Página 1 de 6 1. OBJETIVO Tener un control sobre el ingreso de personas y elementos a las subestaciones eléctricas. Asegurar que el ingreso a subestaciones eléctricas cumpla con los requisitos de Seguridad y Salud en el trabajo. Garantizar que los trabajos a realizar cumplan con las normas técnicas exigidas para estos sitios y que las subestaciones se encuentren ordenadas en cuanto a los materiales que se deban mantener en ellas. Establecer el alcance y responsabilidad de cada una de las Subgerencias y Áreas en el proceso de trámite de ingreso a una subestación. 2. ALCANCE Inicia con el ingreso de contratista o personal externo a ESSA y termina con el ingreso de vehículos particulares. Aplica para el ingreso de empleados de ESSA, contratistas y personas particulares a las subestaciones de ESSA con el fin de realizar labores o visitas técnicas. 3. DEFINICIONES CDC: Centro de Control del Área de Gestión Operativa de ESSA. EPP: Elementos de protección personal ESSA: Electrificadora de Santander S.A. ESP ISA: Interconexión Eléctrica S.A. ODT: Orden de trabajo en donde se registra el personal que ingresará a la subestación y el trabajo que va a realizar. Planilla ingreso de terceros y contratistas a las instalaciones de ESSA: Formato donde se registra e identifica a las personas y/o vehículos que ingresarán a una subestación.
Página 2 de 6 RETIE: Reglamento técnico de instalaciones eléctricas Certificación inducción ingreso a subestaciones y uso de EPP: Formato con el que se evidencia que personal interno y/o externo a ESSA se enteró de los riesgos a que está expuesta una persona al ingresar a una subestación eléctrica y los elementos de protección personal que debe usar para minimizar estos riesgos. Subestación eléctrica: Sitio donde se encuentran instalados equipos eléctricos para transformación de potencia y/o para el suministro de energía eléctrica a usuarios ESSA. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA FTHSO038. Formato Planilla ingreso de terceros y contratistas a las instalaciones de ESSA FTHSO056. Formato Certificación Inducción ingreso a subestaciones y uso de EPP. MPSOS001. Manual de operación ESSA 5. DESARROLLO 5.1 Ingreso de contratista o personal externo a subestaciones ESSA: Para el ingreso de un contratista o personal externo a ESSA a una subestación, el Administrador del contrato o el empleado ESSA que esté coordinando el ingreso será el responsable del cumplimiento de todos los requisitos para el ingreso y debe verificar el diligenciamiento completo de los formatos: FTHSO038 Planilla ingreso de terceros y contratistas a las instalaciones de ESSA y FTHSO056 Certificación inducción ingreso a subestaciones y uso de EPP. El vigilante, una vez revise la documentación exigida y ésta se encuentre al día, será quien permitirá finalmente el ingreso a la subestación 5.2 Verificar requisitos de ingreso: Los documentos indicados en el numeral anterior se deben presentar al Vigilante de la subestación al momento del ingreso, en caso que la subestación no disponga de vigilancia activa, igual se debe garantizar el llenado de los formatos, según se ha establecido.
Página 3 de 6 5.3 Realización de trabajos en subestaciones: Para la realización de trabajos en subestaciones con o sin vigilancia, el Administrador del contrato o el profesional o empleado del Área o dependencia que gestiona el ingreso, deberá diligenciar el formato FTHSO038 Planilla ingreso de terceros y contratistas a las instalaciones de ESSA y verificar el diligenciamiento por parte del interesado, del formato FTHSO056 Certificación inducción ingreso a subestaciones y uso de EPP y tramitar la consignación ante Coordinación Operativa del Área de Gestión Operativa. Las Subgerencias o áreas que programen trabajos en los activos de las subestaciones, deben tener en cuenta que el formato FTHSO038 Planilla ingreso de terceros y contratistas a las instalaciones de ESSA debe estar firmado por uno de los Gestores de la Subgerencia de Subestaciones y Líneas; en caso que el trabajo a realizar sea la instalación de un nuevo equipo o elemento de la infraestructura eléctrica o de comunicaciones y éste lo realice personal de ESSA, la ODT de ingreso deberá llevar esta misma firma. Las consignaciones que se tramiten ante el Centro de Control por las Subgerencias de Distribución o las Áreas, para realizar trabajos de instalación de nuevos equipos o elementos de la infraestructura eléctrica o de comunicaciones en las subestaciones, deben llevar la firma de autorización de uno de los Gestores de la Subgerencia de Subestaciones y Líneas. Lo anterior con el propósito de llevar control sobre los trabajos que se realizan al interior de las subestaciones. 5.4 Ingreso de personal de ISA o Contratistas ISA: Para el ingreso de personal de ISA o contratistas de ISA, se aplicará lo indicado en el Acta de febrero 13 de 2012 o la que se encuentre vigente. 5.5 Registro de ingreso a subestaciones: Todos los vigilantes de subestaciones deben registrar en su bitácora el nombre y la cédula de las personas que ingresan, fecha, hora y objeto del ingreso. 5.6 Registro de bitácora: Cualquier empleado de ESSA que ingrese a una subestación a una visita técnica o a realizar trabajos, debe registrar en la bitácora de la Subestación la información que ésta solicita, según lo indicado en el MPSOS001 Manual de operación de ESSA.
Página 4 de 6 Cualquier persona externa a ESSA que ingrese a una subestación a una visita técnica o a realizar trabajos, debe registrar en la bitácora de la Subestación la información que ésta solicita según lo indicado en el Manual de operación de ESSA. Será responsabilidad del Administrador del contrato o empleado de ESSA que atiende o gestiona la visita técnica, hacer esta exigencia a quien vaya a ingresar. 5.7 Requerimientos de trabajo en subestaciones: Los pliegos de condiciones u órdenes de trabajo relacionadas con trabajos a ejecutar dentro de las subestaciones, deben contener un numeral o artículo que exija al contratista instalar divisiones piso-techo, instalar cobertores, implementar métodos de trabajo rigurosos y utilizar herramienta especializada que impidan el ingreso de polvo u otra contaminación que afecte a las personas que laboran en las subestaciones y a los equipos eléctricos instalados, se busca en estos casos mantener las condiciones de ambiente controlado en los cuartos de control de las subestaciones a intervenir; adicionalmente se deberá solicitar hacer un minucioso aseo de manera permanente en las áreas afectadas con la frecuencia determinada por ESSA, a través de Administrador del contrato. Lo anterior se solicita con el propósito de cuidar la salud del personal y preservar adecuadamente los equipos, que permanecen y que están instalados en las salas de control y/o patios 5.8 Autorización de ingreso a subestaciones: La Subgerencia de Subestaciones y Líneas enviará al Coordinador de vigilancia mensualmente, el listado del personal autorizado para ingresar a las subestaciones ESSA sin la presentación de una ODT. 5.9 Ingreso de directivos a subestaciones: Para el ingreso de Directivos de ESSA, Ingenieros en turno de disponibilidad y profesionales de la Subgerencia de Subestaciones y Líneas, el vigilante de la subestación sólo les solicitará el documento de identificación (cédula y/o carné) para verificar que se encuentren en el listado de personal autorizado. 5.10 Ingreso de personal técnico y operativo: Para el ingreso del personal técnico y operativo de la Subgerencia de Subestaciones y Líneas y el personal del Área de Gestión Operativa, el vigilante de la subestación exigirá la ODT; en casos excepcionales (emergencia o necesidad) se podrá obviar la solicitud de la ODT mediante la autorización de ingreso por parte del Ingeniero de turno del CDC o de la Subgerencia de Subestaciones y Líneas, del Subgerente de Subestaciones y Líneas o del Gestor de alguno de los Equipos de Trabajo de la Subgerencia de Subestaciones y Líneas.
Página 5 de 6 5.11 Entrega de trabajos en subestaciones: Todos los trabajos que se realicen sobre los activos eléctricos y no eléctricos en las subestaciones por parte de las Subgerencias de Distribución o las diferentes Áreas, deben ser entregados por parte del Administrador del contrato a los Gestores que les corresponda de la Subgerencia de Subestaciones y Líneas. En la entrega se contemplan los manuales de operación y mantenimiento de los equipos instalados, planos de conexionado de control, medida y protección, la capacitación respectiva al personal de mantenimiento y operación y la respectiva certificación de cumplimiento del RETIE, si aplica. 5.12 Almacenamiento de elementos en subestaciones: La Subgerencia de Subestaciones y Líneas y el área o dependencia interesada definirán los espacios o áreas dentro de las subestaciones en las que por necesidad de almacenamiento se autorice la disposición de algunos materiales; éstos se dejarán en el sitio definido para ello y deberá existir el respectivo control de entrada y salida por parte del Área o dependencia responsable. Los materiales deberán dejarse de una manera ordenada y estos espacios deberán permanecer aseados. Los materiales inservibles deberán disponerse y administrarse entre el área o dependencia responsable y el Almacén General para que éste último los incluya en los remates que permitirán hacer disposición final de ellos y así ser retirados de las Subestaciones. 5.13 Ejecución de maniobras en subestaciones: El operador que se encuentre en la Subestación será el responsable de coordinar con el Centro de Control las maniobras que deban ejecutarse para que quien ingrese pueda ejecutar las actividades programadas. 5.14 Restricciones en subestaciones: Se prohíbe el ingreso de personas particulares a realizar actividades de publicidad, promoción y venta de productos y servicios con los vigilantes, operadores o personal técnico que se encuentre dentro de una subestación.
Página 6 de 6 5.15 Ingreso de vehículos particulares: Para el ingreso de vehículos que no sean de ESSA como motocicletas, automóviles, taxis, grúas, montacargas, tractomulas, carrotanques y cualquier otro tipo de vehículos, deben estar debidamente registrados en el FTHSO038 Planilla ingreso de terceros y contratistas a las instalaciones de ESSA. Para ello se deben adjuntar al anterior formato los siguientes documentos, que se deben encontrar vigentes a la fecha del ingreso: seguro obligatorio, póliza de responsabilidad civil extracontractual, revisión técnico mecánica, tarjeta de propiedad y licencia de conducción del conductor.