1 Sesión No. 7 Nombre: Registro de las transacciones de una entidad Contextualización El registro de las operaciones es de suma importancia para producir información que sea útil a las personas; sin embargo, no debemos perder de vista que un documento o una transacción por sí mismos no son suficientes para tomar decisiones acertadas. En esta sesión abordaremos el proceso mediante el cual cada una de las operaciones realizadas por la entidad se transforma en información que permite a los interesados tomar decisiones, es decir, el proceso por el que las operaciones adquieren un significado. De la misma manera, estudiaremos las diferentes alternativas para procesar la información.
2 Introducción al Tema El proceso contable es el conjunto de fases a través de las cuales la contaduría pública obtiene y comprueba la información plasmada en los estados financieros. Las fases en que se divide este proceso son: Sistematización Valuación Procesamiento Evaluación Información Qué entiendes por proceso? La fase inicial del proceso contable es la de sistematización. En esta etapa es el sistema por medio del cual los elementos de la contabilidad se organizan para que ésta alcance su objetivo. La sistematización implica el establecimiento de un sistema de información financiera.
Explicación Registro de las transacciones de una entidad CONTABILIDAD GENERAL 3 Proceso contable Las etapas que integran la fase de sistematización del proceso contable son: Selección Diseño Instalación Analicemos a detalle cada una de estas etapas 1. Selección. La selección de un sistema de información financiera consiste en elegir los procedimientos y métodos que, de acuerdo con las circunstancias, resulten más adecuados para la entidad correspondiente. Para la selección del sistema de información financiera es necesario conocer los siguientes aspectos de la entidad: Actividad o giro de la entidad: se determina por la clase de mercancía que vende o por el servicio que presta. Marco legal: régimen bajo el que se encuentra constituida la entidad, ya sea como persona física o como persona moral. Políticas de operación: forma en que la empresa realiza sus transacciones financieras. Tamaño de la entidad: es decir, si la empresa se considera micro, pequeña, mediana o grande. Para establecer el procesamiento de datos, debe elegirse entre los siguientes: Procedimiento manual: es el procesamiento de las transacciones que se efectúa manualmente en libros de contabilidad. Procedimiento mecánico: es el procesamiento de las operaciones que se efectúa por medio de máquinas de contabilidad, incluyendo el uso de máquinas auxiliares como sumadoras, calculadoras, de escribir, etc.
4 Procedimiento electrónico: es el procesamiento de las operaciones que se lleva a cabo por medio de máquinas electrónicas o computadoras con un software especializado. Diseño. Información financiera es la comunicación de sucesos relacionados con la obtención y aplicación de recursos materiales, expresados en unidades monetarias. El diseño del sistema de información financiera incluye el catálogo de cuentas, los documentos fuente, los diagramas de flujo, la guía de procesamiento y los informes. Catálogo de cuentas: es una lista o numeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el activo, pasivo, capital contable, ingresos y egresos de una entidad económica. Documentos fuente: es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad. Diagrama de flujo: el flujo de documentos es el tránsito que éstos siguen desde su lugar de origen hasta llegar a las diferentes divisiones de la organización. Guía de procesamiento: instructivo en el que se señala el procedimiento para registrar una operación, partiendo de su origen. Informes: la fase de sistematización incluye la prevención de la información financiera principal y adicional que requieren quienes toman las decisiones. Instalación. La instalación del sistema de información financiera se efectúa una vez que éste ha sido aprobado y se han adquirido los recursos La segunda fase del proceso contable es la de valuación, que consiste en la acción de asignar un valor a los recursos y a las obligaciones que adquieren las entidades económicas para lograr sus objetivos. En esta fase se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en términos de unidades monetarias, de acuerdo con reglas de cuantificación contenidas en la teoría contable.
5 La tercera fase del proceso contable es el procesamiento, que consiste en la elaboración de los estados financieros resultantes de las transacciones realizadas por una entidad. Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos específicos con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y sintetizarlos de manera accesible para sus lectores. Dentro del proceso contable, en la fase de evaluación se califica el efecto de las transacciones realizadas en la situación financiera de la entidad económica. Como consecuencia del análisis e interpretación de la información financiera, se emite una evaluación sobre el efecto que las transacciones consignadas en los estados financieros tuvieron en la entidad económica, con el fin de darla a conocer a los responsables de tomar decisiones sobre dicha entidad. Finalmente, el proceso se cierra con la fase de información, a través de la cual se comunica a los interesados la información financiera obtenida a partir de las transacciones realizadas por la entidad. Registro de operaciones El sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recoge información de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros, etc. Todos estos recursos se presentarán a la gerencia para que ésta pueda tomar decisiones financieras. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente, es preciso que su estructura cumpla con los objetivos trazados. Elementos para la selección de los métodos de registro: Tamaño de la entidad Características y necesidades de la entidad Tipo y volumen de operaciones
6 Registro manual de operaciones. Diario continental Como ya mencionamos, este método consta del libro diario y del libro mayor. A continuación te mostramos un ejemplo de cómo se compone un diario continental. Esquema del libro diario Para cumplir con la obligación de llevar el libro mayor, nos apoyamos en los esquemas de mayor o, como se les conoce regularmente, cuentas T.
7 Conclusión Los libros de contabilidad son aquellos en los que se anota de manera definitiva la información que aportan los formatos correspondientes (facturas, cheques, recibos, órdenes de compra, notas de crédito, etc.). En estos libros se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley, obteniendo así la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas. Como ya se mencionó, el libro diario es aquel donde se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Existen también otros libros como el de inventario, que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifica, registra e interpreta toda la información financiera que, mediante el mecanismo de control interno, será recibida por las áreas encargadas de la toma de decisiones.
8 Para aprender más Reconocimiento y valuación de los elementos de los estados financieros El reconocimiento contable es el proceso que consiste en valuar, presentar y revelar, esto es, incorporar de manera formal en el sistema de información contable, los efectos de las transacciones, transformaciones internas que realiza una entidad y otros eventos que la afectan económicamente, como una partida de activo, pasivo, capital contable o patrimonio contable, ingreso, costo o gasto. El reconocimiento de los elementos básicos de los estados financieros implica necesariamente la inclusión de la partida respectiva en la información financiera, formando parte, conceptual y cuantitativamente del rubro relativo. El solo hecho de revelar no implica reconocimiento contable. El reconocimiento contable se presenta en dos etapas: Reconocimiento inicial: proceso de valuar, presentar y revelar una partida por primera vez en los estados financieros, al considerarse devengada; y Reconocimiento posterior: es la modificación de las partidas reconocidas inicialmente en los estados financieros, originada por eventos posteriores que las afectan de manera particular, para preservar su objetividad. La valuación consiste en la cuantificación en términos monetarios de los efectos de las operaciones que se reconocen como activos, pasivos y capital contable o patrimonio contable en el sistema de información contable de una entidad. Los criterios generales de reconocimiento y valuación de los elementos de los estados financieros se encuentran contenidos en la nif A-6, reconocimiento y valuación.
Características del registro manual por diario continental CONTABILIDAD GENERAL 9 El procedimiento manual contempla diversos métodos para procesar las transacciones financieras de las entidades, los cuales son: diario continental, diario tabular, centralizador y pólizas. El método manual de procesamiento más antiguo que se conoce es el llamado diario continental. Éste consiste en registrar de forma cronológica las operaciones de una entidad económica en un libro denominado diario general. Es decir, en dicho diario se anotan las transacciones conforme se van realizando. Enseguida, también diariamente, debe efectuarse el pase del diario general a otro libro denominado mayor general, en el cual se clasifican las operaciones. Tal clasificación, una vez procesada, da origen a los estados financieros. El método de diario continental suele ser adoptado por aquellas entidades en las que el volumen de operaciones no es muy amplio, o bien en aquellas en las que, por razones pecuniarias, es imposible establecer uno más costoso. Por su parte, el diario tabular o columna constituye una evolución del diario continental, en virtud de la cual se adiciona una serie de columnas a este último. En cada una de las columnas adicionales se clasifican los diferentes conceptos que conforman la actividad operacional de la entidad económica. De este modo, el diario tabular permite efectuar a la vez tanto el registro como la clasificación de las operaciones, lo cual representa un valioso ahorro de tiempo. Lo anterior no elimina la existencia de un libro mayor general, al cual se pasan las operaciones registradas en el libro tabular, aunque en este caso el pase señalado no se efectúa diariamente con base en las operaciones individuales, sino mensualmente por medio de concentraciones. Otro método de registro es el centralizador, que consiste en dividir el diario continental en tantos diarios como conceptos específicos se presenten respecto a las operaciones de la entidad económica.
10 Por último, el método de pólizas se fundamenta en el uso de hojas sueltas (pólizas) en las cuales se consignan las operaciones realizadas por una entidad económica. Las transacciones registradas a partir de cualquiera de estos métodos se concentran usualmente en el libro diario, del cual pasan al mayor, que a su vez da origen a los estados financieros.
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Libro mayor CONTABILIDAD GENERAL 13
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15 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: La actividad a realizar es con el fin de reforzar los principios Para el registro contable de las operaciones cotidianas de una empresa en un esquema globalizado. Con la información anterior deberás hacer el registro en libro diario continental. El ejercicio lo pasarás a Word el cual deberes subir a la plataforma para ser revisado, teniendo en cuenta que esta actividad tiene un porcentaje del 5% de tu calificación.
16 Bibliografía Guajardo Cantú, Gerardo (2002). Contabilidad financiera. México: McGraw Hill. Instituto Mexicano de Contadores Públicos (2006). Normas de Información Financiera. México: IMCP. Romero López, Álvaro Javier (2005). Principios de contabilidad. México: McGraw Hill.