Página: 1 de 5 CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN 1 22-07-2011 Edición inicial Elaboración: Revisión: Aprobación: Luis Pardos Castillo Director EPS
Página: 2 de 5 ÍNDICE 1 OBJETO 2 CAMPO DE APLICACIÓN 3 RESPONSABILIDADES 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO 6 DESARROLLO 7 FLUJOGRAMA 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES 9 INDICADORES 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA 12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO 13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Página: 3 de 5 1 OBJETO El objeto de este procedimiento es identificar, codificar, recoger, clasificar, archivar, guardar, mantener y dar un destino final a los registros relativos a la calidad de acuerdo con unas pautas establecidas. Clasificación del procedimiento: de apoyo 2 CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento afecta a todos los registros del SGIC empleados por la EPS para evidenciar la calidad seguida, verificar que dicho sistema es efectivo y servir de instrumento para el análisis de problemas y la adopción de acciones correctoras/preventivas. 3 RESPONSABILIDADES La responsabilidad principal corresponde a: Presidente del Comité de la Calidad de la EPS, propietario del procedimiento La responsabilidad secundaria corresponde a: Propietarios de los procedimientos del SGIC del Centro Director del Centro Administrador del Centro 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO Este procedimiento requiere los siguientes documentos: FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS, del procedimiento PRA-4201 Control de la documentación. 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento no genera documentos de salida. 6 DESARROLLO En todo momento se cumplirán los procedimientos comunes a la Universidad de Zaragoza. Se considerarán registros de la calidad los formatos en soporte informático o en papel donde se reflejen y anoten las actividades realizadas o los resultados obtenidos. A partir del momento que se rellene el formato de un registro, este adquirirá el estatus de registro.
Página: 4 de 5 La codificación de los formatos de los registros se establece en el PRA 4201 Control de la documentación; aquellos formatos que no provengan de formatos explicados en el control de la documentación deben codificarse según está establecido en el citado procedimiento PRA-4201. Todos los registros deben cumplimentarse de manera que sean perfectamente legibles. Aquellos que sean rellenados a mano deben escanearse y guardarse en formato pdf. Es responsabilidad de los propietarios de los procedimientos el que este hecho sea realidad. Se conservarán adecuadamente para demostrar el funcionamiento eficaz del Sistema de Garantía Interna de la Calidad. Los registros de aquellos procedimientos vinculados con el Expediente Académico de los estudiantes se guardarán siempre. El resto de registros se guardarán al menos durante diez años, si bien es deseable que se guarden siempre. 1 Al finalizar el curso, el Presidente del Comité de la Calidad del Centro solicitará a los propietarios de los procedimientos del Sistema, una copia informática de toda la documentación vinculada con los procedimientos de los que deben responsabilizarse. 2 El Presidente del Comité de la Calidad del Centro guardará una copia de toda la documentación del Sistema en soporte informático, y opcionalmente en formato papel. 3 La copia realizada se depositará bajo la responsabilidad del Director el centro. Es deseable que la copia realizada en soporte informático sea realizada en un disco duro externo, (estará bajo la custodia del Director el Centro). La referencia para consultar la versión y la fecha de aprobación de los documentos activos del Sistema, vendrá especificada en el documento FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS. 7 FLUJOGRAMA Este procedimiento no precisa flujograma. 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES Fechas aproximadas 1º semestre 2º semestre Febrero Exámenes (Inicio del curso siguiente) Septiembre ACTUACIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE LA Solicitar a los propietarios de los procedimientos, una copia de la documentación vinculada en formato informático (pdf) Realizar una copia de toda la documentación del Sistema El director del Centro debe tener una copia de la documentación generada en el curso pasado
Página: 5 de 5 9 INDICADORES Los indicadores usados en este procedimiento son los siguientes: 1: Porcentaje de propietarios de procedimientos que no guardan la documentación vinculada al procedimiento. 2: Diferencia entre la fecha de solicitud de información a los propietarios de los procedimientos y la fecha de salvaguarda de toda la documentación generada en el curso. Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo Presidente del Comité I-4202-1 Conocer la eficiencia del Contabilizar / Evolución Un curso de Calidad FI-4202-1 procedimiento Presidente del Comité I-4202-2 Conocer la eficiencia del Contabilizar / Evolución Un curso de Calidad FI-4202-2 procedimiento 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA El estudio de los indicadores conducirá a una mayor y mejor preparación de las herramientas disponibles en el Centro para facilitar el procedimiento. Del mismo modo, ayudará a la planificación de los recursos del Centro para el desarrollo de estas actuaciones. 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA La documentación del Sistema de Garantía Interna de la Calidad del Centro vigente en un curso académico está publicada en la página web del Centro www.unizar.es/eps 12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos: Instrucciones técnicas: No hay Formatos de los registros: No hay Formatos de los registros de indicadores: FI-4202-1: ficha del indicador I-4202-1 FI-4202-2: ficha del indicador I-4202-2 13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA PRA-4201 Control de la Documentación.
INDICADOR I-4202-1 PRA-4202 CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA Código: FI-4202-1 Página: 1 de 1 Indicador 1 Nombre: Porcentaje de propietarios de procedimientos que no guardan la documentación vinculada al procedimiento. Fórmula: Número de propietarios de procedimientos que no guardan la documentación vinculada al procedimiento / Número total de propietarios de procedimientos Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Contabilizar / Evolución Responsable: Presidente del Comité de la Calidad Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación:
INDICADOR I-4202-2 PRA-4202 CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA Código: FI-4202-2 Página: 1 de 1 Indicador 2 Nombre: Diferencia entre la fecha de solicitud de información a los propietarios de los procedimientos y la fecha de salvaguarda de toda la documentación generada en el curso. Fórmula: Contabilizar Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Presidente del Comité de la Calidad Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: