ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN EMPRESA EXPERTA EN OPEN DATA HUILA VIVE DIGITAL 2013 1
ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN EMPRESA EXPERTA EN OPEN DATA HUILA VIVE DIGITAL 2013 A. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD La Empresa de Recursos Tecnológicos S.A E.S.P es una empresa pública de servicios públicos integradora de servicios y soluciones tecnológicas por medio de la cual ofrece a sus clientes servicios de infraestructura tecnológica, conectividad, Data Center, Call Center, Desarrillo de Contenidos, Consultoría y acompañamiento en Proyectos Tecnológicos, Gerencia de Proyectos, Evaluación de Proveedores y Soluciones Tecnológicas y Acondicionamiento Multimedial de Espacios Físicos. Por razón de lo anterior, suscribió con la Gobernación del Huila el convenio marco número 0686 de febrero de 2014, vigente hasta el 31 de diciembre de 2014, mediante el cual establece el marco por medio del cual ERT ESP brinde a la Gobernación el servicio de Gerencia del Proyecto aprobado en la convocatoria 610-2013 y las actividades complementarias, relacionadas y/o conexas con este. NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER Antecedentes: En la convocatoria 610-2013 de Colciencias, además de la descripción del proyecto, se debía proponer el operador y el Gerente de Proyecto como requisito para la aprobación de las propuestas presentadas. Por otra parte, el 23 de enero inició la Ley de garantías que impide la generación de contratos directos de prestación de servicios por parte de las entidades públicas hasta que pasen las elecciones previstas, por lo tanto se debe realizar una convocatoria abierta al público para la escogencia del gerente del proyecto. Necesidad: Realizar un invitación a contratar abierta para la ejecución de las actividades especializadas del plan de trabajo aprobado en el proceso de apertura de datos con el cual se aprobó el proyecto Huila Vive Digital, garantizando la transparencia del proceso. La ERT como ejecutor del Convenio Especial de Cooperación No. 0686 de 2013 VIVE DIGITAL HUILA celebrado entre la Gobernación del Departamento del Huila y 2
la Empresa de Recursos Tecnológicos E.S.P., tiene la necesidad de dar cumplimiento al alcance delobjeto siguiente: IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE APERTURA DE DATOS EN LA GOBERNACIÓN DEL HUILA Proyecto Vive Digital Regional. Dicho servicio, está orientado en lo establecido en el Manual de Ejecución No 3 de Vive Digital. Previo cumplimiento de los requisitos exigidos, y otros elementos componentes del proyecto descritos en el presente documento. Conveniencia: La principal razón para realizar el presente contrato es el de cumplir a cabalidad con el Convenio Especial de Cooperación No. 0686 de 2013 VIVE DIGITAL HUILA celebrado entre la Gobernación del Departamento del Huila y la Empresa de Recursos Tecnológicos E.S.P., garantizando la transparencia en el proceso mediante la invitación abierta. Así mismo es indispensable para la ERT garantizar la ejecución de la propuesta aprobada dentro de la convocatoria, teniendo en cuenta el personal requerido y el desarrollo de las actividades. B. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR OBJETO: Desarrollar las actividades enmarcadas en el convenio marco de referencia, para el logro de los objetivos siguientes: 1. Levantamiento del Inventario de Información de la Gobernación del Huila y de los municipios escogidos para acompañarlos en este mismo proceso. 2. Publicar en la página de la Gobernación y en www.datos.gov.co, los conjuntos de datos escogidoscomo publicables con la calidad de los datos y Seguridad de la información. 3. Organizar y llevar acabo un evento abierto para desarrolladores donde se escogerán las 5 mejores aplicaciones a implementar para la consulta de los conjuntos de datos de la Gobernación. 1. ALCANCE DEL OBJETO: Implementación del modelo de madurez para la apertura de datos públicos en la Gobernación del Huila de conformidad con la Guía para la Apertura de Datos en Colombia, el modelo de datos abiertos, el marco normativo y los estándares, guías y lineamientos desarrollados por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las 3
Comunicaciones para la estrategia de Gobierno en Línea. Cuyos alcances son: 1. Entregar un modelo de trabajo para la apertura de información, mediante la creación de equipo de trabajo de la Administración Central y los 5 Municipios seleccionados, estableciendo lineamientos claros en la definición de las tareas a realizar, los tiempos, los productos que se obtendrán, la caracterización de la población objeto y los compromisos y esfuerzos que debe brindar la Gobernación del Huila y los 5 municipios, para el logro del objetivo trazado. 2. Capacitar y Acompañar en la implementación del proceso de apertura de datos públicos a los funcionarios de la Gobernación y de los 5 municipios seleccionados en el proyecto. 3. Documentación y creación de los instrumentos técnicos oficializados y aprobados jurídicamente para la publicación de la información (levantamientos de información, caracterización de la población objetivo y cumplimiento de la política de datos abiertos del Gobierno Nacional). 4. Concurso abierto para desarrolladores, mediante el diseño y la apropiación de un concurso abierto a desarrolladores de aplicaciones web y para dispositivos móviles con los siguientes propósitos: Incentivar la participación ciudadana en el desarrollo de aplicaciones dándoles premios por su labor e interés de ser colaboradores activos en el proyecto de la Gobernación. Mejorar la calidad de trámites y servicios en línea que puede ofrecer la Gobernación a la ciudadanía. Implementación de soluciones en un corto intervalo de tiempo y por medio de frentes de trabajo económicos y de manera simultánea Realizar la transferencia tecnológica a los funcionarios de la Gobernación sobre los procesos ETL desarrollados y las aplicaciones. 5. Divulgación y Apropiación de los conjuntos de datos y el software adquirido para el logro de los objetivos trazados en la convocatoria mediante, eventos departamentales y/o Municipales en la divulgación y apropiación de los productos solicitados y entregados en la convocatoria. 2. LUGAR DE EJECUCIÓN: Neiva- Huila. 3. PLAZO DE EJECUCIÓN: El contrato tendrá un término de ejecución hasta el 4
día Treinta y uno (31) de diciembre de 2014. 4. PRESUPUESTO:El presupuesto oficial establecido para adelantar este proceso de contratación es de QUINIENTOS DIECISIETE MILLONES CIENTO SETENTA Y CUATRO MIL PESOS M/L ($517.174.000). 5. FORMA DE PAGO: Las obligaciones que resulten de la suscripción del contrato derivado de la selección serán pagadas por LA ERT con recursos del proyecto Huila Vive Digital Gobierno en Línea. La forma de pago estará sujeta y acorde a los desembolsos que haga la fiduciaria, según lo establecido en el convenio interadministrativo 0686, es decir, será de la siguiente manera: a. Un primer desembolso correspondiente al 40% del valor del contrato previa la presentación del cronograma del proyecto, y presentación de las hojas de vida del personal requerido. b. Un segundo desembolso del 30% del valor del contrato a la entrega y publicación del Inventario de información de la Gobernación y los conjuntos de datos estructurados. c. Un tercer desembolso correspondiente al 20% a la entrega de del informe de la realización del evento abierto a desarrolladores, informe de avance sobre el acompañamiento en el proceso de inventario de información de los 5 municipios escogidos. d. Un cuarto desembolso por un valor del 10% del valor del contrato a la entrega final y liquidación del contrato, soportada con el acta de aceptación y publicación de los aplicativos desarrollados mediante el evento abierto a desarrolladores. Para el estudio de mercado se adoptó lo estipulado en el documento RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS de la Procuraduría General de la Nación, donde se establece que una forma de análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado es la solicitud pública de cotizaciones con base en los borradores de los términos de referencia. A esta solicitudrespondieron 3 empresas, cuyas propuestas se resumen a continuación: Proponente Valor de la Propuesta IT Agil S.A.S. $501.100.900 SOFTMANAGMENT S.A. $514.000.000 5
Ingenian Software $524.421.100 El valor promedio de las ofertas recibidas fue de quinientos trece millones ciento setenta y cuatro mil pesos ($513.174.000) valor adoptado en el presupuesto. Teniendo en cuenta que los términos de referencia para el estudio de mercado, no incluía el suministro de un servidor para el almacenamiento y publicación de los entregables, el presupuestose aumentó y se ha establecido que será de máximo quinientos diecisiete millones ciento setenta y cuatro mil pesos ($517.174.000.), para garantizar el suministro del equipo mencionado. 6. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Contrato de prestación de servicios profesionales. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA SELECCIONADO: El oferente que sea designado como contratista para la ejecución del objeto del contrato establecido en la presente invitación, tendrá las siguientes obligaciones: a) Cumplir con el objeto del contrato en la forma y tiempo pactados, sus obligaciones, las previstas en la oferta que presente y las demás establecidas en los documentos que hacen parte del Convenio No. 686 de 2013 realizada por Mintic y Colciencias. b) Gestionar integralmente la ejecución del proyecto bajo los lineamientos del convenio marco de referencia c) Administrar y organizar las actividades del proyecto. d) Controlar el cumplimiento de las actividades propuestas de acuerdo con el cronograma del proyecto e) Realizar y presentar los informes semanales y mensuales de seguimiento, de acuerdo con el reglamento de la convocatoria 610 y Convenio especial 686 de 2013. f) Revisar y corregir los informes técnicos y financieros para la entrega. g) Supervisar los contratos derivados del proyecto que se lleguen a realizar para la correcta culminación del proyecto. h) Coordinar las visitas a las diferentes áreas de la gobernación y de los municipios piloto para realizar el levantamiento del inventario de información de cada entidad. i) Realizar las actas de entrega a satisfacción y de cierre de cada contrato derivado del proyecto. j) Desarrollar las actividades del proyecto de acuerdo con las condiciones establecidas en el Manual de Ejecución No. 3 Vive Digital. 6
k) Cumplir en todo momento con los procesos y procedimiento establecidos en el documento de políticas contractuales de la ERT E.S.P. l) Garantizar la entrega de los productos y la prestación de los servicios contratados para el proyecto Vive Digital Huila, durante el tiempo de ejecución del contrato. m) Realizar la transferencia de propiedad intelectual y de derechos de autor para los bienes intangibles a nombre de la Gobernación del Huila, independientemente si estos fueron desarrollados por el contratista o a través del evento abierto a desarrolladores, para lo cual se deberá garantizar la firma de la cesión de derechos por parte de los participantes al evento. n) Suministrar los informes que solicite el supervisor, o a quien éste delegue por parte de la ERT, para efectos de establecer el avance, cumplimiento y correcta ejecución del objeto contractual. o) Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales. p) Cumplir las instrucciones impartidas por el supervisor del contrato. q) Prestar los servicios de acuerdo con el objeto y con las normas propias de la actividad contratada, con seriedad y eficiencia. r) El contratista deberá entregar un cronograma y la documentación y los procedimientos que utilizara para desarrollar el proyecto. s) Atender oportunamente y dentro de los tiempos de respuesta pactados los requerimientos efectuados por el Supervisor del contrato por parte de la ERT. t) Realizar trasferencia de conocimiento al personal de la entidad, designado por el encargado de la administración y operación de los elementos en las actividades realizadas y demás que se consideren dentro del documento desarrollado como parte de la especificación detallada de los servicios. u) Todas aquellas propias de la naturaleza del contrato. 7. SUPERVISOR: La Dirección de Planeación de laertserá la encargada de realizar la vigilancia, control y supervisión del contrato a través de su Director o a quien é designe. El Supervisorestáfacultadoparaejercerlainspecciónvigilanciay control de la ejecución del contrato que se derive del presente procesos de contratación pública y podrá impartir instrucciones al contratista sobre asuntos de su responsabilidad, este debe acatar y cumplir con lo indicado dentro del marco de su objeto contractual. C. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE 7
CONTRATACIÓN El proceso de selección y el contrato que se llegare a suscribir se regirán por las siguientes normas: Código de Comercio Código Civil Ley 1286 de 2009 Decreto 393 de 1991 Decreto 591 de 1991 Estatuto General de la Contratación Decreto 0734 de 2012 Ley 1474 de 2011 Decreto Ley 019 de 2012 Las demás normas aplicables para la naturaleza del objeto a contratar. Los conflictos derivados del trámite del proceso, presentación de las ofertas, adjudicación, celebración, ejecución, terminación y liquidación del contrato se rigen por las normas vigentes del derecho Colombiano y serán competencia del juez de lo contencioso administrativo. D. IDONEIDAD Y EXPERIENCIA REQUERIMIENTOS DEL PROPONENTE El proponente debe presentar su certificado de constitución y gerencia en el que conste que ha sido constituida por lo menos diez (10) años antes de la apertura de la presente invitación. El proponente debe estar certificado CMMi Nivel 3 como mínimo. El proponente debe contar con certificación ISO 9000 como mínimo en Levantamiento de información, análisis, diseño y desarrollo de software. El proponente debe contar en su plantilla de personal con por lo menos cinco (5) PMP certificados por el PMI. La empresa a contratar debe contar con experiencia en acompañamiento a entidades públicas en el proceso específico del tema de Datos Abiertos. La selección se realizará a la mayor calificación que obtengan los proponentesde acuerdo con la siguiente tabla: ASPECTOS TÉCNICOS CALIFICACIÓN 8
Precio 200 Experiencia General 150 Experiencia Específica 150 PUNTAJE TOTAL 500 PUNTOS EXPERIENCIA REQUERIDA El proponente debecontar con la siguiente experiencia certificada: Debe certificar como mínimo diez (10) contratos desarrollados en entidades del estado en el ámbito local, departamental o nacionalcuyo objeto sea el Análisis, diseño, desarrollo e implementación de Sistemas de Información. Es válida la experiencia internacional. Loscontratos deben haberse desarrollado en los últimos cinco (5) años y tener un valor mínimo de quinientos millones de pesos ($500.000.000=). Debe certificar su experiencia en la interventoría de sistemas de información. Debe presentar como mínimo una experiencia en interventoría en entidades del estado en el ámbito local, departamental o nacionalpor un valor mínimo de cien millones de pesos ($100.000.000). REQUERIMIENTOS FINANCIEROS El proponente debe contar con un capital de trabajo mínimo de mil millones de pesos ($1.000.000.000) m/cte.. E. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO DEL CONTRATO. Descripción de riesgos Incumplimiento de las obligaciones del contrato No afiliación a seguridad social de los empleados Probabilidad Impacto Efectos Medidas de mitigación Remoto Alto Atraso en las Control de las actividades del actividades del contrato contrato por parte del Gerente del Remoto Bajo Incumplimiento de los requisitos de proyecto Solicitar la certificación mensual de 9
por parte del contratista Alta rotación del personal requerido para la ejecución de las actividades Baja calidad en el desarrollo de los procesos del levantamiento del inventario de información ley Remoto Medio Atraso en las actividades del contrato Remoto Bajo Información incompleta, no aceptación por parte de la Gobernación aportes firmada por el Revisor Fiscal del Contratista. Asegurar la estabilidad laboral mediante contrato de trabajo al personal requerido Revisión permanente de la información recopilada por parte del experto en OD y del Gerente del proyecto F. ENTREGA FINAL La propiedad de los bienes tangibles e intangibles que se adquieran en desarrollo del contrato quedará en cabeza de la Gobernación del Huila, tal como lo establecen los Convenios Especiales de Cooperación y los Manuales de la Iniciativa. Las condiciones de transferencia de propiedad para los bienes intangibles deberán quedar a nombre de la Gobernación del Huila, independientemente si estos fueron desarrollados por el contratista o a través del evento abierto a desarrolladores. G. PERSONAL REQUERIDO PARA EL PROYECTO La empresa deberá aportar el siguiente personal para el desarrollo del proyecto y quienes serán los que suplirán dentro del proyecto algunos de los roles que exige el manual GEL de datos abiertos: 1. Un Ingeniero de sistemas con especialización en Dirección de proyectos de desarrollo y experiencia certificada en manejo de las temáticas de Gobierno en Línea de mínimo 5 años. Realizará parte de la gestión del Rol GEL y quien será el enlace entre la empresa contratante y el Gerente del Proyecto y/o el Comité Regional. 2. Dos (2) Ingenieros de sistemas con experiencia certificada en desarrollo de 10
aplicaciones web y/o móviles y en el manejo de las temáticas de Gobierno en Línea de mínimo 3 años. Ejercerán el Rol Técnico dentro del proyecto. 3. Experto en seguridad: Ingeniero de sistemas con especialización en seguridad y experiencia de en por lo menos 3 proyectos realizados en los últimos 2 años. Aportará el Rol de Seguridad dentro del proyecto 4. Un Arquitecto de software: Ingeniero de sistemas con especialización en Arquitectura de Software y experiencia certificada como Arquitecto en por lo menos 3 proyectos realizados en los últimos 2 años. Hará parte del Rol Técnico dentro del proyecto. 5. Líder QA en procesos y datos: Ingeniero industrial o de sistemas con experiencia certificada como QA en procesos y datos en por lo menos 3 proyectos realizados en los últimos 2 años. Hará parte del Rol Técnico dentro del proyecto. 6. Profesional en Comunicaciones o Comunicador Social: Comunicador social con énfasis en protocolo y relaciones públicas; o comunicación organizacional o mercadeo con 5 años de experiencia en comunicación organizacional y en coordinación de proyectos o eventos. Con capacidad de redacción, capacidad de coordinar equipos, conocimiento de manejo de redes sociales, herramientas de administración de contenidos de páginas web. 7. Capacitador: Profesional en áreas administrativas o afines. Con experiencia docente de más de tres años. Instructor de Programación Neurolinguista (PNL) debidamente certificada. Certificación como Facilitador de Procesos de Cambio con Programación Neurolinguista (PNL). Realizará parte de la gestión motivacional del Rol GEL. H. ANÁLISIS DE LAS GARANTIAS A SUSCRIBIR 1. RIESGOS DEL CONTRATO El contratista asumirá los riesgos que se presenten por el incumplimiento de las obligaciones contractuales y la calidad del servicio derivada de su labor. Igualmente para garantizar el cumplimiento de las obligaciones emanadas del contrato. Análisis de Riesgos: Descripción de Probabilidad Impacto Efectos Medidas de riesgos mitigación Incumplimiento de Remoto Alto Atraso en las Control de las las obligaciones actividades del actividades del del contrato contrato contrato por parte del Gerente del proyecto 11
No afiliación a seguridad social de los empleados por parte del contratista Alta rotación del personal requerido para la ejecución de las actividades Baja calidad en el desarrollo de los procesos del levantamiento del inventario de información Remoto Bajo Incumplimiento de los requisitos de ley Remoto Medio Atraso en las actividades del contrato Remoto Bajo Información incompleta, no aceptación por parte de la Gobernación Solicitar la certificación mensual de aportes firmada por el Revisor Fiscal del Contratista. Asegurar la estabilidad laboral mediante contrato de trabajo al personal requerido Revisión permanente de la información recopilada por parte del experto en OD y del Gerente del proyecto 2. PÓLIZAS A efectos de garantizar la ejecución del contrato teniendo en cuenta su naturaleza, se considera necesario exigir la constitución de una garantía única en favor de entidades estatales que ampare los siguientes riesgos: a) Cumplimiento del contrato y las obligaciones derivadas del mismo: Por un valor asegurado igual al veinte por ciento (20%) del valor total, con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la Garantía. b) Calidad del servicio. Por un valor asegurado igual al veinte por ciento (20%) del valor total, con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la Garantía. c) Pago de prestaciones sociales: Por una suma asegurada equivalente al diez por ciento (10%) del valor total estimado del contrato, con vigencia igual al plazo del contrato y tres (3) años más. 12
I. RESULTADOS O PRODUCTOS ESPERADOS E INDICADORES J. RESULTADOS O PRODUCTOS ESPERADOS 1. Inventario de Información: a. Capacitación a funcionarios: Seminarios de capacitación en temáticas de GEL (Datos abiertos, caracterización de usuarios) dirigida a funcionarios del Comité GEL de la Gobernación y a funcionarios de la Gobernación y de los 5 municipios escogidos para el proceso. El indicador para medir este producto serán las listas de asistencia debidamente firmadas por los invitados. b. Gobernación: El inventario que se levante en las diferentes áreas deberá ser publicado en la página web de la entidad. Se verificará el resultado de este entregable mediante la revisión de la página web de la entidad y la impresión de un pantallazo. c. Municipios: los 5 municipios deberán tener publicado el inventario de Información en la página web de cada entidad. Se verificará el resultado de este entregable mediante la revisión de las páginas web de las entidades y la impresión de los pantallazos. 2. Conjuntos de Datos: los conjuntos de datos aprobados como publicables se deberán cargar en la página web de la entidad y enviados al CDE para publicación en la página de datos del estado, www.datos.gov.co. La empresa deberá entregar los conjuntos de datos tanto de la extracción de datos como en los archivos planos (.csv). Se verificará la publicación de los datasets tanto en la página web de cada entidad como en la página de datos del estado colombiano. 3. Aplicaciones web/móviles: Se publicaran en la página web de la entidad las aplicaciones premiadas en el evento abierto a desarrolladores. Se medirá mediante la entrega de las aplicaciones desarrolladas. 4. Procesos ETL: Generación de procesos automáticos para la actualización de la información de los conjuntos de datos publicables que así lo requieran. Se verificará la entrega de los procesos ETL para los datasets provenientes de las bases de datos existentes. 5. Equipo Servidor: Equipo para albergar los productos del presente contrato el cual deberá cumplir con las especificaciones técnicas mínimas descritas en los presentes pliegos de condiciones. INDICADORES 1. Capacitación: Realización de 3 seminarios o talleres de capacitación en las temáticas de GEL definidas, soportados mediante los listados de asistencia 13
debidamente firmados por los funcionarios invitados. 2. Inventario de Información: 6 inventarios de información levantados y publicados en la página web de la respectiva entidad (Gobernación y 5 municipios). Se verificará directamente sobre las páginas web de las entidades y se imprimirán los respectivos pantallazos. 3. Conjuntos de Datos: mínimo 30 conjuntos de datos aprobados como publicables cargados en la página web de la respectiva entidad y enviados a la página de datos del estado, www.datos.gov.co. Se soportara su entrega mediante la verificación en la página web de la entidad y el soporte de envío al CDE. 4. Procesos ETL: 1 proceso automático para la actualización de la información de cada conjunto de datos publicable que así lo requiera. Se verificará la entrega de los procesos ETL para los datasets provenientes de las bases de datos existentes. 5. Aplicaciones web/móviles: 5 aplicaciones publicadas para descarga de los interesados en la página web de la Gobernación, desarrolladas a partir del evento abierto a desarrolladores. 6. Evento abierto a desarrolladores: 1 evento abierto a desarrolladores realizado en la ciudad de Neiva. Se podrá verificar con el registro de los participantes al evento y con las propuestas de desarrollo presentadas y la selección de las mejores. 7. Servidor: Entrega de 1 Equipo servidor con las características solicitadas en el presente documento, el cual se verificará y se realizará un acta de entrega y aceptación del mismo. 14