PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

Transcripción

1 00 Pág.: 1 de: OBJETIVO Revisar y examinar de manera puntual la función, los procesos y los resultados de cada una de las áreas que integran a la UNACAR a través de las auditorías internas, al igual que establecer los lineamientos para llevar a cabo la planeación, preparación y ejecución de las mismas. 2.0 ALCANCE Este procedimiento abarca a todas las escuelas, campus, áreas, programas, división, dirección general o rubro por auditar. 3.0 RESPONSABILIDADES AUDITOR LIDER Elaborar el Plan Anual de Auditoria en base al estado e importancia de los procesos y sus áreas Elaborar Cronograma de Actividades de Auditoria Notificar las Auditorias a las áreas a ser auditadas. Elaborar el Plan de Auditoria Ejecutar las Auditorias Elabora los resultados de la auditoria e Informar al Contralor General. CONTRALOR GENERAL Supervisar las actividades de auditoría Entregar al Rector y al Secretario General, el Plan Anual de Auditoria Verificar cronogramas de Actividades a desarrollar en la auditoria, Marco conceptual y Resultados de Auditoria. INSTITUTO, ESCUELA, CAMPUS, ÁREA, PROGRAMA, DIVISIÓN, DIRECCIÓN GENERAL O RUBRO. Colaborar en todas las actividades y proporcionar al Auditor los registros necesarios en la auditoria. Elaboró: L.C. Maricruz Ruiz Sánchez/ L.C.Yesenia Isabel Arenas Aguilar Auditores Internos Autorizó: C.P. Maricruz Nájera Ríos Contralora General Firma: Firma: F-CAP-GC-01 rev.00

2 00 Pág.: 2 de: DESARROLLO 4.1 Elaboración del Plan Anual de Auditoría 1. Auditor Líder Elabora el Plan Anual de Auditoria (PAA) código F-CGE-AUI-01 en base a las auditorías Externas Programadas por la Federación y tomando en cuenta lo siguiente: Fechas de Auditorias tanto internas como externas. Áreas a ser auditadas Áreas involucradas Conceptos a auditar 2. Auditor Líder Entrega PAA al Contralor General para su revisión y firma 3. Contralor General Entrega PAA al Rector de la UNACAR para su aprobación. Es aprobado? De NO ser aprobado se esperan las observaciones y se regresa al punto 1, de SI ser aprobado pasa al punto Contralor General Entrega al Auditor Líder el PAA aprobado para dar seguimiento. 4.2 Planeación de la Auditoria 1. Auditor Líder Lleva a cabo una investigación preliminar que le permita conocer los antecedentes del instituto, escuela, campus, área, programa, división, dirección general o rubro por revisar. 2. Auditor Líder Determinará los objetivos y actividades generales por practicar y delimitar la oportunidad de los recursos y tiempo asignados para la auditoría, aspectos que se precisan en los Formatos Datos Iniciales, código F-CGE-AUI-02 y en el Cronograma de Actividades a Desarrollar, código F-CGE-AUI-03. Nota1: En este punto se conocerá la estructura orgánica, control interno, marco jurídico, así como las acciones a realizar de inicio a fin de la auditoría. Nota2: Para el llenado de los formatos que indica este punto se cuenta con los 3. Elabora el Cronograma de Actividades a Desarrollar en el cual se detallan las acciones Auditor Líder que el personal efectuará, desde el inicio de la auditoría hasta su conclusión con el Informe respectivo. Entrega al Contralor General para su revisión y aprobación. 4. Contralor General Recibe el Cronograma de Actividades a Desarrollar para su revisión y aprobación, es correcto?, No es correcto, regresa al punto 3 para su corrección, Sí es correcto, inicia apartado 4.3.

3 4.3 Notificación de Auditoria 1 Auditor Líder Elabora oficio de Aviso de Auditoria en el formato de código F-CGE-AUI-04 el cual debe de contener lo siguiente: Dirigirse a la persona de mayor jerarquía responsable del área o programa por revisar. Estar debidamente fundamentada en la Ley Orgánica, Estatuto General o Programa Anual de Auditorías autorizado por el Rector. Citar al personal que practicará la revisión. Describir de manera general los alcances de los aspectos y el periodo por revisar. Estar firmada por el titular de la Nota1: Para el llenado de los formatos que indica este punto se cuenta con los 2 Auditor Líder Entrega Oficio de Aviso de Auditoría al área a ser auditada. Nota2: El oficio de auditoría se entregará a quien va dirigido, obteniendo de puño y letra de éste, el acuse de recibo en una copia de la misma (o en su caso se entregará a la persona designada para el efecto). 4.4 Ejecución de Auditoria 1 Auditor Líder Levanta Acta de Inicio de Auditoria código F-CGE-AUI-05 en la que se hará constar lo siguiente: a) Lugar, hora y fecha del acto. b) Nombre del personal comisionados, su número de identificación institucional. c) Orden de revisión/auditoría que promovió el levantamiento del acta, su número, fecha, a quién fue dirigida y quién la emitió. d) El apartado de hechos del acta, describirá la forma en que se presentó el personal, con quién se presentaron y el documento con el que se identificaron los que intervienen en el acta. Asimismo, se hará constar la entrega del oficio de auditoría a quien va dirigida o a la persona designada para atenderla, de la que se obtendrá el acuse de recibo de su puño y letra y estampará el sello oficial del área revisada en una copia del oficio de auditoría. e) En el levantamiento del acta se requerirá a la persona con quien se entiende la diligencia, el nombramiento de dos testigos de asistencia; en caso de negativa, el personal actuante nombrarán a dichos testigos, hecho que quedará asentado en el acta. 4 También serán plasmados los siguientes datos de los testigos: Nombre completo. Domicilio oficial o particular. Número de identificación con que acreditan su personalidad. Nacionalidad. Señalamiento de que dichos testigos aceptaron el nombramiento.

4 f) Posteriormente, el personal actuante solicitará a la persona con quien se entiende la diligencia, si desea agregar algún otro hecho. En caso positivo se le otorgará la palabra y, en caso negativo, se procederá al cierre y término del acta. Nota: Para el llenado de los formatos que indica este punto se cuenta con los 2 Auditor Líder Elabora Solicitud de Información código F-CGE-AUI-06, en el que solicitará al área auditado la información correspondiente al rubro que se este revisando. Nota: Para el llenado de los formatos que indica este punto se cuenta con los 3 Contralor General Revisa la Solicitud de Información a fin de conocer si cumple con lo establecido para ese rubro. Es correcto pasa al punto 4 si No es correcto regresa al punto 2. 4 Auditor Líder Elabora Marco Conceptual código F-CGE-AUI-07 que contiene los siguientes datos: Identificación de la auditoría; instituto, escuela, campus, área, programa, división, dirección general o rubro por revisar, Objetivo que se persigue; universo, muestra por revisar y procedimientos que se desahogarán durante el desarrollo del trabajo. Nota: Para el llenado de los formatos que indica este punto se cuenta con los 5 Contralor General Revisa el Marco Conceptual a fin de conocer si cumple con lo establecido para ese rubro. Es correcto pasa al punto 6 si No es correcto regresa al punto 4. 6 Auditor Líder Compila toda la información y documentación que requiera para obtener evidencia suficiente del campus, área, programa, división, dirección general o rubro que se analiza, para contar con los elementos suficientes de juicio que permitan al personal designado determinar el grado de razonabilidad de las situaciones observadas, la veracidad de la documentación revisada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, para que con ello emita una opinión sólida, sustentada y válida, motivo por el que la evidencia que se obtenga debe ser de calidad. Nota1: La ejecución del trabajo de auditoría es una serie de actividades que se aplica 5 de manera lógica y sistemática para que el personal designado se allegue de los elementos informativos, necesarios y suficientes para cumplir el objetivo. Nota2: La ejecución del trabajo se lleva a cabo en cuatro fases; Recopilación de Datos, Registro de Datos, Análisis de la Información, Evaluación de los Resultados. Nota3: Ver carpeta Guía de Auditoría que se encuentra en la

5 7 Auditor Líder Una vez obtenida la información requerida pasa al punto Llenado de Cédulas y Papeles de Trabajo 1 Auditor Líder Elabora Papeles de trabajo de acuerdo a lo siguiente: a) Identifica el instituto, escuela, campus, área, programa, división, dirección general o rubro revisado, la fecha de elaboración, nombre y firma del personal designado que la elaboró y firma del responsable del jefe del departamento como evidencia de la supervisión que realizó. b) Deben ser completos, exactos y permitir su inmediata comprensión sin dificultad alguna y sin perder claridad. c) Contener fuentes de información, cruces, marcas y referencias. d) Ser pulcros, ordenados y legibles. e) Deben elaborarse en todos los casos con bolígrafo de tinta negra o generar impresiones claras de computadora, con el fin de asegurar la información plasmada en ellos. f) La información contenida en los papeles de trabajo es de carácter confidencial y exclusiva de la Contraloría General; g) La custodia de los papeles de trabajo, deberá cumplir con las disposiciones normativas del archivo general. Nota: Al concluir la revisión, los papeles de trabajo formarán parte del expediente de la auditoría, por lo que deben integrarse en legajos ordenados de manera lógica y, ser resguardados en el archivo. 2 Auditor Líder Elabora las Cédulas correspondientes siguiendo lo especificado el anexo 8 Especificaciones Generales código F-CGE-AUI-08, Cédula de Observaciones código F-CGE-AUI-09 y Cédula de Seguimiento F-CGE- AUI-10, una vez concluida la elaboración de los Papeles de Trabajo Nota1: Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados, basta con dejar marcas en las cédulas correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepción de aquellos que sustentan 6 una presunta responsabilidad, en cuyo caso se obtendrá toda la documentación que soporte la irregularidad y no deberán contener ninguna anotación, pues serán integrados al expediente que se envíe a la autoridad competente. Nota2: Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el análisis de esos datos en otras cédulas. Estas claves se conocen como índices, referencias y marcas de auditoría.

6 Nota3: Ver carpeta Guía de Auditoría que se encuentra en la 3 Auditor Líder Una vez concluido el llenado de las cédulas da inicio al Informe preliminar siguiendo el apartado 4.6 de este documento. 4.6 Informe de Auditoria 1 Auditor Líder Elabora el Informe Preliminar de Auditoria el cual deberá contener lo siguiente: Observaciones Acciones Promovidas Recomendaciones y La contestación de las recomendaciones. Nota: Este documento tendrá los mismos apartados que el informe final, excepto las Actas Pre confronta código F-CGE-AUI-11 y Confronta. Código F-CGE-AUI Auditor Líder Da a conocer a los responsables de la operación revisada el Informe preliminar, en dicho acto de levantará el documento Acta Pre confronta código F-CGE-AUI-11. Nota: Dicha acta formará parte del Informe Final. 3 Da a conocer al Responsable Directo del área auditada el Informe Preliminar, Auditor Líder en dicho acto de levantará el documento Acta Confronta código F-CGE-AUI- 12. Nota1: Previo a este acto se debe mandar al responsable directo del área auditada el oficio de notificación, señalando el objetivo de la reunión y el día y hora en se llevará a efecto. Nota2: Dicha acta formará parte del Informe Final. 4 Auditor Líder Elabora Informe Final de Auditoria código F-CGE-AUI-13 en donde de forma puntual deberá señalar Los hallazgos Las acciones promovidas Recomendaciones y Conclusiones que han resultado con relación a los objetivos propuestos para el examen de que se trate. 7 Nota: Ver carpeta Guía de Auditoría que se encuentra en la Contraloría General.

7 5.0 FORMATOS Código 6.0 GLOSARIO N/A Nombre del Formato Responsable de Almacenamiento Tiempo mínimo de conservación F-CGE-AUI-01 Programa Anual de Auditoría Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-02 Datos de Inicio Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-03 Cronograma de Actividades a Desarrollar Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-04 Aviso de Auditoría Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-05 Acta de Inicio de Auditoría Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-06 Solicitud de Información Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-07 Marco Conceptual Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-08 Especificaciones Generales Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-09 Cédula de Observaciones Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-10 Cédula de Seguimiento Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-11 Acta Pre confronta Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-12 Acta Confronta Auditor Interno 1 año F-CGE-AUI-13 Informe Final de Auditoría Auditor Interno 1 año 7.0 REFERENCIAS Leyes aplicables a cada uno de los rubros a ser auditados que publica la Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión 8.0 MODIFICACIONES N/A 9.0 ANEXOS DF-CGE-AUI-01