Manual WEBIECV Público Fecha de Aprobación 02-06-2014 Versión 2.0 Código DE-M-03
HISTORIAL DE REVISIONES Versión Nº Fecha de Aprobación Descripción del Cambio 1.0 26/08/2013 Creación del Documento 2.0 02/06/2014 Actualización del Documento Realizado por Macarena Rubilar Donoso Macarena Rubilar Donoso Revisado por Aprobado por Fernando Arancibia Rubén Muñoz Pablo Ruíz 2
ÍNDICE 1.- INTRODUCCION... 4 1.1.- OBJETIVOS... 4 1.2.- ALCANCE... 4 1.3.- AUDIENCIA... 6 1.4.- PRE-REQUISITOS... 6 1.5.- TERMINOLOGÍA... 6 2.- INGRESO AL SISTEMA... 9 3.- FUNCIONALIDADES... 12 3.1.- USO DEL MENÚ PRINCIPAL.... 12 3.2.- GENERAR PROPUESTA DEL LIBRO... 13 3.3.- LIBRO ACTUALIZADO.... 26 3.4.- FIRMA Y ENVÍO AL SII.... 27 3.5.- 3.5.- RESPUESTAS DEL SII... 33 3.6.- GENERAR LIBRO SIN MOVIMIENTO.... 35 3.7.- CONSULTA ESTADO LIBROS COMPRA Y VENTA.... 37 3
1.- INTRODUCCION 1.1.- Objetivos El siguiente documento tiene el objetivo de detallar paso a paso la forma de utilizar el aplicativo WebIECV ejemplificando con imágenes obtenidas del mismo aplicativo. 1.2.- Alcance El sistema cuenta con las siguientes funcionalidades: Generación de propuesta de libro electrónico de compras y ventas. Ingreso de documentos al libro mediante: - digitación en formulario (Inserción/Edición). Emisión del libro electrónico y envío a SII - Consulta de libros y revisión de su estado. Soporta el registro en IECV de los siguientes tipos de documentos y campos: Libro de Venta: Tipo Nombre 30 Factura Afecta 33 Factura electrónica 32 Factura no afecta o exenta 34 Factura no afecta o exenta electrónica 55 Nota de Débito 56 Nota de Débito Electrónica 60 Nota de Crédito 61 Nota de Crédito Electrónica 903 DUS documento único de salida 35 Total de operaciones del mes de Boletas (afectas) 38 Total de operaciones del mes Boletas no afecta o 4
exenta. 39 Total de operaciones del mes de Boleta electrónica 41 Total de operaciones del mes de Boletas no afecta o exenta electrónica. Incluye tratamiento de documentos con campos especiales: - IVA Fuera de Plazo - Venta sin costo - Indicadores de servicios periódicos Libro de Compra Tipo Nombre 30 Factura Afecta 33 Factura electrónica 32 Factura no afecta o exenta 34 Factura no afecta o exenta electrónica 55 Nota de Débito 56 Nota de Débito Electrónica 60 Nota de Crédito 61 Nota de Crédito Electrónica 914 DIN Declaración de Ingresos Incluye tratamiento de documentos con campos especiales: - Monto Neto y Monto IVA Activo Fijo - IVA No Recuperable 5
1.3.- Audiencia Documento dirigido a los usuarios del aplicativo WebIECV, ya sea clientes nuevos que tiene Acepta como antiguos. 1.4.- Pre-Requisitos Para utilizar el aplicativo debe contar con: IE (Internet Explorer 8.0 o superior). Contar con un perfil de acceso creado en Acepta, y se puede acceder de dos formas: - Usuario + Clave: para ello el rut del usuario debe estar perfilado en Acepta y la clave se generará presionando el botón solicitar clave, la cual llegará el e-mail registrado en Acepta. - Certificado de firma electrónica: este debe estar instalado en su equipo. Importante para el uso del certificado es que recuerde la contraseña ingresada al momento de obtenerlo. El certificado permite usarlo como autenticación a WebIECV y además cuando el libro (compra o venta) esté listo para ser enviado al SII, permite firmarlo. - Casilla de correo: es importante que tenga registrado una casilla de correo válida, puesto que es ahí donde se notificará al usuario cuando su libro esté pendiente de firma, esté aceptado o rechazado por el SII, etc. 1.5.- Terminología A continuación se listan las abreviaciones y términos técnicos utilizados: 1. WebIECV: Nombre del aplicativo cuyo nombre implica que la IECV (información de compra y venta) se hace por un portal web. 2. Propuesta: Propuesta del libro generada por acepta. Incluye sólo los documentos electrónicos procesados por Acepta. 3. Libro Actualizado: Incluye la propuesta ofrecida por Acepta más los documentos manuales que se consideren cargar o eliminar en el período. 6
Esta opción aparece cuando se ingresa desde la 2da vez al período en adelante. 4. Documentos afectos: Corresponden a aquellos documentos que tienen monto neto, por ende se les calcula el IVA. 5. Documentos exentos: Corresponden a aquellos documentos que no tienen monto neto, sino, tienen un monto exento de IVA. 6. Documentos mixtos: Corresponden a los documentos que tienen valor en monto neto y monto exento. 7. IVA Fuera de plazo: IVA entregado fuera del plazo exigido 8. IVA no recuperable: un IVA pasa a ser no recuperable por estar fuera de plazo o por estar destinado a operaciones exentas. 9. IVA activo fijo: 10. Anulado: documento anulado en el aplicativo se muestra con una S al ser anulado. 11. Venta sin costo: se marca como venta sin costo un documento cuando Es gratis (indicador sin costo y forma de pago gratis). 12. Monto exento: no se calcula un valor IVA para este monto. 13. Monto neto: a este monto se le calcula la tasa del IVA para obtener el valor del IVA. 14. Monto IVA: valor calculado en base al 19% sobre el monto neto. 15. Tasa IVA: tasa del 19%. 7
16. Fecha emisión: fecha en la que fue emitido un documento. 17. Fecha devengo: fecha en la que vence el documento. 18. Origen: hace referencia a si un documento tiene origen acepta u origen usuario. El origen acepta: corresponde a los documentos electrónicos que provienen desde Acepta. El origen usuario: corresponde a los documentos de tipo manual que son insertados desde el aplicativo. 8
2.- INGRESO AL SISTEMA a. Ingrese a www.acepta.com y diríjase a la opción Autoservicio ubicado en la parte superior del sitio: b. En la columna de Acceso Clientes seleccionar link Acceso Clientes c. Para ingresar a WebIECV lo puede hacer de 2 formas: Rut y Clave: presionando la viñeta que dice Log In 9
Certificado: presionando la viñeta que dice Certificado 10
d. Seleccionar Rol Consulta e. Luego de seleccionar el rol, presionar Aceptar, seleccionar empresa en la cual trabajará los Libros y el aplicativo WebIECV. Nota: En caso de no aparecer WebIECV en el listado de aplicaciones, comunicarse a nuestros teléfonos ((562) 2496 8100) o completar el formulario de contacto y enviarlo a la mesa de ayuda. https://www3.acepta.com/contact/ f. Presionar Aceptar y se ingresa a WebIECV 11
3.- FUNCIONALIDADES Se detallan las funcionalidades del aplicativo WebIECV con imágenes que evidencian lo descrito para un mayor entendimiento. 3.1.- Uso del Menú Principal. La siguiente imagen muestra la página principal del aplicativo. 1. Menú desplegable que muestra por defecto Libros Mensuales. Libros Mensuales: Opción para seleccionar tipo de libro a trabajar y período. Consulta Estado Libro: Opción que permite visualizar 12
todos los estados de los libros que ha trabajado. 2. Información de Contacto y cierre de sesión. 3. Datos del usuario habilitado para utilizar WebIECV. 4. Selección de tipo libro a trabajar y período de trabajo. 3.2.- Generar Propuesta del Libro WebIECV genera propuestas a los usuarios clientes en base a los documentos electrónicos emitidos (libro venta) y recibidos (libro compra) operados por Acepta. Para generar uno u otro, solo basta con seleccionar el tipo deseado desde el menú desplegable. a. seleccionar tipo libro (compra o venta). 13
b. seleccionar período tributario del libro a generar. c. Al presionar siguiente y si el usuario ha ingresado por primera vez al libro aparecerá sólo la opción de una propuesta que contiene todos los documentos que se emitieron (venta) o recibieron (compra) por Acepta. 14
Nota: Si ha ingresado más de una vez al período se muestra la opción de Libro actualizado (ya no sería una propuesta) d. Presionar Aceptar y el sistema informa al usuario que las boletas se ingresan como totales y se vuelve a presionar aceptar para que muestre todos los documentos tributarios electrónicos (DTE s) para la empresa. 15
Se muestran 2 viñetas una corresponde al resumen del libro y la otra al detalle (cada uno de los DTE s que componen el libro). Resumen del Libro: - Muestra los tipos de documentos del libro agrupados. - Muestra los totales de documentos por tipo, montos totales de exento, neto, IVA y total general. - Existen 2 acciones permitidas en la viñeta de resumen del libro. Insertar: Que permite la inserción de los montos totales de boletas. Eliminar: Que sólo permite eliminar los grupos de boletas. 16
Importante: Sólo se ingresan totales de boletas en Libro de Venta Detalle del Libro: - Muestra cada uno de los DTE s que contiene el libro 17
Se puede ingresar en modo visualización a cada DTE del libro que sea necesario, con la finalidad de revisar los valores que el DTE tiene. En este modo de visualización además se puede acceder a la traza del documento (DTE) y al documento en sí. 18
Visualizar el DTE 19
Traza del DTE. 20
- Se pueden insertar documentos de tipo manual. Se debe completar formulario que tiene validaciones dependiendo del documento a insertar. Formulario Documentos de Emitidos (Libro Venta) 21
Formulario Documentos de Recibidos (Libro Compra) - La Eliminación de los documentos ya sean de tipo manual o electrónicos dependen del tipo de libro en que se está trabajando. Venta:.. Documentos Manuales: se eliminan del libro sin problemas... Documentos Electrónicos (DTE s): no se eliminan del libro. 22
El siguiente mensaje aparece al seleccionar eliminar documentos, y en una nota se advierte que no serán eliminados los documentos electrónicos (DTE). Compra:.. Documentos Manuales: Se eliminan del Libro sin problemas... Documentos electrónicos insertados manualmente: Se eliminan del Libro sin problemas... Documentos electrónicos (DTE s): No se eliminan del libro, sin embargo, al presionar eliminar, estos se mueven al período siguiente, y así sucesivamente hasta que el usuario decida dejarlo en un período para ser enviado al SII. El siguiente mensaje aparece al seleccionar eliminar documentos, y en una nota se advierte que no serán eliminados los documentos electrónicos (DTE). 23
Importante: Es necesario saber que al traspasar el DTE por más de 3 períodos desde la fecha de emisión, pierde el IVA Recuperable pasando el valor de este campo al campo IVA No Recuperable de tipo 2 (Facturas de proveedores registradas fuera de plazo) Se puede buscar de acuerdo a criterios establecidos. La búsqueda se hace por un tipo de criterio o por más de uno si se necesita especificar más. EJ: Si se necesita buscar un DTE o documento manual por folio y fecha de emisión, se agregan los datos en los filtros correspondientes: 24
Dentro de las operaciones que tiene el WebIECV y que lo convierten en una gran ayuda para generar los Libros Compra y/o Venta es la validación de documentos duplicados: (1) Validación Duplicado de documentos mismo período Libros de Compra y Venta. El aplicativo WebIECV valida que no existan dos documentos iguales. a. Documentos electrónicos: hay un proceso que valida que no existan dos documentos iguales. b. Documentos manuales: al insertar documentos, el sistema valida que el documento no exista en el mismo período, y en caso de existir alerta al usuario con un mensaje indicando el problema. Imagen: Muestra el mensaje que aparece al ingresar un documento que ya existe en el período. 25
(2) Validación Duplicado de documentos otros períodos Libros de Compra y Venta. El aplicativo WebIECV valida que no existan dos documentos iguales. a. Documentos electrónicos: hay un proceso que valida que no existan dos documentos iguales (que no se repita el rut, tipo y folio) en otros períodos. b. Documentos manuales: al insertar documentos, el sistema verifica que el documento no exista en otro período, y en caso de existir alerta al usuario con un mensaje indicando el problema. Imagen: Muestra el mensaje que documento ya existe en otro período. 3.3.- Libro Actualizado. Esta opción se da cuando el libro (compra o venta) ha sido visto por más de una vez, inclusive si no ha ingresado documentos manuales, y la opción de propuesta no vuelve a aparecer. 26
Las operaciones del libro no cambian, siguen siendo las mismas descritas en sección de propuesta vistas entre las páginas 16 y 30 de este documento. OBS: La única diferencia es que los documentos manuales no tienen traza ni se puede ver el documento. 3.4.- Firma y envío al SII. La firma y envío del libro (Compra o Venta) al SII parte cuando: a. El usuario está seguro de toda la información que Acepta provee en cuanto a los DTE s y además está seguro de todos los documentos manuales que ha insertado. Cuando ocurre eso, entonces el usuario debe presionar el botón Generar Libro que se encuentra en la viñeta de resumen del libro trabajado. 27
b. Una vez presionado Generar Libro, al cabo de 1 o 2 minutos llega un correo a la casilla de correo registrado en Acepta del usuario indicando que tiene un libro en estado Pendiente de Firma. 28
c. Para firmar el libro el usuario debe volver al aplicativo WebIECV e ingresar al período a firmar el libro: ya sea por medio de la opción de menú Libros Mensuales seleccionando el período correspondiente: 29
o por medio de la opción Consulta Estado Libro. 30
d. Presionar firmar: En ambas formas de firmar aparece la misma información para llevarlo a cabo. Seleccionar certificado para firmar 31
e. Cuando el libro es firmado, el SII recibe el libro y envía correo con la aceptación o rechazo del libro a la casilla del usuario y además se actualiza el estado en el aplicativo WebIECV. 32
3.5.- 3.5.- Respuestas del SII El SII tiene diferentes respuestas al envío de un Libro, dentro de las cuales las más comunes son: a. Aceptado por el SII: Estado en donde el SII informa al usuario que su libro para período MM-AAAA ha sido aceptado. Esta respuesta se actualiza en WebIECV y se habilita el libro del período en modo visualización, por ende se puede ingresar al libro a pesar de estar aceptado en el SII. 33
b. Aceptado con Reparos por el SII: Estado en donde el SII informa al usuario que su libro para período MM-AAAA ha sido aceptado con reparos, teniendo problemas en algunos cálculos de los documentos pero que no impiden aprobarlo de todas maneras. Esta respuesta se actualiza en WebIECV y se habilita el libro del período en modo visualización, por ende se puede ingresar al libro a pesar de estar aceptado en el SII. c. Rechazado por el SII: Estado en donde el SII informa al usuario que el libro ha sido rechazado. Esta respuesta se actualiza en WebIECV y se habilita el período para volver a trabajar el libro y, por ende, volver a enviarlo con los arreglos indicados por el SII. d. Publicado: Estado que indica que el libro ha sido enviado al SII pero el SII aún no lo procesa (lo tiene a la cola de los envíos). OBS: es importante mencionar que si el estado del libro se encuentra en Publicado por más de 12 horas, el aplicativo WebIECV habilita una funcionalidad de Reenvío del libro al SII, la cual permite (como su nombre lo indica) reenviar el libro al SII sin trabajarlo, se vuelve a enviar el mismo libro. Botón Reenviar: se reenvía el libro al SII Botón Aceptar: permite ingresar al libro en modo visualización. Nota: si no quiere utilizar ninguna de las 2 opciones, presionar tecla ESC de su teclado. 34
3.6.- Generar Libro Sin Movimiento. La opción de Generar un Libro Sin Movimiento se da cuando la empresa no ha tenido movimientos durante el mes, sin embargo, debe mandar de todas formas este libro vacío, sin documentos. Un libro sin movimiento corresponde al envío del libro sólo con la carátula y sin documentos. a. seleccionar tipo de libro (compra o venta) b. seleccionar período tributario en que el cliente no tiene documentos. c. presionar siguiente Mensaje de información al usuario sobre libro sin movimiento. d. presionar ingresar para generar y enviar el libro sin movimientos al SII. 35
e. Presionar generar libro. e. Presionar aceptar 36
Para generar el libro la funcionalidad sigue siendo la misma que se ha visto en este documento para propuesta y libro actualizado (páginas 31-39) 3.7.- Consulta Estado Libros Compra y Venta. WebIECV tiene la opción en el menú de "consulta estado libros, el cual tiene la finalidad de consultar en qué estado se encuentra el libro: a. Último libro guardado: propuesta de libro generada con o sin documentos manuales insertados. b. Con error de validación de esquema: en caso que exista algún problema en la generación del libro, al seleccionar el link del estado aparece el error que tiene y además se envía al correo. c. Publicado: libro generado y enviado al SII. d. Enviado al SII: libro recibido por el SII. e. Aceptado por SII: libro aceptado por el SII. Queda en estado de visualización el período del libro aceptado. 37
f. Rechazado por SII: libro rechazado por el SII. El período en que se rechazó el libro queda habilitado para ingresar y resolver motivo del rechazo y volver a enviarlo. Imagen: Vista de Consulta Estado Libro Para revisar el estado del libro, se debe: 1. seleccionar consultado estado libro 2. seleccionar tipo de libro a consultar (puede ser uno o ambos tipos compra y/o venta) 3. seleccionar período tributario del libro. 4. presionar consultar. Imagen: Página de Consulta Estado Libro 38
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