CONTABILIDAD FINANCIERA II
DIARIOS ESPECIALES Libros designados para el registro de un solo tipo de transacciones. El Libro Diario: es el registro en forma cronológica de las transacciones del negocio, conforme ocurren, y una breve descripción de lo que se registra. Las anotaciones que se realizan en el libro Diario se les llaman asientos de diario, entradas de diario o registros.
DIARIO DE INGRESOS Libro diario en donde se registran todas las ventas de mercancías y servicios a cuenta (a crédito).
DIARIO ENTRADAS DE CAJA Libro diario en donde se registran todas las transacciones donde se recibe efectivo de cualquier fuente.
DIARIO DE COMPRAS Libro en donde se registran todas las compras realizadas a cuenta.
DIARIO SALIDAS DE CAJA Libro especial en el que se registran todos los pagos en efectivo.
CUENTAS CONTROLES Y AUXILIARES Cuentas Controles: Cuenta del libro mayor general en la que se resumen los saldos de las cuentas de un libro mayor auxiliar. Cuenta Auxiliar: Es la cuenta que tiene el detalle de los movimientos de la cuenta control.
CATALOGO DE CUENTAS El catalogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Este catalogo es una lista que contiene el numero y el nombre de cada cuenta que se usa en el sistema de contabilidad de una entidad económica. Las cuentas deben colocarse en el orden de las cinco clasificaciones básicas: activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.
CONTROL INTERNO: CONCEPTOS Lineamientos, políticas y procedimientos que protegen a los activos con el mal uso, garantizan que la información de la empresa sea exacta y asegura que se respeten las leyes y sus reglamentos vigentes. (Warren, Reeven y Fess) Plan organizacional y todas las medidas correspondientes que adopta una entidad para salvaguardar los activos, fomentar el acatamiento de las políticas de la compañía, promover la eficacia operativa y garantizar que los registros contables sean precisos y fiables. (Horngren, Harrinson y Bamber)
Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse contra errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos contables. Está diseñado para ayudar a la operación eficiente de una empresa y para asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa. (Meigs y Meigs) Es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos. (Committee of Sponsoring Organization)
OBJETIVOS CONTROL INTERNO Proteger los activos y que se les dé uso adecuado. Confiabilidad de la información financiera. Promover la efectividad y eficacia operativa. Fomentar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
ELEMENTOS CONTROL INTERNO Los administradores tienen la responsabilidad de delinear y aplicar los siguientes cinco elementos de control interno para lograr los objetivos del control interno 1.- Ambiente de control 2.- Evaluación de riesgos 3.- Procedimientos de control 4.- Supervisión 5.- Información y comunicación
Principios del Control Interno La efectividad de un sistema de control interno se logra con las siguientes características: Personal competente, ético y confiable. Asignación de responsabilidades a cada empleado. Fiel cumplimiento de las políticas de la empresa, y cualquier cambio requiere una debida autorización. Separación de las responsabilidades y tareas. 1.- Separación entre operaciones y contabilidad 2.- Separación entre la custodia de activos y la contabilidad 3.- Separación entre la autorización de transacciones y la custodia de los activos correspondientes. 4.- Separación de labores en las funciones contables.
Auditorias internas y externas Mantener una adecuada documentación y registros de todas las transacciones Dispositivos electrónicos y controles computarizados Los activos deben estar asegurados Los empleados que manejan efectivos deben tener fianzas de fidelidad. Rotación del personal cada cierto tiempo y vacaciones obligatorias. Protección del efectivo y documentos importantes en cajas de seguridad Además las empresas emplean todos los controles que consideren necesarios para lograr la efectividad de su sistema de control interno.
ACTIVOS FINANCIEROS EL EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
El Efectivo. Concepto y Clasificación. El efectivo es el activo corriente de mayor liquidez, ya que se usa como medio de intercambio, y por lo tanto aparece como el primero en la sección Activos Circulantes, dentro del Balance. El efectivo incluye monedas, billetes, cheques, órdenes de pago y depósitos disponibles para su retiro sin restricciones en bancos y otras instituciones financieras. Cheque: documento que firma el depositante y en el cual ordena al banco que pague un monto dado a una persona o entidad. Existen tres partes interesadas: el girador, el girado y el beneficiario.
Equivalentes de efectivo: De acuerdo a la Nic # 7 Para que una inversión financiera pueda ser calificada como equivalente al efectivo, es necesario que pueda ser fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Ejemplos de los equivalentes a efectivo: Bonos en tesorería, documentos de deudas (papel comercial) y bonos corporativos. Certificados de depósitos, fondos mutualistas del mercado de dinero, valores municipales. Asimismo, las empresas suelen tener más efectivo del necesario para sus operaciones ordinarias. En tales casos, es normal que se conviertan en inversiones de alta liquidez.
CONTROL INTERNO EFECTIVO: PRINCIPIOS BASICOS Debe existir una adecuada separación entre el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las entradas de efectivo deben registrarse y depositarse diariamente en el banco Todos los pagos deben ser realizados mediante cheques, excepto los pagos menores correspondientes a caja chica. Preparar un presupuesto de efectivo para cada departamento. La persona que firma los cheques no debe tener acceso a los registros contables. Los cheques y recibos de ingresos deben estar prenumeradas y deben anotarse en el registro en orden numérico.
SOBRANTES Y FALTANTES Generalmente, existe una pequeña diferencia entre el ingreso real de efectivo y el registro de efectivo recibido durante el día. Esta diferencia es el resultado de errores involuntarios. Los débitos y créditos que se hacen por faltantes y sobrantes de efectivo cobrados en un período contable, tienden a cancelarse uno al otro. Un saldo deudor muy grande en esta cuenta, da origen a una investigación. La cuenta de sobrantes y faltantes actúa como dispositivo de control.
EJEMPLOS: a) El 21/7/11, la cinta de la maquina registradora de la Tienda La Popular arrojaba un saldo de $25,650.00 en venta de contado, pero el efectivo recibido fue de $25,400.00. Registre el asiento correspondiente. b) El 25/7/11, la cinta de la maquina registradora de la Tienda La Popular arrojaba un saldo de $23,200.00 en venta de contado, pero el efectivo recibido fue de $23,486.00. Registre el asiento correspondiente.
Fondo Fijo de Caja Chica Es un fondo especial creado en la empresa con fines de realizar pagos de gastos menores, los cuales son repetitivos y de poco monto. Para tales fines se hace un estimado y se crea una cuenta llamada Fondo Fijo de Caja Chica. Para fines de control, la empresa pone restricciones sobre el mismo como: Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho limite, se deberán pagar con cheques. Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación. Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica. Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.
Contabilización n del Fondo Registrar creación de fondo fijo por $5,000.00: Caja Chica $5,000.00 Efectivo $5,000.00 Registro para Reponer el fondo por $3,600.00 (varios gastos) Gastos (deben especificarse) $3,600.00 Efectivo $3,600.00 Registro para Aumentar el fondo en $1,000.00 Caja Chica 1,000.00 Efectivo $1,000.00 Registro para Disminuir el fondo en $2,000.00 Efectivo 2,000.00 Caja Chica $2,000.00 Registro para Cancelar el fondo Efectivo $4,000.00 Caja Chica $4,000.00
EL administrador del Supermercado El Pueblo, C. por A. autoriza la creación de un Fondo Fijo de Caja Chica por RD$15,000.00. El 1 de enero del 2012 se emite el cheque No. 550 del Banco Comercial, S. A. a nombre de Juan Espino, encargado del fondo. El día 28 de enero había un saldo de RD$1,650.00, por lo que se solicita la reposición del Fondo, con los siguientes comprobantes: Ene. 2 Vale Núm. 110Gasto de Suministros 3,350.00 Ene. 5 Vale Núm. 111Gasto de Limpieza 2,160.00 Ene. 10Vale Núm. 112Gasto de Dieta3,200.00 Ene. 15Vale Núm. 113Gasto de Combustible2,850.00 Ene. 23Vale Núm. 114Gasto de Transporte1,250.00 Ene. 26Vale Núm. 115Gasto de Peaje540.00 El 25 de marzo, la gerencia entiende que no deben erogarse fondos de la Caja Chica por montos superiores al 10% de su valor. Debido a la violación de esta disposición administrativa, decide disminuir en $3,000.00 el monto de la caja chica. El 30 de junio la empresa decide cancelar el fondo de caja chica. Requerido: Realice los asientos de diario correspondientes.
Conciliación n Bancaria Cuentas Bancarias Las cuentas bancarias son una de las principales herramientas que usan las empresas para controlar el efectivo. Por lo que exigen depositar el efectivo recibido diariamente y pagar a sus proveedores girando cheques o bien a través de TEF. Sin embargo no siempre coinciden el Balance presentado por el Banco con el Balance de los libros de la empresa. La Conciliación n Bancaria Es una lista de los conceptos e importes por los cuales resulta que el estado bancario difiera del saldo de la cuenta de efectivo en el libro mayor. La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control. Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de información.
ERRORES FRECUENTES EN LOS BALANCES DE LAS CUENTAS CORRIENTES Registrar un depósito, cheque, nota de débito o crédito por un importe distinto al correcto. Omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior. Errores al calcular los saldos del libro banco. Cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un movimiento en una cuenta corriente que no corresponde. El banco puede cometer los mismos errores.
ELEMENTOS Y PASOS NECESARIOS PARA REALIZAR CONCILIACIONES BANCARIAS Elementos necesarios: Estado bancario Libro banco Conciliación del período anterior Pasos: Se confronta el estado bancario con el libro banco, teniendo presente que los débitos del estado serán los créditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se hace partida por partida, haciendo una tilde o cotejo en ambos registros cuando coinciden. Identificar las partidas sin tilde o cotejo, puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego se determina qué clase de diferencias son (cheques tránsitos, depósitos en tránsitos, notas de débito o crédito no contabilizados, errores u omisiones). Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para llegar a saldos iguales.
Procedimientos para Preparar la Conciliación Bancaria 1.- Hay que partir tanto del saldo de la cuenta bancaria, es decir del saldo según banco, como del saldo en libros de la cuenta de efectivo de la empresa o saldo según libros. 2.- Al saldo según banco se le debe sumar o restar las partidas que aparecen en los libros de la compañía y no en el estado de cuenta bancario. Sumar los depósitos en tránsito. Restar los cheques en tránsito.
3.- Al saldo según libros, se suman o se restan los montos de las partidas que aparecen en el estado bancario y no en los libros de la empresa. Sumar: Los cobros realizados por el banco. Entradas de efectivo por TEF. Los intereses ganados sobre saldo promedio de la cuenta bancaria. Restar: Salidas de Efectivo por TEF. Las comisiones bancarias y cargos por servicios. Cheques devueltos por insuficiencias de fondos.
4.- Calcular los saldos ajustados del libro y del banco, ambos saldos deben ser iguales. 5.- Preparar el asiento de diario de las partidas que aparecen en el estado bancario y que no han sido registradas en los libros (partidas detalladas en el paso 3). 6.- Proceder a corregir los errores en libros y se comunica al banco los errores que haya cometido para fines de rectificación
EJERCICIO CONCILIACION BANCARIA La empresa Mar, S. A. recibió el estado bancario al 30/6/11 con un balance de $3,359.78. En los registros de la empresa era de $2,549.99. Al comparar el estado con los registros se obtuvo la siguiente información: Cheques pendientes de cobro: #812 por $1,061.00, #875 por $435.39 y #879 por $48.60. No aparece el depósito realizado el 30/6/11 por $816.20. Falta el cobro realizado por el banco por $408.00. Correspondiente a un documento por cobrar de $400.00 más intereses. Los cargos por manejo de la cuenta ascienden a $27.00 Devolvieron por fondos insuficientes el cheque depositado por la empresa, correspondiente a la cuenta por cobrar del Sr. J. Pérez por $300.00
VALORES NEGOCIABLES Los valores negociables son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los valores negociables son parte de los activos corrientes de la empresa. Los valores negociables son valores que pueden venderse sobre la base de una notificación a corto plazo, sin perdida del capital o de la inversión original.
VALORES NEGOCIABLES Existen dos razones básicas que justifican la posesión de valores negociables: 1) Los valores negociables sirven como un sustituto de los saldos de efectivo. 2) Los valores negociables también se utilizan como una inversión temporal. Ej. Certificados Financieros a corto plazo.
TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA NIC #21 Transacciones en Moneda Extranjera Es toda operación que se establece, o exige su liquidación, en una moneda extranjera. a) compra o venta de bienes o servicios en moneda extranjera. b) préstamos en moneda extranjera
TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA NIC #21 La NIC 21 establece que toda transacción en moneda extranjera debe ser registrada, en el momento de su reconocimiento en los estados financieros, aplicando al importe correspondiente en moneda extranjera, la tasa de cambio entre la moneda de los estados financieros y la moneda extranjera, existente en la fecha de la operación.
Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera Las empresas deben incluir las transacciones en moneda extranjera y las cuentas de sus operaciones en el extranjero dentro de sus estados financieros. Todas estas operaciones deben ser expresadas en la moneda utilizada por la empresa en sus registros de contabilidad y en la elaboración de sus estados financieros. Los principales problemas que se presentan en contabilidad en el caso de las transacciones en moneda extranjera y de las operaciones en el extranjero, son los de decidir qué tasa de cambio utilizar para la conversión y cómo proceder al reconocimiento, en los estados financieros, de los efectos de la diferencia de cambio en moneda extranjera.
La NIC 21 debe ser aplicada: Al contabilizar las transacciones en moneda extranjera. Al proceder a convertir los estados financieros de las operaciones que una empresa posea en el extranjero, para incluirlos en los estados financieros consolidados de la citada empresa. El tipo de cambio es la tasa con la que una unidad monetaria puede convertirse en otra moneda.
EJEMPLOS El día 05/05/08 se compró mercancía a crédito por valor de US$15,000.00 la tasa de cambio a la fecha era de RD$33.50 por US$1.00. Esta compra fue pagada el 05/09/08, la tasa de cambio era de RD$32.25 por US$1.00. El 19/8/2008 se vendió mercancía a crédito por valor de US$12,000.00, la tasa de cambio del mes era de RD$33.75 por US$1.00. La mercancía fue cobrada el 25/9/2009 a una tasa de RD$34.25 por US$1.00. Registre las transacciones correspondientes.
PRESENTACION DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES EN EL BALANCE GENERAL ACTIVOS ACTIVOS CIRCULANTES Efectivo en Caja y Bancos Caja General Caja Chica Banco A Banco B Valores Negociables
RAZON DEL EFECTIVO SOBRE LOS PASIVOS CIRCULANTES La razón de efectivo sobre pasivos circulantes, que también se llama razón del día del juicio, es útil en la evaluación de la capacidad de los acreedores para el cobro de los importes que se les adeudan. RE = Efectivo y equivalentes Pasivos Circulantes