Guía metodológica para la conformación y funcionamiento de grupos de compra Procedimientos para compras
Procedimientos para Compras Programa de Desarrollo Empresarial de Tenderos de Cartagena. Prohibida la reproducción parcial o total de esta obra sin autorización de la Cámara de Comercio de Cartagena. Presidente Junta Directiva Ramón León Hernández. Presidenta Ejecutiva (E) Ileana Stevenson Covo. Director de Desarrollo Empresarial Jhonny Pacheco Mejia. Directora del Programa Rosiris Ramos Zambrano. Presidente Junta Directiva Undetco John Fredy Herrera Arango. Autor y Diseño Metológico Rosa Galeano Muñoz. Diseño y Concepción Creativa Jhon Alexander Molano Márquez. ISBN 978-958-8475-09-7. Cámara de Comercio de Cartagena. Centro, Calle Santa Teresa, No 32-41. Cartagena de Indias D.T y C. Bogotá, Colombia. Marzo 2010.
Grupos de compra de Tenderos de Cartagena, Más que una Forma de Comprar...
Contenido Procedimientos para Compras Procedimientos para la Fase Inicial de Grupos de Compra 1. Procedimiento de creación y selección de proveedores 2. Procedimiento de compra 7 13 Procedimientos para la Fase de Central de Compras 1. Procedimiento de creación y selección de proveedores 2. Procedimiento de compra 19 25 Formatos Formato No. 1: Modelo de la Base de datos Formato No. 2: Registro historial proveedor Formato No. 3: Solicitud de cotización Formato No. 4: Comparativo de ofertas Formato No. 5: Acta de negociación Formato No. 6: Solicitud de suministros Formato No. 7: Orden de compra Formato No. 8: Recibo a satisfacción y seguimiento a entregas Formato No. 9: Reevaluación de proveedores Formato No. 10: Solicitud de pedidos 36 37 38 40 41 42 43 44 45 47
Pro
cedimientos para Compras Una vez estructurado el Grupo de Compra se debe iniciar la fase de formalización de actividades de orden comercial para lo cual desde esta consultoría se presentan los mecanismos y procedimientos para la operatividad con los miembros del Grupo de Compra, Proveedores y UNDETCO en la actividad puntual de compras teniendo en cuenta dos fases de implementación: Grupos de compra Red de Tiendas Undetco 5
6 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco Objetivo Garantizar que cualquier persona tanto interna como externa al proceso, que consulte la presente información, tenga las herramientas necesarias para desarrollar las actividades relativas para cumplir con las metas de cumplimiento y gestión de la asociación en cuanto a compras se refiere. Simbologia ansi SIMBOLO DESCRIPCIÓN Señala dónde inicia o termina el procedimiento Representa la ejecución de una o más tareas de un procedimiento Indica las opciones que se pueden seguir en caso de tomar caminos alternativos. Representa un documento, formato o cualquier escrito que se recibe, elabora o envía Representa el sistema de archivo
Procedimientos para la Fase Inicial de Grupos de Compra En esta etapa se ratifica que no existe figura jurídica en los grupos creados y adicionalmente estos deberán contar con el acompañamiento asociativo, técnico y comercial del Programa y UNDETCO. Procedimiento de creación y selección de proveedores Objetivo: Establecer las pautas para la búsqueda y evaluación de proveedores dentro de un marco de igualdad de condiciones. Alcance: Desde el nacimiento de la necesidad identificada por cada tendero hasta la definición del proveedor de acuerdo a evaluación previa. Políticas: El presente procedimiento se basa en el documento de Reglamento Interno dado para el grupo de tenderos, así como en la normatividad vigente colombiana. Procedimientos de Compra para Grupos de Compra FASE I
8 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco Procedimiento: El proceso inicia con la consulta en la base de proveedores (ver Formato 1), en donde se verificará si existen proveedores para el bien objeto de compra, si se trata de un proveedor conocido se verificará lo siguiente: Que haya documentos con los cuales se pueda verificar la constitución legal del proveedor, tales como Cámara y Comercio, una referencia comercial y copia del RUT. Que exista un formato en el cual se pueda revisar la calidad del servicio y productos ofrecidos por el proveedor. Ver formato 2. En caso de que no exista proveedor se procederá a la respectiva creación de acuerdo a los siguientes pasos: Paso 1. Solicitud de información a posibles proveedores por parte del Líder. El líder será el encargado de verificar a través de fuentes como la base de datos de Cámara de Comercio cuales son los posibles proveedores de la zona, una vez establecidos se procederá a solicitar la respectiva cotización para lo cual se propone el Formato 3 y se solicita la siguiente documentación: Solicitud de 2 referencias comerciales Certificado de Cámara y Comercio inferior a dos menos de expedido Solicitud de 2 referencias bancarias Solicitud de los dos últimos estados financieros Listado de principales clientes Certificaciones de calidad (En el caso de aplicar) Listado de productos y/o Portafolio de servicios con precios y su plazo de vigencia Certificación Bancaria
En caso de que el proveedor no tenga una estructura robusta que soporte la requisición de la documentación se establecerá como evaluación el análisis del formato 2. Paso 2. Evaluación Comparativa. Una vez recepcionadas mínimo 3 cotizaciones, el líder del proceso tendrá que diligenciar el cuadro comparativo para establecer cual es la oferta más acorde y con la mejor calidad. Ver formato 4. Realizados los pasos anteriores y seleccionada la oferta que por calidad y precio se ajuste más, el líder del proceso se encargará de comunicar vía telefónica al proveedor su selección, para formalizar el proceso de compra se programará una reunión para la respectiva negociación con el proveedor, el líder del proceso y un representante de la Cámara de Comercio. Para documentar el proceso es necesario que el día de la reunión se levante un acta de negociación que contenga como mínimo los parámetros propuestos en el formato 5. Una vez notificado al proveedor se ingresará oficialmente los datos del proveedor en la base de datos y se le asignará una codificación (ver Formato 1). Una vez realizada la negación, es responsabilidad del líder informar a todos los tenderos del inició de la relación comercial con el nuevo proveedor. Grupos de compra Red de Tiendas Undetco 9
10 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco Punto de control: Evaluación periódica de los proveedores Indicadores: 1. 2. Plazos de entrega de proveedores: # incumplimientos de plazo por proveedor/total entregas del proveedor. El proveedor propone esquemas de reducción de costos a los tenderos? Se preocupa por mejorar la relación comercial? Formatos relacionados Formato 1. Modelo de la Base de datos: Este se irá creando una vez se seleccione el proveedor, aquí se consignará información relacionada con la identificación del proveedor, su objeto es la búsqueda eficiente de la información. Formato 2. Registro de proveedor: Este formato se puede utilizar en dos momentos, el primero para el caso de la creación inicial de la base de datos, para el caso de una Fase 1, será el punto de partida para la identificación preliminar de proveedores con base en el histórico llevado por cada tendero, se propone que cada tendero presente los proveedores con los cuales él ha trabajado. En el caso de un segundo momento se diligenciará cuando se identifique un proveedor que no contemple una estructura robusta y que maneje sus clientes informalmente, para este caso es responsabilidad del Líder de Proceso su registro. Su objeto es la caracterización de cada Proveedor.
Formato 3. Solicitud de Cotización: Tiene por objeto documentar el proceso de evaluación del proveedor. Se diligenciará cada vez que se necesario para verificar y validar las condiciones de negociación. Formato 4. Cuadro Comparativo: Este es indispensable para la evaluación y selección del Proveedor, proporciona unos mínimos tanto de evaluación de precio como de características de servicio y calidad del proveedor, su ponderación porcentual será discreción del Líder de Proceso. Su base de registro dependerá de las cotizaciones presentadas, en caso de que no haya se pide que se diligencie con base en un Portafolio de productos en donde se pueda verificar los precios propuestos por el proveedor. Formato 5. Acta de Negociación: Siempre se diligenciará con el objeto de documentar las negociaciones de modo que sean verificables los acuerdos tanto para el proveedor como para los tenderos, así como la verificación de responsables del proceso de negociación. Grupos de compra 11 Red de Tiendas Undetco
12 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco INICIO Identificación de la necesidad Formato 2 Búsqueda de proveedores en base de datos Interna y verificación de portafolios Búsqueda en base de datos de la Cámara de Comercio Existe en la base de datos NO SI Solicitud de Cotizaciones y documentación Formato 3 Formato 4 Formato 3 Selección de oferta y convocatoria de Reunión de Negociación Formato 5 Realización de reunión de Negociación con al presencia de la Cámara de Comercio Realización de reunión ARCHIVO NO Es aprobada la negociación SI Formalización de la selección e ingreso a la base de datos interna FIN
Procedimiento de compra Objetivo: Velar por la adquisición de los diferentes productos requeridos por el grupo de tenderos, velando por que el proceso garantice la calidad de los productos y reducción de costos. Alcance: Desde la generación de la requisición por parte del tendero, hasta el suministro y entrega del producto. Políticas: El presente procedimiento se basa en el documento de Reglamento Interno dado para el grupo de tenderos, así como en la normatividad vigente colombiana. Procedimiento: El presente procedimiento se basa en el documento de Reglamento Interno dado para el grupo de tenderos, así como en la normatividad vigente colombiana. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad por parte de cada tendero, una vez establecidas las necesidades será responsabilidad de cada tendero diligenciar el formato 6, en el cual ingresará la información necesaria para que el Líder de proceso pueda buscar el proveedor que suministrará el producto. El formato 6 debe ser entregado al Líder de Proceso los días XXXX de cada semana, este formato podrá ser entregado de forma física o por medio de correo electrónico. Procedimientos de Compra para Grupos de Compra FASE I
14 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco Una vez recepcionados los formatos de solicitud de suministro, el Líder asignará un código interno para identificar cada solicitud (dicho código deberá ser informado al tendero). Si el bien solicitado no es producido por alguno de estos, es necesario realizar el PROCEDIMIENTO DE CREA- CIÓN DE PROVEEDORES. Luego de esto se deberán verificar las siguientes condiciones para seguir con el procedimiento: Si la compra supera el valor de $ XXXX se deberá solicitar a mínimo tres proveedores por escrito la respectiva cotización de los bienes, en caso de que el valor sea inferior, se procederá a remitir al proveedor la respectiva Compra (Formato 7). Para que el proceso garantice la igualdad de condiciones se solicitará a los proveedores hacer la cotización de acuerdo al formato 3, anexo al presente procedimiento con el fin de proceder a realizar el cuadro comparativo de acuerdo al formato 4. teniendo en cuenta cual oferta es más favorable y económica para la empresa, analizando factores importantes como: 1. 2. 3. 4. Seguridad y continuidad en la entrega Uniformidad de calidad Confianza en el proveedor Plazo y moneda de pago Estas actividades se realizarán en caso de que los precios de los productos sea variable y dependa de la disponibilidad del proveedor, en caso de que sean productos que los proveedores pueden garantizar un precio fijo en determinado periodo de tiempo, se verificarán valores sobre listado de precios para poder ingresar los datos al cuadro comparativo, de igual manera se consultora la base de datos para verificar formas de pago, calidad de producto y formas de entrega. Una vez determinada la mejor oferta, el líder del proceso se encargará de comunicar vía telefónica o por escrito al proveedor su selección, para formalizar el proceso de compra se programará una reunión para la respectiva
negociación, el líder del proceso y un representante de la Cámara de Comercio. Para documentar el proceso es necesario que el día de la reunión se levante un acta de negociación que contenga como mínimo los parámetros propuestos en el formato 5. Una vez acordados los diferentes puntos de negociación y si es favorable la negociación el líder elaborara la respectiva Orden de Compra (Ver Formato 7) No requerirá orden de compra, aquellos bienes que serán adquiridos mediante la negociación de un contrato de suministro. En el caso de presentarse solicitudes de anticipo, estos únicamente podrán darse bajo aprobación de cada tendero involucrado en la compra. Estos estarán inicialmente aprobados para el caso de: Inició de relación comercial con un nuevo proveedor Cuando el tendero no tenga crédito con el proveedor Compras soportadas con contratos que exijan pólizas garanticen el anticipo El proceso de compra debe garantizar que la entrega de la mercancía sea oportuna y garantice calidad de los productos proveídos, de tal manera que una vez solo se autorizará el pago de los mismos contra factura la cual debe estar soportada recibo a satisfacción y respectiva orden de compra. Es decir que en el momento de la entrega el tendero verificará el suministro de lo solicitado a través de formato 6 y de igual manera verificará la calidad de la mercancía para tal fin se propone se utilicé el Formato 8. Todo el proceso debe ser totalmente documentado, de tal manera que siempre se debe contar con los siguientes documentos Solicitud de suministro Factura Orden de compra Recibo a satisfacción y Seguimiento a entregas Grupos de compra 15 Red de Tiendas Undetco
16 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco Punto de control: Oportunidad de la mercancía en la tienda Indicadores: 1. Nivel de cumplimiento de proveedores: Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100/Total Pedidos Recibidos 1. Número de Solicitudes atendidas a satisfacción del tendero X 100 Formatos relacionados Formato 1. Modelo de la Base de datos: Este se irá creando una vez se seleccione el proveedor, aquí se consignará información relacionada con la identificación del proveedor, su objeto es la búsqueda eficiente de la información. Formato 3. Solicitud de Cotización: Tiene por objeto documentar el proceso de evaluación del proveedor. Se diligenciará cada vez que se necesario para verificar y validar las condiciones de negociación. Formato 4. Cuadro Comparativo: Este es indispensable para la evaluación y selección del Proveedor, proporciona unos mínimos tanto de evaluación de precio como de características de servicio y calidad del proveedor, su ponderación porcentual será discreción del Líder de Proceso. Su base de registro dependerá de las cotizaciones presentadas, en caso de que no haya se pide que se diligencie con base en un Portafolio de productos en donde se pueda verificar los precios propuestos por el proveedor.
Formato 5. Acta de Negociación: Siempre se diligenciará con el objeto de documentar las negociaciones de modo que sean verificables los acuerdos tanto para el proveedor como para los tenderos, así como la verificación de responsables del proceso de negociación. Formato 6. Solicitud de suministros: Tiene por objeto que se consigne toda la información detalla de los productos necesarios, aquí el tendero indicará la fecha en la cual requiere el producto, cantidades y especificaciones generales del mismo. Formato 7. Orden de Compra: Tiene por objeto suministrar al proveedor información detallada de los productos requeridos, sitios de entrega y forma de pago. Formato 8. Recibo a satisfacción y Seguimiento a Entregas: Tiene por objeto registrar la información relacionada con los tiempos de entrega y calidad en la misma, la debe diligenciar el Tendero en cada una de los suministros. Grupos de compra 17 Red de Tiendas Undetco
18 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco Tendero Líder Proveedor Inicio Recepción Formato 6 y asignación de Código Formato 6 Identificación de necesidad Búsqueda en Base de datos El proveedor está creado NO SI Solicitud al Lider de proceso a través del formato establecido Formato 6 Se inicia proceso de creación de proveedores El proveedor mantiene precios Fijos SI NO Formato 3 Solicita cotizaciones a los diferentes proveedores Preparación de propuesta Remisión de la propuesta Formato 4 Se diligencia cuadro comparativo con base en listado de precios o Cotizaciones Formato 4 Selección de Propuesta y Convocatoria a reunión de Negociación Formato 3 Proceso de Negociación Junto con Cámara de Comericio Formato 7 Recepción y Verificación de pedido Expedición de recibo a Satisfacción entrega al proveedor Pago del pedido en caso de ser en efectivo Entrega al proveedor de Orden de Compra Recepción de Formato 8verificación, de soportes Archivo FIN Formato 7 Remisión de Pedido Formato 7
Procedimientos para la Fase de Central de Compras Esta segunda etapa se propone dada la transición jurídica que se podría generar hacia el modelo de central de compras y servicios bajo la estructura cooperativa. Procedimiento de creación y selección de proveedores Objetivo: Establecer para la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores cuyos productos o servicios tengan un impacto relevante en el servicio prestado por UNDETCO, lo anterior dentro de un marco de igualdad de condiciones. Alcance: Desde el análisis de proveeduría hasta la selección del proveedor de acuerdo a evaluación previa. Políticas: El presente procedimiento se basa en el documento XXXXXXXXXXX, así como en la normatividad vigente colombiana. Procedimiento: El proceso inicia con la consulta en la base de proveedores (ver Formato 1), en donde se verificará si existen proveedores para el bien objeto de compra, si se trata de un proveedor conocido se verificará lo siguiente: Procedimientos de Compra para Central de Compra FASE I I
20 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco Que haya documentos con los cuales se pueda verificar la constitución legal del proveedor, tales como Cámara y Comercio, una referencia comercial y copia del RUT. Que exista un formato en el cual se pueda revisar la calidad del servicio y productos ofrecidos por el proveedor. Ver Formato 2. Creación de proveedores Paso 1. Solicitud de información a posibles proveedores. Se verificará a través de fuentes como la base de datos de Cámara de Comercio cuales son los posibles proveedores, una vez establecidos se procederá a solicitar la respectiva cotización para lo cual se propone el Formato 3 y se solicita la siguiente documentación: Solicitud de 2 referencias comerciales Certificado de Cámara y Comercio inferior a dos menos de expedido Solicitud de 2 referencias bancarias Solicitud de los dos últimos estados financieros Listado de principales clientes Certificaciones de calidad (Si Aplica) Listado de productos y/o Portafolio de servicios con precios y su plazo de vigencia Certificación Bancaria En caso de que el proveedor no tenga una estructura robusta que soporte la requisición de la documentación se establecerá como evaluación el análisis del Formato 2. Paso 2. Evaluación de la información aceptada y determinación de aceptabilidad o condicionamiento del candidato
Una vez recibidos estos datos por parte de del posible proveedor se deberá soportar el proceso a través de un archivo físico en donde se constante la información, luego de esto UNDETCO procederá a la verificación de datos. Una vez verificado si el proveedor cumple con las condiciones mínimas exigidas, se procederá a determinar la aceptabilidad o condicionamiento de los candidatos, en caso de no ser condicionado, será discreción de UNDETCO que el proceso de creación y/o selección de este se niegue o se realice en otra convocatoria. Paso 3. Evaluación Comparativa. Una vez recepcionadas las cotizaciones (ver características de análisis competitivo citado en el procedimiento de compras), UNDETCO diligenciará el cuadro comparativo para establecer cual es la oferta más acorde y con la mejor calidad, para tal fin se diligenciará el formato 4, es indispensable que esta actividad verifique los aspectos descritos en el,mencionado Formato: Precios Condiciones de compra (crédito, tiempo y lugar de entrega, servicio al cliente, etc) UNDETCO realizará una ponderación de proveedor de acuerdo a los dos aspectos mencionados, antes de proceder al siguiente paso. Paso 4. En este caso si el proveedor cumplió satisfactoriamente todas las condiciones a evaluadas, se notificará por escrito la aceptación del mismo, de igual manera ingresará oficialmente los datos del proveedor en la base de datos y se le asignará una codificación (Ver Formato 1), de igual manera es necesario que internamente se comunique a áreas de UNDETCO la creación del proveedor. Si es necesario profundizar las obligaciones de suministro y de compra, UN- DETCO programará una reunión para la respectiva negociación con el proveedor. Para documentar el proceso es necesario que el día de la reunión Grupos de compra 21 Red de Tiendas Undetco
22 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco se levante un acta de negociación que contenga como mínimo los parámetros propuestos en el formato 5. Cuando el proveedor exista en la base de datos, simplemente se realizará el mismo procedimiento descrito para el caso de su creación, sin embargo aquí se obviara la solicitud de soportes documentales, esto no excluye a UN- DETCO de realizar una revisión y actualización del estado del proveedor. Reevaluación de proveedores Estas se realizarán inicialmente de acuerdo al formato 8. La reevaluación de de proveedores se hará de acuerdo a lo establecido en XXXXXX de UNDETCO. De acuerdo a lo anterior, el procedimiento de reevaluación de proveedores iniciará con el diligenciamiento del Formato 8 y ó 9, para proveedores permanentes esta evaluación se hará cada X meses, e cuanto a esporádicos será cada XX, una vez realizada la aplicación de la evaluación, será decisión de UNDETCO la continuidad del proveedor o algún tipo de sanción. Punto de control: Evaluación periódica de los proveedores Indicadores: (Número de proveedores nuevos/ Número de proveedores)*100 Formatos Formato 1. Modelo de la Base de datos: Este se irá creando una vez se seleccione el proveedor, aquí se consignará información relacionada con la identificación del proveedor, su objeto es la búsqueda eficiente de la información.
Formato 2. Registro de proveedor: Su objeto es la caracterización de cada Proveedor, es necesario para documentar el proceso de creación del proveedor. Formato 3. Solicitud de Cotización: Tiene por objeto documentar el proceso de evaluación del proveedor. Se diligenciará cada vez que se necesario para verificar y validar las condiciones de negociación. Formato 4. Cuadro Comparativo: Este es indispensable para la evaluación y selección del Proveedor, proporciona unos mínimos tanto de evaluación de precio como de características de servicio y calidad del proveedor, su ponderación porcentual será discreción del Líder de Proceso. Formato 5. Acta de Negociación: Siempre se diligenciará con el objeto de documentar las negociaciones de modo que sean verificables los acuerdos tanto para el proveedor como para los tenderos, así como la verificación de responsables del proceso de negociación. Formato 8. Recibo a satisfacción y Seguimiento a Entregas: Tiene por objeto registrar la información relacionada con los tiempos de entrega y calidad en la misma, la debe diligenciar el Tendero en cada una de los suministros. Formato 9. Reevaluación de Proveedores: En él se registraran datos de solidez de la empresa, calidad del servicio y del producto y será usado para la emisión de conceptos sobre el proveedor para determinar su continuidad. Grupos de compra 23 Red de Tiendas Undetco
24 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco Undetco Proveedor Inicio Búsqueda en la Base datos Preparación de la cotización o suministro de portafolio con precios Existe en la base de datos? Se inicia proceso de búsqueda de provee dores. En fuentes como la Cámara NO SI Formato 43 Solicitud de documentación y/o Cotizaciones Verificación de Documentación datos Formato 6 Remisión de documentos y/o cotizaciones Formato 43 Soportes documentales Formato 43 Recepción de las cotizaciones y análisis de las mismas mediante cuadro comparativo Formato 4 Cumple con la condiciones Mínimas Fin de la selección y archivo del proceso con respectiva emisión de concepto NO SI Selección de oferta y/o proveedor comunicación datos de la selección al proveedor Comunicación al proveedor de su selección, e invitación a reunión de negociación Formato 45 Realización de reunión de Negociación. Soporte de la misma FIN
Procedimiento de compra Objetivo: Gestionar el aprovisamiento de productos para el desarrollo de la misión de UNDETCO teniendo en cuenta que el proceso este analice la oferta económicamente más ventajosa, que presente la mejor calidad, en cumplimiento de los principios de transparencia, igualdad de trato de los posibles proveedores y procurando que no exista conflicto de intereses. Alcance: Desde el nacimiento de la necesidad de aprovisamiento hasta entrega del producto. Políticas: El presente procedimiento se basa en el XXXXXXXXXXXXXXX, así como en la normatividad vigente colombiana. Procedimiento: UNDETCO realizará este proceso cuando de acuerdo a datos históricos o a través de Pedido de productos realizado por un tendero, Líder de Zona (sera responsabilidad exclusiva del Líder zonal?) u otro cliente, analice que sus existencias estén disminuidas (seria bueno citar una politica de Inventario por ejemplo realizar solicitar una compra de determinado producto con el Stock de este este por debajo del 10% o algo asi). UUNDETCO dispondrá a los clientes medios de solicitud de pedido asi: en el caso en que el cliente realice el pedido directamente en las instalaciones será necesario que quede un registro de la solicitud de acuerdo al Procedimientos de Compra para Central de Compra FASE I I
26 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco Formato 10, el cual será diligenciado con ayuda de UNDETCO, en caso de que el pedido sea realizado a través de la línea telefónica, el proceso de acompañamiento será similar, aquí será de suma importancia que el cliente se identifique con el código asignado. Si se trata de un cliente nuevo este será ingresado en la base de datos. De igual manera, el proceso de Pedidos estará a disposición de los clientes a través de un correo electrónico en donde este podrá realizar directamente la solicitud diligenciando el F1 (aquí es bueno dejar un acta o carta en donde se diga quien puede hacer la solicitud mediante correo y dejar inscrito el correo). Una vez canalizadas las diferentes solicitudes de Pedido, UNDETCO procederá a verificar la existencia de los requerimientos a través de los reportes de la bodega, en caso de que sea necesario realizar la compra del producto, el responsable de la compra iniciará el proceso de compra así: 1. Si el bien solicitado es producido por alguno de los proveedores incluidos en la base de datos, de lo contrario, es necesario realizar el PROCE- DIMIENTO DE CREACIÓN DE PROVEEDORES. 2. Si la compra supera el valor de $ XXXX se deberá solicitar a mínimo tres proveedores por escrito la respectiva cotización de los bienes. 3. Cuando el valor sean inferior a $ XXX el proceso se podrá hacer de forma directa con recursos de caja menor siempre y cuando no se trate de un proveedor recurrente al cual se le hagan pagos a través de cheques o transferencias periódicas.
4. Para que el proceso garantice la igualdad de condiciones se solicitará a los proveedores hacer la cotización de acuerdo al formato 3, anexo al presente procedimiento. 5. Aun cuando se trate de compras a proveedores calificados previamente, se deberá tener las respectivas cotizaciones de otros proveedores que permitan posibles mejoras en las condiciones. Para la adquisición de productos, se realizara un análisis competitivo (solicitud de cotización a los posibles proveedores). Los montos establecidos para solicitud de cotización son los siguientes: 1. Hasta $ XXXXXX no se requiere estudio competitivo, la negociación puede ser vía telefónica. 2. Entre $ XXXXXXX y $ XXXXX, mínimo 2 cotizaciones. 3. A partir de $ XXXXXX, 3 cotizaciones (a menos que se trate de un proveedor único o monopolio). 4. Superior a $ XXXX se hará una convocatoria. 5. Cuando de acuerdo a históricos el producto o productos tengan un comportamiento constante, se hará contratación o convenio de suministro periódico. UNDETCO tiene la autoridad de aprobar excepciones al proceso de análisis competitivo. Las compras no deben ser divididas en pequeños montos para evitar el análisis competitivo. Luego de recibidas las cotizaciones el comité evaluará las cotizaciones a través de cuadro comparativo (Ver formato 4) teniendo en cuenta cual oferta es más favorable y económica para la Cooperativa. La solicitud de cotizaciones se hará en caso de que los precios de los productos sea variable y Grupos de compra 27 Red de Tiendas Undetco
28 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco dependa de la disponibilidad del proveedor, en caso de que sean productos que los proveedores pueden garantizar un precio fijo en determinado periodo de tiempo, se verificarán valores sobre listado de precios para poder ingresar los datos al cuadro comparativo, de igual manera se consultora la base de datos para verificar formas de pago, calidad de producto y formas de entrega. Es discreción de UNDETCO determinar que el proceso de compra no sea otorgado de acuerdo al menor valor si no a través de la cotización que garantice mejor calidad, por lo que si es de esta manera el comité deberá dejar por escrito las razones de calidad y forma de determinación utilizada (inspección directa del producto, normas de calidad bajo las cuales el proveedor trabajó o por mejoramiento de las condiciones manifestado por el proveedor. 1. Una vez determinada la mejor oferta, UNDETCO se encargará de comunicar vía telefónica o por escrito al proveedor su selección, para formalizar el proceso será necesario remitir al proveedor la respectiva orden de compra Formato 7. Luego de esto y si es necesario UNDETCO programará una reunión para la respectiva negociación, para el proceso es necesario que el día de la reunión se levante un acta de negociación. No requerirá orden de compra, aquellos bienes que serán adquiridos mediante la negociación de un contrato de suministro a menos que los determine así el proveedor.
En la mencionada reunión se revisará o negociara las condiciones de pago teniendo en cuenta que estas podrán ser determinadas de la siguiente manera: 1. 45 días para proveedores regulares 2. Una semana para proveedores nuevos, luego de esto se negociará una nueva forma. 3. De contado en los caso como XXXXXXXXXXXXXXXX Las condiciones anteriormente citadas se darán a partir de la fecha de radicación de la factura y deberán ser avaladas por el formato de recibo a satisfacción (Formato 8) expedido en el momento de entrega de la mercancía o producto. En el caso de presentarse solicitudes de anticipo, estos únicamente podrán darse bajo aprobación de acuerdo a lo determinado mediante negociación a cargo del Representante Legal. Estos estarán inicialmente aprobados para el caso de: Contratos de Capacitación. Contratación con nuevo proveedor Compras soportadas con contratos que exijan pólizas garanticen el anticipo Otros que contemple UNDETCO Grupos de compra 29 Red de Tiendas Undetco
30 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco Para el caso de compas de servicios (Aquí iría la parte social, contratos de servicios de educación, capacitación a tenderos, etc). no regulares, se suscribirá contratos, en este caso únicamente se canalizará la solicitud previa negación con el líder o líderes de zona. Todos los contratos, aprobaciones de compra y negociaciones serán formalizadas por el representante legal (o la figura legal de la cooperativa) de UNDETCO. Todo el proceso debe ser totalmente documentado, de tal manera que siempre se debe contar con los siguientes documentos Orden de pago Factura Solicitud de pedido Orden de compra Acta de Negociación o contrato Cotizaciones Esto con el fin de que el área de contabilidad no sufra demoras, además los documentos no deben presentar enmendaduras, borrones, tachones, diferencia entre valor de la orden de compra y el de la factura, que las cantidades de la orden y de la factura concuerden con las aprobadas, que la factura este dirigida a la empresa y tenga el NIT. Con el no cumplimiento de uno de los factores mencionados UNDETCO y el área contable responsable podrá determinar el no pago de la factura. Punto De Control: Reunión de negociación o aprobación de la orden de compra por parte del Proveedor
Indicadores: Formatos Número de Solicitudes atendidas a satisfacción del Cliente X 100 Formato 3. Solicitud de Cotización: Tiene por objeto documentar el proceso de evaluación del proveedor. Se diligenciará cada vez que se necesario para verificar y validar las condiciones de negociación. Formato 4. Cuadro Comparativo: Este es indispensable para la evaluación y selección del Proveedor, proporciona unos mínimos tanto de evaluación de precio como de características de servicio y calidad del proveedor, su ponderación porcentual será discreción de UNDETCO. Su base de registro dependerá de las cotizaciones presentadas, en caso de que no haya se pide que se diligencie con base en un Portafolio de productos en donde se pueda verificar los precios propuestos por el proveedor. Grupos de compra 31 Red de Tiendas Undetco
32 Grupos de compra Red de Tiendas Undetco Formato 7. Orden de Compra. Tiene por objeto suministrar al proveedor información detallada de los productos requeridos, sitios de entrega y forma de pago. Formato 8. Recibo a satisfacción y Seguimiento a Entregas. Tiene por objeto registrar la información relacionada con los tiempos de entrega y calidad en la misma, la debe diligenciar el cliente en cada una de los suministros. Formato 10. Solicitud de Pedido. Tiene por objeto que se consigne toda la información detalla de los productos necesarios, aquí el cliente o Lider de Zona indicará la fecha en la cual requiere el producto, cantidades y especificaciones generales del mismo.
Undetco Proveedor Inicio Formato 410 Recepción Formato 10 y asignación de Código de pedido (medios para la solicitud correo e, Líder de Zona, instalaciones y telefónicamente) Preparación de propuesta Búsqueda en bodega. Hay disponibilidad del producto? NO SI Se suministra pedido al cliente Existe proveedor para ese producto? Remisión de la propuesta PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN solo después de aprobación NO Formato 43 Solicita cotizaciones a los diferentes proveedores SI Formato 3 Se diligencia cuadro comparativo con base en listado de precios o Cotizaciones Formato 4 Formato 4 Selección de Propuesta y Convocatoria a reunión de Negociación Proceso de Negociación Formato 45 Es aprobada la negociación? Archivo del proceso con respectiva emisión de concepto NO SI Formato 47 Entrega al proveedor de Orden de Compra Proceso de verificación de orden de compra Formato 48 Recepción y Verificación de pedido. Expedición de recibo a Satisfacción, entrega al proveedor Remisión de Pedido Formato 47 FIN
F
Formatos A continuación el lector encontrará los formatos para el diligenciamiento de los diferentes beneficiarios del proceso, lideres, tenderos y proveedores entre otros, Estos fueron validados con los beneficiarios del programa a través de los lideres seleccionados; estos formatos se convierten en la primera versión de apoyo para la materialización de la operación, sin embargo estos deberán ser validados a medida que se incorporen nuevas necesidades y actores dentro de los grupos de compra con el fin de convertirlos en una herramienta dinámica dentro del proceso.
Formato No. 1 Modelo de la Base de datos Modelo de la Base de datos PROGRAMA DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE TENDEROS DE CARTAGENA Convenio ATN/ME 9675-CO Confidencialidad: Los datos que se solicitan en este formulario son confidenciales y en ningún caso tienen fines comerciales de tributación fiscal, de investigación judicial o cualquier otro diferente del propiamente estadístico. CODIGO NOMBRE DEL PROVEEDOR NIT DIRECCION TELEFONO REPRESENTANTE LEGAL PRODUCTO CONDICIONES DE PAGO OBSERVACIONES
Registro historial proveedor PROGRAMA DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE TENDEROS DE CARTAGENA Convenio ATN/ME 9675-CO Confidencialidad: Los datos que se solicitan en este formulario son confidenciales y en ningún caso tienen fines comerciales, de tributación fiscal, de investigación judicial o cualquier otro diferente del propiamente estadístico. Tendero ó Lider: Fecha: 1. Información del Proveedor Nombre del Proveedor: Teléfono: NIT: Contacto: 2. Carácterísticas Producto(s) Suministrado: Forma de Pago: Sitio de entrega de los suministros: Periodicidad de los suministros: Tiempo de relacion comercial: Forma de Contacto 1. Telefónica 2. Correo Electrónico Portafolio de productos Ubicación: Descuento: Calidad demostrada: 3. Lugar del establecimiento d. Otro.Cual? Formato No. 2 Registro historial proveedor
Ciudad, XX de XX de 2008 Señores XXXXXXXXXX Dirección Teléfono Ciudad Asunto: Solicitud de cotización No. XX Grupo de Tenderos XXXXXXX. Respetados señores: Formato No. 3 Solicitud de cotización Como es de su conocimiento el grupo de Tenderos de la Zona de XXX, ha decidido asociarse bajo el Programa de Desarrollo Empresarial de Tenderos de Cartagena ejecutado por la Cámara de Comercio de Cartagena, por tal razón en su inició de actividades se ha evaluado la posibilidad de que su establecimiento haga parte de la lista de proveedores, de tal manera que le hacemos oficial la solicitud de cotización de los siguientes productos: Descripción Cantidad Unidad Por tal motivo, lo invitamos a participar en el proceso de Selección de Ofertas, en cual ha determinado asignar la compra a la propuesta que económicamente garantice el menor valor y calidad.
La cotización deberá llevar las siguientes características, si no cumple con alguna de ellas la oferta será descartada del proceso de selección. 1. Nombre de la Empresa 2. Dirección 3. NIT 4. Teléfonos 5. Persona contacto 6. Descripción del bien 7. Cantidad 8. Valor Unitario y Valor total 9. Impuestos 10. Descuentos (si los hay) 11. Forma de pago En caso de que su oferta sea la seleccionada, el Líder del proceso junto con la Cámara de Comercio se contactará para informarle que ha sido seleccionado. Cualquier inquietud no dude en comunicarse, Cordialmente, XXXXXXXXXXX Representante XXXXXXX
Formato No. 4 Comparativo de ofertas CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS PROGRAMA DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE TENDEROS DE CARTAGENA Convenio ATN/ME 9675-CO Confidencialidad: Los datos que se solicitan en este formulario son confidenciales y en ningún caso tienen fines comerciales de tributación fiscal, de investigación judicial o cualquier otro diferente del propiamente estadístico. Ítem DESCRIPCION Cant. 1 2 3 4 5 6 7 8 SUBTOTAL IVA 16% TOTAL ASPECTOS CUALITATIVOS A EVALUAR CONCEPTO GARANTÍA FORMA DE ENTREGA VALIDEZ DE LA OFERTA FORMA DE PAGO DISPONIBILIDAD DE PRODUCTOS SERVICIO AL CLIENTE SUMINISTRO DE DOCUMENTACIÓN OFERTANTE 1 OFERTANTE 2 OFERTANTE 3 Observación Vr. Unitario Vr. Total Observación Vr. Unitario Vr. Total Observación Vr. Unitario Vr. Total $0 $0 $0 % CALIFICA- CIÓN CONCEPTO $0 $0 $0 % CALIFICA- CIÓN CONCEPTO $0 $0 $0 % CALIFICA- CIÓN % DE CALIFICACIÓN POR PRECIO % DE CALIFICACIÓN CUALIFICATIVA TOTAL
Fecha: Proveedor: Lugar de Reunión: Asistentes: Líder de proceso Representante de Undetco Cámara de Comercio Tendero La presente reunión se acordó las siguientes obligaciones: 1. El proveedor XXXX, suministrara al grupo de tenderos los productos que a continuación se relacionan. 2. El tiempo de entrega de los mismos será (mensual, quincenal, semanal) 3. La forma de pago se hará contra entrega, y después de entregada la factura. (o indicar que otra forma de pago se acordó y si se hará individual o colectiva) 4. Los productos que no cumplan con los mínimos de calidad en el momento de la entrega serán devueltos y para constancia se diligenciará el formato XXXX. 5. Cada solicitud de será confirmada a través de una requisición. 6. Mediante la presente negociación se acordó que el suministro de los productos tendrá un descuento del %. 7. Los productos que sean dados en calidad de bonificación, premio, lanzamiento, serán entregado directamente al (asignar un responsable o determinar si este tipo de bonificaciones se aceptaran cuando la cooperativa se establezca). La negociación se finaliza siendo las XXX Firmas Formato No. 5 Acta de negociación
Formato No. 6 Solicitud de suministros Solicitud de suministros PROGRAMA DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE TENDEROS DE CARTAGENA Convenio ATN/ME 9675-CO Confidencialidad: Los datos que se solicitan en este formulario son confidenciales y en ningún caso tienen fines comerciales, de tributación fiscal, de investigación judicial o cualquier otro diferente del propiamente estadístico. Tendero idnetificación Zona Telefono Dirección Código Fecha de solicitud Forma de pago Credito Efectivo CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN MARCA FECHA DE SUMINISTRO OBSERVACIONES FIRMA DEL TENDERO
Solicitud de suministro para central de compras PROGRAMA DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE TENDEROS DE CARTAGENA Convenio ATN/ME 9675-CO Confidencialidad: Los datos que se solicitan en este formulario son confidenciales y en ningún caso tienen fines comerciales, de tributación fiscal, de investigación judicial o cualquier otro diferente del propiamente estadístico. Nombre Idnetificación Zona Telefono Dirección Código Proveedor Nombre del líder zonal Pedido No Fecha Forma de pago Credito Efectivo ITEM DESCRIPCIÓN Y REFERENCIA CLIENTE Y/O TENDERO A PROVEER (Nombre y Dirección) UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD SOLICITADA CANTIDAD APROBADA SOLICITANTE Recepcionó: Vo.Bo. Bodega Vo.Bo. Despacho Formato No. 6 Solicitud de suministros para central de compras
Formato No. 7 Orden de compra Orden de compra PROGRAMA DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE TENDEROS DE CARTAGENA Convenio ATN/ME 9675-CO Confidencialidad: Los datos que se solicitan en este formulario son confidenciales y en ningún caso tienen fines comerciales de tributación fiscal, de investigación judicial o cualquier otro diferente del propiamente estadístico. Proveedor Código Proveedor Ciudad Telefono Fecha del pedido Orden de compra Solicitud (pedidos) asociadas Cotización asociada CANTIDAD UNIDAD CONCEPTO MARCA FECHA DE ENTREGA FORMA DE PAGO CENTRO DE ENTREGA VALOR UNITARIO VALOR TOTAL OBSERVACIONES: SUBTOTAL IVA TOTAL
Nombre Dirección Código de solicitud de suministro Fecha de solicitud Nombre Responsable de la entrega Recibo a satisfacción y seguimiento a entregas PROGRAMA DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE TENDEROS DE CARTAGENA Convenio ATN/ME 9675-CO Confidencialidad: Los datos que se solicitan en este formulario son confidenciales y en ningún caso tienen fines comerciales, de tributación fiscal, de investigación judicial o cualquier otro diferente del propiamente estadístico. INFORMACION DEL TENDERO Y/O CLIENTE Telefono Fecha de reporte INFORMACION DE LA SOLICITUD Fecha de entrega de la mercancia INFORMACION DEL PROVEEDOR NIT Telefono CARACTERISTICAS DE LA ENTREGA 1. La entrega de la mercancía se realizó en la fecha y dentro de las horas establecidas? 2. Se suministro todos los producto requeridos? (Indicar cuales hacen falta en las observaciones) 3. Los medio de entrega se encuentran en buen estado? (Ej, cañastillas en buen estado, vehículos aseados, etc) 4. Los productos fueron entregados en la condiciones de suministro adecuadas? (cajas selladas, refrigerados, etc) 5. La manipulación de los productos fue correcta? ESPECIFICACION DE DEVOLUCIONES DESCRIPCIÓN ARTÍCULO MARCA CANTIDAD UNIDADES VALOR TOTAL CAUSA DEVOLUCIÓN Recibí a satisfacción productos descritos en la orden de compra, quedan pendientes los solicitados en las devoluciones. FIRMA Formato No. 8 Recibo a satisfacción y seguimiento a entregas
Ítems verificados Respuesta Proveedor Discrepancias / Desvíos Respuesta del Proveedor Acciones Correctivas Posee políticas internas o externas que garanticen la calidad de sus productos? Realizan Auditorías Internas? Tiene documentos formales que garanticen acuerdos de confidencialidad? Formato No. 9 Reevaluación de proveedores Posee una base de datos actualizada de la hojas de vida de su personal? Los empleados y contratistas son entrenados en los aspectos / metodología de producto o servicio que ofrecen? Se realiza pruebas periódicas de los equipos usadas para producción? Son estas pruebas documentadas y formalizadas? Estructura de Negocio Es una empresa privada o tiene recursos públicos? Años que llevan produciendo Experiencia, lista de clientes Posee instalaciones físicas adecuadas
Revisión de evaluaciones previas (incluyendo Revisión auditorías de evaluaciones anteriores previas / análisis (incluyendo de auditorías anteriores / analisis de riesgos riesgos De acuerdo a evaluaciones o auditorias previas como el De proveedor acuerdo a evaluaciones o auditorias previas como el proveedor manejo la manejo la no conformidades, por favor indicar que no auditorias conformidades, por favor indicar que auditorias han tenido. han tenido. Respuesta Proveedor Discrepancias / Desvíos: Respuesta del Proveedor Acciones Correctivas: Referencias de de clientes Solicite una una lista lista de referencias de referencias de clientes. de Esta clientes. lista debe Esta incluir lista el debe nombre, incluir dirección el nombre, completa dirección del cliente, completa nombre del la cliente, persona de nombre contacto de en el la cliente. persona de contacto en el cliente. Cliente Discrepancias / Desvíos: Respuesta del Proveedor Acciones Correctivas:
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Grupos de compra de Tenderos de Cartagena, Más que una Forma de Comprar... Programa de Desarrollo Empresarial de Tenderos de Cartagena Convenio ATN/ME 9675-CO