tfactura La presentación telemática de facturas Setiembre 2014
Índice 1. La factura telemática (tfactura): Qué es la tfactura? Como funciona? Las ventajas de utilizar tfactura 2. Anexo: presentación telemática de facturas. Detalle. 1
Què és la t-factura? La t-factura es un servicio que facilita a los proveedores del Ajuntament de Barcelona la presentación de facturas, así como todo tipo de documentación asociada a la misma (certificados de obra o cualquier otra documentación acreditativa del cumplimiento total o parcial del servicio, obra o subministro objeto de facturación) y hacerlo de forma telemática. La t-factura está disponible para empresas y particulares que sean proveedores del Ajuntament de Barcelona, sus organismos autónomos y sociedades municipales. Con la excepción de: Institut Municipal Fundació Mies van der Röhe Patronat Municipal de l'habitatge de Barcelona Institut Municipal d'urbanisme Institut Municipal d'educació de Barcelona Institut Municipal de Serveis Socials de Barcelona Es importante tener en cuenta que las tfacturas presentadas de forma telemática, tienen plena validez legal i son homologables a la factura electrónica. 2
Cómo funciona La presentación telemática de las factures así como de la documentación acreditativa i justificativa necesaria (en caso que así se requiera), se lleva a cabo des del Portal de Trámites del Ajuntament: Presentación t-factura Acceso al Servicio en el Portal de Trámites Cumplimentar formulario Adjuntar factura en formato PDF Firma electrónica y Registro Telemático factura Certificado digital 1. Cumplimentar el formulario en el que se recogen los principales datos de facturación. 2. Adjuntar la factura en PDF, así como toda la documentación acreditativa (si es necesario). 3. Confirmar los datos introducidos y firmar la solicitud para su presentación en el registro telemático del Ajuntament. Para realizar el trámite, se requiere disponer de un Certificado Digital reconocido por el Ajuntament. 3
Quins són els avantatges? El servicio de t-factura aporta una serie de ventajas en relación a la presentación de facturas en papel, tanto para proveedores como para el mismo Ajuntament: Beneficios para el proveedor: 1. Mayor trazabilidad que el papel. El proveedor obtiene,de forma inmediata,un resguardo en PDF firmado por el Ajuntament, en el que se recoge la fecha y hora de registro de la factura, y el número de alta en el registro telemático. Este resguardo se puede descargar al finalizar el trámite, o recuperarlo en cualquier momento a través de la Carpeta de la Empresa. 2. Eliminación del papel. Ahorro de costes de impresión y archivo físico, de la factura o el resguardo. 3. No es necesario realizar desplazamientos, o envíos por correo postal, para entregar las facturas. 4. Disponibilidad permanente. El trámite está disponible 24x7 sin restricciones horarias.. El Ajuntament también se beneficia: 1. Mayor agilidad en los trámites internos de recepción, validación i pago de facturas, favoreciendo el cumplimiento de los plazos comprometidos para el pago de las facturas en el Ajuntament. 2. Las facturas presentadas telemáticamente presentan un porcentaje de error en su tratamiento sensiblemente inferior a las presentadas en papel. No requiere la introducción manual de los datos de facturación, ya que éstos se registran automáticamente en el formulario de la tfactura. 3. Ahorro de costes de escaneo i mecanización asociados al tratamiento de las facturas en papel. 4
Anexo: Presentación de facturas
Acceso al trámite Podemos acceder al trámite des dela página de inicio del Portal de Trámites del Ajuntament: 1. A través del destacado que encontramos en la home de la versión Empresas del Portal. 2. Buscando Presentación facturas 2. Mediante el buscador del Portal de Trámites. Buscamos presentación facturas y nos devolverá como resultado un enlace al trámite. 3. A través del asistente virtual, la Mercè. Buscando presentación facturas nos ofrecerá un enlace para acceder directamente al trámite correspondiente. 1. Acceso al trámite des del apartado de trámites destacados 3.Buscando Presentación facturas 6
Acceso al trámite Al acceder al trámite Presentación de facturas al Ajuntament de Barcelona se nos presenta la información básica asociada a este trámite, así como la posibilidad de iniciarlo, para ello, es necesario disponer de un certificado digital vigente y reconocido. Información básica del trámite Certificado digital Iniciar trámite 7
Autenticación con certificado digital Antes de iniciar el proceso de presentación, es necesario que el usuario se identifique de forma fehaciente y con todas la garantías. Es imprescindible, por lo tanto, disponer de un certificado digital vigente instalado en el explorador. A continuación, debe seleccionarse el certificado digital asociado a la empresa o el profesional del interesado, quien presenta la factura Ajuntament (podemos disponer de varios certificados instalados en un mismo navegador, por ejemplo, el personal, el de la empresa, el del colegio profesional, etc). Autenticación En este caso, el certificado seleccionado, y por lo tanto el presentador de la factura seria el de Juan García López. 8
Formulario datos facturación Persona autenticada Una vez autenticado, se nos pide completar los datos de facturación: Datos de la persona que presenta la factura. Datos del proveedor (puede ser distinto a la persona que presenta la factura). Datos del contrato/expediente Paso 1 de 3 Ayuda para completar formulario Automático, en función del certificado. Datos de la factura Datos de la unidad administrativa del Ajuntament a la que va dirigida la factura. Los datos de identificación del presentador de la factura se incorporan de forma automática (se capturan de los datos que figuran en el certificado digital seleccionado previamente). Completar de forma manual. Ayuda para completar formulario Datos asociados al documento de factura Ayuda para completar formulario 9
Adjuntar factura y documentación acreditativa El siguiente paso es adjuntar el documento de la factura (PDF) así como cualquier otro documento justificativo del servicio/producto facturado (por ejemplo, certificaciones). Primero es necesario seleccionar el fichero o ficheros correspondientes mediante el botón Navega y a continuación hacer clic en el botón Adjuntar. Paso 2 de 3 Documento factura Documentación acreditativa Una vez el documento o documentos han sido incorporados, podremos visualizar en la parte inferior su nombre completo. Documento ya adjunto 10
Confirmar datos de la solicitud Finalmente, antes de iniciar el proceso de firmar la solicitud y realizar la inscripción en el registro telemático, es necesario confirmar los datos introducidos. Paso 3 de 3 En el caso que alguno de los datos no fuese correcto, se permite su modificación. 11
Creación documento xml El sistema crea un documento xml que incluye toda la información asociada a la factura presentada. Se debe esperar a que el proceso finalice Para poder crear el fichero xml el navegador pide la ejecución de la aplicación Java. Debe autorizarse su ejecución. 12
Firma electronica y registro de la factura Una vez creado con éxito el documento xml, se procede a firmar (mediante firma electrónica) el documento y su posterior registro. El sistema nos solicitará que seleccionemos, de nuevo, el certificado electrónico que vamos a utilizar para la firma de la factura, para su posterior registro. 13
Justificantes de la presentación Finalmente se confirma que el proceso se ha completado con éxito y podremos descargar en nuestro ordenador, o bien imprimir, los justificantes de la factura presentada así como el número del registro correspondiente a la solicitud. El número de registro es básico para identificar posteriormente la solicitud i la factura asociada Justificante en PDF Des de aquí también podemos iniciar la presentación de una nueva factura. Así, en caso que presentemos más de una factura, no será necesario introducir de nuevo los datos correspondientes al presentador, domicilio de facturación, etc. Iniciar una presentación de una nueva factura 14
Justificantes de presentación Los datos correspondientes al solicitante y al proveedor se arrastran de la primera solicitud. No será necesario introducir de nuevo los datos 15