MANUAL SISTEMA DE ADMINISTRACION
Indice Acceso...3 Menú principal...4 Sistema Configuración...5 Diseño...6 Usuarios...11 Mantenedores...12 Niveles...13 Cargos...14 Geografía...15 Ranking...15 Sucursales...15 Indicadores...16 Reportes...16 Acceso al sitio web...17 Acceso al sistema...18 Acceso Intranet...18 Módulos Mantenedores...19 Empresas...20 Otics...21 Proveedor... 22 Categorías... 23 Actividades... 24 Matriz de costos... 25 Sala... 26 Relatores... 27 Alumnos... 28 Servicios Adicionales... 29 Razones sociales... 30 Plan de cuentas... 30 Banco... 31 Correlativos... 31 Diseñador de propuesta... 32 Propuestas... 32 Envíos... 34 Académico... 34 Programa académico... 34 Inscripciones... 38 Actividades en ejecución... 39 Actividades concluidas... 44 Uso sedes... 46 Reporte... 47 Finanzas y contabilidad... 49 Facturación.... 50 Exportar Archivos... 52 Reportes Envios... 53 CMS... 54 Contenido... 54 Búsqueda... 56 Contactos... 56 Comercial... 57 Arriendo de salas...57 Detalle arriendos...59
ACCESO Para acceder al mantenedor del sistema, se deben ingresar el nombre de usuario, contraseña y seleccionar su nivel correspondiente al sistema Si usted olvido la contraseña debe dar un clic en donde se despliega la siguiente ventana Ingresa su RUT, y si esta registrado la información será enviada a su cuenta de correo
MENU PRINCIPAL Nota: Dependiendo del nivel de acceso del usuario mostrara los icono correspondiente Otra de la opción para acceder dependiendo siempre de los permisos asociados al usuarios que accesede al sistema se encuentra en el borde izquierdo de su pantalla
SISTEMA Configuración Este modulo contiene la información preferencias del sistema, como la conexión ala base de datos, el correo de los contactos por el sitio web, tipo de servidor de correo, iva, hora sence, evaluación mínima, etc.
Diseño Este modulo permite modificar, toda la parte exterior (Front End o Sitio web) del sistema, como por ejemplo, tipos de letra, palabras claves para buscar el sitio, ubicación de imágenes, entre otros. 1. General. Debe llenar con la información de la empresa 2. Palabras clave. Sirve para el buscador de Google
3. Colores. Usted puede modificar los colores de fondo pagina, encabezado, barra superior, barra izquierda, barra derecha fondo contenido, barra inferior, links activos, links visitados al lado de cada opción existe para ingresar el valor del color sino al dar un clic en el botón se despliega un cuadro para seleccionar el color que usted desee selector de colores al dar un clic en botón Aquí usted podrá seleccionar un color predeterminado para personalizar algún color que usted elija debe dar un clic en Colores Personalizado si no dar un clic en OK
4. Tramas. Aquí Puede insertar tramas creadas en Photoshop. Al dar un clic, aparecerá la opción de insertar la trama
5. Imágenes. Aquí usted puede controlar las imágenes tanto como formatos gif o flash, dependiendo de la opción seleccionada 6. Posiciones. Usted puede determinar la ubicación de las secciones, etc.
7. Estilos. Usted en esta opción puede cambiar los estilos de los links, botones, campo de texto,etc. al dar un clic en el botón modificar aparece una ventana con las siguientes opciones además de al dar la opción color puede seleccionar y definir un color en especial
Usuarios Aquí podemos ver todos los usuarios con sus respectivos niveles, permitiendo agregar nuevos usuarios, y bloquear/ desbloquear. acciones Con esta opción seleccionamos los niveles al usuarios en la siguiente ventana Con esta opción Bloquea o desbloquea a un usuario
Con esta opción podemos modificar la información del usuario, la ventana es la misma que el ingreso Mantenedores Todas las informaciones generales influyentes en el sistema, se manejan en este modulo de mantenedores y se subdividen en los que se detallan
Niveles Muestra todos los niveles de usuarios donde usted podrá ingresar, modificar (como el nombre y dejar activo o no al nivel seleccionado), dar los permisos y eliminar. la opción despliega una ventana donde usted puede asignar el permiso a cada nivel
Cargos Este modulo esta asociado a los cargos del usuario, aquí usted podrá ingresar, modificar, activar y eliminar un cargo Con esta opción usted podrá agregar un cargo
Geografía En esta opción usted podrá agregar, modificar y eliminar un país, región, ciudad, comuna y calle para todas las opciones del sistema donde requiera este módulo. Ranking Este modulo esta relacionado con las Empresas, además podrá agregar, modificar, activar y eliminar un ranking Sucursales Relacionado a la información del sistema, podrá agregar, modificar y eliminar una sucursal
Indicadores Mantenedor económico, alimenta a todo el sistema dependiendo de las opciones que lo requiera para este efecto los indicadores deben ser actualizado diariamente. Reportes El detalle de accesos al sistema, tanto de entrada por el administrador o vía web son registrados en estos módulos como se detalla:
Accesos Sitio web Muestra en detalle el acceso al sitio web, tanto como en información de día, hora y de que i.p accedieron al sitio Desplazarse por los meses Fecha actual Desplazarse por los años Ejemplo de detalle Ejemplo de Barra
Acceso al sistema Muestra la cantidad de veces que se han ingresado al sistema por nivel y detalles de quienes ingresaron En unos de los link podrá acceder a la información mas detalla como fecha, hora, i.p y usuario que accedió Acceso intranet Muestra la cantidad de veces que se han ingresado a la Intranet tanto docentes, empresas y alumnos, detalles de quienes ingresaron al igual que la opción anterior al dar un clic en los links
Módulos Mantenedores La información especifica que tiene que ver con los datos a manejar en este sistema, como por ejemplo las empresas participantes, las actividades a realizar, correlativos, entre otros, están en este modulo, el que se subdivide en los que se muestran a continuación:
Empresas Muestra todas las empresas que el sistema maneja para los módulos académicos. Además usted podrá ingresar, modificar,eliminar y agregar sucursales relacionado a la empresa, nota: al ingresar una empresa el sistema automáticamente genera una sucursal para agregar una sucursal debe dar clic, y se despliega la siguiente información. también podrá modificar la información como además ver los contactos de cada sucursal y un encargado de capacitación.
Otics Mantenedor de otic donde puede ingresar, modificar y eliminar agregar o modificar una otic se despliega la siguiente ventana
Proveedor Usted podrá ingresar, modificar y eliminar un o varios proveedores Al agregar o modificar un proveedor se despliega la siguiente ventana Además usted puede ingresar uno o varios contactos de un proveedor en la opción contactos donde se mostrara todos los contactos asociados al proveedor
Categorías Este modulo esta relacionado con el modulo académico, puede agregar una categoría directamente o seleccionarlas desde el combo y mostrar sus subcategorías. al dar un clic, puedes acceder a los tipos de cada subcategoría. podemos agregar, modificar o eliminar un tipo según como usted desee.
Actividades Usted aquí ingresar las actividades para el diseñador de propuesta y programa académico, con funciones como agregar, modificar y eliminar. agregar actividad muestra la siguiente venta
En la opción usted puede ingresar la información del programa que será reflejada en el sitio web, donde se encuentra la herramienta editor donde cuenta con herramientas de Office, aquí usted puede ingresar o modificar Agregar imágenes archivos estilo, la formato, fuente, tamaño, color de la fuente, color de fondo, trabajar en pantalla completa Matriz de costos Relacionado a los gastos de una curso, puede ingresar, modificar y eliminar un costo.
Sala En esta sección usted ingresar la sedes y después con sus respectivas salas. agregar sede muestra la siguiente información. En la opción desplegará todas las salas asociadas a la sede al agregar un sala se despliega la siguiente ventana
Relatores Muestra todos los relatores del sistemas algunas de las funciones Usted en esta opción genera un excel con la información en pantalla. Usted en esta opción para imprimir con la información en pantalla. Usted puede agregar un archivo.doc para el currículo del relator. Agregar relator
Alumnos Muestra todos los alumnos que están relacionados a un curso. en el icono podemos modificar los datos relacionado a un alumno
en el icono información. podemos ver los cursos relacionados a un alumno, con su respectiva Servicios Adicionales Esta relacionado al módulo del arriendo de salas Para agregar un servicio Al momento de estar con un click la opción por participante es para que al momento de generar el total del detalle del arriendo de salas se incluya este valor por la cantidad de participantes
Razones sociales Esta relacionado al modulo de finanzas Al agregar muestra la siguiente información. en el icono muestra las cuentas corriente de una razón social donde puede ingresar, modificar y eliminar la información Plan de cuentas Usted puede ingresar, modificar y eliminar cuentas relacionadas a una razón social además en el icono puede acceder a los sub niveles de la cada cuenta teniendo las misma funcionalidades que muestra la imagen anterior.
Banco Mantenedor de banco, este modulo alimenta con la información del sistema en donde muestra la opción de elegir un banco, aquí usted podrá ingresar, modificar y eliminar. Correlativos Este mantenedor esta asociado a los correlativos de los documentos relacionados a finanzas. facturas afectas, facturas exentas, facturas exportación, boleta honorario, documento internos, etc. Nota: si desplaza el curso sobre el los términos abreviados aparecerá a que documento pertenece la opción. Diseñador de propuestas Las propuestas de empresas para gestionar una actividad a medida, son ingresadas a través de este modulo
Propuestas Usted en este módulo podrá crear propuestas de actividades para Empresas. Agregar propuesta muestra la siguiente información. debe seleccionar un Empresa y automáticamente llenara los contactos de la empresa, luego debe dar un clic lo cual mostrara las actividades para la propuesta. Nota: si la empresa no tiene un contacto no podrá asignar una actividad. Además puede agregar una actividad si no la despliega en combo Luego de ingresar una actividad mostrara la siguiente información
existe la opción de modificar la información en el link y a su vez puede eliminar la actividad después aparecerá ilustrada la siguiente información. donde podemos modificar la propuesta, podemos modificar el contenido del formato de la propuesta que se envía a la empresa, se despliega la siguiente información
este editor contiene que contiene tipo de letra, tamaño y funcionalidades de word y ademas las opciones de carta conductora, marco de referencia y carta aceptación. Con el icono Con el icono podemos ver el documento que será enviado a la empresa envía la propuesta. Envíos Muestra las propuestas enviadas Con el icono Con el icono podemos ver el documento que será enviado a la empresa envía la propuesta. Académico La programación de actividades, inscripción de alumnos, reportes de cursos, notas etc, se encuentran en este modulo, que se subdivide como se detalla: Programa académico Muestra todas las actividades que están para ejecutar.
Programar actividad En el icono podremos ingresar o modificar la fecha, horas, coeficientes y relatores
En el icono puedes ingresar, modificar y eliminar los costos de la actividad. En el icono puedes ver todos inscritos en un curso además de eliminar uno, varios o todos a la vez, para ello debes seleccionar con un clic en la o las casillas para luego dar un clic en el botón eliminar.
En el icono podemos ver el detalle del mínimo requerido para una programa académico, para luego quedar en ejecución En esta opción podemos ver todos los participantes confirmados de Empresas Asociadas, Empresas no Asociadas y particulares para ver las personas aparecerá un link con el tipo según los mencionados, otra opción es Participantes por confirmar mostrará el siguiente recuadro con el detalle.
Inscripciones Muestra todos los inscriptos en un curso ya sea vía sitio web o ingresado por el administrador del sitio Inscribir participante aparecerá la siguiente ventana donde primero debe seleccionar la actividad luego ingresar el RUT. Nota: si el RUT se encuentra registrado automáticamente se mostrarán sus datos y si esta inscrito saldrá una alerta.
Actividades en ejecución Muestra todos las actividades que en este momento se están realizando En el icono podremos ingresar o modificar la fecha, horas, coeficientes y relatores En el icono puedes ver todos inscritos en un curso además de eliminar uno, varios o todos a la vez, para ello debes seleccionar con un clic en la o las casillas para luego dar un clic en el botón eliminar.
En el icono imagen usted podrá ingresar o modificar las evaluaciones como ilustra la siguiente en el hipervínculo puede cambiar las fechas y coeficientes relacionado a las evaluaciones, Nota: la suma de los coeficientes debe ser igual a 100 En el icono usted podrá ingresar o modificar las asistencias como ilustra la siguiente imagen en el hipervínculo puede cambiar las fechas relacionado a la asistencia.
En el icono muestra todos los archivos asociados a ese curso donde podremos descargarlos, ingresar o eliminar En podemos agregar un archivo se desplegara lo siguiente, al dar un clic examinar deberá escoger el archivo. En verá el libro de clase que será entregado a los relatores, para imprimir debe dirigirse a la opción archivo En verá el instrumento de evaluación, para imprimir debe dirigirse a la opción archivo
En el icono información es la opción del generador de orden de factura, muestra la siguiente Para efecto de opción debe elegir una alternativa, varias o todas y la información pasara a finanzas, también puede cambiar los montos de la columna valor Además para ciertos casos podemos generar una tercera factura de la manera que muestra la siguiente imagen Debe seleccionar la empresa la cual mostrará los participantes que deberá seleccionar para luego al momento de seleccionar uno o mas participante debe dar un clic para ser seleccionado, los cuales quedarán trasladado en el cuadro de opción derecho Nota: Para generar la opción agregar tercera factura, el curso debe tener una o mas Empresa con otic, la cuales estarán el combo de selección, de no contar con esta condición no se podrá generar una tercera factura
En icono da la opción para finalizar el curso y quedara en la sección actividades concluidas
Actividades concluidas Muestra todos los cursos ya concluidos. En el icono podremos ingresar o modificar la fecha, horas, coeficientes y relatores En el icono puedes ver alumnos con el resultado final de la asistencia, nota final y Estado.
En el icono imagen usted podrá ingresar o modificar las evaluaciones como ilustra la siguiente en el hipervínculo puede cambiar las fechas y coeficientes relacionado a las evaluaciones, Nota: la suma de los coeficientes debe ser igual a 100 En el icono usted podrá ingresar o modificar las asistencias como ilustra la siguiente imagen en el hipervínculo puede cambiar las fechas relacionado a la asistencia.
En verá el libro de clase pero con toda la información de la asistencia y evaluación de cada alumno, para imprimir debe dirigirse a la opción archivo En verá el instrumento de evaluación, para imprimir debe dirigirse a la opción archivo En el icono es la opción del generador de orden de factura, muestra la siguiente información mencionado anteriormente.
Uso sedes Muestra la información completa de las sedes con sus salas y la fecha y hora de la clases. La información que ilustra es el día, hora, código del curso, nombre del curso, relator que toma la clase. Además contiene para exportar la información a excel e imprimir
Reporte Puede generar reportes a través de las opciones de búsqueda, semestre, año, alumnos, empresa, RUT alumno, cursos y generar un archivo excel. En el icono se genera la carta conductora para aquello que contienen factura En el icono genera el certificado de notas.
Finanzas y contabilidad Todo el manejo de las facturas esta en este modulo y se detalla como sigue: Facturar Puede revisar, modificar y previsualizar las facturas En el icono muestra la información del curso y quien la genero En el icono podemos modificar y confirmar los datos de la factura como el total, fecha inicio y fecha termino.
En el icono emite el documento Además de modificar el contenido de la factura t previsualizar Nota: al confirmar automáticamente pasa de estado para la Emisión de documentos
En el icono emite la información para imprimir en una factura, generar una carta conductora y concentración de notas Una vez confirmada la factura estará para generar el archivo de exportación
Exportación de archivo Podemos generar el archivo para cargar en el sistema contable de softland En el icono se generará un pop up (ventana emergente), en el cual tendremos una indicación que deberá descargar con el botón derecho del mouse De esta manera podremos descargar un archivo con formato csv para poder cargar en el sistema contable de softland. Reportes de Envíos Podemos generar los envíos a la Empresa adjuntando la factura, carta conductora y certificado de asistencia. En el icono pdf podremos ingresar los 3 pdf.
Una vez ingresado los archivos podrá ver y eliminar en el caso que quiera cambiar Para poder enviar los documentos tendrá que dar un clic en formulario lo cual tendremos el siguiente
CMS La información y noticias a publicar en la pagina web, se administra en este modulo Contenido Aquí usted puede controlar toda la información del sitio web.
Al dar un clic en mostrará el contenido de las sub-secciones con el icono podemos ver y diseñar la información que será refleja en el sitio web. Este editor posee variables herramientas de Office, aquí usted puede modificar Agregar imágenes archivos estilo, la formato, fuente, tamaño, color de la fuente, color de fondo, trabajar en pantalla completa
Búsqueda Muestra las cantidades de concepto solicitados en el buscador En el icono muestra el detalle da la búsqueda. Contactos Registro de solicitudes desde el sitio web. también podemos modificar la información
Comercial En este módulo podemos ingresar los arriendos de salas y generar los archivos de softland Arriendo de salas Para ingresar la información de dar un clic en dia si no el link de la fecha
Detalle de Arriendo Módulo donde tenemos el reporte de los arriendos Podemos realizar modificaciones, enviar directamente al cliente y a su vez previsualizar Una vez que esta facturada el registro se encontrará en Exportar Archivo para el sistema softland