donde determine el resultado de procedencia de solventación o no solventación de las observaciones de auditoría y presentarlo al Titular de la Dirección General de Contraloría. En los casos en donde tenga que realizarse cotejo contra documentos originales, verificar actualización de procedimientos, efectuar desplazamientos a los diversos distritos judiciales, el plazo no será mayor de 5 días hábiles. La solventación de la observación, procederá cuando el órgano jurisdiccional o unidad administrativa auditada aclare, justifique y exhiba soporte documental suficiente, que corresponda a la observación determinada, compruebe y garantice la solución de la observación. El informe del resultado de procedencia de solventación o no solventación de las observaciones de auditoría, deberá de contener, datos generales, la observación debidamente fundamentada y motivada, origen, causa, efecto, recomendación, justificación o aclaración, análisis y evaluación técnica de la información y documentación soporte y el resultado de procedencia (si se solventa o no cada una de las observaciones) y fecha del cumplimiento de solventación. El Titular de la Dirección de Auditoría deberá entregar al Titular de la Dirección General de Contraloría, la documentación en original o en copia simple como fue exactamente proporcionada. Paginación 4 de 11
SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 6. Insumos Documentos: Oficio de solicitud de elaboración de informe de resultado de procedencia de solventación o no solventación de observaciones. Informe original de justificación o aclaración de observaciones presentada por el órgano jurisdiccional o unidad administrativa auditada. Documental soporte que compruebe y garantice la solución de la observación presentada por el órgano jurisdiccional o unidad administrativa auditada. 7. Diagrama de bloque del procedimiento Paginación 5 de 11
SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA DE ÓRGANOS JURISDICCIONALES Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS. DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRALORÍA DIRECTOR GENERAL DIRECTOR SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECTOR SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA AUDITOR O GRUPO AUDITOR Inicio 1 EN CASO DE CONSIDERAR NECESARIA LA INTERVENCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA, ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE INFORME DE RESULTADO DE PROCEDENCIA DE SOLVENTACIÓN DE OBSERVACIONES (0-3), ADJUNTANDO INFORME ORIGINAL DE JUSTIFICACIÓN O ACLARACIÓN DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA, DOCUMENTACIÓN SOPORTE COMPROBATORIA Y DEMÁS ELEMENTOS DE PRUEBA DE ÓRGANOS JURISDICCIONALES Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS AUDITADAS. 2 REMITE OFICIO DE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE INFORME DE RESULTADO DE PROCEDENCIA DE SOLVENTACIÓN DE OBSERVACIONES (0-3) E INFORME DE JUSTIFICACIÓN DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA, DOCUMENTACIÓN SOPORTE COMPROBATORIA Y DEMÁS ELEMENTOS DE PRUEBA A LA, OBTIENE ACUSE (01) Y ARCHIVA EN EXPEDIENTE. 3 RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE INFORME DE RESULTADO DE PROCEDENCIA DE SOLVENTACIÓN DE OBSERVACIONES (0) E INFORME DE JUSTIFICACIÓN DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA, DOCUMENTACIÓN SOPORTE COMPROBATORIA, REVISA Y PROCEDE A TURNARLO A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, OBTIENE ACUSE DE RECIBIDO (02) Y ARCHIVA EN CARPETA. 4 RECIBE OFICIO (03) E INFORME Y TURNA AL AUDITOR O GRUPO AUDITOR. 5 RECIBE OFICIO (03) E INFORME, ESTUDIA, ANALIZA, Y EVALÚA LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN. 6 ELABORA INFORME DE RESULTADO DE PROCEDENCIA DE SOLVENTACIÓN (0-1), ADJUNTA LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE PROPORCIONADA Y ENTREGA AL TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PARA SU APROBACIÓN. A Paginación 6 de 11
SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA DE ÓRGANOS JURISDICCIONALES Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS. DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRALORÍA DIRECTOR GENERAL DIRECTOR SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECTOR SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA AUDITOR O GRUPO AUDITOR A 7 RECIBE Y REVISA EL INFORME DE RESULTADO DE PROCEDENCIA DE SOLVENTACIÓN (0-1) Y EN SU CASO, MODIFICA Y APRUEBA. 8 9 ELABORA OFICIO DE INFORME DE RESULTADO DE PROCEDENCIA DE SOLVENTACIÓN DE OBSERVACIONES (0-1), ADJUNTA INFORME Y DOCUMENTACIÓN SOPORTE PROPORCIONADA Y TURNA A LA, OBTIENE ACUSE DE RECIBIDO (01) Y ARCHIVA EN CARPETA DE OFICIOS. RECIBE OFICIO (0-1) Y ANALIZA EL INFORME DE RESULTADO DE PROCEDENCIA DE SOLVENTACIÓN, EN SU CASO CORRIGE, APRUEBA Y AUTORIZA. 10 11 ELABORA OFICIO DE INFORME DE RESULTADO DE PROCEDENCIA DE SOLVENTACIÓN DE OBSERVACIONES (0-1), ADJUNTA EL INFORME Y DOCUMENTACIÓN SOPORTE PROPORCIONADA Y REMITE A LA DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRALORÍA, PARA LOS EFECTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES PROCEDENTES, OBTIENE ACUSE DE RECIBIDO (01) Y ARCHIVA EN CARPETA DE OFICIOS.. RECIBE REVISA Y ANALIZA EL OFICIO (0-1) E INFORME DE RESULTADO DE PROCEDENCIA DE SOLVENTACIÓN. FIN Paginación 7 de 11
SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 8. Resultados Producto: Informe de resultado de procedencia de solventación o no solventación de cada una de las observaciones señaladas en el informe final de auditoría, derivado de las auditorías efectuadas a los órganos jurisdiccionales y unidades administrativas. 9. Medición Indicador para medir el porcentaje anual de observaciones solventadas por los órganos jurisdiccionales. Número anual de observaciones de auditoría solventadas por órganos jurisdiccionales Número anual de observaciones de auditoría realizadas a órganos jurisdiccionales. X 100 = Porcentaje anual de observaciones solventadas por órganos jurisdiccionales. Indicador para medir el porcentaje anual de observaciones solventadas por las unidades administrativas. Número anual de observaciones de auditoría solventadas por unidades administrativas X 100 = Número anual de observaciones de auditoría realizadas a unidades administrativas. Porcentaje anual de observaciones solventadas por unidades administrativas. La documentación que debe soportar el informe de solventación o no solventación de observaciones de auditoría, se anexa al informe original y se remite al Director General de Contraloría para los efectos administrativos y legales procedentes y se agrega copia al legajo de oficios. Paginación 8 de 11
SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 10. Interacción con otros procedimientos Dirección General de Contraloría. Substanciación del procedimiento Administrativo Disciplinario, cuando aplique. 11. Registros Cédula de Observaciones: Contienen además de las desviaciones detectadas, las causas, efectos, disposiciones legales y normativas transgredidas y las recomendaciones sugeridas por el auditor para promover la solución a la problemática detectada. Cédula de resultado de procedencia de solventación o no solventación de observaciones de auditoría: Deberá de contener, datos generales, la observación debidamente fundamentada y motivada, origen, causa, efecto, recomendación, justificación o aclaración, análisis y evaluación técnica de la información y documentación soporte y el resultado de procedencia (si se solventa o no cada una de las observaciones) y fecha del cumplimiento de solventación. 12. Definiciones Auditor: Persona profesional adscrita a la Dirección de Auditoría, que desarrolla trabajos de auditoría habitualmente con libre ejercicio de una ocupación técnica. Auditoría Interna: Es un proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Informe de Auditoría: Documento redactado en forma clara y objetiva que contiene los resultados de la Auditoría debidamente soportados. En éste se da a conocer la situación de los rubros auditados en el orden de la matriz de planeación, haciendo referencia a los anexos. Informe de resultado de procedencia de solventación de observaciones: Documento redactado en forma clara y objetiva que contiene el resultado de solventación o no solventación de las observaciones de auditoría. En éste se da a conocer si procede o no la solventación de cada una de las observaciones señaladas en el informe de auditoría, derivado de la auditoría efectuada a órganos jurisdiccionales o unidades administrativas, determinando la situación de Paginación 9 de 11
SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA las observaciones en relación a la información y soportes documentales presentados. Observaciones de Auditoría: Son los hechos o situaciones de carácter significativo y de interés para el área administrativa examinada cuya naturaleza deficiente permita oportunidades de mejora y/o corrección de la gestión. Descripción concreta del resultado obtenido durante la fase de análisis de información, esta puede ser preventiva o correctiva. Responsabilidad Administrativa: Actitud moral positiva del servidor público para cumplir a cabalidad con el encargo de la hacienda pública en todos los niveles y para todos los efectos. Solventación: Documentos o acciones que desarrollan los órganos jurisdiccionales, unidades académicas y las áreas administrativas para atender una observación de auditoría. Paginación 10 de 11
SUB ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DECIA CONTROL DE CAMBIOS DEBE DECIR Paginación 11 de 11