Página 1 de 6 Estimado Beneficiario, Éste documento ha sido elaborado con el fin de especificar los requisitos para la presentación de los informes financieros que usted entregará en virtud del contrato regulador de condiciones suscrito con Proimágenes Colombia mediante el cual se otorga el estímulo de Fondo para el Desarrollo Cinematográfico y las obligaciones irrevocables que usted asume para recibir su desembolso. Para la solicitud de los reembolsos/desembolsos pactados en el contrato, el beneficiario deberá presentar en medio físico un informe que incluya: Carta remisoria del informe FIRMADA POR EL BENEFICIARIO O REPRESENTANTE LEGAL. Formato de relación de gastos diligenciado y FIRMADO POR CONTADOR PÚBLICO O REVISOR FISCAL, Copia de la tarjeta profesional del Contador o Revisor Fiscal y certificado vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores. Facturas y cuentas de cobro que soporten los gastos en original y copia debidamente legajados. Los originales serán devueltos una vez Proimágenes realice la verificación correspondiente. (VER NUMERAL 2 DE ESTE INSTRUCTIVO) Si en el informe falta cualquiera de los documentos aquí relacionados no será posible iniciar el proceso de revisión del mismo. TENGA EN CUENTA. La cuenta bancaria informada deberá destinarse única y exclusivamente para el manejo de los recursos del estímulo otorgado por el FDC en las modalidades en las que aplique. Si su proyecto es de realización, usted puede presentar antes del primer desembolso del estímulo o al finalizar la etapa de desarrollo (si aplica), un presupuesto definitivo de acuerdo con la nueva situación de su proyecto, el cual NO es sujeto de modificaciones posteriores relacionadas con la inclusión de rubros ni la variación de montos. Proimágenes Colombia una vez radicado el informe financiero en sus oficinas cuenta con seis (6) días hábiles para revisarlo. En caso de cumplir los requisitos exigidos, se presentará para aprobación por parte del Comité de Pagos que se realiza todos los miércoles. Los desembolsos del FDC se hacen a través de Fiducolombia. De acuerdo con sus procedimientos internos tarda tres (3) días hábiles en abonar el dinero en su cuenta. Los desembolsos del estímulo del FDC se harán sólo si hay conformidad de PROIMÁGENES con los informes o avances que usted presente, lo cual no implica aceptación de cumplimiento parcial o total del Contrato. El BENEFICIARIO declara y reconoce que ante cualquier situación de duda relativa a los informes que presente, PROIMÁGENES no realizará los desembolsos hasta tanto la situación se aclare, y declara que la suspensión de desembolsos en estos casos no podrá alegarse en su favor como razón para la no culminación del PROYECTO, ni excusará su incumplimiento. 1. REGLAS DE ACREDITACIÓN DE GASTOS Sin perjuicio de otros requisitos pactados, la acreditación de gastos se hará por el Beneficiario con sujeción a lo siguiente:
Página 2 de 6 1.1. Los soportes contables que presente el BENEFICIARIO para acreditar el uso del estímulo del FDC deben corresponder a gastos discriminados en el presupuesto definitivo del proyecto y ser diferentes a los reportados por el mismo proyecto para la deducción tributaria para inversionistas consignada en la Ley 814 de 2003. 1.2. Todas las facturas y cuentas de cobro deben estar a nombre del beneficiario. 1.3. Para los gastos administrativos y de oficina y para el personal administrativo y servicios sólo se aceptará hasta un cincuenta por ciento (50%) del valor de la factura o cuenta de cobro correspondiente. 1.4. No se aceptan gastos por compra de activos, imprevistos, viáticos, bebidas alcohólicas, tabaco, elementos de aseo y droguería y ningún otro no relacionado en el presupuesto del proyecto. En cualquier caso los gastos deben corresponder a actividades directamente relacionadas con la preproducción, producción y posproducción del proyecto. 1.5. Para facturas en moneda extranjera se aplicará la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de la fecha de expedición de la misma para su correspondiente conversión a pesos colombianos. En caso de haber realizado el pago por transferencia electrónica será válido el valor en pesos colombianos registrado en el extracto de la cuenta. 1.6. No puede incluirse en la acreditación de gastos la póliza de garantía estipulada en este Contrato ni la tarifa de la productora (fee). 1.7. Se aceptarán cuentas de cobro únicamente por concepto de honorarios y prestación de servicios o en el caso de los derechos de guion y solo si el prestador del respectivo servicio o emisor de la cuenta es persona natural del régimen simplificado. Cualquier otro bien o servicio requiere factura. 1.8. No se reembolsarán gastos cubiertos por eventos internacionales o incluidos en la postulación a estímulos automáticos del FDC. 1.9. Para acreditar la ejecución de recursos no se recibirán facturas ni cuentas de cobro por valores inferiores a cien mil pesos ($100.000). NOTA IMPORTANTE: Se pueden presentar reembolsos únicamente para gastos de papelería y fotocopias, alimentación, taxis y buses, gasolina, peajes y parqueos, compras de ambientación, escenografía, utilería, vestuario y maquillaje. En todos los casos se deberán adjuntar a la cuenta de cobro, las facturas o recibos de caja emitidos por el proveedor que contengan sus datos de identificación y localización, siempre a nombre del beneficiario. Cualquier documento presentado que no cumpla con éstos requisitos no será tenido en cuenta. Solo para los gastos por taxis y buses se aceptaran recibos de caja menor siempre y cuando su valor no supere los noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos( $99.999).
Página 3 de 6 Para los beneficiarios de PRODUCCIÓN DE LARGOMETRAJES CAT. 1, en la etapa de desarrollo se establecen los siguientes ítems y topes: **se refiere al % del valor total asignado en el estímulo para la Etapa de Desarrollo RUBRO ITEM % límite** DESGLOSE Y ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Y DEL PLAN DE RODAJE BÚSQUEDA DE LOCACIONES SELECCIÓN DE CABEZAS DE EQUIPO Y/O ACTORES PRINCIPALES BÚSQUEDA DE ALIADOS ESTRATÉGICOS Y/O RECURSOS DE OTROS FONDOS REALIZACIÓN DEL TEASER DE LA PELÍCULA Cuenta de Cobro Factura Honorarios 10% Si Si Honorarios del productor de campo 10% Si Si Alojamientos por fuera de la ciudad del domicilio o residencia, transportes, alimentación para el 10% No Si productor, director, asistente de dirección, productor de campo Cassettes o discos duros. 10% No Si Honorarios 10% Si Si Diseño de piezas promocionales 10% Si Si Envíos 10% No Si Tiquetes clase económica para Productor, Director y/o Guionista 10% No Si Hospedaje de Productor, Director y/o Guionista 10% No Si Honorarios 10% Si Si Alquiler de equipos 10% No Si Transporte y alimentación 10% No Si Si se solicita reembolso por conceptos de guión o por elaboración de materiales u otros documentos debe entregarse copia de éstos a PROIMÁGENES para el respectivo desembolso. Si se trata del Teaser, debe suministrarse copia editada y con duración máxima de quince (15) minutos. Para traducciones no se acepta un valor superior a doscientos pesos (COP$200) por palabra. 2. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA ACREDITACIÓN DE GASTOS. (Aplica para todas las modalidades y categorías) Los desembolsos se efectuarán de acuerdo a lo estipulado en la cláusula VALOR Y FORMA DE PAGO de cada Contrato. 2.1. PARA PAGO POR HONORARIOS: ingresos percibidos en dinero o en especie en desarrollo de una labor en donde el factor intelectual es determinante.
Página 4 de 6 Contrato de prestación de servicios firmado por las dos partes. Tenga en cuenta que los pagos deben corresponder con lo pactado en el contrato. Comprobante de egreso (personas jurídicas) Cuenta de cobro (fecha, quien debe con NIT, a quien deben con NIT, concepto, periodo de pago si aplica, valor, firma, número de cédula, dirección, teléfono y ciudad) Documento equivalente a factura (personas jurídicas) Copia del RUT con actividad económica relacionada con la prestación del servicio pagado Copia de la cédula que se encuentra vigente según la Registraduria General de la Nación En los casos en que el BENEFICIARIO (persona natural) del estímulo haga parte de la producción de la película, este deberá enviar una Certificación donde se describan los cargos a desempeñar en la realización del proyecto y los valores y forma de pago que percibirá por cada uno de ellos. Esta reemplazara el contrato de prestación de servicios en este caso particular. 2.2. PARA PAGO POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS: ingresos que se recibe por la prestación de un servicio, en donde no predomina el ejercicio intelectual. Orden o contrato de prestación de servicios firmada por las dos partes. Tenga en cuenta que los pagos deben corresponder con lo pactado en la orden. Comprobante de egreso (personas jurídicas) Cuenta de cobro (fecha, quien debe con NIT, a quien deben con NIT, concepto, periodo de pago si aplica, valor, firma, número de cédula, dirección, teléfono y ciudad). Documento equivalente a factura (personas jurídicas) Copia del RUT con actividad económica relacionada con la prestación del servicio pagado Copia de la cédula que se encuentra vigente según la Registraduria General de la Nación 2.3. PARA PAGOS DE FACTURAS Comprobante de egreso (persona jurídica) Factura, verifique que el concepto de la factura corresponda con el rubro del presupuesto. 2.4. PARA PAGOS DE TIQUETES AÉREOS Tiquete Itinerario 3. DEFINICIONES BENEFICIARIO: Concursante cuyo proyecto resulte adjudicatario de un estímulo previsto en la convocatoria del FDC. CUENTA DE COBRO: Documento que cumple la función de comprobante de un servicio prestado por una persona de régimen simplificado
Página 5 de 6 Debe tener al menos los siguientes datos: Fecha Nombre de la persona/empresa que adeuda el servicio Identificación de la persona/empresa que adeuda el servicio Nombre de la persona que cobra Identificación de la persona que cobra Valor en letras y números Concepto por el cual se cobra Dirección, teléfono y Firma de la persona que cobra DESEMBOLSO: Es la asignación de dinero entregado según condiciones estipuladas en el contrato establecido entre el beneficiario y Proimágenes, dando cumplimiento a los requisitos exigidos. DOCUMENTO EQUIVALENTE A FACTURA EN ADQUISICIONES EFECTUADAS POR RESPONSABLES DEL RÉGIMEN COMÚN A PERSONAS NATURALES DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO: El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales del régimen simplificado, debe expedir a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos: Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios; Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono; Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva; Fecha de la operación; Concepto; Valor de la operación; Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación ESTÍMULOS: Aportes económicos del FDC, destinados para el beneficio o apoyo del concursante que resulte beneficiario. FACTURA: Documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compra y venta. Este documento deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario Colombiano. FDC: Fondo para el Desarrollo Cinematográfico. Fondo parafiscal creado por la Ley 814 de 2003, como una cuenta especial sin personería jurídica, administrado por el Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica Proimágenes Colombia. INFORME FINANCIERO: Relación de gastos atribuibles al desarrollo del proyecto cinematográfico efectuados con cargo al estímulo otorgado por el FDC. REEMBOLSO: Devolución de una cantidad de dinero a la persona que la ha pagado con anterioridad. REINTEGRO: Restitución o devolución de una cantidad de dinero que se debe. SOPORTE DE PAGO EN EFECTIVO: Documento en el que el prestador del servicio deja evidencia mediante firma la recepción del pago que le corresponda.
Página 6 de 6 SOPORTE DE PAGO EN CHEQUE: Movimiento de cuenta o extracto bancario en el que sea posible identificar el cobro del cheque girado. SOPORTE DE PAGO POR TRASFERENCIA ELECTRÓNICA: Documento donde se evidencia el traslado de dinero de la cuenta del beneficiario del estímulo hacia la cuenta del prestador del servicio. SOPORTE DE PAGO POR CONSIGNACION: Formato con sello o timbre de entidad financiera donde se evidencie el abono en cuenta al prestador del servicio.