ANEXO N. 01: FORMATO PARA LA PUBLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y ESTADO DE SU IMPLEMENTACIÓN ACCIONES ADOPTADAS Nombre de la Entidad Yanahuara PERIODO DE SEGUIMIENTO Del: 1 de julio de 2014 Al: 31 de diciembre de 2014 Nombre del Órgano Informante Órgano de Control Institucional n. del Informe Informe Nombre del Informe n. de la Recomendación Recomendación Situación o Estado de Implementación de la recomendación 1 El inicio de las acciones administrativas para el deslinde de las responsabilidades de los funcionarios, ex funcionarios y servidores de la Yanahuara, comprendidos en las observaciones 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 y 11 teniendo en consideración que su inconducta funcional no se encuentra sujeta a la potestad sancionadora de la Contraloría General de la Republica; y teniendo en cuenta lo que dispone el Artículo 66 - Procesamiento y Sanción de las infracciones leves, del Decreto Supremo n. 023-2011-PCM Reglamento de Infracciones y Sanciones para la Responsabilidad Administrativa Funcional derivada de los informes emitidos por los Órganos del Sistema Nacional de Control, que señala: Las infracciones leves derivadas de los informes, son sancionadas por los Titulares de las Entidades conforme al régimen laboral o contractual al que pertenece el funcionario o servidor público ; y de acuerdo a lo establecido en el Decreto Legislativo n. 276 Ley de Bases de la carrera Administrativa y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo n. 005-90-PCM. 2 A la Gerencia Municipal, para que disponga a la Oficina de Administración y Finanzas, adopte las acciones que permitan que las Unidades de Contabilidad y Control Patrimonial, en lo sucesivo con ocasión de la toma de inventarios valorizados de activos fijo, concilien de manera obligatoria las cantidades e importes entre las registradas en ambas unidades, a fin de que oportunamente de ser el caso se efectúen los ajustes necesarios que permitan que los estados financieros de la Municipalidad muestren cifras debidamente analizadas y sustentadas, Asimismo, que las Unidades de Contabilidad y Control Patrimonial, de manera inmediata procedan a conciliar las informaciones de los saldos de activos fijos cuya diferencia ha sido determinada, con la finalidad de sincerar el rubro de activos fijos al cierre del presente ejercicio económico. 035-2014-3-0451 Informe Largo Yanahuara al 31 de Diciembre de 2012 y 2013 3 A la Gerencia Municipal, para que disponga a la Oficina de Administración y Finanzas, adopte las acciones que permitan que las Unidades de Contabilidad y Control Patrimonial, efectúen el cálculo de la provisión para depreciación de todas aquellas construcciones que se encuentran concluidas y en actual uso, a fin de mostrar saldos netos reales de los rubros 1501.07 Construcciones de Edificios no Residenciales y 1501.08 Construcciones de Estructuras, así como, se verifique los cálculos efectuados de los diversos componentes del activo fijo de la Municipalidad, a fin de que los estados financieros presente saldos reales. 4 A la Gerencia Municipal, para que disponga a la Oficina de Administración y Finanzas, Gerencia de Administración Tributaria, y Unidad de Contabilidad, adopten las acciones inmediatas que permitan que las cuentas por cobrar y por todo concepto al termino del presente ejercicio económico y los subsiguientes, sean contabilizados en su totalidad además de ser conciliado, así como elaboren una directiva interna que norme la modalidad y otros aspectos respecto a la provisión de las cuentas de dudosa recuperación, con la finalidad de mostrar la real situación financiera de la Municipalidad.
5 A la Gerencia Municipal, para que disponga a la Oficina de Administración y Finanzas, Gerencia de Desarrollo Urbano y Unidades de Contabilidad y Control Patrimonial, adopten las acciones que permitan una adecuada reclasificación de las obras concluidas y en actual uso, y las obras que corresponden a otros sectores sean transferidas, a fin de que los estados financieros presenten la situación real de la Municipalidad. 6 A la Gerencia Municipal y Oficina de Administración y Finanzas, adopten las acciones que permitan efectuar los análisis de cuenta de los diferentes rubros conformantes del estado de situación financiera de la Municipalidad al 31 de diciembre de 2013 y hasta la fecha, con la finalidad de establecer la composición de cada una de ellas y que permita efectuar una adecuada evaluación posterior de los saldos, así como la información de los estados financieros sean confiables y reales. Asimismo, habiéndose conformado el Comité de Saneamiento Contable, este adopte las acciones a fin de que se evalué de manera técnica y legal los informes presentados por el Consorcio JOBUSVISAN (integrado por Víctor Hugo San Román Zúñiga y José Luis Bustamante Eduardo), quien fue contratado para efectuar el saneamiento contable, para luego una vez aprobado sus acuerdos de ajustes contables estas deberán ser aprobados a su vez por el Titular y de corresponder por la materialidad de estos por el Concejo Municipal. Así mismo, instar al citado Comité prosiga con el proceso de Saneamiento Contable, y de esta manera sincerar los diferentes rubros conformantes de los estados financieros 7 A la Gerencia Municipal y Oficina de Administración y Finanzas, adopten las acciones que permitan que la Unidad de Tesorería cumpla de manera estricta con el registro de la operaciones en los plazos establecidos, así como obren con diligencia al momento de efectuar los registros en el sistema SIAF, con la finalidad de evitar inconsistencias en los libros bancos y conciliaciones bancarias; asimismo, dispongan que las Unidades de Contabilidad y Tesorería, concilien por lo menos de manera trimestral los saldos de las cuentas corrientes y efectivo, con la finalidad de que los estados financieros muestren cifras consistentes. 8 A la Gerencia Municipal y Ofician de Administración y Finanzas, para que dispongan a la Unidad de Contabilidad y Procuraduría Publica, efectúen las coordinaciones oportunas y correspondientes que permitan que los procesos legales en los cuales la Municipalidad es parte, sean calificados de acuerdo a su estado procesal, a fin de mostrarlos en los rubros correspondientes del estado de situación financiera. 9 A la Gerencia Municipal y Oficina de Administración y Finanzas, adopten las acciones que permitan que en la vía administrativa se recupere la suma de S/. 6 816, producto del pago de gastos generales a la empresa CONSTRUCTORA GUERRA SAC, por la ampliación de plazo de obra otorgada por la demora en el desembolso del adelanto para materiales, importe que deberá ser resarcido entre todos los que participaron en la aprobación del citado pago, caso contrario en coordinación con la Procuraduría Publica Municipal, se inician las acciones legales correspondientes para su recuparacion. 10 A la Gerencia Municipal para que disponga a la Gerencia de Desarrollo Urbano y Oficina de Administración y Finanzas, adopten las acciones que permitan evaluar técnica y legalmente las liquidaciones de contrato, presentadas por las empresas contratistas: Consorcio Primavera (integrada por las empresas AUREUM CONSTRUCTORES SAC Y MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES SAC), quien ejecuto la obra Mejoramiento de las Vías de Acceso Vehicular y Peatonal de las calles Los Jazmines, Los Rosales, Las Violetas, Calle C, Calle n. 2 y 3 de la Urbanización Primavera Distrito Yanahuara Arequipa, y CONSORCIO INFRAESTRUCTURA (conformado por la empresa MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES SAC Y MONQUI CONSTRUCTORES S.R.L.), quien ejecuto la obra Rehabilitación Funcional Ambiental del parque Magnopata y Calle 01 y 01-A en la Urbanización Paisajista Chilina Distrito Yanahuara Arequipa, toda vez que en ellas se están incluyendo gastos generales por las sumas de S/. 4 877 y S/: 3 383, respectivamente, las cuales están al margen de la normativa sobre contrataciones. Y de proceder con el pago, estos importes deberán ser resarcidos por los que incumplieron sus funciones de manera oportuna y/o aprobado las ampliaciones de plazo.
11 A la Gerencia Municipal para que disponga a la Oficina de Administración y Finanza, Unidad de Logística y Servicios Auxiliares, Comités Especiales de adquisiciones, adopten las acciones inmediatas que permitan que todo proceso de selección para la adquisición de bienes y servicios bajo cualquier modalidad (desde el requerimiento hasta la liquidación de los contratos); sean llevados a cabo de manera estricta tal como lo dispone la Ley de Contrataciones OSCE, bajo responsabilidad. Asimismo, a las diferentes áreas usuarias de la Municipalidad que requieren la prestación de servicios de terceros, deberán ser objetivos, claros y precisos al momento de formular los términos de referencia. 1 El inicio de las acciones administrativas para el deslinde de las responsabilidades de los funcionarios, ex funcionarios y servidores de la Yanahuara, comprendidos en las observaciones 1 y 2 teniendo en consideración que su inconducta funcional no se encuentra sujeta a la potestad sancionadora de la Contraloría General de la Republica; y teniendo en cuenta lo que dispone el Artículo 66 - Procesamiento y Sanción de las infracciones leves, del Decreto Supremo n. 023-2011-PCM Reglamento de Infracciones y Sanciones para la Responsabilidad Administrativa Funcional derivada de los informes emitidos por los Órganos del Sistema Nacional de Control, que señala: Las infracciones leves derivadas de los informes, son sancionadas por los Titulares de las Entidades conforme al régimen laboral o contractual al que pertenece el funcionario o servidor público ; y de acuerdo a lo establecido en el Decreto Legislativo n. 276 Ley de Bases de la carrera Administrativa y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo n. 005-90-PCM. 033,034-2014-3-0451 Información Presupuestaria 2012-2013 2 A la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, a fin de que en los futuros informes de Evaluación Presupuestaria semestral y anual de los ejercicios fiscales subsiguientes, se incluyan comentarios de los indicadores de eficacia y eficiencia, resultantes de la aplicación de las formulas correspondientes, así como revele los problemas presentados, las medidas correctivas y sugerencias para mejorar la gestión de ser el caso, situación que permitirá adoptar los correctivos de manera oportuna por parte de la Alta Dirección; a fin de que los informes se adecuen a los establecido en las Directivas correspondientes, bajo responsabilidad. 3 A la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, a fin de que a partir de la fecha previo a la incorporación de saldos de balance y recursos en las fuentes de financiamiento de Recursos Directamente Recaudados e Impuesto Municipales, estos se efectúen cuando los recursos propios hayan sido obtenidos de manera efectiva, previo informe de la Unidad de Tesorería y de ser el caso de la Gerencia de Administración Tributaria, con la finalidad de evitar que se incluyan créditos presupuestarios sin el correspondiente fuente de financiamiento y distorsiones en el Presupuesto Municipal. 4 A la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, a fin de que a partir de la fecha adopte las acciones que permitan que con ocasión de llevar a cabo los procesos del Presupuesto Participativo se cumplan con los procedimientos establecidos en la normativa presupuestal vigente a la fecha de su formulación, asimismo, en la formulación de los Presupuestos Institucionales de Apertura se cumplan con los procesos técnicos para su formulación, y se cumpla de manera estricta con lo dispuesto en las normas emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas, bajo responsabilidad. 1 Disponer el inicio de las acciones administrativas para el deslinde de responsabilidades de los funcionarios y servidores de la Entidad, comprendidos en las observaciones n: 1 y 2, teniendo en consideración que su inconducta funcional no se encuentra sujeta a la potestad sancionadora de la Contraloría General de Republica. 001-2014-2-1317 Examen Especial al Proceso de Recaudación de Ingresos Realizados por la Municipalidad Distrital de Yanahuara 2 Disponer el inicio de las acciones administrativas y/o legales para proceder al recupero del importe de S/: 475,32 con el fin de salvaguardar los interés de la Entidad y así evitar la recurrencia de tales hechos. 3 Disponer que la Unidad de Planeamiento, Racionalización, y Estadística, en coordinación con la Gerencia de Administración Tributaria elabore el Manual de Procedimientos (MAPRO) acorde con la normativa correspondiente para el cumplimiento de la obligaciones tributarias
de los contribuyentes y en la que se detalle y especifique el procedimiento para la determinación del impuesto de alcabala, además del uso de fuente para el cambio de soles a dólares en caso de no encontrarse disponible el cambio oficial del día. 3 Disponer el inicio de las acciones para el deslinde de responsabilidades administrativas que correspondan contra el funcionario comprendido en la observación n. 3, según su grado de participación y nivel funcional, en concordancia con lo dispuesto en el Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, aprobado por decreto supremo n. 005-90-PCM de 15 de enero de 1990. 4 Disponer el inicio de las acciones legales en contra de los servidores por servicios no personales que introdujeron en el tráfico jurídico de la documentación de la Entidad, documentos con declaraciones falsas a efecto de probar la necesidad y conformidad de un servicio no brindado a la Yanahuara. 002-2013-2-1317 Examen Especial a Las Adquisiciones Directas Realizados por la Yanahuara 5 Disponer el inicio de las acciones legales en contra de la contratista, por la presentación de información carente de veracidad y no comprobable a efectos de lograr ser beneficiada con la conformidad de un servicio no brindado a la Yanahuara. 6 Velar por que en las resoluciones de conformación de comités especiales se contemple la obligación de los miembros de los comités especiales, sean permanentes o ad hoc de cumplir con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 7 Disponer el inicio de las acciones administrativas y/o legales para proceder al recupero del importe de S/. 3 500.00 con el fin de salvaguardar los intereses de la Entidad y así evitar la recurrencia de tales hechos. 8 Disponer la implementación de un procedimiento interno que establezca la obligatoriedad de registrar en formato numerado los movimientos de almacén como son el ingreso y salida de los bienes de la Entidad, especificando cantidad, condición, características, uso y destino. Además se encargue la supervisión periódica de su correcto registro al Jefe de la Unidad de Logística y Servicios Auxiliares. 11 Disponer que se emita una normativa interna que vele por que en la elaboración de contratos para la prestación de servicios, se señale expresamente las obligaciones del contratista; en las que deberá detallarse los informes o entregables y contenido de estos para proceder a la conformidad del servicio; evitando con ello que el objeto contractual se preste a interpretaciones contrarias a los intereses de la Entidad. 001-2013-2-1317 Yanahuara: A la Ejecución de los Planes de Incentivos y Metas de Gestión Municipal de la Yanahuara 3 Disponer el inicio de las acciones administrativas y/o legales para proceder al recupero del importe de S/.7 000,00 con el fin de salvaguardar los intereses de la Entidad y así evitar la recurrencia de tales hechos. 3 Disponer que previamente a la emisión de los actos resolutivos que aprueben acuerdos derivados de negociaciones colectivas, se cuente con los respectivos informes técnicos y legales amparados en la normativa vigente y en la opinión favorable del ente regulador del presupuesto
público; asimismo, que las áreas competentes encargadas de visar estas resoluciones, verifiquen la legalidad del contenido de las mismas. 343-2013-CG Yanahuara Procesos de Contratación de Bienes y Servicios y Manejo de Fondos Públicos 4 Disponer la emisión de una directiva interna que establezca lineamientos para que el proceso administrativo de pago de remuneraciones, aguinaldos y bonificaciones, se realice en estricto cumplimiento a la normativa aplicable al sistema de Recursos Humanos en concordancia a las disposiciones del ente regulador del presupuesto público, desde la elaboración de planillas de remuneraciones y por otros conceptos como aguinaldos hasta el pago de los mismos; además se designe a un funcionario como responsable de la evaluación periódica de la misma. Disponer la emisión de una directiva interna que establezca lineamientos para que los procesos de selección para la contratación de bienes, 5 se realicen en estricto cumplimiento a la normativa vigente para las contrataciones del Estado, desde el requerimiento, disponibilidad de los recursos, designación del Comité Especial, elaboración de las bases, absolución de consultas y observaciones, recepción de ofertas, evaluación de propuestas y en general, todo acto necesario o conveniente hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme, incluyendo que para el otorgamiento de la conformidad para el pago de los contratistas se verifique el cumplimiento de las condiciones contractuales. Así también, se designe a un funcionario como responsable de la evaluación periódica de la directiva interna. Todo ello a efectos de garantizar que la municipalidad obtenga bienes a precios adecuados, en forma oportuna y con la calidad requerida. 6 Implementar mecanismos de control para designar a personal capacitado en los Comités Especiales, a fin que cumplan sus funciones con diligencia en la elaboración de las bases de procesos de selección; así como en la evaluación y calificación de propuestas en los procesos de adjudicación, con la finalidad de garantizar la transparencia en las compras de la Entidad y no poner en riesgo el adecuado cumplimiento del contrato. 395-2012-CG Yanahuara 5 Al Alcalde de la Yanahuara: disponga: las acciones administrativas y/o legales para proceder al recupero del importe de S/.11 996,00, con el fin de salvaguardar los intereses de la municipalidad, y así evitar la recurrencia de tales hechos. 005-2011-2-1317 Examen Especial al Proceso de Transferencia de Gestión Municipal de la Municipalidad Distrital de Yanahuara 2 Disponer el inicio de las acciones para el deslinde de responsabilidades administrativas y disciplinarias que corresponden con los funcionarios comprendidos en la Observación número 1, según su grado de participación y nivel funcional; así como, la aplicación de las sanciones a que hubiera lugar a través de la Comisión Especial y/o Permanente de Procesos Administrativos para los fines a que se contrae el Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM de 15 de enero de 1990. 004-2011-2-1317 Examen Especial al Proceso de Designación del Secretario General de la Municipalidad Distrital de Yanahuara 2 Disponer el inicio de las acciones para el deslinde de responsabilidades administrativas y disciplinarias que corresponden con los funcionarios comprendidos en la Observación número 1, según su grado de participación y nivel funcional; así como, la aplicación de las sanciones a que hubiera lugar a través de la Comisión Especial y/o Permanente de Procesos Administrativos para los fines a que se contrae el Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-90-PCM de 15 de enero de 1990.