FUNDACIÓN BATUTA MANUAL DE CONTRATACIÓN CONTENIDO CAPITULO I OBJETO, PRINCIPIOS Y COMPETENCIA PARA CONTRATAR art 1 al 4 CAPITULO II DE LOS CONTRATOS art 5 Y 6 CAPITULO III CAPACIDAD, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES art 7 al 12 CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN art 13 Sección I art 14 al 22 Sección II art 23 al 32 CAPITULO V REQUISITOS, FORMAS, PROHIBICIONES art 33 al 41 CAPITULO VI CONTROLES CONTRACTUALES art 42 al 45 CAPITULO VII GARANTÍAS art 46 al 49 CAPITULO VIII LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS art 50 CAPITULO IX DISPOSICIONES FINALES art 51 al 55 ( 1/28)
CAPITULO I OBJETO, PRINCIPIOS Y COMPETENCIA PARA CONTRATAR ARTICULO 1º: OBJETO. El presente manual tiene por objeto adoptar los principios, las competencias, los requisitos mínimos, las cláusulas usuales, los procedimientos para la formación de los contratos y, en general, las reglas que rigen la adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías que adelante la, tendientes a garantizar la objetividad y transparencia en la selección del contratista, el cumplimiento y aseguramiento de las obligaciones y la correcta ejecución y liquidación de los contratos. Este manual aplicará en todos los casos en los que la Fundación Batuta actúe como contratante de bienes, servicios, obras y consultorías que requiera para el cumplimiento del objeto y finalidades establecidas en sus estatutos y la ley. ARTICULO 2º: NATURALEZA JURÍDICA. La Fundación Nacional de Orquestas Sinfónicas Juveniles e Infantiles "Batuta" es una Fundación de participación mixta, dotada de patrimonio propio, autonomía administrativa y personería jurídica, constituida conforme al Artículo 6 del Decreto Extraordinario 130 de 1976 para cumplir fines de interés público o social, sin ánimo de lucro, sometida a las normas previstas para las fundaciones en el Código Civil, en el artículo 96 de la Ley 489 de 1998 y en las normas para entidades de este género contenidas en la legislación colombiana. La Fundación utiliza indistintamente en todas sus actividades el nombre de Fundación Nacional de Orquestas Sinfónicas Juveniles e Infantiles "BATUTA",, o simplemente Fundación Batuta. ARTÍCULO 3º: FINES DE LA CONTRATACIÓN. La contratación que adelanta la Fundación Batuta es uno de los medios que permiten la realización y el cumplimiento material de los objetivos para los cuales fue creada, la prestación de sus servicios de educación y formación musical con fines de integración social de manera continua y eficiente, la conformación de un Sistema Nacional de Orquestas Sinfónicas Juveniles e Infantiles, y la efectividad de los derechos y obligaciones de las personas que colaboran con ella en la consecución de dichos fines. Los particulares, al proponer, celebrar y ejecutar contratos con la Fundación Batuta, tendrán en consideración que colaboran con ella en el cumplimiento del objeto y las finalidades definidas en sus Estatutos y en la Ley, y adicionalmente, cumplen con una función social que como tal, implica obligaciones. ARTICULO 4º: PRINCIPIOS APLICABLES EN LA CONTRATACIÓN. Las actuaciones de quienes intervienen en la contratación que adelante la Fundación Batuta se desarrollarán con arreglo a los principios generales de contratación, públicos y privados. Sin perjuicio del campo de aplicación anterior, tanto los funcionarios de la Fundación como los particulares que propongan y contraten deberán tener presentes los siguientes principios: ( 2/28)
Buena Fe. Los contratos que se celebren con la Fundación Batuta deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones y actuaciones durante las etapas precontractual y contractual. Economía. Los procedimientos se adelantarán con economía de tiempo y de medios, y contendrán las etapas estrictamente necesarias para el cumplimiento de su finalidad. Eficacia. Los procedimientos contractuales deben llevar al cumplimiento de las finalidades propuestas, generando efectos no solo formales sino materiales y garantizar la asignación eficaz de los recursos de la Fundación. Para ello, todo contrato obedecerá al cumplimiento de planes y programas previamente establecidos y se sustentará en las evaluaciones, estudios, diseños y trabajos que demuestren su necesidad y conveniencia. Eficiencia. Los funcionarios, proponentes y contratistas procurarán la mejor utilización social y económica de los recursos administrativos, técnicos y financieros disponibles para garantizar la continuidad, regularidad y calidad de la función y los servicios que presta la Fundación. Objetividad. Los funcionarios de la Fundación Batuta escogerán la oferta o propuesta más favorable para el cumplimiento de sus fines institucionales, sin tener en cuenta factores de afecto o interés, o cualquier otra clase de motivación subjetiva. La selección más favorable tendrá en cuenta factores tales como: calidad, precio, seriedad, tiempo de ejecución, cumplimiento, experiencia, equipos, organización, forma de pago, oportunidad de entrega, servicios de posventa, y la ponderación de los mismos. En igualdad de condiciones, deberá preferirse la oferta que ofrezca mejor precio; en igualdad de precios, la que contemple mejores condiciones globalmente consideradas; y en igualdad de precio y condiciones, se tendrá en cuenta la experiencia y cumplimiento en contratos anteriores. Publicidad. La Fundación garantizará permanente y completo acceso a la información referida a su gestión contractual, dando a conocer oportunamente a los interesados las decisiones, adiciones, modificaciones y/o resultados que en el curso del inter contractus se produzcan. Transparencia: Se realizarán procesos de selección que podrán ser conocidos por el público, en cumplimiento del principio de transparencia, mediante el cual se busca prevenir la realización de cualquier acción de la cual pueda derivarse un acto de corrupción, que afecte la imparcialidad del proceso de selección, o que viole cualquiera de los principios señalados en este manual. Responsabilidad. Los funcionarios de la Fundación que intervengan en el proceso contractual estarán obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del contrato y proteger los derechos de la Institución, del contratista, y de los terceros que puedan verse afectados. En tal consideración, los funcionarios actuarán con la debida diligencia y responderán por toda acción u omisión que genere daño o perjuicios a la Fundación, al contratista o a un tercero. ( 3/28)
Por su parte, los contratistas están obligados a estructurar y presentar propuestas técnicas serias, elaboradas con base en información que corresponda a la realidad comercial y económica conforme a los productos y servicios que se ofrezcan, de una parte, y a los requerimientos contenidos en los pliegos de condiciones, términos de condiciones o solicitud privada de ofertas, de la otra. Por lo mismo, serán responsables cuando obtengan la adjudicación de un contrato a partir de propuestas u ofrecimientos en condiciones económicas artificialmente bajas, o con base en información falsa, o que siendo verdadera se haya presentado de tal forma que pueda generar falsas expectativas contractuales de calidad, cantidad, oportunidad o precio. Así mismo, serán responsables cuando al contratar oculten inhabilidades, incompatibilidades, conflictos de interés o prohibiciones. En cualquiera de los casos anteriores, la Fundación adelantará las acciones legales pertinentes. CAPITULO II DE LOS CONTRATOS ARTICULO 5º: RÉGIMEN DE LOS CONTRATOS DE LA FUNDACIÓN BATUTA. De conformidad con la naturaleza jurídica de la Fundación Batuta, el régimen legal aplicable a los actos y contratos celebrados por la Fundación son las normas del derecho privado. Salvo que exista norma legal en contrario, los contratos celebrados por la Fundación, financiados por entidades públicas del orden nacional o territorial, del sector central o del descentralizado se someterán a las normas del presente manual. Quedan expresamente excluidos del campo de aplicación del presente manual, los siguientes contratos, acuerdos o convenios: a) La adquisición de bienes o servicios financiados por los organismos multilaterales de cooperación, la banca internacional y los que se celebren con personas jurídicas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales cuando los mismos determinen los procesos de adquisición. b) Los interadministrativos o interinstitucionales. c) Los de coordinación con instituciones de naturaleza pública o privada, con objeto y funciones similares, conexas o complementarias, celebrados con el propósito de lograr sinergias en la consecución de objetivos comunes, evitando duplicidad de funciones, esfuerzos e ineficiencias. d) Los contratos o acuerdos de colaboración, los de asociación, los de cooperación y los convenios de asistencia técnica o similar. e) Los contratos laborales, conciliaciones, contratos de transacción, las suscripciones, afiliaciones o publicaciones a/en publicaciones especializadas, los comodatos y las donaciones. ( 4/28)
f) Los contratos bancarios, tales como cuenta corriente, cuenta de ahorro, certificados de depósito a término, créditos, cajillas de seguridad, leasing, administración de portafolios, custodia de títulos valores y administración de éstos, entre otros. ARTICULO 6º: COMPETENCIA PARA CELEBRAR CONTRATOS. Corresponde al Presidente Ejecutivo de la Fundación, celebrar, ordenar y dirigir la realización de los procesos contractuales de conformidad con la capacidad establecida en los Estatutos de la Fundación. El Presidente Ejecutivo podrá celebrar libremente toda clase de actos o contratos comprendidos dentro de las actividades o fines de la Fundación Batuta, o que se relacionen con su existencia o el cumplimiento de sus obligaciones legales. La competencia para suscribir órdenes de compras de bienes o servicios, por un valor igual o inferior a treinta (30) salarios mensuales mínimos vigentes, o su contratación, se delega expresamente en el Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura, previa selección del contratista por parte del Comité de Compras. En todos los casos en los que Batuta contrate con terceros, utilizando para el efecto recursos públicos, el Presidente Ejecutivo o el Representante Legal Suplente, suscribirán los contratos. ARTICULO 7º: COMITÉ DE EVALUACIÓN. Cuando los bienes o servicios objeto de la contratación sean especializados, el Presidente Ejecutivo de la Fundación tiene la capacidad de integrar un Comité de Evaluación, con personal de la institución, o ajeno a ésta, en un número impar, según la naturaleza y la materia de los procesos de selección de Contratistas previstos en el presente Manual. El Comité de Evaluación evaluará la contratación especializada que requieran adelantar las diferentes áreas de la Fundación, conforme al artículo 14 y demás normas pertinentes de este manual. El Comité una vez integrado, sesionará con la participación de todos sus miembros, y de sus deliberaciones, constancias, y decisiones o recomendaciones, las que deberán ser adoptadas con la mitad más uno de los mismos, se dejará constancia en actas elaboradas con las menciones mínimas previstas en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio. CAPITULO III CAPACIDAD, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES ARTICULO 8º: CAPACIDAD PARA CONTRATAR. Podrán contratar con la Fundación las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes. También podrán celebrar contratos los consorcios y las uniones temporales, joint ventures o cualquier otra forma asociativa o de colaboración empresarial permitida por la ley. ( 5/28)
Las personas jurídicas nacionales o extranjeras deben acreditar que como mínimo, su duración es superior a la del plazo del contrato y un año más, y contar con un objeto social que le confiera capacidad legal para proponer y celebrar el objeto del contrato. ARTICULO 9º: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDAD. No obstante el régimen privado aplicable a los contratos, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades en materia contractual será el establecido en la Constitución Política Nacional, en las leyes 80 de 1993, 190 de 1995, 734 de 2002, Decreto 2150 de 1995 y demás normas que las desarrollen, modifiquen o adicionen. Toda propuesta de servicios deberá contener una declaración expresa advirtiendo sobre la no concurrencia o configuración de causales de inhabilidad o incompatibilidad en el proponente u oferente, sus administradores, socios, accionistas, asociados e inversionistas en general. ARTICULO 10: DECLARACIÓN. Para que una oferta o propuesta, o un contratista, puedan ser considerados como elegibles, será necesario que el oferente o proponente manifieste que no se encuentra incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad. Al celebrar el contrato, se hará constar dicha declaración, que se entiende hecha bajo la gravedad de juramento, por el solo hecho de la suscripción. Las inhabilidades o incompatibilidades sobrevinientes se regirán por lo dispuesto por la ley sobre el particular. Igual declaración aplicará en caso de conflictos de intereses. De existir dudas sobre la configuración o no de un potencial o real conflicto de intereses, el oferente o proponente deberá poner en conocimiento de la Fundación la información relevante, indicando circunstancias de tiempo, modo y lugar, con el fin de que sea ésta la que decida sobre su ocurrencia o no. El proponente será responsable ante la Fundación en caso de que no suministre información, o que ésta sea insuficiente, inexacta, incompleta o inoportuna. ARTICULO 11º: INSCRIPCIÓN. Las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con la Fundación Batuta contratos por un valor superior a cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), deberán estar inscritos en el Registro de Proponentes de la Cámara de Comercio y estar clasificados y calificados por ella. ARTICULO 12º: PERSONAS EXTRANJERAS. Las personas jurídicas extranjeras que deseen contratar con la Fundación, deberán acreditar su existencia, representación, experiencia, capacidad e idoneidad en la forma prevista en la legislación correspondiente al domicilio social. Para el caso de personas naturales deberán acreditar tanto los estudios, experiencia, idoneidad y disponibilidad, requeridas para la celebración y ejecución del correspondiente contrato u orden de compra o de prestación de servicios, como el cumplimiento de todos los requisitos exigidos por las autoridades nacionales para su permanencia en el país. En cualquier caso, todos los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en la Ley 455 del 4 de agosto de 1998 (Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros), si el país del domicilio es signatario de la misma, o en la forma prevista por el Código de Comercio, en caso contrario. ( 6/28)
CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ARTÍCULO 13º: CLASES. Habrá dos procedimientos básicos de contratación según el objeto a contratar: (i) Sobre bienes y servicios especializados y (ii) sobre bienes y servicios comunes. SECCIÓN 1 CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS ESPECIALIZADOS ARTICULO 14º: CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS ESPECIALIZADOS. Para iniciar el proceso de contratación, el Presidente Ejecutivo de la Fundación seguirá en cada caso el procedimiento de selección de contratistas establecido en el presente Manual, teniendo como base la naturaleza propia del contrato y el presupuesto estimado del mismo, antes de incluir el valor del Impuesto al Valor Agregado, IVA. Deberá entenderse por bienes y servicios especializados aquéllos que por su naturaleza o características requieren de la identificación de su esencia, cualidades, calidades y marcas, entre otras, y que no se encuentran de manera común o usual en el mercado. Para estos efectos, es requisito que el área solicitante, en conjunto con el Director de la Oficina Jurídica, elaboren con destino al Comité de Evaluación un estudio que determine: a) La necesidad que se pretende satisfacer con la contratación. b) La descripción del objeto o del servicio a contratar, con sus especificaciones y la identificación del tipo y modalidad de contrato a celebrar. c) Los fundamentos que soporta la modalidad de selección. d) El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto, y el de posibles costos asociados al mismo, identificando expresamente las fuentes consultadas para su estimación. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquéllos. e) Los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. f) El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. g) El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados de incumplimiento, según el caso. ( 7/28)
Cuando quiera que el proceso de contratación incluya recursos de origen público, se requerirá además el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal y el cumplimiento de las demás normas establecidas en materia presupuestal de la entidad que los aporte, suministre o facilite. Igual requisito se exigirá para la celebración de las cláusulas adicionales que modifiquen el valor de los contratos y órdenes. Las necesidades de bienes y servicios de la entidad serán consignados en planes de compras de referencia que se elaborarán anualmente. ARTICULO 15º: CONVOCATORIA PÚBLICA. La escogencia del contratista se efectuará por convocatoria pública cuando el valor estimado de los bienes o servicios a contratar sea igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin incluir el valor del Impuesto al Valor Agregado IVA, y no se trate de los casos del artículo siguiente, se formulará invitación pública a presentar ofertas mediante la publicación de un (1) aviso en un periódico de amplia circulación nacional. Con la debida antelación a la fecha de apertura de la convocatoria y con el fin de dar a conocer a los posibles proponentes la información sobre los procesos de contratación que se adelanten, en la página Web de la Fundación se publicará la información correspondiente a: 1. Documentación preliminar relativa al proceso de selección que se adelante. 2. Acta de apertura, el cual señalará: a) El objeto de la contratación a realizar. b) El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan. c) El lugar físico o electrónico en el que pueden consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos preliminares. d) El certificado de disponibilidad presupuestal, cuando sea el caso. e) Los demás que se consideren pertinentes. 3. El pliego de condiciones, que deberá contener, sin perjuicio de las condiciones especiales, según el caso: a) La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso. b) Las reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato. ( 8/28)
c) Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso. d) Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo. 4. Conceptos y decisiones relativos al proceso de selección. 5. El Contrato. 6. El Acta de Liquidación Final. Los documentos permanecerán publicados hasta la liquidación del contrato. Los interesados podrán presentar las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, mejorar o modificar sus propuestas. PARÁGRAFO: Cuando se trate de contratos de Consultoría o Asesoría en cuantía superior a trescientos (300) salarios mínimos legales mensuales vigentes sin incluir el valor del Impuesto al Valor Agregado IVA, previa justificación técnica, jurídica y financiera ante el Presidente Ejecutivo, se podrá optar por el procedimiento de Convocatoria Pública o por el de Convocatoria Privada. ARTICULO 16º: SUBASTA INVERSA. De conformidad con la naturaleza y objeto del contrato, la Fundación podrá adelantar un proceso de subasta inversa, de acuerdo con el procedimiento que sea fijado y previa verificación de los requisitos habilitantes que establezca el Comité de Evaluación, con aplicación a los principios fijados en el presente Manual, cuyo criterio de evaluación será el precio. Se entiende por subasta inversa una puja dinámica, presencial o electrónica, realizaba de acuerdo con la elaboración de los estudios previos, el cual deberá contener, como mínimo, la siguiente información: a. La Ficha Técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad. b. Denominación del bien o servicio y denominación técnica del bien o servicio, cuando se requiera. c. Unidad de medida, cuando se requiera. d. Descripción general. e. Las demás que se consideren pertinentes. ARTICULO 17º: CONVOCATORIA PRIVADA. Para adelantar un proceso de convocatoria privada, se solicitarán por lo menos tres (3) ofertas, las cuales se registrarán previamente en un listado de interesados en participar en la convocatoria privada. La convocatoria privada se adelantará en los siguientes casos: ( 9/28)
a) Cuando el valor estimado del contrato sea inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes, sin incluir el IVA. b) Cuando no se trate de ninguno de los casos indicados en el artículo siguiente. c) Los contratos de seguros, cuyo costo estimado de prima sea superior a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, antes de incluir el valor del Impuesto al Valor Agregado, IVA. PARÁGRAFO 1: No obstante lo anterior, si realizadas las invitaciones no se presenta sino un oferente cuya oferta satisfaga las necesidades, se podrá contratar con éste. En estos procedimientos, los interesados tendrán oportunidad de conocer los informes preliminares con los conceptos y decisiones que se rindan o adopten. Dichos informes permanecerán por el término de tres (3) días hábiles en el equipo responsable de la evaluación, a fin de que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, mejorar o modificar sus propuestas. PARÁGRAFO 2 Cuando las condiciones del mercado asegurador así lo ameriten, el Presidente Ejecutivo previo análisis y justificación técnica del área responsable del tema, podrá autorizar la contratación de seguros mediante procesos de renovación de las condiciones vigentes en cada póliza o procesos de solicitud de cotizaciones. ARTICULO 18º: SANEAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO. Si durante el procedimiento de Contratación, se encontrare que se ha pretermitido alguno de los requisitos exigidos en este Manual o en el documento de solicitud de ofertas, podrá ordenarse, de oficio o a solicitud de parte, su cumplimiento o corrección siempre y cuando los Pliegos o la Convocatoria lo permitan. Efectuado el saneamiento, el procedimiento se reanudará en el estado en que se encontraba. ARTICULO 19º: CRITERIOS DE EVALUACIÓN. Cualquiera que fuere el procedimiento de contratación, los criterios de evaluación de las ofertas serán definidos de manera conjunta por el área que requiera los bienes o servicios y por el Comité de Evaluación, con base en: 1. La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntaje o fórmulas señaladas en los pliegos de condiciones. 2. La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad, para lo cual deberá establecerse: a) Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. b) Las condiciones técnicas adicionales que para la entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. ( 10/28)
c) Las condiciones económicas adicionales que para la entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarios. d) Los valores económicos que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. Cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos. Los requisitos de los componentes jurídico y financiero no otorgarán puntaje alguno, únicamente serán factores habilitadores para permitir la participación de un interesado en un determinado proceso de selección. La ausencia o falta total o parcial de documentos que soporten el contenido económico de la oferta, del objeto a contratar, la capacidad jurídica del proponente u oferente, o cualquier otro documento que acredite el cumplimiento de los factores de escogencia establecidos por la Fundación en el pliego de condiciones o en la convocatoria privada no podrán ser subsanadas. ARTICULO 20º: ADJUDICACIÓN. El pliego de condiciones indicará los criterios de selección y adjudicación del Contrato y sus efectos. Cuando el Comité Evaluador se encuentre integrado para una determinada adquisición, previo a la audiencia de adjudicación, deberá emitir un concepto sobre la evaluación y las observaciones formuladas en el transcurso del proceso de selección. ARTÍCULO 21o: EXCEPCIONES. De acuerdo con las circunstancias o necesidades particulares, debidamente justificados, solamente la Junta Directiva podrá autorizar excepciones o adoptar otras modalidades de selección de contratistas, en todo caso, deberá cumplir con los principios establecidos en el artículo 4 del presente Manual. ARTÍCULO 22o: ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN DEL BIEN O SERVICIO. Una vez seleccionado un proveedor, dependiendo del proceso de contratación ejecutado, el Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura enviará las cotizaciones, evaluaciones realizadas, la oferta aprobada y demás soportes al Director de la Oficina Jurídica para la elaboración del correspondiente Contrato. Elaborado y aprobado el contrato, el Director de la Oficina Jurídica lo enviará al Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura, quien solicitará al proveedor su firma y las pólizas a que haya lugar. Una vez el proveedor entregue las pólizas, el Director de la Oficina Jurídica revisará y aprobará las pólizas, y deberá gestionar la suscripción del contrato entre el proveedor y el Representante Legal de Batuta. ( 11/28)
SECCIÓN 2 CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS COMUNES ARTÍCULO 23o: CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS COMUNES. Este procedimiento se aplicará a todas las contrataciones que tengan por objeto la adquisición o contratación de bienes y servicios cuya cuantía no supere los treinta (30) SMMLV que cumplan las siguientes características: a. Aquéllos que se requieran para la ejecución de actividades en el marco de un Contrato o Convenio y b. Los relacionados directamente con el objeto social de la Fundación, de tal manera que el principal factor diferenciador entre ellos lo constituya el precio. Ejemplos: papelería, cafetería, aseo, vigilancia, mobiliario, equipos no especializados, entre otros. Deberá entenderse por bienes y servicios comunes aquéllos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Este tipo de contratación se efectuará por la Coordinación de Recursos Físicos e Infraestructura, atendiendo las directrices que sobre el particular imparta el Presidente Ejecutivo de la Fundación. El proceso de contratación se iniciará por petición de la respectiva área de la Fundación. El área de Compras deberá elaborar y mantener actualizada una base de datos de proveedores y contratistas para cada uno de los rubros y bienes que encuadren en este tipo de contratación, con el objeto de garantizar su capacidad e idoneidad, y agilizar los procesos de invitación y selección. ARTÍCULO 24º: CUANTÍA. Cada vez que se deba realizar una compra de un bien o de un servicio, el Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura coordinará la consecución de cotizaciones de diferentes proveedores, con las mismas especificaciones del producto o servicio a adquirir. Todas las cotizaciones deberán ser evaluadas en el formato de Proveedores que para tal efecto elabore la Fundación. Evaluación y Selección de Todo proveedor que obtenga como mínimo el 70% del puntaje máximo de la evaluación de proveedores, será susceptible de contratación, para compra de bienes o de servicios. 1. Compras inferiores a seis (6) SMMLV solo requieren la evaluación y selección de uno de los proveedores inscritos en el Registro de Proveedores de la Fundación Batuta. 2. Compras superiores a seis (6) SMMLV e inferiores o iguales a treinta (30) SMLMV requieren tres (3) cotizaciones, evaluación de las mismas y presentación al Comité de Compras para su aprobación. Tratándose de contrataciones por un valor igual o superior a quince (15) SMMLV, el Comité de Compras evaluará la conveniencia técnica, jurídica y financiera de celebrar un contrato y no emitir una orden de compra o de servicios. ( 12/28)
En todo caso, cuando en un mismo proveedor sean colocadas órdenes de compra o de servicios cuya sumatoria total iguale o supere los treinta (30) SMMLV, durante seis (6) meses continuos o discontinuos en un mismo año, las nuevas contrataciones necesariamente deberán ser instrumentadas en contratos, y entre los antecedentes de los mismos se dejará la constancia del número y valor de las órdenes de servicio colocadas en ese proveedor/contratista, incluidos los contratos celebrados con éste. ARTÍCULO 25º: REQUISITOS MÍNIMOS: Para el registro y posterior adquisición de elementos a un proveedor, deberá entregar a la Fundación la documentación relacionada en el artículo 37º de este Manual. ARTÍCULO 26º: COMITÉ DE COMPRAS. El Comité de Compras estará integrado por los siguientes funcionarios de la Fundación Batuta: El Gerente Administrativo o su Delegado. El Director Académico o su delegado El Director Financiero o su Delegado. El Director de Gestión Humana o su Delegado. El Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura o el Almacenista. El Comité de Compras se reunirá cuando las demandas de bienes o servicios lo requieran, y podrá invitar a las reuniones a un especialista en el bien o servicio, objeto de estudio para compra o prestación. El Comité de Compras elaborará su propio reglamento de funcionamiento, sin perjuicio de lo cual sesionará con la participación de todos sus integrantes. De sus deliberaciones, constancias, y decisiones o recomendaciones, las que deberán ser adoptadas con la mitad más uno de los mismos, se dejará constancia en actas elaboradas con las menciones mínimas previstas en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio. ARTÍCULO 27º: VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO COMPRADO. El Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura en su calidad de Supervisor del contrato o de la Orden de Compra o de Servicios, deberá verificar que éste se ajuste a los requerimientos que se establezcan en el documento de definición de las características técnicas del bien o servicio. En el evento de no cumplir con los requerimientos establecidos, deberá realizar la devolución del bien y detener el pago hasta cuando éste se ajuste a las especificaciones solicitadas o pagar proporcionalmente a la cantidad de bienes entregados y aprobados técnicamente, según el caso, y en los eventos de prestación de servicio, éste se pagará proporcionalmente a las condiciones de ( 13/28)
calidad e idoneidad en las que fue desarrollado el servicio, de acuerdo con el concepto técnico que emita el Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura. Igual regla aplicará para todos los casos de adquisición de inventarios, independientemente del tipo de proceso de contratación. ARTÍCULO 28º: PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN. 1. Solicitud de implementos al Almacén 2. El Director del Departamento del área solicitante diligenciará el formato de solicitud de implementos y lo imprimirá en original y copia. Si es necesario, anexa información adicional con especificaciones técnicas o detalladas. 3. El Director del Departamento del área solicitante enviará el formato diligenciado por correo electrónico al Director del Departamento de Gestión Financiera y al Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura. 4. Posteriormente solicitará el correspondiente visto bueno al Director del Departamento de Gestión Financiera. 5. El Director del Departamento de Gestión Financiera verifica que existan recursos disponibles para la adquisición del bien o servicio que se está solicitando. Si hay recursos disponibles, El Director del Departamento de Gestión Financiera aprueba la solicitud de lo contrario la rechaza. 6. El original y una copia de la solicitud de implementos será suministrada por el área solicitante al Asistente de Recursos Físicos e Infraestructura. 7. El Asistente de Recursos Físicos e Infraestructura verifica que se encuentre el visto bueno del Director del Departamento de Gestión Financiera, radica la solicitud de implementos y devuelve la copia sellada con fecha y firma al funcionario que realiza la solicitud. 8. Solicitud y Evaluación de cotizaciones 9. El Asistente de Recursos Físicos e Infraestructura solicita las cotizaciones que se requieran según monto, con diferente proveedor para los mismos productos o servicios con las mismas especificaciones y cantidades. Para esto se puede apoyar en el funcionario que realizó la solicitud. ( 14/28)
10. Solicita al Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura los aspectos a evaluar y conforme a las instrucciones realiza la evaluación de cada una de las cotizaciones en el formato de evaluación y selección de proveedores. 11. Evaluadas las cotizaciones, el Asistente de Recursos Físicos e Infraestructura entrega las evaluaciones con sus respectivas cotizaciones al Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura. ARTÍCULO 29º: SELECCIÓN DEL PROVEEDOR. El Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura revisa las evaluaciones realizadas por el Asistente de Recursos Físicos e Infraestructura y verifica los puntajes obtenidos. El Comité de Compras seleccionará la Cotización que más se ajuste a las especificaciones solicitadas y que mayor puntaje haya obtenido, siempre que se encuentre por encima del 70% del máximo puntaje que se pueda obtener. Una vez aprobada la adquisición o contratación del bien o servicio por el Comité de Compras, pasará para firma del Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura, en la correspondiente orden de compra o de servicios, o en el contrato que para el efecto se prepare. ARTÍCULO 30º PROVEEDOR ÚNICO. En los casos en los que para la adquisición de bienes o servicios, por excepción, se invite a un solo proveedor, el área solicitante deberá justificar claramente la razón por la cual se invita a uno solo. Esta justificación debe sentarse por escrito y presentarse al Comité de Compras para su previa aprobación o improbación, y posterior archivo en la carpeta del proveedor. En casos excepcionales, cuando las circunstancias lo ameriten y siempre y cuando se trate de recursos propios, el área solicitante podrá solicitar al Gerente Administrativo autorización para adquirir bienes o dar inicio a la prestación del servicio sin la previa emisión de una orden de compra o de servicios, o la suscripción del Contrato, previo concepto técnico, jurídico y financiero del Comité de Compras. Sin la aprobación por escrito del Gerente Administrativo, el Director del Departamento del área solicitante será exclusivamente responsable de las actividades ejecutadas. El Gerente Administrativo es la única persona autorizada para aprobar este tipo de solicitudes y puede hacerlo enviando un e-mail al Director del Departamento del área solicitante del bien o del servicio, quien enviará la autorización de excepción al Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura para que se incluya en los documentos del proveedor. ( 15/28)
El Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura tramitará la comunicación dirigida al proveedor seleccionado para que inicie el servicio con la advertencia de que el contrato o la orden de servicio o de compra está en trámite y se enviará para su firma lo antes posible. Lo anterior no exime al Coordinador de recursos Físicos e Infraestructura para que realice las gestiones necesarias de acuerdo a este documento para formalizar lo antes posible la orden de compra o la orden de servicio o el contrato. ARTÍCULO 31º: ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN DEL BIEN O SERVICIO. Seleccionada la cotización y autorizada la compra de bienes o servicios por un valor igual o inferior a treinta (30) SMLMV, el Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura solicitará al Asistente de Recursos Físicos e Infraestructura la elaboración de la orden de compra o de servicios, respectiva. Elaborada la orden, el Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura la suscribirá y gestionará la entrega de la orden de compra o de servicio al proveedor. ARTÍCULO 32º: TRÁMITE DE PAGOS POR COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS. Los pagos se efectuarán directamente al proveedor del bien o servicio, de conformidad con el acuerdo establecido en la Orden de Compra o de Servicio o Contrato según el monto. El Director del Departamento de Gestión Financiera es el responsable de gestionar el pago a proveedores, conforme al flujo de caja establecido y la fuente de financiación de las respectivas adquisiciones. Una vez tramitado el pago a proveedores, el Director del Departamento de Gestión Financiera remite al Almacenista con copia al Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura, la información de la transferencia realizada con el conjunto de la documentación soporte de la compra, para el seguimiento de los bienes comprados y su ingreso al Almacén de acuerdo con el procedimiento establecido. El Almacenista recibe la información del pago, prepara la recepción de los bienes comprados, ingresa al Almacén y reporta al Asistente de Recursos Físicos e Infraestructura para su registro en el aplicativo de Activos Fijos e Inventarios. El Almacenista debe hacer seguimiento a las compras realizadas, inspeccionar y recibir a satisfacción los elementos comprados y verificar los documentos soporte de la compra. ( 16/28)
El Asistente de Recursos Físicos e Infraestructura debe llevar las Órdenes de Compra con una numeración consecutiva y en estricto orden cronológico, tramitar la evaluación de los proveedores en el formato establecido, documentar los soportes de las compras para su pago por parte del Director del Departamento de Gestión Financiera, tramitar las referencias de cada uno de los activos previo a su ingreso al aplicativo e informar mensualmente al Director del Departamento de Gestión Financiera y a Contabilidad sobre las compras efectuadas en el mes y su ingreso al aplicativo de activos fijos para su registro contable. PARÁGRAFO. Las copias de las órdenes de compra o de servicio o de los originales de los contratos de competencia del Comité de Compras, así como los antecedentes, los anexos, el estudio y la calificación realizadas, la documentación soporte de la compra, el soporte de la transferencia relacionada con el pago realizado al proveedor, el reporte de la recepción de los bienes por parte del almacenista, el reporte del aplicativo de Activos Fijos e Inventarios, el acta de liquidación del contrato, entre otros documentos, deben permanecer en el archivo del Coordinador de Recursos Físicos e Infraestructura, quien será el responsable de abrir la carpeta, actualizarla y conservarla para su archivo. CAPITULO V REQUISITOS, FORMAS, PROHIBICIONES ARTICULO 33º: FORMA CONTRACTUAL. Por regla general, los contratos se perfeccionaran con el acuerdo de voluntades de las partes intervinientes, y deberán constar por escrito sin requerir ser elevados a escritura pública, salvo que la ley exija tal formalidad para su perfeccionamiento o para la tradición del objeto del mismo. La Fundación Batuta podrá utilizar cualquier forma contractual nominada o innominada, tipificada o no; en lo que no contraríe el presente manual, se regulará por lo pactado por las partes y lo establecido en el derecho privado. Sin perjuicio de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 32º, los originales de los contratos reposarán en el archivo de la Oficina Jurídica de la Fundación, junto con los anexos, las actas de inicio, entregas parciales o totales, las garantías, la correspondencia del contrato y en general, la documentación que soporte la contratación, ejecución y liquidación del contrato. Será responsabilidad del Director del Departamento del área solicitante de la contratación y del interventor del contrato, si lo hubiere, suministrar la documentación que se generen en sus áreas, con el fin de mantener actualizadas estas carpetas. La Fundación sólo podrá emitir órdenes de compra o de servicios para adquirir bienes o servicios hasta un monto máximo individual de treinta (30) SMLMV, sin incluir el IVA. La orden de compra o de servicio será emitida conforme a la costumbre mercantil y demás requisitos previstos en los artículos 32º, 34º parágrafo y 39º, de este manual. ( 17/28)
PARÁGRAFO 1: Las compras que se realicen por caja menor no requerirán documento escrito y el pago respectivo podrá hacerse contra la presentación de la factura, cuenta de cobro o documento equivalente, correspondiente, de acuerdo con el Manual. PARÁGRAFO 2: Los contratos de seguros se regirán por lo establecido en el Título V del Código de Comercio, y demás normas pertinentes. ARTICULO 34º: CONTENIDO. En los contratos que celebre la Fundación se incluirán las cláusulas que permitan el cumplimiento de su objeto y las que sean necesarias o convenientes para regular las relaciones contractuales, protegiendo los legítimos derechos de la Fundación y salvaguardando los intereses del contratista cuando ellos sean igualmente legítimos. Atendiendo la tipología de cada contrato. Las minutas, como mínimo, deberán prever por lo menos: 1. Nombre e identificación de las partes. 2. Declaración jurada por el contratista, de no concurrencia de causales de inhabilidad o incompatibilidad, o de conflictos de intereses, así como de conocimiento del presente Manual. 3. Objeto 4. Obligaciones de las partes. 5. Contraprestación, precio u honorarios, y forma de pago 6. Plazo, vigencia, término o condición. Se prohíbe la suscripción de contratos a término indefinido. 7. Carácter intuito personae, cuando así se contrate. 8. Cláusula de confidencialidad. 9. Causales de terminación anticipada 10. La regulación de los derechos de propiedad intelectual, cuando proceda. 11. Cláusula de indemnidad amparando a la Fundación por los daños que cause el contratista a terceros por causa o con ocasión del contrato, cuando proceda. 12. Presupuestos o requisitos necesarios para que el contrato pueda comenzar a ejecutarse. 13. Exclusión del principio de consensualidad. 14. Forma y dirección para notificaciones. 15. Garantías exigidas según el tipo de contrato. ( 18/28)
16. Cláusula Penal 17. Mecanismos de solución de controversias, cuando proceda. 18. Forma y plazo para la liquidación. 19. Renuncia a fueros diplomáticos o especiales, o a jurisdicciones internacionales, cuando proceda. 20. Las demás que sean necesarias según la naturaleza de la contratación. PARÁGRAFO: Las órdenes de compra o de prestación de servicios que la Fundación expida deberán indicar, por lo menos, las obligaciones del contratista y demás aspectos señalados en los numerales 1, 3, 5, 6, 7 y 15, este último para aquellos casos en los que se prevea la entrega de anticipos. ARTICULO 35º: PRECIO DETERMINADO O DETERMINABLE. En todo contrato que celebre la Fundación se determinará la cuantía. En la adquisición de bienes, la prestación de servicios, la realización de obras y demás contratos, se considerarán los elementos y atributos de un mismo género y especie para determinar por separado la respectiva cuantía. ARTICULO 36º: ELABORACIÓN O REVISIÓN DE MINUTAS. El Director de la Oficina Jurídica de la Fundación será el área encargada de la elaboración o revisión de los proyectos o minutas de contratos, convenios, acuerdos, modificaciones, adiciones, o aclaraciones a éstos y demás negocios jurídicos que deban ser suscritos bajo la forma de contrato. PARÁGRAFO. Los funcionarios de las áreas no podrán negociar con sus contratistas o contratantes proyectos o minutas que puedan vincular jurídicamente a la Fundación, si tales proyectos o minutas no han sido aprobados previamente por el Director de la Oficina Jurídica. Para el efecto, los borradores serán remitidos a la Oficina Jurídica con la debida antelación y con los documentos de soporte necesarios. No obstante, el funcionario responsable podrá solicitar al Director de la Oficina Jurídica la exclusión de alguna de estas cláusulas cuando encuentre motivo para ello, para lo cual deberá justificarla. El Director de la Oficina Jurídica evaluará el impacto de atender favorablemente estas solicitudes, y emitirá una opinión legal con destino al Comité Evaluador quien adoptará la decisión que corresponda. ARTÍCULO 37º: REQUISITOS MÍNIMOS PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS. Ninguna solicitud de elaboración de contratos, será tramitado por el Director de la Oficina Jurídica de la Fundación hasta tanto se alleguen los siguientes documentos: 1. PERSONAS JURÍDICAS: ( 19/28)
a) Formato de solicitud debidamente diligenciado y firmado por la persona a cargo del área solicitante. b) Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, y/o de inscripción en el Registro Único de Proponentes, si fuere el caso, con vigencia no mayor treinta (30) días. c) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante Legal d) RUT e) Certificado de antecedentes disciplinarios f) Certificado de Contraloría g) Pasado Judicial h) Certificado de paz y salvo de aportes a seguridad social y parafiscales i) Cuando sea el caso, Acta de Comité de Evaluación con su cuadro comparativo. j) Concepto Técnico, Jurídico y Financiero cuando a ello haya lugar. k) Certificado de disponibilidad presupuestal, cuando a ello haya lugar. l) Formato de evaluación y selección, preparado por el Comité de Compras, cuando a ello haya lugar. m) Cuando se actúe a través de apoderado, deberá aportarse el original del poder, o copia autenticada del mismo. 2. PERSONAS NATURALES: a) Formato de solicitud debidamente diligenciado y firmado por el funcionario de más alto nivel del área solicitante. b) Justificación. ( 20/28)
c) Formato de evaluación y selección, preparado por el Comité de Compras, cuando a ello haya lugar. d) Propuesta de servicios aprobada por el área solicitante. e) Hoja de Vida con los soportes (fotocopia de la cédula de ciudadanía, constancia de estudios y Tarjeta Profesional cuando se amerite). f) Antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación. g) Certificado de Contraloría h) Certificado Judicial expedido por el DAS. i) Acreditar afiliación al sistema de pensiones y al sistema de salud, como cotizante y no como beneficiario. j) Fotocopia de la cédula de ciudadanía, cedula de extranjería o del pasaporte. k) Copia de la visa o permiso de ingreso y permanencia temporal expedida por el DAS, para extranjeros no residentes en el país. l) Cuando se actúe a través de apoderado, deberá aportarse el original del poder, o copia autenticada del mismo. m) Certificado de disponibilidad presupuestal, cuando a ello haya lugar. La relación de documentos anteriores corresponde a las exigencias de ley, las cuales podrán ser ampliadas atendiendo las disposiciones legales vigentes y razones de seguridad y conveniencia para la Fundación. PARÁGRAFO 1: Las personas naturales que estén afiliadas a los sistemas de seguridad social deberán cumplir con la acreditación exigida por el Gobierno Nacional. PARÁGRAFO 2: Será responsabilidad de los contratistas, en cada prórroga o ampliación del plazo, verificar que los antecedentes disciplinarios y penales se encuentren vigentes; de lo contrario éstos deberán ser actualizados so pena de no celebrar el correspondiente otrosí. ( 21/28)
PARÁGRAFO 3: Los contratos solo podrán iniciar su ejecución a partir del registro presupuestal, la suscripción del acta de iniciación y la aprobación de la garantía única, cuando sea el caso. ARTICULO 38º: SUSPENSIÓN DEL CONTRATO. Cuando se presenten o sobrevengan circunstancias extraordinarias o imprevistas que a juicio y conveniencia de los contratantes hagan imposible la ejecución del contrato o se haga necesario su aplazamiento., la Fundación y el contratista suscribirán un acta de suspensión del contrato, expresando con precisión y claridad las causas y motivos de tal decisión, el avance del contrato; el estado de las obras, bienes o servicios contratados y el término o plazo de la suspensión. Igualmente, deben ser adoptadas las medidas de conservación que sean pertinentes y si es del caso, deben ser convenidos los costos de la suspensión y su forma de pago, al igual que la custodia del anticipo. Superadas las causas de la suspensión, las partes deben suscribir un acta señalando la fecha y la forma de reanudación del contrato. PARÁGRAFO: Las garantías deberán ser ampliadas en igual período al de la suspensión. Si fuere necesario, se reprogramarán las actividades contractuales. ARTICULO 39º: EJECUCIÓN. Sólo podrá iniciarse la ejecución de los contratos y emitir las órdenes de compra o de servicios financiados con recursos públicos, cuando se cuenten con la apropiación presupuestal y vigencias futuras correspondientes y que estuvieren debidamente firmados, pagados los tributos a que hubiere lugar, y aprobadas las garantías, según el caso. No podrá pagarse o desembolsarse suma alguna de dinero mientras no se haya dado cumplimiento a los requisitos y formalidades que para cada caso se encuentren establecidos. Igual requisito deberán cumplir las Cláusulas Adicionales que modifiquen las condiciones iníciales de los contratos, convenios, órdenes de compra u órdenes de servicio. ARTÍCULO 40º: TERMINACIÓN ANTICIPADA. La Fundación Batuta podrá pactar la terminación anticipada de los contratos, mediante notificación al contratista, en el clausulado del contrato se dejara con precisión los casos en que haya lugar a ello. En estos casos la Fundación sólo estará obligada a cubrir los costos y gastos en los que haya incurrido el contratista hasta la fecha de la terminación anticipada. Lo anterior sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar en los casos en que la terminación anticipada se pacte por conductas imputables al contratista. ARTÍCULO 41º: PROHIBICIONES. Independientemente de las restricciones o limitaciones previstas en otros artículos del presente manual, queda expresamente prohibido entregarse o desembolsar anticipo alguno, independientemente de su valor y de la naturaleza del contrato u orden de compra o de servicio que lo soporta, sin la previa constitución y aprobación de la correspondiente garantía de correcto manejo del anticipo, cuando se prevea. ARTÍCULO 42 : OTROSÍES. Durante su ejecución, la Fundación podrá modificar los contratos en que sea parte, mediante otrosíes que suscriba con el contratista, cuando ello sea conveniente, previo estudio, concepto y solicitud del Responsable del contrato. ( 22/28)