Caso de Éxito Madrid, 18 de enero de 2011 1

McDonald s Compañía líder en el sector de restauración Instalada en España desde 1981. Este año se cumple 30 Aniversario 414 restaurantes repartidos por la geografía nacional Compañía franquiciadora Gestiona directamente 90 restaurantes Cierra el año 2010 con una facturación incrementada respecto al 2009 Año 2010, primera empresa de comida rápida certificada con la Q (Calidad) 2

Clave de éxito Clientes Empleados Franquiciados Proveedores 3

Situación de Partida McDonald s Programa de gestión de recursos humanos propio Necesidad de búsqueda de software para la gestión de RRHH Se elige Recursos Humanos PeopleSoft v 8.8, en el año 2004 Año 2005. Proyecto de implantación de los procesos de: Organización y gestión de posiciones Administración de personal Interface con el sistema de nómina Conclusiones principales: Imprescindible compromiso claro de la organización A mediados del 2008, Motiva asume el soporte de la aplicación, de las labores: Funcionales Técnicas Sistemas 4

Solución para: Caso de Éxito Migración de Administración de Personal de 8.8 a 9.0 Autoservicios Implantación de Evaluaciones de Planes de Desarrollo Individual. 5

Ingredientes del Éxito Producto Fiable y Consistente Equipo de Proyecto experimentado Confianza en el criterio del implantador Control bidireccional del Proyecto Realización exhaustiva de pruebas Total implicación de McDonald s y todavía mejor con Confianza en el modelo Remoto 6

Un orden lógico Migración de Administración de Personal de 8.8 a 9.0 2 Autoservicios Implementación PDS 3 1 RR.HH. 7

Migración de Administración de Personal de 8.8 a 9.0 Migración a 9.0 8

Objetivos 8.8 9.0 Mantener funcionalidad existente en 8.8 Migrar datos de Organización Carga del Histórico de empleados Revisión y migración de desarrollos Revisión y migración de Interfaz de nómina Nómina TAO Formación en nuevas funcionalidades Migración a 9.0 9

Plataforma Tecnológica Base de Datos PeopleSoft Desarrolladores Mensajes Tuxedo Windows 200X Cliente Windows Servidor de Ficheros y Reporting Usuarios Finales y Desarrolladores TCP / IP HTTP(s)/HTML Servidor de Aplicación Jolt SQL LDAP Servidor Web HTTP Servidor de Base de Datos LDAP Directory Service Migración a 9.0 10

Equipo Responsables de la últimas decisiones. Gestión del día a día Gestión del Proyecto Gerente de McDonalds Gerente de Motiva Consulting Es imprescindible para este proyecto la colaboración de las personas responsables de la plataforma tecnológica a emplear. Soporte Sistemas McDonalds Motiva Consulting Equipo Funcional Equipo Técnico Consultores Funcionales Motiva Usuarios Clave McDonalds Consultores Técnicos Motiva El trabajo conjunto de un equipo mixto que aúne la visión de la gestión de McDonald's y la visión de las posibilidades funcionales y técnicas de la aplicación. Migración a 9.0 11

Plazo Instalación en Motiva 2009 JUN JUL SEP OCT Análisis de Situación Procedimientos de seguridad Paso de Proyectos Rendimiento Instalación en McDonalds Dedicación intensiva Dedicación parcial Motiva Formación y Pruebas NOV 19 de Nov FIN DE PROYECTO 22 de JUNIO Reunión de Lanzamiento Revisión de desarrollos Rediseños y Actualizaciones Interfase PeopleSoft - Nómina Interfase PeopleSoft - Nómina Documentación Paso a Producción Gestión del Cambio Gestión del Proyecto Migración a 9.0 12

Resultados Mantener funcionalidad de 8.8: Datos de Organización: Empresas, Departamentos, Puestos Contratación de empleados. Personales Puesto Contrato Otros Mantenimiento de históricos y movimientos. Gestión parcial por Posiciones Migración de desarrollos propios Migración de Informes y Turn-Over Migración a 9.0 13

Resultados Migración de la interfase en Batch. Migración de la interfase OnLine. Nómina TAO Altas Bajas - Modificaciones Datos económicos Empleado Administración de Personal RR.HH. PeopleSoft Migración a 9.0 14

Resultados RR.HH. Mejora de funcionalidades respecto de la 8.8: Concepto de Persona de la versión 9.0. Utilización del Query Manager (herramienta de Consultas). Depuración de datos de posiciones y departamentos. Desarrollo de contratos bonificados por la Seguridad Social. Redefinición de la seguridad adaptada a los usuarios clave de McDonalds. Migración a 9.0 15

Conclusiones PeopleSoft HCM permite gestionar empresas con gran movimientos de datos de empleados. Se puede migrar de versión manteniendo el histórico intacto. Las puntos más críticos de una migración son las customizaciones realizadas en el producto. El mejor menú para el éxito: Un buen producto + Un buen equipo + Un buen planteamiento de proyecto Migración a 9.0 16

Autoservicios para Responsables y Empleados Autoservicios 17

Objetivos Implantación de transacciones: - Autoservicio de Empleados - Autoservicios de Gerentes Desarrollo de la transacciones de Compensación y nómina Aceptación del producto: Cambio de Apariencia Autoservicios 18

Quién hace qué? Empleados Nombre Estado civil Dirección postal Número de teléfono Correo electrónico Contactos de emergencia Revisión de Compensación Real Consulta del recibo de nómina Informar del nº de Hijos, descarga del informe 145 Petición, cancelación y consulta de vacaciones. Gerentes Consulta de información Personal Consulta de compensación de sus empleados: - salario bruto - Último bono Aprobación, rechazo y consulta vacaciones de sus empleados Recursos Humanos Validación cambio estado civil Validación cambio domicilio Definición de Derecho. Lanzamiento proceso Gestión de excepciones Aprobaciones WorkFlow Autoservicios 19

Plazo Dedicación intensiva Dedicación parcial Motiva OCTUBRE 2010 NOVIEMBRE DICIEMBRE Toma de requerimientos Parametrización del sistema Formación y Pruebas 22 de DIC Reunión Final del proyecto 13 de OCT Reunión de Lanzamiento Diseño de parametrización. Diseño de desarrollos Desarrollos Seguridad de usuarios Revisión de datos JOB Paso a Producción Documentación Gestión del Cambio Gestión del Proyecto Implementación PDS 20

Equipo Los responsables siguen jugando un papel fundamental Gestión del Proyecto Gerente de McDonalds Gerente de Motiva Consulting Sistemas colabora en tareas de soporte. Soporte Sistemas McDonalds Motiva Consulting Equipo Funcional Equipo Técnico Consultores Funcionales Motiva Usuarios Clave McDonalds 2 Consultores Técnicos Motiva No es necesaria la colaboración de Técnicos de McDonalds Autoservicios 21

Resultado Los empleados pueden actualizar su información Autoservicios 22

Resultado Los gerentes pueden consultar información precisa y actualizada de sus empleados on-line Algunas transacciones requieren de su aprobación Autoservicios 23

Resultado Recursos Humanos ha descentralizado la gestión de esta información sin perder el control de las modificaciones de los datos. Autoservicios 24

Resultado Se han adaptado los estilos de PeopleSoft a la nueva imagen de McDonald s Autoservicios 25

Evaluaciones de PSD: erendimiento Implementación PDS 26

Objetivos Implantar las evaluaciones del Plan de Desarrollo Individual de personal de oficinas: Informatizar los 4 modelos de cuestionario actuales en Word. Guardar un histórico de las evaluaciones accesible en todo momento por empleados, sus responsables y Recursos Humanos. Establecer el control de las cadenas de aprobación. Activación de un Workflow que guíe a los usuarios durante el proceso. Explotación de datos mediante las herramientas que proporciona el sistema de manera estándar. Implementación PDS 27

1 2 3 4 Proceso de Evaluación Crear Documento Recursos Humanos crea los documentos de evaluación Definir Criterios Evaluado define objetivos Responsable Jerárquico valida estos objetivos Nominaciones R Jerárquico selecciona al responsable Funcional del evaluado 5 7 6 Eval. Mitad de Año Evaluado se autoevalua R. Funcional evalúa al evaluado R. Jerárquico evalúa al evaluado Eval. Final de Año Evaluado se autoevalua R. Funcional evalúa al evaluado R. Jerárquico evalúa al evaluado Mesa de calibración Aprobación de la evaluación por parte del responsable jerárquico del responsable jerárquico del empleado, después de pasar la mesa de calibración de MCD Revisión con el empleado Reunión conjunta de revisión: -El Resp. Jerárquico se lo deja ver al Evaluado. - El Evaluado puede hacer comentarios. -El Resp. Jerárquico marca la revisión efectuada. - El Evaluado confirma esta revisión. 8 Implementación PDS 28

Un proceso de gran complejidad Participan en él distinto roles: - Empleado Evaluado - Su Responsable Jerárquico - Su Responsable Funcional - Las Mesas de Calibración (aprobadores). Cada rol define / evalúa diferentes secciones del documento. Se evalúan competencias y objetivos individuales. Se obtiene una media ponderada de ambas. Cada sección posee su propio modelo de calificarse, con sus respectivos niveles. Además se establece el Plan de Desarrollo individual para el siguiente periodo. Los distintos documentos tienen diversas cadenas de aprobación. La evaluación se realiza dos veces al año. Implementación PDS 29

Equipo Los responsables siempre juegan un papel fundamental Gestión del Proyecto JP RH de McDonalds JP Sistemas de McDonalds Jefe JP Motiva Consulting Sistemas colabora en tareas de soporte. Soporte Sistemas McDonalds Motiva Consulting Equipo Funcional Equipo Técnico 1 Consultor Funcional Motiva Usuarios Clave McDonalds 1 Consultor Técnico Motiva Este proyecto tiene un peso 100% funcional Es una implantación estándar 100% Implementación PDS 30

Plazo Trabajo Funcional Junio Septiembre 2010 Octubre Reuniones preliminares para determinar el alcance Toma de requerimientos Construcción y elaboración de documentación 22 de octubre Reunión Final del proyecto Presentación de varias alternativas 13 de septiembre Reunión de Lanzamiento Diseño de parametrización Diseño de cargas Pruebas en producción 30 días Gestión del Cambio Gestión del Proyecto Implementación PDS 31

Resultados Se han sustituido las evaluaciones en Word por el Módulo erendimiento de PeopleSoft. El sistema detecta automáticamente: - el Responsable de cada empleado. - la cadena de aprobación que le corresponde. - competencias que deben evaluarse. El sistema realizar automáticamente todos los cálculos, disminuyendo la posibilidad de error. Implementación PDS 32

Resultados 4 evaluaciones distintas: versatilidad de la herramienta. Seguridad y Confidencialidad: cada rol visualiza únicamente la información que le corresponde. Notificaciones: Todo el proceso es guiado por un WorkFlow que envía mails a los buzones de correo de los empleados. Implementación PDS 33

Resultados Formulario de evaluación similar al actual Implementación PDS 34

Resultados Proceso de evaluación MCD gestionado en PS Implementación PDS 35

Resultados Exploración de la información con las herramientas que proporciona PeopleSoft Implementación PDS 36

Conclusiones Una definición clara de los procesos y conceptos es fundamental para realizar una implementación rápida y limpia. Este proyecto es un ejemplo de la flexibilidad de la herramienta. Toda su implementación ha sido 100% estándar. De nuevo, el mejor menú: Un buen producto + Un buen equipo + Un buen planteamiento de proyecto Implementación PDS 37

Dudas? 38

Gracias 39