Administración de Compras e Inventarios
1 Sesión No. 3 Nombre: Sistemas de información Contextualización En las próximas dos semanas nos dedicaremos a revisar a profundidad y detalle los sistemas de información que permiten vincular o relacionar directamente al departamento de compras con el resto de las áreas que conforman a una organización basada en sus funciones. Por otra parte realizaremos una correlación entre el comprador y el proveedor como una relación comercial integral, basando su vinculación de intercambio tanto de forma personal como electrónicamente para el fincado de pedidos (compra-venta).
2 Introducción al Tema Hoy en día, en toda organización es de vital importancia la existencia de un departamento o área de compras en su estructura organizacional para funcionar eficientemente. Por lo anterior, resulta obvia la trascendencia que tiene una adquisición o compra para cualquier producción o proceso. Cabe mencionar, que una vez definida la estructura organizacional de cualquier empresa, de forma precisa y eficiente, permitirá clarificar la división de actividades, el grado de especialización que alcanzan y su jerarquía o autoridad internamente.
3 Explicación II.1 Relaciones de la función de compras con la organización El jefe o encargado del departamento de compras deberá siempre trabajar en coordinación con el resto de los departamentos de la empresa. Las actividades de compras están estrechamente relacionadas con todos los departamentos de la empresa, en especial con el área de producción, ventas, ingeniería, control de calidad, contabilidad y almacenes; ya que compras se encargará de conseguir y abastecer todos los suministros y servicios necesarios para cumplir y cubrir el ciclo económico de la empresa. El área de Compras y la Dirección de la empresa debe coordinarse de tal manera que cualquier cambio en la planeación de la producción sea comunicado de inmediato al responsable de compras, antes de que éste coloque o finque un pedido de compra, ya que la falla en comunicar y coordinar esta información podría provocar un desabasto de materiales o bien, un exceso de inventarios. Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar la preparación y programación de los pagos para los proveedores en tiempo y forma pactados desde el inicio de la relación comercial, con la única finalidad de aprovechar los descuentos, asegurar las entregas puntualmente y evitar posibles errores que se pudieran suscitar. Y otra área con la que se debe interrelacionar el departamento de compras es con ingeniería, para tratar cuestiones de diseño y especificaciones precisas con antelación de los requerimientos de producción. Para que una empresa u organización funcione correctamente debe vigilar sus compras de materias primas, refacciones y materiales en general,
4 resguardándolas en cantidades necesarias (en el almacén) y suministrándolas de manera adecuada y controlada al área de producción, de acuerdo con los requerimientos que manifieste de dichas materias primas y demás materiales. Y, por último, contabilizar todas estas operaciones, finanzas o tesorería y todo aquel departamento que requiera el suministro de algún material o la adquisición de maquinaria, equipo y enseres menores. Así, será de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé cuenta de que la eficiencia en su área dependerá en gran parte de la buena coordinación y comunicación de la información con los demás departamentos de la empresa u organización. A continuación se presentan algunas consideraciones para lograr una adecuada organización del departamento de compras que favorezcan su interrelación con el resto de las áreas de la empresa. 1. Fijar objetivos Que sean los más claros posible 2. Ser funcional Que trabaje coordinadamente para lograr los objetivos propuestos 3. Establecer el tipo de organización Enmarcar, controlar y definir niveles de autoridad II.2 Vinculación comprador-proveedor con intercambio electrónico Los directores de compras tienen la obligación y consigna, dada su situación privilegiada, de conocer con anticipación mercados nuevos, novedades de productos, perfeccionamientos industriales y desarrollos económicos para hacerlos del conocimiento del personal de todas las áreas involucradas de la empresa. Es imprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones comerciales con sus proveedores, ya que el apoyo, ayuda, orientación y asesoría que los proveedores le puedan prestar al comprador son una
5 colaboración absoluta que le puedan garantizar el cierre de negociaciones y operaciones seguras e inmediatas, desarrollo de nuevos productos y condiciones de competencia para la propia empresa. Actualmente, la mayoría de las empresas utiliza algún sistema de comercio electrónico. Es una realidad, que cada día seguirá incrementándose el porcentaje de empresas que realizan las transacciones comerciales (compras) de manera electrónica, ya que en el umbral del siglo XXI y XXII se estima que los usuarios de Internet aumentarán exponencialmente. Una gran ventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologías de comunicación empresa-proveedor, al momento de entablar una relación comercial, es la obtención de reducciones considerables tanto en los costos, como en el tiempo invertido en las negociaciones de compra-venta que llevan a cabo actualmente las organizaciones, comparándolo con los métodos tradicionales de compra. Una preocupación, por demás importante, es analizar y valorar qué tanta seguridad, confiabilidad y grado de compromiso se tiene al momento de realizar las transacciones comerciales a través de Internet, ya que por el momento una gran parte de los usuarios prefiere no utilizar la red para sus compras, debido a que para llevar a cabo una operación se necesita proporcionar una serie de datos e información confidenciales, tanto a nivel personal como a nivel financiero.
6 Conclusión Para finalizar con la sesión recordemos la importancia que tiene un jefe de compras, ya que su función y eficiencia es básica e indispensable para evitar fricciones en todo momento con el resto del personal de la empresa; éste deber ser diplomático y mantener una excelente disposición y actitud con cada uno de los responsables de las demás áreas de la empresa. Recordemos también que en todo departamento de compras se debe considerar fijar los objetivos, ser funcional y establecer el tipo de organización, ya que gracias a ello podemos llevar un mejor control en las compras dentro de la empresa.
7 Para aprender más Cuál es la función de las compras? S.a. (s.f.) Función de compras y abastecimientos. Apuntes de administración de compras y abastecimiento. Cap. I. Consultado el 26 de marzo de 2013 http://brd.unid.edu.mx/funcion-de-compras-y-abastecimientos/
8 Actividad de Aprendizaje Al terminar de revisar esta sesión el alumno tendrá que elaborar un cuadro sinóptico en una sola diapositiva de PowerPoint, en el cual se represente de manera gráfica los temas tratados en esta sesión, esta representación debe ser clara y precisa, al terminar su elaboración deberá de subirlo a la plataforma. Todo lo anterior tomando en cuenta que se evaluarán las siguientes características: La correcta presentación del cuadro La relación jerárquica entre conceptos Ortografía y redacción.
9 Referencias Calimeri, M. (1979). Las Compras: cómo programarlas, organizarlas y controlarlas. Barcelona: Editorial Hispano Europe. Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía Editorial Continental. Martínez, E. (1999). Gestión de compras. Madrid: Fundación Confemetal Piñeiro Sánchez, C. (2001) Comercio electrónico e intercambio electrónico de datos. Experiencia en la empresa Coruñesa. Consultado el 26 de marzo de 2013 de ruc.udc.es/.../piñeiro%2001%20-... S.a. (s.f.) Función de compras y abastecimientos. Apuntes de administración de compras y abastecimiento. Cap. I. Consultado el 26 de marzo de 2013 de educativopracticas.files.wordpress.com/.../apuntes-deadministracion-...