INSTRUCTIVO PARA CONCILIACIÓN BANCARIA
CONCILIACIÓN BANCARIA PARAMETRIACIÓN 1. Transacciones Bancarias: Las transacciones bancarias, corresponden a la clasificación de cada uno de los movimientos que se pueden realizar sobre las cuentas bancarias, se debe definir una única transacción por cada tipo de transacción, ejemplo: cheques girados, relaciones de cheques, consignaciones, traslados de fondos, etc.
2. Transacciones Bancarias por Entidad Aquí se definen las transacciones con las cuales un Banco específico clasifica sus movimientos en el extracto, adicionalmente se define para cada transacción del banco su transacción equivalente del sistema con sus respectivas características que tendrá en cuenta el proceso para poder llevar a cabo un cruce. 3. Cruces permitidos por Entidad En esta opción se definen cuales transacciones del banco pueden cruzar entre ellas mismas.
4. Cruces permitidos para la Compañía Se definen cuales transacciones del sistema pueden cruzar entre ellas mismas. TRANSACCIONES
1. Apertura Esta opción permite crear una nueva conciliación para una cuenta bancaria y un periodo específico. 2. Cargue del Extracto Bancario Se debe tener parametrizado previamente el tipo de archivo para cargue de extractos para el banco correspondiente.
Cargue y procesamiento del cargue del extracto bancario Como prerrequisito se debe haber realizado la apertura de la conciliación, dado que en el archivo del cargue se debe contener la secuencia de la conciliación a la cual corresponde el extracto.
3. Proceso de Conciliación Automática Conciliación automática Extracto/Sistema Se consulta la conciliación creada anteriormente.
En el siguiente bloque de esta forma se pueden visualizar las partidas del extracto que fueron cargadas, las cuales deben estar en estado Pendiente de cruce. El botón Incluir anteriores trae a la conciliación actual los registros que quedaron pendientes de cruce en el extracto, para la conciliación del periodo inmediatamente anterior al actual, estos
registros se pueden visualizar en el siguiente bloque de la forma y corresponden a los que se encuentren en estado mes anterior sin cruzar. El botón Cruce extracto/sistema ejecuta el cruce automático entre el extracto y el sistema de acuerdo a la parametrización definida para las transacciones del banco, los registros se encontraban en estado pendientes de cruce y que fueron cruzados por el proceso, quedarán en estado cruzado y los registros que se encontraban en estado mes anterior sin cruzar quedarán en estado mes anterior cruzado. Cabe anotar que para poder ejecutar el botón Cruce extracto/sistema ya se debe haber generado el movimiento del mes para el sistema y el movimiento del mes anterior mediante la forma Cruce automático Sistema/Extracto.
El botón Cruce de extracto ejecuta el proceso de cruce automático entre las partidas del mismo extracto de acuerdo a las transacciones definidas para cruce entre el mismo banco. El botón Cruce de sistema ejecuta el proceso de cruce automático entre las partidas del mismo sistema de acuerdo a las transacciones definidas para cruce entre el mismo sistema. En caso que se detecte que algún cruce realizado no es correcto, el usuario puede consultar la partida cruzada y ver en el siguiente bloque de la forma contra cual partida del extracto o del mismo sistema fue cruzada, allí debe eliminar el registro contra el cual cruzó para deshacer el cruce así la partida consultada debe quedar nuevamente en estado pendiente de cruce:
Después de eliminar en el último bloque, la partida contra la cual cruzó el movimiento 1 del extracto, debe quedar el movimiento 1 en estado pendiente de cruce:
De esta misma manera se puede deshacer cualquier cruce no deseado. El botón Anular anula la conciliación actual eliminando todas sus partidas tanto del extracto como del sistema. El botón Cerrar deja la conciliación actual en estado cerrado, se debe tener en cuenta que en estado cerrado no puede ser modificada la conciliación, por esta razón solo se cierra la conciliación cuando se haya terminado y no se le vayan a realizar cambios. Conciliación automática Sistema/Extracto Se consulta la conciliación creada anteriormente.
El botón Generar movimiento genera el movimiento del periodo y la cuenta bancaria definida en la conciliación, este movimiento puede ser visualizado en el siguiente bloque de la forma y corresponde a los registros en estado pendiente de cruce. El botón Movimiento mes anterior trae a la conciliación actual los registros que quedaron pendientes de cruce, para la conciliación del periodo inmediatamente anterior al actual, estos
registros se pueden visualizar en el siguiente bloque de la forma y corresponden a los que se encuentren en estado mes anterior sin cruzar. Para poder ejecutar los siguientes botones el extracto bancario del periodo y de la cuenta a conciliar debe estar cargado en el sistema. El botón Cruce extracto/sistema ejecuta el cruce automático entre el extracto y el sistema de acuerdo a la parametrización definida para las transacciones del banco, los registros se encontraban en estado pendientes de cruce y que fueron cruzados por el proceso automático, quedarán en estado cruzado y los registros que se encontraban en estado mes anterior sin cruzar quedarán en estado mes anterior cruzado. El botón Cruce de extracto ejecuta el proceso de cruce automático entre las partidas del mismo extracto de acuerdo a las transacciones definidas para cruce entre el mismo banco. El botón Cruce de sistema ejecuta el proceso de cruce automático entre las partidas del mismo sistema de acuerdo a las transacciones definidas para cruce entre el mismo sistema.
El botón Anular anula la conciliación actual eliminando todas sus partidas tanto del extracto como del sistema. 4. Proceso de Conciliación Manual Conciliación manual Sistema/Extracto Esta opción permite realizar cruces manuales de una partida del sistema contra una o varias partidas del extracto, en el encabezado se busca la partida que aún no se ha cruzado del sistema y que se desea cruzar, y en el detalle se relacionan las partidas del extracto contra las cuales se cruzará. Estas forma permite guardar varias partidas para ser cruzadas, cuando está listo el cruce se da clic en el botón Cruzar, ejecutando el cruce respectivo.
Cuando el valor de la partida del encabezado es diferente al valor de la(s) partida(s) del cruce, en este caso 300.000.000 contra 400.000.000, el sistema crea una partida por el valor de la diferencia presentada: Mediante la forma Cruce automático Sistema Extracto, se consulta el movimiento 3 para la conciliación 2 y se encuentra en estado Cruzado, además se puede ver con cuales partidas fue cruzado:
También se puede consultar la partida creada por la diferencia:
Las opciones Conciliación manual Sistema/sistema, Conciliación manual Extracto/Sistema y Conciliación manual Extracto/Extracto funcionan de la misma manera que la forma de Conciliación manual Sistema/Extracto mostrada anteriormente. 5. Cierre de la Conciliación Una vez se hayan terminado de cruzar las partidas de una conciliación, se debe cerrar la misma mediante el botón Cerrar que se encuentra en las opciones Conciliación automática Extracto/Sistema o Conciliación automática Sistema/Extracto:
6. Reportes de Conciliación Soporte de Conciliación Solicita como parámetros los datos de la conciliación, pero el único parámetro obligatorio es la secuencia de la conciliación:
Movimiento de Libros por Conciliar Solicita como parámetro la secuencia de la conciliación Movimiento de Extracto por Conciliar Solicita como parámetro la secuencia de la conciliación
Partidas Pendientes por Conciliar Solicita como parámetro la secuencia de la conciliación