Descripción de Producto: Guía de uso Gestión de Documentos. Secretaría General con la finalidad de realizar el ruteo de documentos que ingresan al CPCCS se apoya en un sistema informático Gestión Documental. El Sistema permite ingresar, digitalizar, distribuir, asignar, dar seguimiento a documentación que ingresa a través de Secretaría General a los diferentes Consejeros, Secretarías, Coordinaciones y Subcoordinaciones del CPCCS. Es un medio que permite la distribución rápida de documentación y la disminución de uso del papel. La distribución de la documentación se basa en la estructura organizacional del CPCCS. Se puede configurar tiempos límites de espera con el fin de enviar alertas para la finalización de las tareas. Responsable de Uso: Ingreso y ruteo de documentos: Secretaría General Consulta de documentos: Secretaría General Documentos en general: todos los funcionarios de acuerdo al ruteo. GUIA Vista rápida de las funcionalidades del Sistema El Sistema está desarrollado en Lotus Notes, herramienta que se utiliza en la institución. Usuarios o Actores Se los puede agrupar en los siguientes: Recepción: Encargado de recibir el documento e ingresar información básica y numerar el trámite (la numeración es automática). Digitalización: Encargado de digitalizar el documento ingresado en recepción y enviar Elaborado por: Iveth Bautista Pag 1 de 9
a Secretaría General para el ruteo. Secretaría General: Encargado de rutear el documento a las autoridades. Autoridades: Pueden delegar el documento al personal que se encuentra su área según la estructura, adjuntar archivos referentes al documento delegado y generar memorandos u oficios en respuesta a la delegación. Funcionarios: Pueden finalizar una delegación de un documento, adjuntar archivos referentes al documento delegado y generar memorandos u oficios en respuesta a la delegación. Funcionamiento del Sistema. El menú del sistema es diferenciado de acuerdo a los perfiles establecidos Recepción Menú Ingreso Documento En la pantalla debe ingresar la información requerida, los campos marcados con * son de ingreso obligatorio. Elaborado por: Iveth Bautista Pag 2 de 9
Una vez guardada la información se genera un número de documento. Todos los Ingresos Muestra un listado de documentos ingresados en recepción. Consulta Mis Pendientes Muestra un listado de documentos que han sido asignados al funcionario que ingresa al sistema, haciendo click en el documento de interés se abre el documento asignado. Finalizados Muestra un listado de documentos que han sido finalizados por el funcionario que ingresa al sistema, haciendo click en el documento de interés se abre el documento asignado. Digitalización El proceso de digitalización se lo realiza utilizando la herramienta ONBASE para almacenamiento e indexación de la información. Consulta Mis Pendientes Muestra un listado de documentos que han sido asignados al funcionario que ingresa al sistema, haciendo click en el documento de interés se abre el documento asignado. Elaborado por: Iveth Bautista Pag 3 de 9
Finalizados Muestra un listado de documentos que han sido finalizados por el funcionario que ingresa al sistema, haciendo click en el documento de interés se abre el documento asignado. Secretaría General Menú Pendientes por Asignar Muestra un listado de documentos pendientes de ruteo, haciendo click en el documento de interés se abre la pantalla siguiente: Elaborado por: Iveth Bautista Pag 4 de 9
Ruteo Obligatorios En esta pantalla tiene que seleccionar los Consejeros, Coordinación y Subcoordinación a donde va dirigido el documento. Para Conocimiento Listado de personal a quien va dirigida una copia del documento. Una vez llenados los campos se escoge la opción Asignar documento. Autoridades Los documentos asignados llegarán como una alerta en el correo electrónico a su correo institucional en cual tiene un link al documento en el sistema. Elaborado por: Iveth Bautista Pag 5 de 9
Menú Consulta Mis Pendientes Muestra un listado de documentos que han sido asignados al funcionario que ingresa al sistema, haciendo click en el documento de interés se abre la siguiente pantalla. Elaborado por: Iveth Bautista Pag 6 de 9
En esta pantalla puede realizar las siguientes tareas: Delegar Escoge de una lista las personas a las que desea delegar o asignar un documento. Marcar como finalizada Al escoger esta opción da por terminado conocimiento del documento. Respuesta Memorando/Oficio Se genera un acceso y vínculo al sistema de Memorandos y Oficios para generar una respuesta al documento asignado. Elaborado por: Iveth Bautista Pag 7 de 9
Finalizados Muestra un listado de documentos que han sido finalizados por el funcionario que ingresa al sistema, haciendo click en el documento de interés se abre el documento asignado. Funcionarios. Menú Consulta Mis Pendientes Muestra un listado de documentos que han sido asignados al funcionario que ingresa al sistema, haciendo click en el documento de interés se abre la siguiente pantalla. En esta pantalla puede realizar las siguientes tareas: Marcar como finalizada Al escoger esta opción da por terminado conocimiento del documento. Elaborado por: Iveth Bautista Pag 8 de 9
Respuesta Memorando/Oficio Se genera un acceso y vínculo al sistema de Memorandos y Oficios para generar una respuesta al documento asignado. Finalizados Muestra un listado de documentos que han sido finalizados por el funcionario que ingresa al sistema, haciendo click en el documento de interés se abre el documento asignado. Observaciones Generales. Las asignaciones o delegaciones son enviadas por correo electrónico a las personas escogidas, los acuse recibo se generan automáticamente, y existen alertas que permiten tener información del estado del documento. La información está disponible para ser consultada en todos los niveles, permite a simple vista localizar el documento y saber el responsable asignado y el estado del mismo. Para acceder al documento digitalizado en la pantalla de asignación se hace click en la sección que indica la siguiente pantalla. Elaborado por: Iveth Bautista Pag 9 de 9