Sistema Integral de Gestión de Reparto Domiciliario www.gsit.net www.indesin.es www.rutaplan.com Autor: Dpto. de Desarrollo Rutaplán
Sistema Integral de Gestión de Reparto Domiciliario RUTAPLAN DESCRIPCION BASICA El Sistema Integral de Gestión de Reparto Domiciliario basa su filosofía en ocho herramientas, cada una de las cuales cumple su función de forma que pueden trabajar individualmente o en colaboración, además de que utiliza un sistema de hosting con bases de datos MySql que pueden estar alojadas en el Centro de Proceso de Datos qué tiene GSIT Digital en su sede de Valencia o en su defecto puede encontrarse la propia empresa, según las necesidades de respuesta qué necesite el cliente, las cuales permiten una completa interacción entre todo el software al utilizar para todos ellos el mismo motor de bases de datos. Estas herramientas son: RUTAPLAN Software encargado de gestionar las rutas mediante la importación de los albaranes a través de un fichero Excel o bien con la introducción de éstos por parte del cliente usando la interfaz proporcionada por el SIP SIP El Sistema de Introducción de Pedidos es una herramienta que posibilita la introducción de los albaranes desde la propia tienda del cliente, de forma que se disponga de la ruta instantes después de ser procesada por nuestra aplicación. CONTROL DE ENTREGAS MEDIANTE MOVIL Software desarrollado por nuestra empresa que permite trabajar en los dos modos opuestos posibles; - On line conectado al servidor de bases de datos de la empresa y que permite saber en todo momento como se encuentran los repartos - Off line que descarga en el móvil un fichero con el que se trabaja desde el móvil y que manda los avisos al servidor cuando se dispone de conectividad. GESTION VIA WEB DE LOS INFORMES DE LOS CLIENTES Todos los clientes disponen de un acceso a través de la web que les permite visualizar las estadísticas de todos los repartos concernientes a dichos clientes, así como sus incidencias. GESTION INTEGRAL XP Software de Gestión realizado por GSIT Digital y que de forma totalmente vinculada permite el intercambio de datos con Rutaplán para la realización de las facturas. CALL CENTER 1
Una vez desarrollado por nuestra empresa el sistema de Call Center e integrado en el propio Rutaplán 4.0 se evita la necesidad de tener qué depender de un software externo y por lo tanto el sistema de control de llamadas se encuentra interaccionado con nuestro sistema. GESTOR DE RUTAPLAN El Gestor de Rutaplán es la herramienta idónea para qué los administradores creen y mantengan todos los datos, así como qué obtengan las estadísticas adecuadas para la optimización del trabajo del reparto. GENERADOR DE ENCUESTAS TELEFONICAS Finalizados todos los procesos de recogida y entrega se pone una herramienta a disposición del departamento de Calidad para qué se puedan hacer llamadas a los destinatarios de la mercancía para la obtención del feedback adecuado sobre el reparto, con estos datos los departamentos de calidad podrán ir mejorando constantemente el proceso de reparto. OBJETIVOS El Objetivo de este Software es el dotar a los Operadores de Transporte, Operadores Logístico y cuántas empresas que tengan la necesidad de gestionar ordenes de entrega, de una herramienta que les permita poder efectuar esta gestión de una forma integral y con una sola aplicación poder tratar los distintos aspectos que requieren una entrega: Integración de pedidos, planificación de entregas, asignación de transportistas, asignación de conductores y ayudantes, asignación de horarios. En lo referente a la Tecnología, actualmente en el mercado no existe una aplicación informática que pueda dar de una forma totalmente integral una respuesta adecuada a las necesidades que se plantean, ya que el máximo que hemos podido conseguir son aplicaciones que funcionan de forma independiente pero sin permitir la interconexión entre ellas de forma automática. Las utilidades que cubre esta aplicación, son las siguientes: - La integración de la información desde el CLIENTE (Distribuidor) de la información de las entregas a realizar y la composición de los mismos. - La planificación de las rutas de reparto, incluyendo la validación de las direcciones de las entregas. - La asignación de medios a utilizar en las entregas (transportista, conductor y ayudante) - El contacto con el cliente por medio de una herramienta CRM - El control de la recepción y expedición de las mercancías que se van a entregar. - La carta de porte que se requiera para documentar todas las operaciones de transporte de acuerdo con la orden del Ministerio de Fomento orden FOM 283/2003 publicada el 31/01. - El seguimiento on-line de las entregas y del nivel de incidencias que se pudieran dar al efectuar las mismas. - La confirmación de las entregas y la liquidación del reparto. - La facturación de los servicios efectuados, tanto al cliente, como la elaboración del soporte para la facturación de los transportistas por servicios efectuados. - La generación de encuestas de satisfacción con el fin de conocer la situación final del reparto y ver cómo mejorarlo en relación al destinatario final. El programa que dé solución a todas estas necesidades es RUTAPLAN, pasando a continuación a detallar cada una de las funcionalidades que recoge para cada uno de los apartados enunciados. 2
INTEGRACIÓN Este módulo lo llamaremos SIP La actividad a desarrollar con los CLIENTES (Distribuidores) es la entrega de las mercancías que comercializan en sus comercios, ya sean físicos o virtuales, y que requieran por parte del CLIENTE FINAL (Consumidor) la entrega domiciliaria, la cual puede requerir de la instalación o puesta en marcha del mismo. Cada CLIENTE puede remitir la información de las entregas a efectuar por distintos medios, preferiblemente por medios electrónicos: - Fichero de texto (TXT) - Archivo (Excel, Access, etc.) Para aquellos CLIENTES que no tienen disponibilidad de transmitir ningún tipo de fichero o de archivo, se habilita un acceso vía WEB a una aplicación que denominamos SIP que permita incorporar esta información en el sistema de gestión RUTAPLAN, punto de arranque de la actividad a realizar. Esta herramienta recoge cuanto al menos los siguientes datos: - Fecha prevista de entrega - Nº de albarán - Nombre del destinatario de la mercancía - Dirección de entrega - Código Postal - Población - Nº de teléfono - Detalle de la mercancía a entregar - Observaciones - Tipo de transporte que se requiere La introducción de los datos se realizará directamente a la base de datos del sistema RUTAPLAN, en las entregas a efectuar o planificar. Hay aspectos a controlar a la hora de la grabación de los datos, como son: - El sistema requiere unos datos mínimos obligatorios a cumplimentar por el usuario. - La fecha propuesta de entrega se verificará en función de la Base de Datos que contenga todas las tablas de rutas de reparto que por cada una de las áreas geográficas o clientes se pudiesen dar. A este módulo se accede desde cualquier ordenador que disponga el CLIENTE y que disponga de una conexión a Internet para que pueda acceder a la aplicación RUTAPLAN. Para aquellos clientes que si que tienen disponibilidad de poder enviar la información en formato electrónico, en la aplicación disponemos de una utilidad que permite importar esta información de forma sistemática, pero que es parametrizable por el usuario con lo cual se permitirá la incorporación de nuevos CLIENTES sin la necesidad a priori de realizar ajustes de programación para ellos. Los campos indistintamente del orden en que nos sean transmitidos por parte del CLIENTE se podrán asignar a los campos de información minina que requiera la aplicación. 3
El modulo además de todas estas funcionalidades, permite el poder grabar albaranes de forma manual, así como la modificación o anulación de cada uno de los ya existentes, por si fuera necesario dar altas, modificaciones o bajas, siempre a petición del CLIENTE. PLANIFICACION Toda empresa de reparto, requiere de una planificación del reparto a realizar el siguiente día hábil. Por ello y una vez integrados todos albaranes de entrega a repartir, se debe de proceder a la verificación previa de que todas las direcciones que se nos faciliten existen en la base de datos de la cartografía. Cuando de proceda a la verificación de las direcciones de entrega, se muestra en un campo sin posibilidad de edición la dirección completa de entrega (Dirección completa, código postal y población), y por debajo de esta información aparecerá la misma información con posibilidad de edición, estando al final de toda esta información, la propuesta de todas las dirección que el programa pueda localizar por similitud. El usuario siempre y cuando la dirección apareciese en este último bloque, podrá seleccionarla directamente por medio del puntero del ratón, o bien podrá probar en la ventana de edición a modificar la composición de cualquiera de los datos de la dirección de entrega, con el fin de buscar otras alternativas que puedan llevar a la localización en cuestión de la dirección donde se tiene que efectuar la entrega. Cuando se proceda a editar la dirección, el programa, propone a partir de la tercera letra que se introduzca del campo de Dirección de entrega, las posibles calles que contengan dichas letras, acotando la búsqueda en función del número de letras que se vayan incluyendo. La localización si es posible, ubicará en las coordenadas que correspondan al albarán en el mapa por medio de un punto en color. Para aquellas direcciones que por cualquier motivo no sean posibles de localizar en la base de datos de la cartografía, se ubican en la parte superior del mapa con el fin de que el usuario pueda en su momento asignarlas a un camión de reparto. Una vez finalizado el proceso previo de verificación de las direcciones de entrega, se podrá pasar al siguiente paso que consiste en la planificación de las rutas de reparto, el cual conlleva tres fases: - 1ª fase, la asignación de los albaranes a los camiones de reparto (cada camión de reparto, a su vez tendrá asignado un conductor y un ayudante) - 2ª fase, la asignación del orden de entrega de cada una de las entrega. 4
- 3ª fase, la asignación del rango horario en el que estará prevista la entrega de la mercancía en casa del CLIENTE FINAL. Para la primera fase, y con el fin de obtener una percepción visual de donde hay que efectuar las entregas, cada una de ellas se representa visualmente en el mapa, con el fin de que el responsable de Tráfico pueda tomar la decisión de que entregas va a efectuar cada uno de los camiones. El mapa tiene distintos niveles de zoom con el fin de que en aquellas poblaciones en que se puedan concentrar un mayor número de repartos, pueda visualizarse con claridad la posición geográfica de cada una de las entregas. Para efectuar la asignación de las entregas a los camiones disponibles para efectuar las entregas, el usuario se situará con el cursor encima de la entrega que desee asignar y así seleccionará el camión que deba seleccionar en cada caso. El programa deberá hace referencia del nivel de ocupación del camión en función de la carga asignada, así como del número de entregas asignadas, con el fin de tener un referente sobre la productividad de los vehículos utilizados. De igual forma muestra el número de entregas pendientes de asignar. A continuación en la segunda fase, procederemos a asignar el orden en que se van a realizar las entregas de la mercancía a nivel de cada camión de reparto. El programa realiza una sugerencia en cuanto al orden de las entregas, a priori teniendo en cuenta el punto más próximo al de punto de carga, finalizando en el más distante, pero esta sugerencia podrá ser modificada por el usuario en función de las observaciones o condicionantes que el CLIENTE FINAL hubiera podido dar en el momento de efectuar la compra. Una vez confirmado y validado el orden de entrega, dará comienzo la tercera fase, que consistirá en la asignación de los rangos horarios en que cada camión vaya a efectuar las entregas. Esta asignación se podrá parametrizar por el usuario en función del criterio de distancias, del punto de carga y de la distancia entre poblaciones, etc. Finalizado este proceso, se dará paso al siguiente módulo de gestión del CRM. 5
CONTACTO Este módulo de la aplicación lo denominamos CRM Este módulo tiene por objeto el contactar con cada uno de los clientes a los que se tiene previsto efectuar las entregas el próximo día hábil, para así informarle del rango horario en el que se va efectuar la entrega, así como validar la siguiente información: - La dirección de entrega (domicilio completo y población) - Si la vivienda dispone o no de ascensor - La mercancía adquirida - Si procede el importe que tiene que abonar al efectuarle la entrega - Cualquier otro aspecto en función del tipo de mercancía u operativa marcada con el cliente Cualquier modificación o información adicional que se introdujera, será desvuelta nuevamente con posterioridad al Departamento de Tráfico mediante la aplicación, resaltando las conformidades de las no conformidades con el fin de que dicho Departamento, en función de las mismas, tome las decisiones oportunas para llevar a cabo la entrega de la mercancía. CONTROL La aplicación debe de tener un módulo de gestión que permita el control de la mercancía que se recibe y se expide, con el fin de garantizar en todo momento a nuestro CLIENTES que se encuentra monitorizada. Si bien en el apartado de recepción, usado solo para las operaciones que se realizan en cualquiera Centro de Distribución, se reflejará en la aplicación la mercancía en el momento de ser recibida, comprobándose cualitativamente y cuantitativamente que la cual coincide con lo reflejado en la documentación que genera la aplicación. Esta documentación indicará a que camión de reparto esta asignada y de esa forma se procederá a efectuar el tramado de dicha mercancía en la zona asignada en los Centros de Distribución a cada uno de los camines de reparto. Una vez reflejado en la aplicación toda la mercancía recibida y apta para proceder a su distribución, se generaran las hojas de carga por camión de reparto, sobre las que se controlara la carga de cada uno de estos camiones. Estas hojas de carga tienen reservado un espacio para la firma tanto del Transportista, como del personal de almacén que controle dicha carga, sirviendo de soporte para validar en la aplicación, que en efecto se ha efectuado la carga de toda la mercancía, o en caso contrario informar de cuales mercancías no se han cargado, así como el motivo para informar al CLIENTE. 6
CARTA DE PORTE La confirmación de la carga efectuada por cada uno de los camiones de reparto, genera la Carta de Porte de acuerdo con la orden del Ministerio de Fomento orden FOM 283/2003 publicada el 31/01. Esta Carta de Porte, incluye al menos la siguiente información: - Nombre o denominación social y domicilio de la empresa cargadora. - Nombre o denominación social y domicilio del operador de transporte que, en su caso, hubiese intermediado en la contratación del servicio. - Nombre o denominación social y domicilio de la empresa transportista. - Nombre o denominación social y domicilio del destinatario o consignatario del envío. - Lugares de origen y destino de la expedición de transporte de que se trate. - Fecha de realización del transporte del envío de que se trate. - Matrícula del vehículo. Cuando se trate de un conjunto articulado, deberán hacerse constar tanto la matrícula del vehículo o vehículos tractores como las de los semirremolques o remolques arrastrados por los mismos. - Naturaleza, peso y, en su caso, número de bultos de la mercancía transportada. Además de esta información, se indicará la siguiente: - Rango horario planificado para efectuar la entrega. - Observaciones efectuadas por el CLIENTE, o el Departamento de Tráfico. SEGUIMIENTO La aplicación incluirá un módulo que permita controlar en todo momento on-line la evolución de las entregas, así como si se producen el nivel de incidencias que se pudieran dar al igual que la ubicación del conductor mediante tecnología GPS o de Triangulación debido a las capacidades de los actúales móviles. 7
Para esto será necesario por un lado dotar a los camiones de reparto de terminales telefónicos tipo PDA, que les permita el acceso a internet mediante GPRS o 3G a la Extranet, donde se validará cada uno de los camiones de reparto para así poder confirmar en el sistema las entregas que tienen asignadas. La información generada será visible en su totalidad para cada Centro de Distribución, el cual visualizara en su pantalla de seguimiento la evolución de las entregas, de una forma muy visual y por colores en función del cumplimiento, incumplimiento o incidencia en la entrega. Con ello la demora o adelanto de las entregas quedara visualizado en la pantalla, esto será de gran ayuda con el fin de poder tomar rápidamente las acciones correctoras que se pudieran precisar. Esta información será también visible para cada uno de los CLIENTES de forma individual, con el fin de que puedan seguir de igual forma la evolución de las entregas. La tecnología con la que se utilizara el intercambio de información entre las PDA y la aplicación de internet será la de GPRS o 3G de inicio para finalmente usar una aplicación residente, con el objeto de que si en algún momento se pierde la conexión telefónica con internet, cuando esta se recupere se actualice automáticamente. CONFIRMACION Como hemos descrito en el apartado anterior, la aplicación va recogiendo toda la información de las entregas así como el nivel de incidencias que se pudieran producir. Sobre los pedidos no entregados, si procede entregarlos de nuevo en una fecha próxima no superior a un número de días a determinar, se procederá a incluirlos de nuevo en la planificación de reparto para dicha fecha FACTURACIÓN Con la información generada en el módulo anterior, la aplicación generará dos tipos de facturaciones que enviará al programa de gestión o ERP para cerrar el proceso de facturación a clientes y proveedores: - Fichero con toda la facturación a clientes de acuerdo con la parametrización pactada con cada uno de los CLIENTES. - Fichero con toda la pre-facturación de los proveedores de acuerdo con la parametrización pactada con cada uno de los proveedores, con el fin de que se pueda emitir la factura correspondiente por los servicios prestados, así como la contabilización previa del gasto con el fin de tener visibilidad de la cuenta de explotación en todo momento. 8
La generación de esta información, nos permitirá día a día obtener la rentabilidad de cada una de las operaciones que mantenemos con nuestros CLIENTES. 9
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