Bogotá, D.C., Versión 1.0 www.serviciocivil.gov.co Página 2 de 60
CONTENIDO CONTENIDO... 3 1. INTRODUCCION... 4 2. OBJETIVO DEL MANUAL... 5 3. COMPONENTES INSTITUCIONALES... 5 3.1. MISIÓN... 6 3.2. VISIÓN... 7 3.3. PRINCIPIOS Y VALORES:... 7 3.4. MAPA ESTRATEGICO... 7 3.5. MAPA DE PROCESOS... 8 3.6. GESTION DEL PROCESO... 11 4. CATALOGO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS... 13 4.1. PROCESOS ESTRATEGICOS... 13 4.2. PROCESOS MISIONALES... 14 4.3. PROCESOS DE APOYO... 14 4.4. PROCESOS DE EVALUACION Y CONROL... 17 5. REFERENCIAS NORMATIVAS... 17 6. ANEXOS... 22 6.1. Caracterización Gerencia Estratégica.... 22 6.2. Caracterización Sistemas de Gestión.... 25 6.3. Caracterización Gestión del Conocimiento.... 27 6.4. Caracterización Gestión de La comunicación.... 27 6.5. Caracterización Atención al Ciudadano.... 30 6.6. Caracterización Organización del Trabajo. EN ACTUALIZACION... 33 6.7. Caracterización Gestión y Desarrollo del Capital Humano.... 35 6.8. Caracterización Gestión del Talento Humano.... 35 6.9. Caracterización de Gestión de Recursos Físicos y Ambientales. En actualización... 39 6.10. Caracterización de Gestión Documental.... 41 6.11. Caracterización de Gestión de las TIC.... 44 6.12. Caracterización de Gestión Financiera. En Actualización... 47 6.13. Caracterización de Gestión Contractual.... 49 6.14. Caracterización de Gestión Jurídica.... 54 6.15. Caracterización de Control y Seguimiento.... 58 www.serviciocivil.gov.co Página 3 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO 1. INTRODUCCION El manual que se presenta a continuación es una recopilación de los Procesos y Procedimientos desplegados al interior del Distrital DASCD, los cuales fueron elaborados bajo los parámetros de la norma técnica distrital del Sistema Integrado de Gestión NTD-SIG-001-:2011 Decreto Distrital 652 de Diciembre 28 de 2011. Este documento le permitirá a usted como lector conocer sobre el funcionamiento administrativo a cargo del DASCD, su estructura organizacional y la forma de realizar actividades como el planear, el hacer, el actuar y el verificar, recogiendo de manera sucinta y sencilla el conjunto de pasos y principios en la gestión administrativa bajo los principios constitucionales de la administración pública. Para una mayor comprensión de este manual, se debe tener claridad sobre los siguientes aspectos: a. Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. b. Manual: Es la recopilación de procesos dentro de una organización. c. Procedimiento: El procedimiento se entiendo como la gestión del proceso o como el conjunto de pasos y principios, en la ejecución del proceso. El manual de procesos y procedimientos del DASCD, incluye también una serie de condiciones, políticas, normas y realidades que permiten el correcto funcionamiento de la entidad, reuniendo las normas básicas de funcionamiento institucional y la gestión organizacional, estableciendo las principales responsabilidades de los servidores públicos que trabajan en cada uno de los procesos y que permiten el cumplimiento de la Misión y de la Visión Institucional. Es importante resaltar que la no aplicación o el no cumplimiento de los manuales de procedimientos al interior de las entidades podría ocasionar el desconcierto de responsabilidades, la duplicidad de funciones, el abuso en la autoridad, o en casos extremos la irresponsabilidad de sus colaboradores por el desconocimiento del quehacer institucional, creando discrepancias o diferencias entre las áreas o dependencias por la simulación de trabajo o por la búsqueda de la máxima utilidad con un mínimo esfuerzo. La aplicación de los manuales permiten vigilar o controlar fácilmente cada una de las actividades desarrolladas en cada área, lo que permite tomar correctivas en el momento de presentarse una falla, porque se analizan uno a uno los pasos realizados y se corrige la falencia encontrada. Es así como este Manual es una guía para consultar el componente estratégico de la Entidad y el funcionamiento de cada uno de los procesos en procura del cumplimiento de la misión, de la visión y de las funcionalidades Distrital DASCD, y se espera que sea de gran utilidad en las labores que usted desempeña. www.serviciocivil.gov.co Página 4 de 60
2. OBJETIVO DEL MANUAL El presente Manual de Procesos y procedimientos, tiene como objetivo principal el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, mediante mecanismos de sensibilización, que se solidifica como una herramienta de trabajo que contribuye al cumplimiento eficaz, eficiente y efectivo de la misión, políticas, objetivos de la entidad. Los procesos y procedimiento son un conjunto de actividades, responsabilidades y autoridades relacionadas con la entidad con el propósito de cumplir con la estandarización, comprensión, operación y evaluación de la gestión de la entidad. Este manual debe ser manipulado con las debidas precauciones para su conservación, y se debe utilizar para consulta, inducción, reinducción del personal de la Administración. 3. COMPONENTES INSTITUCIONALES El Distrital (DASCD), es una entidad del Sector Gestión Pública de la Administración Distrital, cuya función básica es asesorar jurídica y técnicamente a las entidades del Distrito Capital en los temas de gestión pública relacionados con la Administración de Personal y el Desarrollo Organizacional, mediante acciones de capacitación, apoyo, conceptualización y asesoría a los servidores públicos del distrito en dichas materias. De conformidad con el Decreto No.459 del 2009 y el Decreto 103 del 17 de marzo del 2011, los cuales modificaron parcialmente la estructura organizacional, se establecieron las siguientes dependencias. Gráfica 1. Organigrama DASCD Fuente: Oficina Asesora de Planeación DASCD www.serviciocivil.gov.co Página 5 de 60
La naturaleza jurídica del Departamento, tal como lo define el Acuerdo 257 de 2006, así como su objetivo general, permite que oriente, diseñe, evalúe y ejecute políticas y programas laborales en el Distrito Capital por ser de la esencia de una entidad técnica. De igual forma podrá orientar las políticas determinadas por el Gobierno Distrital relacionadas con los aspectos salariales, de capacitación, selección, evaluación y reconocimiento del talento humano de la administración distrital. Con la vigencia de la Ley 909 de 2004, el DASCD debe velar por la adecuada implementación de las normas relacionadas con la carrera administrativa, el empleo público, la gerencia pública y demás componentes y sistemas de ley. De esta manera, el horizonte estratégico de la entidad, se ve reflejado en el siguiente esquema: Gráfica 2. Horizonte Institucional DASCD Fuente: Oficina Asesora de Planeación DASCD 3.1. MISIÓN Somos la entidad distrital competente para proponer, desarrollar, soportar e implementar técnicamente políticas, planes generales, programas y proyectos distritales en materia de www.serviciocivil.gov.co Página 6 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO gestión pública y talento humano, a través del acompañamiento técnico y jurídico a todas las entidades distritales. 3.2. VISIÓN En el 2017, el Distrital será conocido a nivel nacional como el referente institucional en la generación, implementación y evaluación de políticas relacionadas con el servicio civil, desarrollo organizacional, administración del talento humano, empleo y gerencia pública. 3.3. PRINCIPIOS Y VALORES: Son principios y valores del Distrital, los cuales rigen mediante resolución 118 de 2011, los siguientes: OPORTUNIDAD PROACTIVIDAD SOLIDARIDAD RESPONSABILIDAD RECTITUD TRANSPARENCIA CALIDAD HONESTIDAD COMPROMISO LEALTAD INSTITUCIONAL RESPETO INTEGRIDAD EQUIDAD VOCACIÓN DE SERVICIO PROBIDAD TRABAJO EN EQUIPO 3.4. MAPA ESTRATEGICO Está concebido en función de la misión y la visión y se desarrolla a través de diez líneas estratégicas, de las cuales se desprende los objetivos estratégicos y los indicadores de la entidad. El mapa estratégico constituye el punto de partida sobre el cual se deben plantear los ejercicios de planeación de recursos, actividades y responsabilidades que permiten establecer el cumplimiento de la misión y la visión de la entidad, razón por la que se constituye en el referente para establecer compromisos institucionales de las dependencias y de los funcionarios de la entidad a través de planes de acción, acuerdos de gestión y evaluación del desempeño. El siguiente esquema señala las diez (10) líneas estratégicas que orientan el mapa estratégico de la entidad: www.serviciocivil.gov.co Página 7 de 60
Gráfica 3. Mapa Estratégico DASCD Fuente: Oficina Asesora de Planeación DASCD 3.5. MAPA DE PROCESOS Los procesos se definen como el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Según su alcance, los procesos están clasificados en cuatro grandes grupos: Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación. PROCESOS ESTRATEGICOS. Incluye los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, y en general, la orientación global de la entidad. www.serviciocivil.gov.co Página 8 de 60
PROCESOS MISIONALES. Son aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. PROCESOS DE APOYO. Incluye aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de evaluación y mejora. PROCESOS DE EVALUACION. Incluye los procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. El siguiente esquema representa el flujo de un proceso, en donde se transforma información de entrada en información de salida, empleando recursos, responsables, herramientas, instrumentos, indicadores para ser efectivas un sinnúmero de actividades que se plantean en las etapas del ciclo de planear, hacer verificar y actuar (PHVA). Para el caso del Distrital, se ha adoptado una metodología para la caracterización de sus procesos que le permite cumplir con estándares de calidad, en el servicio y en la gestión organizacional, y que además lo configura como una herramienta de acceso y consulta permanente por parte de todos los usuarios internos y externos. Dicha metodología implicó el diseño y adopción de formatos estándar, en los cuales se debe levantar la información de todos los Procesos y Procedimientos de la entidad. En lo relacionado con los procesos, es importante precisar que la entidad definió sus procesos macro como se aprecia en el siguiente cuadro: CÓDIGO MACROPROCESO NOMBRE DEL MACROPROCESO DASCD E ESTRATÉGICO Direccionamiento Institucional M MISIONAL Gestión Integral de la Función Pública www.serviciocivil.gov.co Página 9 de 60
A APOYO Recursos de Apoyo a la Gestión C EVALUACIÓN (Control Interno) Control y Seguimiento El ejercicio de caracterización de procesos permitió rediseñar el Mapa de Procesos del, en cumplimiento de la Norma NTD-SIG-001-2011, ya que se repensó una nueva forma de alcanzar resultados, estableciendo así un modelo por procesos que permite a la entidad, alinear sus actividades en una sola dirección, en cumplimiento de la misión, visión y objetivos trazados por la administración. Este mapa de procesos rediseñado fue aprobado en la reunión No. 3 del Comité Directivo llevado a cabo el 03 de abril de 2014, según consta en el acta correspondiente, y se oficializó en la reunión de sensibilización con todos los funcionarios de la entidad llevada a cabo el día 11 de junio de 2014 en las instalaciones de Compensar. A continuación el Mapa de Procesos del DASCD: Gráfica 4. Mapa de Procesos DASCD Estratégicos Misionales De Apoyo De Evaluación Fuente: Oficina Asesora de Planeación DASCD www.serviciocivil.gov.co Página 10 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO 3.6. GESTION DEL PROCESO Los procesos se constituyen en el factor clave para la administración de una entidad, un procesos puede subdividirse en subprocesos que lo soportan, los cuales tienen relación lógica con las fases o etapas secuenciales e interdependientes que contribuyen al cumplimiento del objetivo de los proceso y procedimientos. Un modelo de Operación se establece a partir de la de la identificación de los procesos y sus interacciones, y dependiendo de la complejidad de las organizaciones es posible agrupar procesos afines en macroprocesos, Así mismo, dependiendo del tamaño y complejidad de los procesos de la entidad, estos podrán desagregarse a nivel de actividades y tareas. En cada trabajo realizado se utilizan materias primas o insumos, se desarrollan actividades que agregan valor, y como consecuencia, se produce un resultado; por ello, no hay producto o servicio que no sea el fruto de un proceso de trabajo, de la misma manera cada proceso debe ser descrito o caracterizado, teniendo en cuenta entre otros elementos los siguientes: El macroporceso al que pertenece. El nombre del proceso Nombre del documento Numero consecutivo Versión Insumo Proveedores Actividades del proceso Recursos (humano, tecnológico, financiero y de información) Responsable Productos Clientes Puntos de control Indicadores Soporte legal Gestionar un proceso tiene como punto de partida, la caracterización del mismo, la cual consiste en la determinación de unos rasgos distintivos; esto es, cuando se identifica sus interrelaciones frente a los demás procesos del Distrital, determinando sus proveedores (procesos internos o instancias externas) que entregan insumos y clientes que reciben un producto o servicio. La caracterización de los procesos es entonces, el esquema que permite ver en contexto de manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del proceso frente al aporte que hace al logro de los objetivos. Algunos aspectos que identifican los procesos son: Generalmente incluye fases o etapas que se realizan en forma transversal al interior de la entidad, esto implica que en la ejecución del proceso participas diferentes áreas. Cada proceso tiene una salida única que lleva consigo un objetivo propuesto para que tenga una razón de ser. Existe una unidad administrativa responsable ante la entidad por el desarrollo unificado de cada proceso. Tiene como mínimo un área clave, entendida como aquella sin la cual el proceso no es posible ejecutarlo. Tiene inicio que puede ser la terminación de otro. www.serviciocivil.gov.co Página 11 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO La documentación generada por el proceso debe ser controlada a partir de la actualización de sus versiones; es por eso que la codificación por proceso se convierte en una herramienta útil para hacerlo, la cual se identifica de la siguiente manera. Los procedimientos establecidos a partir de las actividades definidas para cada proceso, regulan la forma de operación de los servidores de la entidad y permiten entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y la obtención efectiva de los productos y servicios. 1 Un procedimiento permite precisar la forma de desarrollar una labor, se constituye en un estándar de control que establece los métodos o formas más eficientes y eficaces de operatizar las actividades de los procesos, permitiendo describir y comprender las relaciones entre áreas y flujos de información que se suceden en el proceso y la coordinación de las actividades. Para visualizar en forma gráfica la secuencia de actividades que conforman un procedimiento se elaboran los diagramas de flujo, los cuales permiten identificar las actividades y áreas que participan en su ejecución, amplía la capacidad de análisis y comprensión sobre el proceso, valida el flujo de información y la coordinación de acciones entre los servidores para garantizar la dinámica organizacional esperada, convirtiéndose en un medio ágil para detectar dificultades de operación y establecer posibles soluciones en forma proactiva. 2 En este sentido el Distrital, mediante Resolución 175 de 2015, estableció Equipos de trabajo para SIG, conformados entre otros por Líderes Operativos: Rol que desempeña un funcionario designado por el directivo responsable del Subsistema o Proceso de la entidad, quien tendrá entre otras bajo su responsabilidad la caracterización documental del Proceso teniendo en cuenta el Instructivo : E-SGE-IN-001 Instructivo para la elaboración y Control de Documentos del SIG), el cual establece una metodología que permite la estandarización en los documentos generados y administrados por el Sistema Integrado de Gestión del Distrital- DASCD, su actualización y disposición bajo criterios institucionales. 1 Modelo Estándar de control Interno MECI: Manual de Implementación, Departamento Administrativo de la Función Pública 2 Ibid. www.serviciocivil.gov.co Página 12 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO 4. CATALOGO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4.1. PROCESOS ESTRATEGICOS PROCESO OBJETIVO PROCEDIMIENTO E-GES-CP-001- GERENCIA ESTRATEGICA E-SIG-CP-001- SISTEMAS DE GESTION E-SIG-CP-001- GESTION DEL CONOCIMIENTO E-COM-CP-001- GESTION DE LA COMUNICACIÓN E-ACI-CP-001- ATENCION AL CIUDADANO Formular y/o o Actualizar la planeación estratégica institucional, mediante la actualización de sus componentes para alcanzar los objetivos estratégicos y Mantener la coherencia Instituciona006C Coordinar la implementación, documentación, seguimiento, actualización y mejoramiento continuo de los sistemas de Gestión aplicables a la Administración Publica en la Entidad, para estandarizar la prestación de servicio del Distrital, en cumplimiento de las normas nacionales y distritales en la materia. Generar análisis y reportes estadísticos con la información remitida por la Entidades del Distrito, referentes del talento humano, Para la toma de decisiones gerenciales por parte del Departamento administrativo del Servicio Civil Distrital, Secretaria General, Como cabeza de sector Gestión Pública y la Alcaldía de Bogotá, así como la generación de reportes estadísticos par las demás partes interesadas. Gestionar la información veraz de cada uno de los servicios del DASCD, mediante los canales de comunicación existentes para posicionar la imagen institucional frente a las entidades distritales, servidores públicos y/o ciudadanía. Gestionar toda la solicitud de información queja, reclamo, sugerencia, consulta, derechos de petición y tutela que los interesados requieran, Procedimiento para la Administración de los Riesgos en la entidad.e-ges- PR005 Procedimiento para la revisión de la plataforma Estratégica de la entidad. E-GES-PR-001 Procedimiento para la Formulación y actualización de la Planeación institucional.eges-pr-002 Procedimiento para Formulación y actualización de los proyectos institucionales.e-ges-pr-003 Procedimiento Seguimiento a los planes y proyectos institucionales. EGES-PR004 Procedimiento de Planificación Operativa (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011). Procedimiento para la Administración de los Sistema de Gestión en la Entidad.E-SIG-P1 Procedimiento para la Administración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión E-SIG-P2 (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) Procedimiento Mejoramiento Continuo del SIG E-SIG-P3. Procedimiento de planeación para la gestión de la información y estadística del Talento Humano Distrital.PM-02- IE-PR01 Consolidación de la Información del talento Humano de las Entidades Distritales. PM-02-IE-PR02. Procedimiento Elaboración Plan de Comunicaciones. E-GC-P-001 Procedimiento Comunicación Externa. E-COM-PR-002 Procedimiento Comunicación organizacional-e-com-pr-003 Procedimiento Divulgación y/o Cubrimiento de Eventos.E-GC-P-04. Procedimiento Atención al Ciudadano Quejas y Soluciones E-ACI-PR-001 Procedimiento de Participación www.serviciocivil.gov.co Página 13 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCESO OBJETIVO PROCEDIMIENTO generando las respuestas oportunas y Ciudadana (OBLIGATORIO NTD SIG pertinentes de los requerimientos, recibidas a 001:2011). través de los diferentes canales de interacción definidos por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. 4.2. PROCESOS MISIONALES PROCESO OBJETIVO PROCEDIMIENTO M-ODT-CP-001- ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO M-DCH-CP-001- GESTION Y DESARROLLO DEL CAPITAL HUMANO Definir para la gestión pública y del talento humano Distrital, políticas y directrices, así como orientar su implementación a través de asesorías y acompañamiento en el Desarrollo del Talento Humano y la Conceptualización Técnico Jurídico en materias como: Estructura Organizacional, planta de empleos, manuales de funciones, escala salarial, plan de capacitación, bienestar, estímulos e incentivos, para una mejor gestión del talento humano, acorde a las necesidades y objetivos institucionales. CAPACITACIÓN A ENTIDADES DISTRITALES: Brindar capacitación Para el fortalecimiento de las competencias en los servidores públicos inherentes a la gestión institucional del Departamento.PM-04-CED BIENESTAR SOCIAL, RECONOCIMIENTOP E INCENTIVOS-TALENTO HUMANO DISTRITAL: Estructurar y proponer lineamientos de Bienestar social de reconocimiento e incentivos en aspectos sociales, culturales, académicos, deportivos o de cualquier otra índole con el objeto de propender por el bienestar y reconocimiento laboral del talento humano distrital y sus familias. PM-03-BE Procedimiento para la Elaboración del concepto Técnico Jurídico. M- ODT-PR-001 Procedimiento Asesoría Tecnica- Juridica M-ODT-PR-002 Procedimiento Control del Producto y/o Servicio No conforme. M-DOT- PR-001 Procedimiento de Capacitación de talento Humano Distrital M-DCH- PR-002 Procedimiento para el Desarrollo de Programas de Bienestar Social y reconocimiento en el Distrito capital M-DCH-PR-001 4.3. PROCESOS DE APOYO PROCESO OBJETIVO PROCEDIMIENTO Gerenciar el Talento Humano del Departamento Procedimiento gestión de Nomina y mediante la adecuada ejecución de los apoyo Administrativo. A-GTH-PRprocedimientos asociados al proceso con el fin de 004 A-GTH-CP-001 TALENTO HUMANO fortalecer el clima laboral, las competencias de Procedimiento Vinculación- A-GTH-CP-006 los funcionarios y el mejoramiento del permanencia y desvinculación de desempeño. servidores públicos al DASCD.A- GTH-PR-001 www.serviciocivil.gov.co Página 14 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCESO OBJETIVO PROCEDIMIENTO Procedimiento de Gerencia de capacitación Institucional. Gerencia de Programas de Bienestar social, incentivos y salud ocupacional. PA-06-TH-PR-003 Procedimiento de Acciones Disciplinarias (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) Procedimiento de investigación de accidentes laborales y ambientales.(obligatorio NTD SIG 001:2011) A-GTH-PR-006 Procedimiento de identificación de peligros y valoración de riesgos. (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) A-RFA-CP- 001GESTION DE RECURSOS FISICOS Y AMBIENTALES A-GDO-CP-001- GESTION DOCUMENTAL A-TIC-CP -001- GESTION DE LA TIC Administrar y gestionar los recursos de infraestructura física, equipos y mobiliario, garantizando su seguridad y gestión ambiental de la entidad, mediante la utilización adecuada de los recursos administrativos y financieros que permitan garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos, planes, programas y proyectos, para lograr niveles de eficiencia en la prestación de servicios y productos con sostenibilidad ambiental. Administrar la documentación e información primaria y secundaria recibida o producida por el DASCD, mediante políticas orientadas al correcto desarrollo del Programa de Gestión Documental y los procesos que lo conforman, desde su origen hasta su disposición final, facilitando el acceso y uso a los usuarios internos y externos, garantizando su conservación, contribuyendo al desarrollo de la gestión del Departamento y a la salvaguarda del patrimonio cultural del Distrito Capital. Administrar la plataforma tecnológica de la Entidad, utilizando herramientas TICS que permitan su actualización periódica, el aseguramiento de la información y la aplicación de tecnología compatible y de punta. Procedimiento para la gestión de recursos físicos del DASCD A-RFA- P-1 Procedimiento para la Gestión Ambiental en el DASCD.A-RFA-PR- 004 Procedimiento Almacén, propiedad, Planta y Equipo PA-05-RS-PR03 Procedimiento de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales. (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) A-RFA-PR-005 Procedimiento préstamo y consulta de documentos Archivo central A- GO-P-03 PROCEDIMIENTO DISPOSICION FINAL ENTAL A-GD-P- 04Procedimiento Administración de CorrespondenciaA-GD-P-02 Procedimiento Organización de Documentos (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) A-GD-P-01 Procedimiento Formulación Plan Estratégico de tecnologías de la Información y comunicaciones y Política de Seguridad Informática. A- TIC-PR-001 Procedimiento Desarrollo, Administración y Rediseño de Aplicativos y Herramientas.PA-03-SI-PR02 Procedimiento Soporte Técnico a Usuarios de Bienes Informáticos (Hardware Y Software) A-TIC-PR- 003 Procedimiento Administración de la www.serviciocivil.gov.co Página 15 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCESO OBJETIVO PROCEDIMIENTO Red A-TIC-PR-004 Procedimiento de protección del intercambio de información. (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) Procedimiento de monitoreo del uso de los medios de procesamiento de información (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) Procedimiento de Otorgación de acceso a los medios de procesamiento de información (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) A-FIN-CP- 001- GESTION FINANCIERA A-JUR-CP-001- GESTION JURIDICA A-CON-CP-001- GESTION CONTRACTUAL Administración y registro de los recursos financieros, mediante la elaboración, ejecución y control del presupuesto, al igual que el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que nos permita presentar los estados, reportes e informes Presupuestales y Contables, rendición de cuentas y toma de decisiones para el efectivo cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad. Representar, asesorar y resolver los asuntos jurídicos administrativos de competencia del DASCD de conformidad con la normatividad vigente, mediante la representación judicial y prejudicial, respuesta a solicitudes y compilación normativa, con el fin de brindar soporte jurídico a la entidad. Efectuar la contratación de bienes, obras y servicios de conformidad con la normatividad vigente, mediante el desarrollo de las etapas precontractual, contractual y post contractual para apoyar el buen funcionamiento del DASCD Procedimiento de Conciliación cuentas de enlace y recíprocas.a- FIN-PR-006 Procedimiento de Registros contables.a-fin-pr-005 Procedimiento de Estados, informes y reportes contables. A-FIN-PR-007 Procedimiento Administración de caja menora-gdr-p-04 Procedimiento de Elaboración del Plan Anual de Caja PAC A-GDR-P- 02 Procedimiento de Elaboración del anteproyecto de presupuesto A- GDR-01 Procedimiento Trámite de Ejecución Presupuestal. A-GDR-P-03 Procedimiento en Defensa Judicial A-JUR-PR-001 Procedimiento Acción de Tutela A- JUR-PR-002 Procedimiento Cumplimiento de Sentencias A-JUR-PR-003 Procedimiento Actualización Normativa (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) A-JUR-PR-004 Procedimiento de Planeación Contractual.A-GC-P1 Procedimiento de Licitación Pública. A-GC-P2 Procedimiento de Licitación Pública con Presentación de la Oferta de Manera dinámica Mediante Subasta Inversa.A-GC-P3 Procedimiento de Selección Abreviada de Menor Cuantía. A-GC- P4 Procedimiento de Selección Abreviada de adquisiciones de www.serviciocivil.gov.co Página 16 de 60
PROCESO OBJETIVO PROCEDIMIENTO bienes y servicios de características técnicas uniformes A-GC-P5 Procedimiento de Concurso de Méritos abierto. A-GC-P7 Procedimiento de selección de Mínima Cuantía. A-GC-P6 Procedimiento de Contratación Directa de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión o Para la Ejecución de Trabajos Artísticos. A GC-P8 Procedimiento de Contratación Directa para los Literales C, E, G, I, del numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2011, artículo 355 de la Constitución Política de Colombia, Decreto 777 de 1992 y Ley 489 de 1998. Procedimiento de Respuesta a Solicitudes Contractuales. A-GC- P10. 4.4. PROCESOS DE EVALUACION Y CONROL PROCESO OBJETIVO PROCEDIMIENTO A-CIS-CP-001 -CONTROL Y SEGUIMIENTO C-CYS-CP-001 Realizar evaluación y seguimiento periódico a los procesos y sistemas de gestión del DASCD, a través de auditorías y monitoreo, que permitan identificar e implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora, para el fortalecimiento de la gestión institucional. Procedimiento de auditorías. (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) C-CYS-PR-002 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) C-CYS-PR-002 Procedimiento El reporte y control de no conformes del Sistema Integrado de Gestión. (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) www.serviciocivil.gov.co Página 17 de 60
5. REFERENCIAS NORMATIVAS Constitución Política de Colombia de 1994. Establece el principio de la buena fe, el no exigir requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, y los principios de la función administrativa. Artículo 83. Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas. Artículo 84. Cuando un derecho o una actividad hayan sido reglamentados de manera general, las autoridades públicas no podrán establecer ni exigir permisos, licencias o requisitos adicionales para su ejercicio Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Artículo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. Código Contencioso Administrativo (Decreto-Ley 01 de 1984, artículo 3º). Esta norma contiene como aspectos centrales la definición de los principios orientadores que regulan las actuaciones administrativas, como son economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción. Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas de manuales de funciones y procedimientos. Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, establece que dentro de las políticas de desarrollo administrativo deben ser tenidos en cuenta la racionalización de los procedimientos. www.serviciocivil.gov.co Página 18 de 60
Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios. En su artículo 1º establece: El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente. NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, a través de la cual se definieron los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad en la rama ejecutiva del poder pública y otras entidades prestadoras de servicios, artículo NTD SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, para la organización de los procesos y procedimientos. Decreto 2150 de 1995: Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios en la Administración Pública. Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, establece un Modelo de Operación por Procesos, que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causaefecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública. Directiva Presidencial 02 de 1994: Política de gestión administrativa para documentar y formalizar los procesos y procedimientos. Acuerdo 122 de 2004. Se adopta en Bogotá D.C. el Sistema de Gestión de Calidad creado por la Ley 872 de 2003. 6. GLOSARIO Alta Dirección: Persona o grupo de personas del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una organización Aprobar: Calificar o dar por bueno o suficiente algo. Caracterización de Proceso: Documento que compila los aspectos más relevantes de un proceso, y permite describir de manera clara y concisa el responsable o líder de proceso, el objetivo, el alcance, el ciclo PHVA 3, los riesgos, los indicadores, los requisitos, los recursos, los documentos de referencia, los registros, las políticas de operación y la metodología para la comunicación pública. 3 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA NTCGP 1000:2009, 1.1 GENERALIDADES, NOTA 3 De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida como "Planificar- Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA). www.serviciocivil.gov.co Página 19 de 60
Coherencia Institucional: se concibe como la alineación de todos los elementos estratégicos de las entidades y organismos distritales con el propósito de lograr una administración armónica. Controles Operacionales: entiéndase como el conjunto de acciones y actividades que son implementadas en la operación de la entidad y organismo distrital y que tiene como finalidad asegurar la conformidad de la gestión para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales Control de Documentos: Es el procedimiento por el cual se establece la metodología para identificar, distribuir y controlar los documentos (internos y externos) que componen la gestión documental del Distrital. Diagrama de Flujo: Representación gráfica de la secuencia e interrelación de las actividades que componen un procedimiento. Documento Controlado: Documento vigente ubicado en el sitio del SIG dispuesto en la intranet del DASCD, respaldado con un original físico debidamente firmado, bajo la administración de la OAP Grupo SIG. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos. Documento Externo: Documento generado por entes externos que establece compromisos que deben ser cumplidos por la entidad o que sirve de soporte a la gestión de la misma. Documento Interno: Documento generado dentro de la entidad como soporte a la gestión del mismo. Enfoque: se refiere a las directrices, métodos y procesos que la institución utiliza para ejecutar y lograr el propósito que le es propio. Enfoque Basado en Procesos: en las entidades existe una red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Estandarizar4: Tipificar (Ajustar a un tipo o norma). Guía para la Gestión Normalizada de Documento: Son herramientas propias del Sistema de Gestión Documental y Archivo de la entidad en donde se establece el modo de organización y control de los documentos y expedientes producto de la ejecución de las diferentes actividades desarrolladas en cumplimiento de los procesos y procedimientos inscritos en el sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, (Registros para el Sistema Integrado de Gestión). Instructivo: Documento que describe detalladamente la forma cómo debe ejecutarse una actividad o tarea para asegurar su realización. Implementación: se refiere a la aplicación del enfoque, su alcance y extensión. Listado Maestro de Documentos: Es el inventario de los documentos asociados a un proceso, de acuerdo con la estructura documental establecida en el SIG de la entidad u organismo distrital, cuyo propósito es controlar los cambios que se realicen a los mismos para garantizar el uso de las versiones vigentes. Este listado debe generarse en el Formato de Caracterización Documental de la entidad. 4 Real Academia Española http://buscon.rae.es/drael/srvltconsulta?tipo_bus3&=lema=estandarizar Capítulo de Conceptos de la NTCGP 1000:2008 www.serviciocivil.gov.co Página 20 de 60
Listado maestro de Registros: Es el inventario de los documentos que proporcionan evidencia del desarrollo de las actividades y/o funciones propias de la entidad, a través de las tablas de retención documental. Este listado debe generarse en el Formato de Caracterización Documental de la entidad. Mapa de Procesos: se define como la representación gráfica de los procesos y la operación de las entidades y organismos distritales. Estos diagramas se clasifican habitualmente en estratégicos o gerenciales, misionales o primarios, de apoyo o soporte, y evaluación o control Manual: Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las tareas, funciones, procesos. Pueden contener información, autorizaciones o documentos necesarios, equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda ayudar al correcto desarrollo de las actividades Normalización del SIG: Corresponde a la actividad de revisar la concordancia entre los diferentes documentos que conforman el manual de proceso o manual de operaciones de la Entidad. A fin de evitar duplicidad en la documentación o actividades. Planeación: es el establecimiento por parte de la alta gerencia de los lineamientos que deben seguir las entidades y organismos distritales para alcanzar su quehacer institucional. En otras palabras, se puede considerar como el marco de referencia y camino a seguir, la filosofía que inspira la gestión. Planificación: consiste en las acciones que se desarrollan para seguir de manera sistemática y ordenada los lineamientos establecidos por la planeación. Planificación Operativa: es el conjunto de acciones establecidas y desarrolladas para obtener bienes y servicios de acuerdo con los NTDSIG 001:2011 elementos establecidos en la planeación y que satisfacen las necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas. Plan de Calidad: Documento que especifica qué procedimiento y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto, programa o contrato especifico. Procedimiento: forma específica para acabo una serie de actividades. Proceso: Conjunto de actividades que relacionadas mutuamente o que interactúan entre sí, para generar valor y transformar elementos de entrada en resultados. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Responsable del Proceso: Funcionario de primer nivel que dirige y responde por el cumplimiento del objetivo de un Proceso y se encarga de orientar, asesorar, impulsar y promover estrategias para la debida implementación, mantenimiento, sostenibilidad y el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión Trazabilidad 5 : Capacidad para seguir la historia, la aplicación, la localización de todo aquello que está bajo consideración. Sistema Integrado de Gestión: es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés. Tal sistema se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC). 5 NTCGP 1000:2009, capitulo 3 www.serviciocivil.gov.co Página 21 de 60
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).NTDSIG 001:2011 Subsistema de Gestión Ambiental (SGA). Subsistema de Control Interno (SCI). 7. ANEXOS 7.1. CARACTERIZACIÓN GERENCIA ESTRATÉGICA. www.serviciocivil.gov.co Página 22 de 60
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MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS E-GES- R005- Procedimiento para la Administración de los Riesgos en la entidad. E-GES-PR-001- Procedimiento para la revisión de la plataforma Estratégica de la entidad. EGES-PR-002- Procedimiento para la Formulación y actualización de la Planeación institucional. E-GES-PR-003 - Procedimiento para Formulación y actualización de los proyectos institucionales. OBJETIVO Establecer las estrategias para la Gestión de los Riesgos en el Departamento, a través de la identificación de los factores internos y externos que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales, para definir las actividades que permitan: identificar analizar - valorar - evaluar y tratar el riesgo por proceso, de tal forma que se, mantengan en control. Establecer las actividades básicas de direccionamiento en la Entidad, de acuerdo con el Plan de Desarrollo del Distrito, las nuevas teorías de Administración Pública, nueva normatividad y/o directrices a través de la revisión de los componentes de la Plataforma Estratégica, con el fin de generar los lineamientos que permitan una visión de modernización y armonización institucional (entre la planeación, los sistemas de gestión y las normas y lineamientos distritales y nacionales vigentes). Establecer y actualizar planeación institucional, de acuerdo con las funciones de la Entidad y el Plan de Desarrollo vigente, por medio de los planes de acción de los procesos, con el fin de propiciar un proceso de planeación, que direccione el desarrollo institucional, dentro de las normas vigentes aplicables a la Entidad y cada proceso. Establecer los parámetros para la formulación de proyectos institucionales en la Entidad, que optimicen la gestión y busque garantizar la coherencia con la planeación Estratégica y su correspondiente Plan de Acción. www.serviciocivil.gov.co Página 24 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS EGES-PR004- Procedimiento Seguimiento a los planes y proyectos institucionales. Procedimiento de Planificación Operativa (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011). OBJETIVO Establecer los parámetros para el seguimiento a los proyectos institucionales en la Entidad para propiciar un proceso oportuno de revisión permanente de avances, cambio y ajustes que permita optimizar la administración de los proyectos, su gestión y el cumplimiento del Plan trazado. En construcción 7.2. CARACTERIZACIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN. www.serviciocivil.gov.co Página 25 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS E-SIG-P1-Procedimiento para la Administración de los Sistema de Gestión en la Entidad. E-SIG-P2 Procedimiento para la Administración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) OBJETIVO Definir las etapas que deben aplicarse, la metodología para diseñar y/o aplicar nuevos sistemas de gestión, nuevas metodologías, instrumentos de gestión administrativa o modificaciones a los subsistemas existentes para garantizar su aplicación, seguimiento y control en la Entidad Establecer lineamientos para producir los documentos y registros del Sistema de Gestión de la Entidad, respetando los requisitos de cada subsistema vigente, a través del aplicativo SIG del Departamento y el Proceso Gestión Documental para estandarizar su administración. E-SIG-P3 Procedimiento Mejoramiento Continuo del SIG Estandarizar la capacidad de mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, incluyendo instrumentos que permitan este objetivo, con el fin de proporcionar sostenibilidad y optimización del desempeño del sistema en la Entidad. www.serviciocivil.gov.co Página 26 de 60
7.3. CARACTERIZACIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO. En construcción 7.4. CARACTERIZACIÓN GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN. www.serviciocivil.gov.co Página 27 de 60
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MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS E-GC-P-001-Procedimiento Elaboración Plan de Comunicaciones. E-COM-PR-002-Procedimiento Comunicación Externa. E-COM-PR-003 -Procedimiento Comunicación organizacional. E-GC-P-04-Procedimiento Divulgación y/o Cubrimiento de Eventos. OBJETIVO Identificar las necesidades comunicativas del Departamento para estructurar un plan de comunicaciones que soporte y promueva los servicios que brinda la entidad, así como los logros obtenidos por ésta. Establecer los lineamientos técnicos, políticos, comunicativos y de imagen, que se deben seguir a la hora de gestionar la información que genera el DASCD para conocimiento del público objetivo y que se divulga a través de los canales de comunicación que posee la Entidad. Establecer lineamientos de Comunicación interna de acuerdo con las necesidades de los diferentes procesos que conforman el Departamento, a través de estrategias, creativas e innovadoras, que estén dirigidas a los servidores públicos del DASCD, y que tengan como propósito cumplir con la misionalidad, generar un clima organizacional sano, transparente, dinámico, facilitando la prestación del servicio con mayor eficiencia, eficacia y efectividad Brindar apoyo a los eventos especiales que desarrolle el Departamento, con el fin de garantizar el éxito y reconocimiento del mismo a Nivel Distrital. www.serviciocivil.gov.co Página 29 de 60
7.5. CARACTERIZACIÓN ATENCIÓN AL CIUDADANO. www.serviciocivil.gov.co Página 30 de 60
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MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS E-ACI-PR-001-Procedimiento Atención al Ciudadano Quejas y Soluciones. Procedimiento de Participación Ciudadana (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011). OBJETIVO Gestionar el trámite de respuesta de los requerimientos de las Entidades, Servidores Públicos y Ciudadanía, recibidos a través de los diferentes canales de interacción definidos por el Distrital. En construcción 7.6. CARACTERIZACIÓN ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO. EN ACTUALIZACION www.serviciocivil.gov.co Página 33 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS M-ODT-PR-001 -Procedimiento para la Elaboración del concepto Técnico Jurídico. M-ODT-PR-002 Procedimiento Asesoría Técnica- Jurídica M-DOT-PR-001- Procedimiento Control del Producto y/o Servicio No conforme. OBJETIVO Emitir los conceptos técnicos jurídicos solicitados por las Entidades Distritales y/o demás usuarios a través del análisis y estudio de documentos adjuntos, la normatividad vigente, guías y las instrucciones para que las entidades con base en este puedan ajustar y aplicar los temas de Talento Humano y empleo público. Realizar la orientación técnica - jurídica requerida por las Entidades Distritales y los servidores públicos en materia de Talento Humano y empleo público, a través de la asesoría personalizada y acompañamiento cuando sea necesario, para la correcta aplicación de la normatividad vigente, jurisprudencia, guías, e instrucciones en esta materia. Establecer las acciones para la identificación, documentación, control, tratamiento del producto o servicio no conforme para prevenir su uso o entrega no intencionada. www.serviciocivil.gov.co Página 34 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO 7.7. CARACTERIZACIÓN GESTIÓN Y DESARROLLO DEL CAPITAL HUMANO. EN ACTUALIZACIÓN PROCEDIMIENTOS M-DCH-PR-002- Procedimiento de Capacitación de talento Humano Distrital M-DCH-PR- 001Procedimiento para el Desarrollo de Programas de Bienestar Social y reconocimiento en el Distrito capital OBJETIVO Realizar actividades de capacitación mediante el uso de modalidades que fortalezcan las competencias laborales, comportamentales, principios y valores de los Servidores Públicos del Distrito, con el propósito de promover desarrollo personal, contribuir al cumplimiento de la misión institucional y a la mejor prestación de servicios a la ciudadanía. Establecer programas y eventos de bienestar social a desarrollar para reconocer las actividades y labores ejecutadas por grupos específicos de servidores públicos a fin de facilitar un espacio cultural, recreativo, deportivo, o de otra índole con el propósito de contribuir al mejoramiento el clima laboral y aumentar el sentido de pertenencia y la integración de los funcionarios distritales y sus familias. 7.8. CARACTERIZACIÓN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO. www.serviciocivil.gov.co Página 35 de 60
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MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS A-GTH-PR-004- Procedimiento gestión de Nomina y apoyo Administrativo A-GTH-PR-001.- Procedimiento Vinculaciónpermanencia y desvinculación de servidores públicos al DASCD. PA-06-TH-PR- 003Procedimiento de Gerencia de capacitación Institucional. Gerencia de Programas de Bienestar social, incentivos y salud ocupacional. Procedimiento de Acciones Disciplinarias (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) A-GTH-PR-006- Procedimiento de investigación de accidentes laborales y ambientales.(obligatorio NTD SIG 001:2011) Procedimiento de identificación de peligros y valoración de riesgos. (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) OBJETIVO Estandarizar las actividades a seguir en el proceso de preparación y liquidación de nómina de los funcionarios del Distrital DASCD, de conformidad con las normas legales vigentes. Establecer los parámetros para la vinculación, permanencia y retiro de los funcionarios y en la administración de la planta de personal de la entidad orientada al cumplimiento de su misión y funciones Formular, planear y organizar las diversas actividades de capacitación y formación, que requieran los servidores del Departamento, con el fin de complementar sus conocimientos, aplicar y desarrollar competencias en beneficio de la entidad. Formular, planear y organizar las diversas actividades, en materia de bienestar social, incentivos y salud ocupacional para los funcionarios del Departamento, con el fin de mejorar la calidad de vida y el ambiente laboral en la entidad. En construcción Estandarizar los pasos a seguir para reportar e investigar los incidentes y accidentes de trabajo, con el propósito de que los funcionarios y contratistas accidentados puedan lograr de manera oportuna la cobertura en el sistema general de riesgos laborales de conformidad con la normatividad vigente En construcción www.serviciocivil.gov.co Página 38 de 60
7.9. CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTALES. EN ACTUALIZACIÓN www.serviciocivil.gov.co Página 39 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS A-RFA-P-1-Procedimiento para la gestión de recursos físicos del DASCD. A-RFA-PR-004- Procedimiento para la Gestión Ambiental en el DASCD. PA-05-RS-PR03- Procedimiento Almacén, propiedad, Planta y Equipo Procedimiento de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales. (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) OBJETIVO Gestionar los recursos físicos, infraestructura y servicios administrativos. Garantizando el óptimo funcionamiento, seguimiento y control de los recursos físicos del DASCD Establecer las medidas de gestión y control sobre los aspectos e impactos ambientales identificados en las instalaciones o sedes del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, mediante la implementación de acciones que conlleven a la prevención de la contaminación, la mejora continua de la gestión ambiental, el cumplimiento de los requisitos ambientales legales, así como el adecuado desempeño de los compromisos adquiridos en esta materia por parte de la Entidad. Recibir, registrar, custodiar, entregar y llevar control individual de los bienes devolutivos y de consumo de la Entidad, para brindar soporte y contribuir al logro de las metas misionales del Departamento. Realizar la identificación y valoración de los aspectos e impactos ambientales, estableciendo las medidas de control y de gestión en las instalaciones o sedes del Distrital, mediante la implementación de instrumentos, guías o documentos de control, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad ambiental vigente. www.serviciocivil.gov.co Página 40 de 60
7.10. Caracterización de Gestión Documental. www.serviciocivil.gov.co Página 41 de 60
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MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS A-GO-P-03-Procedimiento préstamo y consulta de documentos Archivo central A-GD-P-04-Procedimiento disposición final A-GD-P-02- Procedimiento Administración de Correspondencia. A-GD-P-01 Procedimiento Organización de Documentos (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) OBJETIVO Atender las necesidades de información que requieran los usuarios, poniendo a su disposición la documentación contenida en los Archivos de Gestión, Central e Histórico, bien sea con fines administrativos, académicos, judiciales o de índole informativa y cultural. Seleccionar los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Establecer las directrices y criterios para la debida administración de la correspondencia, con la recepción, radicación y registro de las comunicaciones recibidas o producidas a través del sistema distrital de correspondencia CORDIS, para su posterior clasificación, direccionamiento, trámite, distribución, envío y entrega, bajo el marco del Acuerdo 060 de 2001 emitido por el Archivo Distrital. Disponer de la documentación propia de los Archivos de Gestión de cada Subdirección en forma organizada, con el fin de conservar y por consultar. 7.11. CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN DE LAS TIC. www.serviciocivil.gov.co Página 44 de 60
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MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS A-TIC-PR-001-Procedimiento Formulación Plan Estratégico de tecnologías de la Información y comunicaciones y Política de Seguridad Informática PA-03-SI-PR02-Procedimiento Desarrollo, Administración y Rediseño de Aplicativos y Herramientas. A-TIC-PR-003-Procedimiento Soporte Técnico a Usuarios de Bienes Informáticos (Hardware Y Software) A-TIC-PR-004-Procedimiento Administración de la Red. Procedimiento de protección del intercambio de información. (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) Procedimiento de monitoreo del uso de los medios de OBJETIVO Formular y/o actualizar el Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones PETIC y la Política de Seguridad de la Información, a través de la revisión de sus componentes, de manera que se dé cumplimiento a las normas distritales y nacionales de la Tecnología de Información y Comunicaciones. Desarrollar, implementar, administrar y rediseñar sistemas y/o aplicaciones informáticas que sean solicitadas por las dependencias y Áreas del Departamento, previa justificación de la necesidad de las mismas y aprobación de la Dirección. Suministrar asistencia y soporte técnico a los servidores de las dependencias y áreas del departamento, a través de las asesorías y solución a las inquietudes, para el manejo de herramientas informáticas que tienen a su disposición (hardware y software). Administración de la red del Departamento basándose en la normatividad existente tal como se define en la legislación, políticas internas y externas, Planeación, Procesos y procedimientos, configuración, controles y monitoreo de todos los elementos que la conforman, asegurando el buen uso de los recursos y la excelente calidad de los servicios ofrecidos. En construcción En construcción www.serviciocivil.gov.co Página 46 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS procesamiento de información (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) Procedimiento de Otorgación de acceso a los medios de procesamiento de información (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) En construcción OBJETIVO 7.12. CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA. En Actualización www.serviciocivil.gov.co Página 47 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS A-FIN-PR-006-Procedimiento de Conciliación cuentas de enlace y recíprocas. A-FIN-PR-005-Procedimiento de Registros contables. A-FIN-PR-007-Procedimiento de Estados, informes y reportes contables. A-GDR-P-04-Procedimiento Administración de caja menor. A-GDR-P-02 Procedimiento de Elaboración del Plan Anual de Caja PAC A-GDR-01 Procedimiento de Elaboración del anteproyecto de OBJETIVO Verificar que los saldos de los hechos, transacciones y operaciones que se causaron y afectaron la estructura financiera, económica, ambiental o social de la Entidad, concuerden con los valores causado y cancelados en el periodo contable por la Tesorería Distrital y/o entidades públicas, con el fin de que no queden partidas conciliatorias. Identificar y clasificar los hechos, transacciones u operaciones financieras, económicas, ambientales o sociales que desarrolla la entidad, en forma cronológica de acuerdo con las características y conforme a lo establecido en el Catálogo General de Cuentas de la CGN, para su posterior registro contable. Elaborar y entregar de forma oportuna a los usuarios de la información contable, los estados, informes y reportes contables que deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas por la entidad. Esta actividad corresponde a la etapa de revelación contable, Contar con recursos para atender de manera ágil y oportuna la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía no considerados dentro del presupuesto, facilitando así el funcionamiento de la Entidad, con el propósito de resolver situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables, evitando obstáculos en la buena marcha de la administración. Programar los recursos mensualmente asignados en cada uno de los rubros del presupuesto del DASCD, con el fin de cumplir con cada uno de los compromisos adquiridos por cada una de las dependencias. Elaborar en concordancia con el Plan Estratégico de la Entidad, Plan de Desarrollo y normas presupuestales, el Anteproyecto de Presupuesto Anual www.serviciocivil.gov.co Página 48 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS presupuesto A-GDR-03 Procedimiento Trámite de Ejecución Presupuestal. OBJETIVO para ejecutarse en la siguiente vigencia fiscal. Elaborar y efectuar seguimiento a la ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento e inversión del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. 7.13. CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN CONTRACTUAL. www.serviciocivil.gov.co Página 49 de 60
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MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS A-GC-P1-Procedimiento de Planeación Contractual. A-GC-P2-Procedimiento de Licitación Pública. A-GC-P3-Procedimiento de Licitación Pública con Presentación de la Oferta de Manera dinámica Mediante Subasta Inversa. A-GC-P4 -Procedimiento de Selección Abreviada de Menor Cuantía A-GC-P5-Procedimiento de Selección Abreviada de adquisiciones de bienes y servicios de características técnicas uniformes A-GC-P7-Procedimiento de Concurso de Méritos abierto. A-GC-P6-Procedimiento de selección de Mínima Cuantía. A GC-P8-Procedimiento de Contratación Directa de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión o Para la Ejecución de Trabajos Artísticos. Procedimiento de Contratación Directa para los Literales C, E, G, I, del numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2011, artículo 355 de la Constitución Política de Colombia, Decreto 777 de 1992 y Ley 489 de 1998 OBJETIVO Dar a conocer cada una de las actividades que se surten dentro del procedimiento de Planeación de la Contratación el cual busca prever de manera organizada y estructurada la Adquisición de Bienes y Servicios necesarios para el normal funcionamiento e inversión de la entidad. Dar a conocer cada una de las actividades que se surten dentro del procedimiento de Licitación Pública el cual busca escoger la oferta más favorable para los intereses de la entidad en igualdad de condiciones a todos los proponentes dentro de los principios que rigen la contratación Pública. Dar a conocer cada una de las actividades que se surten dentro del procedimiento de Licitación Pública con presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa el cual busca escoger la oferta más favorable para los intereses de la entidad en igualdad de condiciones a todos los proponentes dentro de los principios que rigen la contratación Pública. Dar a conocer cada una de las actividades que se surten dentro del procedimiento de Selección Abreviada de Menor Cuantía el cual busca escoger la oferta más favorable para los intereses de la entidad en igualdad de condiciones a todos los proponentes dentro de los principios que rigen la contratación Pública. Dar a conocer cada una de las actividades que se surten dentro del procedimiento de Selección Abreviada para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniforme por Subasta Inversa el cual busca escoger la oferta más favorable para los intereses de la entidad en igualdad de condiciones a todos los proponentes dentro de los principios que rigen la contratación Pública Dar a conocer cada una de las actividades que se surten dentro del procedimiento de Concurso de Méritos Abierto, dentro de los principios que rigen la contratación Pública. Dar a conocer cada una de las actividades que se surten dentro del procedimiento de Selección de Mínima Cuantía el cual busca escoger la oferta más favorable para los intereses de la entidad en igualdad de condiciones a todos los proponentes dentro de los principios que rigen la contratación Pública. Definir cada una de las actividades que se surten dentro del procedimiento de Contratación directa, dentro de los principios que rigen la contratación Pública que permita definir las actividades que conlleven a un adecuado procedimiento para la contratación de servicios personales que servirán de soporte para el desarrollo de las actividades relacionadas con la administración o funcionamiento del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. Definir cada una de las actividades que se surten dentro del procedimiento de Contratación directa de conformidad con los literales c, e, g, i del numeral 4 del art. 2 de la Ley 1150 de 2011, artículo 355 de la Constitución Política de Colombia, Decreto 777 de 1992 y la Ley 489 de 1998, dentro de los principios que rigen la contratación Pública que permita definir las actividades que conlleven a un adecuado procedimiento para la contratación que servirán de soporte para el www.serviciocivil.gov.co Página 53 de 60
MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS A-GC-P10-Procedimiento de Respuesta a Solicitudes Contractuales. OBJETIVO desarrollo de las actividades relacionadas con la administración, misionalidad o funcionamiento del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. Dar a conocer cada una de las actividades que se surten dentro del procedimiento de Respuestas a Solicitudes Contractuales, referente a la información solicitada de la contratación efectuada por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. 7.14. CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN JURÍDICA. www.serviciocivil.gov.co Página 54 de 60
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MACROPROCESO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTOS A-JUR-PR-001-Procedimiento en Defensa Judicial A-JUR-PR-002-Procedimiento Acción de Tutela A-JUR-PR-003-Procedimiento Cumplimiento de Sentencias A-JUR-PR-004-Procedimiento Actualización Normativa (OBLIGATORIO NTD SIG 001:2011) OBJETIVO Defender los intereses de la Entidad en los litigios jurídicos con el fin de lograr el mejor resultado favorable y evitar condenas injustas. Establecer las diferentes etapas del proceso de representación judicial relacionado con la acción de tutela al interior del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, a fin que su trámite sea preferente, inmediato, eficaz y cumpla la totalidad de los requisitos legales. Establecer los lineamientos y actividades para liquidar y pagar las cuentas que se deriven de las sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y conciliaciones en contra del DASCD. Administrar el Normo grama del DASCD, el cual delimita la normatividad que regula el desarrollo del objeto misional y su actuación en cada uno de los procedimientos, a través de instrumentos de registro y control para su revisión y actualización. www.serviciocivil.gov.co Página 57 de 60
7.15. CARACTERIZACIÓN DE CONTROL Y SEGUIMIENTO. www.serviciocivil.gov.co Página 58 de 60
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