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2 Tabla de Contenidos 0 Parte I Introduccion 3 Parte II Pantalla de Facturacion 4 1 Codigos... de Empleado 5 2 Cuentas... de Venta 6 3 Secciones... de Venta 7 Grupos de Productos... 7 Productos... 8 4 Cargos... Actuales 9 Visor de Totales... 9 5 Botones... de Acción 10 6 Calculadora... 13 7 Pantallas... especificas 14 Cobro de Tiket... 14 Seleccion de Clientes... 16 Form ulas... 18 Biblioteca de Im... ágenes 19 Lista de Tikets... 20 Cierre de Caja... 21 Pagos adicionales... 23 Agenda de Citas... 24 Cita... 25 Busqueda de... Productos 26 Program acion... de Productos 27 Parte III Compras y Gastos 28 1 Proveedores... 28 2 Libro... de Compras y Gastos 28 Indice 0
Introduccion 1 3 Introduccion es un software de uso simplificado para windows que le permitirá sin ningun tipo de limitacion y de forma intuitiva realizar las taread administrativas de su negocio sin necesidad de conocimientos previos. Para ello se basa en un avanzado sistema de facturación Táctil, un libro de Gastos e Ingresos que generea los costes y el stock de su negocio y un sistema de análisis de información dinámico basado en cubos OLAP que le permiten aprovechar la tecnología que usan las grandes empresas en su establecimiento. Facturacion. Clientes. Empleados. Gastos. Compras. Inventarios y Control de Stock. Impuestos y Resultado del negocio. Listados y Cubos Estadisticos (OLAP). Además el software podra ir adaptandose a sus necesidades de crecimiento debido a la disponibilidad de paquetes y modulos para: Paquetes de informes dinamicos OLAP adicionales para analisis avanzados de información. Nts Financial UNO que le permite completar la contabilidad por partida doble generada por éste sofware. Conectores de Monética que le permiten la gestión automatizda del efectivo:cashlogy, CashKeeper o CashGuard. Modulo Product-Chip que le permite la venta de paquetes de servicios o la carga de dinero en Tarjetas Chip cuyo saldo se va descontando según su uso. Servicio NTS CRM-Web para compartir clientes entre distintos locales. Y tambien podrá obtener versiones avanzadas del programa que le permitiran: La conexión de múltiples ordenadores a un sólo centro de datos con la Versión Standard. Gestion de Base de Datos Centralizada para el control de múltiples locales trabajando en modo distribuido con la Version Enterprise. El software esta disponible para : Terminales punto de Venta y Pc's con Windows XP, Vista, Windows7 y Windows 8. Tablets Windows7 y Windows 8.
4 2 Pantalla de Facturacion La pantalla de facturación presenta el siguiente diseño:
Pantalla de Facturacion 2.1 5 Codigos de Empleado Cuando entramos en la pantalla de facturación el sistema nos pide un código de empleado (definidos por defecto las claves: 1,2,3,4,5), hasta que no indiquemos una clave válida de empleado no podremos pasar a la utilización de la pantalla de facturación. Al indicar una clave válida en la pantalla nos aparece el botón de empleado, indicando que empleado será asignado a los servicios facturados. Al finalizar simplemente pulsando otra vez empleado la pantalla se quedará esperando un código de empleado. Los empleados dados de alta por defecto se corresponde con los códigos: 1 : Encargado 2,3,4 y 5 : Empleados. Podremos indicar nombre y datos de empleados en el menú principal Personal / Personal.
6 2.2 Cuentas de Venta Podemos ir cargando la facturación simultaneamente a diferentes clientes seleccionando una cuenta diferente para cada uno de ellos. Para ello tenemos el área de cuentas donde seleccionando una de ellas se nos muestran los cargos actuales. Cualquier acción realizada afectará a la cuenta que tenemos actualmente seleccionada. La cuenta actualmente seleccionada aparece en un tono más tenue. El circulito estará en: o Verde : Cuenta vacia, sin cargos actuales. o Azul : Cuenta con cargos pendientes de facturar. o Rojo : Cuenta con cargos y factura realizada, pendiente de cobro. Para seleccionar una cuenta basta sim plem ente con tocar ésta.
Pantalla de Facturacion 2.3 7 Secciones de Venta Los productos en la pantalla estan distribuidos por seccione de venta, cada sección dispone de grupos de productos y cada grupo a su vez muestra los productos que se corresponden con él. Al pulsar la sección se nos muestran los grupos de productos disponibles para la misma: El software esta configurado para éstas tres secciones distintas de productos de venta. 2.3.1 Grupos de Productos Dentro de una seccion se nos muestran los grupos de productos que pertenecen a ella. Su sofware ha sido configurado con los siguientes grupos de productos en cada sección: Servicios. Tienda. Especiales. Una vez abierta la seccion pulsando el grupo correspondiente nos apareceran los productos asociados a éste.
8 2.3.2 Productos Al pulsar un grupo nos aparecen los productos asociados a éste. Los productos que nos aparecen con el nombre de la sección y una caja abierta indican que NO ESTAN PROGRAMADOS, es decir, no tienen una descripción ni precio asociado. Para asociar una descripcion, precio e imagen utilizaremos el botón PRG de la calculadora (explicado en la seccion Calculadora). Si previamente a marcar el producto indicamos la cantidad con la calculadora se facturarán las cantidades indicadas del producto.
Pantalla de Facturacion 2.4 9 Cargos Actuales El sistema siempre nos muestra los cargos actuales para el tiket seleccionado, si queremos cambiar algo en él disponemos de los botones de acciones y de la calculadora. 2.4.1 Visor de Totales El visor de totales nos muestra el importe de los cargos actuales, el empleado que realizó el primer cargo y los descuentos aplicados si los hubiese.
10 2.5 Botones de Acción Los botones de accion nos permiten realizar una tarea sobre los cargos de la cuenta activa. La lista de botones se compone de: Acciones con respecto a los CARGOS Borra la linea de cargo seleccionada. Nota:La cuenta no puede estar facturada Impresión del Tiket SIN REALIZAR COBRO. El tik et se imprime en 8 cm de ancho sobre la impresora cuyo nombre en windows sea Tikets Impresión de Factura SIN REALIZAR COBRO. La factura se imprime en Formato A4 sobre la impresora cuyo nombre en windows sea Facturas Apertura de CAJON Se envian los comandos de impresion a la impresora cuyo nombre en windows sea Tikets Realiza el tiket (si no esta previamente realizado) y nos abre la pantalla de cobro. Una vez dado el cobro los cargos desaparecerán de la cuenta y esta quedara disponible para otro cliente. VER COBRO DE TIKET
Pantalla de Facturacion 11 Acciones con CLIENTES Permite seleccionar el cliente para la cuenta activa o darlo de alta si no esta registrado. Ver Seleccion de Clientes. Muestra los consumos del cliente asociado a la cuenta activa. Consulta o registra las formulas o mezclas utilizadas con el cliente activo. Ver FORMULAS Accede a la biblioteca de imágenes del cliente. El ordenador debe tener instalada un cámara o scaner TWAIN. Ver BIBLIOTECA DE IMAGENES.
12 Acciones GENERALES Inventario de productos. Indica que los productos cargados se corresponden con el recuento de inventario de la tienda para los códigos referenciados. Nota: El inventario debe realizarse al final del dia y tras el Arqueo de la Caja. Arqueo de Caja y retirada de EFECTIVO. El arqueo lo podremos realizar al finalizar un Turno o bien antes de cerrar el Local. Nota: Todos los tik ets realizados llevaran fiscalmente la fecha de realización del arqueo. Cada arqueo realiza una cinta de control diferenciada. Pagos realizados en efectivo o cheque a proveedores o acreedores. Estos se descuentan del importe cobrado de efectivo en el arqueo de Caja. Lista de Tikets realizados Permite la reimpresión del tiket, impresión en formato factura y la anulación de tikets. Ver Lista de Tikets. Nota: Es necesario ser encargado. Acceso a la agenda de Citas Concertadas. Ver Agenda de Citas.
Pantalla de Facturacion 2.6 13 Calculadora La calculadora nos permite el cambio de precios, cantidades, la salida del programa etc. Los numeros introducidos se muestran en el Visor de importes. Los botones de la calculadora marcan el el visor de importes el número indicado o el simbolo decimal, el resto de botones realiza: Programacion de Productos. Cuando pulsamos nos muestra SET indicando que tenemos que pulsar un boton de producto para programarlo. Ver Programacion de Productos. Borrado del último numero indicado con la calculadora. Facturacion de productos Varios (no codificados). Indicaremos previamente el precio con los botones numéricos. Salida de la pantalla de ventas. Nota: Es necesario ser encargado. Cambiar un dato en los cargos actuales :: Seleccionar el campo que queremos cambiar, indicar en la calculadora el nuevo valor y pulsar Accede al listado de productos para seleccionar uno e incluirlo en los cargos de la cuenta activa. Ver Busqueda de Productos.
14 2.7 Pantallas especificas 2.7.1 Cobro de Tiket Pantalla mostrada para la realización de un Cobro. Indica la finalizacion de una cuenta y la impresión del tiket correspondiente. Para cobrar deberemos indicar la forma de cobro (por defecto Efectivo) pulsando en las imágenes de la derecha e indicar el importe cobrado con la calculadora o con los billetes. Si es en tarjeta NO ES NECESARIO indicar el importe, se asume el importe exacto del tiket.
Pantalla de Facturacion Si queremos indicar más de un billete una vez pulsado el primero pulsaremos el boton de indicando los siguientes billetes. Si pulsamos Salir cancelaremos el proceso de cobro. 15 + e iremos
16 2.7.2 Seleccion de Clientes La pantalla de seleccion de clientes permite especificar el cliente asociado a la cuenta activa o registrar un nuevo cliente. El programa utiliza como identificador del cliente su número de teléfono. Registrar un cliente nuevo. Procederemos a indicar su telefóno, pulsaremos [Consultar] y si éste no se encuentra dado de alta indicaremos sus datos (el email y nif son campos obligatorios). Una vez rellenados los campos pulsaremos [Nuevo].
Pantalla de Facturacion 17 Asociar un cliente Registrado a la cuenta actual. Para seleccionar un cliente indicaremos su numero de teléfono y pulsaremos [Consultar], si éste se encuentra registrado podremos usar el botón de aplicar para asociar el cliente a la cuenta. Si deseamos modificar los datos, cambiaremos éstos y pulsaremos [Cambiar]. NOTA: Si instalamos el módulo NTS CRM-Web el proceso es el mismo sólo que los clientes estaran registrados en una base de datos Remota y compartidos por todos los establecimientos que tengamos asociados. Además de disponer de un sistema de puntos y saldo de los mismos.
18 2.7.3 Formulas Las fórmulas de cliente nos permiten indicar las mezclas o preferencias de un cliente registrado. Mediante las formulas podemos tener registradas las distintas recetas utilizadas por nuestros clientes para sus tratamientos, tintes, etc. Para añadir una fórmula pulsar el botón botón y una vez rellenados los datos confirmaremos éstos con el. Si tenemos registradas varias fórmulas podremos movernos con las flechas a través de ellas.
Pantalla de Facturacion 2.7.4 19 Biblioteca de Imágenes La biblioteca de imagenes permite consultar, registrar o eliminar imagenes al cliente asociado a la cuenta actual.
20 2.7.5 Lista de Tikets La lista de tiket permite consultar los tikets realizados pendientes de Arqueo, imprimir Facturas Resumen de Tiket, anular o recuperar los cargos de un tiket. Con las flechas nos irem os m oviendo por los diferentes tikets realizados. Anular :: Anula el tiket generando las lineas con importe negativo. Recuperar :: Anula el tiket llevando los cargos a la pantalla de facturación para su cambio. Factura :: Imprime el tiket como factura (en formato A4 e impresiora Facturas) con los datos de facturación indicados por el cliente.
Pantalla de Facturacion 2.7.6 21 Cierre de Caja El arqueo de caja refleja el hecho de contar y extracer el dinero del cajon anotandose automáticamente las diferencias. El programa realiza un "Cierre Ciego" lo cual significa que contaremos el efectivo y las visas de caja y se las indicaremos en la pantalla de cierre para posteriormente que el sistema nos refleje las diferencias. Los arqueos o cierres de caja se realizan habitualmente cuando se cambian los turnos de encargado o al finalizar el día. El formulario de cierre tiene el aspecto a continuación indicado: Una vez indicado el importe con la calculadora pulsaremos el botón correspondiente a Efectivo, Visa, Debito o bien el efectivo que dejamos en caja "Deja en CAJA". Cuando tengamos los importes introducidos pulsaremos el botón Ver y el sistema nos mostrara el resultado del arqueo:
22 Una vez impreso pulsaremos Salir para volver a la pantalla de ventas.
Pantalla de Facturacion 2.7.7 23 Pagos adicionales Si deseamos registrar la realizacion de un pago utilizaremos esta opción, con ella registraremos la salida de caja del importe indicado. En este formulario indicaremos el Importe de Pago, la referencia al documento de pago, la entidad (proveedor al que pagamos) y el concepto del gasto. Cuando tengamos los datos necesarios pulsaremos grabar. El importe del pago se restará en el arqueo de caja y saldrá detallado en el capítulo de pagos.
24 2.7.8 Agenda de Citas dispone de una agenda para cada empleado donde podremos grabar las citas de los clientes, estas se pueden mover entre empleados, cambiar, ampliar o reducir horario, así como modificar las observaciones sin necesidad de entrar al formulario de cita. Tam bien podem os adjuntar archivos o enviar la cita via e-m ail (con los datos adjuntos).
Pantalla de Facturacion 2.7.8.1 25 Cita Cuando creamos una cita se nos abre la pantalla de creacion de citas, con ésta podemos cambiar el horario previsto, el estado de la cita y las observaciones de la misma. Al seleccionar una cuenta de cliente el nombre de esta se registra en Asunto. Mostrar hora permite la seleccion de : Podemos definir citas que se repiten semanal, mensual o anualmente.
26 2.7.9 Busqueda de Productos La búsqueda de productos nos permite facturar cargos mediante busqueda alfabética. Conforme escribimos van apareciendo los productos que comienzan por el texto indicado;si empezamos por espacio en blanco entonces se nos muestran los productos que contienen el texto indicado teniendo en cuenta que un espacio en blanco significa cualquier cadena de caracteres. Por ejemo: [espacio]cha[espacio]pe (nos muestra todos los productos que contienen cha y pe como Champu de Pelo Champu Pequeño, etc.). Una vez posicionado en el producto deseado pulsando [OK] se realizará el cargo del mismo en la cuenta Actual.
Pantalla de Facturacion 27 2.7.10 Programacion de Productos La programación de productos permite cambiar el precio, el tipo de IVA, la imagen o la descripción de un producto visualizado como botón en la pantalla de facturación. Tambien permite pulsando a la derecha de la descripcion donde estan los puntos [...] asociar el botón a otro producto definido en el catálogo. Para seleccionar una im agen diferente pulsar sobre la im agen. Al pulsar salir los cambios quedarán registrados, cambie de grupo y vuelva al originar para que se reflejen en la pantalla de ventas.
28 3 Compras y Gastos Para el registro de compras y Gastos disponemos en el menú principal de la opcion Compras/Libro Compras y Gastos, éste permite de una manera sencilla registrar: Albaranes de Compra. Facturas de Materias Primas y Mercaderias. Facturas de Gastos. 3.1 Proveedores Fichas de los proveedores de Mercancía y servicios. Comercial : Condiciones de compra. Consumos : Muestra el detalle de los consumos, con distintas agrupaciones, realizados al proveedor. 3.2 Libro de Compras y Gastos Aquí registraremos las Facturas de compra y de gastos que nos emiten los proveedores y acreedores, el sistema además genera automáticamente la ficha de productos y el precio de venta. El sistema tiene la capacidad de :
Compras y Gastos 29 1.- Crear un codigo nuevo de producto si no indicamos ninguno. 2.- Crear un código de barras si no indicamos ninguno. 3.- Crear el precio de venta indicado para el producto. El proveedor y Nº de documento lo va repitiendo el sistema hasta que damos por finalizada la factura. Referencia : Codigo del Proveedor. Codigo : Nuestro código de producto (en blanco si es nuevo). Cód.Barras : El código de barras del producto (en blanco el sistema asignará un codigo de barras propio). Una vez registradas todas las líneas de la factura pulsaremos operaciones pertinentes: para que el sistema realice las Como vemos el sistema le ha asignado codigos de barra y de producto a los productos que no lo llevaban, además ha creado estos productos en el catálogo.