Construcción de Escenarios Consiste en observar los diferentes resultados de un modelo, cuando se introducen diferentes valores en las variables de entrada. Por ejemplo: Ventas, crecimiento de ventas, aumento de costos. Esto supone que el modelo esta formulado de tal manera que todos la información que procesa el modelo es extraída de los datos de entrada y el modelo propiamente dicho solamente contiene referencias a estas celdas. Por lo general cuando se proponen este tipo de cambios lo que se hace es guardar múltiples veces el archivo con la información pertinente. Esta solución, además de ser poco eficiente en términos de utilización de espacio de disco, es engorrosa pues no se puede visualizar fácilmente y se requiere hacer nuevos cuadros con información proveniente de diversos archivos y se deben crear nuevos espacios cada vez que se cree un nuevo Escenario. Excel trae un potente visualizador de escenarios el cual permite construir múltiples simulaciones sin alterar el modelo original. A continuación mostraremos el funcionamiento de esta herramienta. Antes de crear un escenario es necesario nombrar las celdas que contienen los datos de entrada y los resultados del modelo. Para hacer este procedimiento seleccione el cuadro de nombres que está ubicado en el extremo superior izquierdo de la pantalla de Excel. Allí aparece el nombre de la celda que por lo general corresponde al nombre de la columna y el número de la fila donde se encuentra ubicada. Cambie el nombre de la celda por uno relativo a la información que contiene esta. El nombre debe las siguientes características: Debe comenzar por una letra Todos los caracteres deben ser Alfanuméricos No puede contener espacios Página 11
Esto, aunque es una tarea a veces dispendiosa es muy importante para que la información que se cree en los escenarios sea suficientemente clara. Creación de Escenarios en Excel 1. En el menú Herramientas, seleccione la opción Escenarios, aparecerá un cuadro de dialogo como el que aparece en el gráfico. Seleccione la opción Agregar. 2. Escriba un nombre para el escenario que está creando y seleccione en el modelo las celdas donde están los datos de entrada que va a va a cambiar en el escenario. Dé un nombre al escenario que desea crear. Seleccione las celdas a las cuales desea cambiar el valor Página 12
3. Aparecerán las celdas que definió como cambiantes, con el valor inicial, el cual será cambiado por los parámetros deseados en el escenario. Cambie los valores actuales por los parámetros deseados en el escenario 4. Cuando oprima aceptar Excel mostrará el Administrador de escenarios, en el cual aparecerá el nombre del escenario creado. Para crear escenarios adicionales repita las instrucciones. El escenario queda almacenado en el administrador 5. Para ver los resultados del escenario puede oprimir la opción Mostrar, la cual los valores originales del modelo serán reemplazados por los del escenario señalado. No se recomienda usar esta opción para no alterar el modelo original. Página 13
La segunda opción es pedir un Resumen con lo cual se creará una nueva hoja en donde aparecerán los resultados de todos los escenarios creados. Si elige Mostrar los valores originales serán cambiados por los del escenario seleccionado. Si elige Resumen se creará una hoja nueva, en donde aparecerán los resultados de los escenarios creados. 6. Cuando elija la opción Resumen aparecerá un nuevo cuadro de dialogo en donde podrán seleccionar las celdas que contienen los resultados del modelo. Este cuadro de dialogo solo aparecerá cuando elija la opción resúmen, elija las celdas de las cuales quiere ver el resultado 7. Los resultados se muestran en una nueva hoja llamada Resumen de escenarios en esta se muestran en la primera columna los nombre de las celdas que Usted definió Página 14
en cada uno de los escenarios y los resultados del modelo. A continuación encuentra los valores originales de cada una de las celdas seguidas por las columnas donde se visualizan cada uno de los escenarios creados. Página 15
Construcción de tablas dinámicas Pasos preliminares Una tabla dinámica es un informe extractado de una Base de Datos en donde Usted puede manipular, ordenar, eliminar e incluir información dependiendo de sus necesidades específicas. Para que una tabla dinámica funcione de manera correcta, la base de datos de la que Usted extrae la información debe estar completamente diligenciada y sin errores de digitación. Pasos para la construcción de tablas dinámicas: 1. En el menú Datos, seleccione la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos. 2. Escoja las opciones de ubicación de los datos y del tipo de informe que desea hacer. Excel trae preconfigurada la opción Lista o base de datos de Microsoft Excel, con esta opción Excel buscará la base de datos en la página activa. 3. Si Excel no reconoce automáticamente la base de datos, señálela mostrándola en el cuadro de dialogo. 4. Oprima aceptar en el paso 3 de 3 para que se edite la tabla dinámica y pueda construir la información. Una vez concluido este paso se procede a construir la tabla dinámica. Página 1
Construcción de la tabla Ejemplo 1. Ejemplo 1. La base de datos Nómina tiene información que se puede usar para diferentes finalidades. En este caso se necesita información clasificada de la siguiente manera: Se necesita saber el número de horas dictadas en cada materia del programa de Administración clasificadas por tipo de profesor (planta o cátedra) y un total de las horas dictadas. 5. La tabla dinámica se crea en una hoja de cálculo nueva cuya presentación es la siguiente: Selección de campos de tabla: Ponga aquí los campos que quiere que aparezcan en la tabla dinámica. Tenga en cuenta que los datos se organizarán por la primera columna a la izquierda, continuando en orden sucesivo. Para el caso del ejemplo 1, se debe incluir primero el campo Asignatura, de manera que los datos aparezcan ordenados por esta característica. Selección de página: Aquí se incluye el campo por el cual se quiere dividir la información que aparecerá en la página. Para el caso del ejemplo 1 es el campo Programa de tal manera que se puedan seleccionar únicamente los datos de Administración. Campos de Columna: Ponga aqui los campos que quiere que se desgloce. Tenga en cuenta que para que esta opción funcione, el campo debe contener solamente unas cuantas categorias. Para el ejemplo 1 el campo columna es Dedicación Barra de tablas dinámicas: Contiene los comandos para la creación y modificación de las tablas, así como los campos que están disponibles para el diseño de las mismas. Campo de resultados: Ponga aquí la información de resultado de la tabladinámica, esta puede ser una sumatoria, una función Contar. Para el ejemplo 1 el campo resultado es Total horas Después de seleccionar los campos indicados se creará la tabla dinámica, la cual tendrá el siguiente aspecto: Página 2
1 2 3 Modificación de las tablas dinámicas y corrección errores. Observe que aunque la tabla dinámica contiene la información requerida, todavía requiere ciertos ajustes, los cuales están numerados en la gráfica anterior, estos son: Debe indicarse que la información debe ser únicamente la de la Carrera de Administración: 1. Haga Clic sobre la flecha que se creo en la selección de página y seleccione la opción ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Con esta opción la tabla dinámica solamente mostrará la información relacionada con este programa. 2. Los datos que contiene el campo Dedicación no están completamente estandarizados, hay alguna celda que contiene el valor reemplazó a... y otras celdas que están vacías: Los errores de este tipo se deben solucionar en la base de datos de donde la tabla está extrayendo los datos. Para encontrar la celda que contiene el Página 3
valor incorrecto, vaya a la base de datos y seleccione la columna Dedicación. Oprima control + B o en el menú Edición, seleccione la opción Buscar y escriba Reemplazo a para encontrar la celda que contiene el error. Reemplace el valor de la celda que contiene el error. Es importante anotar que la tabla dinámica no se actualizará automáticamente cuando usted cambie el valor de la celda, para que la tabla se actualice debe ir a la hoja donde esta se encuentra y en la barra de tablas dinámicas seleccionar el botón. Con lo cual la tabla quedará actualizada y se eliminará la columna. 3. El total general no está sumando las horas al semestre sino que está contando el número de cursos: Las tablas dinámicas pueden hacer múltiples operaciones dentro del campo de resultados, Excel define una operación suma o contar por default, dependiendo del tipo de datos. Para cambiar este parámetro ubíquese encima del campo y oprima Clic derecho, seleccione la opción Configuración del campo y aparecerá un nuevo cuadro de diálogo en el cual puede seleccionar el valor. Página 4
Una vez hecho este procedimiento la tabla dinámica contendrá la información correcta que se pidió en el ejemplo 1. Página 5
Insertar campos nuevos e insertar o eliminar totales y subtotales Usted puede en cualquier momento insertar nuevos campos a la tabla, cuando lo haga se crearán automáticamente subtotales los cuales puede manipular o simplemente eliminar. Ejemplo 2 El Departamento de Administración esta dividido en áreas temáticas, de tal modo que cada asignatura esta encargada a una de estas. Se necesita mostrar en la tabla creada en el Ejemplo 1., el área a la cual pertenecen cada una de las asignaturas que el Departamento dicta al programa de Administración. Para incluir el nuevo dato, Usted puede arrastrar el nuevo campo desde la barra de tablas dinámicas hasta la tabla o puede hacerlo con ayuda del asistente de tablas dinámicas como se mostrará a continuación. 1. Haga clic sobre el asistente que está ubicado en la barra de tablas dinámicas. El asistente mostrará el paso 3 de 3 de la creación de tablas dinámicas. 2. Seleccione la opción Diseño. Aparecerá un nuevo Cuadro de Dialogo con la información del diseño actual de la tabla dinámica 3. Arrastre el campo AREA a la selección de campos de la tabla, tal como se muestra en el gráfico. 4. Elija Aceptar y Finalizar. La tabla dinámica ahora tiene una nueva columna en donde aparece el área del Departamento, sin embargo, como anunciábamos anteriormente, Excel ha creado un subtotal que la hace prácticamente ilegible. Para Página 6
eliminarlo haga clic derecho sobre el rótulo de la columna Asignatura y seleccione la opción Configuración de campo. 5. Seleccione la opción Ninguno en el Cuadro de Dialogo y oprima Aceptar. De esta manera se han eliminado todos los Subtotales actuales y se ha completado la información requerida en el Ejemplo 2. Ejercicios 1. Se requiere una tabla dinámica y un grafico que muestre el número de cursos dictados por profesores de categoría A, B, C, D, E y F. en cada uno de los programas a los cuales el Departamento de Administración presta servicios académicos. 2. Se necesita saber el número de profesores del Departamento que tienen Doctorado, Maestría, Especialización y Pregrado clasificados por Area del Departamento. 3. Se quiere conocer el número de grupos a los que atiende el Departamento en cada uno de los programas a los cuales se le presta servicios académicos. Página 7
Uso de la Función BUSCAR Unas de las funciones más útiles cuando se trabaja con Bases de Datos son las de Búsqueda y Referencia, las cuales identifican un valor en una matriz y devuelven un resultado. Mostraremos básicamente dos funciones de Búsqueda en Excel: BUSCARV La cual hace la búsqueda en la primera columna de la matriz y BUSCARH la cual hace la búsqueda en la primera fila de la matriz. Para mostrar la utilidad de esta función se usará el siguiente ejemplo: Ejemplo 3. La Universidad ha decidido que el valor de la nómina de cátedra del Departamento de Administración deberá congelarse para el siguiente año, pero los valores pagados a los profesores de cátedra tendrán un aumento del 6%. Esto significa, en pocas palabras que los profesores de planta tendrán que asumir algunos cursos adicionales para contrarestar el aumento en los salarios de los catedráticos. Se quiere conocer de forma aproximada cuantos cursos adicionales tendrán que asumir los profesores del Departamento para lograr esta meta. Para esto Usted cuenta con la información suministrada en la base de datos Nómina y la siguiente tabla de valores: Valores pagados por hora (incluidas prestaciones) CATEGORIA VALOR A 20.000 B 22.000 C 25.000 D 28.000 E 30.000 F 35.000 El procedimiento propuesto para llegar a este cálculo aproximado es: 1. Calcular el valor actual de la nómina del Departamento. 2. Calcular el valor de la nómina del Departamento con el aumento del 6% 3. Calcular la diferencia entre las dos nóminas y dividirla entre el valor promedio de la hora de cátedra del Departamento para saber cuántas horas deben ser asumidas por los profesores de planta. 4. Dividir el número de horas arrojadas en el paso 3 entre 72 1 para saber el número de cursos que deben ser asumidos por los profesores de planta 1 La gran mayoría de cursos (o moda estadística) que ofrece el Departamento tiene una duración de 72 horas semestrales. Página 8
El primer problema que tenemos al construir la simulación es que la base de datos nómina, no contiene la información de los valores de las horas dictadas por cada uno de los profesores. Con lo cual se hace necesario crear una nueva columna en donde deberá aparecer esta información. Observe además que en el archivo ya está la categoría de cada uno de los profesores (Campo Categoría) y la matriz de horas dictadas (Columna AL), con lo cual lo que se requiere es enlazar las dos informaciones, para esto se usará la función BUSCARV. 1. Cree una nueva Columna a la derecha de la base de datos con el nombre Valor Hora. 2. Ubicado en el primer registro de la nueva columna (celda AG2) busque el menú Insertar, seleccione Función o simplemente oprima el botón. 3. En el lado izquierdo del cuadro de dialogo seleccione la categoría Búsqueda y Referencia y en el lado derecho ubique la función BUSCARV. 4. Aparecerá la función BUSCARV, con los espacios requeridos para llenar cada uno de sus argumentos, los cuales debe llenar como se indica en la gráfica, después de llenar todos los argumentos oprima aceptar y aparecerá el valor de la hora del profesor. Copie la formula que acabó de escribir en toda la base de datos (no olvide poner el rango de la matriz como una referencia absoluta). De esta manera tiene la información básica con la cual puede construir el resto del ejercicio usando tablas dinámicas. Página 9
Es el valor que se quiere que Excel busque en la matriz. En este caso es la categoría del profesor (Celda D2). Es la matriz en donde se quiere que Excel busque el valor buscado (AL3:AM8). Tenga en cuenta que el valor debe aparecer en la primera columna de la izquierda de la matriz. La matriz en la cual Usted busca los datos puede tener muchas columnas, aqui debe indicar cual de ellas debe mostrar Excel como resultado. En nuestro ejemplo se necesita que se muestre el valor de la hora, esta información estña en la segunda columna de la matriz, por lo que el valor será 2. Cuando se trata de valores numéricos Excel puede encontrar el valor exacto o el valor inferior más cercano.en el primer caso se debe escribir falso y en el segundo falso. EN nuestro ejemplo el valor bscado es un texto (como A, D o E) de manera que se deberá escribir Falso Página 10