Control de notas USO ACADÉMICO DE HOJAS ELECTRÓNICAS Segunda Sesión El portal académico nos permite ingresar las notas de nuestros estudiantes y tenemos la facilidad de que podemos exportar las notas a Excel o incluso podemos importar las notas de Excel al portal. Para exportar notas del portal, ingresamos a las notas y buscamos la opción Exportar, nos preguntará que en qué formato queremos exportarlas, entonces escogemos Excel y presionamos el botón Exportar notas. Para importar notas, de Excel al portal académico, debemos tener 2 datos, escritos es 2 columnas seguidas: el número de carné de los estudiantes, precedido por la palabra est y el valor de la nota que queremos importar. Luego, guardamos el archivo como CSV (delimitado por comas), y nos vamos al portal académico.
Estando allí, buscamos la opción Importar, escogemos el archivo y automáticamente nuestras notas estarán subidas. Fórmulas Una de las bondades de Excel es que nos permite hacer cálculos matemáticos o estadísticos de una forma fácil y rápida. Cuando queremos colocar una fórmula, debemos recordar que lo primero que debemos hacer es escribir un signo igual (=) y con esto automáticamente Excel reconocerá que queremos crear una fórmula. SUGERENCIA: cuando trabajemos con fórmulas será más fácil si utilizamos el teclado numérico que está de lado derecho del teclado, porque no sólo tiene los números sino que también los signos de las operaciones básicas: +, -, * y /. Cuando tenemos pocos datos, podremos crear la fórmula manualmente. Por ejemplo, queremos sumar 3 tareas de los estudiantes. Entonces me coloco en la celda donde quiero el resultado, escribo el signo igual, marco el primer dato, escribo el signo +, marco el segundo dato, seguido del signo + y marco el tercer dato, luego presiono la tecla Enter y listo! ya tendremos el resultado de la suma de las tareas.
Al terminar con la primera suma, podemos utilizar la función del autorrelleno y copiamos la fórmula a las demás celdas donde queremos la suma total, automáticamente tendremos la suma en todas las celdas. La creación de fórmulas de pocos datos y de las operaciones básicas tienen el mismo procedimiento anterior. Pero cuando tenemos varios datos, por ejemplo si tuviéramos que sumar 35 celdas, si lo hacemos manualmente nos tomará mucho tiempo; por ello, solamente escribo el signo igual, escribo la palabra suma, abro un paréntesis, con el mouse marco todos los datos que quiero que sume, cierro el paréntesis y le doy un Enter, automáticamente tendré el resultado de esa suma. Funciones Cuando quiero realizar alguna operación distinta a las operaciones básicas, necesito incluir funciones, que son fórmulas ya establecidas en Excel. Para ello, buscamos la tercera pestaña que dice Fórmulas y allí escogemos Insertar función.
Nosotros podemos escoger la función que queremos, entre financieras, estadísticas y matemáticas, por ejemplo. Otra opción para realizar cálculos de forma rápida es el botón de autosuma, donde podemos sumar, sacar promedio, contar números, o ver los datos máximo y mínimo. Para ello, me coloco en la celda donde quiero obtener el resultado, presiono el botón de autosuma, selecciono la operación que deseo y automáticamente obtenemos el resultado.
Bloquear celdas y proteger hoja Esta función nos ayuda a impedir que se modifiquen las celdas por error o por no tener permiso para hacerlo. Para bloquear celdas lo primero que debemos hacer es proteger la hoja. Para ello, nos vamos a la pestaña Revisar y buscamos la opción Proteger hoja. Aparece un cuadro, del cual debemos seleccionar Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas e incluso, si lo deseamos, podríamos agregar una contraseña para desproteger la hoja. Ahora que está protegida la hoja ya podemos bloquear celdas. Para ello, en la pestaña de Inicio, en la sección Fuente, damos click en la esquina inferior derecha (ver imagen).
Aparecerá un cuadro de diálogo y nos vamos a la pestaña Proteger. Allí marcamos el cuadro Bloqueada, y automáticamente bloqueará la celda que hayamos elegido, para que los datos que contenga no sean borrados ni modificados. Agregar filtros Los filtros nos permiten seleccionar los datos que correspondan con algún criterio. La primera opción que tenemos es para ordenar los datos, podemos ordenarlos alfabéticamente de forma ascendente o descendente, según lo necesitemos. Para ello, en la pestaña Inicio, buscamos en la esquina superior derecha de las herramientas de Excel, y encontraremos un ícono que dice Ordenar y filtrar, allí escogemos la opción que necesitamos, si Ordenar de la A a Z, o bien, Ordenar de Z a A.
Cuando yo quiero visualizar los datos solamente de uno o dos estudiantes, puedo utilizar el filtro. Para ello, marco todas las celdas que contienen los datos que quiero filtrar, presiono el botón Ordenar y filtrar, y allí escojo la opción Filtro. Cuando hago esto, automáticamente aparece una flechita sobre la primera celda y allí aparece el listado de apellidos. De la lista que me aparece, puedo seleccionar solamente los apellidos que me interesa que aparezcan en el listado, los demás datos los oculta.
También puedo utilizar la opción de Filtros de texto, donde puedo indicar cuáles son las condiciones que espero que se cumplan en un texto. Por ejemplo, si yo quiero que aparezcan solamente los alumnos con apellido Alfaro, selecciono la opción Comienza por y en el cuadro que me aparece, escribo Alfaro. Cuando le doy click en el botón Aceptar, me aparecerán solamente los estudiantes con apellido Alfaro.
Eliminar filtros Para quitar el filtro que estuvimos utilizando, nos vamos a la pestaña Datos y presionamos el botón Filtro, y automáticamente se elimina el filtro. Insertar gráficos Otra de las bondades de Excel es que nos permite graficar los datos que tenemos. Para ello, nos vamos a la pestaña Insertar y allí encontraremos varias opciones para crear gráficos. Debemos seleccionar las celdas para las cuales queremos aplicar el gráfico, y luego escogemos el tipo de gráfico que queremos. Cuando presionamos un tipo determinado, nos mostrará las posibilidades de gráficos que existen.
Cuando seleccionamos el tipo de gráfica, automáticamente la crea en la hoja que tenemos. Otra opción es ver todos los tipos de gráficas que existen, antes de decidir qué tipo de gráfica queremos. Para ello, hacemos la misma operación anterior, pero escogemos Todos los tipos de gráfico Cambiar la ubicación de los gráficos Cuando queremos cambiar el lugar de nuestra gráfica, damos un click sobre la gráfica y la movemos para donde queremos. O bien, nos vamos a la pestaña de Diseño, y escogemos la última opción que es Mover gráfico.
Allí escogemos si lo queremos colocar en una Hoja nueva, que es en otro documento de Excel, o bien si lo queremos como Objeto en y lo coloca en el mismo documento que estamos trabajando, solamente debemos escoger si lo queremos en la misma hoja o en otra hoja de nuestro documento. Dar formato a los gráficos Dependiendo de nuestras necesidades, podemos cambiar la forma de presentación, ya sea por columnas o por filas. Para ello, nos vamos a la pestaña de diseño y allí escogemos el botón Cambiar entre columnas y filas. Podemos modificar los datos de nuestras gráficas, como el título o los ejes, y para ello buscamos la pestaña Presentación y escogemos la opción que necesitamos modificar.
En el caso del título, podemos pedirle que no le coloque título, que coloque el título superpuesto centrado o que coloque el título encima del gráfico. De igual forma podemos modificar los rótulos del eje, la leyenda, las etiquetas de datos, la tabla de datos, los ejes, las líneas de la cuadrícula y el área de trazado. También podemos modificar el formato de nuestras gráficas, para ello nos vamos a la última pestaña que es Formato y allí podremos modificar el relleno, el contorno y los efectos de la forma.