Anuncio de liberación de la versión 3 del CRM Pro

CRM Pro Anuncio de liberación de la versión 3 Este documento tiene el objetivo de describir las nuevas funcionalidades contenidas en la versión 3 del CRM Pro VER-3.0.0.0 Anuncio de liberación Clientes para Siempre/Alliance 13/12/2012

Contenido Acerca de la versión 3 de CRM Pro... 4 Semáforo que evalúa la calidad del seguimiento a los prospectos... 4 Evaluaciones del seguimiento a prospecto... 5 Prospección... 5 Prospección sin atender... 5 Prospección rezagada... 5 Prospecto vencido... 5 Prospecto inválido... 6 Ofrecimiento... 6 Ofrecimiento sin atender... 6 Ofrecimiento rezagado... 6 Ofrecimiento vencido... 7 Ofrecimiento inválido... 7 Diferido... 7 Diferido en tiempo... 7 Diferido vencido... 7 Diferido inválido... 8 Oportunidad... 8 Oportunidad vencida... 8 Oportunidad inválida... 8 Pedido... 8 Pedido vencido... 9 Venta... 9 Postventa... 9 Descartado... 9 Perdido... 9 Realización de demo... 10 Reasignado... 10 Cumpleaños... 10 Dónde ver el semáforo de seguimiento del prospecto... 11 Nuevas categorías de actividades y sus íconos... 11 Dónde los iconos de categorías y tipos de actividades... 13 Provisión de prospectos a 3, 6 y más de 6 meses (termómetro)... 14 Dónde ver el termómetro del prospecto... 15

Buscar los prospectos según su termómetro... 16 Indicador de provisión de prospectos... 17 Avisos de privacidad de datos personales... 18 Operación sugerida... 18 Tomar en cuanta... 18 Captura de los textos para aceptación o rechazo del uso de datos personales... 19 Generación del aviso de privacidad para un cliente... 22 Negociaciones Diferidas... 26 Validación de RFC y Fecha de nacimiento... 27

Acerca de la versión 3 de CRM Pro CRM Pro ahora incluye una serie de funcionalidades muy interesantes que apoyarán al usuario a realizar sus tareas cotidianas y le ofrecerán más puntos de control e indicadores. A continuación encontrará la descripción de las nuevas funcionalidades de CRM Pro, esperamos le sean de mucha utilidad. Semáforo que evalúa la calidad del seguimiento a los prospectos La situación actual de cada prospecto se puede conocer muy fácilmente en CRM Pro analizando el estatus del ciclo de la venta, pero éste indicador refleja únicamente el punto de vista del vendedor respecto al avance de la negociación, Hera necesario entonces ofrecer un punto de vista diferente sobre el prospecto y la negociación. Adicionalmente los prospectos se rezagaban o eran olvidados por los vendedores, no había mecanismos en el sistema que nos permitieran identificarlos y actuar en consecuencia. Esa es la principal razón por la que CRM Pro cuenta a partir de la versión 3 con una clasificación que evalúa mediante un semáforo (verde / amarillo / rojo) la calidad del seguimiento en cada una de las etapas (estatus) para cada prospecto. Al finalizar el día de trabajo después de que los usuarios realicen todas sus actividades cotidianas (registrando prospecto, cotizándoles, generando y respondiendo actividades, etc.) el sistema generará automáticamente la evaluación de cada prospecto tomando en cuenta: el estatus actual; la fecha esperada de cierre (30 días después de la fecha de inicio ampliada según los cambios de estatus); si hay o no actividades programadas; fecha de re-contacto para las negociaciones diferidas; fecha de promesa de cierre para las negociaciones calientes; fecha de la venta; fecha de entrega; entre otros criterios. Este proceso de clasificación entrará todos los días por la noche. Esta evaluación está directamente relacionada con otra nueva funcionalidad del CRM Pro denominada Plan de Seguimiento, esto significa que el sistema será capaz de programar automáticamente actividades para el vendedor (u otros roles de usuarios) cuando la propia evaluación que realizó del prospecto le indique hace falta generar dichas actividades. Así mismo será capaz de programar el envío una serie de correos electrónicos predefinidos y diseñados para mantener el contacto con sus prospectos en cada una de las etapas del ciclo de la venta. El Plan de Seguimiento estará des-habilitado por default para todas las empresas ya que requiere de una capacitación adicional donde se establecerán las configuraciones que más se adecuen a sus necesidades. Por favor entre en contacto con el área de consultoría de CRM Pro para programar una sesión sobre el Plan de Seguimiento. 4

Evaluaciones del seguimiento a prospecto En seguida encontrará una descripción de cada una de las evaluaciones que el sistema podría utilizar para clasificar a sus prospectos y los criterios que utilizará para establecer dichas evaluaciones: Prospección Objetivo: Identificar el alta de prospecto para iniciar un ciclo de ventas. o Prospectos dados de alta en la fecha actual. o Con ciclo de ventas iniciado en la fecha actual. o Con estatus entre prospección y ofrecimiento. Prospección sin atender Objetivo: Alertar si no hay actividades en los primeros días del ciclo de venta (3 días). o Prospectos con estatus entre prospección y ofrecimiento. o Con ciclo de ventas iniciado 3 días atrás (10% del lapso del ciclo de la venta). o Sin actividades programadas entre en la fecha actual y la fecha esperada de cierre. o Sin cotizaciones. Prospección rezagada Objetivo: Alertar si el prospecto no ha cambiado de estatus a la mitad del ciclo de la venta (15 días). o Prospectos con estatus entre prospección y ofrecimiento. o Con ciclo de ventas iniciado desde hace 15 días (50% del lapso del ciclo de la venta). o Sin cotizaciones. Prospecto vencido Objetivo: Alertar si el prospecto no ha cambiado de estatus y el lapso del ciclo de la venta concluyó (30 días). o Prospectos con estatus entre prospección y ofrecimiento. o Con fecha esperada de cierre en la fecha actual (100% del lapso del ciclo de la venta). o Sin cotizaciones. 5

Prospecto inválido Objetivo: Alertar si el prospecto no ha cambiado de estatus y el lapso del ciclo de la venta concluyó hace una vez el mismo lapso (2 meses). o Prospectos con estatus entre prospección y ofrecimiento. o Con fecha esperada de cierre vencida hace 30 días respecto a la fecha actual (200% del lapso del ciclo de la venta). o Sin cotizaciones. Ofrecimiento Objetivo: Identificar el cambio de estatus a ofrecimiento. o Prospectos con estatus entre prospección y ofrecimiento. o Con cambio de estatus en la fecha actual. o Con una o más cotizaciones. Ofrecimiento sin atender Objetivo: Alertar si no hay actividades en los primeros días del ciclo de venta (3 días). o Prospectos con estatus entre prospección y ofrecimiento. o Con ciclo de ventas iniciado 3 días atrás (10% del lapso del ciclo de la venta). o Sin actividades programadas entre en la fecha actual y la fecha esperada de cierre. o Con una o más cotizaciones. Ofrecimiento rezagado Objetivo: Alertar si el prospecto no ha cambiado de estatus a la mitad del ciclo de la venta (15 días). o Prospectos con estatus entre prospección y ofrecimiento. o Con ciclo de ventas iniciado desde hace 15 días (50% del lapso del ciclo de la venta). o Con una o más cotizaciones. 6

Ofrecimiento vencido Objetivo: Alertar si el prospecto no ha cambiado de estatus y el lapso del ciclo de la venta concluyó (30 días). o Prospectos con estatus entre prospección y ofrecimiento. o Con fecha esperada de cierre en la fecha actual (100% del lapso del ciclo de la venta). o Con una o más cotizaciones. Ofrecimiento inválido Objetivo: Alertar si el prospecto no ha cambiado de estatus y el lapso del ciclo de la venta concluyó hace una vez el mismo lapso (2 meses). o Prospectos con estatus entre prospección y ofrecimiento. o Con fecha esperada de cierre vencida hace 30 días respecto a la fecha actual (200% del lapso del ciclo de la venta). o Con una o más cotizaciones. Diferido Objetivo: Identificar el cambio de estatus a negociación diferida. o Prospectos con estatus de negociación diferida. o Con cambio de estatus en la fecha actual. Diferido en tiempo Objetivo: Alertar si el diferido alcanzó la fecha de re-contacto (actividad de re-contacto). o Prospectos con estatus de negociación diferida. o Fecha de re-contacto (nueva fecha esperada de cierre menos una vez el lapso del ciclo de la venta) en la fecha actual. Diferido vencido Objetivo: Alertar si el prospecto no ha cambiado de estatus y el diferido alcanzó la fecha esperada de cierre (fecha de re-contacto más una vez el lapso de ciclo de ventas, 30 días). o Prospectos con estatus entre prospección y ofrecimiento. o Fecha esperada de cierre en la fecha actual. 7

Diferido inválido Objetivo: Alertar si el prospecto no ha cambiado de estatus y el lapso del ciclo de la venta concluyó hace una vez el mismo lapso (2 meses). o Prospectos con estatus de negociación diferida. o Con fecha esperada de cierre vencida hace 30 días respecto a la fecha actual (200% del lapso del ciclo de la venta). Oportunidad Objetivo: Identificar el cambio de estatus a oportunidad. o Prospectos con estatus de negociación caliente. o Con cambio de estatus en la fecha actual. o Con una oportunidad con fecha esperada de cierre menor a la fecha actual. Oportunidad vencida Objetivo: Alertar si el prospecto no avanzó de estatus y se alcanzó la fecha de promesa de cierre. o Prospectos con estatus de negociación caliente. o Con una oportunidad con fecha esperada de cierre en la fecha actual. Oportunidad inválida Objetivo: Alertar si el prospecto no avanzó de estatus y se alcanzó la fecha esperada de cierre (fecha de promesa de cierre más una vez el lapso del ciclo de la venta) o Prospectos con estatus de negociación caliente. o Con fecha esperada de cierre vencida en la fecha actual (una vez el lapso del ciclo de la venta después de la fecha de promesa de cierre). Pedido Objetivo: Identificar el cambio de estatus a pre-pedido. o Prospectos con estatus de pre-pedido. o Con cambio de estatus en la fecha actual. o Con un pre-pedido vigente. 8

Pedido vencido Objetivo: Alertar si el prospecto no avanzó de estatus y se alcanzó la fecha esperada de cierre (fecha de promesa de cierre más una vez el lapso del ciclo de la venta). o Prospectos con estatus de pre-pedido. o Fecha esperada de cierre en la fecha actual. o Con un pre-pedido vigente. Venta Objetivo: Identificar la venta de una unidad. Criterios: o Prospectos con una venta vigente (no cancelada) o Con fecha de la venta en la fecha actual. Acciones: Se aplicará la evaluación al prospecto y pueden programar actividades y envíos Postventa Objetivo: Identificar la entrega de una unidad (inicio de la postventa). o Prospectos con una venta vigente (no cancelada) o Con fecha de entrega en la fecha actual o fecha de cambio de estatus a post-venta en la fecha actual. Descartado Objetivo: Identificar el cambio de estatus a descartado (preguntón, mystery shopper). o Prospectos con estatus entre preguntón y mystery shopper. o Con fecha de cambio de estatus en la fecha actual. Perdido Objetivo: Identificar el cambio de estatus a perdido (venta perdida). o Prospectos con una venta perdida en la fecha actual. 9

Realización de demo Objetivo: Identificar si el prospecto realizó una prueba de manejo. o Prospectos con una prueba de manejo realizada (no programada ni emitida, tiene que ser realizada) en la fecha actual. Acciones: No se aplicará la evaluación al prospecto, pero sí se pueden programar actividades y envíos Reasignado Objetivo: Identificar la re-asignación de un prospecto a otro vendedor. o Prospectos con un ciclo de ventas iniciado en la fecha actual, por reasignación de vendedor y en estatus: prospección, ofrecimiento, negocia diferida, negociación caliente, pedido, venta o post-venta. Acciones: No se aplicará la evaluación al prospecto, pero sí se pueden programar actividades y envíos Cumpleaños Objetivo: Identificar el cumpleaños del cliente. o Prospectos con al menos una venta registrada. o Cuya fecha de nacimiento sea al día siguiente a la fecha actual Acciones: No se aplicará la evaluación al prospecto, pero sí se pueden programar actividades y envíos 10

Dónde ver el semáforo de seguimiento del prospecto Para ver la evaluación para cada prospecto deberá entra a la pantalla de consulta, en la parte superior del recuadro con los datos del ciclo de la venta, aparecerá icono verde, amarillo o rojo seguido de la evaluación del sistema: Si coloca el puntero de ratón sobre el icono con el semáforo, se mostrará la descripción con el objetivo de la evaluación. Nuevas categorías de actividades y sus íconos Dentro de las tareas que desempeñará el Plan de Seguimiento se generarán automáticamente actividades (e inclusive envíos correos electrónicos) dependiendo de la evaluación obtenida por el sistema y las configuraciones del propio plan de seguimiento. Por ese motivo fue necesario agregar nuevas categorías de actividades y actualizar los íconos de las ya existentes para que sean más fáciles de identificar. 11

La nueva lista clasificaciones de actividades según el tipo a continuación: Tipo: Citas o Trabajo o Personal o Demo (Prueba de manejo) o Entrega de vehículo o Cita de servicio o Postventa Tipo: Llamadas o Preventa o Postventa o Trabajo o Seguimiento o Calidad o Rescate o Seguros o Renovación o Recompra o Servicio o Cumpleaños Tipo: Tareas o Entrega de documentación para financiamiento o Entrega de documentación para seguro o De sistema Tipo: Correos o Postventa o Seguimiento o Calidad o Rescate o Seguros o Renovación o Recompra o Servicio o Cumpleaños 12

Recuerde que todas las actividades también cuentan con un tipo de actividad que puede ser alguno de los siguientes: Cita Llamada Tarea Correo Dónde los iconos de categorías y tipos de actividades La categoría y tipo de actividad son asignados automáticamente al seleccionar la actividad base en la captura de las mismas. De esta manera no necesita indicar manualmente estos dos datos: En todas las listas que muestran actividades en el sistema el icono que verá es el correspondiente a la clasificación de la misma: 13

Provisión de prospectos a 3, 6 y más de 6 meses (termómetro) La provisión de prospectos es un mecanismo que permite identificar a los prospectos que actualmente están fuera del ciclo de la venta pero que son potenciales compradores a corto, mediano y largo plazo. Cada prospecto será clasificado mediante un indicador de termómetro que permitirá conocer si el prospecto está preparado para iniciar o continuar su ciclo de ventas según la fecha en la que se espera pueda cerrarse (fecha esperada de cierre). El termómetro puede indicar: Fríos: fecha esperada de cierre con más de 6 meses a partir de la fecha actual. Tibios: fecha esperada de cierre entre 4 y seis meses a partir de la fecha actual. Calientes: fecha esperada de cierre en 90 días a partir de la fecha actual. Venció: fecha esperada de cierre vencida en relación a la fecha actual. Los prospectos que interesan para la provisión son aquellos con un ciclo de ventas en estatus: Negociaciones diferidas: La fecha esperada de cierre será la fecha de la actividad de re-contacto más una vez el lapso del ciclo de la venta (30 días). Venta: La fecha esperada de cierre será la fecha de la venta más una vez el lapso de recompra (3 años). Postventa: La fecha esperada de cierre será la fecha de la venta más una vez el lapso de re-compra (3 años). Cartera: La fecha esperada de cierre será la fecha de captura más una vez el lapso de re-contacto (1 año). Estos son los prospectos que deberá tener en cuenta para su provisión ya que son los potenciales compradores a corto, mediano y largo plazo. El resto de los prospectos que tengan un ciclo de ventas activo, también serán clasificados con su termómetro, pero generalmente estarán calientes o vencidos dado que el lapso del ciclo de la venta dura 30 días. Estos prospectos no son los relevantes para conocer la provisión de prospecto dado que ya los está trabajando. 14

Dónde ver el termómetro del prospecto Para ver el termómetro del prospecto deberá entra a la pantalla de consulta, en la parte superior del recuadro con los datos del ciclo de la venta, aparecerá el icono del termómetro después de la evaluación del sistema: Si coloca el puntero de ratón sobre el icono con el termómetro, se mostrará la descripción del mismo. 15

Buscar los prospectos según su termómetro El árbol del buscador de contratos ahora incluye una rama para encontrar rápidamente los prospectos según su termómetro. Recuerde que aunque en la consulta de cualquier contacto el sistema mostrará su termómetro, el buscador únicamente encontrará aquellos prospectos que son relevantes para la provisión (aquellos en estatus de negociación diferida, venta, postventa o cartera). Haga clic en la rama del árbol según el termómetro que desee. Si tiene los derechos para ver la prospección de otros usuarios, aparecerá la lista donde podrá seleccionar si desea ver los prospectos de un usuario, grupo o fuerza de ventas: Si coloca el puntero de ratón sobre el icono con el termómetro, se mostrará la descripción del mismo. 16

Indicador de provisión de prospectos Para complementar la estrategia de provisión de prospectos, se agregó un indicador más denominado Provisión de prospectos. Éste nuevo reporte tiene el objetivo de obtener una proyección de la provisión de prospectos según su termómetro. Recuerde que únicamente encontrará aquellos prospectos que son relevantes para la provisión (en estatus de negociación diferida, venta, postventa o cartera). La descripción de cada indicador a continuación. Grupo Indicador Nombre Descripción Calientes Tibios Fríos Vencidos Negociación Diferida Venta/Postventa Cartera Total Negociación Diferida Venta/Postventa Cartera Total Negociación Diferida Venta/Postventa Cartera Total Negociación Diferida Venta/Postventa Cartera Total Prospectos Calientes en Negociación Diferida Prospectos Calientes en Venta/Postventa Prospectos Calientes en Cartera Total de Prospectos Calientes Prospectos Tibios en Negociación Diferida Prospectos Tibios en Venta/Postventa Prospectos Tibios en Cartera Total de Prospectos Tibios Prospectos Fríos en Negociación Diferida Prospectos Fríos en Venta/Postventa Prospectos Fríos en Cartera Total de Prospectos Fríos Prospectos Vencidos en Negociación Diferida Prospectos Vencidos en Venta/Postventa Prospectos Vencidos en Cartera Total de Prospectos Vencidos Prospectos en Negociación Diferida con fecha esperada de cierre en 90 días o menos Prospectos en Venta/Postventa con fecha esperada de cierre en 90 días o menos Prospectos en Cartera con fecha esperada de cierre en 90 días o menos Prospectos en Negociación Diferida, Venta/Postventa y Cartera con fecha esperada de cierre en 90 días o menos Prospectos en Negociación Diferida con fecha esperada de cierre entre 4 y 6 meses Prospectos en Venta/Postventa con fecha esperada de cierre entre 4 y 6 meses Prospectos en Cartera con fecha esperada de cierre entre 4 y 6 meses Prospectos en Negociación Diferida, Venta/Postventa y Cartera con fecha esperada de cierre entre 4 y 6 meses Prospectos en Negociación Diferida con fecha esperada de cierre en más de 6 meses Prospectos en Venta/Postventa con fecha esperada de cierre en más de 6 meses Prospectos en Cartera con fecha esperada de cierre en más de 6 meses Prospectos en Negociación Diferida, Venta/Postventa y Cartera con fecha esperada de cierre en más de 6 meses Prospectos en Negociación Diferida con fecha esperada de cierre vencida Prospectos en Venta/Postventa con fecha esperada de cierre ya vencida Prospectos en Cartera con fecha esperada de cierre en más ya vencida Prospectos en Negociación Diferida, Venta/Postventa y Cartera con fecha esperada vencida 17

Avisos de privacidad de datos personales En cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos, el sistema ahora incluye la funcionalidad para generar el Aviso de Privacidad, para que mediante la firma del mismo el cliente determine el tratamiento de sus datos personales y se registre en el sistema. El proceso para operar esta funcionalidad queda estrictamente a cargo del responsable de la protección de datos personales de su empresa. Operación sugerida 1. El sistema ahora provee la funcionalidad para generar un documento que deberá ser impreso solo a petición del cliente, este aviso de privacidad de datos personales puede generarse entrando a la pantalla de consulta del cliente. Sugerimos hacer mucho énfasis con los usuarios para que no utilicen esta funcionalidad como una encuesta o pregunta obligada a los clientes, tan solo para los cuales expresamente pidan que sus datos personales no sean proporcionados o utilizados para otros fines que no sean la actividad comercial que se está iniciando. Los clientes que no se expresen ese sentido y considerando que deben existir avisos o letreros expuestos en la empresa en donde se les notifica a los clientes sobre la finalidad de la utilización de sus datos personales, estarán expresando de modo tácito su aceptación. 2. En los casos en los que se genere un aviso de privacidad, deberá solicitarse la firma del cliente en el documento impreso. 3. El documento firmado deberá ser enviado al responsable de la protección de datos personales de su empresa para su conservación y también ser ingresado (subido) al sistema para su posterior consulta. Es importante resaltar que los usuarios tan solo podrán generar y subir el aviso al sistema, pero responsabilidad de conservarlo recae en el responsable de la protección de datos personales en su empresa. Tomar en cuanta Es importante mencionarle que si un cliente rechaza la utilización de datos personales, el sistema lo omitirá automáticamente de los envíos de correos electrónicos que se generen en el módulo del plan de seguimiento o en módulos futuros. Así mismo se aprovechó esta funcionalidad para dejar constancia de que un cliente no desea recibir más correos electrónicos generados por el sistema en el módulo del plan de seguimiento o en módulos futuros. 18

Captura de los textos para aceptación o rechazo del uso de datos personales Antes de que cualquier usuario pueda generar los avisos de privacidad para que el cliente los firme, se deberán capturar los textos de cada aviso: el de aceptación o no aceptación de la utilización de los datos personales. Esta tarea recaerá en un usuario con rol de gerente. Para capturar los textos de los avisos de privacidad de datos personales deberá entrar a la opción Avisos de privacidad de datos en el grupo Opciones del menú del sistema. Si es la primera vez que entra a esta opción, el sistema generará los textos para cada aviso tomando los predefinidos del sistema y le mostrará el siguiente mensaje: Haga clic en el botón para cerrar el mensaje y poder modificar los textos. Es importante que tome en cuenta que los textos predefinidos son únicamente un modelo a seguir y que no deberá utilizarlos. Los textos definitivos son deberá redactarlos el responsable de datos personales de su empresa o de quien se designe para tales efectos. 19

La pantalla de captura mostrará en el encabezado el nombre del distribuidor para el que aplicarán los avisos. Abajo una tabla con la carta de Sí aceptación seguida de la carta de No aceptación del aviso de privacidad de datos personales, en ambos casos también mostrará el nombre del usuario que los capturó y la fecha hora de la última modificación: En la parte inferior aparecerá una leyenda indicándole que deberá respetar las expresiones que serán sustituidas por los datos al momento de generar los avisos, por ejemplo: escriba la expresión {ClienteNombre} para que al momento de generar el aviso el sistema sustituya dicha expresión con el nombre del cliente: 20

Los cuadros que permiten modificar los avisos le permiten puede indicar tipos de letras, colores, estilos, tablas, imágenes, etc. utilizando las barras de herramientas (son editores de HTML). Realice las modificaciones en modo de diseño (Desine) y corrobore el resultado en la de vista preliminar (Previwe): desee. Si tiene conocimientos de HTML puede utilizar el modo HTML para realizar los ajustes que Al finalizar la captura o modificación de los textos de los avisos de privacidad de datos, haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la pantalla, se almacenarán los textos capturados y re-fresará la página mostrándolos nuevamente para su edición. 21

Generación del aviso de privacidad para un cliente Para generar el documento con el aviso aceptando o rechazo el uso de los datos personales del cliente, entre a la pantalla de consulta de consulta del cliente, debajo del recuadro con las cuentas relacionadas para el contacto, verá un nuevo recuadro con el estatus del aviso de privacidad para el cliente: Haga clic en el botón (más) para generar el aviso de privacidad de datos, si recibe el siguiente mensaje, deberá solicitar al responsable de datos personales de su empresa que capture los textos de los avisos de privacidad de datos personales para poder generarlos: Hasta que se realice dicha captura no podrá generar ningún aviso de privacidad de datos personales y la forma de captura aparecerá des-habilitada. 22

Si los textos de los avisos fueron capturados, se mostrará un resumen con los registros de avisos de privacidad (o de que no desea recibir más correos electrónicos generados por los módulos del sistema) y en la parte superior las opciones para generar el aviso de privacidad o las constancias de que no desea recibir correos generados por alguno de los módulos del sistema. botón Si desea mostrarle al cliente los textos con los avisos que deberá firmar, haca clic en el en la parte superior de la ventana. Seleccione el tipo de registro que desea generar, para aceptar o no el aviso de privacidad seleccione Aviso de privacidad, para alguna de las constancias, seleccione la más adecuada. Posteriormente seleccione si al cliente acepta o no acepta y haga clic en el botón Agregar. Una vez agregado un registro no puede ser modificado, solamente puede subir el documento. Pero si puede agregar otro registro. El sistema agregará el registro en la lista inferior y le mostrará el texto con el aviso de privacidad y los datos del cliente. Imprima el documento y déselo al cliente para que lo firme. 23

Nota: El sistema púnicamente generará un documento para su impresión cuando se trate de aviso de privacidad de datos, cuanto se trate de constancias no se generará ningún documento. Una vez que tenga el documento firmado deberá escanearlo para poder subirlo al sistema para su posterior consulta. Para realizar esto deberá hacer clic en el botón correspondiente al registro del aviso que desea subir, se mostrarán las opciones para subir el archivo con el documento escaneado: Haga clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo en su computadora con el documento escaneado, tome en cuenta los formatos y tamaños de archivos soportados por el sistema. Haga clic en el botón actualizar para subir el archivo. Se mostrará una barra de progreso y cuando el archivo se logre subir correctamente se refrescará la pantalla de consulta del contacto completamente. Recuerde que si sube archivos muy grandes el sistema podrá tardar algún tiempo en completar la carga del archivo: 24

Podrá ver que en la pantalla de consulta del contacto aparecerá únicamente el último registro (que es el vigente) con el estatus de la aceptación o no del aviso de privacidad de datos personales. Si desea ver todo el historial haga clic nuevamente en el botón (más). Nota: Recuerde que deberá entregar el documento firmado por el cliente al responsable de la protección de datos personales de su empresa para su conservación. 25

Negociaciones Diferidas El estatus de negociación diferida (también denominado negociación pospuesta) tiene el objetivo suspender el proceso de la venta hasta una fecha determinada en la cual el propio prospecto con indique que lo re-contactemos, pero no se contaba con un mecanismo para identificar precisamente la fecha en la que deberemos contactar nuevamente al prospecto. Por esa razón el sistema ahora validará que el prospecto cuente con una actividad programada después de una vez el lapso del ciclo de la venta (30 días) para poder permitirle realizar el cambio a este estatus. Si el prospecto no cuenta con dicha actividad, le solicitará que la programe. 26

Validación de RFC y Fecha de nacimiento El sistema ahora realizará una validación completa del R.F.C. al momento de capturarlo con las siguientes reglas: Si es un contacto (persona física): o Debe iniciar con 4 letras mayúsculas correspondientes al apellido paterno, materno y primero nombre del contacto. o Seguido de 4 números que representan la fecha de nacimiento de la persona en formato AAMMDD (Año, Mes, Día). o Puede usar el R.F.C. genérico: XAXX010101000 o para extranjeros: XEXX010101000. Si es una cuenta (persona moral): o Debe iniciar con 3 letras mayúsculas correspondientes al nombre de la empresa. o Seguido de 4 números que representan la fecha de registro de la empresa en formato AAMMDD (Año, Mes, Día). o Puede usar el R.F.C. genérico: XAXX010101000 o para extranjeros: XEXX010101000. Como una funcionalidad adicional si captura el R.F.C. de una persona física el sistema se encargará de registrar automáticamente la fecha de nacimiento del prospecto tomándola de la fecha capturada en el R.F.C. 27