IV. CARGUE DE SOPORTES Esta opción de cargue de soportes se ha realizado para efectuar las correcciones necesarias en cuanto a cargue de servicio se refiere, como anulación, modificación de RIPS de algún procedimiento, Omitir cobro de algún procedimiento de una orden de servicio, cambiar fecha de la orden, entre otras. Para acceder a esta herramienta por la opción del menú Hospitalizaciones -> Cargue de Soportes para hospitalizaciones y cirugías ambulatorias o la opción Urgencias -> Cargue de Soportes para el servicio de Urgencias. Al entrar a la ventana de cargue de soportes se digita el documento del paciente y luego Enter o se busca el paciente con la Tecla F1, luego con la combinación ctrl. + H para llegar a la ventana Histórico de procedimientos. Después de cargar la ventana seleccionamos la orden de servicio buscada se da clic en buscar para que se carguen todos los procedimientos involucrados en esa orden de servicio. SI lo que se quiere quitar es un procedimiento de la orden, al seleccionar con clic derecho, una vez salga el menú emergente eliminar el
registro o modificarlo. Al dar clic a modificar registro, lleva el procedimiento a la ventana anterior para permitir realizar los cambios deseados, no olvidar dar la opción guardar. Las otras opciones disponibles en cargue de Soportes se obtienen dando clic derecho en el listado de las ordenes de servicio para sacar el menú desplegable. Cambiar fecha Se digita la nueva fecha de la orden. Anular orden. Se usa cuando se desea anular todos los procedimientos de una orden. Cargo A. Esta opción ofrece la posibilidad de asignar una por una las órdenes de servicio a una nueva empresa responsable, que será tenida en cuenta a la hora de llevar a facturación.
Cargo A. Todas las ordenes. Esta opción ofrece la posibilidad de asignar todas las órdenes de servicio a una nueva empresa responsable, que será tenida en cuenta a la hora de llevar a facturación. Omitir Cobro y Activar cobro: Por medio de esta opción se omite el cobro de los servicios tales como medicamentos o materiales de sutura y curación usados en algún procedimiento, o en el caso de un paquete en donde no se facturan los servicios individuales. Adicionar a un paquete: con esta opción se puede agrupar los procedimientos cargados al paciente en una orden de servicio en un paquete esto se ve reflejado en la factura. V. TRASLADO DE PACIENTES Esta opción esta disponible solo para los pacientes admitidos en hospitalización, a través de esta se registra cada una de las ubicaciones del paciente durante su estancia en hospitalización. Se ejecuta por medio de la combinación ctrl. + C. Desde el menú principal.
La ventana muestra la última ubicación del paciente y la nueva ubicación donde quedara registrado el paciente. También escogiendo la pestaña Historial se puede observar todos los traslados del paciente dentro de la institución. VI. SALIDA PACIENTE Esta opción no aplica para Consulta Externa puesto que allí no se hace admisión de pacientes y por lo tanto no se hace salida. Para acceder a esta opción se hace por la opción del menú Hospitalizaciones -> Orden de salida para hospitalización y cirugías ambulatorias y por la opción Urgencias -> Orden de Salida para el servicio de Urgencias. Se digita el documento del paciente y si no se conoce el numero de identificación con F1 muestra el listado de todos los pacientes que tienen admisión. Después de cargar la información del paciente, procedemos a cargar los datos del egreso como son: Fecha y Hora de Salida, Diagnóstico de Egreso, Estado de salida del paciente
Para guardar la salida lo hacemos con la opción del menú Archivo -> guardar o con la combinación Ctrl. + F3. VII. FACTURACIÓN Este capitulo es la culminación de todos los esfuerzos realizados durante el transcurso de los anteriores capítulos, aquí se consolida la serie de servicios prestados a un paciente y se genera nuestro producto final llamado factura. Para acceder a esta opción se hace a través de la opción del menú Principal Facturación -> Facturación o lo podemos hacer con la combinación Ctrl. + F. 1. Facturación de Consulta Externa: se hace de forma directa sobre la malla, como se había descrito anteriormente, no es necesario realizar ninguna admisión sino que se cargan los procedimientos de forma directa, digitándolos o buscándolos con F1.
La anterior ventana muestra un ejemplo de facturación a un paciente un uroanalsis y un hemoclasificación, el costo total de los procedimientos es de $6.849 en donde las empresas responsables en este caso solo una, asume el total del costo de los procedimientos. 2. Facturación de Hospitalización y Urgencias: Se realiza a través de la misma ventana, difiere en que en esta facturación los servicios ya han sido cargados previamente. Al digitar el número de identificación del paciente el programa verifica la vía de ingreso y de esta manera al generar la factura según la vía de ingreso.
Después de verificar la vía de ingreso, se carga en la malla de facturación los procedimientos previamente cargados por asignación de procedimientos, incluyendo las cirugías y sus procedimientos discriminados como son honorarios de profesionales y estancia. Para guardar e imprimir la factura se hace con la tecla F3, solo para guardarla e imprimir posteriormente, lo hacemos con la combinación ctrl. + F3 La ventana anterior nos muestra los datos básicos del paciente, el estrato, la empresa responsable y el convenio o contrato, en la casilla abonos nos presenta el total de abonos hechos por el paciente que aún no han sido cargados a ninguna factura, en la casilla autorización va el numero de autorización dado por la EPS para autorizar el servicio, si al momento de facturar se encuentra que algunos servicios pertenecen a otra empresa, con clic derecho muestra la opción Cargo a. Por cada uno de los procedimientos del cuerpo de la factura existirá una empresa que asume el servicio, es posible que sean varias empresas incluyendo la empresa llamada particular.
En la parte inferior de la ventana de facturación muestra la sumatoria de los valores correspondientes a servicios, a medicamentos y el valor que debe cancelar el paciente según el estrato y tipo de afiliación. Si el paciente tiene que cancelar algún valor y tiene abonos de dinero cargados, el sistema solicita la identificación y el cruce del valor del abono con el valor a pagar del paciente. En este caso la respuesta es si, entonces se muestra la ventana para descargar el valor correspondiente al paciente, esto quiere decir que puede existir un abono por mayor valor a lo que tiene que pagar el paciente.
Como se puede observar el valor del abono, para aplicar todo el abono se da clic en el registro de abonos y aceptar. Cuando el paciente debe cancelar algún valor y no tiene abonos solo hay dos opciones, escoger la respuesta afirmativa y exonerar el valor o escoger la respuesta negativa. Con la cual se asume que el valor de paciente se pago, entonces se genera una factura y un recibo de caja por el valor cancelado.
Para consultar una factura se utiliza la combinación ctrl. + B o a través del Ítem del menú Para buscar una factura elegimos el mes en el cual fue generada, por defecto el sistema selecciona el mes actual, luego elegimos el criterio de búsqueda en la casilla buscar por, donde lo podemos hacer por documento o por numero de factura, en este ejemplo lo hicimos por documento, y como resultado hemos obtenido todas las facturas que se han generado al paciente en el mes. Si deseamos imprimir una copia, seleccionamos la factura y damos la tecla F3. Para seleccionar una factura lo hacemos con clic derecho para mostrar el menú desplegable y elegimos la opción deseada, con la opción ver documento
obtenemos una vista preliminar de la factura que a su vez podemos imprimir con la tecla F3 o si elegimos la opción anular factura, y si es exitosa la transacción sale un mensaje como este. 3. Manejo de Abonos: Cuando un paciente es ingresado a la institución es posible que se le exija la cancelación de un abono, este será tenido en cuenta en el momento de generar la factura, y cubrirá parte del copago o en algunos casos generara una devolución. Para acceder a la opción de abonos lo podemos hacer mediante la opción del menú Abonos-> Abonos. F1 Sobre esta celda Seguido al cargue de esta ventana procedemos a digitar el documento del paciente y damos Enter, Se debe escribir el concepto bajo el cual se realiza el abono, Ej. Abono ingreso Hospitalización ; Luego pasamos a la ventana valor en donde escribimos el valor total del abono, por defecto el sistema asume que el
abono se realiza en efectivo, si deseamos cambiar la forma de pago o queremos adicionar otra lo podemos hacer mediante la tecla F1 En esta ventana se debe seleccionar la forma de pago deseada que ha sido previamente definida, si la forma de pago es diferente a efectivo, el sistema solicita información adicional antes de permitir guardar. - Banco: Para cargar el código respectivo lo podemos digitar directamente o mediante la tecla F1 sobre la celda Banco, en donde elegimos el banco deseado. - No Documento: Si el pago se realiza en cheque se debe digitar el número del cheque, si se realiza mediante tarjeta de crédito se debe digitar el número de autorización. - Fecha documento: Registra la fecha del cheque o la fecha de la autorización de pago de tarjeta de crédito. - No cuenta o autorización: No cuenta corriente o No de tarjeta de crédito.
4. MANEJO DE REGISTROS INDIVIDUALES DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Esta opción del programa permite revisar y modificar la información cargada de los Registros individuales de Prestación de Servicios de Salud, así mismo permite realizar la generación de los archivos planos correspondientes según resolución del Ministerio 1832. Para acceder a esta opción lo hacemos mediante la ruta del menú soporte de RIPS -> Cargue de Soportes y Generación o mediante la combinación ctrl. + T. La forma de operar en esta ventana es la siguiente: Siempre se elige Lugar, y vía de Ingreso (campos necesarios), luego de acuerdo a nuestras necesidades seleccionamos la combinación deseada, por ejemplo, si deseamos buscar por un rango de facturas todos los RIPS correspondientes a las atenciones prestadas en consulta externa, escribimos el rango de facturas en los campos Facturas de: Hasta: y luego en el campo RIP elegimos Consulta. Luego procedemos a ejecutar la búsqueda con la combinación Ctrl. + B o con la opción del menú Archivo -> Buscar.
Cada uno de los Ítems pueden ser digitados directamente si ya nos hemos familiarizado con los códigos, o podemos solicitar ayuda con la tecla F1, como muestra el gráfico anterior. Para mayor información acerca del llenado de cada uno de estos campos remítase a la sección asignación de procedimientos. Esto es aplicable solo a las carpetas Consulta, Procedimientos y Laboratorio. En la carpeta Hospitalización y Urgencias la búsqueda se realiza por documento del paciente o por numero de Historia clínica, si el paciente ha tenido mas de una admisión, ya sea por Hospitalización o por urgencias, se activa la casilla de selección numero de Factura para elegir la admisión correspondiente a la misma. Una vez son revisados y actualizados los datos de la admisión correspondiente se procede a dar clic en el botón guardar. RIP de Recién nacido: Este registro recoge toda la información que se genera cuando sucede atención de parto ya sea en condiciones normales o con operación cesárea. Si en el parto hay nacimiento de mas de un bebe, se debe llenar este RIP por cada uno de ellos
Para consultar y editar la información de este RIP, digitamos el documento de la madre en la casilla DC. Madre o lo podemos hacer a través del número de H. Clínica. Si es el caso de un nacimiento múltiple elegimos cada uno de ellos por medio de la casilla de selección Recién N. Para guardar los datos se da clic en el botón guardar. Con los datos actualizados se procede a generar los archivos planos, para ello se ingresa por Menú -> Rips -> Generación Archivo plano. Se escoge el mes y la fecha de corte para generar los archivos planos, también se debe identificar la empresa y escoger la opción cargar, entonces sube a la malla
las facturas que cumplen con las condiciones, se puede seleccionar factura por factura con enter o todas las facturas con selección todas, luego clic en el botón generar y crea los archivos planos, los guarda en una carpeta ubicada en la raíz con nombre Rías. 5. REGISTRO DE ACCIDENTES Cuando el paciente ingresa por accidente de transito se debe registrar esa información por Hospitalización -> Accidentes -> Registro de Accidentes Al digitar el número de identificación del paciente carga la información general del paciente, se debe digitar el resto de información. Para ingresar al formulario de reclamación Hospitalización -> Accidentes -> Formulario de Reclamación.
En este formulario se debe registrar toda la información correspondiente al accidente para después imprimir el FUSOAT. 6. REPORTES El modulo de facturación tiene reportes propios que se pueden observar por Hospitalización -> Reportes de hospitalización. Primero se debe escoger el tipo de admisión y el número de admisión que tiene el paciente. El reporte detalle de cuenta de hospitalización, muestra la información solo de los procedimientos cargados en los servicios de hospitalización. Detalle de cirugía, muestra la información para todos los procedimientos que intervienen en
una cirugía. Estado de Cuenta, muestra todos los servicios cargados independiente del área. También se pueden mostrar reportes diseñados por la herramienta citireportes, ingresando por Facturación -> Reportes.