. PR-AD-02 Marzo 2015 18 1 de 13 1. OBJETIVO: Establecer los mecanismos adecuados que permitan Reclutar, Seleccionar y Contratar personal competente con un perfil acorde a la cultura de Universal International Services, así mismo, evaluar y definir acciones a fin de mantener el ambiente laboral en condiciones adecuadas para el buen desempeño de las actividades habituales de los empleados. 2. ALCANCE: Aplica a todas las áreas de Universal International Services. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 Gerente de Administración y Finanzas: Participar en el proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación de personal. Asegurarse del adecuado cumplimiento de este procedimiento. Crear el Perfil y Descripción del Puesto de los nuevos colaboradores en conjunto con los Gerentes y/o Jefes de Área. 3.2 Coordinador de : Poner en práctica los mecanismos que faciliten el proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación. Validar que las requisiciones de personal cumplan con las autorizaciones correspondientes. Realizar y asegurar que el proceso de reclutamiento de personal sea bajo los lineamientos y/o políticas establecidas para este fin. Realizar la contratación del personal y asegurar que los trámites generados de la misma sean realizados en tiempo y forma. Generar y mantener actualizados los expedientes del personal. Impartir oportunamente curso de Inducción a la empresa, al personal de nuevo ingreso. Entregar Código de Ética y Conducta y realizar Check List de Inducción. Reenviar Solicitud de Gafete y/o Solicitud de Gafete por Re-expedición. Elaborar Resguardo para los colaboradores que requieren el uso de Gafete. Verificar la aplicación de la Evaluación Psicotécnica. Notificar al interesado la contratación y entregarle la hoja con los Requisitos de Contratación FPRAD-02-06. 3.3 Gerente de Área: Solicitar el personal requerido, entrevistarlo y elegir al idóneo. Impartir curso de inducción al puesto al personal de nuevo ingreso. SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: _ GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DIRECTOR GENERAL
PR-AD-02 Marzo 2015 18 2 de 13 Crear el Perfil y Descripción del Puesto de los nuevos colaboradores en conjunto con el Gerente de Administración y Finanzas. Notificar al interesado la contratación y entregarle la hoja con los Requisitos de Contratación FPRAD-02-06. 3.4 Jefe de Departamento: Solicitar el personal requerido, entrevistarlo y sugerir al idóneo. Impartir curso de inducción al puesto al personal de nuevo ingreso. Impartir curso de inducción al SGC. Crear el Perfil y Descripción del Puesto de los nuevos colaboradores en conjunto con el Gerente de Administración y Finanzas. Notificar al interesado la contratación y entregarle la hoja con los Requisitos de Contratación FPRAD-02-06. 3.5 Jefes de Tráfico: Enviar a Coordinador de, Solicitud de Gafete y/o Solicitud de Gafete por Reexpedición, para los colaboradores que así lo requieran. Apoyar en las actividades cuando sea necesario, por la Solicitud de Gafete y/o Solicitud de Gafete por Re-expedición. 3.6 : Solicitar oportunamente al personal, enviando el formato de Requisición de Personal debidamente firmado y autorizado. Poner en práctica los mecanismos que faciliten el proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación. Realizar la contratación del personal y solicitar al personal de nuevo ingreso para el día de su ingreso, la documentación necesaria para su expediente. Enviar a Coordinador de los documentos escaneados y la información relevante acordada en la contratación. Entregar, recabar firmas y enviar los formatos requeridos por este procedimiento para integrar al expediente. Notificar al interesado la contratación y entregarle la hoja con los Requisitos de Contratación FPRAD-02-06. 3.7 Colaborador de nuevo ingreso: Entregar oportunamente la documentación necesaria para su contratación. Cumplir con las políticas y lineamientos de la empresa. Firmar de enterado la hoja de Requisitos de Contratación FPRAD-02-06. 3.7 Asistente a la Gerencia de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes: Aplicar el Cuestionario de Ambiente Laboral. Realizar el Reporte Gerencial de Ambiente Laboral y entregarlo al Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes.
PR-AD-02 Marzo 2015 18 3 de 13 3.7 Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes: Informar al personal de la organización la hora, lugar y fecha de la aplicación del Cuestionario de Ambiente Laboral. Presentar los resultados de la evaluación del Ambiente Laboral en la Junta de Revisión por la Dirección.
PR-AD-02 Marzo 2015 18 4 de 13 4. DESARROLLO: 4.1 Gerentes de Área y Jefes de Departamento / Elabora y presenta al Gerente de Administración y Finanzas el formato Requisición de Personal FPRAD-02-01, previa autorización del Director General. 4.2 Coordinador de Recibe el Formato Requisición de Personal FPRAD-02-01 y revisa que cuente con todos los datos correspondientes. a) Datos generales (edad, sexo, escolaridad y años de experiencia) b) Nombre y descripción del puesto c) Autorizaciones de Dirección y Gerencia o Jefe Inmediato Cuenta con los datos correspondientes? No: Lo devuelve al solicitante para su correcto llenado. Sí: Lo ingresa en el Registro Maestro de Requisiciones de Personal FPRAD-02-05 y continúa con la siguiente actividad. Nota: El tiempo de respuesta a la Requisición de Personal FPRAD-02-01, será de dos semanas. 4.3 Coordinador de / Recurre a las fuentes de reclutamiento tanto internas como externas para localizar a los candidatos que cubran el perfil. Realiza y se asegura de la publicación de la vacante. Fuentes externas: internet, periódico, universidades, escuelas técnicas, bolsas de trabajo y asociaciones. Fuentes internas: Avisos internos y propuestas directas al personal con el perfil deseado. NOTA: En caso de que el perfil del candidato sea cubierto por el personal interno se le notificará que su promoción al puesto estará sujeta a una evaluación mensual de desempeño con su respectiva retroalimentación, con un período máximo de 3 meses de capacitación, para recibir su aceptación. En caso de que por alguna circunstancia no llegue a cumplir con el desempeño deseado se buscará su reubicación.
PR-AD-02 Marzo 2015 18 5 de 13 4.4 Coordinador de Recibe solicitudes personales y/o currículos, los revisa contra las descripciones y perfiles de puesto y selecciona los que más se apeguen a éstos. 4.5 Coordinador de Cita a los candidatos y les pide que entreguen solicitud de empleo debidamente llenada. Para puestos administrativos se solicita Currículo Vitae. 4.6 Coordinador de Selecciona las solicitudes de empleo que más se apegan al perfil requerido y cita a los aspirantes respectivos a entrevista, previa coordinación con el Gerente o Jefe de Departamento solicitante y elabora una agenda de entrevistas notificando las citas confirmadas por correo electrónico o memorando al mismo solicitante. Nota: Dependiendo del nivel jerárquico que se este contratando se consideran para entrevista el numero de solicitudes y/o curriculums, es decir, del nivel 1 al nivel 4 se considerara como máximo cinco solicitudes de empleo y/o curriculums y como mínimo dos, para los niveles siguientes no tenemos máximo ni mínimo de solicitudes de empleo. 4.7 Gerentes de Área y/o Jefes de Departamento / 4.8 Gerentes de Área y/o Jefes de Departamento / 4.9 Coordinador de / Entrevista a cada uno de los prospectos seleccionados. Aplica examen de conocimientos en caso de ser necesario. Con base en los resultados de la entrevista y el examen elige al candidato que mejor satisface sus requerimientos y comunica su decisión al Coordinador de. Confirma la contratación al interesado para ocupar la vacante, entrega la hoja de Requisitos de Contratación y le solicita registre nombre y firma de su obligación de cumplir con este primer compromiso; este mismo documento lo firma el Jefe Inmediato para su conocimiento y total acuerdo. La documentación deberá estar completa el día de su ingreso y consiste en:
PR-AD-02 Marzo 2015 18 6 de 13 Acta de Nacimiento, Credencial de Elector, Comprobante de Afiliación al IMSS, Constancia de Inscripción al RFC, Constancia de Estudios realizados y constancias de cursos o diplomados que aparezcan en el currículo o la solicitud, CURP, Comprobante de domicilio vigente, Cartas de Recomendación de los dos últimos empleos, Constancias de Retención al Infonavit y al Infonacot, cuando tenga créditos vigentes, Copia de Contrato de Cuenta Bancaria, preferentemente BBVB, Licencia de Conducir vigente, si tendrá a su cargo manejar alguna unidad de la empresa. Para el caso de contrataciones en Oficinas se les solicita la documentación un día antes de su ingreso. 4.10 Colaborador de nuevo ingreso 4.11 4.12 Coordinador de / Entrega la documentación solicitada al Coordinador de Recursos Humanos para firmar su contrato correspondiente. Revisa la documentación recibida y la envía al Coordinador de. Solicita los formatos necesarios para complementar su contratación. Revisa la documentación recibida. Está completa la documentación? No: Si el o los documentos faltantes son indispensables, suspende la firma del contrato hasta la entrega de los mismos, en caso contrario firma el contrato correspondiente con el compromiso de entregar dichos documentos a la brevedad posible Si: procede a la firma del contrato correspondiente mismo que aplicará únicamente para el periodo de los tres meses de prueba. Para el caso de contrataciones en Oficinas envía Contrato y formatos del presente procedimiento para integrar expediente. 4.13 Recibe al personal del nuevo ingreso, entrega la documentación relacionada con su contratación y recaba las firmas necesarias, para enviar la documentación escaneada por correo, el mismo día de la
PR-AD-02 Marzo 2015 18 7 de 13 contratación al Coordinador de, posteriormente enviará originales mediante los servicios de paquetería. 4.14 Coordinador de 4.15 Coordinador de 4.16 Coordinador de / Integra expediente del trabajador con la documentación recibida. Con la documentación recibida, realiza el Check List de Contratación FPRAD-02-06 y entrega al Gerente de Administración y Finanzas para recabar su firma de Revisión e integrar el expediente del personal de nuevo ingreso. Imparte curso de Inducción a la Empresa, entrega al Personal de Nuevo Ingreso un ejemplar del Código de Ética y Conducta que deberá firmar en la primera hoja para conservar en su expediente; realiza Check List de Inducción FPRAD-02-03, haciendo mención de la importancia del Sistema de Gestión de la Calidad y los puntos básicos a auditar por alguno de los Auditores dentro del mes siguiente a su contratación. Para concluir, recaba la firma del Jefe Inmediato del área para el cual se contrata el personal de nuevo ingreso, dentro del formato Check List de Inducción FPRAD-02-03 En caso de promoción o cambio de puesto, la capacitación de los procedimientos en que intervenga el personal dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, será responsabilidad del Jefe Inmediato. 4.17 Coordinador de 4.18 Gerentes de Área y/o Jefes de Departamento / y de Oficinas 4.19 Coordinador de 4.20 Coordinador de Presenta al Gerente de área y/o Jefe de Departamento al personal contratado. Imparte curso de inducción al puesto. Notifica al Auditor Líder mediante un correo del nuevo ingreso, para que una vez transcurrido un mes, si el personal contratado continúa laborando en la empresa, sea auditado en los puntos básicos del Sistema de Gestión de la Calidad. Al cabo del periodo de prueba de 3 meses, si se decide realizar la contratación permanente del nuevo colaborador, se le deberá aplicar una Evaluación Psicotécnica de acuerdo con las características del puesto que desempeñará.
PR-AD-02 Marzo 2015 18 8 de 13 Se envían los resultados de la Evaluación a Gerente de Administración y Finanzas y Jefe Inmediato. Los resultados son favorables? Si: El Jefe Inmediato revisa los reportes, valora los puntos críticos y define si es necesario realizar una capacitación para el colaborador y/o verificar las actividades en las que participa dentro de los procedimientos. No: Se solicita al Gerente de Área examine el caso y determine la contratación del colaborador, enviando por escrito que asume la responsabilidad y que es su decisión que continúe laborando. Si el Gerente de Área estima no conveniente su contratación, regresa al punto 4.3. Nota: En caso de obtener nuevamente resultados no favorables en evaluaciones para el mismo puesto, el Jefe Inmediato deberá revisar el Perfil de Puestos. 4.21 Gerente de Administración y Finanzas Después de la fecha de contratación del nuevo colaborador cuentan con 1 mes de plazo para crear el Perfil y Descripción del Puesto nuevo. 4.22 Jefes de Tráfico Realiza Solicitud de Gafete, para los colaboradores que así lo requieran, enviando correo electrónico al Coordinador de Recursos Humanos; entrega también, como requisito indispensable de este trámite, 2 fotografías del colaborador (tamaño infantil a color). 4.23 Coordinador de Reenvía Solicitud de Gafete al departamento jurídico del Agente Aduanal de la oficina que se trate, entrega las fotografías del colaborador y solicita le reporten el status del trámite. Nota: Los Jefes de Tráfico de Veracruz y Nuevo Laredo apoyarán, enviando las fotografías directamente al departamento jurídico del Agente Aduanal, confirmando en un correo al Coordinador de Recursos Humanos cuando haya realizado la entrega. Cuando el departamento jurídico del Agente Aduanal notifique la fecha de entrega del Gafete, reenvía correo electrónico con la información recibida, al Jefe de Tráfico. 4.24 Jefes de Tráfico Con la confirmación de entrega de Gafete, notificará y coordinará con el colaborador la fecha y hora en que debe presentarse en las
PR-AD-02 Marzo 2015 18 9 de 13 instalaciones de la Aduana para recibir este documento, o cuando sea necesario para cumplir con los trámites. 4.25 Colaborador Atendiendo las indicaciones del Jefe de Tráfico, recibe el Gafete y lo presenta el mismo día que lo recibe con Coordinador de Recursos Humanos, proporcionándole una copia de este documento. Nota: Si el Colaborador de las oficinas de Veracruz y/o Nuevo Laredo tiene asignado para su uso algún equipo de cómputo, envía el documento escaneado mediante correo electrónico a Coordinador de. En caso contrario el Jefe de Tráfico apoyará a realizar el envío del documento escaneado. 4.26 Coordinador de Con la información del Gafete, elabora Resguardo para que lo firme el Colaborador y anexa en su expediente. Nota: Para los Colaboradores de las oficinas de Veracruz y Nuevo Laredo, les enviará por correo electrónico el Resguardo correspondiente, que deberán regresar de manera inmediata y debidamente firmado. 4.27 Coordinador de 4.28 Coordinador de Notifica al Gerente de Administración y Finanzas que se ha concluido el trámite a la Solicitud de Gafete, ya que de no contar con esta confirmación no será autorizado el pago de la factura al Agente Aduanal por este servicio. En caso de que el colaborador cause baja, al momento que se retire, solicitará la devolución del gafete y mediante un correo notificará al departamento jurídico del Agente Aduanal para solicitar la baja en el Sistema de Gafetes; así también mantendrá notificados al Gerente de Administración y Finanzas y Jefe de Tráfico de la oficina que se trate. 4.29 Jefes de Tráfico Notificará semestralmente a Coordinador de, mediante un correo, el status de los Gafetes de los Colaboradores a su cargo. Notificará también, de manera oportuna cuando se generen cambios derivados de nuevas disposiciones emitidas por las autoridades de la Aduana. 4.30 Coordinador de Notifica al Gerente de Administración y Finanzas el status de los Gafetes de cada una de las oficinas. 4.31 Colaborador En caso de extravío de Gafete, notifica al Jefe de Tráfico y tramita el Acta ante las autoridades que correspondan, misma que deberá
PR-AD-02 Marzo 2015 18 10 de 13 entregar para cumplir con los requisitos de la re-expedición. 4.32 Jefes de Tráfico Notifica a Coordinador de y realiza una Solicitud de Re-expedición de Gafete que envía por correo electrónico; entrega el Acta y las fotografías del Colaborador. 4.33 Coordinador de Reenvía correo con Solicitud de Re-expedición de Gafete al departamento jurídico del Agente Aduanal de la oficina que se trate, para pedir se realice la baja en el Sistema de Gafetes y continuar con el trámite de la solicitud; entrega el Acta y las fotografías del Colaborador y pide le reporten del status del dicho trámite. Nota: Los Jefes de Tráfico de Veracruz y Nuevo Laredo apoyarán, enviando el Acta y las fotografías directamente al departamento jurídico del Agente Aduanal, confirmando en un correo al Auxiliar Contable y de cuando hayan realizado la entrega. Cuando el departamento jurídico del Agente Aduanal notifique la fecha de entrega del Gafete, reenvía correo electrónico con la información recibida, al Jefe de Tráfico. 4.34 Coordinador de Al momento de realizar un nuevo Resguardo por la Reexpedición de Gafete, cancela el anterior, así también por la baja del colaborador. 4.35 Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes 4.36 Asistente a la Gerencia de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes 4.37 Asistente a la Gerencia de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes 4.38 Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes AMBIENTE LABORAL Dará a conocer a todos los empleados de la organización, la fecha y hora en que se requiere su asistencia para llevar a cabo la aplicación del Cuestionario de Ambiente Laboral FMGC-06-01. Anualmente aplica el Cuestionario de Ambiente Laboral FMGC-06-01 para evaluar el ambiente imperante en la organización tomando en cuenta aspectos que se considera pueden afectar la calidad del servicio. Después de la aplicación del Cuestionario de Ambiente Laboral FMGC-06-01 interpreta y analiza los resultados obtenidos y los envía al Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes. Presenta los resultados de la evaluación en la Junta de Revisión por la Dirección, en donde de ser necesario se establecen las acciones pertinentes.
PR-AD-02 Marzo 2015 18 11 de 13 Fin del Procedimiento 5. REFERENCIAS: 5.1 Documentos: N/A Código Documento Código de Ética y Conducta 5.2 Formatos: FPRAD-02-01 FPRAD-02-03 FPRAD-02-05 FPRAD-02-06 FPRAD-02-07 FMGC-06-01 Código Formatos Requisición de Personal Check List de Inducción Registro Maestro de Requisiciones de Personal Check List de Contratación Requisitos de Contratación Cuestionario de Ambiente Laboral 6. DEFINICIONES: Requisición de Personal: Documento que contiene las necesidades de personal en los diferentes niveles de la organización. Resguardo: Es un documento en formato libre (LFT Arts. 134 y135) para acreditar que se ha realizado la entrega de herramientas, equipos, útiles de Trabajo, documentos, efectivo, llaves, radios de comunicación, o cualquier otro artículo que les sean entregados a los colaboradores para su custodia y que están destinados para utilizarlos en el desarrollo de las funciones que les son encomendadas; responsabilizándose de los mismos y entregándolos cuando les sean requeridos para los efectos a que tengan lugar. 7. ANEXOS: No Aplica
PR-AD-02 Marzo 2015 18 12 de 13 8. CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 18 Marzo 2015 Se modificó el procedimiento completo para modificar el nombre del responsable. 17 Febrero 2014 Se eliminó el punto 3.6 pues contenía una actividad y un formato no aplicables en la actualidad. Por reorganización de actividades en el área y modificación al Organigrama se actualiza el nombre del responsable del punto 3.2. Se modificó el punto 4.20 para agregar nuevos criterios en la Evaluación Psicotécnica. 16 Marzo 2013 Se eliminó el punto 4.9 y se modificaron los puntos 3.2, 3.3, 3.4, 3.6, 4.10 y 5.2 para actualizar las actividades. 15 Mayo 2012 Se agregó el apartado de ambiente laboral con nuevos responsables. 14 Abril 2012 Se eliminó el apartado que hablaba de ambiente de trabajo y se modificaron los puntos: 3.6, 3.7, 4.1, 4.3, 4.7, 4.8, 4.9, 4.10, 4.12, 4.13, 4.14, 4.17, 4.19 y 5.2 para definir la participación de apoyo en el proceso de contratación de las oficinas foráneas. 13 Marzo 2012 Se integra la aplicación del examen psicotécnico y la realización del Perfil y Descripción de Puestos de nueva creación. 12 Mayo 2011 Se agrega el Código de Ética y Conducta en los puntos 3.2 y 4.15 y 5.1 para cumplir con uno de los requisitos de la Norma 026. 11 Enero 2011 Se modifican puntos 3.2, 3.4 3.5 y 3.6 Se modifican puntos 4.11 y 4.17 en la redacción del responsable. Después de la actividad 4.18 se agregan 12 actividades para reflejar lo que se hace en la práctica. Se reenumera. 10 Mayo, 2010 Se hace corrección en el nombre del Responsable de las Actividades de Auxiliar de Capacitación a Auxiliar Contable y de (3.2; 4.2 al 4.6; 4.9 y 4.10; 4.12 al 4.16; 4.18 a 4.20; 4.22 a 4.26 y 4.28; del punto 7 Anexos, se eliminan los documentos no indispensables, se contrapone con el Check List de Contratación; dentro de las actividades del 3.2 se elimina folleto de inducción. 09 Abril, 2010 Se hace corrección al nombre del puesto indicado en el punto 4.1 y se elimina el folleto de inducción del punto 4.15
PR-AD-02 Marzo 2015 18 13 de 13 08 Diciembre, 2009 07 Noviembre, 2009 Se elimina el segundo párrafo de la actividad 4.18 y del punto 5.2 Formatos se elimina Reporte Gerencial FPRAD-02-04; ya no se presenta el Indicador: % Cumplimiento de Requisiciones de Personal Se modifica actividad 4.10, se elimina solicitar al personal de nuevo ingreso el Comprobante de afiliación AFORE. 06 Julio, 2009 Se agrega nota en el punto 4.3 05 Octubre, 2008 Se modifican las actividades 4.14, 4.15, 4.18 y 4.26 04 Abril, 2008 Se modificó el punto 4.6 03 Noviembre, 2007 Se corrigió el nombre del formato FPRAD-02-02 02 Junio, 2007. 01 Diciembre 2006 Como Acciones de Mejora, en el punto 4.2 se reduce el tiempo de respuesta a la Requisición de Personal, de 3 a 2 semanas. Se integran 2 formatos de control: Registro Maestro de Requisiciones de Personal y Check List de Contratación. Se integró al Procedimiento el apartado de Ambiente Laboral. Se anexa nota en la actividad 4.2, indicando el tiempo de respuesta a la requisición de personal y en la actividad 4.6, se considera el número de entrevistas que se deben considerar, dependiendo del nivel jerárquico. 00 Septiembre 2006 Inicio del sistema.