ABRIL - 2012 SISTEMAS DE INFORMACIÓN UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ Proyecto FDI: Diseño e implementación de una plataforma de gestión informática de planes operativos anuales.
1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN La Universidad de Tarapacá se ha orientado a constituir una base sólida en tecnologías de la información y comunicación (TIC), así como sus sistemas de información, fortaleciendo la arquitectura tecnológica, informática, redes, servidores y parque computacional, de modo de favorecer la conducción de los datos e información hacia los centros de toma de decisiones y favorecer la gestión y creación del conocimiento. La Universidad se ha destacado por constituir sus propias capacidades para el diseño e implementación de sus sistemas de información, de acuerdo a los desafíos estratégicos, y a la detección y proyección de necesidades para el apoyo en los diversos procesos y procedimientos institucionales. Esta función es llevada a cabo a través de una unidad específica denominada Dirección de Tecnologías de la Información (DTI), dependiente de la Vicerrectoría de Desarrollo Institucional (VRD). En consecuencia, a partir del año 2006 la VRD y DTI, determinaron un modelo de gobernanza de TICs que proporcionó el marco adecuado para establecer las políticas y plan informático que incorporaba diversos aspectos de desarrollo en; gestión tecnológica, sistemas de información, infraestructura TIC, seguridad informática. Por lo anterior, dentro de este marco se diseñó y elaboró un modelo de gestión apoyado en sistemas de información que incorporaba los diferentes niveles; estratégico, táctico y operativo de la Institución. El modelo contempló diversos sistemas agrupados en ámbitos de gestión; Estratégica, Institucional, Académica, Administrativa-Financiera y Logística, de acuerdo a la siguiente figura. 2
Figura Nº 1: Modelo de Tecnologías de la Información y Comunicación Universidad de Tarapacá 2006-2010 GESTIÓN INSTITUCIONAL Control de Gestión Operacional Gestión de Planes Operativos Gestión de Proyectos Oficialización actos administrativos GESTIÓN ACADÉMICA Gestión Docente o Pregrado o Postgrado Gestión de la Investigación y Extensión Académica GESTIÓN ESTRATÉGICA GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA Gestión Financiera Gestión Presupuestaria Gestión Contable Gestión de Administración Gestión de RRHH GESTIÓN LOGÍSTICA Gestión Integrada de Vigilancia Gestión de Transporte Gestión de la Infraestructura Física Fuente: Dirección de Tecnologías de la Información, Universidad de Tarapacá. Durante los años 2009 y 2010, la Universidad de Tarapacá modernizó sus procesos computacionales, completando el desarrollo de una Plataforma Integral de Sistemas de Información de acuerdo a los ámbitos de apoyo asociados a la administración de información académica y administrativa. Esta Información, se concentró en 17 procesos a nivel operacional, los cuales a su vez, fueron agrupados en cuatro plataformas centrales: Gestión Académica, Gestión Institucional, Gestión Administrativa y Financiera; y Gestión Logística, de acuerdo a los ámbitos del modelo anterior. Y que en su integridad, permiten favorecer la incorporación de nuevos sistemas, de modo de mejorar el soporte tecnológico a los macro-procesos institucionales. Dicho modelo fue implementado gradualmente y mediante un proceso dirigido de crecimiento y desarrollo orgánico de los sistemas de información, a continuación se describe la evolución acontecida por ámbitos de gestión: 3
Ámbito de Gestión Académica: Primeramente se analizó la relación y coordinación de un conjunto de procesos operacionales que se apoyan en Sistemas de Información, tales como, el Sistema de Admisión, Registraduría, Petición de servicios docentes, Asignación docente, Inscripción de asignaturas. A partir de estos sistemas de primer nivel, se construye la plataforma denominada Gestión Docente de Pregrado. Por lo que en el año 2009 el trabajo se centró en mejorar la gestión de las necesidades docentes con la oferta docente en cada semestre; para ello, el Director de Docencia en conjunto con los Directores de Departamento y Jefes de carrera realizaron el ajuste entre las necesidades docentes de las carreras y sus estudiantes con la oferta docente de las unidades académicas, A partir de esta experiencia se definieron ajustes y actualizaciones a sus respectivos mecanismos de funcionamiento. Durante el periodo se implementaron los sistemas de información: Petición de Servicios Docentes; se completó el proceso de traslado de este sistema a la plataforma Intranet, los jefes de carrera realizan la petición docente a los departamentos. Gestión Docente; corresponde a un segundo nivel de toma de decisiones que se alimenta de los sistemas de admisión, registraduría, petición de servicios docentes, inscripción de asignaturas. Donde tienen acceso a esta plataforma diversos directivos de la universidad. Sistema Compromiso de Labores Académicas; que conceptuó un sistema WorkFlow cuyo flujo documentario virtual se autentifica mediante Firma electrónica, para lo cual se definieron los siguientes niveles de usuarios: Académico, Director Departamento, Decano, Vicerrector Académico. Se implementaron los módulos de: ingresos CLA, gestión del proceso y consultas. Cabe señalar que los compromisos fueron ingresados por los propios académicos. Para el año 2010 se implementó el módulo de autoevaluación y de evaluación, para completar así el proceso. Gestión de Docencia de Postgrado; se realizó la fase de diseño del sistema, se inicia el poblamiento de la Base de Datos el 2009. Y se utilizaron como piloto, los programas de Postgrado de la Escuela Universitaria de Administración y Negocios durante el 2010. 4
Ámbito de Gestión Institucional:. Todas las implementaciones de plataformas de tecnologías de la información y desarrollo de Información para este ámbito son nuevas. Durante el 2008 el trabajo se centró en identificar procesos para generar los sistemas de información de apoyo, entre ellos, Cargos y funciones de la Estructura; Gestión de Planes Operativos Anuales, Gestión de proyectos, y Gestión de Bienes Inmuebles, en esta primera etapa. En consecuencia a lo anterior durante el 2009 se desarrolló: gestión de Planes Operativos Anuales (POAs); es un sistema WorkFlow cuyo flujo documentario virtual se autentifica mediante Firma electrónica. Existen los siguientes niveles de usuarios: Unidad formuladora, Decano, Comisión Rectores-Vicerrectores. Se implementaron los módulos de: ingresos POA, gestión del proceso y consultas. Gestión de Proyectos; el sistema gestiona información de proyectos Institucionales, de Investigación y de prestación de servicios. Se desarrollaron los módulos de Ingreso de proyectos y Consultas. Gestión Bienes Inmuebles; administra la información de recintos, edificaciones y dependencias existentes en los distintos campus y recintos de la Universidad, tanto en Arica, Iquique y Santiago. Actualmente se gestiona la información de las edificaciones existentes en los campus Saucache, Velásquez, la sede Iquique y algunas dependencias del campus Azapa, vinculándose con el sistema de gestión de salas y laboratorios. Ámbito de Gestión Administrativa-Financiera: En el ámbito administrativo financiero, en un hecho notable, y con el financiamiento de un proyecto MINEDUC-FDI se avanzó en el ajuste del sistema contable a las normas de la ley N 20.044 y también su ajuste a las normas NIIF- IFRS. En esta área se priorizó desarrollar de un sistema económico, financiero y contable, cuya información es crítica para su integración con otros sistemas institucionales. Durante el año 2010 y 2011 se completó la implementación de dicho sistema logrando generar un sistema robusto y que permite una gestión financiera integral de la Universidad de Tarapacá. 5
Ámbito de Gestión Logística: En este ámbito, la Institución durante el periodo desarrolló un completo Sistema Integrado de Vigilancia, que permite cautelar los bienes de la Universidad, mediante una red de cámaras de vigilancia sobre un sistema IP. Cada uno de los ámbitos anteriores son consolidados de forma integral proporcionando una plataforma tecnológica robusta que permite contar con una base de sistemas informáticos que facilitan a la institución la eficiencia de sus procesos y su gestión estratégica. Por otra parte, las bases de datos que constituyen los sistemas de información, almacenan datos estructurales y relevantes de diferentes aspectos de la comunidad universitaria, los que son validados por cada uno de los procesos establecidos. Toda información de carácter operacional que es generada por los sistemas, tanto a nivel académico como administrativo-financiero, se consolida generando información agregada a nivel de Facultades y Escuelas Universitarias y a nivel de la administración central. En el caso de la información académica, ésta se consolida en el Gestión Docente generando un conjunto de indicadores por Facultad, Escuela Universitaria, Departamento, Carrera y un conjunto de estadísticas de uso de recursos académicos y físicos. Esta es analizada por el Vicerrector Académico y Decanos en reuniones de coordinación. En el área Administrativa-financiera-presupuestaria, la información se consolida a nivel institucional por Facultades y Escuelas Universitarias, Departamentos y Carreras, Centros de costos, etc. Esta información es analizada por el Vicerrector de Administración y Finanzas en reuniones de coordinación con las Direcciones Administrativas. En el año 2010 las bases de datos de las áreas centrales, apoyadas por un proyecto MECESUP de convenio de desempeño, permitieron implementar un Business Intelligence sobre la versión 11G de la base de datos (B.D) Oracle, implementando el Data Warehouse con el traspaso de las B.D actuales a la nueva estructura con que operará el sistema y uniformando procesos de gestión operacional para el soporte a la gestión institucional (Business Process Management BPM). 6
Como se observa, las tecnologías de información y comunicaciones forman parte vital de la institución. Por un lado, como un servicio de apoyo y soporte de la operación diaria y por otro lado, y más importante, permite que la estrategia y el análisis institucional se basen en la consulta de la información acumulada para apoyar la toma de decisiones en los niveles directivos de la institución. De esta forma, la Universidad de Tarapacá basa su desarrollo futuro en decisiones informadas que se fundamentan en el análisis de indicadores clave de gestión, correlaciones descubiertas entre datos de sus distintos sistemas de información, y reportes de gestión que permiten identificar tendencias de mediano y largo plazo. En lo que respecta al desarrollo futuro de la tecnología de información, para apoyar sus procesos, se requiere estar a la vanguardia en la incorporación de soluciones de clase mundial que permitan seguir mejorando su competitividad en el sistema de educación superior nacional. Un aspecto fundamental de esta estrategia consiste en modernizar los sistemas informáticos integrados y en web, con el propósito de implementar un sistema integrado de control estratégico. Actualmente, se está trabajando en un proyecto con financiamiento FDI - UTA para la construcción de un sistema de control de gestión basado en un Cuadro de Mando Integral, el cual, según los nuevos objetivos definidos en el documento orientador estratégico institucional: " Dirección Estratégica 2011-2016", define de manera integrada un mapa estratégico, temas estratégicos de generación de valor, indicadores de gestión con su respectiva descripción, iniciativas estratégicas asociadas a cada uno de ellos, entre otros. Considera para ello, el desarrollo de un sistema implementado en una herramienta Open Source denominada Pentaho de Business Intelligence Suite, con el cual se accede a las bases de datos disponibles de la Universidad en un ambiente amigable e interactivo para el usuario vía web (desarrollo en lenguaje de programación Java), con lo cual se tiene acceso más directo a la información desde cualquier lugar. Todo lo anterior está siendo acompañado de un correcto desarrollo de la infraestructura física y computacional, donde se destacan notablemente el mejoramiento de la conectividad y redes de los campus, así como la construcción de un moderno Centro de Datos (Datacenter) bajo normas internacionales a fines del año 2009. Finalmente, como una evolución natural, el modelo anterior fue adaptado a los nuevos desafíos estratégicos y actual contexto: 7
Figura Nº 2: Modelo de Tecnologías de la Información y Comunicación Universidad de Tarapacá 2011-2016 Fuente: Dirección de Tecnologías de la Información, Universidad de Tarapacá. Donde se incorporan al bloque de Sistemas de Información, que representa el Core de la Institución, los bloques de Canales e Interfaces e Infraestructura TIC, de manera de favorecer el crecimiento organizacional tecnológico y producir sinergias al interior de la universidad respecto a su capacidad de gestión y análisis institucional apoyada en tecnologías de información y comunicación. Durante el periodo 2012-2016 el esfuerzo se centrará en alcanzar el pleno desarrollo del modelo anterior que ya se encuentra enriquecido por las iniciativas del periodo anterior. 8
2. USO DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN Uno de los aspectos más distintivos de la gestión de la Universidad de Tarapacá es el uso sistemático de información para tomar decisiones. No se trata sólo de disponer de múltiples informes e instancias de generación de información, sino que hacer uso de ellos como pilar de la gestión. Ello se observa en los distintos niveles; estratégico, táctico y operativo, tanto en la administración central, como en la gestión de las vicerrectorías y en la gestión de las unidades académicas. En este sentido, consecuentemente al modelo TIC 2006 2011 descrito anteriormente y de acuerdo a sus ámbitos definidos, la Universidad ha implementado a la fecha una amplia variedad de sistemas informáticos de apoyo a la gestión que se detallan en las siguientes tablas: SISTEMAS INFORMÁTICOS gestión de planes operativos anual gestión de proyectos Tabla Nº 3: Sistemas en el Ámbito Gestión Institucional DESCRIPCIÓN gestión de los planes operativos anuales, permite registro y seguimiento de los planes operativos. Apoya la gestión y seguimiento de los proyectos institucionales. Tabla Nº 4: Sistemas Informáticos en el Ámbito Gestión Administrativa Financiera SISTEMAS INFORMÁTICOS contabilidad presupuesto finanzas DESCRIPCIÓN Apoya el proceso de registro y control automático de las operaciones contables de la Universidad de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes y a los principios contables normalmente aceptado. Apoya el proceso de registro y control automático de los hechos presupuestarios de la Universidad. Apoya el control y la generación de informes sobre las materias de ejecución presupuestaria atingente a los diferentes centros de costos. Apoya el proceso de registro automático del ingreso de valores y pago de obligaciones financieras. 9
cobranza activo fijo remuneraciones recursos humanos bienestar del personal adquisiciones fondo de crédito Apoya el registro, control y seguimiento del cobro de las deudas mientras el alumno posee su calidad de alumno regular de la Universidad. Apoya el ciclo de vida de los bienes inventariables, es decir, registrar su ingreso, destino, movimientos dentro de las dependencias de la Universidad y fuera de ella, su revalorización, su depreciación y su baja. Apoya el proceso de generación de haberes, generación de descuentos, proceso de generación de las liquidaciones y el registro contable automático de estas. Apoya el proceso de registro y control de todos los funcionarios de la Universidad, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. Apoya el registro y control de las normas, reglamentos y/o procedimientos de administración de personal y legislación laboral, mediante módulos de Licencias Médicas, Contratos y Honorarios entre otros. Apoya el proceso de registro y control de las actividades inherentes a las áreas de salud y socio-económicas que benefician al personal de la Universidad, de acuerdo a las orientaciones y políticas establecidas. Apoya el proceso de adquisición de bienes y servicios a partir de la solicitud de compra debidamente autorizada por las jefaturas competentes. Apoya, demás, la elaboración de programas de compras que permitan el uso racional y óptimo de los recursos. Apoya el proceso de registro y control de la deuda contraída por los alumnos de los distintos tipos de crédito. Apoya el proceso de cobranza de la deuda y su registro y control contable-financiero de las mismas. custodia de valores calificaciones apoyo Apoya el proceso de registro y administración de los documentos de respaldo de deudas contraídas por los alumnos. Apoya informáticamente el proceso de calificación funcionaria. Apoya informáticamente los quehaceres de los Encargados 10
administrativo apoyo a responsables de centro de costo auditoria transparencia cargos Administrativos de la Universidad, en sus funciones de solicitar y rendir Fondos Fijo y SARC, solicitud de Emisión de Facturas y consultas presupuestarias pertinentes, entre otros. Apoya informáticamente a los responsables de centros de costo en sus funciones de Administrar y controlar el presupuesto de los centros de costo bajo su responsabilidad. Apoya informáticamente el proceso de control interno llevado a cabo por la unidad de Auditoría, mediante accesos de consulta a la información Administrativa y Financiera en general, producida por los distintos sistemas informáticos de la Universidad. Apoya informáticamente los procesos internos de la Universidad, generadores de información Administrativa y Financiera, susceptible de ser publicada en el marco de la Ley de Transparencia Nº20.285. Permite definir cargos administrativos de la unidad y asignar las personas tanto titulares como suplentes. Corresponde a un troncal para el resto de los sistemas. 11
Tabla Nº 5: Sistemas Informáticos en el Ámbito de Gestión Académica SISTEMAS INFORMÁTICOS compromiso de labores académicas Sistema administrador de cursos Sistema gestión de pregrado acreditación institucional dirección de carrera Subsistema registrador Subsistema de registraduría DESCRIPCIÓN Permite gestionar la información referente a las actividades que cada académico se compromete a realizar en un año determinado, permitiendo seguir su cumplimiento, además de llevar un registro y seguimiento de la aprobación del documento. Aplicación que apoya al académico administrar las actividades de una asignatura (clases, asistencia, notas y programación de evaluación), además de permitir la comunicación con los alumnos del curso mediante foro o mensajes. Por el lado del alumno le permite contactarse con el académico acceder a los recursos y ver sus notas y asistencia. Sistema Estadístico de indicadores, permite acceder a información resumen de la institución por estudiantes, carrera o docentes. Sistema estadístico de indicadores CNA, registra la información requerida por la CNA para la acreditación de carreras, mantiene información de acreditación, tales como carreras acreditadas, tiempo de acreditación etc. (Actualmente rediseñado y en marcha blanca). apoyo a la gestión del director de docencia permite a los jefes de carrera realizar la petición de servicios docentes y la carga docente de sus académicos. El director de docencia puede realizar la resolución de peticiones docentes, la generación de cursos, y carga docente, también permite administrar las asignaturas electivas. Plataforma de apoyo que le permite al Registrador gestionar asignaturas, controlar la entrega de actas, mantenedores de tablas bases sistemas de ingreso, tipos de situaciones académicas, etc. Plataforma de apoyo a la Secretaria de Registraduría que le permite realizar tareas como inscripción de asignaturas emisión de certificados, cambio de grupo de curso, también 12
gestión de salas la dirección de asuntos estudiantiles Registradora (UTA 2000) la dirección de asuntos estudiantiles (UTA 2000) Admisión (UTA 2000) acreditación socioeconómico reserva de hora Subsistemas jefe de carrera y secretaria de gestiona los planes de estudio y las ponderaciones de las asignaturas para la titulación. registro de uso de salas que permite gestionar el uso de las salas de clases, por asignaturas y otras actividades. Permite gestionar y realizar un seguimiento de la asignación de recursos de financiamiento al alumno tanto de becas y créditos del ministerio como de las institucionales. También apoya la gestión de otros beneficios sociales (Actualmente rediseñado y en marcha blanca). Plataforma de apoyo a la unidad de registraduría que permite la gestión de planes de estudio, definición de carrera, registro de situaciones, cambio de especialidad y de carrera, ingreso y mantención de mallas etc. Permite gestionar y realizar un seguimiento de la asignación de recursos de financiamiento al alumno tanto de becas y créditos del ministerio como de las institucionales. También apoya la gestión de otros beneficios sociales. apoyo a admisión que permite gestionar entre otras cosas la información entregada por el Demre para cada uno de los proceso de admisión, registra la información de los alumnos postulantes a la universidad de Tarapacá a programas de postítulo o postgrado y de los alumnos especiales de pregrado. Sistema que permite evaluar socioeconómicamente a u alumnos para determinar la asignación de financiamiento interno. Registra datos alumnos realiza calculo y determinación de necesidad de financiamiento Aplicación que permite gestionar las horas de atención para procesos de al DAE, registra la solicitudes de atención, la presentación de documentos, la atención y permite el portero verificar si el alumno tiene hora y determinar que asistente se encuentra desocupada. Aglutina aplicaciones de consultas de información de alumnos y de control de actas y carga docente además accede estadísticas de carrera, inscripción y alumnos. 13
carrera Subsistema director departamento y secretaria director departamento Subsistema decano facultad/escuela universitaria y secretaria de decano Permite gestionar los justificativos médicos o personales de alumnos Accede a información de control pertinente al director de departamento, consulta de docentes del departamento, estado de compromisos de labores académicas, control de actas y de servicios docente. Accede a información de control pertinente al decano como estado de compromisos de labores académicas control de actas y de servicios docente. Tabla Nº 6: Sistemas Informáticos en el Ámbito Gestión Logística SISTEMAS INFORMÁTICOS gestión de bienes inmuebles Sistema administrador de encuestas DESCRIPCIÓN Mantención y Estadísticas de los Bienes Inmuebles de la Universidad (edificios, dependencias, etc.). Permite definir y tomar encuestas en línea aplicación a personas relacionada con la universidad. 14