INFORME INF. UAI. N 05/13 A : Ing. Alberto Narváez Acuña GERENTE GENERAL EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS DE ASEO De : Lic. Juan Carlos Ossio R. AUDITOR INTERNO EMSA REF: INFORME SOBRE ASPECTOS DE CONTROL INTERNO AUDITORIA ESPECIAL DE INGRESOS POR COBERTURA DE SERVICIOS ESPECIALES GESTION 2012 Y EL PERIODO ENERO A SEPTIEMBRE DE 2013 FECHA: Cochabamba, 27 de diciembre de 2013 1. ANTECEDENTES Por instrucciones de Gerencia General mediante Memorándum N 377/2013 de 12 de junio de 2013, efectuamos la auditoria especial de ingresos por cobertura de servicios especiales, a la Empresa Municipal de Servicios de Aseo - EMSA por la gestión 2012 y el periodo enero a septiembre de 2013. 2. OBJETIVO El objetivo de la auditoria es la verificación del cumplimiento de disposiciones legales en el proceso de ejecución de ingresos por cobertura de servicios especiales, generados por la Jefatura de Servicios Especiales, así como la verificación de los depósitos en su integridad en la Cta. Bancaria de EMSA. 3. OBJETO El objeto de la auditoria está constituido por la documentación que respalda los ingresos efectuados en la gestión 2012 y el periodo enero a septiembre de 2013 como comprobantes de ingreso, boletas de depósito bancario, reportes mensuales de ingresos, facturas, contratos de servicios, y otra documentación relativa al examen. 4. ALCANCE Nuestro examen se realizó en conformidad a Normas de Auditoría Gubernamental y otras disposiciones técnicas aplicables según las circunstancias. La evaluación cubrió los ingresos por cobertura de servicios especiales, por recojo de Página 1
residuos sólidos de empresas, como de personas particulares, percibidos por la Empresa Municipal de Servicios de Aseo - EMSA durante la gestión 2012 y el período enero a agosto de 2013. 5. METODOLOGÍA La metodología utilizada consistió en aplicar programas de auditoria para la verificación, revisión, comparación, confirmación y análisis de la documentación que sustentan los ingresos por servicios especiales, basados en un conocimiento previo de la Entidad. También se realizaron pruebas de cumplimiento, verificando que los contratos cumplan con requisitos preestablecidos. 6. DISPOSICIONES LEGALES APLICABLES Las disposiciones legales aplicables al examen realizado y relacionadas a la administración de la empresa fueron las siguientes: Ley de Administración y Control Gubernamental Nº 1178 de 20/07/1990. Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General de la Republica D.S. 23215 de 22/07/1992. Reglamento de la Responsabilidad por la función pública D.S. 23318-A de 03 de noviembre de 1992. Reglamento Específico del Sistema de Tesorería y Crédito Publico Manual de Funciones de la empresa Otras disposiciones. 7. RESULTADOS DEL EXAMEN 7.1 Falta Manual de Procedimientos La Jefatura de Servicios Especiales no cuenta con un manual de procedimientos. Según el Manual de Funciones de EMSA aprobado por Resolución de Directorio Nº 017/2012 del 21 de diciembre del 2012 punto 4 indica: La Gerencia Administrativa y Financiera debe Planificar, organizar, dirigir y controlar los sistemas de administración y control interno; Cumplir con la Ley 1178 sus procedimientos y directrices que emanan de la Contraloría General del Estado; Adecuar y desarrollar nuevos procedimientos administrativos y de gestión en base a las necesidades actuales de la Institución. Hecho que se da por descuido de Gerencia Administrativa Financiera y Gerencia General Este hecho puede ocasionar incertidumbre en las actividades y procedimientos por parte de los funcionarios de esta unidad. Recomendación 1 Se recomienda a Gerencia General instruir a Gerencia Administrativa Financiera, elaborar el manual de procedimientos y funciones para la Jefatura de Servicios Especiales. Página 2
7.2. Ausencia de Supervisión Se evidencio que existen muchas deficiencias en el funcionamiento de la Unidad de Servicios Especiales, principalmente en el proceso de operaciones (cobranza-depósito bancaria). En el periodo revisado los cobros facturados por ingresos especiales por recojo de residuos sólidos, no todos son depositados oportunamente y en su integridad en la cuenta bancaria de la empresa, a continuación citamos los casos identificados: Nombre Cargo Concepto Gestión Bs Roger Cristian Supervisor de Cobros realizados, 2012 33.990,00 Guerra Rodríguez Ventas y Cobranzas recibidos, pero no depositados en Cta. Bancaria 2013 174.676,78 Alberto Germán Tordoya Rojas Vendedor Cobrador Cobros realizados, pero no depositados Total 208.666,78 2012 5.140,00 2013 56.673,87 Jorge Christian Echeverría Crespo Vladimir Fernández Orellana Antonio Del Llano Suarez Ex Policía Municipal de Aseo Ex Auxiliar de Oficina Ex Jefe De Servicios Especiales Cobros realizados, pero no depositados Cobros realizados, pero no depositados Cobros realizados, pero no depositados Total 61.813,87 2012 58.550,00 2012 5.420,00 2012 620,00 Total Grl. 335.070,65 La Ley N 1178 de 20 de Julio de 1990, Artículo Artículo 1º La presente ley regula los sistemas de Administración y de Control de los recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública, con el objeto de: a) Programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y el uso eficaz y eficiente de los recursos públicos para el cumplimiento y ajuste oportuno de las políticas, los programas, la prestación de servicios y los proyectos del Sector Público; c) Lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad por sus actos rindiendo cuenta no sólo de los objetivos a que se destinaron los recursos públicos que le fueron confiados sino también de la forma y resultado de su aplicación, d) Desarrollar la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo incorrecto de los recursos del Estado. El Reglamento Específico del Sistema de Tesorería y Crédito Público de EMSA, aprobado mediante Resolución de Directorio N 022/2004 de 9 de julio de 2004, Capitulo II Página 3
NORMAS DE CONTROL INTERNO EN RECAUDACIONES Articulo 29.- Registro, Uso de Formularios y Depósitos Inmediatos e intactos de los Ingresos. Todo ingreso de la Empresa, debe ser registrado en el día, otorgando por cada operación un recibo oficial de la Empresa que debe ser un formulario pre numerado de imprenta que contenga la información necesaria para su identificación, clasificación y registro contable dentro de las 24 horas de recibido. Igualmente los ingresos del día deben depositarse total e íntegramente en las cuentas fiscales autorizadas de la Empresa, en un plazo de 24 horas. Según el Manual de Funciones de EMSA aprobado por Resolución de Directorio Nº 017/2012 del 21 de diciembre del 2012 punto 4 indica: La Gerencia Administrativa y Financiera debe Planificar, organizar, dirigir y controlar los sistemas de administración y control interno; cumplir con la Ley 1178, sus procedimientos y directrices que emanan de la Contraloría General del Estado, coordinar con las Unidades y/o Departamentos las actividades en las cuales se necesita tomar decisiones y determinaciones que están relacionados. Para el Jefe(a) de Servicios Especia; Cobranza de clientes directos e indirectos deberá revisar informe de recaudaciones, coordinar cualquier observación con el cobrador y presentarlo a contabilidad. Hecho que se da por falta de supervisión, control y seguimiento de las actividades y operaciones de esta unidad por parte de la Jefatura de Servicios Especiales y la Gerencia Administrativa Financiera. Este hecho ha ocasionado un daño económico a la empresa en Bs.335.075,65 y que puede seguir ocasionando más daños económicos a la empresa. Adicionalmente sobre el hecho mencionado se ha emitido un Informe Circunstanciado de Hechos al existir indicios de delito penal. Recomendación 2 Se recomienda a Gerencia General: 1. Instruir a la Jefatura de Servicios Especiales realizar una supervisión más eficiente de control y seguimiento a los cobradores, que todos los cobros facturados sean depositados en su integridad en la Cta. Bancaria de EMSA. 2. Remitir el presente informe y sus documentos de respaldo a la Autoridad Sumariante para el respectivo proceso interno correspondiente por incumplimiento al Ordenamiento Jurídico Administrativo en contra de los siguientes funcionarios y ex funcionarios: Carola Teresa Cabrera Quiroga Gerente Administrativa Financiera, Mariana Beltrán Antequera Jefa Jefatura de Servicios Especiales, Roger Cristian Guerra Rodríguez Supervisor de Ventas y Cobranzas, Alberto Germán Tordoya Rojas Vendedor-Cobrador, Jorge Christian Echeverría Crespo Ex Policía Municipal de Aseo, Vladimir Fernández Página 4
Orellana Ex Auxiliar de Oficina, Antonio Del Llano Suarez Ex Jefe De Servicios Especiales. 7.3. No se aplica la Tabla Tarifaria En algunos contratos directos firmados por la empresa, no se aplica la tabla tarifaria establecida, como ejemplo citamos los siguientes casos: Nº de contrato 2696 3167 2607 2666 Razón Social IC Norte S.A. Fecha de Contrato Costo s/g Contrato Bs Costo s/g Tarifa Bs 1-may-13 2.300 2.722 Heladería Gracia (DUMBO) SRL 1-Jun-13 1.000 2.203 Heladería Cristal 1-may-13 1.000 1.166 Club Tenis Cochabamba 1-may-13 600 842 Diferencia (422) (1.203) (166) (242) Según Resolución de Directorio Nº 006/2013 aprobado el 27 de Marzo de 2013 Art. (1). Aprobar la nueva Tarifa del Servicio Especial de la Empresa Municipal de Servicio de Aseo EMSA con un costo de Bs. 27 (VENTISIETE BOLIVIANOS) por turril recogido para todas las actividades económicas, mismo que incrementara en virtud a la cantidad de turriles y frecuencia que solicite. Hecho que se da porque el responsable de elaborar los contratos no cumple con la tabla tarifaria en vigencia. Este hecho puede ocasionar un daño económico a la empresa. Recomendación: Se recomienda al Gerente General, instruir a la Jefatura de Servicios Especiales, cumplir con la tarifa establecida y aprobada. 7.4. Depósitos inoportunos de recaudaciones Las recaudaciones de efectivo originadas en la venta de servicios especiales, no son depositadas dentro de las 24 horas posteriores al día de recaudación. Se identificó los siguientes casos: Página 5
Nº de Factura Fecha de Emisión Bs Fecha de Deposito Nombre del Cobrador 99991 9-ene-13 320,00 16-may-13 Alberto Tordoya 99992 9-ene-13 240,00 16-may-13 Alberto Tordoya 102001 11-mar-13 480,00 5-sep-13 Alberto Tordoya 102002 11-mar-13 480,00 5-sep-13 Alberto Tordoya 102117 13-mar-13 2.500,00 23-sep-13 Alberto Tordoya 102118 13-mar-13 500,00 23-sep-13 Alberto Tordoya 102287 15-mar-13 360,00 19-sep-13 Alberto Tordoya 102288 15-mar-13 480,00 12-sep-13 Alberto Tordoya 107471 8-jul-13 400,00 13-sep-13 Michael Zenteno 107738 11-jul-13 1000,00 25-sep-13 Michael Zenteno 107739 11-jul-13 1000,00 10-abr-13 Michael Zenteno 109720 20-ago-13 1000,00 25-oct-13 Michael Zenteno 109126 13-ago-13 1400,00 3-sep-13 Carlos León Escudero 109132 13-ago-13 350,00 2-oct-13 Carlos León Escudero 109136 13-ago-13 800,00 10-sep-13 Carlos León Escudero 108453 26-jul-13 1445,00 2-sep-13 José Luis Cossío 108683 1-ago-13 1445,00 23-sep-13 José Luis Cossío 108684 1-ago-13 5.920,50 14-ago-13 José Luis Cossío 100451 23-ene-13 360,00 30-ene-13 Rolando Garvizu 109965 22-ago-13 150,00 30-ene-13 Rolando Garvizu 109966 22-ago-13 210,00 30-ene-13 Rolando Garvizu 110620 29-ago-13 210,00 4-sep-13 Rolando Garvizu Total 21.050,50 El Reglamento Específico del Sistema de Tesorería y Crédito Público de EMSA, aprobado mediante la Resolución de Directorio Nº 022/2004 de 9 de julio de 2004, en su Artículo 29. El registro, uso de formularios y depósitos inmediatos e intactos de los ingresos; Indica. todo los ingresos de la empresa, deben ser registrados en el día, otorgando por cada operación un recibo oficial de la empresa que debe ser un formulario pre numerado de imprenta que contenga la información necesaria para su identificación, clasificación y registro contable dentro de las 24 horas de recibido. Igualmente los ingresos del día deben depositarse total e íntegramente en las cuentas fiscales autorizadas de la empresa, en un plazo de 24 horas. Hecho que se da por incumplimiento al Reglamento Especifico mencionado, que puede ocasionar uso indebido de recursos y daño económico a la Institución. Página 6
Recomendación 4 Se recomienda a su Autoridad: 1. Instruir a la Jefatura de Servicios Especiales que los ingresos del día deben depositarse total e íntegramente en la cuenta fiscal de la empresa, en un plazo de 24 horas. 2. Remitir el presente informe y sus documentos de respaldo a la Autoridad Sumariante para el respectivo proceso interno, por transgresión al Reglamento Específico del Sistema de Tesorería y Crédito Público, en contra de: Alberto German Tordoya Rojas, Michael Zenteno Villarroel, José Luis Cossío Barrientos, Rolando Claudio Garvizu Medrano y Carlos Arturo León Escudero todos con el cargo de Vendedores-Cobradores. 7.5. Falta de una Caja Cobradora Por todas las actividades que realiza la Jefatura de Servicios Especiales como unidad recaudadora de la empresa realiza contratos, facturación y cobros, pero no cuenta con una caja cobradora, los cobros se realizan por el Auxiliar de Oficina, por la Secretaria o por otro funcionario. El reglamento específico de tesorería y crédito público aprobado mediante Resolución de Directorio. N 022/2004 de 9 de julio de 2004, Capitulo II Organización y Responsabilidades, Nivel Ejecutivo inciso d) Aprobar el manual de procedimientos y reglamentos adicionales para el funcionamiento de Caja General, Caja Chica, Fondo Rotativo y otros que necesiten ser reglamentados. Hecho que se da por falta de un Manual de Procedimientos y Funciones, ocasionando que algunos funcionarios realicen funciones que no les corresponde. Recomendación 5 Se recomienda a su autoridad habilitar un funcionario(a) que realice prioritariamente la función de cobros y depósitos de las recaudaciones diarias. 7.6 Irregularidades en Depósitos Bancarios Durante la revisión se evidenció que hubo irregularidades en los depósitos realizados por algunos cobradores en la Cuenta Bancaria la empresa, se identificó los siguientes casos: Página 7
N DE DETALLE DE RECAUDACIÓN MONTO TOTAL SEG. FACTURA MONTO TOTAL DEPOSITADO EN CTA DE EMSA RESPONSABLE OBSERVACIONES 1472/2013 40.076 40.000 Walter Torres Terrazas Se depositó con un faltante de Bs. 76.- 1504/2013 545 770 Michael Zenteno Villarroel Se depositó con un sobrante de Bs. 225.- 1511/2013 750 CHEQUE RECHAZADO Carlos León Escudero Rechazado por falta de fondos, caso que es de conocimiento del cobrador y la Jefa de SSEE. 1615/2013 4.330 0,00 Carlos León Escudero 1620/2013 2.450 0,00 Carlos León Escudero Se realizó un depósito a la cuenta N 6232354 de Montaño Ríos Mario y no así a cuenta de la Empresa Se realizó un depósito a la cuenta N 6232354 de Montaño Ríos Mario y no así a cuenta de la Empresa 1621/2013 6.820 6.920 Alberto Tordoya Rojas Se depositó con sobrante de Bs. 100.- Según el manual de funciones de EMSA aprobado por Resolución de Directorio Nº 017/2012 del 21 de diciembre del 2012, punto 3 indica: Que el vendedor-cobrador deberá realizar los cobros a los clientes mediante facturas y realizar depósitos en forma diaria a la cuenta bancaria de la Empresa. Hecho que se da por un errores de los cobradores del supervisor de ventas y cobranzas y de la Jefe de esta unidad. Este hecho puede ocasionar que los saldos en la cuenta Venta de Bienes y Servicios no sea confiable y ocasionar daño económico a la Institución. Recomendación 6 Se recomienda a Gerencia General, instruir a la Jefatura de Servicios Especiales cumplir con el Manual de Funciones de la empresa. 8. Comentarios de la Administración El contenido del presente informe fue analizado y discutido el 26 de diciembre de 2013 con el Gerente General, Asesor Legal, Jefa de la Jefatura de Servicios Especiales, quienes Página 8
manifestaron su predisposición de adoptar medidas tendientes a subsanar las deficiencias observadas. 9. CONCLUSION Como resultado de la Auditoría Especial de ingresos por cobertura de servicios especiales, gestión 2012 y el periodo enero a septiembre de 2013, de la Empresa Municipal de Servicios de Aseo-EMSA, concluimos que: a. La Jefatura de Servicios Especiales no ha cumplido con disposiciones legales en el proceso de ejecución de ingresos, gestión 2012 y el periodo enero a septiembre de 2013. b. Los ingresos facturados y cobrados por cobertura de servicios especiales, realizados en la gestión 2012 y el periodo enero a septiembre de 2013, no fueron depositados en su integridad en la Cta. Bancaria de EMSA. 10. RECOMENDACIONES Según Resolución N CGR. 1/010, de 25/03/1997, La entidad auditada, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de aceptación de las recomendaciones, presentará a la Unidad de Auditoría Interna un cronograma de implantación de las mismas, asignando las responsabilidades correspondientes para cada una de ellas, de manera que constituya una base referencial para que dicha Unidad efectúe el seguimiento respectivo al cumplimiento de todas las recomendaciones. Lic. Aud. Juan Carlos Ossio R. AUDITOR INTERNO EMSA Reg. Prof. CAUB-1452 CDA-EE-90 Página 9