GUÍA ANÁLISIS DOFA Página 1 de 8 ANÁLISIS DOFA Esta guía tiene como principal objetivo proporcionar elementos generales de carácter conceptual y metodológico que pueden facilitar el desarrollo de análisis interno organizacional como insumo en procesos de planeación. La guía proporciona las definiciones básicas y formatos que orientan el proceso del análisis. Para ampliar la información se sugiere una bibliografía básica. El análisis DOFA es una herramienta de diagnóstico y análisis para la generación creativa de posibles estrategias a partir de la identificación de los factores internos y externos de la organización, dada su actual situación y contexto. Se identifican las áreas y actividades que tienen el mayor potencial para un mayor desarrollo y mejora y que permiten minimizar los impactos negativos del contexto. El nombre es un acrónimo de las iniciales de los factores analizados: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. En primer lugar se identifican los cuatro componentes de la matriz, divididos en los aspectos internos que corresponden a las fortalezas y las debilidades, y los aspectos externos o del contexto en el que se desenvuelve la organización que corresponden a las oportunidades y las amenazas. En la siguiente tabla se observa la distribución de la matriz inicial: Análisis Interno Análisis Externo D Cuáles son las debilidades y desventajas en su dependencia? O Cuáles son las oportunidades de que su dependencia puede explotar? F Cuáles son las fortalezas y ventajas de su dependencia? A Cuáles son las amenazas y los obstáculos que pueden afectar negativamente la evolución de su dependencia? El análisis se realiza en dos etapas: 1. Elaborar una lista de factores en cada componente de la matriz. Para ello, se sugiere el uso de las siguientes guías para analizar cada uno de los factores, donde se encuentran algunas preguntas orientadoras de ejemplo para realizar el listado y priorización de las mismas. Así mismo, los participantes pueden realizar una lluvia de ideas y luego se realiza la decantación y priorización de los factores más relevantes o significativos para la Facultad e Instituto.
GUÍA ANÁLISIS DOFA Página 2 de 8 PREGUNTAS ORIENTADORAS Identifique los puntos fuertes de su Facultad o Instituto: LISTA DE FORTALEZAS Cuáles son los activos (tangibles e intangibles) más valiosos de la Facultad o Instituto (actividades, capacidades, recursos)? Cuáles son las principales fortalezas de la Facultad o Instituto relacionadas con el desarrollo académico (docencia, investigación y extensión), bienestar e infraestructura? Qué oportunidades existen para maximizar la fuerza de estos activos? Qué activos podrían, con apoyo, promoción y/o inversión, llegar a convertirse en una fortaleza? Enumere las tres principales fortalezas para construir. Dónde se producen los mayores cambios? Cuáles son las más fáciles de alcanzar? 1. Fortalezas para construir Impacto Redacte, en forma breve, el resultado final que tendría la construcción de cada una de las fortalezas priorizadas respecto al estado inicial analizado. 2. 3.
GUÍA ANÁLISIS DOFA Página 3 de 8 PREGUNTAS ORIENTADORAS Identifique las debilidades: Cuáles son las principales debilidades o problemas de su Facultad o Instituto? LISTA DE DEBILIDADES Cuáles son los obstáculos que pueden limitar el desempeño o el alcance de logros sostenibles en su Facultad o Instituto? Qué problemas debe enfrentar en el desarrollo estratégico de sus actividades frente al nivel central, otras facultades e institutos y nivel nacional? Cuáles son las necesidades y limitaciones que restringen la realización sostenible de iniciativas de desarrollo propuestas por su Facultad o Instituto? Enumere las tres principales debilidades que se deben minimizar. Cuáles son imposibles de cambiar (descarte esas)? Dónde se producirían los mayores cambios? Cuáles son las más fáciles de resolver? 1. Debilidades a minimizar Impacto Redacte, en forma breve, el resultado final que tendría la minimización de cada una de las debilidades priorizadas respecto al estado inicial analizado. 2. 3.
GUÍA ANÁLISIS DOFA Página 4 de 8 PREGUNTAS ORIENTADORAS Identifique las oportunidades: LISTA DE OPORTUNIDADES Qué oportunidades existen para maximizar, mejorar o apoyar a las fortalezas existentes que se han identificado anteriormente? Qué mejoras o apoyo se podría brindar para mejorar las deficiencias detectadas anteriormente? Qué oportunidades externas a la universidad (región, país, internacional) pueden ser identificadas? Enumere las tres principales oportunidades que se deben aprovechar. Cuáles son imposibles de alcanzar (descarte esas)? Dónde se producirían los mayores cambios? Cuáles son las más fáciles de resolver? 1. Oportunidades para explotar Impacto Redacte, en forma breve, el resultado final que tendría el aprovechamiento de cada una de las oportunidades priorizadas respecto al estado inicial analizado. 2. 3.
GUÍA ANÁLISIS DOFA Página 5 de 8 PREGUNTAS ORIENTADORAS Las amenazas se refieren a fuerzas internas y externas a la Facultad o Instituto que ponen en peligro sus recursos y las oportunidades de desarrollo. El propósito de este análisis es identificar las amenazas y así establecer un plan para la prevención, mitigación, o reducción al mínimo de los posibles impactos negativos. LISTA DE AMENAZAS Qué amenazas ponen en peligro las fortalezas identificadas anteriormente? Qué amenazas ponen en peligro la realización de las oportunidades identificadas anteriormente? Qué debilidades pueden empeorar frente a estas amenazas y en qué circunstancias? Enumere las tres principales amenazas. Cuáles son imposibles de afectar (descarte esas)? Dónde se producirían los mayores cambios? Cuáles son las más fáciles de resolver? 1. Amenazas para tener en cuenta Impacto Redacte, en forma breve, el resultado final que tendría la preparación ante cada una de las amenazas priorizadas respecto al estado inicial analizado. 2. 3.
GUÍA ANÁLISIS DOFA Página 6 de 8 Para el segundo paso, se generan las estrategias y acciones, con base en el enfrentamiento por pares de los factores: Estrategias y Acciones FO: Conducentes al uso y potencialización de las fortalezas internas de una organización con el objeto de aprovechar las oportunidades externas. Estrategias y Acciones DO: Dirigidas a mejorar cada una de las debilidades utilizando las oportunidades identificadas. Estrategias y Acciones DA: Conducentes a minimizar los peligros potenciales en el sector donde nuestras debilidades se encuentran con las amenazas. Estrategias y Acciones FA: Dirigidas a Estrategias para prevenir el impacto de las amenazas identificadas utilizando las fortalezas existentes en la organización. En la práctica, algunas de las estrategias se traslapan o pueden ser llevadas a cabo de manera concurrente y de manera concertada. Pero para el trabajo práctico, el enfoque estará sobre las cuatro interacciones definidas. Como guía a continuación se muestra en una tabla la síntesis del análisis cruzado:
GUÍA ANÁLISIS DOFA Página 7 de 8 ANÁLISIS CRUZADO PARA DESARROLLAR ESTRATEGIAS FACTORES EXTERNOS FACTORES PROPIOS OPORTUNIDADES EXTERNAS Estrategias a implementar para usar las oportunidades usando las fortalezas AMENAZAS EXTERNAS Estrategias para prevenir amenazas utilizando las fortalezas NUESTRAS FORTALEZAS Estrategias a implementar para usar las oportunidades minimizando las debilidades Estrategias para minimizar los peligros potenciales en el sector donde nuestras debilidades se encuentran con las amenazas NUESTRAS DEBILIDADES
GUÍA ANÁLISIS DOFA Página 8 de 8 Bibliografìa ARMIJO, M. (2011). Santiago de Chile: Naciones Unidas. SANTUCCI, L& OELE, J. & RAHMAWATI, A. & KHAMBUD, R. & BARTH, B.& SPENCER, R. (2011). Strategic Planning Tools for eco-efficient and socially inclusive infrastructure. UNITED NATIONS ESCAP & IUTC & UN HABITAT. Disponible en: http://www.unescap.org/esd/environment/infra/daproject/bangkok/documents/strategi c-planning-toolkit.pdf SHAPIRO, J. (2004); Disponible en www.civicus.org/new/media/planificacion%20strategica.pdf, visitada en julio de 2012. ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DEL TRABAJO. (2005) Internacional del Trabajo. Ginebra: Oficina ELABORÓ Xiomara Ruiz Ballén REVISÓ Geraldo Millán Cuervo APROBÓ Geraldo Millán Cuervo CARGO Asesora CARGO Jefe CARGO Jefe FECHA Julio de 2012 FECHA Julio de 2012 FECHA Julio de 2012